Edición 0 Página 1 de 72

OFERTAS Y CONTRATACIONES

1.- PAQUETES DE CONTRATACIÓN Y OFERTAS...................................................................2

A- TRABAJAR CON PAQUETES DE CONTRATACIÓN ..........................................................2 F- TRABAJAR CON OFERTAS .........................................................................................8 G- CREAR FICHERO SOLICITUD OFERTAS ......................................................................9 H- RECEPCIÓN OFERTAS VÍA FICHERO ........................................................................ 11 I- ALTA MANUAL DE OFERTAS .................................................................................... 12 M- ACEPTAR OFERTAS ............................................................................................... 14

2.- COMPARATIVOS ...................................................................................................... 18 A- TRABAJAR CON COMPARATIVOS ............................................................................. 18 F- SELECCIÓN DE UNA OFERTA .................................................................................. 21 G- INICIAR RUTA DE APROBACIÓN ............................................................................. 23 H- FLUJO DE APROBACIÓN DE COMPARATIVO .............................................................. 24

3.- CONTRATOS ........................................................................................................... 26 A- TRABAJAR CON CONTRATOS .................................................................................. 26 F- TRANSITAR CONTRATOS........................................................................................ 32

4.- EVALUACIÓN Y CALIDAD .......................................................................................... 33 A- EVALUACIÓN DE PROVEEDORES ............................................................................. 33 B- PREGUNTAS DE CONTROL DE CALIDAD ................................................................... 35 C- FAMILIAS DE PREGUNTAS...................................................................................... 39 D- GRUPOS DE PREGUNTAS ....................................................................................... 40 E- FICHA DE EVALUACIÓN.......................................................................................... 41

5.- UTILIDADES ........................................................................................................... 45 A- MODELOS DE DOCUMENTOS .................................................................................. 45 B- VARIABLES DE DOCUMENTOS ................................................................................ 46 C- ESTADOS DE CONTRATOS ..................................................................................... 48 D- PLANTILLAS FICHEROS DE SOLICITUD.................................................................... 51 E- RUTA DE APROBACIÓN DE COMPARATIVOS.............................................................. 56 F- GRUPOS DE USUARIOS.......................................................................................... 59

6.- CONSULTAS E INFORMES ......................................................................................... 62 A- COMPARATIVOS.................................................................................................... 62 B- COMPARATIVA DE CONTRATOS .............................................................................. 63 C- SEGUIMIENTO DE CONTRATOS............................................................................... 65 D- HISTORIA DE UN COMPARATIVO ............................................................................ 65 E- CONSULTAR VALORACIÓN MEDIA DE PROVEEDORES ................................................ 67 F- CONSULTAR VALORACIÓN MEDIA DE OBRAS............................................................ 68 G- INFORME DE VALORACIÓN MEDIA DE PROVEEDORES ............................................... 69 H- INFORME DE VALORACIÓN MEDIA DE OBRAS........................................................... 69 I- INFORME DE SALDOS DE CONTRATOS ..................................................................... 70 J- INFORME DE ELEMENTOS CONTRATADOS ................................................................ 71

CONTROL DE MODIFICACIONES

EDICIÓN FECHA MODIFICACIONES 0 05/05/2011 Edición inicial

Edición 0 Página 2 de 72

1.- PAQUETES DE CONTRATACIÓN Y OFERTAS El objetivo de esta área es poder contratar la obra: Seleccionar los elementos objeto de contratación, recibir ofertas, preparar comparativos, aceptar ofertas y elaborar el contrato con el proveedor.

A- TRABAJAR CON PAQUETES DE CONTRATACIÓN Un paquete de contratación es una serie de elementos de obra que se quieren contratar. Se crea un paquete de contratación para poder enviárselo a los proveedores y que emitan ofertas para dichos elementos. Los paquetes de contratación pueden ser de tres naturalezas distintas:

• Paquete de contratación de obra: serie de elementos de la obra • Paquete de contratación de artículos: serie de artículos que pudiendo ser de obra

trascienden de dicho ámbito. Los artículos se gestionan en el módulo almacenes y artículos. Ej. Material de oficina.

• Paquete de contratación de presupuestario: serie de elementos que son gestionados desde el módulo de control presupuestario.

Desde esta pantalla, o desde la opción B del menú, Alta de Paquetes, el usuario puede añadir paquetes de contratación de los tres tipos:

PAQUETE DE CONTRATACIÓN DE OBRA: Para poder crear paquetes de contratación de obra, el usuario debe trabajar sobre una versión con rol contratación. Si no existe una versión con este rol, el usuario no podrá contratar. El usuario debe indicar a qué obra corresponde el paquete de contratación y la sociedad que finalmente firmará los contratos con los proveedores.

Edición 0 Página 3 de 72

El campo comentario servirá para indicar un nombre o una descripción para el paquete de contratación. Es necesario indicar si la medición del elemento que aparece en el presupuesto se puede modificar (abierta) o no se puede modificar (cerrada) y si quiere trabajar a nivel de unidad de obra o con descompuestos. Una vez confirmada la selección, el sistema muestra una pantalla para seleccionar los elementos a incluir en el paquete de contratación: El usuario puede utilizar los filtros para realizar la búsqueda de los elementos.

Si el usuario quiere contratar elementos sólo de una parte de la obra, podrá ver los elementos

en árbol e ir seleccionado los de la parte de la obra que corresponda.

Edición 0 Página 4 de 72

Si no utiliza los filtros, el sistema mostrará al todos los elementos del presupuesto.

Una vez localizados los elementos que el usuario quiere incorporar al paquete de contratación, o bien los arrastra a Asignados a paquete de contratación o los selecciona y los mueve con las

flechas , :

Edición 0 Página 5 de 72

Si el usuario quiere cambiar la cantidad a contratar, puede hacerlo Desbloqueando primero

dicha cantidad con Desbloquear cantidad. Es posible incorporar al paquete de contratación líneas adicionales que permitan calificar las

ofertas mas allá de los precios ofertados. Estas líneas adicionales se pueden añadir desde Añadir preguntas clasificatorias. Ej.: ¿Dispone de certificado ISO 9001? ¿Dispone de certificado ISO 14001? ¿Dispone de certificado OHSAS 18001?

Edición 0 Página 6 de 72

El usuario confirma el paquete de contratación una vez que está completo. Ya está creado el paquete de contratación de obra. PAQUETE DE CONTRATACIÓN DE ARTÍCULOS: Si el usuario lo que quiere es crear un paquete de contratación de artículos, los datos que debe incluir son Comentario y Sociedad.

Los filtros de búsqueda para los elementos a incorporar en el paquete de contratación son Grupo Artículo y Ámbito:

Edición 0 Página 7 de 72

Una vez localizados los artículos, la operativa para crear el paquete de contratación es la misma que la descrita en la creación de paquetes de contratación de obra.

PAQUETE DE CONTRATACIÓN DE PRESUPUESTARIO: Puede ser que el usuario desee crear un paquete de contratación de una o varias partidas presupuestarias, los campos a completar en este caso son Sociedad y Promoción.

Los filtros de búsqueda para este caso son Tipo de partida y Sociedad.

Edición 0 Página 8 de 72

Una vez localizada la partida o partidas a incluir en el paquete de contratación la operativa es la misma que la descrita en la creación de paquetes de contratación de obra.

F- TRABAJAR CON OFERTAS Si el usuario desea ver las ofertas que tiene para un paquete de contratación concreto, lo hará desde este punto de menú. Con los filtros de búsqueda localiza el paquete a consultar:

Al hacer doble clic sobre el paquete de contratación, el sistema muestra todas las ofertas recibidas para ese paquete de contratación. El usuario puede modificar, añadir o eliminar ofertas.

Edición 0 Página 9 de 72

Desde esta pantalla el usuario puede imprimir en Excel las ofertas recibidas para ese paquete:

G- CREAR FICHERO SOLICITUD OFERTAS Una vez creado el paquete de contratación, el usuario lo puede generar un fichero Excel con el que solicitar oferta a los proveedores. La pantalla que nos muestra el sistema tiene como criterios de búsqueda la obra y la sociedad:

Edición 0 Página 10 de 72

Tras seleccionar el paquete de contratación, el sistema da la opción al usuario de seleccionar al proveedor al que se lo va a enviar para que los datos de éste aparezcan en el Excel. Si se le va a enviar a varios proveedores, estos campos aparecerán en blanco para que lo completen cada uno de ellos. Es posible seleccionar la opción Incluir Precios y Cantidades. Lo habitual será Incluir cantidades y no precios.

Al confirmar la selección del paquete de contratación, el sistema muestra las plantillas disponibles para su impresión. La creación de las plantillas se realiza desde el menú Utilidades/D-Plantillas Ficheros de Solicitud. Es posible también crearlo desde una plantilla en blanco.

Edición 0 Página 11 de 72

Una vez seleccionada la plantilla a utilizar, el sistema genera el Excel que el usuario enviará al proveedor:

H- RECEPCIÓN OFERTAS VÍA FICHERO Si los proveedores envían sus ofertas a través de un fichero (Excel), el usuario las introduce en el sistema a través de este punto de menú. El usuario selecciona el fichero recibido, la plantilla en la que desea cargar los datos y el proveedor de que se trate. El nombre del proveedor aparecerá automáticamente en el campo Oferta.

Edición 0 Página 12 de 72

Al confirmar la carga, el sistema muestra una presentación previa de la oferta.

Si el usuario quiere introducir la oferta en el sistema, lo importa desde .

I- ALTA MANUAL DE OFERTAS Si el proveedor ha enviado su oferta en papel y no en un fichero que el usuario pueda importar al sistema, deberá cargarlo manualmente. Para cargar manualmente las ofertas, el usuario selecciona el paquete de contratación correspondiente:

Con el fin de no dar de alta en el maestro de proveedores a aquellos que realizan ofertas pero con los que posteriormente no se ha alcanzado ningún acuerdo de contrato, el sistema crea un mantenimiento de presuntos proveedores para los cuales se pueden registrar ofertas. Un presunto podrá convertirse en proveedor automáticamente al contratar con él un determinado elemento, artículo o partida presupuestaria. Cumplimentado el Proveedor o el preseleccionado, aparecerá automáticamente en la descripción el nombre del proveedor.

Edición 0 Página 13 de 72

Al confirmar la selección, el sistema muestra en columnas el proveedor seleccionado para que el usuario introduzca la información correspondiente al precio ofertado por el proveedor, así como sus condiciones u ofertas adicionales.

El usuario puede añadir o suprimir las preguntas complementarias, ver la

descripción larga del elemento, poner observaciones al comparativo, explicar en

justificante del comparativo los motivos de aceptación del mismo, añadir un nuevo

elemento o explicar el por qué se contrata un elemento concreto en justificación del elemento.

Una vez que se confirman los datos, la oferta se encuentra cargada en el sistema.

Edición 0 Página 14 de 72

M- ACEPTAR OFERTAS Para aceptar una oferta de manera directa, esto es, sin usar la herramienta de flujos de trabajo, el usuario la debe seleccionar del paquete de contratación para que el sistema muestre las ofertas recibidas.

Una vez confirmada la oferta seleccionada, el sistema muestra la oferta. El usuario la acepta

desde Confirmar.

Edición 0 Página 15 de 72

El usuario indica en la oferta las cantidades contratadas para cada elemento. Si las cantidades contratadas son superiores a las cantidades que aparecen en la oferta, el sistema pide la conformidad del usuario:

En este caso, al ser las cantidades a contratar superiores a las de la oferta, el sistema pide que exista una justificación de este hecho y una justificación de los elementos del mismo en términos de la oferta y en concreto de los elementos afectados a través de los mensajes:

Al confirmar la oferta seleccionada, el proceso solicita la fecha y, nº de contrato, la descripción y la persona de contacto.

Edición 0 Página 16 de 72

Seguidamente, si se desea, se puede continuar con la gestión del contrato:

Si se confirma gestionar el contrato creado, el sistema muestra los datos del contrato y el usuario puede modificar tanto los datos de la cabecera como los datos de los elementos a contratar. Los datos modificables de los elementos del contrato son: Fecha de inicio de suministro (fecha de la 1ª entrega), fecha de último suministro (fecha de última entrega), exceso (El usuario debe seleccionar AVISO en la columna “Exceso” si quiere que el sistema le avise en el momento que supere la cantidad total del contrato. En este caso, el sistema pide confirmación y permite continuar, o por el contrario, si selecciona la opción “BLOQUEAR”, el sistema impedirá recepcionar el albarán).

El usuario puede añadir, modificar o suprimir las líneas de los elementos.

Edición 0 Página 17 de 72

Edición 0 Página 18 de 72

2.- COMPARATIVOS

A- TRABAJAR CON COMPARATIVOS Un comparativo permite estudiar varias ofertas al mismo tiempo. Desde esta opción de menú, el usuario puede dar de alta, modificar o eliminar comparativos de ofertas. Alta de Comparativos: Para efectuar el alta de un comparativo, el proceso muestra los paquetes de contratación creados junto con las ofertas que tenga vinculadas cada uno de ellos. El usuario puede ver todos los creados o solamente los vivos. Si selecciona Todos, el sistema muestra tachados los paquetes que no tienen ofertas disponibles.

El usuario selecciona el paquete para el que va a crear el comparativo y al confirmarlo el sistema muestra las ofertas disponibles vinculadas al paquete. De las ofertas disponibles, el usuario marca las que quiere incorporar al comparativo:

Edición 0 Página 19 de 72

El sistema pide al usuario la confirmación de la decisión. Al confirmar se crea el comparativo.

Desde Trabajar con comparativos el usuario puede, a través de los iconos de la derecha de la pantalla realizar distintas acciones:

Aprobar el comparativo e incorporarlo a la ruta de Workflow; consultar las ofertas incluidas

en el comparativo desde , Modificarlas ; Conocer el Estado del comparativo para

revisar las distintas etapas por las que ha pasado .

El usuario puede ir a crear el contrato directamente, desde Contrato directo , sin pasar por la ruta de Workflow. En este caso, el usuario indicará las cantidades a contratar de cada elemento y de cada proveedor para emitir el contrato.

Edición 0 Página 20 de 72

El usuario puede crear el contrato a través de un flujo de trabajo. En este sentido, desde , podemos llevar el comparativo a una ruta de Workflow previamente creada con la finalidad de llevar a cabo el proceso de contratación mediante flujos de trabajo. El sistema solicitará la Ruta de Workflow por la cual transitará el documento, así como la descripción o nombre de dicha oferta dentro de la ruta.

Edición 0 Página 21 de 72

F- SELECCIÓN DE UNA OFERTA

Esta opción permite seleccionar una oferta de un comparativo y posteriormente generar el contrato. Equivale a la opción ‘contrato directo’ del proceso ‘trabajar con comparativos’. El sistema muestra los paquetes y las ofertas disponibles:

Al seleccionar la oferta que el usuario quiere aceptar, el sistema la muestra para que se introduzca la cantidad que quiere contratar:

Una vez introducida la cantidad y modificados los conceptos necesarios, el usuario confirma la oferta y el sistema solicita los datos de contrato:

Edición 0 Página 22 de 72

El usuario puede ir a gestionar el contrato:

Al aceptar, el sistema muestra los datos del contrato:

Edición 0 Página 23 de 72

G- INICIAR RUTA DE APROBACIÓN Esta opción permite llevar el comparativo a una ruta de Workflow creada previamente. Equivale a la opción ‘Aprobar comparativo’ del proceso ‘trabajar con comparativos’. El sistema muestra todos los comparativos de la obra seleccionada.

Una vez seleccionado el comparativo que queremos llevar a una ruta de aprobación, es necesario indicar la ruta elegida:

Edición 0 Página 24 de 72

Al confirmar la pantalla, el comparativo inicia la ruta de aprobación.

H- FLUJO DE APROBACIÓN DE COMPARATIVO Esta opción de menú permite visualizar las tareas pendientes del usuario relativas al flujo de aprobación de los comparativos. En función de los datos que introduzca el usuario, el programa muestra los comparativos que cumplan las condiciones introducidas en los filtros.

Edición 0 Página 25 de 72

Cada línea hace referencia a un comparativo y muestra información detallada de cada uno de ellos: Fecha de alta, a qué obra pertenece, nombre y descripción del comparativo, fase en la que se encuentra, fecha de entrada en la fase, … El sistema permite configurar esta información, moviendo las columnas para que aparezcan en el orden que quiera el usuario. Desde aquí, el usuario puede avanzar o retroceder las etapas del flujo de aprobación:

Edición 0 Página 26 de 72

3.- CONTRATOS

A- TRABAJAR CON CONTRATOS Este punto de menú permite añadir, modificar o suprimir contratos o el contenido de cada uno de ellos. En función de los datos que introduzca el usuario, el programa muestra los contratos que cumplan las condiciones introducidas en los filtros.

Una vez mostrados los contratos de acuerdo con los criterios de búsqueda, el sistema permite

añadir , modificar , eliminar o consultar los contratos.

Desde Duplicar , el usuario puede copiar los datos de un contrato ya existentes. Copia todos los datos introducidos para que de una forma rápida, se puedan dar de alta contratos con características similares. Alta de un nuevo contrato: El sistema muestra la pantalla para que el usuario introduzca los datos de cabecera del contrato (Sociedad, proveedor, promoción, obra, tipo de contrato, objeto del contrato,…). Existen tres tipos de contrato.

• Ejecución de obra: Ejecución subcontratada. • Suministro de material: Material. • Contrato marco: Contrato sin cantidades especificadas.

Al meter las líneas del contrato, si este es de ejecución de obra o de suministro de material, es obligatorio introducir la cantidad. Si el contrato es tipo acuerdo marco, la cantidad no es obligatoria al meter los datos del contrato.

Edición 0 Página 27 de 72

A continuación, el usuario da de alta los elementos del contrato:

El usuario debe seleccionar AVISO en la columna “Exceso” si quiere que el sistema le avise en el momento que supere la cantidad total del contrato. En este caso, el sistema pide confirmación y permite continuar, o por el contrario, si selecciona la opción “BLOQUEAR”, el sistema impedirá recepcionar el albarán.

Edición 0 Página 28 de 72

Una vez completadas las líneas del contrato, para que el sistema guarde el contrato es necesario validarlo:

Desde esta pantalla el usuario puede imprimir el contrato:

Edición 0 Página 29 de 72

El sistema muestra los modelos de documentos disponibles para que el usuario seleccione el que va a utilizar. (Los Modelos de documentos se crean en 5.A-MODELOS DE DOCUMENTOS):

Si el contrato incorpora variables del tipo #NOMBRE_REP_OBRA, #NOMBRE_REP_SOCIEDAD O #NOMBRE_REP_PROVEEDOR, el sistema ofrece todos los representantes y contactos posibles:

El usuario debe marcar cuales de ellos participan en el contrato. Para ello debe indicar en el desplegable, el nº de orden: De los dos contactos que existen de la sociedad, el 1º que va a aparecer es el que lleve un 1 en el nº de orden. El 2º llevará un 2:

Una vez elegidos los representantes, cuando el usurario avance , el sistema mostrará el contrato.

Edición 0 Página 30 de 72

Desde la pantalla principal de Trabajar con contratos, el usuario puede Transitar el estado del

contrato (Ver 3.F- TRANSITAR CONTRATOS) y hacer un comparativo .

Para realizar un comparativo entre dos contratos, es necesario que el usuario seleccione dos de

ellos y pulse .

Edición 0 Página 31 de 72

El sistema muestra en un Excel el comparativo entre los dos contratos y permite ver cuál sale más económico (verde) o menos (rojo).

Modificar contratos:

Si el contrato se encuentra en estado Pendiente de Aceptar, el sistema permite, desde , modificar datos de contratos ya dados de alta. Se pueden modificar los datos del encabezado, añadir unidades de contratación, modificar las existentes o suprimirlas. Se pueden modificar también los plazos de ejecución indicados en el contrato. Solo se podrán modificar contratos Aceptados si el parámetro correspondiente del módulo de configuración está activado:

Eliminar contratos:

Desde , el usuario puede eliminar contratos existentes. Solo se podrán suprimir contratos si el estado es Pendiente de Aceptar o en el caso de estar aceptados si el parámetro correspondiente del módulo de configuración está activado.

Edición 0 Página 32 de 72

F- TRANSITAR CONTRATOS Este punto de menú permite cambiar el estado de un contrato. Una vez seleccionado el contrato que se quiere cambiar, el sistema muestra una pantalla para seleccionar el nuevo estado al que va a pasar. Se puede retroceder la aceptación del contrato, pero solo se puede dar marcha atrás si el contrato no está imputado.

Nota: Para poder vincular el contrato a una factura, es necesario que el contrato se encuentre en estado Aceptado.

Edición 0 Página 33 de 72

4.- EVALUACIÓN Y CALIDAD El módulo de Evaluación y Calidad pretender servir de herramienta al usuario para evaluar a los proveedores con los cuales ha trabajado, de tal forma que sirva como precedente para obras futuras y se tome como un dato a tener en cuenta en el proceso de selección de ofertas.

A- EVALUACIÓN DE PROVEEDORES A través de este menú el usuario podrá añadir la cumplimentación de la ficha de evaluación (ver apartado E), realizada a nuestro proveedor.

A la hora de localizar una determinada evaluación, el usuario podrá filtrar por el proveedor en cuestión, la obra, la ficha de evaluación cumplimentada, todo ello comprendido entre un rango de fechas.

Al pulsar sobre el icono añadir el sistema solicitará al usuario el proveedor sobre el cual se realizará el control de calidad, la ficha de evaluación que se le aplicará, la fecha en la cual se registra dicha evaluación, y finalmente la obra en la que ha participado.

Cumplimentados dichos datos el sistema mostrará la información básica del proveedor, y solicitará al usuario los valores a las preguntas de la ficha seleccionada.

Edición 0 Página 34 de 72

De esta forma el usuario irá cumplimentado los valores de las preguntas. En dicha cumplimentación el usuario no verá la ponderación o valoración que hemos llevado a cabo para cada una de las posibles respuestas, aunque por el mero hecho de indicar dicho valor, el sistema calcule el promedio para dicho proveedor. Confirmada dicha ficha, el sistema automáticamente realizaría la ponderación de evaluaciones conseguidas, indicándonos la puntuación final que ha logrado nuestro proveedor.

Una ficha de evaluación podrá modificarse, e imprimirse generando un fichero en formato Word con el detalle de la cumplimentación de la ficha en cuestión:

Edición 0 Página 35 de 72

B- PREGUNTAS DE CONTROL DE CALIDAD El proceso de Evaluación de Preguntas de Control de Calidad albergará todas las preguntas que posteriormente serán asignables a nuestros proveedores, en sus respectivas fichas de evaluación.

Edición 0 Página 36 de 72

El usuario podrá añadir las diferentes preguntas que posteriormente permitirán al usuario catalogar al proveedor.

Para añadir una nueva pregunta de control de calidad, lo haremos a través del icono . Al añadir una nueva pregunta el sistema nos solicitará el código de pregunta, su denominación o descripción, el tipo de pregunta (único, múltiple o libre), el número de orden, la familia a la cual pertenece y su obligatoriedad. Código: De libre codificación, y servirá como identificación del dato solicitado en la ficha de evaluación. Denominación: Descripción del ítem. Tipo de Código: Indica al sistema si el código solicitado en la ficha de evaluación admite un único valor, múltiples valores o si por el contrario se trata de un texto libre. Número de Orden: Se asignará un número secuencial según el cual el sistema ordenará la lista de preguntas en la ficha de evaluación y calidad. Familia: Permitirá identificar la familia a la que pertenece nuestro código estadístico. Obligatoriedad: Indica que dicha pregunta deberá ser cumplimentada para la grabación de la ficha de evaluación y calidad. En el caso de que la pregunta creada tenga un Tipo que se corresponda con el valor “Único” o

“Múltiple”, el usuario deberá indicar sus correspondientes valores a través del icono Valores.

Edición 0 Página 37 de 72

Cumplimentados los posibles valores a dicha pregunta, el usuario podrá indicar la puntuación que tendrá cada una de las respuestas del proveedor con el fin de evaluarle.

El icono permitirá al usuario modificar una pregunta previamente creada en nuestro sistema. En el caso de que se intentara modificar el campo correspondiente al Tipo de pregunta (único, múltiple o libre) el sistema comprobará si dicha pregunta ha sido utilizada en alguna ficha remitida y cumplimentada por algún proveedor. Si fuera así, el sistema avisará al usuario de la imposibilidad de realizar dicha modificación a través del siguiente mensaje:

El icono permitirá al usuario eliminar una determinada pregunta del control de calidad. Si dicha pregunta hubiera sido asociada a una determinada plantilla o ficha de evaluación, el sistema avisará al usuario de la imposibilidad de realizar dicha acción a través del siguiente mensaje:

Edición 0 Página 38 de 72

El icono permitirá al usuario duplicar una pregunta previamente creada. Esto permitirá abrir de forma más ágil preguntas similares al usuario.

El icono mostrará al usuario la pertenencia de dicha pregunta a los grupos de preguntas de evaluación y control de calidad. Los grupos de preguntas, permiten asociar preguntas que por su naturaleza o tipología deban estar agrupadas bajo un mismo epígrafe. De esta forma su distinción será mucho más ágil, y por ende la asociación de grupos a plantillas o fichas de evaluación de control de calidad.

A través del icono el usuario podrá configurar aquellas preguntas del control de calidad, cuyo Tipo sea “Libre”. Al pulsar sobre dicho icono el usuario visualizará la siguiente ventana:

El usuario indicará la denominación de los posibles valores e indicará si el texto libre deberá ser un campo numérico (indicando también el tamaño de dicho campo en posiciones, así como sus decimales), un campo de Texto (indicando igualmente el tamaño del texto), o un campo Fecha.

Edición 0 Página 39 de 72

C- FAMILIAS DE PREGUNTAS La opción Familias de Preguntas de Control de Calidad, permitirá agrupar ciertas preguntas de evaluación y control de calidad con la finalidad de visualizar dichas preguntas estructurados por sus correspondientes familias en la ficha de evaluación.

A través del icono se podrán asociar las preguntas a una determinada familia de preguntas de evaluación y control de calidad.

Edición 0 Página 40 de 72

El proceso mostrará en la parte izquierda de la imagen aquellas preguntas que no se corresponden con la familia seleccionada, y en la parte derecha de la imagen, todas la preguntas asociadas a dicha familia. El usuario podrá eliminar una pregunta de dicha familia, pasándola a la parte izquierda de la pantalla, y de forma contraria, podrá agregar una nueva pregunta a la familia, pasándola a la parte derecha de la pantalla. Al realizar este proceso de asignación o eliminación de una determinada pregunta a su familia correspondiente, el sistema avisará al usuario de dicha acción:

D- GRUPOS DE PREGUNTAS La opción Grupos, permitirá agrupar ciertas preguntas de la misma naturaleza, con la finalidad de permitir al usuario una cómoda y ágil asociación a la ficha de evaluación y control de calidad.

A través del icono se podrán asociar dichas preguntas al grupo de preguntas.

Edición 0 Página 41 de 72

De esta forma el usuario podrá vincular masivamente ciertas preguntas, a una determinada ficha de evaluación. A la hora de preparar la Ficha de Evaluación, el usuario podrá visualizar dichos grupos.

E- FICHA DE EVALUACIÓN Este menú permitirá al usuario crear las diferentes fichas de evaluación que posteriormente utilizará en la catalogación y valoración de los proveedores.

A través del icono el usuario podrá crear las diferentes fichas de evaluación a utilizar con sus proveedores.

Edición 0 Página 42 de 72

El icono permitirá al usuario modificar una determinada ficha de evaluación. Si la ficha de evaluación a modificar hubiera sido utilizada en la evaluación de algún proveedor, el sistema nos avisaría de la imposibilidad de dicha acción a través del siguiente mensaje.

A través del icono el usuario podrá borrar una determinada ficha de evaluación. Si dicha ficha hubiera sido utilizada en la evaluación de algún proveedor, el sistema nos avisaría de la imposibilidad de dicha acción a través del siguiente mensaje:

El icono permitirá abrir una determinada ficha de evaluación duplicando una ficha existente, con el fin de agilizar fichas similares.

El icono mostrará al usuario los grupos de preguntas de evaluación y control de calidad, vinculadas a nuestra ficha de evaluación.

Edición 0 Página 43 de 72

El icono mostrará la relación de preguntas asociadas a nuestra ficha de evaluación. El usuario podrá asignar o eliminar dicha asociación, libremente:

Finalmente el icono Vista previa mostrará al usuario una vista previa de la ficha de evaluación que posteriormente se emitirá a nuestros proveedores:

Edición 0 Página 44 de 72

Edición 0 Página 45 de 72

5.- UTILIDADES

A- MODELOS DE DOCUMENTOS Esta opción nos permite crear tipos de Modelos de Documentos. Tendremos tres tipos de documentos diferentes, contratos, pedidos y albaranes.

Los iconos de la parte superior nos permitirán crear modelos , modificarlos y

eliminarlos . Al añadir un modelo nuevo, el usuario introduce el nombre del documento, el tipo (contrato, pedido, albarán) y una descripción del mismo:

Al validar los datos introducidos , el sistema abre un documento de Word para que el usuario pueda crear el modelo.

Desde el icono Variables , el usuario puede acceder a las variables de los documentos. (Ver 5.B- Variables de documentos).

Edición 0 Página 46 de 72

B- VARIABLES DE DOCUMENTOS Esta opción del menú muestra la relación de variables que se pueden utilizar en el módulo para emitir los contratos, pedidos y albaranes.

Las variables se dividen en $XXXX Variables PÁRRAFO: Predefinidas #XXXX Variables CAMPO: Predefinidas $$XXXX Variables PERSONALIZADAS Las variables personalizadas ($$XXX) pueden ser: Tipo Texto, Tipo Cuadro Comparativo y Tipo Documento. Variables tipo Texto: En la Variable el usuario pondrá $$ seguido de un campo y en Denominación el usuario pondrá un campo identificativo.

Edición 0 Página 47 de 72

Una vez validada la variable, se habilita el campo Descripción Larga para que el usuario pueda escribir el texto que quiere que aparezca al introducir esa variable.

Variables tipo Cuadro Comparativo: Con esta variable se configuran las columnas del cuadro de elementos del comparativo. En la Variable el usuario pondrá $$ seguido de un campo y en Denominación el usuario pondrá un campo identificativo.

Edición 0 Página 48 de 72

Una vez confirmada la variable, se habilita el icono Configurar cuadro comparativo para que el usuario defina el cuadro que aparecerá al utilizar esa variable.

Edición 0 Página 49 de 72

Ejemplo:

Código Descripción Corta

Descripción Larga

Fecha Prevista Inicio

Fecha Prevista

Fin

Precio Cantidad Total

Total

Variables tipo Documento: Con esta variable se permite insertar un documento entero, ej. Anexos al contrato. En la Variable el usuario pondrá $$ seguido de un campo y en Denominación el usuario pondrá un campo identificativo.

Una vez confirmada la variable, se habilita el icono Especificar fichero para que el usuario seleccione el documento que quiere incorporar.

Edición 0 Página 50 de 72

Otras variables personalizadas son las de Códigos Estadísticos: Los códigos estadísticos se pueden utilizar como variables si el usuario los ha creado en Presupuestos y Mediciones/Datos Auxiliares/A-Códigos Estadísticos.

Estas variables no es necesario que se añadan en la tabla de variables. El usuario introduce la variable directamente en el modelo de documento Word. La llamará de la misma forma que el “código” del Código estadístico precedido del signo #. Ej: #PLANTA_V.

C- ESTADOS DE CONTRATOS En este punto de menú se encuentra la tabla de Estados de Contratos. El usuario puede Modificar la denominación del estado, pero no puede añadir un nuevo estado ni eliminar uno existente.

Edición 0 Página 51 de 72

D- PLANTILLAS FICHEROS DE SOLICITUD Cuando el usuario crea el Fichero de solicitud de ofertas (Ver 1.G-Crear fichero solicitud de ofertas), para enviarlo a los distintos proveedores, lo hace a partir de una plantilla de Excel creada previamente desde esta opción de menú.

Desde aquí el usuario puede dar de alta una nueva plantilla, modificar o eliminar una existente.

Cuando el usuario da de Alta una nueva plantilla, tiene que componer los campos que quiere que aparezcan en la misma. Están diferenciados en Campos sociedad, campos cabecera, campos detalle y campos pie:

Edición 0 Página 52 de 72

Campos sociedad: El usuario selecciona los campos de la sociedad que quiere que aparezcan en la plantilla, así como las opciones de formato que desee (negrita, cursiva…). Para que aparezcan los campos Sociedad en el Excel, es necesario que el usuario marque el check de Mostrar información de Sociedad. La información de la Sociedad abarca desde la celda indicada en Inicio Fila Cabecera de la pestaña Campos-Sociedad hasta la línea anterior a la indicada en Inicio Fila Cabecera de la pestaña Campos-Cabecera. Los campos Inicio Fila Cabecera e Inicio Columna Cabecera son los campos que marcarán en qué celda de Excel se posicionarán los datos.

Campos cabecera: Los campos cabecera son los relativos al proveedor. Desde esta pantalla el usuario selecciona los campos que quiere que aparezcan en el Excel y en qué celda aparecerán los datos.

Edición 0 Página 53 de 72

La información de cabecera abarca desde la celda indicada en Inicio Fila Cabecera de la pestaña Campos- Cabecera hasta la línea anterior a la indicada en Inicio Fila Cabecera de la pestaña Campos-Detalle.

Campos detalles: En esta pantalla el usuario define los campos relativos a los productos que quiere que aparezcan en la oferta: código, descripción, cantidad, precio,… La información sobre el detalle abarca desde la celda indicada en Inicio Fila Cabecera de la pestaña Campos- Detalle hasta la línea anterior a la indicada en Inicio Fila Cabecera de la pestaña Campos- Pie. El campo líneas de separación indica las líneas que aparecerán entre los campos Cabecera y los campos Detalles:

Campos Pie: Son los campos que el usuario configurará para que aparezcan en la parte final del Excel.

Edición 0 Página 54 de 72

El usuario configura con los campos Líneas de Separación e Inicio Columna, la posición en la que se mostrarán en Excel.

Algunos campos significativos comunes a las distintas partes del fichero son:

Literal-Paquete: Si no se incorpora este campo, el fichero no se importa. Debe ser además un campo editable. Próxima celda:

• Si no se indica nada, el sistema pintará el primer dato en la misma celda en la que empiezan los datos. Si el siguiente campo también está en blanco, lo pintará a continuación del anterior, en la columna de al lado.

• Si se selecciona Próxima Línea, el campo se pinta debajo del anterior, es decir, en la siguiente línea.

• Si se selecciona Celda, hay que indicar exactamente en qué celda quiere que se pinte el dato, el usuario quiere indicar nº de fila y letra de la columna.

Editable: Si no se marca, el Excel saldrá la celda protegida y no se podrá escribir sobre ella. La columna precio debe ser editable. Importar: Si no se marca, al devolver el fichero el dato no se importa en Prinex. Es aconsejable marcarlo en preguntas comparativas y sobre todo en precios.

Edición 0 Página 55 de 72

Fórmula: Si el usuario quiere que se multipliquen dos columnas, debe marcar esta casilla y a continuación indicar las letras de las columnas que quiere que se multipliquen con el símbolo (*) multiplicar.

Una vez configurado y validado el formato, el usuario puede visualizarlo desde :

El modelo creado, corresponde con el siguiente Excel:

Tal como se ha configurado, el fichero de solicitud de ofertas (Ver 1-G Crear fichero solicitud de ofertas), tendrá la siguiente apariencia:

Edición 0 Página 56 de 72

E- RUTA DE APROBACIÓN DE COMPARATIVOS

Desde esta opción de menú, el usuario puede crear una nueva ruta de aprobación de

comparativos, modificar , eliminar una existente o copiar una ruta para después hacer las modificaciones oportunas. Se podrá modificar o eliminar una existente, si no hay ningún comparativo iniciado en dicha ruta. El usuario puede filtrar las rutas que quiere visualizar:

• Habilitadas: solo se mostrarán las rutas que estén abiertas • Todas: muestra también las rutas que se ha cerrado.

Edición 0 Página 57 de 72

Alta de ruta:

Al pulsar en añadir , se abrirá la siguiente pantalla y el usuario le dará un nombre a la nueva ruta:

A continuación, el usuario se posicionará en el panel blanco para “dibujar” la ruta. Al pulsar con el ratón y arrastrar el puntero se creará un cuadro (tarea) en gris con el nombre que el usuario haya escrito en el campo Descripción. Es necesario seleccionar siempre un grupo de usuarios o un usuario para que tenga acceso a esta ruta (no se podrán rellenar los dos). (Ver F-Grupos de usuarios). En el campo Nº días máximo inactivo, se definirán el nº de días límite que se permite estar en una etapa sin pasar a otra sin realizar ningún otro paso. El usuario podrá continuar aunque se haya sobrepasado el nº de días límite. Lo que permite este campo es que el administrador pueda visualizar los comparativos que se hayan excedido del límite. El usuario puede también establecer si el avance de etapa requerirá la firma del usuario o no es necesario. El sistema permite que se defina también si el usuario podrá seleccionar y/o modificar la oferta. El usuario tiene que definir estas características para cada una de las etapas de la ruta.

Edición 0 Página 58 de 72

Una vez confirmado , el sistema muestra la etapa creada:

Una vez creadas distintas etapas, es necesario unirlas (con el ratón). Al hacerlo, es sistema pide: Descripción en pantalla: Este campo aparecerá al visualizar el dibujo de la ruta. Descripción en el botón de llamada: Este campo aparecerá en el botón de llamada. Máximo 15 caracteres Descripción en la condición: Ampliación del botón anterior

Edición 0 Página 59 de 72

Cuando el usuario termina de elaborar la ruta y la confirma, el sistema transforma algunos campos por iconos. El inicio de ruta es una casa y la etapa final una bandera.

F- GRUPOS DE USUARIOS

Desde este menú, el usuario puede crear , modificar o eliminar los grupos de usuarios que pueden participar en las rutas de aprobación de comparativos. Al entrar en este punto el sistema nos muestra los grupos existentes:

Edición 0 Página 60 de 72

Al posicionarse en un grupo ya creado y hacer doble clic, o al pulsar la tecla Detalles , aparece una pantalla con los usuarios incluidos en el grupo:

Desde esta pantalla el usuario puede añadir, modificar o eliminar usuarios.

Para añadir usuarios a un grupo, al situarnos en una nueva fila, se desplegará, una lista con todos los usuarios que hay para que seleccionemos los que queremos incluir en cada grupo.

Los usuarios que se incluyan en cada grupo, son por los que circulará el comparativo para el que se confecciona la ruta.

Edición 0 Página 61 de 72

Edición 0 Página 62 de 72

6.- CONSULTAS E INFORMES

A- COMPARATIVOS El sistema muestra los comparativos de ofertas que el usuario haya establecido con los filtros de selección. Si no se establece ningún filtro, el sistema muestra todos los comparativos existentes de todas las obras y de todas las sociedades.

Una vez seleccionado el comparativo que el usuario quiere visualizar, es sistema muestra un Excel con la siguiente información:

• Datos relativos a la obra. • Elemento, unidades, cantidad y descripción, de los elementos ofertados. • Cantidad, precio y total de cada una de las ofertas recibidas (proveedor 1, proveedor 2

y proveedor 3).

• Total teniendo en cuenta el precio de la versión contratación. • Total teniendo en cuenta el precio más bajo de los ofertados. • Total teniendo en cuenta el precio medio.

• Diferencias de las ofertas recibidas respecto del precio medio.

Edición 0 Página 63 de 72

B- COMPARATIVA DE CONTRATOS Este informe tiene sentido cuando los elementos de los contratos a comparar son los mismos. El usuario puede comparar contratos con distintas situaciones: 1) Dos contratos de un mismo proveedor en dos momentos distintos dentro de la misma obra 2) Dos contratos de un mismo proveedor en dos obras distintas 3) Dos contratos de distinto proveedor en la misma obra 4) Dos contratos de distinto proveedores e distinta obra El sistema muestra los contratos existentes según los criterios de selección. El usuario

selecciona los que quiere comparar y pulsa el icono Comparativo .

Edición 0 Página 64 de 72

Una vez seleccionados los dos contratos, el sistema muestra un Excel con la siguiente información:

En el Excel se muestra la información de los contratos marcando en verde las cifras más bajas (precios o totales) y en rojo las más altas.

Edición 0 Página 65 de 72

C- SEGUIMIENTO DE CONTRATOS

El sistema muestra los contratos existentes según los criterios de selección:

Una vez seleccionado el contrato objeto de seguimiento, el usuario puede visualizarlo en

pantalla desde o en Excel desde Imprimir . El informe muestra los datos del contrato (unidades, precio e importe) y los datos referidos a Pedidos ( unidades pedidas e importes), Albaranes (Unidades reflejadas en el albarán e importes) y Facturas (unidades e importes reflejadas en la factura) y las diferencias de cada uno de ellos respecto al contrato.

D- HISTORIA DE UN COMPARATIVO Este informe muestra cada uno de los comparativos que han entrado en una ruta de aprobación. El usuario puede seleccionar la ruta o rutas que quiere que muestre el informe, las fechas sobre las que desea acotar y qué tipo de documentos quiere que muestre (pendientes, estancados, finalizados,…).

Edición 0 Página 66 de 72

Los datos que muestra el sistema son:

• Nº documento: Nº correlativo de entrada al sistema. Si aparece dibujada una bandera verde, significa que el comparativo ha finalizado la ruta.

• Descripción: Nombre que se le dio al comparativo. • Fecha y Hora: datos relativos al momento en el que el documento entró en la ruta • Ruta: Nombre de la ruta • Etapa actual: Etapa en la que se encuentra el comparativo • Último visado: usuario que realizó la etapa anterior • Fecha Estado: Fecha en la que el comparativo ha entrado en su fase actual. • Días en la etapa: días que lleva el comparativo en la etapa actual • Días máximos: días máximos que puede estar en la etapa • Diferencia: entre los días que lleva y los días máximos.

Una vez seleccionado el comparativo, el usuario puede ver su historia en pantalla desde “En

texto” :

En dibujo desde “En gráfico” :

Edición 0 Página 67 de 72

O ver los detalles desde “Detalles” :

E- CONSULTAR VALORACIÓN MEDIA DE PROVEEDORES A través de este proceso el usuario podrá visualizar la valoración media que hubieran alcanzado los proveedores evaluados.

Edición 0 Página 68 de 72

El usuario podrá solicitar esta consulta filtrando por Proveedor, Obra, y fechas de evaluación. El sistema permitirá además mostrar en dicha consulta las siguientes opciones.

• Mostrar todo. • Mostrar la valoración media de la obra menor a la valoración media del proveedor. • Mostrar la valoración media de la obra mayor a la valoración media del proveedor.

F- CONSULTAR VALORACIÓN MEDIA DE OBRAS A través de este proceso el usuario podrá visualizar la valoración media que hubieran alcanzado los proveedores evaluados vinculados a la obra seleccionada.

El usuario podrá solicitar esta consulta filtrando por Proveedor, Obra, y fechas de evaluación. El sistema permitirá además mostrar en dicha consulta las siguientes opciones.

• Mostrar todo. • Mostrar la valoración media de la obra menor a la valoración media del proveedor. • Mostrar la valoración media de la obra mayor a la valoración media del proveedor.

Edición 0 Página 69 de 72

G- INFORME DE VALORACIÓN MEDIA DE PROVEEDORES

Este proceso permitirá imprimir el informe de valoración media de proveedores comentado en el epígrafe E- Consultar Valoración MEDIA de Proveedores. El informe podrá solicitarse con los siguientes criterios de selección.

El informe puede imprimirse en Excel:

H- INFORME DE VALORACIÓN MEDIA DE OBRAS Este proceso permitirá imprimir el informe de valoración media de proveedores comentado en el epígrafe F- Consultar Valoración MEDIA de Obras. El informe podrá solicitarse con los siguientes criterios de selección.

Edición 0 Página 70 de 72

El informe puede imprimirse en Excel:

I- INFORME DE SALDOS DE CONTRATOS

Este informe permite consultar las cantidades e importes contratados, lo que se ha consumido de ellos y lo que queda pendiente de consumir. La pantalla muestra los criterios de selección por los que el usuario puede filtrar el informe. Además de los filtros generales, el usuario puede seleccionar si quiere que el informe muestre los saldos de los contratos que ya se han consumido y/o los contratos que han sido ejecutados con un consumo superior al marcado en contrato.

Una vez que el usuario ha seleccionado los contratos que quiere que se muestren en el

informe, acepta , y el sistema muestra un Excel con los saldos de dichos contrato.

Edición 0 Página 71 de 72

El informe muestra de cada uno de los contratos, la cantidad, precio e importe de cada elemento, la cantidad consumida, el importe consumido y las diferencias en cantidad e importe de cada uno de ellos.

J- INFORME DE ELEMENTOS CONTRATADOS

Este informe permite consultar las cantidades e importes contratados, lo que se ha consumido de ellos y lo que queda pendiente de consumir de los elementos seleccionados. El sistema mostrará los elementos contratados según la selección que haya realizado el usuario. Es obligatorio seleccionar una obra concreta.

Al confirmar la selección, el sistema muestra, en árbol o en lista, un Excel con el detalle de los elementos contratados:

• Cantidades: Cantidad según versión contratación Cantidad real contratada Cantidad pendiente

Edición 0 Página 72 de 72

• Precio al que se ha contratado • Importe total