Jalapa, 20 de Julio de 2015

”Manual de Procedimientos” OFICINA MUNICIPAL DE RELACIONES PÚBLICAS

VERSION 1.0 MUNICIPALIDAD DE JALAPA

1

Contenido

DIRECTORIO: ....................................................................................................................................................... 2

COMISIÓN DE DESCENTRALIZACIÓN, FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL Y PARTICIPACION CIUDADANA ...... 2

EQUIPO TÉCNICO ................................................................................................................................................ 3

PRESENTACIÓN ................................................................................................................................................... 4

ACUERDO DE APROBACIÓN ................................................................................................................................ 5

MARCO JURÍDICO: .............................................................................................................................................. 6

CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE LA REPÚBLICA DE GUATEMA: ........................................................................... 6

CÓDIGO MUNICIPAL: ...................................................................................................................................... 6

REGLAMENTO INTERNO: ................................................................................................................................ 6

NORMAS DE CONTROL INTERNO DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS. ........................................... 7

Misión: ................................................................................................................................................................ 8

Visión: ................................................................................................................................................................. 8

OFICINA MUNICIPAL DE RELACIONES PÚBLICAS ................................................................................................ 9

Objetivos: ........................................................................................................................................................ 9

Funciones: ..................................................................................................................................................... 10

ORGANIGRAMA DE LA OFICINA MUNICIPAL DE RELACIONES PÚBLICAS ................................. 13

PROCEDIMIENTOS: .................................................................................................................................... 14

ANEXOS: ........................................................................................................................................................... 23

2

DIRECTORIO:

HONORABLE CONCEJO MUNICIPAL

ADMINISTRACIÓN 2012-2016

Elmer Leonidas Guerra Calderón

Alcalde Municipal

Presidente del Concejo Municipal, Jalapa, Jalapa

COMISIÓN DE DESCENTRALIZACIÓN, FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL Y

PARTICIPACION CIUDADANA

Jorge Eduardo Godoy Morales

Presidente de Comisión

Mariano Rafael Lemus Portillo

Vicepresidente de Comisión

Se adhiere:

Marco Antonio García Hernández

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EQUIPO TÉCNICO

Luis Enrique Sandoval Menéndez

Gerente Municipal

Daniel Camposeco

Jefe de Recursos Humanos a.i.

Virgilio Mazariegos

Director Municipal de Planificación

Hilda Teresa Lucero Campos de Vásquez

Directora de Administración Financiera Integrada Municipal

Marcos Adán Marroquín

Director Municipal de Servicios Públicos y Transporte

Astrid Maribel Lucero

Gerencia de Programas Sociales y Fortalecimiento del poder local

Daniel Méndez

Director Municipal de la Policía Municipal de Tránsito

Gracias a la colaboración de:

Félix Daniel Ortega

Auxiliar de la Oficina Municipal de Relaciones Públicas

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PRESENTACIÓN

Una de las principales metas de la actual administración ha sido el

“Fortalecimiento Institucional” para ello a través de la Gerencia Municipal se

ha encomendado elaborar y proporcionar a cada una de las Oficinas

Municipales las herramientas administrativas necesarias que le permita a

cada uno de los empleados municipales cumplir sus funciones, pero sobre

todo que les permita brindar una atención al vecino jalapaneco con: Cortesía,

Eficiencia y Empatía.

Cortesía; porque merecemos un trato amable, cálido y amable, siempre con

una sonrisa y un saludo fraternal.

Eficiencia; porque nos debemos a quienes nos visitan y requieren que

nuestros servicios se realicen de una manera ágil y oportuna, facilitando las

gestiones de los vecinos.

Y con Empatía, porque todos como jalapanecos necesitamos que nos

atiendan en otras circunstancias, y por ello debemos tratar a quienes nos

busquen de la misma manera con que queremos ser tratados.

A continuación me permito presentarles El Manual de procedimientos de la

Oficina Municipal de Relaciones Públicas de la Municipalidad de Jalapa.

Atentamente,

Prof. Elmer Leonidas Guerra Calderón

Alcalde Municipal

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ACUERDO DE APROBACIÓN

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MARCO JURÍDICO:

CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE LA REPÚBLICA DE GUATEMA:

Artículo 253. Autonomía Municipal. Los municipios de la República de

Guatemala, son instituciones autónomas. Entre otras funciones les

corresponde:

a. Elegir a sus propias autoridades.

b. Obtener y disponer de sus recursos y;

c. Atender los servicios públicos locales, el ordenamiento territorial de su

jurisdicción y el cumplimiento de sus fines propios.

Artículo 254. Gobierno Municipal. El gobierno municipal será ejercido por

un concejo el cual se integra con el alcalde, los síndicos y concejales, electos

directamente por sufragio universal y secreto para un período de cuatro años

pudiendo ser reelectos.

CÓDIGO MUNICIPAL:

Artículo 35. Atribuciones generales del Concejo Municipal. Son atribuciones

del Concejo Municipal:

i) La emisión y aprobación de acuerdos, reglamentos y ordenanzas

municipales.

REGLAMENTO INTERNO:

Reglamento interno para la Oficina Municipal de Relaciones Públicas, aprobado

por el Honorable Concejo Municipal.

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NORMAS DE CONTROL INTERNO DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS.

La Ley orgánica de la Contraloría General de Cuentas, señala que es el órgano

rector del control gubernamental; y que en ese contexto, es el responsable de

normar el Control Interno y Externo Gubernamental.

Congruente con esa función y responsabilidad institucionales, tanto el Decreto

101-97 del Congreso de la República, Ley Orgánica del Presupuesto, en el artículo

1, inciso f, numeral II, como el Decreto 114-97, también del Congreso de la

República, Ley del Organismo ejecutivo, en el artículo 24, se responsabiliza a la

autoridad superior de todos los entes públicos, de promover, organizar y fortalecer

el control interno, con base en las normas generales, emitidas por la Contraloría

General de Cuentas.

NORMA NO. 1. NORMAS DE APLICACIÓN GENERAL

Se refieren a los criterios técnicos y metodológicos aplicables a cualquier

institución sujeta a la fiscalización de la Contraloría General de Cuentas,

independientemente de su magnitud y de los sistemas en funcionamiento.

Las normas de aplicación general se refieren a: filosofía de control interno,

estructura de control interno, rectoría del control interno, funcionamiento de los

sistemas, separación de funciones, tipos de controles, evaluación del control

interno y archivos.

1.10 MANUALES DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS

La máxima autoridad de cada ente público, debe apoyar y promover la

elaboración de manuales de funciones y procedimientos para cada puesto y

procesos relativos a las diferentes actividades de la entidad.

Los Jefes, Directores y demás Ejecutivos de cada entidad son responsables de

que existan manuales, su divulgación y capacitación al personal, para su

adecuada implementación y aplicación de las funciones y actividades asignadas a

cada puesto de trabajo.

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Misión:

Garantizar las condiciones que permitan incrementar el desarrollo local,

brindando mejores servicios e impulsando la participación ciudadana en el

municipio.

Visión:

Hacer de Jalapa un municipio moderno, en armonía con el medio ambiente,

que permita brindar seguridad y una vida digna, sustentable y sostenible a

sus habitantes.

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OFICINA MUNICIPAL DE RELACIONES PÚBLICAS

Es la dependencia municipal responsable de la comunicación social por

medio de la cual el Alcalde y Concejo Municipal facilita en forma regular, la más

amplia información sobre sus actividades a los ciudadanos y a las ciudadanas.

La Oficina Municipal de Relaciones Públicas depende de la Alcaldía

Municipal quien podrá delegar la coordinación al Gerente Municipal en caso de no

contar con Encargado o Director de Relaciones Públicas

Objetivos:

a. Fortalecer la responsabilidad social de la municipalidad, de modo que las

autoridades y el personal se identifiquen con los intereses del público al que

han de servir, en el marco de la política general de redefinición,

descentralización y democratización del funcionamiento del Estado.

b. Determinar la importancia de las relaciones públicas con el Concejo

Municipal, el Alcalde y Directores de las dependencias municipales el

suministro y calidad de la información que será insumo para el

posicionamiento de la municipalidad y la rendición de cuentas.

c. Atender y orientar al público que desee entrevistarse con funcionarios u

funcionarías y autoridades de la municipalidad;

d. Preparar entrevistas con la prensa nacional o local, para informar sobre

acciones y gestiones realizadas por la administración municipal; asimismo,

redactar o revisar el contenido de boletines informativos u otros materiales

informativos destinados a la prensa, televisión y radio, para que divulguen

las actividades relevantes, planes y logros de la municipalidad, asociados a

la cultura, tradiciones y costumbres de las comunidades, reconociendo la

diversidad étnica y cultural y

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promoviendo la interculturalidad.

e. Sistematizar profesionalmente las relaciones públicas de la municipalidad y

resolver problemas de información, desvaneciendo prejuicios, recogiendo la

opinión de la gente e interpretando su actitud, para crear un ambiente

favorable de simpatía, lealtad, aprecio, comprensión y aceptación de la

organización, creando así una imagen positiva a favor del prestigio de la

institución.

f. Las oficinas de Relaciones Públicas modernas y democráticas de las

instituciones del Estado no han de limitarse a crear una imagen favorable

de la organización y de sus directivos, productos o servicios que presta;

sino han de contribuir a que las organizaciones públicas, las ONG y los

medios de comunicación de masas que se involucren, contribuyan a

"vender ideas", relacionadas con la acción política del Estado, la

gobernabilidad, el interés común, el bienestar de la sociedad, el desarrollo

nacional, etc.

Funciones:

a. Coordinar con la Comisión de Relaciones Públicas del Concejo Municipal,

el Alcalde, y directores municipales, para que suministren información de

calidad, que será insumo para la rendición de cuentas.

b. Coordinar con el secretario municipal y Directores Municipales, en cuanto a

la divulgación de los planes, programas, proyectos y los logros municipales,

mediante la elaboración, distribución y control de boletines informativos u

otros materiales divulgativos, con elementos asociados a la cultura,

tradiciones y costumbres de la comunidad, reconociendo la diversidad

étnica y cultural, a través de los medios de comunicación adecuados.

c. Crear mecanismos de información para la eficiente atención al público,

relativa a los servicios públicos municipales y los servicios administrativos.

d. Redactar o revisar el contenido de boletines informativos destinados a la

prensa, televisión y radio, para

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que divulguen las actividades relevantes de la municipalidad, los cuales

deben estar traducidos en el idioma o idiomas indígenas predominantes en

el municipio.

e. Preparar entrevistas con la prensa nacional o local, para informar sobre

acciones y gestiones realizadas por la administración municipal.

f. Recopilar la información publicada en los medios de comunicación e

informar a las autoridades de la municipalidad, en aquellos asuntos que

afecten o beneficien sus intereses.

g. Divulgar en forma sistemática en el idioma español y el idioma e idiomas

indígenas que se hablan en el municipio y de acuerdo con los medios

disponibles, las actividades más relevantes de la Municipalidad y sobre las

obras realizadas junto con la participación de los vecinos y vecinas y otras

organizaciones, como los y las comunitarias que participan en la realización

de las obras, programas y servicios públicos.

h. Mantener vínculo con las entidades de gobierno central, empresas privadas

y organismos nacionales e internacionales en aquellos aspectos que son

necesarios de acuerdo a los planes, programas y proyectos municipales.

i. Promover en los establecimientos educativos el que hacer municipal y la

participación ciudadana.

j. Asegurar el buen trato del personal municipal hacia los visitantes y hacia la

población, así como mantener las oficinas y área de atención en perfectas

condiciones de funcionamiento, limpieza.

k. Otras funciones que le sean asignadas por el Alcalde Municipal, Comisión

de Relaciones Públicas, y/o Gerente Municipal.

Para el logro de sus objetivos, la Oficina Municipal de Relaciones Públicas se

integra de la siguiente manera:

El Encargado de la Oficina Municipal de Relaciones Públicas, el que a su vez,

será el Vocero Oficial para dar a conocer cualquier información que se requerida

tanto por los miembros de la prensa,

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como por los vecinos jalapanecos, así mismo es el responsable de Planificar,

Coordinar, Dirigir, Controlar y Supervisar las acciones encaminadas a brindar

información oportuna. Este puesto podrá ser cubierto por el Gerente Municipal.

La Secretaría; encargada de la gestión y administración de los diferentes

documentos y papelería, responsable del resguardo y archivo de los mismos, así

como de la elaboración del informe mensual de trabajo.

La Unidad de Medios Informáticos Electrónicos, es la encargada de la

administración (Planificación, Coordinación, Control y Seguimiento) de la

información a través de los medios electrónicos, tales como: Facebook, Página

web oficial, correos electrónicos, o cualquier otro que sea creado en el futuro.

La Unidad de Medios Informáticos Tradicionales, es la encargada de la

administración (Planificación, Coordinación, Control y Seguimiento) de la

información a través de los medios tradicionales, tales como: Boletines impresos,

volantes, anuncios de prensa, anuncios radiales, afiches, entre otros. Además es

el responsable de la organización de eventos especiales tales como:

Inauguraciones, eventos públicos, etc.

La Sección de Corresponsal o Prensa Municipal, es la encargada de obtener la

información oportuna de los trabajos que realiza la Alcaldía Municipal y sus

dependencias, deberá permanecer constantemente fuera de la oficina obteniendo

información, manteniendo estrecha relación con los diferentes representantes de

los medios de comunicación locales y nacionales.

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ORGANIGRAMA DE LA OFICINA MUNICIPAL DE RELACIONES PÚBLICAS

Encargado de la Oficina Municipal de Relaciones

Públicas

(Vocero Oficial)

Medios Informaticos Electronicos

Medios Informaticos Tradicionales

Corresponsal (Prensa Municipal)

Secretaria

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PROCEDIMIENTOS:

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PRP-RRPP-001 Contratación de Medios de Comunicación

Periodísticas SecretariaEncargado de RRPPGerente Municipal

Alcalde Municipal

Fase

Inicio

Presentan su propuesta de

trabajo y cotización

Recibe propuestasAnaliza propuestas

y cotizaciones

Verifica en la Unidad de

Presupuesto de la DAFIM, la disponibilidad presupuestaria

y financiera

Elabora presentación para

ser revisada y aprobado por el

Alcalde Municipall

Revisa las propuestas y analiza

¿Aprueba?

Ordena al Secretario emitir convenio,

acta administrativa o contrato

SI

NO

Recibe copia del documento firmado

por el Medio de comunicación y el Alcalde Municipal

FIN

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PRP-RRPP-002 ELABORACION DE MENSAJES A DIVULGAR

Auxiliar de RRPPEncargado de RRPPGerente Municipal

Alcalde Municipal Medio de Comunicación

Fase

INICIO

Elabora arte, borrador, spot,

mensaje a divulgar

Revisa y analiza

¿Esta correcto? Revisa y Analiza

¿Aprueba?

NO

NO

SI

SIRecibe los mensajes para transmitirlos

FIN

17

PRP-RRPP-003 CONFERENCIAS DE PRENSA

Alcalde MunicipalEncargado RRPP

Auxiliar RRPPSecretaria

Medios de Comunicación

Fase

INICIO

Ordena organizar conferencia de

prensa por evento especial

Programa y organiza la actividad

Emite convocatoria, realiza llamadas,

envía correos electrónicos

Reciben la convocatoria

Participan en la actividad

Transmiten, promocionan y/o

divulgan la información

FIN

18

PRP-RRPP-004 TOMA DE FOTOGRAFIAS

Director MunicipalAlcalde Municipal

Encargado de RRPP Auxiliar de RRPP

Fase

INICIO

Informa sobre alguna actividad

Recibe cronograma de actividades,

organiza y agenda

Asigna al Auxiliar de RRPP idóneo

Asiste a la actividad para colocar imagen municipal y tomar

fotografías

Revisa las fotografías y publica

las mejores

Archiva las fotografías para posteriores usos

FIN

19

PRP-RRPP-005 ELABORACION DE BOLETINES, VOLANTES, ANUNCIONES EN PRENSA, COMUNICADOS, ETC.

Auxiliar de RRPPEncargado de RRPPGerente Municipal

Alcalde Municipal Medio de Comunicación

Fase

INICIO

Revisa las actividades

realizadas durante el mes

Selecciona y clasifica el

material de las actividades

Elabora el Boletín Informativo

Revisa, corrige y hace observaciones

¿Autoriza? Revisa y Aprueba

¿Aprueba?

Firma borrador para constancia

SINO

SI

NO

Recibe información

Promociona y Divulga

información

FIN

20

PRP-RRPP-006 IMAGEN INSTITUCIONAL

Auxiliar de RRPPEncargado de RRPPGerente Municipal

DAFIM Proveedor

Fase

INICIO

Realiza diagnostico de la necesidad de Imagen Municipal

Elabora propuesta, diseños, ubicación, presupuesto, etc.

Revisa la propuesta

¿Autoriza?

Da visto Bueno a la solicitud de compra

y deja copia para archivo de RRPP

Realiza compra de lo solicitado

Entrega producto a RRPP

Coloca la imagen municipal según

Propuesta

FIN

SI

NO

21

PRP-RRPP-007 ENTREVISTAS, REPORTAJES Y ENCUESTAS

Encargado de RRPPGerente Municipal

Auxiliar de RRPPMedios de

Comunicación

Fase

INICIO

Asigna a un auxiliar de RRPP a cubrir la

actividad

Realiza entrevistas o platicas con los

asistentes

Edita las grabaciones

Divulga la información por los

medios de comunicación

disponibles

FIN

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PRP-RRPP-008 ARCHIVO DE DOCUMENTOS

Encargado de RRPPAuxiliar de RRPP

Secretaria Archivo Municipal

Fase

INICIO

Anualmente clasifica, organiza y

depura los documentos,

fotografías, videos, CD, etc.

Traslada el material que considera que

ya no utilizará

Recibe materiales y documentos para su

rotulación

Emite Oficio y conocimiento de los documentos que se enviaran al archivo cumpliendo con el

Reglamento Interno

Recibe documentos, y resguarda

cumplimiento con el Reglamento Interno

de Archivo Municipal

FIN

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ANEXOS:

1. Reglamento Interno de la Oficina Municipal de Relaciones Públicas; aprobado por el

Concejo Municipal.