Convenio Específico de Administración de Recursos CE-001-2014

Ministerio de Educación y

Organización de Estados Iberoamericanos para la Educación, la Ciencia y la Cultura

OEI

“Programa Panamá Bilingüe”

Bases de contrataciónContratación por Licitación No. 004/2018-OEI-PB

“CONTRATACIÓN DE FIRMA DE AUDITORÍA EXTERNA PARA EL PROGRAMA PANAMÁ BILINGÜE”

UNIDAD DE IDIOMAS DEL MINISTERIO DE EDUCACIÓN”

Selección de la propuesta con mejor relación calidad - precio

MAYO 2018

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AnuncioContratación por Licitación Nº 004/2018

En el marco de la ejecución del Convenio Específico de Administración de Recursos No. CE-001-2014 MEDUCA-OEI firmado entre el Ministerio de Educación de Panamá y la OEI el 29 de septiembre de 2014 para la ejecución del Programa “Panamá Bilingüe”, mediante el cual se aplicarán las normas del Manual de Contrataciones, Adquisiciones y Gestión Administrativa de la OEI y la administración financiera de los recursos del programa a la OEI.

Se invita a proponentes e interesados a presentar propuestas para la contratación de:

“CONTRATACIÓN DE FIRMA DE AUDITORÍA EXTERNA PARA EL PROGRAMA PANAMÁ BILINGÜE”

Se evaluarán en base al criterio de relación calidad – precio se detallan en los siguientes términos de referencia. No se aceptarán propuestas que no cumplan los requisitos solicitados y de acuerdo a los documentos establecidos.

La presentación de ofertas será en formato digitalizado (pdf) remitido en tres archivos separados de acuerdo a los detallados en el documento de Términos de Referencia, a la siguiente dirección de correo electrónico: licitaciones@panamabilingue.gob.pa; 08 de junio de 2018 hasta la 2:00 pm

Etapa Fechas y plazos

Publicación de convocatoria 24 de mayo de 2018

Reunión de Homologación 30 de mayo de 2018 (10:00 a.m.)

Término de aclaraciones yconsultas sobre los documentos que detallan las condiciones de la contratación

Hasta el 04 de junio de 2018.

Cierre de periodo de recepción de propuestas/convocatoria

08 de junio de 2018, hasta las 2:00 p.m.

Subsanación de errores y defectos

12 de junio de 2018.

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Evaluación de propuestas 13 de junio de 2018

Notificación de la adjudicación provisional

19 de junio de 2018

Plazo para reclamaciones Hasta el 22 de junio de 2018

Plazo para responder reclamaciones

25 de junio de 2018

Adjudicación definitiva 26 de junio de 2018

Confección de Contrato 27 de junio de 2018

Todas las comunicaciones para aclaraciones y consultas sobre los documentos que detallan las condiciones de la contratación mencionadas en el cronograma del procedimiento de contratación, así como la presentación de subsanaciones y la remisión de reclamaciones antes mencionadas, serán dirigidas por escrito a la siguiente dirección de correo electrónico: licitaciones@panamabilingue.gob.pa. No se admitirán solicitudes y comunicaciones por ningún otro medio.

Si no lo hicieren, quedará entendido que el ofertante al formular su oferta, lo ha hecho tomando en cuenta la condición que sea más favorable para el contratante. No se permitirá que el ofertante se aproveche de cualquier error, contradicción, discrepancia u omisión cometido en las bases de la contratación y no se harán pagos adicionales ni se concederá prórroga alguna por estos conceptos.

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Contratación por LicitaciónNº 004/2018

Términos de Referencia

Convenio Específico de Administración de Recursos CE-001-2014“Programa Panamá Bilingüe”

DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓNUNIDAD DE IDIOMAS

“CONTRATACIÓN DE FIRMA DE AUDITORÍA EXTERNA PARA EL PROGRAMA PANAMÁ BILINGÜE”

Resumen de información general

a. Modalidad de contratación: Cotización por Invitaciónb. Tipo de prestación: Servicioc. Convocatoria: Anuncio público vía web d. Adjudicación: relación calidad - precioe. Moneda aplicable a la contratación y cotización: Balboa (B/.) f. Término: 90 días calendarios a partir de la fecha indicada en la orden de proceder.g. Fuente de financiamiento: Convenio Específico de Administración

de Recursos No. CE-001-2014 MEDUCA-OEI.h. Procedimiento y forma de adjudicación: la adjudicación se

realizará según el Manual de contrataciones, adquisiciones y gestión administrativa de la OEI-Panamá, bajo la modalidad de cotización por invitación.

i. Duración del Servicio: j. Precio de Referencia: SETENTA Y CINCO MIL BALBOAS con

00/100 (B/.75,000.00) que debe incluir todos los impuestos sujetos a la contratación de acuerdo a la legislación de Panamá. Las propuestas enviadas cuyo valor total supere el precio (totalizado) de referencia indicado serán automáticamente descartadas.

k. Idioma: El idioma oficial de la República de Panamá es el español. Toda la correspondencia entre las partes deberá ser en español, al igual que la propuesta. Los anexos, folletos o catálogos presentados en la propuesta, deberán ser presentados en idioma español o en

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su defecto con la Traducción correspondiente al español si estuvieran en otro idioma.

I. Antecedentes

Panamá Bilingüe es una estrategia nacional que nace de la urgente necesidad de preparar a una población de Panameños Bilingües de manera que nuestro país pueda alcanzar un crecimiento económico exitoso. Esta iniciativa es especialmente necesaria para promover que la generación trabajadora acceda a los numerosos puestos de trabajo que se presentan con el rápido crecimiento económico de Panamá.El programa está compuesto por tres componentes:

Teacher Training After School Program Kids

II. Justificación

La ejecución de las actividades y recursos del Programa Panamá Bilingüe tienen como primera base jurídica las estipulaciones y disposiciones del Convenio Específico de Administración de Recursos No. 001-2014 MEDUCA-OEI de 29 de septiembre de 2014 en las siguientes cláusulas:“…Segunda. Objeto de ConvenioLas Partes declaran que el presente convenio tiene como objeto viabilizar y facilitar la ejecución del Programa Panamá Bilingüe, a través de la aplicación de un proceso de administración que asegure y garantice el uso eficiente, transparente y adecuado de los fondos asignados al programa.

“…Sexta: 1. Apoyar a EL MEDUCA y la Unidad Ejecutora, en los procesos

administrativos y financieros para el logro de las actividades previstas en el presente convenio específico, aplicando los procedimientos de adquisiciones y administrativos establecidos en la Manuales de Procedimientos de LA OEI.”

“…

Octava: Procedimientos de Adquisiciones:

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Los procesos de adquisiciones que se realicen para la ejecución del Programa Panamá Bilingüe, se realizarán de acuerdo con las manuales, reglamentos y procedimientos de LA OEI y de conformidad con el Plan Operativo Anual del programa que formará parte integral del presente convenio específico y que será elaborado por las Partes.

Comité operativo: Se encargará de ejercer la orientación y dirección técnica del programa objeto del presente convenio. Este Comité se reunirá las veces que necesaria y será conformado por un representante de la Unidad de Idiomas de EL MEDUCA y un representante de LA OEI.

Por parte de EL MEDUCA se designará a una persona enlace de la Unidad Ejecutora, quien servirá de interlocutor y representante principal de dicha parte, en los asuntos pertinentes al desarrollo del presente convenio específico, ante LA OEI.”

“…

Novena: Asuntos Financieros

Presupuesto:

Las partes manifiestan que el presupuesto del presente convenio...

… cuya suma será utilizada en:

1. Ejecución del proyecto2. Costo de administración del programa…3. Costo de las auditorías, las cuales se realizarán sobre los montos

ejecutados.”

Acuerdos de ejecución:

1…

..

8. El Convenio Específico será objeto de auditoría externas (sic), las cuales serán ejecutadas por una empresa previamente seleccionada bajo los procedimientos de LA OEI, y se auditará solamente los fondos transferidos para la ejecución del presente convenio específico.”

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En observancia a las disposiciones convencionales antes expresadas, es necesario realizar la auditoría correspondiente al proyecto que cumpla con los parámetros requeridos por el instrumento que formaliza el proyecto y este documento de especificaciones técnicas.

III. Descripción del objeto contractual y alcance:

Introducción:

La firma auditora contratada atenderá y efectuará el audito externo e independiente al Programa Panamá Bilingüe; el cual deberá cumplir con:

a. Normas internacionales contabilidad y auditoría.b. Normas de auditoría emitidas por la Contraloría General de la República

(https://www.mici.gob.pa/imagenes/pdf/normas_de_auditoria_gubernamental.pdf)

c. Normas de procedimiento de contrataciones (Manual de Procedimiento de Contrataciones, Adquisiciones y Gestión Administrativa –OEI Panamá – 2016 y enero 2015 (previo).

d. Ley de Presupuesto (viáticos varios)

Alcance del objeto (Programa Panamá Bilingüe y POA)

El Programa Panamá Bilingüe tiene como contenido auditable las actividades y contrataciones y cumplimiento de procesos, que suponen ejecución de recursos establecidos en Planes Operativos Anuales (POA) los cuales se encuentran desde septiembre del año 2016 al 31 de mayo del año 2018. El programa agrupo en componentes las distintas contrataciones, actividades y gastos:

a. Teacher Training:i. Contrataciones de centros de idiomas locales (privados) para

docentes y participantes de la Escuela Normal – Instituto Juan Demóstenes Arosemena y otras instituciones públicas de educación superior y magisterio

ii. Contrataciones de centros y universidades en el extranjero (países de habla anglosajona)

iii. Contrataciones y adquisiciones de movilización local e internacionales de participantes (viáticos, boletos de avión, hotelería y otros hospedajes, etc.)

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iv. Contrataciones de instructores y especialistas (personas naturales profesionales.)

v. Otrosb. After School Program

i. Contrataciones de centros de idiomas locales (privados y estatales) para estudiantes de centros escolares oficiales.

ii. Contrataciones de instructores y especialistas (personas naturales profesionales.)

iii. Contrataciones de suministro de alimentación y desembolsos para subvenciones económicas para alimentación.

iv. …c. KIDS.

i. Contrataciones de proveedores de textos y materiales académicos.

ii. Contrataciones de instructores y especialistas (personas naturales profesionales.)

iii. Pago de organismos capacitadores (OCAs)

Actividades de la auditoría:

a. Verificación del cumplimiento de los procedimientos de contratación y adquisición de acuerdo al compendio normativo (Manual) de las actividades en base a un muestreo del 10% al 20% anual y verificación de los POAs.

b. Conclusiones

IV. PRODUCTOS ESPERADOS

Además de la opinión de auditoría, sin que se entienda como una limitación, el auditor presentará un informe que:

a. Provea comentarios y observaciones sobre los registros contables, y sus controles en el proyecto según Convenio Específico de Administración de Recursos No. 001-2014 MEDUCA-OEI de 29 de septiembre de 2014 y se examinarán en el curso de la auditoría;

b. Identifique las deficiencias específicas y áreas de debilidad en los sistemas y controles, en el proyecto según Convenio Específico de Administración de Recursos No. 001-2014 MEDUCA-OEI de 29 de septiembre de 2014 y formule recomendaciones para su mejoramiento;

c. De ser el caso, informe sobre los casos de incumplimiento, con los términos del Convenio;

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d. Comunicar los asuntos que han llamado la atención durante la auditoría que podrían tener un impacto significativo en la ejecución del proyecto; y

e. Llamar la atención o asegurarse de que la OEI estará enterado de que cualquier asunto que el auditor considere pertinente.

f. Los procesos y controles adoptados, por la Unidad de Idiomas, para la ejecución del Convenio se aplican y funcionan adecuadamente.

g. La correspondencia entre los contratos firmados y las propuestas realizadas por los oferentes seleccionados y aceptadas por la Unidad de Idiomas.

h. La existencia de los documentos que autorizan los gastos realizados (Acta de Autorizaciones, Acta de Adjudicación Definitiva) , según Convenio Específico de Administración de Recursos No. 001-2014 MEDUCA-OEI de 29 de septiembre de 2014

i. La validez, suficiencia y confiabilidad de la documentación original de apoyo de los procesos de adquisiciones, dentro de la Unidad de Idiomas.

j. Cumplimiento con todo el proceso lógico secuencial que el Manual de la OEI recomienda para toda contratación u otra que sea aceptable por las partes; el auditor debería realizar las inspecciones físicas que fueran necesarias de acuerdo a sus consideraciones de riesgo.

k. Provea comentarios y observaciones en el ordenamiento de la documentación y archivos dentro de la Unidad de Idiomas. según Convenio Específico de Administración de Recursos No. 001-2014 MEDUCA-OEI de 29 de septiembre de 2014

l. La existencia de controles adecuados en la administración de contratos (plazos, productos o entregables, validez de la pólizas o garantías, etc.)

m. Los pagos realizados por la OEI cumplen con lo pactado en el Convenio Específico de Administración de Recursos No. 001-2014 MEDUCA-OEI de 29 de septiembre de 2014

n. Existe evidencia de recibo de los bienes o servicios contratados.o. Los pagos fueron registrados en la ejecución de la partida del Plan

Operativo Anual (POA), según el plan de cuentas adoptado para el proyecto.

p. Provea comentarios y observaciones de la conciliación oportunamente de la(s) cuenta(s) bancaria(s) del proyecto.

q. Se emita una conclusión sobre la planificación de la ejecución del proyecto.

En particular, se solicita a los auditores que consideren los siguientes aspectos:

a. El auditor debe emitir conclusiones sobre la pertinencia y efectividad del sistema de control interno aplicado a los procesos de adquisición, contratos

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y pagos realizados por el proyecto, según el Manual de Procedimientos de la OEI.

b. Si la estructura del Sistema de Control no es confiable, el auditor debe reportarlo en un informe justificado, y concertar con la OEI la continuidad para ejecutar pruebas de efectividad y la eventualidad de que no pueda expresar aseguramiento razonable y deba cambiar el enfoque a aseguramiento razonable limitado, en seguimiento al Convenio Específico de Administración de Recursos No. 001-2014 MEDUCA-OEI de 29 de septiembre de 2014.

V. LUGAR Y PLAZO DE LA CONSULTORÍA

El auditor tiene derecho al acceso de todas las informaciones y explicaciones consideradas necesarias para facilitar la auditoría, incluyendo los documentos legales, los informes de preparación y supervisión del proyecto, los informes de los exámenes e investigaciones, correspondencia e información de cuentas de crédito. (Toda información relacionada con POA, Manual de Procedimientos, y demás que se estimen necesario para la mejor ejecución de la presente auditoría, se suministrarán únicamente al proveedor favorecido, es decir posterior a la firma del contrato)

El auditor también puede solicitar, por escrito, la confirmación de los saldos disponibles en los registros del Banco.

El auditor desarrollará su trabajo a partir de la revisión y análisis de información documental existente y de entrevistas a personas involucradas, dentro de la ejecución del proyecto.

El auditor deberá contar con oficinas propias, y no existe obligación de la OEI en reservarle un espacio físico dentro de sus instalaciones.

La duración de la consultoría es de NOVENTA (90) DÍAS calendarios, contados a partir de la fecha de inicio, indicada en la orden de proceder.

La unidad de idiomas se reserva el derecho a rescindir el contrato en cualquier momento en caso de no estar conforme con el servicio solicitado.

Nota: Toda información requerida de la OEI, deberá ser solicitada a través del licenciado Justo Reyna, de la Unidad de Idiomas del Ministerio de Educación.

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VI. EJECUCIÓN DEL PROGRAMA

La firma auditora deberá auditar los montos que se detallan a continuación:

Desde Septiembre 2016 2017 Hasta 31 de mayo del 2018

VII. MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIONES Y GESTIÓN ADMINISTRATIVA – OEI PANAMÁ.

A continuación detallaremos información general de los tipos de contratos y procesos existentes dentro del Manual de Procedimiento de Contrataciones y Gestión Administrativa – OEI Panamá:

“

3. LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES CONTENIDOS EN ESTE MANUAL

Previo a la descripción de las distintas etapas de los distintos procedimientos aplicados a las contrataciones y adquisiciones realizados por la OEI, es necesario diferenciar los contratos por la naturaleza de sus prestaciones con su respectivo criterio de adjudicación.

4.1 Tipos de contratos y criterios de adjudicación:

Los contratos no sujetos a regulación armonizada a celebrar por la OEI se clasifican, de acuerdo con la naturaleza del objeto del contrato, en las siguientes categorías:

4.1.1 Contrato de obra o concesión de obra:Definición: se entenderá por obra el conjunto de trabajos de construcción o ingeniería civil, destinado a cumplir por sí mismo una función económica o técnica, radicados en un bien inmueble.

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Criterio de adjudicación: a la oferta con el precio (más bajo) de las que cumplan los requisitos técnicos.

Los criterios deberán estar adaptados a cada licitación, en un formato SÍ/NO que permita evaluar claramente si la oferta cumple los requisitos técnicos establecidos en el expediente de licitación, estos criterios deberán definirse de la manera más exacta posible.

4.1.2 Contrato de servicios:Definición: es un contrato de servicios celebrado entre un prestador de servicios y el órgano de contratación cuyo objeto es, entre otros, la realización de actividades diversas dirigidas a la obtención de un resultado distinto de una obra o de un suministro (vinculadas especialmente al sector terciario).  Incluyen además los contratos de estudios y de asistencia técnica. Resumiendo, se entenderá por contratos de servicios a la "compra del trabajo" de un tercero (por ejemplo: asistencias técnicas, estudios, auditorías, formación, capacitación, consultorías o traducciones.)

a. El contrato de estudios: es un contrato de servicios celebrado entre un prestador de servicios y el órgano de contratación cuyo objeto es, entre otros, la realización de estudios sobre la definición y la preparación de proyectos, estudios de viabilidad, estudios económicos y de contratos, estudios técnicos, evaluaciones y auditorías.

b. Contrato de asistencia técnica: es un contrato de servicios en el que el prestador de servicios recibe un encargo de ejercer una función de asesoramiento, asumir la gestión o supervisión de un proyecto, o facilitar la experiencia especificada en el contrato.

Criterio de adjudicación: para este tipo de contratos se resolverá a la oferta con mejor relación calidad-precio, ésta resultará de una ponderación entre la calidad técnica y el precio de las ofertas con arreglo a una clave de reparto 80/20, cuyos  puntos atribuidos a las ofertas técnicas se multiplican por un coeficiente de 0.80 y puntos

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atribuidos a las ofertas financieras (precios) se multiplican por un coeficiente de 0.20.

La evaluación técnica se realizará sobre la base máxima de 100 puntos conforme a la tabla de evaluación técnica estipulada previamente en el pliego de condiciones. La puntuación deberá vincularse con la mayor exactitud posible al pliego de condiciones. Cada evaluador de la Comisión Evaluadora asignará una puntuación a los diferentes proponentes entre 0 y 100 puntos. A continuación se calculará la media aritmética obtenida de la puntuación otorgada por cada evaluador. Aquellos candidatos que obtengan una media inferior a 80 puntos quedarán automáticamente excluidos del proceso por no obtener la conformidad técnica mínima exigida. La puntuación técnica se hallará mediante la siguiente fórmula:

Puntuación técnica = (puntuación media de la oferta técnica en cuestión/ puntuación media de la mejor oferta técnica) x 100

A continuación se procederá a realizar la evaluación económica mediante la siguiente fórmula:

Puntuación económica = (Honorarios totales más bajos / honorarios totales de la oferta en cuestión) X 100

Se procederá a ponderar las puntuaciones resultantes de aplicar la fórmula de la puntuación técnica y la fórmula de la puntuación financiera:

Puntuación técnica X 80% + Puntuación económica X 20% = Puntuación final

El candidato que obtenga una mayor puntuación al aplicar esta fórmula será el candidato ganador.

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4.1.3 Contrato de suministros:Definición: el objeto del contrato es la adquisición, arrendamiento financiero, o el arrendamiento-venta, con o sin opción de compra, de productos, bienes muebles corporales e incorporales (mobiliario, equipos informáticos, aprovisionamientos de oficina, libros, programas de computadora, etc.)

El contrato podrá incluir la puesta en funcionamiento, instalación, mantenimiento y otros servicios adicionales (como los servicios postventa o la formación).

Criterio de adjudicación: para los contratos de suministro se adjudicará a la oferta con el precio (más bajo) de las que cumplan los requisitos técnicos, o, en casos excepcionales la mejor relación calidad-precio. Los criterios deberán estar adaptados a cada licitación, en un formato SÍ/NO que permita evaluar claramente si la oferta cumple los requisitos técnicos establecidos en el expediente de licitación, estos criterios deberán definirse de la manera más exacta posible.

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4.2 Modalidades de selección de contratista:

El Manual contiene las siguientes modalidades de selección de contratista las cuales detallan los procedimientos de contrataciones y adquisiciones efectuadas por la Oficina Nacional de la OEI y las requeridas con base a los Convenios que implican administración de fondos o recursos de otras organizaciones. Son cuatro modalidades a saber:

a. Contratación directa

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b. Comparativa de precios

c. Cotización con invitación

d. Licitación

Estas modalidades se encuentran detalladas en la Tabla subsiguiente:

Conceptos Acciones

Modalidades de contratación

DIRECTACOMPARATI

VA DE PRECIOS

COTIZACIÓN CON

INVITACIÓNLICITACIÓN

IMPORTE

Hasta USD.2,000.00

De USD. 2,000.01 a USD.20,00

0.00

De USD. 2,000.01 a USD.50,00

0.00

De USD. 50,000.01 en

adelanteDe USD.2,000.01

en adelante

Directa por excepción

PUBLICIDAD WEB

NO NO SI/NO SIEMPRE

ÓRGANO DE

CONTRATACIÓN

DIRECTOR DE OFICINA/ADMINISTRADOR

DIRECTOR DE OFICINA

DIRECTOR DE OFICINA

SECRETARIO GENERAL/DIR

ECTOR DE OFICINA(*)

DOCUMENTOS QUE

SE GENERAN

EN EL PROCESO

ACTA DE NOMBRAMIENTO DEL COMITÉ DE VALORACI

ÓN

ÓRGANO DE CONTRATACIÓ

N

ÓRGANO DE CONTRATACIÓ

N

INFORME DE

EVALUACIÓN

COMISION EVALUADORA

COMISIÓN EVALUADORA

ACTA DE ADJUDICAC

IÓN PROVISION

AL

ÓRGANO DE

CONTRATACIÓN

ÓRGANO DE CONTRATACIÓN

(*)

ACTA DE ADJUDICAC

IÓN DEFINITIVA

ÓRGANO DE CONTRATACIÓ

N

ÓRGANO DE CONTRATACIÓ

N

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VIII. ENTREGABLES POR PARTE DE LA COMPAÑÍA

Planificación preliminar y específica. Cronograma de trabajo y visitas a la unidad a auditar. Informe de confirmación del alcance de la auditoria. Informe de Audito de Control Interno y Procedimientos, detallando hallazgos

y posibles soluciones, al igual que de no encontrar hallazgos, la base de su conclusión.

Informe de Audito de Información financiera con hallazgos, sus conclusiones, observaciones y recomendaciones.

IX. FORMA DE PAGO

Una vez iniciada la relación contractual, se realizará el pago de acuerdo al siguiente detalle:

Primer pago del 20% de total del contrato a celebrarse, previa presentación del informe preliminar (Lo cual debe incluir los tres primeros puntos establecidos en la cláusula anterior), facturación a nombre de OEI Panamá Bilingüe y recibido conforme emitido por el supervisor del contrato.

Un segundo y último pago del 80% de total del contrato a celebrarse, previa presentación de informe final, facturación a nombre de OEI Panamá Bilingüe y recibido conforme emitido por el supervisor del contrato.

NOTA: Los pagos son emitidos a través del administrador de recursos del Proyecto: Organización de Estados Iberoamericanos- OEI.

Las facturas fiscales deben ser emitidas a nombre de OEI/PANAMÁ BILINGÜE y deben coincidir con la última cotización aprobada por el Proyecto.

Los pagos serán gestionados a través de cheque o transferencia bancos locales.

El pago al proveedor será a la entrega de la factura fiscal, más un recibo como comprobante de la entrega del documento de valor.

X. PRECIO DE REFERENCIA:

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El precio de referencia para el presente proceso de contratación por licitación es por la suma de SETENTA Y CINCO MIL BALBOAS CON 00/100 (B/.75,000.00).

Toda propuesta que supere el monto descrito anteriormente, no será tomada en cuenta, por lo que se descalificará del presente proceso. XI. PRESENTACIÓN DE LAS PROPUESTA:

Los proponentes interesados deberán remitir sus propuestas Forma: digitalizada en formato .pdf Modalidad de presentación: a través correo electrónico a las siguientes direcciones:

1) licitaciones@panamabilingue.gob.pa

Se atenderá a los plazos del procedimiento mencionados en el anuncio de esta contratación.

XII. DOCUMENTACIÓN DE LAS PROPUESTAS Y CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN.

Los proponentes interesados deberán remitir sus propuestas que deben acompañar documentos de carácter administrativo, financiero, técnico y económico.

Perfil del Proveedor:

Compañía Local o con Sede en Panamá. Compañía especializada en auditoría contable, financiera y de procesos

económicos, puede tener carácter de consultor vinculada al área financiera con más de 5 años de experiencia en el mercado nacional y/o internacional.

Debe poder presentar perfiles de auditores certificados y con experiencia en auditorías de entidades públicas quienes en efecto ejecutaran la auditoria

Experiencia comprobable mediante certificación que confirme su participación en la auditoria en proyectos gubernamentales, Organizaciones sin Fines de Lucro y Semi-Gubernamentales.

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Empresas que tengan pleno conocimiento de la aplicación de audito interno basado en las leyes y regulaciones panameñas (Contraloría General de la República de Panamá).

NOTA: El proveedor que no cumple con los puntos antes descritos será automáticamente descalificado por lo que no se valorara su propuesta.

Criterio de adjudicación:

El presente contrato se concederá sobre la base de los criterios de adjudicación establecidos en la convocatoria de la siguiente manera:

a. A la oferta de mejor puntuación global, sumadas las valoraciones de la oferta técnica y económica.

b. En caso de empate se atenderán a las reglas descritas en este pliego de contratación.

La adjudicación se comunicará vía correo electrónico a todos los proveedores o proponentes que participen en la convocatoria.

Se deben presentar la documentación en dos archivos diferentes:

A) Sobre / archivo N° 1: Documentos administrativos:

1) Carta de presentación – Generales de la compañía: dirección, información de contactos, experiencia en el mercado. Firmada por el Representante Legal, Apoderado, en hoja membrete y en original.

2) Certificado de Registro Público de la persona jurídica (compañía) que verifique su existencia y su representante legal, emitido dentro de un término no mayor de 90 días a la presentación de la oferta. Se verificará los años de constitución de la compañía.

3) Copia de Aviso de Operaciones.4) Copia de cédula o generales del pasaporte del representante legal o

apoderado que firma la propuesta. (Apoderados deben presentar poder general o especial)

5) Paz y salvo emitido por la Dirección General de Ingresos del Ministerio de Economía y Finanzas (MEF).

6) Paz y Salvo emitido por la Caja del Seguro Social (CSS) o Certificación de no empleador de la C.S.S.

Documento Financiero:

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1) Referencias bancarias de por lo menos 6 cifras bajas.

Todos los requisitos administrativos son subsanables.

Sobre / archivo 2: Propuesta técnica.

1) Descripción del equipo auditor, adjuntando breve Hojas de Vidas. 2) Documentación que justifique la experiencia en auditorías de proyectos, en

donde la administración de recursos se dé por parte de un Organismo Internacional, y los fondos provengan del Estado.

3) Cronograma de ejecución de auditoría.

Sobre / Archivo 3: Oferta económica.

1) Incluirá el presupuesto económico de la oferta, que contendrá los precios con todos los impuestos, tasas, dietas, y viáticos incluidos, identificándose estas partidas explícitamente dentro del mismo.

Toda propuesta económica que supere el monto establecido dentro del punto V. Precio de Referencia, del presente término de referencia, no será tomada en cuenta, por lo que quedará automáticamente descalificada.

Nota: La no presentación de requisitos no podrá ser sujeto a subsanación; sólo serán subsanables los documentos presentados que tengan defectos o errores. La falta de alguno de estos requisitos en la propuesta en su verificación será considerada como desierta o rechazada, por lo que no será evaluada.

La Propuesta económica se podrá subsanar en referencia a errores tipográficos o mecanográficos, sin embargo, la oferta económica no podrá ser modificada en ningún momento. En caso de existir inconsistencia entre letras y números prevalecerá el valor en letras.

XIII. Procedimiento en caso de empate: En los casos anteriores donde concurran iguales circunstancias en más de

un proponente, se llamará a presentar una mejora de precio. Esta mejora de precio deberá ser presentada en la sede del organismo licitante el siguiente día hábil en sobre cerrado. La ausencia de presentación de una oferta de mejora de precio se entenderá como que se mantiene el precio

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originalmente presentado. El organismo licitante determinará la hora de la apertura de sobres con la mejora de precios, acto que se llevará a cabo el segundo día hábil contado desde que se produzca el empate.

De producirse nuevamente un empate, se procederá la escogencia del proponente al azar (dados).

XIV. Método de Evaluación y Calificación de Propuestas

El Órgano de Contratación nombrará una Comisión de Valoración, responsable de la apertura del expediente, del archivo y evaluación de las propuestas.

La evaluación de las ofertas consistirá en una evaluación técnica y una evaluación económica. La Comisión sólo evaluará aquellas ofertas entregadas conforme a los requisitos de formato y plazos de presentación recogidos en el presente documento.

El criterio de adjudicación se resolverá mediante una ponderación entre la calidad técnica y el precio de las ofertas con arreglo a una clave de reparto de 80/20:

Los puntos atribuidos a las ofertas técnicas se multiplican por un coeficiente de 0.80 y

Los puntos atribuidos a las ofertas económicas se multiplican por un coeficiente de 0.20.

a. ETAPA DE EVALUACIÓN TÉCNICA

La evaluación técnica se realizará sobre la base máxima de 100 puntos conforme a los criterios de evaluación técnica abajo adjunta:

1) Descripción del equipo auditor, adjuntando breve Hojas de Vidas. (De 1 a 5 auditores: 5 puntos) (De 6 en adelante: 10 puntos) 2) Documentación que justifique la experiencia en auditorías de proyectos, en

donde la administración de recursos se dé por parte de un Organismo Internacional, y los fondos provengan del Estado. (1 proyecto: 10 puntos), (2 proyectos, 20 puntos), (3 proyectos: 30 puntos), (4 proyectos: 40 puntos) (Más de 4 proyectos: 60 puntos).

3) Cronograma de ejecución de auditoría. (30 puntos)

Cada evaluador de la Comisión de evaluación asignará una puntuación a los diferentes candidatos entre 0 y 100 puntos. A continuación se calculará la media aritmética obtenida de la puntuación otorgada por cada evaluador. Aquellos candidatos que obtengan una media inferior a 60 puntos quedarán

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automáticamente excluidos del proceso por no obtener la conformidad técnica mínima exigida.

La puntuación técnica se hallará mediante la siguiente fórmula:

Puntuación Técnica = (Puntuación media de la oferta técnica que se está valorando / puntuación media de la mejor oferta técnica) x 100

b. ETAPA DE EVALUACIÓN ECÓNOMICA

A continuación se procederá a realizar la evaluación económica mediante la siguiente fórmula:

Puntuación Económica = (Honorarios totales más bajos / honorarios totales de la oferta que se está valorando) x 100

c. ETAPA DE PONDERACIÓN (PUNTUACIÓN FINAL)

En esta etapa se procederá a ponderar las puntuaciones resultantes de aplicar la fórmula de la puntuación técnica y la fórmula de la puntuación financiera:

Puntuación Técnica x 80% + Puntuación Económica x 20% = Puntuación Final

El candidato que obtenga una mayor puntuación al aplicar está fórmula será el candidato ganador.

XV. FIANZA DE PROPUESTA

La fianza de propuesta es para garantizar el mantenimiento de la oferta y la firma del contrato y una firmado este se deberá presentar la fianza de cumplimiento dentro del término establecido. La fianza de propuesta se fijará por el cinco por ciento (5%) del importe o valor total de la propuesta, por un término de ciento veinte (120) días de vigencia y emitida a favor de OEI / PANAMA BILINGÜE.

La fianza de propuesta se ejecutará en caso de que el proponente incumpla su obligación de mantener su oferta durante el término establecido o cuando el contratista incumpla su compromiso de presentar dentro del término establecido en la fianza de cumplimiento.

La OEI procederá a hacer efectiva la fianza presentada, cursando requerimiento por escrito al fiador para que proceda de inmediato a pagar el importe de la fianza.

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XVI. FIANZA DE CUMPLIMIENTO

En firme la adjudicación, la Unidad de Idiomas requerirá a la Firma Auditora seleccionada la presentación de la fianza de cumplimiento del contrato, emitida a favor de OEI / PANAMA BILINGÜE, por el diez por ciento (10%) del valor total de este contrato.

Esta fianza garantiza el cumplimiento del contrato u obligación de ejecutar fielmente su objeto y, una vez cumplido este, de corregir los defectos a que hubiera lugar.

Al recibir la Orden de Proceder, el Contratista deberá proceder a actualizar, mediante endoso, la fecha de expiración de la Fianza de Cumplimiento. No se tramitará la cuenta sin este requisito.

Una vez constituida la Fianza de Cumplimiento dentro del expediente, la Unidad de Idiomas procederá a formalizar el contrato, en el término de cinco (05) días hábiles.

La firma auditora no podrá ceder las obligaciones que nazcan del contrato, y en lo referente a la cesión de pagos, deberá solicitar autorización a la Unidad de Idiomas.

Formará parte integral de todos los contratos las Condiciones Generales aplicables a los contratos de servicios profesionales, contratados por la Organización de Estados Iberoamericanos.

XVII. Supervisión:

Nombre: Justo A. Reyna, Departamento de Auditoria y Procesos, Unidad de Idiomas del Ministerio de Educación.

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