ORGANIZACION Y REALIZACION DE ACTIVIDADES ......Decreto Ley Nº 19338, Ley del Sistema de Defensa...

CODIGO: SGII-II/RRPP-002-05

VERSION: PRIMERA

AREA:

SECRETARIA GENERAL E IMAGEN INSTITUCIONAL

UNIDAD DE IMAGEN INSTITUCIONAL

TITULO:

ORGANIZACION Y REALIZACION DE

ACTIVIDADES INSTITUCIONALES

RUBRO NOMBRE FIRMA FECHA

Formulado por:

Equipo de Elaboración del Manual

de Procedimientos (MAPRO) - OPP

Revisado por: Secretaría General e Imagen

Institucional

VºBº por: Oficina de Planificación y

Presupuesto

INDECI PROCEDIMIENTO: COD: SGII-II/RRPP-002-05 PAG

Sede Central ORGANIZACIÓN Y REALIZACION DE ACTIVIDADES INSTITUCIONALES FECHA:09/08/2005 2/21

1. OBJETIVO

Estandarizar el procedimiento de organización y realización de actividades institucionales realizadas en la Sede Central del INDECI o en cualquier otro local, fuera de la Sede, dependiendo de la envergadura y tipo de ceremonia o evento institucional.

2. ALCANCE

Este procedimiento es de aplicación en el Area de Relaciones Públicas y Protocolo de la Unidad de Imagen Institucional de la Secretaria General e Imagen Institucional del INDECI.

Describe las actividades desde que la Unidad Orgánica solicitante de la gestión para la organización de evento o reunión, envía el requerimiento a la Unidad de Imagen Institucional, hasta la inauguración, desarrollo de la ceremonia o evento, y clausura del mismo.

3. BASE LEGAL

3.1. Decreto Ley Nº 19338, Ley del Sistema de Defensa Civil, y sus normas modificatorias Decretos Legislativos Nos. 442, 735 y 905, Ley Nº 25414 y el Decreto de Urgencia Nº 049-2000.

3.2. Decreto Supremo Nº 059-2001-PCM, que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones (ROF) del INDECI, del 21MAY01.

3.3. Resolución Jefatural Nº 445-2004-INDECI, que aprueba las Normas y Procedimientos para la Organización y Realización de Actividades Institucionales, del 01DIC04.

3.4. Resolución Jefatural N° 361-2003-INDECI, que aprueba el Manual de Organización y Funciones (MOF) del INDECI.

4. REQUISITOS DEL PROCESO

4.1. El requerimiento enviado por las Unidades Orgánicas a la Unidad de Imagen Institucional adjuntando la ficha de organización de actividades institucionales (ver Anexos) con todos los por menores de la ceremonia o evento institucional.

4.2. La coordinación con la DINALOG para las adquisiciones necesarias para el desarrollo de la ceremonia o evento.

5. RESPONSABLES DEL PROCESO

5.1. Jefatura del INDECI.

5.2. Area de Relaciones Públicas y Protocolo de la Unidad de Imagen Institucional.

5.3. Dirección Nacional de Logística.



6. CONSIDERACIONES

DE LA UNIDAD ORGANICA SOLICITANTE

6.1. La Unidad Orgánica responsable general es la responsable de derivar sus requerimientos a las áreas administrativas correspondientes.

6.1.1. Los aspectos logísticos necesarios para cada actividad, así como todas aquellas tareas administrativas, como compras, contrataciones, selección de los proveedores y pagos, son de responsabilidad directa de la Dirección Nacional de Logística y la Oficina de Administración.

6.1.2. En el caso de que el fondo de financiamiento sea externo con fondos PNUD, Comando Sur u otras instituciones y organismos extranjeros, los requerimientos deberán ser procesados a través de los mismos.

6.1.3. Se deben establecer términos de referencia específicos y claros para aquellos servicios de alquiler que se contratarán a terceros, tales como fotocopiadoras, impresoras, equipos de cómputo, entre otros.

6.2. La preparación de material y los contenidos temáticos deben ser desarrollados y elaborados por el área responsable general, especializada e involucrada directamente en cada actividad:

6.2.1. Elaboración del programa temático, preparación del material de ayuda, determinación de la metodología de trabajo, comisiones de apoyo, entre otros.

6.2.2. Convocatoria, confirmación y reconfirmación de participantes, expositores e invitados.

6.3. De igual forma, se deberán designar al personal de apoyo necesario para el evento con lo relacionado a las tareas administrativas y secretariales:

6.3.1. Registro de participantes, entrega de carpetas de trabajo, credenciales y certificados.

6.3.2. Redacción, trascripción y sistematización de información en general.

6.3.3. Búsqueda de información vía web y envío de correos electrónicos.

6.4. Con anticipación el responsable general deberá llenar la “Ficha de Organización de Actividades Institucionales” (ver Anexos) de acuerdo a sus necesidades y según la envergadura de la actividad.

DE LA UNIDAD DE IMAGEN INSTITUCIONAL

6.5. La Unidad de Imagen Institucional es la responsable de conducir el protocolo y establecer las acciones de difusión que sean pertinentes, por lo cual es la responsable de la supervisión general de las actividades institucionales de acuerdo a la información detallada en la ficha, proporcionando sugerencias y criterios para la selección de la sede, servicios, materiales y otros, emitiendo opinión oportuna y por escrito en caso sea necesario.

6.6. Toda actividad y acción pre-evento, evento y post-evento que involucre la “imagen institucional” del INDECI, será objeto de supervisión directa de la Unidad de Imagen Institucional.



6.7. Las atribuciones directamente encomendadas a la Unidad de Imagen Institucional para la organización, realización y asesoría de las actividades institucionales son las siguientes:

6.7.1. Diseño de material impreso a utilizar sugiriendo los criterios de presentación y composición grafica acorde con cada actividad. (cualquier propuesta de otra área deberá regirse al correcto uso del logo, lema y colores institucionales).

6.7.2. Supervisión de la sede de la actividad, incluyendo la disposición de salas, banderolas, rotulación, servicios de alojamiento y alimentación ofrecidos, entre otros de su competencia.

6.7.3. Supervisión de los programas de inicio y cierre, incluyendo actos oficiales de inaguración y clausura, los que deberán ser coordinados permanentemente.

6.7.4. Apoyo en la provisión de materiales institucionales para las carpetas de trabajo correspondientes.

6.7.5. Dirección y conducción de las actividades de protocolo institucional: comité de recepción y bienvenida, presentaciones protocolares, conducción de actos oficiales.

6.7.6. Asignación de presentador, maestro de ceremonias, moderador, oficial de sala, auxiliar de protocolo y/o anfitrionas.

6.7.7. Sólo en caso de delegaciones oficiales extranjeras, se encargará de los servicios de traslados ida y vuelta del aeropuerto y de proponer un programa de apoyo turístico-cultural.

6.7.8. Apoyo profesional en la cobertura fotográfica y audiovisual de la actividad, previa evaluación de lo consignado en la ficha adjunta.

6.8. De acuerdo al tema de la actividad institucional y/o coyuntura se evaluará la conveniencia de dar cobertura de prensa.

6.8.1. La Unida de Imagen Institucional será la única área responsable en materia de organización de conferencias de prensa, convocatorias y difusión de prensa, emisión de material de prensa y despachos periodísticos, entre otros.

6.8.2. Toda acción de cobertura de prensa queda restringida bajo estricta evaluación de la Unidad de Imagen Institucional y con la aprobación de la Alta Dirección.

6.8.3. Igualmente la edición y publicación de suplementos especiales, reportajes y artículos, en cualquier canal de difusión periodística vinculados a las actividades institucionales, deben ser coordinadas y supervisadas por la Unidad de Imagen Institucional.

7. SIGLAS

7.1. COEN: Centro de Operaciones de Emergencia Nacional.

7.2. DINALOG: Dirección Nacional de Logística.

7.3. OA: Oficina de Administración.

7.4. RRPP: Relaciones Públicas.



7.5. SGII: Secretaría General e Imagen Institucional.

7.6. SSGG: Unidad de Servicios Generales de la OA.

7.7. SINADECI: Sistema Nacional de Defensa Civil.

7.8. UE: Unidad de Economía de la OA.

7.9. UII: Unidad de Imagen Institucional de la SGII.

8. DEFINICIONES

8.1. Actividad Institucional: Es cualquier ceremonia protocolar y/o evento local, regional, nacional e internacional organizado en cumplimiento de objetivos institucionales dentro de la sede institucional o fuera de ella.

8.2. Carpeta de trabajo para los participantes: Generalmente está compuesta del programa del evento, Block de Notas, tríptico, manual de Comités de Defensa Civil y separatas alusivas al tema del evento.

8.3. Ceremonia Institucional: Actos de transferencia de cargo, suscripción de convenios, instalación de comisiones, inauguración de obras, condecoraciones y premiaciones, conferencias de prensa, presentación de publicaciones, visitas oficiales de misiones y delegaciones así como cualquier otro de carácter protocolar.

8.4. Evento Institucional: Aquella actividad programada cuyo carácter sea:

� Académico: conferencia, seminario, convención, mesa redonda.

� Técnico: mesa redonda, panel, foro, simposio, taller.

� De coordinación: asamblea, comité, comisión, bolsas de trabajo.

� Promocional: exposición, feria, showroom, exposhow.

� Social: festividades, celebraciones de efemérides, cenas de honor.

� Cultural: visita guiada, juegos florales, jornadas, verbenas.

� Deportivo: olimpiadas, festivales, gymkanas.

8.5. Participante: Persona natural, funcionario del INDECI o autoridad del gobierno peruano que interviene en un evento o ceremonia institucional organizado por el Area de Relaciones Públicas de la Unidad de Imagen Institucional, a petición de una de las Unidades Orgánicas del INDECI, realizado en la Sede Central del INDECI o fuera de la Sede.

8.6. Programa de la Actividad Institucional: Contiene el nombre del evento o ceremonia institucional, el lugar donde se realiza, los días de realización, los temas a tratar, el nombre completo, título y cargo de los expositores, además precisa el tiempo de inicio del evento, los tiempos para cada expositor así como las horas para el coffee breake y/o almuerzo.

9. ANEXOS

ANEXO 1: Formato Solicitud de Uso de Auditorio.

ANEXO 2: Ficha de Organización de Actividades Institucionales.

ANEXO 3: Cronograma de Actividades Institucionales.



10. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

UNIDAD ORGANICA RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

UNIDAD ORGANICA Responsable

1. Prepara requerimiento. Es una actividad interna

Solicita auditorio por correo electrónico 2. Llena formato de solicitud de uso de

auditorio y lo envía por correo electrónico al Area de Relaciones Públicas y Protocolo.

SGII / UII / AREA DE RRPP Y

PROTOCOLO Comunicador

3. Recibe correo electrónico con el formato de solicitud de auditorio, lo imprime. Continúa en la actividad 7.


No solicita auditorio por correo electrónico 4. Realiza una llamada telefónica solicitando

el uso del auditorio para una determinada actividad institucional. El Comunicador del Area de Relaciones Públicas y Protocolo lo atiende.

5. Llena formato de solicitud de auditorio y lo envía al Area de Relaciones Públicas y Protocolo.



6. Recibe requerimiento en el formato solicitud de auditorio.

7. Toma conocimiento, designa al personal de apoyo.

8. Realiza consolidado y entrega al Jefe de la UII para su conocimiento. Continúa en la actividad 16.


No es una actividad interna 9. Formula el requerimiento, llena la Ficha de

Organización de Actividades Institucionales (ver Anexos) y la adjunta al requerimiento.

10. Envía requerimiento múltiple a las unidades orgánicas involucradas.

Secretaria 11. Recibe requerimiento, firma cargo y entrega.

Jefe 12. Recibe requerimiento, toma conocimiento y designa a personal de apoyo. SGII / UII

Secretaria 13. Recibe requerimiento designado y entrega al Area de Relaciones Públicas y Protocolo.



13. Recibe requerimiento designado y toma conocimiento de la actividad institucional.

14. Realiza cronograma diario de actividades institucionales de acuerdo a la ficha de organización de actividades institucionales y/o solicitud de auditorio.





15. Realiza sugerencias y criterios para la selección del lugar donde se realizará la actividad institucional, da sugerencias para los servicios y materiales necesarios, según la ficha de organización de actividades institucionales y entrega.


15. Recibe sugerencias de la UII. Se necesita comprar o alquilar 16. Coordina con UII, para que les proporcione

sugerencias en las compras o alquiler del local para la sede o de alguna otra cosa necesaria para el desarrollo de la actividad institucional.

17. Prepara y envía requerimiento a la DINALOG.

DINALOG Unidad de Abastecimiento

Luego ir al proceso de “Procedimiento General para la Adquisición y Contratación de Bienes y Servicios”, en el que se descarta si es un proceso de menor cuantía o la contratación de un bien o servicio por caja chica para que luego sea derivado a la Oficina de Administración. En caso sea una adjudicación de menor cuantía, la Unidad de Abastecimiento realiza la compra o la contratación de un servicio y la entrega a la UII, previa firma de un acta de conformidad.


18. Recibe lo solicitado a la DINALOG y revisa. Ir al condicional “Es una actividad fuera de Lima”, antes de la actividad 19.

No se necesita comprar o alquilar Es una actividad fuera de Lima 19. Prepara requerimiento de viáticos y

envía a la OA.

OA / UE AREA DE

CONTABILIDAD / Responsable

Ir al proceso de “Autorización, Control y Rendición de Cuenta de los Viajes en Comisión de Servicio”, el que concluye con la entrega de los viáticos para que realice el viaje. Luego ir al condicional “La actividad es en la Sede Central”, antes de la actividad 20.


No es una actividad fuera de Lima Actividad NO es en la Sede Central 20. Envía requerimiento a la OA,

solicitando servicio de transporte.

OA SSGG

Ir al proceso de “Servicio de Transporte para Atender a las Unidades Orgánicas de la Sede Central”, en el que se realiza el servicio de transporte al lugar donde se realizará la actividad institucional.


Actividad es en la Sede Central 21. Elabora lista de asistentes y

coordina con la UII y con la OET, en el caso de que el requerimiento incluya servicio telemático.





21. Coordina con la unidad orgánica organizadora de la actividad con respecto a la cantidad de asistentes confirmados. Continúa en el condicional “Unidad Orgánica necesita materiales de ayuda”.

Unidad Orgánica NO necesita materiales de ayuda Ir a la actividad 31. Unidad Orgánica necesita materiales de ayuda

Material requiere diseño 22. Entrega requerimiento al Area de

Campaña.

SGII / UII / AREA DE CAMPAÑA Responsable

23. Recibe requerimiento, toma conocimiento, realiza el diseño del material impreso a utilizar y entrega.



24. Recibe diseño de material impreso y entrega a la Unidad Orgánica solicitante.


25. Recibe diseño de material a imprimir para solicitarlo en la DINALOG de acuerdo a la cantidad y/o material necesario para cubrir la actividad.

26. Prepara requerimiento dirigido a la DINALOG y envía.


Ir al proceso de “Procedimiento General para la Adquisición y Contratación de Bienes y Servicios”, el que concluye con la entrega del material impreso solicitado. Continúa en la actividad 28.



Material NO requiere diseño 27. Recibe requerimiento, prepara material

institucional y entrega.


28. Recibe material institucional y prepara carpetas de trabajo para los invitados.

29. Prepara lista y envía invitaciones a los participantes.

SGII Secretaría General

Ir al proceso de “Administración del Proceso de Trámite Documentario”, el que concluye con la entrega de la invitación al participante o invitado.

PARTICIPANTE / INVITADO

30. Recibe invitación del INDECI. 31. Responde vía correo electrónico o vía

telefónica, confirmación de asistencia y espera la fecha de actividad institucional, para luego ir al proceso de “Atención a Visitantes”, antes de la actividad 48, a su vez la Unidad Orgánica recibe la comunicación con la confirmación de la asistencia del Participante y/o invitado.


32. Elabora lista de participantes y/o invitados confirmados y entrega al Area de Relaciones Públicas y Protocolo.




Requiere comprar un recuerdo o reconocimiento institucional 33. Realiza requerimiento para la DINALOG

y envía.


Ir al proceso de “Procedimiento General para Adquisición y Contratación de Bienes y Servicios”, el que concluye con la compra del recuerdo o reconocimiento y con la entrega al Area de Relaciones Públicas y Protocolo de la UII.



34. Recibe requerimiento de la DINALOG. Continúa en la actividad 35.


No requiere comprar un recuerdo o reconocimiento institucional Ir a la actividad 35.



35. Revisa requerimiento de la Unidad Orgánica para supervisar la disposición de la Sede para la realización de la actividad institucional.

Supervisión de Disposición de Sala y Recepción de Visitantes



No hay autoridades entre los participantes o invitados Ir a la actividad 39. Si hay autoridades entre los participantes o invitados Ir a la actividad 36.

SGII / UII Jefe

36. Coordina con Jefatura actividad protocolar.

37. Da a conocer al Comunicador del Area de RRPP y Protocolo lo coordinado con Jefatura.



Es una actividad interna 38. Determina una sala de espera para

las autoridades. 39. Entrega una copia del listado de

participantes confirmados al Area de Seguridad.

40. Coordina con SSGG la disposición de las sillas y mesas de acuerdo al tipo de actividad institucional. Continúa en la actividad 41.

No es una actividad interna 41. Coordina con SSGG el traslado del

Pabellón Nacional e Institucional.

OA / SSGG AREA DE

TRANSPORTE / Responsable

Ir al proceso de “Servicio de Transporte para atender a las Unidades Orgánicas de la Sede Central”, el que finaliza con el traslado del Pabellón Nacional e Institucional al local externo.





42. Coordina con el personal de eventos del local externo para disposición de sillas y mesas.

43. Organiza un comité de recepción para recibir a los invitados oficiales.

Participantes NO vienen del extranjero Ir al proceso de “Atención a Visitantes”, antes de la actividad 48. Participantes vienen del extranjero 44. Coordina con el Jefe de la UII para

contratar un servicio turístico.

SGII / UII Jefe

44. Coordina con el Comunicador. 45. Solicita visto bueno del Jefe del

INDECI, quien a su vez realiza las modificaciones a las propuestas de la UII en caso fuera necesario, y da su V°B°.

46. Comunica al Area de RRPP y Protocolo realizar requerimiento para contratar un servicio turístico.



47. Recibe comunicación del Jefe de la UII y realiza requerimiento a la DINALOG para la contratación del servicio turístico. Espera la conclusión del proceso logístico mientras da los pormenores correspondientes al comité de recepción de los visitantes extranjeros.


Ir al proceso de “Procedimiento General para la Adquisición y Contratación de Bienes y Servicios”, en el que se realiza la contratación del servicio turístico de acuerdo al requerimiento realizado por la UII.



Ir al proceso de “Atención a Visitantes”, a su vez la Unidad Orgánica recibe la comunicación con la confirmación de la asistencia del participante y/o invitado.

Durante el Desarrollo de la Actividad Institucional



48. Coordina con el Jefe del INDECI, lo correspondiente a la ceremonia de inauguración.

Actividad requiere cobertura audiovisual 49. Coordina con el Area de

Audiovisuales si se va a realizar tomas fotográficas, video grabación y/o grabación de audio de la actividad institucional. Ir al condicional “Es necesario convocar a la prensa”, antes de la actividad 50.





Actividad institucional NO requiere cobertura audiovisual

Es necesario convocar a la Prensa 50. Coordina con el Area de

Prensa.

SGII / UII / AREA DE PRENSA Responsable

Ir al proceso de “Difusión de Actividades de Defensa Civil a través de los Medios de Comunicación”, el que concluye con la difusión de la actividad en medios escritos, radiales y/o televisivos. Continúa en la actividad 51.



No es necesario convocar a la Prensa 51. Supervisa la ceremonia de

inaguración de la actividad institucional.

Está en el programa la entrega de algún recuerdo o reconocimiento institucional 52. Realiza anuncio según

programa para que el Jefe lo entregue, quien luego del anuncio del comunicador de UII, realiza la entrega del recuerdo o reconocimiento institucional.

No está en el programa la entrega de algún recuerdo o reconocimiento institucional 53. Supervisa la ceremonia de

clausura de la actividad institucional.

Luego ir al proceso de “Atención a Visitantes”, el que finaliza con la despedida del visitante luego de realizada la actividad institucional, dando fin al proceso.

11. DIAGRAMA DE FLUJO

ORGANIZACION Y REALIZACION DE ACTIVIDADES INSTITUCIONALES

INDECISGII

OETUNIDAD DE IMAGEN INSTITUCIONAL

Secretaria

1Prepara requerimiento

UNIDAD ORGANICA

Esuna actividad

interna?

No Si

2Llena formato de solicitudde auditorio y lo envía por

correo electrónico

3Recibe correo

electrónico y lo imprime

4Realiza llamada telefónica

solicitando auditorio

Jefe

8Recibe consolidado y

toma conocimiento

11Recibe requerimiento,firma cargo y entrega

Comunicador

AREA DE RRPP YPROTOCOLO

Inicio

Solicitaauditorio por

correo electrónico?

No

5Llena formato de solicitud

de auditorio y envía

4Recibe llamada

telefonica y coordina

6Recibe requerimiento en

formato solicitud de auditorio

8Realiza consolidado y

entrega para conocimientodel Jefe de UII

7Toma conocimiento, designa

a personal de apoyo

9Formula requerimiento,

llena ficha de actividadesinstitucionales y adjunta

10Envía requerimiento

múltiple a las unidadesorgánicas involucradas

12Recibe requerimiento, toma

conocimiento y designapersonal de apoyo

11Recibe requerimiento,firma cargo y entrega

13Recibe designación y

entrega al Area de RRPPy Protocolo

13Recibe designación, toma

conocimiento

14Realiza cronograma diario

de actividades institucionalesde acuerdo a la ficha de

actividades institucionales y/osolicitud de auditorio

15Realiza sugerencias y criterios

para la selección del lugar,servicios y materiales según la

ficha y entrega

15Recibe sugerencias de la

UII

Si

Senecesita comprar

o alquilar?

No

Si

16Coordina con UII

16Coordina con launidad orgánica

...

17Prepara requerimiento para

DINALOG y envía

18Recibe lo solicitado dela DINALOG y revisa

Es unaactividad fuera

de Lima?

Procedimiento Generalpara la Aquisicióny Contratación deBienes y Servicios

DINALOG

UNIDAD DEABASTECIMIENTO

19Prepara requrimiento

de víaticos y envía

Autorización, Control yRendición de Cuentas

de los Viajes enComisión de Servicio

OA

21Elabora lista de asistentes y

coordina con las UO involucradas

21Coordina

21Coordina

No

Si

α

Actividades en la Sede

Central?

20Envía requerimiento a la OA

solicitando servicio de transporte

No

Si

Servicio de Transportepara Atender a las

Unidades Orgánicas dela Sede Central

α


INDECISGII OA

UNIDAD DE IMAGEN INSTITUCIONALUNIDADORGANICA

JefeComunicador

AREA DE RRPP YPROTOCOLO

DINALOG


UO necesitamateriales de

ayuda?

No

Si

Materialrequiere diseño

?

No

Si

22Entrega requerimiento al

Area de Campaña

23Recibe requerimiento,

toma conocimiento, realizadiseño de material impreso

a utilizar y entrega

24Recibe diseño de material

impreso y entrega

25Recibe diseño de material aimprimir para solicitarlo a laDINALOG de acuerdo a la

cantidad y/o material

26Prepara requerimiento para

DINALOG y envía


27Recibe requerirmiento, preparamaterial institucional y entrega

28Recibe material institucional y

prepara carpetas para los invitados

29Prepara lista y envía

invitaciones a los participantes

Administracióndel Procesode Trámite

Documentario

SECRETARIAGENERAL

30Recibe invitación

31Responde confirmando

asistencia

INVITADO /PARTICIPANTE

Actividadinstitucional

b

31Recibe confirmación

32Elabora lista de

Participantes confirmados ylo entrega al Area de RRPP

y Protocolo

Requierecomprar recuerdo o

reconocimiento institucional

?

33Realiza requerimiento

para la DINALOG


34Recibe requerimiento

de la DINALOG

35Revisa requerimiento de la

unidad orgánica parasupervisar la disposición de la

Sede para la actividad

Supervisión de Disposición deSala y Recepción de Visitantes

HayAutoridades

entre losParticipantes o

Invitados?

36Coordina con

Jefatura actividadprotocolar

37Da a conocer locoordinado con

Jefatura

37Toma conocimiento

Esuna actividad

interna?

38Determina una sala de

espera para lasautoridades

36Coordina con UII

39Entrega una copia de listadode participantes confirmados

al Area de Seguridad

β

a

No

Si

NoSi

No

Sic

SSGG

AREA DESEGURIDAD

39Recibe listado de losparticipantes en las

actividades institucionales

a

JEFATURA

32Recibe lista de participantes

confirmados

β


INDECISGII

JEFATURAUNIDAD DE IMAGEN INSTITUCIONAL

JefeComunicador

AREA DE RRPP Y PROTOCOLO

DINALOG


OA

40Coordina con SSGG la

disposición de las sillas ymesas de acuerdo al tipode actividad institucional

41Coordina con SSGG el

traslado del pabellónnacional y institucional

40Coordina con UII la

disposición de sillas y mesas

SSGG

Servicio de Transportepara Atender a las

Unidades Orgánicasde la Sede Central

42Coordina con el personal de

eventos del local paradisposición de sillas y mesas

43Organiza un comité de

recepción para recibir a losinvitados oficiales

Participante viene delextranjero

?

No

Si

44Coordina con el Jefe de la UII

para contratar un servicioturístico

44Coordina con elComunicador

45Solicita VºBº del Jefe

del INDECI

46Comunica al Area de

RRPP y Protocolo

47Recibe comunicación, realiza

requerimiento a DINALOG

Atención deVisitantes


Requerimiento a DINALOG

Durante el Desarrollo de laActividad Institucional

48Coordina la ceremonia

de inaguración

48Coordina con UII la

ceremonia de inaguración

45Realiza modificaciones

o da su VºBº

Actividadrequiere cobertura

audiovisual?

49Coordina con el

Area de Audiovisuales

Esnecesario

convocar a laPrensa

?

50Coordina con elArea de Prensa

51Supervisa la ceremonia

de inaguración de laactividad

Difusión de Actividadesde Defensa Civil a

Través de los Mediosde Comunicación

Está en elprograma la entrega de

algún recuerdo oreconocimiento

institucional?

52Realiza anuncio según

programa para que el Jefedel INDECI lo entregue

54Hace entrega del recuerdo oreconocimiento institucional

53Supervisa la ceremonia

de clausura

Atención aVisitantes

Fin

Si

No

Si

No

Si

No

b

b

c

AREA DEAUDIOVISUALES

49Coordina con elArea de RRPP

ANEXOS

ANEXO 1

In st itu to N a cio nal de D efe ns a C iv il U n id a d de Im a ge n In s ti tu c io n a l

S o lic it u d d e U s o d e A u d ito rio

G E N ER A LID A D E S D E L E V E N T O : T IP O D E E V EN T O : ------------- ----- ---- --- ----- ---- --- ----- ---- -------- ---- ----- --- ---- ----- --- --- NO M B R E : ------------- ----- ---- --- ----- ---- --- ----- ---- --- ----- ---- -------- ---- ----- --- ---- ----- --- --- A RE A T É CN IC A R ES P O NS A B LE : ------------- ---- ---- ---- ---- ---- ---- ---- ---- ---- ----- --- ---- CO O RD IN AD O R D E S IG N A DO : --------------- ----- --- ---- ----- ---T E LE F O NO :------------- F E CH A (S): ----- ---- --- ----- ---- --- ----- ---- --- ----- ---- --- ----- ---- --- ----- ---- -------- ---- ----- ------ HO R A DE IN IC IO : -------------- --- ----- ---- -- H O R A DE T E R M IN O : ---------------- --- ---- - P AR T IC IP A NT E S : ------------ E X P O S IT O RE S : ------------- IN V IT A DO S : -------------- - D IS PO S IC IÓ N D E S A L A : S AL A : T IP O A U DIT O RI O : - --- --- S ILLA S

T I PO A UL A: -- ----- M ES A S D E ------- S ILLA S T I PO “ U “ - --- --- M E S AS D E ------- SI LLA S T I PO A RO : -- --- -- M E S A S DE ------- S ILLA S

M O B IL IA R IO D E A PO Y O : A T R IL : P A NE L DE H O N O R: ----- -- P E R SO N AS

E ST A N DA R T E S : NA C IO N A L IND E C I O T RO : --- ---- ---- ---- ---- ---- ---- B AN D ER IN E S DE M E SA : NA C IO NA L IN DE CI O T RO : -- ---- ---- --- ----- -- O T R O S: --------------- --- ---- ----- --- ----- ---- --- ---- ----- --- ----- ---- -------- ---- ---- ---- ---- ---- ---- -- S O P O R T E T E C N O L Ó G IC O : M I CR Ó F O NO (S ): - ---- -- D E P ED E S T AL -- --- --- DE M ES A E Q U IP O DE S O NID O G RA B A DO RA T E LE V IS O R V HS P R O Y E CT O R M U LT IM E D IA LA P T O P R E T RO P RO Y EC T O R E CR A N P U NT E R O L AS E R C RO NO M E T R O ( S ) --------

S ER V IC IO S D E A P O YO : M A E S T R O D E C ER E M O NIA S A NF I T RIO N AS A U XI L IA R DE P R O T O CO LO T O M A S F O T O G R A F ICA S G RA B A CI Ó N D E A U DI O V ID EO G RA B A CIO N

S ER V IC IO S D E A L IM E N T A C IO N : C O F F E E B R EA K : ---- --- ----- ---- --- ----- ---- --- ----- ---- -------- ---- ---- ---- ---- --- ----- - P IS C O D E HO N O R : --- ---- ----- --- ---- ----- --- ----- ---- --- ----- ---- --- ----- ---- --- ----- O T RO : ---- --- ----- ---- --- ----- ---- --- ----- ---- -------- ---- ----- --- ---- ----- --- ---- ----- --- --

O B S ER V A C IO N ES : --- ----- ---- ---- ---- ---- -------- ---- ----- --- ---- ----- --- ---- ----- --- ---- ----- --- ----- ---- --- ----- ---- ---- ---- --- ----- ---- ---- ---- ---- -------- ---- ---- ---- ---- ---- ---- ---- ----- --- ---- ----- --- ----- ---- --- ----- ---- --- ----- --- ----- ---- ---- ---- ---- -------- ---- ----- --- ---- ----- --- ---- ----- --- ---- ----- --- ----- ---- --- ----- ---- ---- ---- --- ----- ---- ---- ---- ---- -------- ---- ----- --- ---- ----- --- ---- ----- --- ---- ----- --- ----- ---- --- ----- ---- --- ----- --- ----- ---- ---- ---- ---- -------- ---- ----- --- ---- ----- --- ---- ----- --- ---- ----- --- ----- ---- --- ----- ---- ---- ---- --- ----- ---- ---- ---- ---- -------- ---- ----- --- ---- ----- --- ---- ----- --- ---- ----- --- ----- ---- --- ----- ---- --- ----- --- ----- ---- ---- ---- ---- -------- ---- ----- --- ---- ----- --- ---- ----- --- ---- ----- --- ----- ---- --- ----- ---- ---- ---- IM PO R T A N T E : F a v o r a d ju n ta r P r og ra m a P r e lim ina r, L is ta de In v ita dos y o t ros pe rt ine n tes

Instituto Nacional de Defensa Civil Unidad de Imagen Institucional ANEXO 2

FICHA DE ORGANIZACIÓN DE ACTIVIDADES INSTITUCIONALES

1. GENERALIDADES DEL EVENTO: TIPO DE EVENTO: ..................................................................................................................................... NOMBRE DEL EVENTO: ........................................................................................................................... FECHA(S): .................................................................................................................................................. HORARIOS: ................................................................................................................................................ DE LOS PARTICIPANTES: CANTIDAD PARTICIPANTES: ................. EXTRANJEROS .................. NACIONALES CANTIDAD EXPOSITORES: …………… EXTRANJEROS .................. NACIONALES INVITADOS MESA PRINCIPAL: …………… EXTRANJEROS ................. NACIONALES AUTORIDADES INVITADAS:

PRESIDENTE …………….....… MINISTROS/VICEMINISTROS ….…………..............…...

CONGRESISTAS …………....…. EMBAJADORES/ DIPLOMÁTICOS .………...............…..

ALCALDES/GOB. REG. ......……. OTROS ……………………………..……...........…………. SEDE DEL EVENTO: TIPO DE ESTABLECIMIENTO:.............................................CATEGORÍA: ............................................ DISTRITO SUGERIDO: ............................................. ………….............................................................. SALAS REQUERIDAS: ……………………………………………………………………………............….... CANTIDAD: …...................... CAPACIDAD: ………….……........................... MESA PRINCIPAL: SI NO 2. DISPOSICIÓN DE SALAS: PANEL DE HONOR: …….. PERSONAS EXPOSICIONES: TIPO AUDITORIO: ………..... SILLAS

TIPO AULA: ..……..… MESAS DE ............... SILLAS TIPO “ U “ .……..… MESAS DE …………. SILLAS TIPO ARO: ..………. MESAS DE ……....... SILLAS TIPO TALLER ..………. MESAS DE ……... … SILLAS

TALLER: ………….…PARTICIPANTES MESA PRINCIPAL: SI NO ALMUERZO: ……….……PARTICIPANTES

1. RESPONSABLE GENERAL: ................................................................................ COORDINADOR DESIGNADO: ................................................................................ FONDO FINANCIAMIENTO EXTERNO: ................................................................................ SUPERVISION GENERAL: UNIDAD DE IMAGEN INSTITUCIONAL 2. UU.00 RESPONSABLE: UNIDAD DE IMAGEN INSTITUCIONAL (AREA DE RELACIONES PÚBLICAS) RESPONSABLE DESIGNADO: .................................................................................

3. ACCESORIOS PARA SALA: ESTANDARTES: NACIONAL INDECI OTRO ….…...............………….….. BANDERINES DE MESA: NACIONAL INDECI OTRO ….………………..................

MICROFONO (S) : …….....… DE PEDESTAL ……...….… DE MESA …….......... SOLAPEROS

PUNTERO LASER …………………....… CRONOMETRO(S) ……………...........…….…

PODIO OTROS: ………..............………..…………..…………………………………..…… 4. SERVICIOS DE ALIMENTACION:

COFFEE BREAK: CANTIDAD:...............FECHA:............................... HORA: ...........................

ALMUERZO: CANTIDAD:...............FECHA:............................... HORA: ...........................

PISCO DE HONOR: CANTIDAD:...............FECHA:........................... …HORA: ...........................

OTRO: ............................................................................................................................................. 5. SERVICIOS PROFESIONALES:

ELABORACION DE PROGRAMA RECEPCION Y PROTOCOLO

PRESENTADOR MODERADOR

MAESTRO DE CEREMONIAS

ACTOS DE INSTALACION, INAUGURACIÓN Y CLAUSURA DE EVENTOS

TRASLADO AL AEROPUERTO ( SOLO PARA DELEGACIONES EXTRANJERAS )

OFICIAL DE SALA COBERTURA DE PRENSA

OTRO: ……………………………………………………………………………………………..........…... 6. SERVICIO AUDIOVISUAL:

TOMAS FOTOGRAFICAS VIDEO GRABACION

GRABACIÓN DE AUDIO VHS-TELEVISOR

EQUIPO DE SONIDO PORTATIL PROYECTOR MULTIMEDIA/RETROPROYECTOR ECRAN EN COORDINACION CON DINAEC

OTRO: …………………………………………………………………………………………….......…… 7. PROGRAMA DE APOYO TURISTICO: ( SOLO PARA DELEGACIONES EXTRANJERAS )

VISITAS GUIADAS: LUGAR ............................... PERSONAS: .......... HORA: .............

CIRCUITOS TURÍSTICOS: TIPO ................................... PERSONAS: .......... HORA: .............

OTRO: …………………………………………………………………….………...........……….…….….

3. UU.OO RESPONSABLE: UNIDAD DE IMAGEN INSTITUCIONAL (AREA DE RELACIONES PÚBLICAS) RESPONSABLE DESIGNADO: ................................................................................. 4. UU.OO RESPONSABLE: DIRECCION NACIONAL DE LOGISTICA OFICINA DE ADMINISTRACION RESPONSABLES DESIGNADOS: .................................................................................. .................................................................................. 5. UU.OO RESPONSABLE: UNIDAD DE IMAGEN INSTITUCIONAL ( AREA DE RRPP Y/O AREA DE PRENSA ) RESPONSABLES DESIGNADOS: .................................................................................. ................................................................................. 6. UU.OO RESPONSABLE: UNIDAD DE IMAGEN INSTITUCIONAL ( AREA DE AUDIOVISUALES ) RESPONSABLE DESIGNADO: ................................................................................. 7. UU.OO RESPONSABLE: UNIDAD DE IMAGEN INSTITUCIONAL ( AREA DE RRPP ) RESPONSABLE DESIGNADO:

8. SERVICIO TELEMÁTICO

EQUIPOS DE COMUNICACIONES VHF HANDIES

PC´S, IMPRESORAS Y PERIFERICOS ASIGNADOS ORGÁNICAMENTE A NIVEL UNIDAD ORGANICA RESPONSABLE DEL EVENTO.

SOPORTE TÉCNICO DE LOS EQUIPOS ASIGNADOS.

OTROS: ……………………………………………………………………………………...............……. 9. SERVICIOS DE APOYO LOGISTICO Y DE SERVICIOS GENERALES:

ALQUILER DE EQUIPO DE SONIDO

ALQUILER DEL SERVICIO DE TELECONFERENCIA

ALQUILER DE PC´S / LAPTOP´S / IMPRESORAS / PERIFERICOS

ADQUISICIÓN DE ARREGLO(S) FLORALE(S)

ALQUILER DE SERVICIO DE FOTOCOPIADORA

ALQUILER DE SERVICIO DE TRANSPORTE TURISTICO

SUMINISTRO DE ENERGIA ELECTRICA

ALQUILER DE TOLDOS, MESAS Y SILLAS

CONFECCION DE BANDEROLAS, BANNERS Y GIGANTOGRAFIAS

SERVICO DE MULTICOPIADO

SERVICIOS DE IMPRESIONES

OTRO SERVICIO: …………………………………………………………………………………………………...........................

10. OTRO: ......................................................................................................................................

........................................................................................................................................................ ......................................................................................................................................................... .........................................................................................................................................................

8. UU.OO RESPONSABLE: OFIC. DE ESTADISTICA Y TELEMATICA RESPONSABLE DESIGNADO: ..................................................................................

9. UU.OO RESPONSABLE: DIRECCION NACIONAL DE LOGISTICA OFICINA DE ADMINISTRACION Y ESTADISTICA RESPONSABLES DESIGNADOS: .................................................................................. ..................................................................................

10. UU.OO RESPONSABLE: ................................................................................... RESPONSABLE DESIGNADO: ..................................................................................

OBSERVACIONES: ………………………………………………………………………………………………….......................................................................................................................................... …………………………………………………………………………………………………..........................................................................................................................................

IMPORTANTE: ADJUNTAR EL PROGRAMA PRELIMINAR, LISTA DE PARTICIPANTES, ITINERARIOS DE VIAJES Y OTROS DATOS PERTINENTES.

ANEXO 3

INSTITUTO NACIONAL DE DEFENSA CIVIL Unidad de Imagen Institucional

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES INSTITUCIONALES DEL ________ AL __________

FECHA

ACTIVIDAD

HORA

PARTICIPACION

DURACION

ORGANIZACION Y REALIZACION DE ACTIVIDADES ......Decreto Ley Nº 19338, Ley del Sistema de Defensa...

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