ESCUELAS DE ADMINISTRACIÓNESCUELAS DE ADMINISTRACIÓNINGENIERÍA EN ELECTROMEDICINA INGENIERÍA EN ELECTROMEDICINA

ADMINISTRACIÓN GENERALADMINISTRACIÓN GENERALPRINCIPIOS DE ADMINISTRACIÓNPRINCIPIOS DE ADMINISTRACIÓN

ORGANIZACIÓNORGANIZACIÓN

Segunda función de la Teoría de la Segunda función de la Teoría de la Administración BásicaAdministración Básica

Lic. Miguel A. Herrera MurilloLic. Miguel A. Herrera Murillo

UNIVERSIDAD LATINAUNIVERSIDAD LATINAUNIVERSIDAD AMERICANAUNIVERSIDAD AMERICANA

ORGANIZACIÓN ORGANIZACIÓN

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Consiste en:Consiste en: Identificar las actividades requeridas, agruparlas en áreas y puestos de trabajo, asignaturas y jerarquizar

tantos los puestos como las funciones correspondientes.

Eso sí, requiere de una

previa planeación

Su importancia radica:En su papel como promotora

de la eficiencia administrativa

. Estructura intencional formalizada de roles o . Estructura intencional formalizada de roles o posiciones.posiciones. Es en este sentido que definimos organizar como:Es en este sentido que definimos organizar como:•Identificación y clasificación de las actividades Identificación y clasificación de las actividades requeridas.requeridas.•Agrupamiento de las actividades necesarias para Agrupamiento de las actividades necesarias para alcanzar objetivos.alcanzar objetivos.•Asignación de cada grupo o un gerente con Asignación de cada grupo o un gerente con autoridad (delegación) necesaria para supervisarlo.autoridad (delegación) necesaria para supervisarlo.•Disposición de coordinación horizontal (o al mismo Disposición de coordinación horizontal (o al mismo nivel organizacional, o uno similar) y verticalmente nivel organizacional, o uno similar) y verticalmente (como entre las oficinas corporativas, división y (como entre las oficinas corporativas, división y departamento ) en las estructura de la organización.departamento ) en las estructura de la organización.

ORGANIZACIÓNORGANIZACIÓNORGANIZACIÓNORGANIZACIÓN

ORGANIZACIÓN:ORGANIZACIÓN:

Propósito y naturaleza de la Propósito y naturaleza de la organizaciónorganización

La organización define y orienta el La organización define y orienta el trabajo en el interior de la empresa.trabajo en el interior de la empresa.

Su principal objetivo es: ayudar a que las Su principal objetivo es: ayudar a que las metas de la empresa tengan significado y metas de la empresa tengan significado y sean importantes para todos sus sean importantes para todos sus miembros, contribuyendo a incrementar miembros, contribuyendo a incrementar la eficiencia organizacional.la eficiencia organizacional.

El organigrama describe gráficamente los puestos en la El organigrama describe gráficamente los puestos en la compañía y cómo están organizados.compañía y cómo están organizados.

Muestra un retrato de la estructura de mandos y las Muestra un retrato de la estructura de mandos y las diversas actividades que realiza cada persona.diversas actividades que realiza cada persona.

ORGANIZACIÓNORGANIZACIÓNORGANIZACIÓNORGANIZACIÓN

Presidente

FinanzasRecursos Humanos Marketing Producción

Producción 1 Producción 2

Obrero 1

Obrero 2

Los cuadros representan trabajos distintos

Los títulos muestran el trabajo desempeñado

Las líneas representan la relación superior-subordinado

Los niveles de administración están indicados por el número de capas horizontales en la gráfica. Todas las personas o unidades que están en el mismo rango y reportan a la misma persona están en un nivel.

ORGANIZACIÓNORGANIZACIÓN ¿Qué entendemos por una organización formal y una ¿Qué entendemos por una organización formal y una

organización informal?organización informal? Organización formalOrganización formal. Significa la estructura . Significa la estructura

intencional de roles de una empresa formalmente intencional de roles de una empresa formalmente organizada. Debe ser flexible y tener lugar para organizada. Debe ser flexible y tener lugar para el razonamiento, la utilización beneficiosa de el razonamiento, la utilización beneficiosa de talentos creativos y el reconocimiento de gustos talentos creativos y el reconocimiento de gustos y capacidades individuales en la más formal de y capacidades individuales en la más formal de las organizaciones.las organizaciones.

Organización informalOrganización informal. Es una red de . Es una red de relaciones interpersonales que surgen cuando los relaciones interpersonales que surgen cuando los individuos se asocian entren sí. La organización individuos se asocian entren sí. La organización informar no se representa en la estructura formal informar no se representa en la estructura formal de la empresa. de la empresa.

ORGANIGRAMA GENERALORGANIGRAMA GENERALORGANIGRAMA GENERALORGANIGRAMA GENERAL

Organización Formal

Niveles organizacionales y el ámbito de Niveles organizacionales y el ámbito de la Administración la Administración

La estructura organizacional vertical es aquellaLa estructura organizacional vertical es aquella “caracterizada por una línea de mando angosta y muchos “caracterizada por una línea de mando angosta y muchos niveles jerárquicos”. Lo anterior implica que existen niveles jerárquicos”. Lo anterior implica que existen muchos niveles entre los administradores de mayor muchos niveles entre los administradores de mayor jerarquía y los de más bajo nivel.jerarquía y los de más bajo nivel.

La estructura organizacional horizontal es aquella La estructura organizacional horizontal es aquella “caracterizada por una línea de mando amplia y de pocos “caracterizada por una línea de mando amplia y de pocos niveles jerárquicos”. Lo anterior implica que existen niveles jerárquicos”. Lo anterior implica que existen pocos niveles entre los administradores de mayor pocos niveles entre los administradores de mayor jerarquía y los de más bajo nivel.jerarquía y los de más bajo nivel.

Tramo de control:Tramo de control: es el número de colaboradores que es el número de colaboradores que reportan directamente a un ejecutivo o supervisor.reportan directamente a un ejecutivo o supervisor.

Un tramo de control - tramo administrativo o tramo deUn tramo de control - tramo administrativo o tramo deautoridad, está en función del número de colaboradores autoridad, está en función del número de colaboradores

quequedependen de un gerente. dependen de un gerente.

Además tenemos que considerar para estos efectos:Además tenemos que considerar para estos efectos: El tamaño de la organización.El tamaño de la organización.

La tecnología.La tecnología. La especialización.La especialización.

Las actividades empresariales.Las actividades empresariales. Las políticas generales.Las políticas generales.

Longitud del tramo de controlLongitud del tramo de control

Organización con tramos estrechosOrganización con tramos estrechos

Ventajas:

Estrecha supervisión.

Control estricto.

Rápida comunicación entre subordinados y superiores.

Desventajas:

Los superiores tienden a involucrase en exceso en el trabajo de los subordinados.

Muchos niveles administrativos.

Excesiva distancia entre el nivel más bajo y el más alto

Organización con tramos ampliosOrganización con tramos amplios

Ventajas:

Los superiores se ven obligados a delegar.

Se debe establecer políticas claras.

Los colaboradores deben ser cuidadosamente seleccionados.

Desventajas:

Tendencia de los superiores sobrecargados de trabajo a convertirse en cuellos de botella en las decisiones.

Riesgo de pérdida de control para el superior.

Se requiere de administradores de calidad excepcionales

DepartamentoDepartamento: Área, división o sucursal : Área, división o sucursal específica de una organización sobre la que un específica de una organización sobre la que un gerente tiene autoridad para el desempeño de gerente tiene autoridad para el desempeño de actividades establecidas.actividades establecidas.

División organizacional: el departamentoDivisión organizacional: el departamento

Estructura de la organización:Estructura de la organización:

departamentalización departamentalización

Diferenciación y agrupamiento de actividades, Diferenciación y agrupamiento de actividades, de acuerdo con: de acuerdo con: diferentes productos, líneas de diferentes productos, líneas de productos o servicios que ofrece la empresaproductos o servicios que ofrece la empresa..

Delegar Delegar a su ejecutivo divisionala su ejecutivo divisional, amplia , amplia autoridad para la realización de las diversas autoridad para la realización de las diversas funciones que se desprenden del proceso funciones que se desprenden del proceso aludido a un producto o un servicio.aludido a un producto o un servicio.

Empresas no industriales se departamentalizan Empresas no industriales se departamentalizan por servicios: Ejemplo hospitales que tienen por servicios: Ejemplo hospitales que tienen unidades de cirugía, radiología, pediatría, unidades de cirugía, radiología, pediatría, entre otras.entre otras.

Departamentalización Departamentalización por producto o por producto o serviciosservicios

Títu lo d e l d iag ram a

M E R C A D E O

D IV IS IO N D EL U C E S IN D IC A D .

IN G E N IE R IA

P R O D U C C IO N

C O N TA B IL ID A D

V E N TA S

D IV IS IO N D EIN S TR U M E N TO S

D IV IS IO N D EH E R R A M IN D U S .

IN G E N IE R IA

P R O D U C C IO N

C O N TA B IL ID A D

V E N TA S

D E V IS IO N D EM E D ID O R E S

P E R S O N A L C O M P R A S F IN A N Z A S

P R E S ID E N TE

Departamentalización por Departamentalización por producto o serviciosproducto o servicios

Ventajas y desventajas de la departamentalización Ventajas y desventajas de la departamentalización por productos o serviciospor productos o servicios

VentajasVentajas DesventajasDesventajas•Coloca atención y esfuerzo en la línea Coloca atención y esfuerzo en la línea de productos.de productos.•Facilita el uso de capital, Facilita el uso de capital, instalaciones, habilidades y instalaciones, habilidades y conocimientos especializados.conocimientos especializados.•Permite el crecimiento y diversidad Permite el crecimiento y diversidad de productos y servicios.de productos y servicios.•Mejora la coordinación de actividades Mejora la coordinación de actividades funcionales.funcionales.•Coloca la responsabilidad de las Coloca la responsabilidad de las utilidades al nivel divisional.utilidades al nivel divisional.•Aporta terreno de capacitación Aporta terreno de capacitación conmensurable para gerentes conmensurable para gerentes generales.generales.

•Requiere más personas con Requiere más personas con habilidades de gerente general.habilidades de gerente general.•Tienen a hacer difícil el Tienen a hacer difícil el mantenimiento económico de servicios mantenimiento económico de servicios centralescentrales•Presenta el creciente problema de Presenta el creciente problema de control de la alta gerencia.control de la alta gerencia.

Departamentalización por función de la empresa:

Implica la agrupación de unidades organizacionales, basada en la especificación de las actividades acordes a

funciones administrativas; por ejemplo:Departamentos de Producción,

mercadotecnia y ventas, Recursos Humanos y Finanzas.

Estructura funcionalEstructura funcionalTítulo del diagrama

ASISTENTE DELPRESIDENTE

PERSONAL

INVESTIGACIONDE MERCADOS

PLANEACION DEMERCADEO

PUBLICIDAD YPROMOCION

ADMINISTRACIONDE VENTAS

VENTAS

COMERCIALIZACIÓN

ADMINISTRACIONDE INGENIERIA

DISEÑOPRELIMINAR

INGENIERIAELECTRICA

INGENIERIAMECANICA

INGENIERIAHIDRAULICA

EMPAQUE

CONTROLDE CALIDAD

INGENIERIA

PLANEACION DELA PRODUCCION

INGENIERIAINDUSTRIAL

INGENIERIA DEPRODUCCION

COMPRAS

MONTAJE

PRODUCCIONGENERAL

PRODUCCION

PLANEACIONFINANCIERA

PRESUPUESTO

CONTABILIDADGENERAL

CONTABILIDADDE COSTOS

ESTADISTICA YPROC. DATOS

FINANZAS

PRESIDENTE

Ventajas y desventajas de la estructura funcionalVentajas y desventajas de la estructura funcional

VentajasVentajas DesventajasDesventajas•Es el reflejo lógico de las funciones.Es el reflejo lógico de las funciones.•Se mantiene el poder y prestigio de las Se mantiene el poder y prestigio de las funciones principales. funciones principales. •Se sigue el principio de las Se sigue el principio de las especialización ocupacional.especialización ocupacional.•Se simplifica la capacitación.Se simplifica la capacitación.•Se cuenta con medios para un Se cuenta con medios para un rigoroso control desde la cima.rigoroso control desde la cima.•Genera líneas de comunicación simple Genera líneas de comunicación simple y clarasy claras•Simplifica la toma de decisionesSimplifica la toma de decisiones

•Se resta importancia a los objetivos Se resta importancia a los objetivos generales de la empresa. generales de la empresa. •El punto de vista del personal clave se El punto de vista del personal clave se sobre especializa y estrecha.sobre especializa y estrecha.•Se reduce la coordinación entre Se reduce la coordinación entre funciones.funciones.•El personal tiende a identificarse más El personal tiende a identificarse más con su departamento que con la con su departamento que con la empresa.empresa.•Lenta adaptación a nuevas Lenta adaptación a nuevas condiciones.condiciones.•Se limita el desarrollo de gerentes Se limita el desarrollo de gerentes generales.generales.

Se refiere a la diferenciaciación y agrupamiento de Se refiere a la diferenciaciación y agrupamiento de las actividades, por área o territorio, en relación con las actividades, por área o territorio, en relación con la localización en la que el trabajo será la localización en la que el trabajo será desempeñado o el área de mercado, a ser servida desempeñado o el área de mercado, a ser servida por la empresa. Es común en empresas que por la empresa. Es común en empresas que operan en áreas geográficas amplias.operan en áreas geográficas amplias.

Departamentalización por territorio o geografíaDepartamentalización por territorio o geografía

Título del diagrama

GERENCIA NORTE GERENCIA SUR GERENCIA CENTRO GERENCIA OESTEGERENCIA OESTE

DIRECCIÓN

Ventajas y desventajas de la Ventajas y desventajas de la departamentalización por territorio o geografíadepartamentalización por territorio o geografía

VentajasVentajas DesventajasDesventajas•Coloca la responsabilidad a un nivel Coloca la responsabilidad a un nivel más bajo.más bajo.•Da importancia al mercados y Da importancia al mercados y problemas locales.problemas locales.•Mejora la coordinación en una Mejora la coordinación en una región.región.•Aprovecha las economías de las Aprovecha las economías de las operaciones locales.operaciones locales.•Mejor comunicación frente con los Mejor comunicación frente con los intereses locales.intereses locales.•Aporta bases de capacitación Aporta bases de capacitación conmensurables para los gerentes conmensurables para los gerentes generales.generales.

•La coordinación se vuelve más difícilLa coordinación se vuelve más difícil•Se limita el desarrollo gerencial y su Se limita el desarrollo gerencial y su visión global de la empresavisión global de la empresa•El personal tiende a identificarse más El personal tiende a identificarse más con su departamento que con la con su departamento que con la empresaempresa

Agrupar actividades que reflejen un interés principal Agrupar actividades que reflejen un interés principal en los clientes, es común en una variedad de en los clientes, es común en una variedad de empresas. Los clientes son la clave para la forma de empresas. Los clientes son la clave para la forma de agrupar las actividades cuando cada grupo de agrupar las actividades cuando cada grupo de clietes es administrado por un jefe de departamento.clietes es administrado por un jefe de departamento.

Ejemplo: i) las tiendas de ropas suelen establecer Ejemplo: i) las tiendas de ropas suelen establecer departamentos para damas, caballeros o niños. ii) departamentos para damas, caballeros o niños. ii) empresas de tipo bancario o de seguros.empresas de tipo bancario o de seguros.

Departamentalización por grupos de clientesDepartamentalización por grupos de clientes

Título del diagrama

BANCA DE LACOMUNIDAD

BIENES RAICES YPREST, HIPOTECARIOS

BANCAAGRARIA

BANCAINSTITUCIONAL

PRESIDENTE

Ventajas y desventajas de la Ventajas y desventajas de la departamentalización por grupo de clientesdepartamentalización por grupo de clientes

VentajasVentajas DesventajasDesventajas•Alienta el enfoque en las necesidades Alienta el enfoque en las necesidades de los clientes.de los clientes.•Da a los clientes la sensación de que Da a los clientes la sensación de que tienen un proveedor compresivo.tienen un proveedor compresivo.•Desarrolla experiencia en áreas de Desarrolla experiencia en áreas de clientes.clientes.

•Puede ser difícil coordinar Puede ser difícil coordinar operaciones entre demandas en operaciones entre demandas en competencia de los clientes.competencia de los clientes.•Requiere gerentes y personal experto Requiere gerentes y personal experto en los problemas de los clientes.en los problemas de los clientes.•Los grupos de clientes pueden no Los grupos de clientes pueden no siempre esta bien definidos siempre esta bien definidos

La jerarquía divide a la organización La jerarquía divide a la organización en niveles de en niveles de autoridad,autoridad, asignando a los jefes o superiores una asignando a los jefes o superiores una autoridad específica sobre los niveles inferiores, y en autoridad específica sobre los niveles inferiores, y en donde se establece el tipo de autoridad de éstos.donde se establece el tipo de autoridad de éstos.Es el proceso, por el cual, los Gerentes distribuyen la Es el proceso, por el cual, los Gerentes distribuyen la autoridad a sus colaboradores y se asignan autoridad a sus colaboradores y se asignan responsabilidades nuevas o adicionales; se da por responsabilidades nuevas o adicionales; se da por cuatro aspectos:cuatro aspectos:A.A. El que delega El que delega asigna objetivos a ellos.asigna objetivos a ellos.B.B. El que delega El que delega concede autoridad.concede autoridad.C.C. La La aceptación aceptación es una es una responsabilidad.responsabilidad.D.D. El que delega hace que El que delega hace que el otro sea responsable de losel otro sea responsable de los resultados.resultados.

Delegación de autoridadDelegación de autoridad

Proceso de DelegarProceso de Delegar

Diferencia de autoridad versus poderDiferencia de autoridad versus poder

El PoderEl Poder es la habilidad para influir en las es la habilidad para influir en las personas, grupos, esencial para el logro y personas, grupos, esencial para el logro y realización de los objetivos individuales, realización de los objetivos individuales, organizacionales y sociales.organizacionales y sociales.

La autoridadLa autoridad es el derecho conferido por el es el derecho conferido por el puesto para dar órdenes.puesto para dar órdenes.

Pirámide jerárquica y toma Pirámide jerárquica y toma de decisiones.de decisiones.

Nivel operativo

Nivel táctico

Nivel estratégico

DescentralizaciónCentralización

Menos informes/Menos informes/pocos niveles jerárquicospocos niveles jerárquicos

Una sola persona toma decisiones

Una sola persona toma decisiones

menos personal

menos personal altamentealtamente

capacitado y especializado

capacitado y especializado..

Características de la Características de la CENTRALIZACIÓNCENTRALIZACIÓN

La descentralización ayuda en:La descentralización ayuda en:

1.1. directivos pueden dedicar su tiempo a promover la directivos pueden dedicar su tiempo a promover la

expansión de la empresa ( planeación estratégica).expansión de la empresa ( planeación estratégica).

2.2.Todos los administradores (de cualquier nivel) Todos los administradores (de cualquier nivel) toman decisiones.toman decisiones.

3.3. El nivel motivación de los empleados de niveles El nivel motivación de los empleados de niveles inferiores es mayor, al permitirles tomar decisiones.inferiores es mayor, al permitirles tomar decisiones.

DescentralizaciónDescentralizaciónLa autoridad se delega de los niveles

superiores a los niveles inferiores

DE LÍNEA:DE LÍNEA: muestra la relación existente entre muestra la relación existente entre un jefe y un colaborador (relación autoridad y un jefe y un colaborador (relación autoridad y subordinación con la responsabilidad inherente).subordinación con la responsabilidad inherente).

STAFF:STAFF: unidades que dan a la organización unidades que dan a la organización algún tipo de información especializada o algún tipo de información especializada o asistencia técnica, que normalmente, toma la asistencia técnica, que normalmente, toma la forma de recomendaciones, consejos o forma de recomendaciones, consejos o sugerencias. sugerencias. Se representan con trazos Se representan con trazos discontinuos a diferencia de los utilizados para discontinuos a diferencia de los utilizados para las relaciones de autoridad lineal.las relaciones de autoridad lineal.

Autoridad: Línea y staffAutoridad: Línea y staff

Organización MatricialOrganización Matricial

Agrupa a las personas simultáneamente por Agrupa a las personas simultáneamente por funciones y divisiones; es decir, combina las funciones y divisiones; es decir, combina las estructuras funcional y divisional mencionadas.estructuras funcional y divisional mencionadas. No es aplicable en cualquier tipo de empresa. No es aplicable en cualquier tipo de empresa. Pensada para aquellas que trabajan en Pensada para aquellas que trabajan en proyectos. Conjunto de actividades únicas, proyectos. Conjunto de actividades únicas, particulares y específicas, que tiene un lapso particulares y específicas, que tiene un lapso determinado para realizarse y al que se le determinado para realizarse y al que se le asignan recursos para conseguirlo.asignan recursos para conseguirlo. Una empresa utiliza esta estructura cuando:Una empresa utiliza esta estructura cuando: En esta estructura organizacional “cada En esta estructura organizacional “cada empleado reporta tanto a un administrador empleado reporta tanto a un administrador funcional o de división, como a uno de proyecto funcional o de división, como a uno de proyecto o de grupo”o de grupo”

Organización MatricialOrganización Matricial

VentajasVentajas DesventajasDesventajas•Debido a que cada proyecto Debido a que cada proyecto se reúnen especialistas de se reúnen especialistas de las diferentes áreas las diferentes áreas funcionales, éstos se funcionales, éstos se sensibilizan respecto a la sensibilizan respecto a la importancia del trabajo que importancia del trabajo que realizan las áreas que no realizan las áreas que no son de sus especialidadson de sus especialidad•*Ahorra costo por la *Ahorra costo por la flexibilidad en la utilización flexibilidad en la utilización del personaldel personal•La empresa tiene una La empresa tiene una orientación hacia los orientación hacia los resultados, enfocando la resultados, enfocando la generación de utilidades de generación de utilidades de los proyectoslos proyectos

*Es muy fácil que se puedan *Es muy fácil que se puedan suscitar conflictos de suscitar conflictos de autoridadautoridad

*Puede crearse un vacío de *Puede crearse un vacío de autoridad con los autoridad con los empleados participantes en empleados participantes en los proyectoslos proyectos

*La competencia entre *La competencia entre proyectos puede llevar al proyectos puede llevar al desequilibrio en el apoyo a desequilibrio en el apoyo a los mismolos mismo

*Se requieren muchas *Se requieren muchas reuniones de trabajo reuniones de trabajo prolongadas.prolongadas.

Unidades Estratégicas de Unidades Estratégicas de Negocios Negocios UEN y la Organización VirtualUEN y la Organización Virtual Son “pequeñas empresas establecidas en sí Son “pequeñas empresas establecidas en sí

mismas como unidades de una gran compañía, mismas como unidades de una gran compañía, para la promoción y manejo de cierto producto, o para la promoción y manejo de cierto producto, o líneas de productos, como si se tratará de una líneas de productos, como si se tratará de una actividad empresarial independiente”actividad empresarial independiente”

Una organización virtual es “un concepto más Una organización virtual es “un concepto más bien amplio referente a un grupo de empresas o bien amplio referente a un grupo de empresas o individuos independientes, enlazados entre sí por individuos independientes, enlazados entre sí por medio de la tecnología de la informaciónmedio de la tecnología de la información”.”.