Organización
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Identificar las actividades requeridas, agruparlas en áreas y puestos de trabajo, asignaturas y jerarquizar
tantos los puestos como las funciones correspondientes.
Eso sí, requiere de una
previa planeación
Su importancia radica:En su papel como promotora
de la eficiencia administrativa
. Estructura intencional formalizada de roles o posiciones. Es en este sentido que definimos organizar como:•Identificación y clasificación de las actividades requeridas.•Agrupamiento de las actividades necesarias para alcanzar objetivos.•Asignación de cada grupo o un gerente con autoridad (delegación) necesaria para supervisarlo.•Disposición de coordinación horizontal (o al mismo nivel organizacional, o uno similar) y verticalmente (como entre las oficinas corporativas, división y departamento ) en las estructura de la organización.
ORGANIZACIÓNORGANIZACIÓNORGANIZACIÓNORGANIZACIÓN
Propósito y naturaleza de la Propósito y naturaleza de la organizaciónorganización
La organización define y orienta el trabajo en el interior de la empresa.
Su principal objetivo es: ayudar a que las metas de la empresa tengan significado y sean importantes para todos sus miembros, contribuyendo a incrementar la eficiencia organizacional.
El organigrama describe gráficamente los puestos en la compañía y cómo están organizados.
Muestra un retrato de la estructura de mandos y las diversas actividades que realiza cada persona.
Presidente
FinanzasRecursos Humanos Marketing Producción
Producción 1 Producción 2
Obrero 1
Obrero 2
ORGANIZACIÓNORGANIZACIÓNORGANIZACIÓNORGANIZACIÓN
Los cuadros representan trabajos distintos
Los títulos muestran el trabajo desempeñado
Las líneas representan la relación superior-subordinado
Los niveles de administración están indicados por el número de capas horizontales en la gráfica. Todas las personas o unidades que están en el mismo rango y reportan a la misma persona están en un nivel.
¿Qué entendemos por una organización formal y una organización informal?
Organización formal. Significa la estructura intencional de roles de una empresa formalmente organizada. Debe ser flexible y tener lugar para el razonamiento, la utilización beneficiosa de talentos creativos y el reconocimiento de gustos y capacidades individuales en la más formal de las organizaciones.
Organización informal. Es una red de relaciones interpersonales que surgen cuando los individuos se asocian entren sí. La organización informar no se representa en la estructura formal de la empresa.
Organización Formal
La estructura organizacional vertical es aquella “caracterizada por una línea de mando angosta y muchos niveles jerárquicos”. Lo anterior implica que existen muchos niveles entre los administradores de mayor jerarquía y los de más bajo nivel.
La estructura organizacional horizontal es aquella “caracterizada por una línea de mando amplia y de pocos niveles jerárquicos”. Lo anterior implica que existen pocos niveles entre los administradores de mayor jerarquía y los de más bajo nivel.
Tramo de control: es el número de colaboradores que reportan directamente a un ejecutivo o supervisor.
Un tramo de control - tramo administrativo o tramo deautoridad, está en función del número de colaboradores
quedependen de un gerente.
Además tenemos que considerar para estos efectos: El tamaño de la organización.
La tecnología. La especialización.
Las actividades empresariales. Las políticas generales.
Ventajas:
Estrecha supervisión.
Control estricto.
Rápida comunicación entre subordinados y superiores.
Desventajas:
Los superiores tienden a involucrase en exceso en el trabajo de los subordinados.
Muchos niveles administrativos.
Excesiva distancia entre el nivel más bajo y el más alto
Ventajas:
Los superiores se ven obligados a delegar.
Se debe establecer políticas claras.
Los colaboradores deben ser cuidadosamente seleccionados.
Desventajas:
Tendencia de los superiores sobrecargados de trabajo a convertirse en cuellos de botella en las decisiones.
Riesgo de pérdida de control para el superior.
Se requiere de administradores de calidad excepcionales
Departamento: Área, división o sucursal específica de una organización sobre la que un gerente tiene autoridad para el desempeño de actividades establecidas.
Diferenciación y agrupamiento de actividades, de acuerdo con: diferentes productos, líneas de productos o servicios que ofrece la empresa.
Delegar a su ejecutivo divisional, amplia autoridad para la realización de las diversas funciones que se desprenden del proceso aludido a un producto o un servicio.
Empresas no industriales se departamentalizan por servicios: Ejemplo hospitales que tienen unidades de cirugía, radiología, pediatría, entre otras.
T ítu lo d e l d ia g ra m a
M E R C A D E O
D IV IS IO N D EL U C E S IN D IC A D .
IN G E N IE R IA
P R O D U C C IO N
C O N T A B IL ID A D
V E N T A S
D IV IS IO N D EIN S T R U M E N T O S
D IV IS IO N D EH E R R A M IN D U S .
IN G E N IE R IA
P R O D U C C IO N
C O N T A B IL ID A D
V E N T A S
D E V IS IO N D EM E D ID O R E S
P E R S O N A L C O M P R A S F IN A N Z A S
P R E S ID E N T E
VentajasVentajas DesventajasDesventajas•Coloca atención y esfuerzo en la línea Coloca atención y esfuerzo en la línea de productos.de productos.•Facilita el uso de capital, Facilita el uso de capital, instalaciones, habilidades y instalaciones, habilidades y conocimientos especializados.conocimientos especializados.•Permite el crecimiento y diversidad Permite el crecimiento y diversidad de productos y servicios.de productos y servicios.•Mejora la coordinación de actividades Mejora la coordinación de actividades funcionales.funcionales.•Coloca la responsabilidad de las Coloca la responsabilidad de las utilidades al nivel divisional.utilidades al nivel divisional.•Aporta terreno de capacitación Aporta terreno de capacitación conmensurable para gerentes conmensurable para gerentes generales.generales.
•Requiere más personas con Requiere más personas con habilidades de gerente general.habilidades de gerente general.•Tienen a hacer difícil el Tienen a hacer difícil el mantenimiento económico de servicios mantenimiento económico de servicios centralescentrales•Presenta el creciente problema de Presenta el creciente problema de control de la alta gerencia.control de la alta gerencia.
Departamentalización por función de la empresa:
Implica la agrupación de unidades organizacionales, basada en la especificación de las actividades acordes a
funciones administrativas; por ejemplo:Departamentos de Producción,
mercadotecnia y ventas, Recursos Humanos y Finanzas.
Título del diagrama
ASISTENTE DELPRESIDENTE
PERSONAL
INVESTIGACIONDE MERCADOS
PLANEACION DEMERCADEO
PUBLICIDAD YPROMOCION
ADMINISTRACIONDE VENTAS
VENTAS
COMERCIALIZACIÓN
ADMINISTRACIONDE INGENIERIA
DISEÑOPRELIMINAR
INGENIERIAELECTRICA
INGENIERIAMECANICA
INGENIERIAHIDRAULICA
EMPAQUE
CONTROLDE CALIDAD
INGENIERIA
PLANEACION DELA PRODUCCION
INGENIERIAINDUSTRIAL
INGENIERIA DEPRODUCCION
COMPRAS
MONTAJE
PRODUCCIONGENERAL
PRODUCCION
PLANEACIONFINANCIERA
PRESUPUESTO
CONTABILIDADGENERAL
CONTABILIDADDE COSTOS
ESTADISTICA YPROC. DATOS
FINANZAS
PRESIDENTE
VentajasVentajas DesventajasDesventajas•Es el reflejo lógico de las funciones.Es el reflejo lógico de las funciones.•Se mantiene el poder y prestigio de las Se mantiene el poder y prestigio de las funciones principales. funciones principales. •Se sigue el principio de las Se sigue el principio de las especialización ocupacional.especialización ocupacional.•Se simplifica la capacitación.Se simplifica la capacitación.•Se cuenta con medios para un Se cuenta con medios para un rigoroso control desde la cima.rigoroso control desde la cima.•Genera líneas de comunicación simple Genera líneas de comunicación simple y clarasy claras•Simplifica la toma de decisionesSimplifica la toma de decisiones
•Se resta importancia a los objetivos Se resta importancia a los objetivos generales de la empresa. generales de la empresa. •El punto de vista del personal clave se El punto de vista del personal clave se sobre especializa y estrecha.sobre especializa y estrecha.•Se reduce la coordinación entre Se reduce la coordinación entre funciones.funciones.•El personal tiende a identificarse más El personal tiende a identificarse más con su departamento que con la con su departamento que con la empresa.empresa.•Lenta adaptación a nuevas Lenta adaptación a nuevas condiciones.condiciones.•Se limita el desarrollo de gerentes Se limita el desarrollo de gerentes generales.generales.
Se refiere a la diferenciaciación y agrupamiento de las actividades, por área o territorio, en relación con la localización en la que el trabajo será desempeñado o el área de mercado, a ser servida por la empresa. Es común en empresas que operan en áreas geográficas amplias.
Título del diagrama
GERENCIA NORTE GERENCIA SUR GERENCIA CENTRO GERENCIA OESTEGERENCIA OESTE
DIRECCIÓN
VentajasVentajas DesventajasDesventajas•Coloca la responsabilidad a un nivel Coloca la responsabilidad a un nivel más bajo.más bajo.•Da importancia al mercados y Da importancia al mercados y problemas locales.problemas locales.•Mejora la coordinación en una Mejora la coordinación en una región.región.•Aprovecha las economías de las Aprovecha las economías de las operaciones locales.operaciones locales.•Mejor comunicación frente con los Mejor comunicación frente con los intereses locales.intereses locales.•Aporta bases de capacitación Aporta bases de capacitación conmensurables para los gerentes conmensurables para los gerentes generales.generales.
•La coordinación se vuelve más difícilLa coordinación se vuelve más difícil•Se limita el desarrollo gerencial y su Se limita el desarrollo gerencial y su visión global de la empresavisión global de la empresa•El personal tiende a identificarse más El personal tiende a identificarse más con su departamento que con la con su departamento que con la empresaempresa
Agrupar actividades que reflejen un interés principal en los clientes, es común en una variedad de empresas. Los clientes son la clave para la forma de agrupar las actividades cuando cada grupo de clietes es administrado por un jefe de departamento.
Ejemplo: i) las tiendas de ropas suelen establecer departamentos para damas, caballeros o niños. ii) empresas de tipo bancario o de seguros.
Título del diagrama
BANCA DE LACOMUNIDAD
BIENES RAICES YPREST, HIPOTECARIOS
BANCAAGRARIA
BANCAINSTITUCIONAL
PRESIDENTE
VentajasVentajas DesventajasDesventajas•Alienta el enfoque en las necesidades Alienta el enfoque en las necesidades de los clientes.de los clientes.•Da a los clientes la sensación de que Da a los clientes la sensación de que tienen un proveedor compresivo.tienen un proveedor compresivo.•Desarrolla experiencia en áreas de Desarrolla experiencia en áreas de clientes.clientes.
•Puede ser difícil coordinar Puede ser difícil coordinar operaciones entre demandas en operaciones entre demandas en competencia de los clientes.competencia de los clientes.•Requiere gerentes y personal experto Requiere gerentes y personal experto en los problemas de los clientes.en los problemas de los clientes.•Los grupos de clientes pueden no Los grupos de clientes pueden no siempre esta bien definidos siempre esta bien definidos
La jerarquía divide a la organización en niveles de autoridad, asignando a los jefes o superiores una autoridad específica sobre los niveles inferiores, y en donde se establece el tipo de autoridad de éstos.Es el proceso, por el cual, los Gerentes distribuyen la autoridad a sus colaboradores y se asignan responsabilidades nuevas o adicionales; se da por cuatro aspectos:A. El que delega asigna objetivos a ellos.B. El que delega concede autoridad.C. La aceptación es una responsabilidad.D. El que delega hace que el otro sea responsable de los resultados.
Diferencia de autoridad versus poderDiferencia de autoridad versus poderEl Poder es la habilidad para influir en las personas, grupos, esencial para el logro y realización de los objetivos individuales, organizacionales y sociales.
La autoridad es el derecho conferido por el puesto para dar órdenes.
Nivel operativo
Nivel táctico
Nivel estratégico
DescentralizaciónCentralización
Menos informes/Menos informes/pocos niveles jerárquicospocos niveles jerárquicos
Una sola persona toma decisiones
Una sola persona toma decisiones
menos personal
menos personal altamentealtamente
capacitado y especializado
capacitado y especializado..
Características de la Características de la CENTRALIZACIÓNCENTRALIZACIÓN
La descentralización ayuda en:1. directivos pueden dedicar su tiempo a promover la expansión de la empresa ( planeación estratégica).2.Todos los administradores (de cualquier nivel) toman decisiones.3. El nivel motivación de los empleados de niveles inferiores es mayor, al permitirles tomar decisiones.
DescentralizaciónDescentralizaciónLa autoridad se delega de los niveles
superiores a los niveles inferiores
DE LÍNEA: muestra la relación existente entre un jefe y un colaborador (relación autoridad y subordinación con la responsabilidad inherente).
STAFF: unidades que dan a la organización algún tipo de información especializada o asistencia técnica, que normalmente, toma la forma de recomendaciones, consejos o sugerencias. Se representan con trazos discontinuos a diferencia de los utilizados para las relaciones de autoridad lineal.
Autoridad: Línea y staffAutoridad: Línea y staff
Agrupa a las personas simultáneamente por Agrupa a las personas simultáneamente por funciones y divisiones; es decir, combina las funciones y divisiones; es decir, combina las estructuras funcional y divisional mencionadas.estructuras funcional y divisional mencionadas. No es aplicable en cualquier tipo de empresa. No es aplicable en cualquier tipo de empresa. Pensada para aquellas que trabajan en Pensada para aquellas que trabajan en proyectos. Conjunto de actividades únicas, proyectos. Conjunto de actividades únicas, particulares y específicas, que tiene un lapso particulares y específicas, que tiene un lapso determinado para realizarse y al que se le determinado para realizarse y al que se le asignan recursos para conseguirlo.asignan recursos para conseguirlo. Una empresa utiliza esta estructura cuando:Una empresa utiliza esta estructura cuando: En esta estructura organizacional “cada En esta estructura organizacional “cada empleado reporta tanto a un administrador empleado reporta tanto a un administrador funcional o de división, como a uno de proyecto funcional o de división, como a uno de proyecto o de grupo”o de grupo”
VentajasVentajas DesventajasDesventajas•Debido a que cada proyecto Debido a que cada proyecto se reúnen especialistas de se reúnen especialistas de las diferentes áreas las diferentes áreas funcionales, éstos se funcionales, éstos se sensibilizan respecto a la sensibilizan respecto a la importancia del trabajo que importancia del trabajo que realizan las áreas que no realizan las áreas que no son de sus especialidadson de sus especialidad•*Ahorra costo por la *Ahorra costo por la flexibilidad en la utilización flexibilidad en la utilización del personaldel personal•La empresa tiene una La empresa tiene una orientación hacia los orientación hacia los resultados, enfocando la resultados, enfocando la generación de utilidades de generación de utilidades de los proyectoslos proyectos
*Es muy fácil que se puedan *Es muy fácil que se puedan suscitar conflictos de suscitar conflictos de autoridadautoridad
*Puede crearse un vacío de *Puede crearse un vacío de autoridad con los autoridad con los empleados participantes en empleados participantes en los proyectoslos proyectos
*La competencia entre *La competencia entre proyectos puede llevar al proyectos puede llevar al desequilibrio en el apoyo a desequilibrio en el apoyo a los mismolos mismo
*Se requieren muchas *Se requieren muchas reuniones de trabajo reuniones de trabajo prolongadas.prolongadas.
Son “pequeñas empresas establecidas en sí mismas como unidades de una gran compañía, para la promoción y manejo de cierto producto, o líneas de productos, como si se tratará de una actividad empresarial independiente”
Una organización virtual es “un concepto más bien amplio referente a un grupo de empresas o individuos independientes, enlazados entre sí por medio de la tecnología de la información”.