SISTEMA DE GESTION DE SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDADLA CALIDAD

PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO CONTROL DE CONTROL DE REGISTROS REGISTROS

Versión: 12

Fecha: 12-11

PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS CONTROL DE REGISTROS

• Este procedimiento tiene como propósito “Llevar un control y administración de los registros de la entidad, con el fin de presentar resultados obtenidos de la gestión de los procesos de una manera ordenada y con una metodología establecida”.

CUMPLE CON EL NUMERAL 4.2.4 DE LA NORMA ISO 9001:2008 Y LA NTCGP 1000:2009

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POLITICAS DE OPERACIONPOLITICAS DE OPERACIONLos registros que se obtienen por medio de formatos, cuando corresponda, deberán diligenciarse con letra legibles y los espacios que no se diligencien deberán tener una línea o señalar que no aplica (N.A.) la información.

Los registros que implique comunicación interna o externa de la administración central deben pasar por el área de administración de documentos y archivo.

Los registros que se reciban por medio de Fax, deben ser fotocopiados, ya que el papel para Fax no es muy resistente para mantener la información impresa en este.

Los registros cuando pasan al Subproceso Gestión documental serán manejados según las actividades definidas en el manual de Procedimientos de Herramientas de Desarrollo administrativo y el manual de gestión documental y archivo, basados en la Ley 594 del 2000, las Tablas de Retención Documental y los recursos con los que cuente la administración para el Archivo Municipal.Versión: 12

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Los registros pueden ser evidenciados en cualquier medio de soporte: Impreso, magnético, digital, audiovisual, etc.

Los formatos que se encuentran normalizados en el Sistema de Gestión de Calidad y Seguridad Industrial y Salud Ocupacional solo se modifican siguiendo el Procedimiento de Control de Documentos.

Es de Obligado cumplimiento la elaboración o generación de los registros identificados y trazables a actividades específicas en cada uno de los procesos.

Los registros que se generen en el Municipio de Pereira que se encuentren normalizados a través del Sistema de Gestión y Control serán identificados por el nombre del documento, versión, fecha compuesta por el mes y año y página (# de #).

POLITICAS DE OPERACIONPOLITICAS DE OPERACION

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CONTROL DE CONTROL DE REGISTROSREGISTROS

Verificación del adecuado manejo de los registros

Verificación del adecuado manejo de los registros

Identificación de registros Identificación de registros

Manejo de los registros Manejo de los registros

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ETAPA 1: Identificación de ETAPA 1: Identificación de RegistrosRegistros

Identifique los registros que quedan del desarrollo de sus

actividades.

Identifique los registros que quedan del desarrollo de sus

actividades.

Se ingresan los registros identificados a la tabla de

retención documental completando toda la

información que se requiere.

Se ingresan los registros identificados a la tabla de

retención documental completando toda la

información que se requiere.

Para esta identificación se debe tener en cuenta los

registros que se evidenciaron en el

Manual de Procedimientos

Si se esta haciendo cambios a la tabla de retención documental

hay que seguir el Procedimiento Control

de Documentos.

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ETAPA 2: Manejo de los RegistrosETAPA 2: Manejo de los Registros

Los registros se organizan en los archivos de gestión según las

tablas de retención documental y éstos se identifican según el formato rótulo identificación

carpetas.

Los registros se organizan en los archivos de gestión según las

tablas de retención documental y éstos se identifican según el formato rótulo identificación

carpetas.

Los registros que cumplen su tiempo de retención en el archivo

de gestión, se envían al subproceso de Administración de

documentos y archivo mediante oficio relacionando la serie o

subserie que se va a entregar de acuerdo a las tablas de retención

documental.

Los registros que cumplen su tiempo de retención en el archivo

de gestión, se envían al subproceso de Administración de

documentos y archivo mediante oficio relacionando la serie o

subserie que se va a entregar de acuerdo a las tablas de retención

documental.

Se almacenan en archivo de gestiòn según el tiempo de

disposición y luego se realiza la disposición final de acuerdo a lo

establecido en las tablas de retención documental.

Se almacenan en archivo de gestiòn según el tiempo de

disposición y luego se realiza la disposición final de acuerdo a lo

establecido en las tablas de retención documental.

Si los registros están en medio físico

Si los registros están en medio físico

Si los registros están en medio digital

Si los registros están en medio digital

Se organizan los Archivos digitales en la ruta descrita para el

lugar de almacenamiento

Se organizan los Archivos digitales en la ruta descrita para el

lugar de almacenamiento

Las copias de seguridad que se realicen a los registros en medio

digitales se deben enviar al Proceso de Herramientas de

Desarrollo Administrativo específicamente al Subproceso de

Control de Mantenimiento del Software y Hardware una vez se

cumpla el tiempo de retención en el archivo de gestión establecido

en la tabla de retención documental.

Las copias de seguridad que se realicen a los registros en medio

digitales se deben enviar al Proceso de Herramientas de

Desarrollo Administrativo específicamente al Subproceso de

Control de Mantenimiento del Software y Hardware una vez se

cumpla el tiempo de retención en el archivo de gestión establecido

en la tabla de retención documental.

Según lo definido en la tabla de retención Según lo definido en la tabla de retención documental:documental:

Según lo definido en la tabla de retención Según lo definido en la tabla de retención documental:documental:

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BACKUP: Copia de seguridad de los BACKUP: Copia de seguridad de los registros en medio digitalregistros en medio digital

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ETAPA 3: Verificación del ETAPA 3: Verificación del adecuado manejo de los registrosadecuado manejo de los registros

Se verifica el adecuado control de los registros

en los procesos a través de las Auditorias

Internas

Se verifica el adecuado control de los registros

en los procesos a través de las Auditorias

Internas

Adecuado Manejo de los

registros

Adecuado Manejo de los

registros

•Que se elaboren los registros esperados o identificados en el Manual de Procedimientos.

•Que estén correctamente identificados

• Tener los documentos en el lugar correcto de almacenamiento y por el tiempo adecuado

•Que estén organizados en los archivos de gestión

•Que estén en buen estado

•Que se elaboren los registros esperados o identificados en el Manual de Procedimientos.

•Que estén correctamente identificados

• Tener los documentos en el lugar correcto de almacenamiento y por el tiempo adecuado

•Que estén organizados en los archivos de gestión

•Que estén en buen estado

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PARA TENER EN PARA TENER EN CUENTA!!!CUENTA!!!

LOS REGISTROS SON PARTE DE LA MEMORIA INSTITUCIONAL Y SON LA

EVIDENCIA DE NUESTRO TRABAJO POR LO CUAL HAY QUE CUIDARLOS.

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