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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE FINANZAS

DEPARTAMENTO DE TESORERÍA

UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR

SECRETARÍA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN

Fecha: 30/10/02

Procedimiento: “FONDOS EN ANTICIPO”

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OBJETIVO DEL MANUAL

Establecer los lineamientos metodológicos para el manejo de los Fondos en

Anticipo dado a las distintas Unidades que conforman la Universidad Simón

Bolívar, esto con la finalidad de garantizar un correcto uso y rendición de los

recursos otorgados. Este manual servirá de instrumento para suministrar

información de los procedimientos involucrados en la solicitud y rendición de

cuenta de dichos fondos. Igualmente pretende determinar los niveles de

responsabilidad de las Unidades que intervienen permitiendo así una eficiente

y eficaz gestión de su administración.

UNIDADES QUE INTERVIENEN

- Dirección de Finanzas.

§ Departamento de Tesorería.

* Sección de Cuentas por Cobrar.

§ Sección de Cuentas por Pagar.

§ Oficina de Registro y Control Financiero.

§ Archivo Central.

- Unidades que utilizan Fondos en Anticipo.

DOCUMENTOS UTILIZADOS

− Facturas y/o Recibos.

− Estados de Cuenta.





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FORMULARIOS UTILIZADOS

− “Relación de Anticipos y Gastos” Forma 405-07.

− “Conciliación Bancaria en Bolívares” Forma 405-08.

− “Conciliación Bancaria en Dólares” Forma 405-09.

− “Libro de Banco” Forma 405-10.

− “Transferencia a Unidad” Forma 405-12.

− “Nota de Devolución” Forma 417-02.





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NORMAS

1. El Administrador de Cuentas por Cobrar será el responsable de recibir y controlar

los expedientes de Rendición de Cuentas.

2. Solo se asignará Fondo en Anticipo por un monto igual o menor a la

disponibilidad financiera asignada a la Unidad, en el Presupuesto de Caja y en el

Plan de Pagos.

3. No se utilizará el Fondo en Anticipo para la contratación de personal por ningún

concepto, ni para la contratación de obras.

4. Se podrá utilizar el Fondo en Anticipo para los siguientes conceptos: Compra de

equipos, materiales, suministros, servicios de reparación y mantenimiento

preventivo y correctivo de equipos y bienes.

5. Toda Unidad deberá rendir cuentas del Fondo en Anticipo los primeros 10 días

hábiles del mes inmediato al mes ejecutado, de acuerdo al procedimiento y

formatos establecidos en éste.

6. Todo desembolso deberá estar debidamente autorizado por el Director de la

Unidad a la cual está asignado el Fondo en Anticipo o por la persona que éste

designe.

7. Todo desembolso deberá estar respaldado por Facturas y/o Recibos originales a

nombre de la Universidad Simón Bolívar o en su defecto una reposición con

vouchers de tarjeta de crédito.

8. El Administrador de la Unidad será responsable de realizar las conciliaciones

bancarias mensuales.





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9. El Administrador de la Unidad deberá consignar para la Rendición de Cuentas los

siguientes documentos:

a) Facturas y/o Recibos.

b) Relación Gastos por conceptos, código, monto y fecha.

c) Estado de Cuenta y Conciliación Bancaria.

d) Libro de Banco.

10. El Administrador de la Unidad deberá controlar la utilización de los montos

asignados por partidas presupuestarias con el fin de no excederse de su monto.

11. Los traspasos de partidas deberán regirse por las disposiciones generales del

presupuesto anual.

12. La Dirección de Finanzas aprobará y controlará toda cuenta bancaria a ser

abierta por las Unidades que conforman la estructura organizativa de la

Universidad Simón Bolívar.

13. Para la Rendición de Cuentas deberán presentarse los siguientes documentos

debidamente foliados: Relación de Anticipos y Gastos, Conciliación Bancaria,

Libro de Banco y las Facturas y/o Recibos correspondientes.

14. Es responsabilidad del Responsable del Fondo en Anticipo en la última rendición

de cuentas deberá cerrar por el monto total asignado y devolver el remanente si

es el caso.





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15. Las Normas y Procedimientos establecidos en este manual estarán sujetos

al Control Posterior de la Unidad de Auditoría Interna y al Control Previo

por parte de las Unidades Involucradas.

16. Es responsabilidad de las Unidades Involucradas en el procedimiento,

asignar a la persona encargada de realizar el Control Previo

correspondiente a su Unidad.





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PROCEDIMIENTO: ENTREGA DE FONDOS EN ANTICIPO A LAS UNIDADES

RESPONSABLE ACCIÓN

1. Conviene en conjunto con las Unidades que

manejan sus Fondos en Anticipo el Plan

Financiero de acuerdo al escenario presente.

2. Definen y establecen la cantidad del Fondo en

Anticipo a ser asignado.

3. Procesa Avance de Fondo en Anticipo por la

cantidad establecida.

4. Llena formulario de “Transferencia a Unidad”

(forma 405-12).

5. Si es una Unidad Descentralizada envía

original del formulario “Transferencia a Unidad”

a la Sección de Cuentas por Pagar, para que

realice transferencia del Fondo en Anticipo. (Ver

paso 10).

6. Si es una Unidad Centralizada envía

formulario “Transferencia a Unidad” en original

a la Oficina de Registro y Control Financiero

para el compromiso presupuestario en el

Sistema Financiero.

Dirección de Finanzas





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PROCEDIMIENTO: ENTREGA DE FONDOS EN ANTICIPO A LAS UNIDADES

RESPONSABLE ACCIÓN

7. Recibe formulario “Transferencia a Unidad” en

original, realiza compromiso por el monto total

del Fondo en Anticipo en el Sistema Financiero.

8. Saca copia del formulario de “Transferencia a

Unidad” lo sella y lo archiva como control para

su proceso.

9. Envía original del formulario “Transferencia a

Unidad” a la Sección de Cuentas por Pagar.

10. Continúa con el Procedimiento de

“Recepción de Documentos por Cuentas por

Pagar”.

Oficina de Registro y Control Financiero





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PROCEDIMIENTO: RENDICIÓN DE FONDOS EN ANTICIPO

RESPONSABLE ACCIÓN

1. Agrupa mensualmente las Facturas y/o

Recibos y Contratos que respaldan el gasto.

2. Clasifica el gasto de acuerdo a la partida

presupuestaria originada para tal fin, agrupa y

ordena cada Factura y/o Recibo por concepto

de gasto, según el clasificador de partidas para

el presupuesto.

3. Elabora el formulario “Relación de Anticipos y

Gastos” (forma 405-07) por conceptos y montos

conciliados con la partida presupuestaria

correspondientes.

4. Elabora Conciliación Bancaria y llena formulario

previsto para la misma (forma 405-08 o 408-09

según el caso) y el “Libro de Banco” (forma

405-10).

5. Conforma expediente de Rendición de Cuentas,

comenzando por la “Relación de Anticipos y

Gastos”, incluyendo Facturas y/o Recibos,

Estado de Cuenta, “Conciliación Bancaria” y el

“Libro de Banco”.

Unidades que manejan Fondos en Anticipo





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RESPONSABLE ACCIÓN

6. Envía expediente a la Sección de Cuentas por

Cobrar y archiva copia del formulario “Relación

de Anticipos y Gastos” para su control. En

caso de adquisición de bienes envía copia de la

documentación a Bienes Nacionales para su

ingreso como patrimonio de la Universidad

Simón Bolívar.

7. Recibe expediente de Rendición de Cuentas de

las Unidades que manejan Fondos en Anticipo.

8. Registra el monto de la Rendición de Cuentas

en el Libro Auxiliar de Cuentas por Cobrar y

remite expediente a la Oficina de Registro y

Control Financiero.

9. Recibe expediente de Rendición de Cuentas.

10. Revisa los documentos y verifica si tiene

observaciones. En caso de tener observaciones

determina si puede resolverlo. Si no puede

resolverlo devuelve expediente a la Unidad con

el formulario “Nota de Devolución” anexo. Si

puede resolverlo, realiza las correcciones

necesarias.

Unidades que manejan Fondos en Anticipo

Sección de Cuentas por Cobrar






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RESPONSABLE ACCIÓN

11. Si no tiene correcciones actúa de acuerdo al

tipo de Unidad.

12. Si la Unidad es Descentralizada, verifica el

comprometido causado y pagado. Remite

expediente al Archivo Central de la Dirección

de Finanzas.

13. Si la Unidad es Centralizada, reversa el

compromiso inicial en el Sistema Financiero.

14. Efectúa en el Sistema Financiero el registro

del compromiso, del causado e imputación

presupuestaria de cada uno de los gatos

relacionados.

15. Imprime Comprobante de Diario en el

Sistema Financiero y lo anexa a la copia del

formulario “Relación de Anticipos y Gastos” y lo

envía al Archivo Central de la Dirección de

Finanzas para su archivo como registros diarios

(ver paso 21).






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PROCEDIMIENTO: RENDICIÓN DE FONDOS DE TRABAJO

RESPONSABLE ACCIÓN

16. Envía copia del formulario “Relación de

Anticipos y Gastos” a la Sección de Cuentas por

Pagar.

17. Recibe copia del formulario “Relación de

Anticipos y Gastos” y lleva el control de las

rendiciones recibidas.

18. Envía copia del formulario “Relación de

Anticipos y Gastos” al Operador de Pagos para

la cancelación del fondo en el Sistema

Financiero.

19. Recibe copia del formulario “Relación de

Anticipos y Gastos” y cancela el monto del

gasto rendido, contra la cuenta del Fondo de la

Unidad en el Sistema Financiero.

Sección de Cuentas por Pagar

Dpto. De Tesorería (Operador de Pagos)






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RESPONSABLE ACCIÓN

20. Sella copia del formulario “Relación de

Anticipos y Gastos”. Emite Comprobante de

Diario en el Sistema Financiero se lo anexa al

formulario y lo envía al Archivo Central de la

Dirección de Finanzas.

21. Recibe expediente de Rendición de Cuentas

y archiva por Unidad Administrativa.

22. Recibe Comprobante de Diario con soportes

y lo archiva como registros diarios.

Dirección de Finanzas (Archivo Central)

Departamento de Tesorería

(Operador de Pagos)





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FLUJOGRAMAS

DIRECCIÓN DE FINANZAS

INICIO

EENNTTRREEGGAA DDEE FFOONNDDOOSS EENN AANNTTIICCIIPPOO AA LLAASS UUNNIIDDAADDEESS

Procesa avance de fondos por la cantidad establecida.

Unidad

NO SI

Conviene en conjunto con las unidades que manejan sus Fondos en Anticipo el Plan Financiero de acuerdo al

escenario presente.

Llena formulario “Transferencia a Unidad”.

Recibe formulario “Transferencia a Unidad”

en original, realiza compromiso por el monto total del Fondo en Anticipo, en el Sistema Financiero.

Envía formulario “Transferencia a Unidad” en

original a la Oficina de Registro y Control Financiero

para el compromiso presupuestario en el Sistema

Financiero. Continúa con el procedimiento de

“Recepción de documentos por

Cuentas por Pagar.

Saca copia del formulario de “Transferencia a

Unidad” lo sella y archiva como control para su

proceso.

OFICINA DE REGISTRO Y CONTROL FINANCIERO

Envía original del formulario “Transferencia a

Unidad” a la Sección de Cuentas por Pagar.

Envía original del formulario “Transferencia a Unidad” a la

Sección de Cuentas por Pagar para que realice la transferencia del

Fondo en Anticipo.

Definen y establecen la cantidad del Fondo de

Trabajo a ser asignado.

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Páginas

Universidad Simón BolívarSecretaría

Dirección de Ingeniería de Información

Fecha 30/10/02

Flujograma:

UNIDADES QUE MANEJAN FONDOS DE TRABAJO SECCIÓN DE CUENTAS POR COBRAR

RREENNDDIICCIIÓÓNN DDEE FFOONNDDOOSS EENN AANNTTIICCIIPPOO

Agrupa mensualmente los Recibos, Facturas y

Contratos que respaldan el gasto.

Clasifica el gasto de acuerdo a la partida presupuestaria originada para tal fin, agrupa y ordena cada Factura y/o Recibo por concepto de gasto, según el clasificador de partidas para el presupuesto.

Recibe expediente de Rendición de Cuentas de las

Unidades que manejan Fondos en Anticipo.

Envía expediente a la Sección de Cuentas por

Cobrar y archiva copia del formulario “Relación de

Anticipos y Gastos” para su control. En caso de

adquisición de bienes envía copia de la documentación a Bienes Nacionales para su ingreso como patrimonio de

la Universidad.

INICIO

Elabora Conciliación Bancaria y el Libro de

Banco en los formulario previsto para la misma.

Elabora formulario “Relación de Anticipos y Gastos“ por

conceptos y montos conciliados con la partida

presupuestaria correspondiente.

Conforma expediente de Rendición de Cuentas

comenzando por la “Relación de Anticipos y Gastos”, incluyendo Facturas y/o Recibos, Estado de Cuenta, “Conciliación Bancaria”,

y el “Libro de Banco”.

1

Registra el monto total de la Rendición de Cuentas en el Libro Auxiliar de Cuentas por Cobrar y remite expediente a

la Oficina de Registro y Control Financiero.

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Páginas



Fecha 30/10/02

Flujograma:

OFICINA DE REGISTRO Y CONTROL FINANCIERO

1Recibe expediente de

Rendición de Cuentas de las unidades.

Recibe expediente, y archiva por Unidad

Administrativa. Recibe Comprobante de Diario con soportes y lo archiva como registros diarios.

Efectúa en el Sistema Financiero el registro del compromiso, del causado e imputación presupuestaria de cada

una de los gastos relacionados.

ARCHIVO CENTRAL DE LA D.F.

Unidad Centraliza

Reversa el compromiso inicial en el Sistema Financiero.

Verifica el comprometido,

causado y pagado.

NO SI

Envía copia del formulario “Relación de Anticipos y Gastos” a la Sección de

Cuentas por pagar. 3

RREENNDDIICCIIÓÓNN DDEE FFOONNDDOO EENN AANNTTIICCIIPPOO

Puede resolver?

Devuelve expediente a la

Unidad con “Nota de

Devolución”, para su

corrección.

SINO

Verifica si puede resolverlo.

Tiene observaci

SI NO

FIN

4

Realiza las correcciones necesarias.

Remite expediente al

Archivo Central de Finanzas

2

2

Revisa documentos y verifica si tiene observaciones.

Actua de acuerdo al tipo de unidad.

Imprime Comprobante de Diario lo anexa a la copia del formulario “Relación de

Anticipos y Gastos”. Envía Comprobante de Diario y expedientes al Archivo Central

para su archivo como registros diarios.

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Fecha 30/10/02

Flujograma:

Recibe copia del formulario “Relación de Anticipos y Gastos”

y lleva el control de las rendiciones recibidas.

Recibe copia del formulario “Relación de Anticipos y Gastos” y cancela el monto del gasto rendido

contra la cuenta del Fondo de la Unidad creado en el Sistema

Financiero.

Sella copia del formulario “Relación de Anticipos y Gastos” . Emite

Comprobante de Diario se lo anexa al formulario y lo envía al Archivo

Central de la Dirección de Finanzas.

SECCIÓN DE CUENTAS POR PAGAR DPTO. DE TESORERÍA (OPERADOR DE PAGOS)

3

RREENNDDIICCIIÓÓNN DDEE FFOONNDDOO EENN AANNTTIICCIIPPOO

4

Envía copia del formulario “Relación de Anticipos y Gastos” al Operador de Pagos para la cancelación del fondo en el

Sistema Financiero.

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Páginas



Fecha 30/10/02

Flujograma:

FORMULARIOS





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VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO DIRECCIÓN DE FINANZAS

1. Pag_____ de_______

RELACIÓN DE ANTICIPOS Y GASTOS

2. UNIDAD 3. Fecha

4. BANCO 5. Nº DE CUENTA BANCARIA:

6. NOMBRE DEL ADMINISTRADOR:

7. SALDO INICIAL DEL MES

8. ANTICIPOS RECIBIDOS EN EL MES

9. Nº 10. FECHA 11. MONTO 9. Nº 10. FECHA 11. MONTO

12. TOTAL ANTICIPO: 13.

SALDO DISPONIBLE 14.

15. GASTOS EFECTUADOS EN EL MES

16. Nº CH, o N/D

17. Nº DE LA S/P U

O/C

18. FECHA EMISIÓN DEL DOCUMENTO

19. BENEFICIARIO 20. CONCEPTO 21. CÓDIGO CONTABLE

22. MONTO FACTURA

23. (-) ISLR 24. (-) OTRO IMPUESTO

25. MONTO NETO

26. TOTAL GASTOS

27. SALDO AL FINAL DEL MES:

28. FIRMA Y SELLO DEL ADMINISTRADOR DE LA UNIDAD / /

29. FIRMA AUTORIZADA: / /

FORMULARIO 405-07 DII 10/02

FORMULARIO: Relación de Anticipos y Gastos

CÓDIGO: 405-07

USO: Realizar la Conciliación de los Fondos en Anticipos recibidos.

ELABORADO: En computadora.

No. Nombre Contenido

1 Unidad Nombre de la Unidad Organizativa que lo

genera.

2 Mes Mes en que se elaboró el formulario.

3 Año Año en que se elabora el formulario.

4 Banco Nombre del banco a ser relacionado.

5 Nª de Cuenta Bancaria El número de la cuenta del banco a ser

relacionado.

6 Nombre del Administrador Nombre del Administrador de la Unidad.

7 Saldo Inicial del Mes Indique en números el saldo inicial del

banco en bolívares.

8 Anticipos Recibidos en el

Mes

Se explica por sí solo.

9 Nº Indique de forma correlativa el Nº de

anticipos recibidos en el mes a rendir.

10 Fecha Día, mes y año en que recibió el anticipo.





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11

Monto

Indique el monto del anticipo recibido.

12 Total Anticipo Registre la sumatoria vertical de los

anticipos recibidos.

13 Sin descripción Monto en números de la sumatoria

horizontal de los anticipos recibidos.

14 Saldo Disponible Monto en números de la sumatoria

vertical de los puntos 7 y 13.

15 Gastos Efectuados en el

Mes


16 Nº Cheque, Transferencia o

N/D

Número de cheque de la transferencia a

N/D a referenciar.

17 Nº de la S/P u O/C Número de la Solicitud de Pago a

referenciar cancelada con el cheque,

transferencia del punto anterior.

18 Fecha de Emisión del

Documento

Día, mes y año de la realización del

documento.

19 Beneficiario Nombre del proveedor beneficiario del

pago.

20 Concepto Razón que generó el pago.

21 Código Contable El código contable referenciado al

concepto del gasto.

22 Monto Factura Monto en números de la factura (bruto)

23 ISLR Monto en números del ISLR

correspondiente al pago.

24

Otro Impuesto

Monto en números de cualquier otro

impuesto distinto al ISLR.





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25

Monto Neto

Monto resultante de la sumatoria

horizontal de los puntos 23,24 y 25.

26 Total Gasto Monto resultante de la sumatoria vertical

de los puntos 23,24,25 y 26.

27 Saldo al Final del Mes Monto resultante de la resta de los puntos

15 menos el total del gasto del punto 25.

28 Firma y Sello del

Administrador de la Unidad


29 Firma Autorizada Firma del Director de la Unidad.

DISTRIBUCIÓN: Original: Expediente Rendición de Cuentas. Duplicado: Unidad Organizativa. Triplicado: Sección de Cuentas por Pagar.





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CONCILIACIÓN BANCARIA 1. Unidad:

2. Banco

3. Cuenta Corriente

4. Cta. Contable

5. Mes conciliado

6. Expresado en Bs.

7. Saldo según libro XXX 13. Saldo según banco XXXXX

Mas:

8. Depósitos no registrados XXX

Mas:

14. Depósitos en tránsito XXX

9. N/C no registradas XXX 15. N/C en tránsito XXX

Menos:

10. Cheques no registrados XXX

Menos:

16. Cheques en tránsito XXX

11. N/D no registradas XXX 17. N/D en tránsito XXX

12. Saldo correcto al XLX 18. Saldo correcto al XLX

19. Elaborado por:

20. Revisado por:

Formato 405-08 DII 10/02



FORMULARIO: Conciliación Bancaria en Bolívares

CÓDIGO: 405 - 08

USO: Realizar la conciliación bancaria de las cuentas en bolívares.



1 Unidad Nombre de la Unidad Organizativa a

quien corresponde la conciliación.

2 Banco Nombre del banco del cual se va a

realizar la conciliación.

3 Cuenta Corriente Nº de cuenta a ser conciliada.

4 Cuenta Contable Cuenta Contable al cual está

referenciada.

5 Mes Conciliado Día, mes y año en que se está

elaborando la conciliación.

6 Expresado en Bs. Se explica por sí solo.

7 Saldo Según Libro Monto en números del saldo de la cuenta

del banco actual en libros.

8 Depósitos No Registrados Monto en números de los depósitos no

registrados en libro.

9 N/C No Registrados Monto en números de las notas de

créditos no registrados en libro.

10 Cheques No Registrados Monto en número de los cheques no






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11

N/D No Registrados

Monto en número de las notas de débito

no registrados en libro.

12 Saldo Correcto al Sumatoria algebráica de los montos de

los puntos 7 al 11.

13 Saldo Según Banco Monto en números expresados en el

estado de cuenta.

14 Depósitos en Tránsito Monto en números de los depósitos

registrados en libro, no registrados en

banco.

15 N/C en Tránsito Monto en números de las notas de crédito

registrados en libro, no registrados en

banco.

16 Cheque en Tránsito Monto en número de los cheques

registrados en libro y no registrados en el

banco.

17 N/D en Transito Monto en número de las notas de débito

registrados en libro y no registrados en

banco.

18 Saldo Correcto Monto resultante de la sumatoria

algebraica de los montos de los puntos

del 13 al 17.

19 Elaborado por: Firma de la persona que elaboró la

conciliación certificando la misma.

20 Revisado por: Firma de la persona que revisó la

conciliación, conformando la misma





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DISTRIBUCIÓN: Original: Expediente Rendición de Cuentas con el Estado de Cuenta. Duplicado: Unidad Organizativa, con copia del Estado de Cuenta.





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CONCILIACIÓN BANCARIA 1. Unidad:

2. Banco

3. Cuenta Corriente

4. Cuenta Contable

5. Mes conciliado

6. Expresado en dólares.

7. Saldo según libro XXX 16. Saldo según banco XXX

Mas:

8. Depósitos no registrados XXX

Mas:

17. Depósitos en tránsito XXX

9. N/C no registradas XXX 18. N/C en tránsito XXX

Menos:

10. Cheques no registrados XXX

Menos:

19. Cheques en tránsito XXX

11. N/D no registradas XXX 20. N/D en tránsito XXX

12. Saldo correcto en US$ al XLX 21. Saldo correcto en US$ al XLX

13. Calculo del saldo en Bs.

14. tasa de Cambio al cierre del mes

15. Saldo expresado en Bs. XXX

22. Elaborado por:

23. Revisado por:

Formato 405-09 DII 10/02



FORMULARIO: Conciliación Bancaria en Dólares

CÓDIGO: 405 - 09

USO: Realizar la conciliación bancaria de las cuentas en dólares.



1 Unidad Nombre de la Unidad Organizativa a

quien corresponde la conciliación.

2 Banco Nombre del banco del cual se va a

realizar la conciliación.

3 Cuenta Contable Cuenta Contable al cual está

referenciada.

4 Cuenta Corriente Nº de cuenta a ser cancelada.

5 Mes Conciliado Mes y año en que se está elaborando la

conciliación.

6 Expresado en dólares Se explica por sí sólo.

7 Saldo Según Libro Monto en números del saldo de la cuenta

del banco actual en libros.

8 Depósitos No Registrados Monto en números de los depósitos no


9 N/C No Registrados Monto en números de las notas de

créditos no registrados en libro.

10

Cheques No Registrados

Monto en número de los cheques no






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11 N/D No Registrados Monto en número de las notas de débito

no registrados en libro.

12 Saldo Correcto al Sumatoria algebráica de los montos de

los puntos 7 al 11.

13 Cálculo del Saldo en Bs. Se explica por sí solo.

14 Tasa de Cambio al Cierre Monto de la tasa de cambio al cierre

dictado por el Banco Central de

Venezuela.

15 Saldo expresado en Bs. Monto resultante de la multiplicación del

saldo correcto punto por el punto 14.

16 Cheque en Tránsito Monto en número de los cheques

registrados en libro y no registrados en el

banco en dólares.

17 N/D en Tránsito Monto en número de las notas de débito

registrados en libro y no registrados en

banco en dólares.

18 Saldo Correcto Monto resultante de la sumatoria

algebráica en dólares.

19 Elaborado por: Firma de la persona que elaboró la

conciliación certificando la misma.

20 Revisado por: Firma de la persona que revisó la

conciliación, conformando la misma

DISTRIBUCIÓN: Original: Expediente Rendición de Cuentas con el Estado de Cuenta. Duplicado: Unidad Organizativa, con copia del Estado de Cuenta.





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LIBRO DE BANCO

1. UNIDAD: 2. FECHA:

3. BANCO:

4. No. DE CUENTA BANCARIA:

5. FECHA DEL CHQ,

TF O N/D

6. FECHA DE

ENTREGA 7. No. DEL CHQ, TF

O N/D 8. BENEFICIARIO 9. CONCEPTO 10. MONTO NETO

11. TOTAL FORMULARIO 405-10 DII 10/02



FORMULARIO: Libro de Bancos

CÓDIGO: 405 - 10

USO: Controlar los Movimientos de la Cuenta Bancaria.



1 Unidad Nombre de la Unidad Organizativa a la

cual corresponde la relación.

2 Fecha Día, mes y año en que se elabora el

formulario.

3 Banco Nombre del banco a relacionar.

4 Nº de Cuenta Bancaria Nº de cliente corriente del banco a

relacionar.

5 Fecha del Cheque,

Transferencia o N/D

Día, mes y año en que se elaboró el

cheque, transferencia o nota de debito.

6 Fecha de Entrega Día, mes y año en que se entregó o se

hizo efectivo el cheque, transferencia o

nota de débito.

7 Nº del Cheque,

Transferencia o N/D

Nº del cheque, transferencia o nota de

débito.

8 Beneficiario Nombre del beneficiario del cheque de la

transferencia o nota de débito.





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9

Concepto

Razón del gasto en letras.

10 Monto Neto Monto cancelado al beneficiario.

11 Total Monto resultante de la sumatoria vertical

del punto 10.

DISTRIBUCIÓN: Original: Expediente Rendición de Cuentas. Duplicado: Unidad Organizativa.





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TRANSFERENCIA A UNIDAD

1. DEPARTAMENTO DE TESORERÍA

2. Número de Transferencia:

3. Beneficiario:

4. Banco:

5. Número de cuentas:

6. Cantidad:

7. Fecha Efectiva de la Operación:

8. OFICINA DE REGISTRO Y CONTROL FINANCIERO

9. Nº Unidad Responsable:

10. Nº Programa:

11. Nº Subprograma:

12. Nº Actividad:

13. Nº Compromiso:

14. Fecha del Compromiso:

15. Efectuado por:

(Firma y Sello)

16. OFICINA DE LA DIRECCIÓN DE FINANZAS

17. Asunto de la Solicitud:

18. Fecha de la Solicitud:

19. Solicitado / Autorizado por: 20. Autorizado por:

FORMULARIO 405-12 DII 10/02

FORMULARIO: Transferencia a Unidad

CÓDIGO: 405-12

USO: Para la trasferencia de Fondos de Trabajo a las Unidades que lo manejan.



1 Departamento de Tesorería Determina que los datos a registrar desde

el punto 2 al punto 7 son exclusivos del

Departamento de Tesorería.

2 Número de Transferencia Número de transferencia a realizar.

3 Beneficiario Nombre del beneficiario especificado en

el documento.

4 Banco Nombre del banco a ser afectado.

5 Nª de Cuenta Bancaria El número de la cuenta del banco a ser

afectado.

6 Cantidad Cantidad en números la cual va a ser

transferida.

7 Fecha Efectiva de la

Operación

Fecha de la elaboración efectiva de la

transferencia.





Fecha: 30/10/02


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8 Oficina de Registro y

Control Financiero

Determina que los datos a registrar desde

el punto 9 al 15 son exclusivos de la

Oficina de Registro y Control Financiero.

9 No. Unidad Responsable Número de la Unidad Responsable.

10 No. Programa Número del programa al cual

corresponde.

11 No. de Sub-Programa Número del sub-programa

correspondiente.

12 No. de Actividad Número de la activa.

13 No. de Compromiso Número de compromiso.

14 Fecha del Compromiso Día, mes y año en que se efectuó el

compromiso.

15 Efectuado por: Nombre de la persona que elaboró el

registro.

16 Oficina de la Dirección de

Finanzas

Determina que los datos a registrar desde

el punto 17 al 19 son exclusivos de la

Oficina de la Dirección de Finanzas.

17 Asunto de la Solicitud Asunto de la solicitud de transferencia.

18 Fecha de Solicitud Día, mes y año de la solicitud.

19 Solicitado Unidad Solicitante.

20 Autorizado por: Firma y sello autorizado.

DISTRIBUCIÓN: Original: Sección de Cuentas por Pagar. Duplicado: Oficina de Registro y Control Financiero.





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1. No.

NOTA DE DEVOLUCIÓN 2. FECHA / /

3. PARA:

4. DE: OFICINA DE REGISTRO Y CONTROL FINANCIERO

6. NUMERO:

7. FECHA DE ELABORACIÓN: / /

5. ANEXO LE ESTAMOS DEVOLVIENDO:

SOLICITUD DE PAGO

COMPROBANTE DE COMPROMISOS

REPOSICIÓN DE FONDO FIJO

OTROS_______________________________ 8. BENEFICIARIO:

9. MOTIVO DE LA DEVOLUCIÓN:

FALTAN RECAUDOS FALTA AUTORIZACIÓN NO HAY DISPONIBILIDAD ERRORES EN LOS RECAUDOS FALTA FIRMA OTROS

10. OBSERVACIONES:

11. ELABORADO POR:

12. JEFE DE LA OFICINA:



FORMULARIO: Nota de Devolución

CÓDIGO: 417-02

USO: Indicar a la Unidad Organizativa correspondiente el motivo por la cual se

devuelve la documentación tramitada y a la vez servir de respaldo a la devolución

efectuada.



1 No. Número correlativo del formulario.

2 Fecha Día, mes y año en que se elaborá el

formulario.

3 Para: Nombre de la Unidad Organizativa a la

cual se remite la documentación.

4 Anexo le estamos devolviendo Una equis (x) indicando el documento

devuelto. Si marca otros especifique el

mismo.

5 Número Número del documento devuelto.

6 Fecha de elaboración Día , mes y año de elaboración del

documento devuelto.

7 Beneficiario Nombre del beneficiario especificado en

el documento.

8 Motivo de la devolución Una equis (x) indicando el motivo de la

devolución.





Fecha: 30/10/02


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Observaciones

Cualquier información referente a la

devolución suministrada por la Oficina de

Registro y Control Financiero.

10 Elaborado por: Nombre de la persona que elaboró el

formulario.

11 Jefe de la Oficina Firma del Jefe de la Oficina de Registro y

Control Financiero en señal de

aprobación.

Distribución:

Original: Unidad Administrativa.

Duplicado: Oficina de Registro y Control Financiero





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