Turismo Cultural en Peru. Organización Mundial del Turismo (OMT)
Organización de un evento cultural y social
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Organización de un Evento
Cultural
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Los eventos culturales pueden ser simples y cortos, como una vernissage de dos
horas de duración dirigida a un grupo selecto, o tratarse de un mega festival en
conmemoración de alguna fecha importante para un pueblo, o localidad, con
actividades especiales durante una semana de festejos.
Un evento cultural involucra como temática principal, alguna rama del arte o de la
cultura, involucrando a veces usos y costumbres de la localidad o la región.
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El evento cultural se genera estratégicamente para difundir y promover proyectos
y comunicaciones culturales que realizan empresas e instituciones con el
principal objetivo de crear una imagen positiva en sus mercados.
Asimismo, los eventos culturales son generados por las empresas con el fin de
difundir sus productos y servicios en los grupos o mercados a los que les llama la
atención el arte y la cultura.
Marketing cultural
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El espectáculo como centro de atención
Todo evento cultural cuenta con una atracción especial que será el motor del encuentro.
En torno a este espectáculo girará el resto de actividades, que pueden incluir
exhibiciones, una feria, gastronomía, y otros shows que secunden la atracción o evento principal.
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6 pasos de la Organización del evento cultural
1.-Definir la naturaleza del evento, el motivo de la convocatoria y la duración del
mismo.
Las metas básicas en un evento cultural pueden ser la de comunicar y difundir un
proyecto, una idea o un producto artístico, o bien conmemorar y celebrar una fecha
importante de una ciudad, localidad o país.
2.- Determinar la fecha y lugar para la realización.
Para el caso de mega eventos debe tenerse especial atención respecto a la estación
del año en que se celebre, debido a dificultades climáticas que pudieran presentarse.
3.- Visualizar el tipo de público, específico o general, y el tipo de evento, formal o
informal.
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4.-Plasmar los resultados que se pretenden obtener con la organización del evento.
5.- Elaborar un presupuesto para la realización del evento.
Dentro de los costos e inversión prevista, es importante tener en cuenta la posibilidad de asegurar el evento en caso de que el mismo se suspenda, o no se llegue a realizar.Es importante destinar una buena cantidad de fondos a la difusión y publicidad del evento, a través de variados medios de comunicación, cubriendo Internet, sitio web, redes sociales, etc.
6.-Armar un equipo de trabajo, determinar la cantidad de personas que se necesitará para llevar a cabo el proyecto. Lo ideal es contar con profesionales, personal capacitado, que pueda rendir y garantizar resultados favorables.
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En general, son los mismos artistas quienes llevan adelante la gestión de un evento de estas características, pero también son los gobiernos (municipales, provinciales y nacionales) los encargados de subvencionar, gestionar y también realizar algunos mega eventos. Es importante estar atento a las convocatorias que puedan ayudarte con el financiamiento que necesites para llevar adelante tu proyecto
El financiamiento del proyecto
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Eventos Social
REUNIÓN DE PERSONAS PARA CELEBRAR ALGÚN SUCESO
RECREACIÓN CON EL OBJETO DE DIVERTIRSE
AGASAJO A ALGUIEN ESPECIAL O COMO EXPRESIÓN DEAFECTO
-CARACTERÍSTICAS: Son de carácter festivo
Se desarrollan en la misma jornada
Hay un tema central de la celebración
Giran en torno a AA&BB y música
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Tipos
BODAS: banquete con baile y animación
BAUTISMOS: recepción más íntima; decoración (amarillo/blanco)
COMUNIONES
NACIMIENTOS (baby shower), CUMPLEAÑOS, ANIVERSARIOS
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Tipos
FIESTAS TEMÁTICAS
DE EGRESADOS Y GRADUACIÓN
egresados: catering, música, show.
graduación: más formal, acto académico, programa, cóctel.
EMPRESARIALES
aniversario
actividades artísticas y culturales: cóctel
campañas solidarias: desde competencias hasta beneficios
conferencias de prensa
fiestas de fin de año
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Pasos para la venta
ENTREVISTA CON EL CLIENTE
BRIEF: ficha técnica para recabar información.
PLANIFICACIÓN: plan general de trabajo.
CALENDARIZACIÓN: organización de las actividades, tiempos, recursos, responsables.
TIMING: cronograma detallado de cada una de los momentos de la fiesta.
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SHOWS Y ANIMACIONES
Efectos especiales
Shows en vivo: musicales, humorísticos, juegos, caricaturistas, etc.
Clases de baile
Mensajes grabados
OTRAS OPCIONES:
fuegos artificiales: flamas, profesionales, normas de seguridad (RENAR) pirotecnia fría: papelitos, humo.
show de flair: color, movimiento, luz y música, barman show
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DISEÑO Y AMBIENTACIÓN –DECORACIÓN
Tipo y estilo de evento
Cantidad y perfil de los invitados
Presupuesto
Accesibilidad
Capacidad eléctrica
Refrigeración/calefacción
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PERSONAL
CONDICIONES: profesionales, capacitados, actitud de servicio, buena presencia.
MAITRE: coordina, organiza, supervisa el servicio.
PERSONAL DE SALÓN: un mozo cada 12/15 personas, o cada 2 mesas de 8 personas c/u
PERSONAL ESPECIALIZADO: ej. Parrillero para un asado