nuevos formatos

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Nombre del documento: Procedimiento para elaborar, revisar y controlar nuevos formatos. Código: MP001 Revisión: Página 1 de 4 1. Propósito Estandarizar los criterios a seguir en la elaboración y control de los formatos que se utilizan dentro de la organización. 2. Alcance 2.1 Este procedimiento es aplicable a la elaboración de todas las formas y formatos que se requieren documentar y controlar en la organización. 3. Políticas de operación 3.1 Podrán elaborar un nuevo formato, siempre y cuando utilicen un lenguaje sencillo y comprensible, respetando y utilizando cabalmente los reglamentos y normas contenidas en este procedimiento. Esto incluye que el formato se desarrolle también con su correspondiente instructivo de llenado y ejemplos de los formatos llenos. 3.2 Deberán imprimir el formato aprobado en papel blanco, considerando los márgenes de la papelería original en que posteriormente será reproducido. Este original en papel blanco facilitará que se puedan obtener todas las copias a distribuir. 3.3 Deberán firmar las portadas de los formatos que ellos hayan elaborado. 3.4 Deben de incluir dentro de la correspondiente lista de distribución del formato a la gerencia de su área.

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Nombre del documento: Procedimiento para elaborar, revisar y controlar nuevos formatos.

Código: MP001

Revisión:

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1. PropósitoEstandarizar los criterios a seguir en la elaboración y control de los formatos que se utilizan dentro de la organización.

2. Alcance

2.1 Este procedimiento es aplicable a la elaboración de todas las formas y formatos que se requieren documentar y controlar en la organización.

3. Políticas de operación

3.1 Podrán elaborar un nuevo formato, siempre y cuando utilicen un lenguaje sencillo y comprensible, respetando y utilizando cabalmente los reglamentos y normas contenidas en este procedimiento. Esto incluye que el formato se desarrolle también con su correspondiente instructivo de llenado y ejemplos de los formatos llenos.

3.2 Deberán imprimir el formato aprobado en papel blanco, considerando los márgenes de la papelería original en que posteriormente será reproducido. Este original en papel blanco facilitará que se puedan obtener todas las copias a distribuir.

3.3 Deberán firmar las portadas de los formatos que ellos hayan elaborado.3.4 Deben de incluir dentro de la correspondiente lista de distribución del formato a la

gerencia de su área.3.5 Deben respaldar adecuadamente los formatos que han generado. De preferencia

almacenándolos en el disco duro de su computadora.3.6 Tienen un plazo de 8 días naturales a partir del día en que están recibiendo el

documento correspondiente para hacer sus comentarios y observaciones. De no hacerlo en este lapso, se considerará que están de acuerdo con el formato.

3.7 Los gerentes de la empresa son las únicas personas autorizadas para aprobar formatos.

3.8 Deberán revisar cuidadosamente que todos los formatos que se están emitiendo dentro de su área ayuden a incrementar la eficiencia de la organización.

3.9 Deben documentar y controlar los formatos más comúnmente utilizados en su área.3.10 Deben de tener el control interno de los formatos que su área ha generado. Este control incluye

elaboración, aprobación, distribución periódica y revisión anual.

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CONTROL DE EMISION

ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ

Yadhira Torres Escamilla Armando García Gómez Guillermo Alejo Z.

Puesto: Jefa de Limpieza. Puesto: Jefe de División de cuartos

Puesto: Gerente General.

Fecha05/12/05

Fecha05/12/05

Fecha05/12/05

Nombre del documento: Procedimiento para elaborar, revisar y controlar formatos.

Código: MP001

Revisión:

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4. Diagrama de procedimiento

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Nombre del documento: Procedimiento para elaborar, revisar, y controlar formatos.

Código: MP001

Revisión:

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5. Descripción del procedimiento

Secuencia de Etapas

Actividad Responsable

1. Imprimir Imprime en hojas blancas los formatos originales. Elaborador del formato

2. Firmar Firma el formato en el renglón de elaboró.

Elaborador del formato

3. Obtener firma Obtiene la firma de aprobado. Elaborador del formato

4. Entregar Entregar el original al gerente del área.

Elaborador del formato

5. Recibir Recibe el original y lo da de alta.

Gerente del área

6. Verificar Verifica y anota el nivel de revisión. Gerente del área

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7. Anotar fecha Anota la fecha de emisión. Gerente del área

8.Anotar nombre Anota el nombre del registrador.

Gerente del área

Nombre del documento: Procedimiento para acondicionamiento y limpieza de cuartos.

Código: MP001

Revisión:

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9. Paginar Página todas las hojas del formato.

Gerente del área

10. Imprimir Imprime el original. Gerente del área11. Distribuir Distribuye las copias a las áreas. Gerente del área12. Destruir Destruye todas las copias obsoletas. Gerente del área12. Sellar Sella con la leyenda de cancelado la versión anterior

del formato.Gerente del área

12. Archivar Archiva el nuevo formato. Gerente del área

6. Documentos de referencia.

DocumentosN/A

7. Registros

Registros Tiempo de Retención

Responsable de Conservarlo

Código de Registro

N/A N/A N/A N/A

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8. Glosario

N/A No aplica. 9. Anexos N/A

10. Cambios de esta versión

Número derevisión

Fecha de actualización

Descripción del cambio

x x N/A

Elaborador del formato El aprobador del formato Secretaria o gerente del area emisora