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ORGANIZACIONES: GENERALIDADES

Ms. MD. MARCIAL GARCIA CARRANZA

DOCENTE FACULTAD MEDICINA - UNT

1. DEFINICION DE ORGANIZACIÓN:

Esencialmente, la organización nació de la necesidad humana de cooperar.

Los hombres se han visto obligados a cooperar para obtener sus fines

personales, por razón de sus limitaciones físicas, biológicas, sicológicas y

sociales. En la mayor parte de los casos, esta cooperación puede ser más

productiva o menos costosa si se dispone de una estructura de organización.

Entonces la organización la definimos como un sistema social integrado por individuos y grupos que, bajo una determinada estructura y dentro de un

contexto al que controlan parcialmente, desarrollan actividades aplicando

recursos en pos de ciertos valores comunes.

Así, una estructura de organización debe estar diseñada de manera que sea

perfectamente claro para todos quien debe realizar determinada tarea y quien

es responsable por determinados resultados; en esta forma se eliminan las

dificultades que ocasiona la imprecisión en la asignación de responsabilidades

y se logra un sistema de comunicación y de toma de decisiones que refleja y

promueve los objetivos de la empresa.

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  CONTEXTO

 

AGENTES

RECURSOS

VALORES

Individuos ygrupos

estructurados

Fines

Objetivos

Metas

Desarrollando

actividades

en el

Tiempo

2. COMPONENTES DE UNA ORGANIZACIÓN:

La función de organizar consta de cuatro elementos:

• TAREAS: las tareas son el trabajo realizado en las diferentes

empresas, las cuales dan lugar a la especialización de loas

actividades y funciones. Estas últimas se derivan de los objetivos

de la planeación y son la base de la organización. Las funciones

se subdividen en tareas.

• PERSONAS: cada persona es designada para ocupar un cargo,

que es una porción específica del trabajo global. En principio esa

designación debería tener en cuenta habilidades, aptitudes,

intereses, experiencia, práctica y comportamiento de cada

persona.

• ÓRGANOS: los órganos son grupos de personas que se agrupan

porque tienen características comunes.

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• RELACIONES: se entiende como la interacción del hombre con

su trabajo, con demás personas ya sean del mismo sector o de

otro y la del hombre con situaciones fuera de su trabajo.

3. NIVELES DE LA ORGANIZACIÓN:

Se clasifica según el nivel en el que se implante:

• NIVEL GLOBAL: se encarga de organizar la empresa en su

totalidad y se divide en tres clases, la primera es organización

lineal; la segunda, organización funcional y la tercera, en línea-

staff. Se denomina Diseño Organizacional.

• NIVEL DEPARTAMENTAL: su área de trabajo son los diferentes

departamentos de la organización y es denominada diseño

departamental o Departamentalización.

• NIVEL DE TAREAS Y OPERACIONES: es la organización que se

enfoca hacia las tareas, actividades y operaciones de la empresa.

4. FUNCIONES DE LA ORGANIZACIÓN:

• Identificar y clasificar las actividades requeridas.

• Agrupar las actividades necesarias para lograr los objetivos.

• Asignar funciones y responsabilidades

• Establecer un sistema de autoridad y jerarquía.

• Asignar cada agrupamiento un administrador con la autoridad

necesaria para supervisarlo.

• Establecer medidas para coordinar horizontalmente y

verticalmente en la estructura organizacional.

• Definir políticas de procedimientos y controles.

5. IMPORTANCIA DE LAS ORGANIZACIONES:

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Las organizaciones constituyen un elemento indispensable de la vida

civilizada, cuya importancia es determinante para la sobrevivencia y

desarrollo de la humanidad. James Stoner sintetiza la importancia en cuatro

razones:

• SIRVEN A LA SOCIEDAD: generalmente las organizaciones no

lucrativas prestan los servicios públicos (Policía, Bomberos, Cruz

Roja, Hospitales), si estas no existieran habría caos, desgracia y

desatención. Además, la diversidad de necesidades humanas

pueden ser satisfechas gracias a la generación de bienes y servicios

por parte de las diversas organizaciones, sean estas lucrativas o no;

elevando así el nivel de vida de la población.

• LOGRAN OBJETIVOS: que como individuos no podríamos alcanzar,

ya que por su magnitud y complejidad requieren la participación de

muchas personas, como es el caso de los servicios bancarios, la

comunicación telefónica, la generación de energía eléctrica, los

servicios postales, etc.

• PRESERVAN EL CONOCIMIENTO: constituyen un puente entre el

pasado, el presente y el futuro (universidades, museo, etc.); de tal

manera que las nuevas generaciones se informan y utilizan el

conocimiento ya existente, sin tener que redescubrir lo ya conocido.

Igualmente las empresas lucrativas, con el afán de hacer frente a la

competencia y maximizar sus utilidades, enriquecen los

conocimientos desarrollando nuevos métodos de trabajo, nuevas

aplicaciones de los materiales, nuevos productos, etc.

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• FUENTES DE TRABAJO: las organizaciones necesitan de las

personas para realizar el trabajo, que conducirá a alcanzar sus

metas. De esta manera se ofertan puestos de empleo que serán

cubiertos por operarios, técnicos y profesionales; quienes a cambio

recibirán una remuneración económica que les permitirá satisfacer 

sus necesidades y las de su familia.

6. FUNCION ORGANIZACIONAL:

La función organizacional consiste en diseñar la estructura de la

organización; definir que actividades se realizarán, quien los llevará acabo,

como se agruparán, quien dependerá de quién y dónde se tomarán las

decisiones. También se refiere al proceso de disponer y destinar el trabajo,

la autoridad y los recursos entre los miembros de la organización en forma

tal, que puedan lograr los objetivos de la organización con eficiencia y

eficacia.

Luis Salina Ramírez define a la Función Organizacional como un proceso

que consiste en dividir y distribuir el trabajo, asignar la autoridad y

administrar los recursos humanos de una organización, de tal forma que

estos puedan contribuir efectivamente a alcanzar las metas previamente

establecidas.

CARACTERISTICAS DE LA FUNCIÓN ORGANIZACIONAL:

• Supone una actividad previa: establecimiento de metas organizacionales

• Se concreta en el diseño de la estructura orgánica, que se

representa gráficamente en el organigrama.

• Para el funcionamiento de la estructura es necesario establecer y

aplicar reglas que determinen la autoridad y el poder de las personas

involucradas.

• Supone la administración de los recursos humanos, necesarios

para poner en acción el diseño adoptado.

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7. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL:

Entendemos por estructuras organizacionales como los diferentes patrones

de diseño para organizar una empresa, con el fin de cumplir las metas

propuestas y lograr el objetivo deseado.

Para seleccionar una estructura adecuada es necesario comprender que

cada empresa es diferente, y puede adoptar la estructura organizacional

que mas se acomode a sus prioridades y necesidades, es decir, debe

acoplarse y responder a la planeación. Además debe reflejar la situación de

la organización (su edad, tamaño, tipo de sistema de producción, el grado

en que su entorno es complejo y dinámico, etc.)

8. TIPOS DE ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL:

En la búsqueda de la mejor forma de organización de la empresa se han

establecido las siguientes estructuras organizacionales:

A. ESTRUCTURA LINEAL

Es la estructura más simple y más antigua, esta basada en la

organización de los antiguos ejércitos y en la organización eclesiástica

medieval.

Características:

- Gracias su forma, ésta es rápida, flexible, de mantenimiento de bajo

costo y su contabilidad es clara.

-Posee el principio de autoridad lineal o principio esencial (tiene una

 jerarquización de la autoridad en la cual los superiores son obedecidos

por sus respectivos subalternos).

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-Tiene Líneas formales de comunicación, únicamente se comunican

los órganos o cargos entre sí a través de las líneas presentes del

organigrama excepto los situados en la cima del mismo.

-Centralizar las decisiones, une al órgano o cargo subordinado con su

superior, y así sucesivamente hasta la cúpula de la organización

-Posee configuración piramidal a medida que se eleva la jerárquica

disminuye el número de cargos u órganos.

Ventajas de la Estructura Lineal 

-Estructura sencilla y de fácil compresión.

-Delimitación nítida y clara de las responsabilidades de los órganos o

cargos involucrados.

-Facilidad de implantación.

-Estabilidad considerable.

-Es el tipo de organización más indicado para pequeñas empresas.

Desventajas de la Estructura Lineal 

-La estabilidad y la constancia de las relaciones formales pueden

conducir a la rigidez y a la inflexibilidad de la organización lineal.

-No se responde de manera adecuada a los cambios rápidos y

constantes de la sociedad moderna.

-Esta basada en la dirección única y directa, puede volverse

autoritaria.

- La unidad de mando hace del jefe un generalista que no puede

especializarse en nada (la organización lineal impide la

especialización). Se dificulta encontrar un buen gerente puesto que se

requiere un conocimiento general de la empresa, y se le dedica pocotiempo a la planeación, especificación y control.

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-Enfatiza en la función de jefatura y de mando y la exagera, pues

supone la existencia de jefes capaces de hacerlo y saberlo todo.

-A medida que la empresa crece, la organización lineal conduce

inevitablemente a la congestión, en especial en los niveles altos de la

organización.

B. ESTRUCTURA FUNCIONAL

Es el tipo de estructura organizacional, que aplica el principio funcional o

principio de la especialización de las funciones para cada tarea

Características:

-Autoridad funcional o dividida: es una autoridad sustentada en el

conocimiento. Ningún superior tiene autoridad total sobre los subordinados,

sino autoridad parcial y relativa.

-Línea directa de comunicación: directa y sin intermediarios, busca la mayor 

rapidez posible en las comunicaciones entre los diferentes niveles.

-Descentralización de las decisiones: las decisiones se delegan a los

órganos o cargos especializados.

-Énfasis en la especialización: especialización de todos los órganos a cargo.

Ventajas de La Estructura Funcional 

-Máxima especialización.

-Mejor soporte técnico.

-Comunicación directa más rápida

-Cada órgano realiza únicamente su actividad específica.

Desventajas de la Estructura Funcional 

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-Pérdida de la autoridad de mando: la exigencia de obediencia y la

imposición de disciplina, aspectos típicos de la organización lineal, no son lo

fundamental en la organización funcional.

-Subordinación múltiple: si la organización funcional tiene problemas en la

delegación de la autoridad, también los presenta en la delimitación de las

responsabilidades.

-Tendencia a la competencia entre los especialistas: puesto que los diversos

órganos o cargos son especializados en determinas actividades, tienden a

imponer a la organización su punto de vista y su enfoque.

-Tendencia a la tensión y a los conflictos en la organización: la rivalidad y la

competencia, unidas a la pérdida de visión de conjunto de la organización

pueden conducir a divergencias y a la multiplicidad de objetivos que pueden ser 

antagónicos creando conflictos entre los especialistas.

-Confusión en cuanto a los objetivos: puesto que la organización funcional

exige la subordinación múltiple, no siempre el subordinado sabe exactamente a

quien informar de un problema. Esa duda genera contactos improductivos,dificultades de orientación y confusión en cuanto a los objetivos que deben

alcanzar.

C. ESTRUCTURA LINEA – STAFF

Es el resultado de la combinación de la organización lineal y la funcional para

tratar de aumentar las ventajas de esos dos tipos de organización y reducir sus

desventajas formando la llamada organización jerárquica-consultiva.

Generalmente todos los órganos de línea están orientados hacia el exterior de

la organización donde se sitúan sus objetivos, mientras que los órganos de

staff están orientados hacia dentro para asesorar a los demás órganos, sean

de línea o de staff.

Tipos de autoridad: el área de línea tiene autoridad para ejecutar y decidir los

asuntos principales de la organización. El área de staff no necesita esa

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autoridad, ya que ésta es ejercida sobre ideas o planes. Su actividad consiste

en pensar, planear, sugerir, recomendar, asesorar y prestar  servicios 

especializados.

El hombre de la línea necesita el staff para desarrollar sus actividades,

mientras que el hombre del staff necesita la línea para aplicar sus ideas y

planes.

Ventajas De La Estructura Línea-Staff 

-Asegura asesoría especializada e innovadora, y mantiene el principio de la

autoridad única.

-Actividad conjunta y coordinada de los órganos de línea y los órganos de staff.

Desventajas de la Estructura Línea- Staff .

-La organización línea-staff presenta algunas desventajas y limitaciones que no

afectan las ventajas que ofrece.

-El asesor de staff es generalmente un técnico con preparación profesional,

mientras que el nombre de línea se forma en la práctica.-El asesor generalmente tiene mejor formación académica, pero menor 

experiencia.

-El personal de línea puede sentir que los asesores quieren quitarle cada vez

mayores porciones de autoridad para aumentar su prestigio y posición.

D. ESTRUCTURA MATRICIAL:

La estructura matricial, en ocasiones llamada sistema de mando múltiple. Unaorganización con una estructura matricial cuenta con dos tipos de estructura al

mismo tiempo. Los empleados tienen, de hecho, dos jefes; es decir, trabajan

con dos cadenas de mando. Una cadena de mando es la de funciones o

divisiones, el tipo que se diagrama en forma vertical en las gráficas. El segundo

es una disposición horizontal que combina al personal de diversas divisiones o

departamentos funcionales para formar un equipo de proyecto o negocio,

encabezado por un gerente de proyecto a un grupo, que es experto en elcampo de especialización asignado al equipo.

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Ventajas de la Estructura Matricial 

- Jerarquía reducida, mayor flexibilidad y autonomía en la organización.

- Entrenamiento de cantera de jefes.

- Aumenta compromiso de los integrantes de los equipos.

- Los integrantes de los equipos tienden a motivarse más.

- Orientada a los resultados finales.

Desventajas de la Estructura Matricial 

- Doble flujo de autoridad origina conflictos.

- Ocasiona estrés en los integrantes de los equipos al tener dos jefes.

- Costos burocráticos de operación son elevados.

- No esta bien definida la autoridad, prioridades, utilización de recursos.

E. ESTRUCTURA POR DEPARTAMENTALIZACION:

Esta estructura consiste en crear departamentos dentro de una organización;

esta creación se basa en las funciones de trabajo desempeñadas, el producto o

servicio ofrecido, el comprador o cliente objetivo, el territorio geográfico y el

proceso utilizado para convertir insumos en productos.

Ventajas de la Estructura por Departamentalización

- Identifica y asigna responsabilidades.

- Incrementa oportunidades para utilizar maquinaria especializada y personal

calificado.

- Permite que personas que realizan trabajos semejantes brinden mutuamente

apoyo social y emocional.

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- Reduce duplicación de equipo y esfuerzo.

- Forma flexible de organización.

- Forma organizacional fácilmente comprendida y entendida.

- Entrenamiento para gerentes en potencia.

Desventajas de la Estructura por Departamentalización

- Suboptimización organizacional.

- Coordinación entre departamentos puede verse afectada.

F. ESTRUCTURA POR PRODUCTO:

Se organiza de acuerdo a lo que se produce ya sean bienes o servicios; esta

forma de organización es empleada por las grandes compañías donde cada

unidad que maneja un producto se le denomina “divisiones”, estoas poseen

subunidades necesarias para su operación.

Ventajas de la Estructura por Producto

- Atención y esfuerzo en un solo producto.

- Uso racional de capacidad instalada.

- Habilidades y conocimientos especializados.

- Mejora la coordinación funcional.

Desventajas de la Estructura por Producto

- Difícil control de finanzas.

- Mayor problema de control de la gerencia.

- Se entorpece comunicación entre especialistas.

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G. ESTRUCTURA POR TERRITORIO:

Esta se da en organizaciones que ocupan una amplia área geográfica.

Ventajas de la Estructura por Territorio

- Responsabilidad en un nivel superior.

- Mayor control.

- Mercados, problemas y necesidades locales.

- Mejora coordinación y comunicación locales.

- Toma rápida de decisiones.

Desventajas de la Estructura por Territorio

- Dificulta integración entre diferentes divisiones geográficas.

- Dificulta servicios centrales económicos y requiere servicios regionales.

H. ESTRUCTURA POR CLIENTES:

Esta orientada al grupo particular de clientes que una organización busca

alcanzar. La base de esta Departamentalización esta en el supuesto de que los

clientes en cada conjunto tienen problemas y necesidades comunes que

pueden ser resueltos teniendo especialistas departamentales para cada uno.

Aquí el cliente es el eje central, la organización se adapta y se subdivide

agrupándose el personal para cumplir las funciones necesarias para satisfacer 

las necesidades de cada tipo de cliente.

Ventajas de la Estructura por Clientes

- Se conoce las necesidades del cliente.

- Impresión de exclusividad.

- Destreza del personal en esa clientela.

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- Disminuye costos por comunicaciones.

- Mayor especialización en el vendedor.

Desventajas de la Estructura por Clientes

- Difícil coordinación; presión de gerentes solicitando excepciones y trato

especial a determinados clientes.

- Difícil coordinación con demandas del consumidor de diferentes productos.

- Requiere gerentes y trabajadores expertos en relaciones humanas.

- Grupos de clientes no bien definidos; pueden reducirse o incrementarse.

9. CULTURA ORGANIZACIONAL:

La palabra cultura proviene del latín que significa cultivo, agricultura, instrucción

y sus componentes eran cults (cultivado) y ura (acción, resultado de unaacción). Pertenece a la familia cotorce (cultivar, morar) y colows (colono,

granjero,campesino).

La cultura a través del tiempo ha sido una mezcla de rasgos y distintivos

espirituales y afectivos, que caracterizan a una sociedad o grupo social en un

período determinado. Engloba además modos de vida, ceremonias, arte,

invenciones, tecnología, sistemas de valores, derechos fundamentales del ser 

humano, tradiciones y creencias. Este concepto se refirió por mucho tiempo auna actividad producto de la interacción de la sociedad, pero a partir de los

años ochenta, Tom Peters y Robert Waterman consultores de Mc Kinsey,

adaptaron este concepto antropológico y psicosocial a las organizaciones.

Este término fue definido por otros investigadores del tema como la interacción

de valores, actitudes y conductas compartidas por todos los miembros de una

empresa u organización. A continuación se citan diversos investigadores sobre

el tema que coinciden en la definición del término.

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Granell (1997) define el término como "... aquello que comparten todos o casi

todos los integrantes de un grupo social..." esa interacción compleja de los

grupos sociales de una empresa está determinado por los "... valores, creencia,

actitudes y conductas."

Chiavenato (1989) presenta la cultura organizacional como "...un modo de vida,

un sistema de creencias y valores, una forma aceptada de interacción y

relaciones típicas de determinada organización."

García y Dolan (1997) definen la cultura como "... la forma característica de

pensar y hacer las cosas... en una empresa... por analogía es equivalente al

concepto de personalidad a escala individual...”.

De la comparación y análisis de las definiciones presentadas por los diversos

autores, se infiere que todos conciben a la cultura como todo aquello que

identifica a una organización y la diferencia de otra haciendo que sus miembros

se sientan parte de ella ya que profesan los mismos valores, creencias, reglas,

procedimientos, normas, lenguaje, ritual y ceremonias.

La cultura se transmite en el tiempo y se va adaptando de acuerdo a las

influencias externas y a las presiones internas producto de la dinámica

organizacional.

Las organizaciones poseen una cultura que le es propia: un sistema de

creencias y valores compartidos al que se apega el elemento humano que las

conforma. La cultura corporativa crea, y a su vez es creada, por la calidad del

medio ambiente interno; en consecuencia, condiciona el grado de cooperación

y de dedicación y la raigambre de la institucionalización de propósitos dentro de

una organización. En este sentido la principal responsabilidad del Director 

General (DG) consiste en fijar el tono, el paso y el carácter de que es

conducente a los cambios estratégicos de cuya instrumentación él es

responsable.

Para llevar a cabo lo anterior, el DG debe estar al tanto de las filosofías,

ideologías y aspiraciones que predominan en la mente colectiva de la

organización; luego debe discernir la forma en que estas fuerzas afectan

cualquier intento por cambiar y, por último, debe desarrollar formas de dirigir el

cambio dentro de la cultura corporativa.

IMPORTANCIA DE LA CULTURA ORGANIZACIONAL

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La cultura organizacional es una nueva óptica que permite a la gerencia

comprender y mejorar las organizaciones. Es la médula de la organización que

está presente en todas las funciones y acciones que realizan todos sus

miembros. A tal efecto Monsalve (1989) considera que la cultura nace en la

sociedad, se administra mediante los recursos que la sociedad le proporciona y

representa un activo factor que fomenta el desenvolvimiento de esa sociedad.

La cultura determina la forma como funciona una empresa, ésta se refleja en

las estrategias, estructuras y sistemas. Es la fuente invisible donde la visión

adquiere su guía de acción. El éxito de los proyectos de transformación

depende del talento y de la aptitud de la gerencia para cambiar la cultura de la

organización de acuerdo a las exigencias del entorno. Al respecto Deal y

Kennedy (1985) ven a la cultura organizacional como "la conducta

convencional de una sociedad que comparte una serie de valores y creencias

particulares y éstos a su vez influyen en todas sus acciones". Por lo tanto, la

cultura por ser aprendida, evoluciona con nuevas experiencias, y puede ser 

cambiada si llega a entenderse la dinámica del proceso de aprendizaje.

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS:

Espinoza N. Administración General. Edit. Universidad Nacional de

Trujillo- Facultad de Ciencias Económicas y Contables. Escuela de

Administración. Trujillo. 2000.

http://www.rrppnet.com.ar/culturaorganizacional.htm

Robbins, Stephen (1991) Comportamiento Organizacional. Editorial

Prentice-Hall,México.

Monsalve (1989). La Cultura y los Ciclos Vitales de la Organización.

Monte Avila, Caracas.

Deal, T.A., y Kennedy, A. (1985). Cultura Corporativa. Fondo Educativo

Interamericano, México.

Tamayo J. Fundamentos de Administración en los Servicios de Atención

de Salud – Serie Teoría Nº1. Edit. Muñequito Normativo. Lima. 1990.

KOONTZ, Harold; WEIHRICH, Heinz; "Administración", novena edición,

editorial McGraw Hill, México 1.990.

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Universidad Nacional de Colombia. Curso de Ciencias Económicas –

Capítulo 203: Clase de Estructuras. 2004. Ubicado en URL:

http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/economicas/2006862/lecciones/cap

itulo%203/cap3_a.htm