NUCLEO DE DESARROLLO PROVINCIAL SOTO Y MARES INFORME...

Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo

Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia.

www.contraloriasantander.gov.co

CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER CÓDIGO: RECF-16-01

INFORME DEFINITIVO

SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA EL CONTROL FISCAL

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NUCLEO DE DESARROLLO PROVINCIAL SOTO Y MARES

INFORME DEFINITIVO DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD ESPECIAL

( No. 000174 04 Diciembre 2013 )

E.S.E. NUESTRA SEÑORA DEL CARMEN MUNICIPIO DE VETAS

ROBERT JOSE ARENAS USUGA REPRESENTANTE LEGAL

RENE RODRIGUEZ HERNANDEZ RESPONSABLE

CARLOS IVAN GELVEZ LIZARAZO RESPONSABLE

TIEMPO DE EJECUCION 18 AL 22 DE MARZO, Y, 1 y 2 DE ABRIL DE 2013

VIGENCIAS 2011 Y 2012

Bucaramanga





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ARGEMIRO CASTRO GRANADOS Contralor General de Santander

CARLOS FERNANDO PÉREZ GÉLVEZ Contralor Auxiliar

SONIA YANETH GARCIA BENITEZ Sub. Contralora Delegada Para el Control Fiscal

GRUPO AUDITOR:

JENNY MOSCOSO BRAVO Profesional Especializado Coordinadora Auditoria

LUIS DAVID RUEDA SILVA Auditor Fiscal Nodo Comunero

RUTH MAPHY CABRERA QUINTANA Profesional Especializado





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TABLA DE CONTENIDO

PAG

INTRODUCCION 5

1. ANTEDECENTES 6

2. ALCANCE 6

3. GENERALIDADES 6

4. DICTAMEN DE AUDITORIA 7

4.1. RESULTADO POR LÍNEAS DE AUDITORIA 7

4.1.1. LINEA DE CONTRATACIÓN 7

4.1.2. REQUERIMIENTOS CIUDADANOS 29 4.1.3 EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN 2011-2012 29

4.1.4 EVALUACIÓN CONTROL INTERNO 30

4.1.5 SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO 31 4.1.6 LÍNEA AMBIENTAL 32 4.1.6.1 PLAN DE GESTIÓN INTEGRAL DE RES. HOSPITALARIOS

32

4.1.6.2 GESTION CONTRACTUAL AMBIENTAL 47

5. CUADRO CONSOLIDADO DE HALLAZGOS 48

6. CUADRO NUMERICO DE HALLAZGOS 51





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E.S.E. CENTRO DE SALUD EL CARMEN DEL MUNICIPIO DE VETAS – SANTANDER





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INTRODUCCION La Contraloría General de Santander, en desarrollo de las facultades otorgadas por los Artículos 267 y 272 de la Constitución Nacional, la Ley 42 de 1993, en cumplimiento del Plan General de Auditorias, estudia la Cuenta de la E.S.E. CENTRO DE SALUD NUESTRA SEÑORA DEL CARMEN, correspondiente a las vigencias 2011 y 2012, para evaluar la efectividad de la gestión con que se administraron los recursos asignados a la ESE durante el periodo comprendido entre el primero (1) de Enero de 2011 y el treinta y uno (31) de Diciembre de 2012. Para tal efecto, la Contraloría General de Santander evaluará los resultados contables y presupuestales en el cumplimiento de las disposiciones que regulan la materia, evaluará el Proceso de Contratación Administrativa, Quejas y Denuncias, Seguimiento Plan de Gestión, Control Interno, Deuda Pública, Plan de Mejoramiento y Línea Ambiental, verificando el cumplimiento de la normatividad en la materia señalado en la Ley 100 de 1993 y demás normas reglamentarias. La Contraloría General de Santander espera que este informe contribuya a un mejoramiento continuo en el desarrollo normal de las actividades que ejerce la E.S.E. Centro de Salud Nuestra Señora Del Carmen de Vetas, para lograr mayor eficiencia en el cumplimiento de su objeto social y una adecuada protección del patrimonio de la Entidad, lo que redundará en el mejoramiento de la calidad de vida de la población Vetana.





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1. ANTECEDENTES La Contraloría General de Santander mediante el Informe Definitivo de Revisión de Cuenta No. 000161 del 1 de agosto de 2011 emite FENECIMIENTO Nro. 000153 del 1 de agosto de 2011 de la vigencia 2010 de la E.S.E. Centro de Salud Nuestra Señora del Carmen. Una vez recibida la cuenta de las vigencias 2011 y 2012, y para su revisión, se sujeta a lo establecido en la Resolución No 0294 de abril 30 de 2009 sobre la rendición y revisión de cuentas. En la revisión se aplicaron las políticas, normas y metodologías establecidas por la Contraloría General de Santander, normas concordante con las de auditoría generalmente aceptadas, los criterios y conocimientos que el auditor tiene de la cuenta, para ello, utilizó pruebas selectivas, documentos soportes e información suministrada por los responsables que administraron los recursos de la ESE Centro de Salud Nuestra Señora del Carmen de Vetas, lo que condujo a efectuar la auditoría con los resultados que de ello se deriva y se consignan en el presente informe. 2. ALCANCE

La auditoría de la cuenta se orientó al análisis y evaluación de la gestión desarrollada por la entidad, en la administración de los bienes y recursos y en el cumplimiento de su actividad misional, conforme a las normas y principios que regulan el ejercicio de la gestión fiscal, con los procedimientos establecidos por la Contraloría General de Santander, sobre los documentos e información suministrada por la E.S.E. Nuestra Señora del Carmen del Municipio de Vetas Santander.

Es responsabilidad del Representante Legal de la Entidad el contenido de la información suministrada. Vale la pena señalar que según certificación suscrita por el señor ROBER JOSE ARENAS USUGA Gerente Actual de la ESE y suscrita el 21 de febrero de 2013, desde el 1 de enero de 2011 a la fecha ha habido cinco (5) Gerentes lo que denota inestabilidad administrativa en el manejo de la Entidad y responsabilidades diversas. Para realizar el presente Informe se toma como base la información y cifras registradas en la rendición de la cuenta a través de SIA, de allí su análisis y evaluación, así como los resultados que se observaron en el trabajo de campo que se practicó en la Auditoría que se llevó a cabo en la Entidad. 3. GENERALIDADES La Empresa Social del Estado Nuestra Señora del Carmen de Vetas Santander, es una Institución Prestadora de Servicios de Salud de Primer Nivel, de carácter público, descentralizada del orden municipal, dotada de personería jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa, sometida al régimen jurídico previsto en la ley 100 de 1993 y las normas legales y reglamentarias que las modifiquen, adicionen complementen, cuyo objeto consiste en la prestación del servicio público de salud y la efectividad de los derechos e intereses de los usuarios.





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4. DICTAMEN DE LA AUDITORIA 4.1. RESULTADOS POR LÍNEA DE AUDITORÍA En la planeación y ejecución de la auditoria, se hizo una revisión acuciosa de la información de la cuenta anual de las vigencias fiscales 2011 y 2012, que la entidad envió a través del SIA, se analizaron y evaluaron las operaciones, efectuando control a las cuentas seleccionadas en la muestra reportada en el memorando de planeación, en dirección al Proceso de Contratación Administrativa, Quejas y Denuncias, Seguimiento Plan de Gestión, Control Interno, Plan de Mejoramiento y Línea Ambiental . 4.1.1 LÍNEA DE CONTRATACIÓN En la revisión de los procesos contractuales se evidenció el incumplimiento de los procedimientos de contratación administrativa señalados en las normas que regulan dicha actividad que fueron adelantados por la Entidad, de conformidad con lo establecido en la Ley 100 de 1993 y demás disposiciones complementarias. NATURALEZA JURÍDICA

De conformidad con lo establecido en el Artículo 194 de la Ley 100 de 1993, la EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO NUESTRA SEÑORA DEL CARMEN, es una entidad pública descentralizada del orden municipal, que presta los servicios de salud en el municipio de VETAS, en el primer nivel de atención, a la cual se le aplica el régimen jurídico contractual establecido en el artículo 195 de la Ley 100 de 1993. REGIMEN DE CONTRATACIÓN APLICABLE Según lo dispone el artículo 195, numeral 6º de la Ley 100 de 1993, “… en materia contractual se regirá por el derecho privado, pero podrá discrecionalmente utilizar las cláusulas exorbitantes previstas en el estatuto general de contratación de la administración pública…”, expidiendo su manual, el cual debe contener la regulación sustancial y procesal, que debe acatar la entidad en los procesos contractuales en cumplimiento del principio de legalidad al que deben estar sujetas sus actuaciones. En tal sentido, la Junta Directiva de la EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO NUESTRA SEÑORA DEL CARMEN, adopta el Manual de Contratación mediante Acuerdo 03 de Julio 11 de 2012, lo que indica que hasta esa fecha se somete al estatuto general de la administración pública, esto es, a ley 80/93. EVALUACIÓN A LA CONTRATACIÓN

La evaluación de la contratación se fundamentó en la observación del cumplimiento de los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal, haciendo énfasis en los de planeación, transparencia, economía y responsabilidad. El Régimen Jurídico aplicable por la ESE NUESTRA SEÑORA DEL CARMEN de Vetas Santander para el desarrollo de su objeto en materia contractual, son las normas de derecho privado, las disposiciones de la Ley 100 de 1993 decretos reglamentarios y demás normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan, así





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como también aplica las clausulas excepcionales del Estatuto General de la Contratación Pública y demás normas que la reformen modifiquen o adicionen, lo que significa que, no obstante regirse por el derecho privado, no existe una desvinculación del Estatuto de Contratación Administrativa, máxime cuando debe respetar los principios ineludibles de transparencia y de selección objetiva, en la medida que no pueden contratar con cualquier persona natural o jurídica, sino con quien ofrezca mejores garantías a la entidad, para perseguir los fines que ella busca y así garantizar el cumplimiento del mandato constitucional expresado en el artículo 209 de la Constitución Política. Dentro del trabajo de Auditoria Especial que realizó la Contraloría General de Santander, en la E.S.E. Nuestra Señora del Carmen de Vetas Santander, se procedió a verificar el cumplimiento de las normas aplicables a la contratación pública, y en especial al objeto estipulado en su Manual de Contratación “establecer los procedimientos y principios que deben regir en la ESE Centro hospitalario para conseguir el cumplimiento de los fines de la empresa, de manera eficiente que garantice la prestación del servicio público de salud y la efectividad de los derechos e intereses de los usuarios a través de las diferentes formas de contratación”. Se evidencia que la contratación administrativa de la ESE, es muy baja en cantidad y monto, y dada la naturaleza de los objetos contractuales debería ser impoluta, sin embargo, se detectó vulneración al ordenamiento jurídico que la regula en términos que ameritan hallazgos.

PRESUPUESTO ESE VETAS 2011

Pto. Inicial: 325.628.455 Adición: 6.192.778 Total Pto. 331.821.233

EVALUACIÓN Y ANÁLISIS LÍNEA CONTRATACION 2011

La Ese Centro Nuestra Señora Del Carmen Vetas - Santander, reportó al SIA de la Contraloría General de Santander en la vigencia 2011 contratación por valor de $95.655.962, celebrando 78 contratos. CONTRATACIÓN REVISADA VIGENCIA 2011: De la totalidad de contratos, se seleccionaron aleatoriamente: Número de

Contrato Objeto Del Contrato

Valor Inicial Del

Contrato Contratista

Suscripción Del

Contrato

6 PRESTACION DE SERVICIOS DE

ODONTOLOGIA

4,368,000

RENE RODRIGUEZ

HERNANDEZ 1/7/2011

30 PRESTACION DE SERVICIOS

PROFESIONALES DE ODONTOLOGIA

4,368,000

RENE RODRIGUEZ

HERNANDEZ 4/16/2011

4 SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS

4,364,800 COLGENERICOS LTDA 1/7/2011


PROFESIONALES DE CONTADORA

3,744,000 GLORIA COTTEGOMEZ 1/7/2011



3,744,000

YEILE YURAIMA

MENDOZA B 7/5/2011


PROFESIONALES CONTADOR

3,744,000

YEILE YURAIMA

MENDOZA B 10/18/2011



2,496,000 GLORIA COTTEGOMEZ 4/22/2011


CONDUCTOR DE AMBULANCIA

2,190,000 OSCAR CABEZA ARIAS 1/7/2011





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CONDUCTOR DE AMBULANCIA


49 SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS

2,037,852 COLGENERICOS LTDA 7/5/2011

TOTAL CONTRATOS A REVISAR VIGENCIA. 2011: 10 VALOR TOTAL CONTRATACIÓN A REVISAR: $33.246.652 Total Porcentaje a Auditar: 34.76% Se deduce que la modalidad de contratación es por CONTRATACION DIRECTA, púes no está descrita ninguna de ellas en el manual. CONSIDERACIONES GENERALES CONTRADICCIÓN INFORME PRELIMINAR Para evaluar las contradicciones y entrar a sopesar cada uno de los hallazgos respecto de las respuestas rendidas y en aras de preservar la función pública para que la presunta infracción leve no la vulnere o la ponga en peligro, es necesario tomar nota de las reflexiones que rinden los implicados al acatar uno de los fines que persigue el órgano de control, el cual es infundir y tomar medidas persuasivas que tienen implícita la función preventiva y correctiva, en aplicación de los principios constitucionales señalados en el artículo 209 de la norma superior. En consideración al párrafo anterior, manifiesta que, los recursos financieros que manejan este tipo de Instituciones son muy limitados, contrario a las necesidades infinitas que se tienen, ya en uno u otro sentido, siendo la mayor debilidad; después del económico, el escaso personal científico, administrativo y operativo con que se cuenta, para cumplir con tantas actividades asignadas a esta clase de Empresas, que sumado a las múltiples exigencias legales, generan un cuello de botella difícil de superar, por eso, considero que el Ente de Control al hacer la evaluación debe sopesar esta situación, pues, los directivos aportamos toda la capacidad que está al alcance y los trabajadores en general, tienen compromiso y sentido de pertenencia, insumos sin los cuales, sería imposible sacarla adelante. Que indagado por el informe de la Contraloría, el cual considero un medio importante para conocer la institución y verificar falencias, dificultades y planes de mejoramiento; se me informó que nunca se había realizado auditoria; es decir que esta es la primera que se realizaba en la Institución, luego no conté en mi corta instancia con esta herramienta que me permitiera ver el estado de la E.S.E.; y de quien recibí la institución era también alguien que llevaba un corto tiempo. Por el contrario encontré mil dificultades con las cuales tuve que sortear y definir de forma oportuna e inmediata para prestar el servicio. En este corto tiempo veo una institución con unas falencias enormes, que van desde una completa iliquidez, puertas cerradas para conseguir suministro desde lo más simple hasta lo más esencial como son medicamentos, material médico-quirúrgico, desechables material odontológico y de laboratorio, gasolina, entre otros. Dificultades de orden administrativo de envío de informes, trabajadores que no contaban con seguridad social, prestación del servicio sin hacer los cobros a los pacientes y que se iniciaron con un listado que tenían en la entidad para concientizar a los usuarios de la necesidad de pagar por los servicios prestados cuando a ello hubiere lugar.





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Una E.S.E. con la que nadie quería ningún tipo de relación contractual porque no había con que pagar; por el contrario si había deudas con proveedores y ex - trabajadores que tenían demandada a la institución. Por eso duele profundamente que uno como profesional, como persona frente a estas situaciones tenga que jugársela por salvar a las instituciones y por el fin último que es la prestación del servicio de salud, que cada día pese a las políticas estatales nos dejan en más dificultades; entonces cuando los recursos y los medios que el mismo estado suministra no permiten alcanzar las exigencias impuestas por que están lejos de toda realidad; nos ponen en estas situaciones que desmoralizan y desmotivan la labor de cualquier servidor público. Los hallazgos, todos, al tener naturaleza Administrativa, pasan automáticamente a ser incorporados en el Plan de Mejoramiento, que propondrá la Gerencia de la ESE al órgano de control, razón ésta, para no ser repetitivo en la respuesta que da el Ente de Control a cada uno de ellos. HALLAZGO No. 1 DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO Según reporte del SIA se contabiliza la celebración de setenta y ocho (78) contratos por valor de $95.655.962, pero en la fuente no se hallaron tales, razón por la cual se indagó sobre su existencia física y su debido archivo y protección de la información, por lo que se expidió una certificación por parte del Doctor ROBER JOSE ARENAS USUGA, Gerente actual, donde manifiesta “Que una vez revisado el archivo de la ESE NUESTRA SEÑORA DEL CARMEN DE VETAS, se evidenció que durante la vigencia 2011 reposan 54 contratos por un valor de $80.369.759,00 aclarando que no están completos de acuerdo a los procesos contractuales y en la vigencia 33 contratos por un valor de 79.260.400,00 2012 de igual forma algunos están completos otros no de acuerdo al siguiente detalle que se relacionan y se detallan así:”, tal como se desprende del cotejo de la información se evidencia el pésimo manejo que se le está dando al archivo y custodia de los expedientes y a la obligación legal que tiene la administración de la ESE de rendir íntegramente la cuenta a este órgano de Control Fiscal, de acuerdo a la situación real del ente auditado, lo que conlleva a que se configure un hallazgo de tipo administrativo y disciplinario, y, a través de un plan de mejoramiento se adopten los mecanismos para solucionar la deficiencia. Tipo de Hallazgo: Disciplinario Norma Violada: C. P. Art. 6 y 209, Ley 594 de 2000

Ley 734 de 2002 Art. 34 num. 1, 5, 21 y 22 Presunto Responsable: YURI MIGUEL CASTRO ZAMBRANO

Ex–Gerente RENÉ RODRÍGUEZ HERNÁNDEZ, Ex–Gerente Tipo de Hallazgo: Administrativo Presunto Responsable: ROBER JOSE ARENAS USUGA, Gerente RESPUESTA DE LA ESE “Si bien es cierto que hay problemas en el manejo del archivo y es inocultable, no es menos cierto que se merezca un reproche disciplinario al respecto, pues no ha





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habido mala fe ni intención de ocultar o sustraer información, claro está que, la ESE debe hacer un esfuerzo y ponerse a tono del manejo del mismo, no solo porque sea un imperativo legal, sino porque es sano para la institución contar con este, en oportunidad, calidad y cantidad que demanda la realidad empresarial, por fortuna, no son grandes volúmenes y sus inversiones no son tan altas, sin embargo, al poseer el limitante económico la administración se compromete a jalonar este proceso en el menor tiempo posible, en la medida que los recursos lo permitan, lo que sí es claro es la prioridad que demanda esta intervención, por otro lado, reconozco que hay un desfase informativo en la contabilización en el SIA, pues los datos que reposan en el SIA no corresponden a la materialidad de los contratos. Para la vigencia 2011se realizaron 54 contratos por valor de $80.369.759 y para la vigencia 2012 se realizaron 33 contratos por valor de $79.260.400, interfiriendo en el análisis y evaluación que se quiera tomar al respecto, genera este infortunio la falta de pericia de la persona encargada de subir la información, aunque a la fecha se ha capacitado mejor y estaremos vigilantes para que no vuelva a ocurrir. Reconocida la existencia del hecho, pero, analizando que la situación que se presenta, no altera ni deviene a faltas que comprometan la permanencia institucional o la administración pública en general, y, captando el espíritu que le asiste a la administración actual del Ente de Control, señalado en su eslogan “Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo”, considero que se cambie la calificación del hallazgo a administrativo, para que a través de un Plan de Mejoramiento la ESE corrija estas falencias, y quede notificada, que de subsistir esta situación, se vería inmersa en juicios de responsabilidad a todos sus servidores, por lo que se trabajará en esa dirección. Esta consideración ruego la tenga en cuenta en todos los hallazgos que se tipifican como disciplinarios, toda vez que el criterio del Ente de Control como el de la Administración es exactamente el mismo, prevenir ante todo, buscar y aplicar alternativas de mejoramiento continuo y socializarlo entre sus servidores.”

RESPUESTA DEL ENTE DE CONTROL “Es preciso anotar que las respuestas o contradicciones que presentan los implicados al informe preliminar son de recibo en su gran mayoría, sobre todo, por aceptar que deben corregir el rumbo sin importar las dificultades que se puedan tener, ante la restricción económica que vive el sector salud, y más concretamente la ESE de Vetas, los hallazgos administrativos planteados en el plan de mejoramiento que se suscribirá, tendrá como propósito suprimir las falencias que se registran en la institución y observar los postulados de la función administrativa que tanto eco tiene en el informe fiscal, pues de lograr caminar en ellos, sin duda, se traduce en bienestar para los usuarios o clientes, y para la administración pública en general. Se confirma el hallazgo administrativo y se desvirtúa la incidencia disciplinaria, para que en el plan de mejoramiento que se proponga se consignen las medidas correctivas y no se vuelva a presentar esta anomalía que afecta la buena marcha de la administración, al no contar con información precisa y veraz, de volver a presentarse en el futuro, se constituye en un agravante para dejar por sentado el reproche disciplinario.





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HALLAZGO No. 2 DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO Según la muestra y analizados los contratos, se evidencia la falta de planeación y acreditación de requisitos legales en los contratos del servicio profesional del odontólogo, del conductor de la ambulancia y del contador, puesto que son actividades indispensabilísimas, así, los dos primeros en el cumplimiento de su actividad misional y de los servicios acreditados que está obligado a cumplir, y en el tercero, fundamental en la parte de funcionamiento o administrativa, lo que indica que deben ser contratados en forma permanente o vincularlos a la planta de cargos, si es por contrato, la racionalidad indica que sus periodos deben ser cercanos a la vigencia fiscal, y no a trancones como se muestra, esta práctica va en contravía del artículo 209 de la Constitución Política, además, se observa que a los expedientes contractuales no se les adjunta los documentos y estudios previos requeridos para esta clase de contratación como son: rut, copia de la cédula de ciudadanía, formato único de hoja de vida, hombres menores de cincuenta (50) años copia de la libreta militar, antecedentes disciplinarios, penales y fiscales, afiliación a la seguridad social y para el pago demostrar la cancelación de esta última, caso contrario, dá lugar a hallazgos de tipo disciplinario y penal al celebrar contratos sin el cumplimiento de requisitos legales, lo que conlleva a que se configure un hallazgo de tipo administrativo y disciplinario, y, a través de un plan de mejoramiento se adopten los mecanismos para solucionar la deficiencia. Tipo de Hallazgo: Administrativo Presunto Responsable: ROBER JOSE ARENAS USUGA, Gerente Tipo de Hallazgo: Disciplinario Norma Violada: C. P. Art. 6 y 209

Ley 734 de 2002 Art. 34 num.1, Art. 48 nums.30 y 31

Presunto Responsable: YURI MIGUEL CASTRO ZAMBRANO Ex–Gerente

RENÉ RODRÍGUEZ HERNÁNDEZ, Ex–Gerente RESPUESTA DE LA ESE “La contratación por lapos de tiempo inferiores a un año obedece principalmente a falta de presupuesto en forma constante, recordemos que funcionamos con limitaciones bastante notorias, lo que obliga a contratar hasta donde los recursos presupuestales lo permiten, en cumplimiento de normas de esta naturaleza que van indiscutiblemente ligadas a la planeación del contrato, planeación que apunta mas a priorizar como funcionar con el presupuesto; y con el flujo de caja que se tiene, y en cuanto a los requisitos que se deben acreditar a la hora de contratar, siempre se han tenido en cuenta, lo que ocurre es que algunas veces se consulta electrónicamente los antecedentes y no se imprimen o se adjuntan al expediente, sin embargo, se tomará atenta nota, debo advertir que nunca se ha colado una persona que pudiendo estar inhabilitada para contratar se haya contratado, aunque debo advertir que se piden y se adjuntan al expediente básicamente los enunciados por la Contraloría.”





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RESPUESTA DEL ENTE DE CONTROL Se confirma el hallazgo administrativo y se desvirtúa la incidencia disciplinaria, obligando a suscribir plan de mejoramiento donde se consignen las medidas correctivas, indicando los documentos o soportes que deben acompañar la etapa precontractual, para determinar la capacidad que deben tener las personas que pretenden contratar con la ESE, pues, es un imperativo, que de no cumplirse, puede traer consecuencias no solo disciplinarias sino penales.

PRESUPUESTO ESE VETAS 2012

Pto. Inicial: 363.607.766 Adición: ____ 0_____ Total Pto. 363.607.766

CLASIFICACION CONTRATACION SEGÚN CLASE ESE 2012 (C) Número De

Contratos

(C) Modalidad De

Selección

(C) Clase De

Contrato

(C) Tipo

De Gasto

(C) SECTOR Al

Que Corresponde

El Gasto

(D) Valor total

de la

Contratación

36 MINIMA CUANTIA

C1. PRES SERV

DE SALUD FUNC. SALUD 82.271.546

3 MINIMA CUANTIA

C4.MANT. Y/O

REPARACION FUN. SALUD 2.724.380

16 MIN. CUANT.

C6.COMPRA

VENTA Y/O SUMIN FUN. SALUD 11.946.953

3 MIN. CUANT. C19 OTROS FUN. SALUD 9.115.448

58 106.058.327 FUENTE: SIA 2012

Para la vigencia 2012, celebraron 58 contratos de los cuales están clasificados en: 36 contratos C1 Pres. Serv, 3 contratos C4 Mant. y/o Reparación, 16 contratos C6. Compra Venta y/o Reparación y 3 contratos C19 Otros, para un valor total de CIENTO SEIS MILLONES CINCUENTA Y OCHO MIL TRESCIENTOS VEINTISIETE PESOS ($106.058.327) de los cuales se tomará una muestra del 34.31% equivalente a TREINTA Y SEIS MILLONES TRESCIENTOS OCHENTA Y OCHO MIL SEISCIENTOS SETENTA Y SEIS PESOS. ($36.388.676.) MUESTRA CONTRATACION ESE NUESTRA SEÑORA DEL CARMEN DE VETAS 2012 (C) Número

Del Contrato

(C) Objeto Del Contrato (D) Valor

Inicial Del

Contrato

(C) Nombre Completo Del

Contratista (*)

(F) Fecha De

Suscripción Del

Contrato (Aaaa/mm/dd)

1

PRESTACION DE SERVICIOS PERSONALES

AUXILIAR DE ENFERMERIA PARA CON LA

ESE SAN JOSE DE FLORIAN

3,744,000

YEILY YURAIMA MENDOZA

BOHORQUE

1/2/2012

16

PRESTACION DE SERVICIOS

PROFESIONALES DE ODONTOLOGIA.

8,100,000 LAURA MARCELA ARIAS

LANDAZABAL

7/12/2012

31

SUMINISTROS DE COMBUSTIBLE PARA LA

AMBULANCIA DE LA ESE

3,900,000 HERNAN GOMEZ SAJONERO 7/19/2012

42

SUMINISTROS DE MEDICAMENTOS PARA LA

ESE

3,000,000 COHOSAN LTA 9/13/2012

50

PRESTACION DE SERVICIOS

PROFESIONALES DE ASESORIA LEGAL

4,280,000 HILDA MOSQURA DE

CIFUENTES

10/1/2012

53

PRESTACION DE SERVICIOS DE APOYO A LA

GESTION SISMED

3,000,000 FUNDACION PARA EL

DESARROLLO

INSTITUCIONAL FUNIX

10/15/2012

3

PRESTACION DE SERVICIOS PERSONALES

EN LA EJECUCION DE PROCESOS.

SUBPROCESOS. PROCEDIMIENTOS Y

ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS CON LA

ESE SAN JOSE DE FLORIAN






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54 PRESTACION DE SERVICIOS DE APOYO AL

SANEAMIENTO DE APORTES PATRONALES

4,000,000 FUNDACION PARA EL

DESARROLLO

INSTITUCIONAL FUNIX.

11/15/2012

55

SUMINISTROS DE MEDICAMENTOS PARA LA

ESE

2,412,796 COHOSAN LTA 11/15/2012

57

COMPRA DE PINTURA PARA

REMODELACION DE LA ESE NUESTRA

SEÑORA DEL CARMEN DE VETAS

1,761,880

LUIS ALFONSO RUEDA

11/8/2012

10

36,388,676

FUENTE: SIA 2011

TOTAL CONTRATOS A REVISAR VIGENCIA. 2012: 10 VALOR TOTAL CONTRATACIÓN A REVISAR: $36.388.676 Total porcentaje a auditar: 34.31% Se infiere que la modalidad de contratación utilizada, es CONTRATACION DIRECTA. HALLAZGO No. 3 DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO Según reporte del SIA se contabiliza la celebración de cincuenta y ocho (58) contratos por valor de $106.058.327,00, pero en la fuente no se hallaron tales, razón por la cual se indagó sobre su existencia física y su debido archivo y protección de la información, por lo que se expidió una certificación por parte del Doctor ROBER JOSE ARENAS USUGA, Gerente actual, donde manifiesta “Que una vez revisado el archivo de la ESE NUESTRA SEÑORA DEL CARMEN DE VETAS, se evidenció que durante la vigencia 2011 reposan 54 contratos por un valor de $80.369.759,00 aclarando que no están completos de acuerdo a los procesos contractuales y en la vigencia 33 contratos por un valor de 79.260.400,00 2012 de igual forma algunos están completos otros no de acuerdo al siguiente detalle que se relacionan y se detallan así:”, tal como se desprende del cotejo de la información se evidencia el pésimo manejo que se le está dando al archivo y custodia de los expedientes y a la obligación legal que tiene la administración de la ESE de rendir íntegramente la cuenta a este órgano de Control Fiscal, de acuerdo a la situación real del ente auditado, lo que conlleva a que se configure un hallazgo de tipo administrativo y disciplinario, y, a través de un plan de mejoramiento se adopten los mecanismos para solucionar la deficiencia. Tipo de Hallazgo: Disciplinario Norma Violada: C. P. Art. 6 y 209

Ley 734 de 2002 Art. 34 num. 1, 5, 21 y 22 Presunto Responsable: ALBA NANCY RODRÍGUEZ ROJAS

Ex–Gerente CARLOS IVAN GELVEZ LIZARAZO, Ex–Gerente ROBER JOSE ARENAS USUGA, Gerente Tipo de Hallazgo: Administrativo Presunto Responsable: ROBER JOSE ARENAS USUGA, Gerente





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RESPUESTA DE LA ESE “Es el mismo criterio esbozado para desvirtuar el hallazgo número 1, al tener idéntica génisis y formulación.” RESPUESTA DEL ENTE DE CONTROL En armonía con sus descargos y guardando coherencia con la apreciación de los mismos, se asume el criterio dado al hallazgo 1, esto es, que se confirma el hallazgo administrativo y se desvirtúa la incidencia disciplinaria HALLAZGO No. 4 DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO Según la muestra y analizados los contratos, se evidencia la falta de planeación y acreditación de requisitos legales en los contratos del servicio profesional del odontólogo, del conductor de la ambulancia y del contador, puesto que son actividades indispensabilísimas, así, los dos primeros en el cumplimiento de su actividad misional y de los servicios acreditados que está obligado a cumplir, y en el tercero, fundamental en la parte de funcionamiento o administrativa, lo que indica que deben ser contratados en forma permanente o vincularlos a la planta de cargos, si es por contrato, la racionalidad indica que sus periodos deben ser cercanos a la vigencia fiscal, y no a trancones como se muestra, esta práctica va en contravía del artículo 209 de la Constitución Política, además, se observa que a los expedientes contractuales no se les adjunta los documentos y estudios previos requeridos para esta clase de contratación como son: rut, copia de la cédula de ciudadanía, formato único de hoja de vida, hombres menores de cincuenta (50) años copia de la libreta militar, antecedentes disciplinarios, penales y fiscales, afiliación a la seguridad social y para el pago demostrar la cancelación de esta última, caso contrario, dá lugar a hallazgos de tipo disciplinario y penal al celebrar contratos sin el cumplimiento de requisitos legales, lo que conlleva a que se configure un hallazgo de tipo administrativo y disciplinario, y, a través de un plan de mejoramiento se adopten los mecanismos para solucionar la deficiencia. Tipo de Hallazgo: Administrativo Presunto Responsable: ROBER JOSE ARENAS USUGA, Gerente Tipo de Hallazgo: Disciplinario Norma Violada: C. P. Art. 6 y 209, Ley 594 de 2000

Ley 734 de 2002 Art. 34 num. 1, Art. 48 nums. 30 y 31

Presunto Responsable: ALBA NANCY RODRÍGUEZ ROJAS Ex–Gerente

CARLOS IVAN GELVEZ LIZARAZO, Ex–Gerente ROBER JOSE ARENAS USUGA, Gerente RESPUESTA DE LA ESE “Es el mismo criterio esbozado para desvirtuar el hallazgo número 2, al tener idéntica génisis y formulación.





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Por otro lado, manifiesta que, “Frente a la odontóloga y el conductor, estos tenían un contrato de prestación de servicios cumpliendo un horario de trabajo, bajo una dependencia y subordinación; que según los controles de advertencia emitidos por la contraloría, el contratar bajo esta modalidad cuando se trata de servicios misionales pueden generar ante una demanda un detrimento patrimonial, pues el contratista puede demostrar la existencia de un contrato laboral o contrato realidad que perjudicaría aún más la institución. Que si bien no estaba en el plan de cargos o no se podía nombrar en temporalidad; es porque ambas figuras requieren de un proceso y contar con presupuesto para poderlo surtir, que con estas u otras personas se había requerido suspender el servicio mientras se hacía todo este trámite. Estos trabajadores odontóloga y conductor; eran el único recurso humano con los que contaba a la mano y habían venido desempeñando sus funciones en la E.S.E. con calidad y oportunidad. Frente a este tema, la superintendencia de salud igualmente ha manifestado que para las empresas sociales del estado en el entendido que se rigen por el derecho privado Artículo 195 No. 6 Ley 100/93; les resulta más sano contratar bajo la modalidad de contrato a término fijo, porque se protege al trabajador, favorece el principio de la anualidad de la que trata la ley orgánica y de presupuesto y van con cortes a 31 de diciembre; para evitar el compromiso de la vigencia futura y como lo mencione para el caso de la empresas sociales del estado, abstenerse de celebrar ordenes de prestación de servicios cuando se puedan dar las características de un contrato de trabajo y sus consecuencias ante el reconocimiento en un fallo judicial. Es tan ininteligible la situación de las empresas sociales del estado y su incertidumbre jurídica frente a su contratación; que mediante Circular externa No. 100 de 2013, el Ministerio de trabajo, el Ministerio de salud y el Departamento Administrativo de la Función Pública, mediante Circular Externa 100-003-2013 y con acompañamiento de la asociación de hospitales; nos trasmitieron este mensaje:

“Con referencia a la expedición de la Circular Externa 100 – 003 – 2013, por parte

del Ministerio de Trabajo, Ministerio de Salud y el Departamento Administrativo de

la Función Pública, les manifiesto lo siguiente

Para la creación de los Empleos Temporales según la Ley 909 de 2004 y el

decreto 1227 de 2005, se deben cumplir con las siguientes condiciones:

Según el Artículo 21 de la Ley 909 de 2004:

Artículo 21. Empleos de carácter temporal.

1. De acuerdo con sus necesidades, los organismos y entidades a los cuales se les aplica la presente Ley, podrán contemplar excepcionalmente en sus plantas de personal empleos de carácter temporal o transitorio. Su creación deberá responder a una de las siguientes condiciones:

a) Cumplir funciones que no realiza el personal de planta por no formar parte de las actividades permanentes de la administración;





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b) Desarrollar programas o proyectos de duración determinada;

c) Suplir necesidades de personal por sobrecarga de trabajo, determinada por hechos excepcionales;

d) Desarrollar labores de consultoría y asesoría institucional de duración total, no superior a doce (12) meses y que guarde relación directa con el objeto y la naturaleza de la institución.

2. La justificación para la creación de empleos de carácter temporal deberá contener la motivación técnica para cada caso, así como la apropiación y disponibilidad presupuestal para cubrir el pago de salarios y prestaciones sociales. (el subrayado es mío).

2. El ingreso a estos empleos se efectuará con base en las listas de elegibles vigentes para la provisión de empleos de carácter permanente, sin que dichos nombramientos ocasionen el retiro de dichas listas. De no ser posible la utilización de las listas se realizará un proceso de evaluación de las capacidades y competencias de los candidatos.

Decreto 1227 de 2005: Les anexo el decreto dentro de lo que se resalta:

- Debe existir un estudio técnico en cada institución y contar con el concepto previo del DAFP.

- El régimen salarial, prestacional y demás beneficios salariales de los empleos temporales será igual a los empleos de carácter permanente de la entidad.

- El nombramiento en un empleo temporal se efectuara teniendo en cuenta las listas que hagan parte del Banco Nacional de Listas de Elegibles. Se debe consultar las convocatorias de la CNSC.

En la circular utilizan la palabra INSTA que es sinónimo de OBLIGATORIEDAD, pero a su vez lo condicionan a los casos que sea “Viable y ajustado a presupuesto”.

ACESI a través de la Dra. Olga Lucia Zuluaga, hablo telefónicamente sobre el tema con el Ministro Dr. Alejandro Gaviria, donde el Ministro le informa que se reunió con el Procurador y le explico la situación de las E.S.E en lo relacionado con el tema laboral, por lo que se comprometió a bajar la presión que están ejerciendo la Procuraduría General y las oficinas de trabajo, hasta que salga la Ley que lo va a reglamentar.”

Por eso señores auditores, solicito analicen estas situaciones y puedan ver que no es una falacia que un Gerente se vea enfrentado no solo a la falta de recursos y herramientas que debe proveer el estado sino también a la incertidumbre jurídica.

Y al procurar buscar la medida que perjudique menos, que permita dar continuidad a la prestación del servicio; se vea como un actuar calificable de disciplinario con las implicaciones que ello con lleva.





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Desconozco las razones por las cuales mencionan no hay documentación o que las personas no hayan sido aptas para laborar, porque si lo eran y así venían haciendo en la institución al momento de iniciar mi gestión como gerente.

Considero drástica la determinación de calificar como hallazgo de tipo disciplinario unas actuaciones que claramente se estaban mejorando y que pueden y deben ser continuadas mediante los hallazgos administrativos y su implementación en el plan de mejoramiento que se suscriba.

Como he mencionado ya varias veces, fueron muchos los inconvenientes que encontré y trate de mejorar; por ello la sorpresa y desmotivación ante estos hallazgos; siendo entre otras la primera auditoria que se realizaba en la institución hospitalaria y que personalmente para mí es fundamental porque es una radiografía de lo que es la institución para al menos de forma rápida poder identificar falencias y solucionarlas, herramienta con la que desafortunadamente no conté y poder meterme en la cabeza todas las dificultades de una institución tan difícil, en menos de una semana es un imposible y aun así procure hacer lo más conveniente para corregirlo.

Frente a la Contadora, la situación financiera de la E.S.E., como lo he explicado no permitía pensar en vincularla y si efectivamente hay entidades que en sus plantas tienen a su contador habría que mirar las características de estas por qué no todas la condiciones de las ESEs son iguales; es como pensar que todas las Alcaldías del país tienen igual situación financiera, con la diferencia claro está que estos últimos entes tienen más apoyo que la salud en nuestro País y muy seguramente no tienen problemas de flujo de recursos que incluso les impida pagar salarios a sus trabajadores a tiempo; diferente al caso de los hospitales que para nadie es desconocido que pueden no tener recursos para comprar insumos y suministros o pasar cinco y seis meses sin percibir salarios y de verdad no por negligencia del gerente. Frente al punto de que efectivamente la contratación venía haciéndose de manera fraccionada, procedí a organizar la misma, para que fuera por el periodo faltante del año en curso”.” RESPUESTA DEL ENTE DE CONTROL Se acepta parcialmente la respuesta en el entendido que la entidad se compromete a efectuar en forma correcta y ajustada a la ley y al reglamento, los estudios previos requeridos para cumplir con el principio de planeación y de legalidad de los contratos estatales, ya en el hallazgo inicial se le planteaba la necesidad de un plan de mejoramiento, al cual deberá suscribir y anexar este requerimiento, para que sea subsanada la deficiencia, pues, una vez advertida, en próximas auditorías se tendrá que actuar con mas y mayor rigor, por ello, se confirma el hallazgo administrativo y se desvirtúa la incidencia disciplinaria. HALLAZGO No. 5 DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO Según disposiciones legales, la ESE en virtud de su naturaleza jurídica, para ser más expedita tiene la facultad de darse su propio manual de contratación (ley





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100/93), siempre y cuando sus procesos estén acordes con los postulados constitucionales de la función administrativa y los principios del control fiscal, sin embargo, sólo adopta esta potestad hasta el 11 de Julio de 2012 mediante Acuerdo 003, con vigencia desde ese día, lo que significa que antes del citado acuerdo regía para su contratación el estatuto de la administración pública contenido en la ley 80/93 y las normas que la complementan y la reglamentan, no obstante, no la cumplían a cabalidad, pues de hacerlo, se debieron ver reflejadas en los estudios previos, en las modalidades de contratación, que en su gran mayoría, es la de mínima cuantía, tornándose en dispendiosa para los intereses de la ESE, además se evidencia entre otras cosas que, primero se aprueba el acta y después se eleva a Acuerdo, queda aprobado en el acta de fecha 10 de julio de 2012 aunque el acuerdo es del 11 de julio de 2012, lo suscribe como secretario de la junta el señor CARLOS IVAN GELVEZ LIZARAZO, quien es el Gerente de la ESE en esa época, participa como miembro de la junta en la aprobación del acuerdo en un posible conflicto de interés, el contenido del mismo es escaso, indeterminado, son normas meramente sustanciales y algunas en contravía del ordenamiento legal, como se lee en el artículo 10, donde le permiten al Gerente delegar la contratación “en los servidores públicos que desempeñen cargos en el nivel profesional, auxiliar o sus equivalentes”, no contiene normas de carácter procedimental, ni cita modalidades de contratación, ni de cláusulas exorbitantes, ni de procedimiento de multas, ni de resolución administrativo de conflictos surgidos en esta actividad, entre otros, lo que lo torna en inútil. Pese a haber nacido a la vida jurídica no se aplica, por ser incompleta, vaga, imprecisa y vacía, pues a título de ejemplo vale la pena citar el contrato de la asesora jurídica del 2012, el cual se hace con base en la ley 80/93 en lugar del acuerdo 003, norma última que se supone debe aplicarse al estar vigente. Tipo de Hallazgo: Administrativo Normas Violadas: C.P. Art. 209 y 211, Ley 489 de 1998 Arts. 2, 9 y

83, ley 1150 de 2007 Art. 13. Ley 909/04, Decreto 785/05 Art. 4

Presunto Responsable: ROBER JOSE ARENAS USUGA, Gerente RESPUESTA DE LA ESE Se estudia el tema para ajustar el manual de contratación y corregir las fallas. RESPUESTA DEL ENTE DE CONTROL Se mantiene el hallazgo para ser incluido en Plan de Mejoramiento. HALLAZGO No. 6 DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO Según contrato No. 029 celebra con YEILY YURAIMA MENDOZA BOHORQUEZ por concepto de prestación de servicios generales de apoyo a la gestión de la ESE Centro de Salud Nuestra Señora del Carmen de Vetas para las actividades de registro y presentación de informes al sistema de información de precios de medicamentos (SISMED) ante la página virtual del Ministerio de Protección Social, que la ESE desarrolla, por valor de $3.000.000 y por un tiempo de duración de 45





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días, la contratista es la contadora de la ESE en cuyo contrato de prestación de servicios profesionales su objeto es: “Servicios profesionales como contadora de la ESE Centro de Salud Nuestra Señora del Carmen” en su alcance el objeto tiene la obligación de:…2. Realizar todas las actividades contables. 3. Realizar las asesorías contables y financieras que la entidad requiera”, la propuesta para desarrollar este objeto contractual la presenta la Fundación Para el Desarrollo Institucional FUNIX de la cual es su representante legal, tal como lo demuestra en su experiencia pues en los estudios previos la exigencia para el potencial contratista es exclusivamente experiencia en este objeto y es la fundación quien la posee y no la Contadora, que a la postre es la Representante Legal de FUNIX, de ser necesaria la contratación de una persona diferente a la Contadora para desarrollar este objeto contractual en cumplimiento de esta obligación, debió hacerse a la Fundación y no a la contadora, pues son dos personas diferentes, sin embargo el contrato se lo hace a la contadora haciendo ver en apariencia que lo celebra con la fundación, además adjunta como pago de seguridad social el de la contadora como persona natural. La imputación presupuestal según CDP No. 12-00233 y RP No. 12-00298 del 15 de Noviembre de 2012 la efectúa al código presupuestal 032501 Dotación yendo en contravía del principio de especialización consagrado en el estatuto de presupuesto que reza “Las apropiaciones deben referirse en cada empresa a su objeto y funciones, y se ejecutarán estrictamente conforme al fin para el cual fueron

programadas.” Por lo anterior de deja hallazgo fiscal, pues como se dijo esta labor debe desarrollarla la contadora dentro del contrato de contabilidad pública que posee vigente con la ESE si se mira su objeto y alcance está obligada a ello, hallazgo disciplinario aun demostrando que, debía contratar con un tercero diferente a la contadora para cumplir con esta obligación, por celebrar contrato con la persona natural en lugar de la persona jurídica tal como lo demuestran los soportes adjuntos al expediente contractual y por infringir las normas sobre presupuesto. Se evidencia la evasión y elusión de la seguridad social por valor de $342.000, la referida contratista tiene tres contratos simultáneos, es contadora y desempeña los objetos contractuales de los hallazgos 6 y 7 durante el periodo del 15 de Noviembre al 31 de diciembre de 2012 y no liquida y paga sobre el monto del 40% de cada contrato sino que hace un único pago. Tipo de Hallazgo: Fiscal Norma Violada: C. P. Art. 6 y 209, ley 610 Art. 6, ley 1122 de

2007 Art. 18 Valor: $3.000.000 y/o $342.000 Presunto Responsable: ROBER JOSE ARENAS USUGA, Gerente Tipo de Hallazgo: Disciplinario Norma Violada: C. P. Art. 6 y 209

Ley 734 de 2002 Art. 34 num. 1,21,33,36, Art. 35 num 1, Art 48 num 31. Decreto 111/96 Art.18 y Decreto 115/96 Art. 8, Ley 789 de 2002 Art. 50, Ley 1122 de 2007 Art. 18, Ley 1150 de 2007 Art. 23

Presunto Responsable: ROBER JOSE ARENAS USUGA, Gerente Tipo de Hallazgo: Administrativo Presunto Responsable: ROBER JOSE ARENAS USUGA, Gerente





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RESPUESTA DE LA ESE “Ante la obligación que tiene la ESE de rendir informes a diferentes Instituciones e instancias y al no contar en su planta con personal idóneo y suficiente para ello, debe necesariamente contratar a la persona que considera cumple con el perfil para surtir esta necesidad y que mejor que una persona reconocida, en este caso la Fundación Para el Desarrollo Institucional FUNIX, que cuenta con la experiencia que demanda este servicio, tiene la disponibilidad de hacerlo, a precios realmente ínfimos y que saben esperar pacientemente el pago, se equivoca el Ente de Control al creer que por ser la Doctora YEILY YURAIMA MENDOZA BOHORQUEZ la contadora de la ESE, está obligada a efectuar este informe, pues este no tiene nada que ver con las obligaciones propias del contrato como contadora de la institución, que a simple vista se nota que cada objeto contractual tiene obligaciones diferentes, aunque por algún momento parecen coincidentes, por otro lado, FUNIX es una persona totalmente diferente a YEILY YURAIMA MENDOZA BOHORQUEZ, como efectivamente lo dice el órgano de control, y no hay impedimento legal para contratarlas, recuerde que la ESE tiene régimen de contratación privado y este permite como es apenas lógico que en esta clase de contrato que pos u naturaleza y cuantía se hace por la modalidad de contratación directa, además, cada una de ellas ofrece diversidad de servicios, que en este caso son diferentísimos, la asociación que hace la Contraloría parece ser, radica en que la Doctora Mendoza es también la representante legal de FUNIX, pero eso en nada afecta el contrato de cada una de ellas, no es de recibo entrar a mirar la Fundación pero encuentro que la relación que tiene la Doctora Mendoza con esta es de tipo estatutario y no legal ni contractual y que para el pago de los contratos a las personas jurídicas es suficiente que emita el certificado de que habla la ley 789/02 en su artículo 50, documento que reposa en el expediente, y del cual adjunto copia, también se equivoca cuando dice que se le hace contrato a la Doctora Mendoza y no a FUNIX, lo que ocurre realmente es que por ser la representante legal debe firmar todos los documentos donde la Fundación lo requiere, en cuanto al tema presupuestal el principio de especialización consagrado en el Decreto 115 de 1996 dice que “Las apropiaciones deben referirse en cada empresa a su objeto y funciones, y se ejecutarán estrictamente

conforme al fin para el cual fueron programadas”, el tener que realizar las actividades de registro y presentación de informes al sistema de información de precios de medicamentos (SISMED) ante la página virtual del Ministerio de Protección Social, es mas que una función de la ESE, en cumplimiento de su objeto misional, por lo que se ajusta a su cometido institucional, lo que invalidad el asunto presupuestal, por otro lado, que sea un hallazgo fiscal no se ve por ninguna parte el daño, pérdida, deterioro o merma del patrimonio público, todo lo contrario, a hoy esta obligación no se ha pagado, en parte por la formulación del hallazgo y en parte por la carencia de recursos, no es de recibo que se diga que el no pago de la seguridad social sea hallazgo fiscal, primero porque como quedó descrito líneas atrás, se adjunta paz y salvo del pago de parafiscales y segundo, porque el pago de salud, pensiones y riesgos no son recursos públicos, sino privados, parafiscales que manejan un sector de la sociedad, por eso se catalogan como tales. Con los anteriores argumentos solicito respetuosamente sea retirado el hallazgo, circunstancia que entre otras cosas me permitirá entrar a cancelar la obligación con la Fundación, pues, está en la relación de cuentas por pagar.” RESPUESTA DEL ENTE DE CONTROL La respuesta de la administración de la ESE, es de recibo, al señalar que este objeto contractual no hace parte del de la contabilidad como tal, son dos objetos





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contractuales diferentes con personas diferentes, y que a la fecha incluso no se ha cancelado la obligación, por lo que no es daño fiscal, la imputación presupuestal es correcta tal como aparece en los soportes adjuntos, la fundación demuestra estar a paz y salvo por concepto de parafiscales según certificación del revisor fiscal de la misma, pero vale la pena advertir, que precisamente por no ser claros en los estudios previos, con los soportes del expediente contractual que deben reposar en un lugar preciso en orden cronológico, llevan al equipo auditor a emitir juicios de valor que pudieron resultar contrarios a la realidad contractual, falla que ha sido armonizada y será planteada en el plan de mejoramiento a suscribir, se confirma el hallazgo administrativo y se desvirtúa la incidencia disciplinaria y fiscal. HALLAZGO No. 7 DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO Según contrato No. 030 celebra con YEILY YURAIMA MENDOZA BOHORQUEZ por concepto de prestación de servicios generales de apoyo a la gestión de la ESE Centro de Salud Nuestra Señora del Carmen de Vetas para la gestión para la conciliación del sistema general de participaciones y situado fiscal y gestión para el cobro de los saldos a favor de la ESE Centro de Salud de Nuestra Señora del Carmen de Vetas del municipio de Vetas durante las vigencias 1994-2011, por valor de $4.000.000 y por un tiempo de duración de 45 días, la contratista es la contadora de la ESE en cuyo contrato de prestación de servicios profesionales su objeto es: “Servicios profesionales como contadora de la ESE Centro de Salud Nuestra Señora del Carmen” en su alcance el objeto tiene la obligación de:…2. Realizar todas las actividades contables. 3. Realizar las asesorías contables y financieras que la entidad requiera”, la propuesta para desarrollar este objeto contractual la presenta la Fundación Para el Desarrollo Institucional FUNIX de la cual es su representante legal, tal como lo demuestra en su experiencia pues en los estudios previos la exigencia para el potencial contratista es exclusivamente experiencia en este objeto y es la fundación quien la posee y no la Contadora, que a la postre es la Representante Legal de FUNIX, de ser necesaria la contratación de una persona diferente a la Contadora para desarrollar este objeto contractual en cumplimiento de esta obligación, debió hacerse a la Fundación y no a la contadora, pues son dos personas diferentes, sin embargo el contrato se lo hace a la contadora haciendo ver en apariencia que lo celebra con la fundación, además adjunta como pago de seguridad social el de la contadora como persona natural. La imputación presupuestal según CDP No. 12-00235 y RP No. 12-00300 del 15 de Noviembre de 2012 la efectúa al código presupuestal 032501 Dotación yendo en contravía del principio de especialización consagrado en el estatuto de presupuesto que reza “Las apropiaciones deben referirse en cada empresa a su objeto y funciones, y se ejecutarán estrictamente conforme al fin para el

cual fueron programadas.” Por lo anterior de deja hallazgo fiscal, pues como se dijo esta labor debe desarrollarla la contadora dentro del contrato de contabilidad pública que posee vigente con la ESE si se mira su objeto y alcance está obligada a ello, hallazgo disciplinario aun demostrando que, debía contratar con un tercero diferente a la contadora para cumplir con esta obligación, por celebrar contrato con la persona natural en lugar de la persona jurídica tal como lo demuestran los soportes adjuntos al expediente contractual y por infringir las normas sobre presupuesto. Se evidencia la evasión y elusión de la seguridad social por valor de $456.000, pues, la referida contratista tiene tres contratos simultáneos, es contadora y desempeña los objetos contractuales de los hallazgos 6 y 7 durante el periodo del 15 de Noviembre al 31 de diciembre de 2012 y no liquida y paga sobre el monto del 40% de cada contrato sino que hace un único pago.





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Tipo de Hallazgo: Fiscal Norma Violada: C. P. Art. 6 y 209, ley 610 Art. 6, ley 1122 de

2007 Art. 18 Valor: $4.000.000 y/o $456.000 Presunto Responsable: ROBER JOSE ARENAS USUGA, Gerente Tipo de Hallazgo: Disciplinario Norma Violada: C. P. Art. 6 y 209

Ley 734 de 2002 Art. 34 num. 1,21,33,36, Art. 35 num 1, Art 48 num 31. Decreto 111/96 Art.18 y Decreto 115/96 Art. 8 Ley 789 de 2002 Art. 50, Ley 1150 de 2007 Art. 23. Ley 1122 de 2007 Art. 18

Presunto Responsable: ROBER JOSE ARENAS USUGA, Gerente Tipo de Hallazgo: Administrativo Presunto Responsable: ROBER JOSE ARENAS USUGA, Gerente RESPUESTA DE LA ESE “La descripción de los hechos son similares a la del hallazgo inmediatamente anterior, excepto que el objeto es “gestión para la conciliación del sistema general de participaciones y situado fiscal y gestión para el cobro de los saldos a favor de la ESE Centro de Salud de Nuestra Señora del Carmen de Vetas del municipio de Vetas durante las vigencias 1994-2011”, los argumentos sostenidos en el hallazgo anterior, son traídos a este, pero con más énfasis, tienen más fuerza al verificar que no es una obligación de la contadora y antes bien, es la posibilidad de oxigenar financieramente o encontrar nuevas fuentes de financiación para la ESE, que ameritan respaldo y continuidad, también se debe este compromiso.”

RESPUESTA DEL ENTE DE CONTROL Con los argumentos del hallazgo inmediatamente anterior, se acepta respuesta y se confirma el hallazgo administrativo desvirtuando la incidencia disciplinaria y fiscal, pero la entidad debe cumplir con los pagos ya que se evidencia el cumplimiento al objeto y se realicen las correspondientes actas de liquidación con los respectivos soportes lo cual deben plasmarlos en el plan de mejoramiento para realizarle el respectivo seguimiento. HALLAZGO No. 8 DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO Celebra contrato con HERNAN GÓMEZ SAJONERO quien a la postre es el Gerente de COTAXI, por concepto de Suministro de Combustibles por la suma de $3.900.000 y según los considerandos del contrato se celebra conforme al acuerdo 03 de 2012 (manual de contratación de la ESE), considera que el contratista está en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y demostró la idoneidad y experiencia requerida, en el texto del contrato cita la ley 80/93 y el Decreto 734 de 2012 lo que indica que la contratación se hace con base en el estatuto general de la contratación pública, puesto que el manual de contratación





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de la ESE no contiene las previsiones para poder adelantar el proceso contractual. No tiene estudios previos, además, por la naturaleza del contrato no está contemplado dentro de la contratación directa. De lo anterior se pregunta qué criterios tiene la ESE para seleccionar objetivamente al contratista y como se entera el contratista del requerimiento que tiene la ESE puesto que no media procedimiento que así lo demuestre, no se adjunta la totalidad de los soportes que respaldan la celebración como el paz y salvo de seguridad social y parafiscales, no hay ofertas que permitan establecer que ésta es el ofrecimiento más favorable para los intereses de la ESE, se observa que su actuar va en contravía de los postulados de la función administrativa y la ley pues esta expresa “las autoridades no actuaran con desviación o abuso de poder y ejercerán sus competencias exclusivamente para los fines previstos en la ley. Igualmente, les será prohibido eludir los procedimientos de selección objetiva y los demás requisitos previstos en el presente estatuto” (ley 80/93 Art 24 num 8). En aplicación de la ley 80/93 debió surtirse el proceso señalado para la modalidad de mínima cuantía. Tipo de Hallazgo: Disciplinario Norma Violada: C. P. Art. 6 y 209, ley 80/93 Art 24 num 8

Ley 734 de 2002 Art. 34 num. 1,21, Art. 35 num 1, Art 48 num 31.

Presunto Responsable: CARLOS IVAN GELVEZ LIZARAZO, Ex-Gerente Tipo de Hallazgo: Administrativo Presunto Responsable: ROBER JOSE ARENAS USUGA, Gerente RESPUESTA DE LA ESE “Frente a este hallazgo; inicio manifestando que a mi llegada, la E.S.E. carecía de un contrato para el suministro del combustible de la ambulancia y según me informaban este era adquirido a los vendedores informales de la región; por cuanto la única bomba que había en Berlín dejo de funcionar entre otras porque según tengo entendido era muy cara en comparación a la de los llamados pimpineros. Mi intención fue legalizar este suministro que hace parte de los esenciales en el funcionamiento de la institución; de modo tal que quedase el soporte y la factura del expendedor de gasolina. ¿Quién me la iba a suministrar; me puse en la tarea de visitar y solicitar cotizaciones en bombas de gasolina y ninguna estaba interesada en contratar con un hospital que no podía pagar oportunamente y que requería de un compas de espera para el pago. Bucaramanga es entre otras el lugar de referencia y contrareferencia de los servicios de salud de la E.S.E.; esta cooperativa con la que hizo el contrato ofrecía el menor valor por galón de combustible, esta Cooperativa COTAXI se encuentra dentro de las mejores ofertas del mercado que se encuentran en la ciudad y fue la única que acepto las condiciones y dificultades que teníamos.





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Se contrato con esta estación, y bajo la gravedad de juramento manifiesto que no me asistió interés diferente al que simplemente fue la única que me quiso hacer el favor, a parte que las empresas ante tantas dificultades para contratar con entidades públicas prefieren abstenerse y más aún si había en oportunidades dificultad en el pago. Cuando se enfrentan dificultades financieras, todo es más complicado. No comprendo el por qué se dice que no hay estudios y oferta si estos se realizaron e incluso guardo copia (borradores) de ellos; lo cierto es que el criterio fue ir y buscar el proveedor y escoger el que mejor opción diera y el que quisiera contratar con la E.S.E. y solo uno quiso; por ello se contrató con él. Igualmente dentro del contrato recuerdo conforme copia que tengo del mismo que en él se estableció “CONTRATO DE SUMNISTRO DE COMBUSTIBLE conforme a las siguientes consideraciones: 1. Que la Junta Directiva de la ESE otorgó mediante Acuerdo 004 de 2012 facultades al gerente para contratar de conformidad a los lineamientos del manual de contratación adoptado por la E.S.E. según Acuerdo 003 de 2012. 2. Que con base en la Ley 100 de 1993 Artículo 195 se establece el régimen jurídico de las Empresas Sociales del Estado, estipulando que en materia contractual se regirá por el derecho privado y discrecionalmente por las clausulas exorbitantes por el Decreto Reglamentario 734 de 2012 que compilo las normas en materia de contratación estatal. 3. Que el Gerente del Centro de Salud, estableció la necesidad de contratar el suministro de combustible, por el plazo de doce (12) días y cinco (05) meses; es decir desde el día diecinueve (19) de Julio de 2012 hasta el treinta y uno (31) de Diciembre de 2012. 4. Que dicho contrato está amparado por CDP y RP de Julio de 2012 anexos a este contrato y al rubro presupuestal de suministros - combustibles. 5. Que de conformidad con lo establecido en el estudio de conveniencia y oportunidad; se advierte la necesidad de contratar la compra de combustible para cumplir con el traslado de pacientes de la institución. No existe en el municipio ni en zona cercana la posibilidad de conseguir este suministro. 6. Que de conformidad con lo certificado en los documentos aportados por el CONTRATISTA está en capacidad…………..”. Frente a este punto es igual la incertidumbre que tenemos que afrontar quienes nos desempañamos en este tipo de cargos, que ni la contratación es clara aún y por ello el gobierno nacional, advirtió la necesidad de dar certeza legal y confianza en sus actuaciones administrativas a las empresas sociales del estado, para que de una vez por todas puedan encuadrarse en un sistema de contratación que precisamente evite toda esta desinformación; que lamentablemente termina en este tipo de hallazgos disciplinarios, producto de la inseguridad jurídica en muchos de los temas que atañen esta modalidad de empresas. Y que confirma la dificultad frente al régimen de este tipo de empresas que desde su creación y hasta la fecha, nos avoca a lo dispuesto en la Ley 100 de 1993 Artículo 195 que se establece el régimen jurídico de las Empresas Sociales del Estado, estipulando que en materia contractual se regirá por el derecho privado y discrecionalmente por las clausulas exorbitantes de contratación estatal. El Decreto 1876 de 1994, en su artículo 16 contempla el Régimen jurídico aplicar en materia de contratación por las Empresas Sociales del Estado, manifestando que se aplicarán las normas del Derecho Privado, sujetándose a la jurisdicción ordinaria conforme a las normas sobre la materia.





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Hay instituciones que no realizan un contrato para este tipo de suministro porque hace parte lo elementos esenciales para el funcionamiento de la institución; Yo quise legalizarlo porque me parecía necesario llevar un control real y con soportes de este suministro.” RESPUESTA DEL ENTE DE CONTROL Evaluada la respuesta, da claridad respecto a la adquisición del consumo de gasolina, aduciendo que el Municipio no cuenta con una bomba dispensadora de gasolina, este ente de control acepta la respuesta y desvirtúa el hallazgo disciplinario y la entidad debe tomar correctivos en cuanto al seguimiento del consumo y la eficiente planeación cuando se realice el contrato, para lo cual se confirma el hallazgo administrativo para plan de mejoramiento. HALLAZGO No. 9 DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO Celebra contrato de trabajo a término fijo con LAURA MILENA ARIAS LANDAZABAL para que desempeñe el cargo de odontóloga, con una duración de veinte (20) días y cinco (5) meses, le asigna $1.350.000 mensuales, según la clausula tercera tiene un valor fiscal de $8.100.000 imputados al código de Honorarios op 032008.0301, además le imputa el gasto presupuestal de prestaciones sociales y seguridad social, a la cual acude según formatos de afiliación solo hasta el 24 de julio de 2012 pese a que el contrato lo celebró el 12 de julio de 2012, conducta que si fuera legal, viola de todos modos las elementales normas laborales y de seguridad social, puesto que la afilió solo 12 días después de iniciado el contrato, el instrumento contractual se efectúa con base en el Acuerdo 03 de 2012 (Manual de Contratación de la ESE) y el Código Sustantivo del Trabajo, este último sin aplicación para este evento, por lo que esta auditoría lo encuentra contrario al ordenamiento legal así: De existir el cargo en la Planta de la ESE, se entiende que es de carrera administrativa y se debe atender conforme la regulación al respecto, de no estar contemplado, este servicio se puede atender a través de prestación de servicios, las normas señalan: La Constitución Política trata en el título V De la Organización del Estado, en su Capítulo 2 De la Función Pública, que dice: Artículo 122. No habrá empleo público que no tenga funciones detalladas en ley o reglamento y para proveer los de carácter remunerado se requiere que estén contemplados en la respectiva planta y previstos sus emolumentos en el presupuesto correspondiente…, por otro lado, el artículo 123 señala que son servidores públicos los miembros de las corporaciones públicas, los empleados y trabajadores del Estado y de sus entidades descentralizadas territorialmente y por servicios. Los servidores públicos están al servicio del Estado y de la comunidad; ejercerán sus funciones en la forma prevista por la Constitución, la ley y el reglamento. En su Artículo 125 señala que: Los empleos en los órganos y entidades del Estado son de carrera. Se exceptúan los de elección popular, los de libre nombramiento y remoción, los de trabajadores oficiales y los demás que determine la ley… El ingreso a los cargos de carrera y el ascenso en los mismos,





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se harán previo cumplimiento de los requisitos y condiciones que fije la ley para determinar los méritos y calidades de los aspirantes, el desarrollo legal lo encontramos en la ley 909 de 2004, donde en su Artículo 17 establece Planes y Plantas de Empleos, en el Artículo 19 define el empleo público, en el artículo 22 habla de la ordenación de la jornada laboral, y en el artículo 23 enuncia las clases de nombramientos, así mismo, el Decreto 785 de 2005 reglamenta esta ley y es así como en su artículo 18 establece en el nivel profesional código 214 el cargo de odontólogo. Lo anterior para señalar que la administración de la ESE no puede celebrar esta clase de contratos, toda vez que debe darle cumplimiento a las normas constitucionales y legales sobre carrera administrativa, en ausencia de ella, podía celebrar contrato de prestación de servicios para cubrir este servicio, mientras se surte el proceso de carrera, por lo que este contrato resulta contrario a derecho, por lo que se debe investigar disciplinariamente al Gerente de la época, al lesionar el ordenamiento jurídico. Tipo de Hallazgo: Disciplinario Norma Violada: C. P. Art. 6 y 209, ley 909 de 2004, Decreto

785/05 Art 18 Ley 734 de 2002 Art. 34 num. 1, 21, Art. 35 num 1, Art 48 num 31, circular conjunta 042578/12 de Min Trabajo y Protección Social y Sentencia C-171/12

Presunto Responsable: CARLOS IVAN GELVEZ LIZARAZO, Ex-Gerente Tipo de Hallazgo: Administrativo Presunto Responsable: ROBER JOSE ARENAS USUGA, Gerente RESPUESTA DE LA ESE “Respecto a este hallazgo disciplinario; es básicamente la misma explicación que se da frente al hallazgo No. 4. Frente al tiempo de afiliación es importante recalcar que no tenía ninguna otra persona y no podía paralizar la prestación del servicio; por ello estos trámites administrativos se hicieron a la menor brevedad posible y las vinculaciones unas más demoradas que otras se deben a las gestiones internas de cada EPS y fondo de pensiones. Pero la irregularidad hubiese estado en no presupuestar esto y haberse realizado afiliaciones o contratos sin respaldo. Considero respetuosamente que cualquier trabajador que ingresa a una empresa pública o privada tiene un compás de espera para legalizar sus respectivas afiliaciones porque si no se presenta el contrato con que prueba se demuestra la nueva vinculación a la empresa con la cual se va laborar. Por otra parte no había un orden en el pago del PILA, ni con las de planta ni con los otros contratos; y procedí a organizar estos pagos, para que se evidenciara que los pagos a la seguridad social integral si se estaban haciendo conforme a la ley y en pro y beneficio de los mismos trabajadores; que cumpliendo horarios y siendo misionales estaban como prestaciones de servicios.





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Por eso resulta drástico este hallazgo; en mi corta administración mejore esta situación. Frente al contrato laboral de la odontóloga; reitero que este se hizo por cuanto no era conveniente como nos habían venido advirtiendo los entes de control, el DAFP y el mismo Ministerio, la contratación por prestación de servicios de trabajadores misionales que cumplían las características de cualquier contrato de trabajo y al demandar a la institución, los jueces encontraban que había existido un contrato realidad y que por lo tanto debía pagarse al trabajador todo lo dejado de percibir por estar bajo la modalidad equivocada. Es tan ininteligible la situación de las empresas sociales del estado y su incertidumbre jurídica frente a su contratación; que mediante Circular externa No. 100 de 2013, el Ministerio de trabajo, el Ministerio de salud y el Departamento Administrativo de la Función Pública, mediante Circular Externa 100-003-2013 y con acompañamiento de la asociación de hospitales; nos trasmitieron este mensaje:

“Con referencia a la expedición de la Circular Externa 100 – 003 – 2013, por parte del

Ministerio de Trabajo, Ministerio de Salud y el Departamento Administrativo de la Función

Pública, les manifiesto lo siguiente.

Para la creación de los Empleos Temporales según la Ley 909 de 2004 y el decreto 1227

de 2005, se deben cumplir con las siguientes condiciones: Según el Artículo 21 de la Ley

909 de 2004:

Artículo 21. Empleos de carácter temporal.

1. De acuerdo con sus necesidades, los organismos y entidades a los cuales se les aplica la presente Ley, podrán contemplar excepcionalmente en sus plantas de personal empleos de carácter temporal o transitorio. Su creación deberá responder a una de las siguientes condiciones:

a) Cumplir funciones que no realiza el personal de planta por no formar parte de las actividades permanentes de la administración;

b) Desarrollar programas o proyectos de duración determinada;

c) Suplir necesidades de personal por sobrecarga de trabajo, determinada por hechos excepcionales;

d) Desarrollar labores de consultoría y asesoría institucional de duración total, no superior a doce (12) meses y que guarde relación directa con el objeto y la naturaleza de la institución.

2. La justificación para la creación de empleos de carácter temporal deberá contener la motivación técnica para cada caso, así como la apropiación y disponibilidad presupuestal para cubrir el pago de salarios y prestaciones sociales. (el subrayado es mío).

2. El ingreso a estos empleos se efectuará con base en las listas de elegibles vigentes para la provisión de empleos de carácter permanente, sin que dichos nombramientos ocasionen el retiro de dichas listas. De no ser posible la utilización de las





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listas se realizará un proceso de evaluación de las capacidades y competencias de los candidatos.

Decreto 1227 de 2005: Les anexo el decreto dentro de lo que se resalta:

- Debe existir un estudio técnico en cada institución y contar con el concepto previo del DAFP.

- El régimen salarial, prestacional y demás beneficios salariales de los empleos temporales será igual a los empleos de carácter permanente de la entidad.

- El nombramiento en un empleo temporal se efectuara teniendo en cuenta las listas que hagan parte del Banco Nacional de Listas de Elegibles. Se debe consultar las convocatorias de la CNSC.

En la circular utilizan la palabra INSTA que es sinónimo de OBLIGATORIEDAD, pero a su vez lo condicionan a los casos que sea “Viable y ajustado a presupuesto”.

ACESI a través de la Dra. Olga Lucia Zuluaga, hablo telefónicamente sobre el tema con el Ministro Dr. Alejandro Gaviria, donde el Ministro le informa que se reunió con el Procurador y le explico la situación de las E.S.E en lo relacionado con el tema laboral, por lo que se comprometió a bajar la presión que están ejerciendo la Procuraduría General y las oficinas de trabajo, hasta que salga la Ley que lo va a reglamentar.”

RESPUESTA DEL ENTE DE CONTROL Evaluada la respuesta se acepta, por lo cual se desvirtúa el hallazgo disciplinario y se confirma el administrativo para plan de mejoramiento. 4.1.2 REQUERIMIENTOS CIUDADANOS Siguiendo los procedimientos establecidos por la Contraloría General de Santander para el trámite y solución de los requerimientos ciudadanos, el grupo auditor antes de salir al trabajo de campo, consulto de manera escrita, la existencia y el estado actual de los requerimientos ciudadanos allegados al Nodo de Soto y Mares y los radicados en la Oficina de Políticas Institucionales y Control Social, relacionados con la E.S.E. Nuestra Señora del Carmen del Municipio de Vetas, observándose en las respectivas respuestas que, todos están resueltos y no existen pendientes por tramitar. 4.1.3 EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN 2011-2012 En esta línea, el Gerente actual de la E.S.E. Nuestra Señora del Carmen de Vetas Santander, manifiesta que durante el periodo del 2011- 2012, han estado al frente de la ESE cinco (5) Gerentes de forma provisional incluido El, tal como se aprecia





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en el cuadro de abajo, razón por la cual, ninguno presentó Plan de Gestión, argumento corroborado por esta auditoría, y al no contar con este instrumento resulta infructuoso intentar evaluarlo, aunque, del resultado de esta visita y de los hallazgos que se plasman, la Gerencia tomará los correctivos urgentes y necesarios para tener esta carta de navegación, indispensabilísima para la vida institucional, la ausencia del documento no ha sido impedimento para que en juntas tal como se evidencia en actas, manifiesten el propósito de sacar adelante la entidad, y enuncian las políticas a seguir, políticas que apuntan a darle oxígeno empresarial, pues su postración es evidente en infraestructura, finanzas, falta de equipo y los pocos que hay; obsoletos, poco recurso humano tanto administrativo como misional, ausencia de tecnología y capacitación, en fin, en todos los ámbitos y órdenes tiene falencias y debilidades. GERENTES VIGENCIA 2011- 2012

No. NOMBRES Y APELLIDOS No IDENTIFICACIÓN PERIODO

1 YURI MIGUEL CASTRO ZAMBRANO 5.117.168 Inició el 01 de enero de 2011 a 30 de junio de 2011

2 RENE RODRIGUEZ HERNANDEZ 13.746.535 Inició el 01 de julio de 2011 a 31 de marzo de 2012

3 ALBA NANCY RODRIGUEZ ROJAS 63.544.727 Inició el 01 de abril de 2012 a 25 de junio de 2012

4 CARLOS IVAN GELVEZ LIZARASO 13.748.444 Inicio el 26 de junio de 2012 a 13 de septiembre de 2012

5 ROBER JOSE ARENAS USUGA 77.030.401 Inició el 14 de septiembre de 2012 a la fecha

4.1.4 EVALUACION DE CONTROL INTERNO En cumplimiento del Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005, “Por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiana, MECI 1000:2005”, en su artículo 1 establece la obligación de adoptar el MECI 1000:2005; se evidencia que mediante Resolución No 40 de fecha 01 de Octubre de 2005, la E.S.E Centro de Salud Nuestra Señora del Carmen de Vetas adopta el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000. De conformidad con el Articulo 9 de la ley 42 de 1993 y Articulo 8 del decreto 2145 de 1999, el equipo auditor procede a medir y evaluar, la calidad, eficiencia y economía del Sistema de Control Interno de la Empresa Social del Estado E.S.E. Centro de Salud Nuestra Señora del Carmen de Vetas, de las vigencias 2011 y 2012; se evidencia, el poco control a los procesos y actividades que integran el manejo que le han dado a las Áreas de Presupuesto, contable y Financiero – Tesorería, donde la empresa no sistematiza la información contable; lo cual dificulta la consolidación de la información y los registros de manera adecuada. La entidad no cumple con el manual de procesos y procedimientos que deben establecer para las diferentes aéreas; no realizan una planificación y control en relación a la contratación de la entidad, los certificados de disponibilidad presupuestal se encontraron sin la firma de los responsables. Lo anterior debido a que en el desarrollo de la Auditoria, que se realizó a la entidad, no fueron suministrados la totalidad de la información y los documentos soportes presupuestal y contable, de las cuentas de la vigencia 2011; ya que no se encontraban disponibles en el momento de la visita, que según lo manifestado por el actual gerente, esta información se encontraba en manos de la contadora, en la ciudad de Bucaramanga; lo cual dificultó el análisis y evaluación de los documentos que soportan las actividades para el reconocimiento de los registros





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que produce las operaciones contables, generada en todo tipo de transacción y contratación, obtenida en este caso en la prestación de los servicios de salud; al igual que se evidenció que las carpetas que contiene los documentos de los contratos no le anexaron la totalidad de los soportes legales. El equipo auditor compele a la Entidad a que mejore el control interno, y efectuar al área financiera una revisión a este proceso, para aplicarlo y ajustarlo a la estructura de la Empresa Social del Estado E.S.E Centro de Salud Nuestra señora del Carmen de Vetas; con el fin de detectar las fallas y corregirlas, determinando las actividades y acciones que deben ejecutar los responsables de las mismas, y los plazos para su cumplimiento, con el fin de darle un mejoramiento continuo a los procesos, que redunden en beneficio de la entidad y de los usuarios de los servicios de salud, que se traducirá en el fortalecimiento del MECI para que alcance el 100% de su implementación. HALLAZGO No. 10 DESCRIPCION DEL HALLAZGO Según informe ejecutivo anual de Control Interno vigencia 2012 presentada por la E.S.E. Centro de Salud Nuestra Señora del Carmen de Vetas, al Departamento Administrativo de la Función Pública respecto al aplicativo MECI, y en el cumplimiento en el control de los procesos obtiene un puntaje de calidad del 36% y un puntaje MECI de 51,848% el cual según el rango de calidad establecido en el Sistema Global con respecto al modelo NTCGP1000.2009; al ser menos del 40% la entidad no cumple en aspectos parciales o tiene una finalidad muy baja con las actividades realmente realizadas, y deben tomarse medidas correctivas urgentes y globales para implantar un sistema de calidad eficaz. Igualmente se resalta la no entrega de algunos actos administrativos, como expedientes contractuales, el de aprobación y modificación de los presupuestos; por lo que este equipo auditor considera que existen falencias administrativas en la parte de archivo de la entidad ya que no se encuentra organizado como lo exige La Ley 594 de 2000. TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO NORMA VULNERADA: LEY 594 DE 2000. Decreto 1599 de Mayo 20 de 2005, MECI

1000:2005. Art. 5º de la Ley 87 de 1993.

PRESUNTOS RESPONSABLES: ROBERT JOSE ARENAS USUGA GERENTE.

RESPUESTA DE LA ESE “El Gerente de la E.S.E. no envía respuesta de contradicción al hallazgo,” RESPUESTA DEL ENTE DE CONTROL “Se confirma el Hallazgo Administrativo, para que la Entidad Auditada lo incluya en el Plan de Mejoramiento que debe suscribir para iniciar con las acciones correctivas." 4.1.5 SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO





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A la fecha, la E.S.E. Nuestra Señora del Carmen del Municipio Vetas Santander, no tiene suscritos Planes de Mejoramiento con la Contraloría General de Santander, por cuanto este ente de control no había realizado Auditoria. 4.1.6 LINEA AMBIENTAL

DESCRIPCION AMBIENTAL Las Entidades que prestan servicios de salud producen residuos de desechos peligrosos originados por las sustancias químicas que son utilizadas por los laboratorios, por los medicamentos sobrantes, los elementos biológicos como vacunas sobrantes entre otros; igualmente produce desechos no peligrosos como papel, desechos orgánicos, residuos alimenticios no infectados, papel higiénico, jabones, detergentes biodegradables, madera y otros residuos que puedan ser transformados fácilmente en materia orgánica etc; elementos que de cualquier manera representan riesgos al medio ambiente y a la salud porque pueden contraerse enfermedades infecciosas al tener contacto con los desechos producidos por cualquiera de las actividades que realizan. 4.1.6.1 PLAN DE GESTIÓN INTEGRAL DE RESIDUOS HOSPITALARIOS La E.S.E Centro de Salud Nuestra Señora del Carmen del municipio de Vetas cuenta con un PGIRHS del año 2003 los cuales reglamentan el manual de procedimientos para la gestión integral de residuos hospitalarios y similares, pero no ha adoptado medidas ambientales para el adecuado manejo y disposición final de residuos hospitalarios, no hay un comité o persona que se encargue de la gestión integral de los residuos hospitalarios e igualmente no ha puesta en marcha los procedimientos establecidos en el manual MPGIRHS. Se evidencia que además de estar desactualizado no contiene todos los procedimientos para el manejo de los residuos como prestador de servicios de salud de primer nivel; incumpliendo así con lo establecido por el Decreto 2676 de 2000, la Resolución 1164 de 2002 y el Decreto 4741 de Diciembre 30 de 2005. Así mismo no cumplió con lo estipulado en el Decreto 2676 de 2000, Art, 20, sobre la adopción e implementación del PGIRH, ya que no se evidencio acto administrativo que lo adoptase, ni aprobación por parte de la autoridad ambiental competente. No se evidenció un compromiso institucional para la toma de medidas y acciones para mejorar y minimizar los impactos que producen a la salud y al medio ambiente.

PLAN DE CONTINGENCIA El Plan de Contingencia forma parte integral del PGIRH – componente interno y debe contemplar las medidas para situaciones de emergencia por manejo de residuos hospitalarios y similares por eventos como sismos, incendios, interrupción del suministro de agua o energía eléctrica, problemas en el servicio público de aseo, suspensión de actividades, alteraciones del orden público, etc.

La E.S.E. Centro de Salud Nuestra Señora del Carmen de Vetas, no cuenta con un Plan de manejo ambiental, incumpliendo así con acciones de “Elaborar su Plan de Contingencia y/o Plan de Emergencia para la recolección de los residuos”, Programa de seguridad Industrial ya que este plan forma parte integral del PGIRH





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como componente interno; y debe contemplar las medidas para situaciones de emergencia por manejo de residuos hospitalarios y similares para eventos como sismos, incendios, suspensión e interrupción en el suministro o prestación de los servicios públicos de salud, etc.

FOTO: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS RESIDUOS HOSPITALARIOS E.S.E. CENTRO DE SALUD NUESTRA SEÑORA DEL CARMEN MUNICIPIO DE VETAS SANTANDER





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HALLAZGO No. 11 DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO La E.S.E. cuenta con el manual, diseñado en la vigencia 2003 de los Procedimientos de Gestión Integral de Residuos Hospitalarios MPGIRSH, como por cumplir un requisito; ya que presenta muchas deficiencias pues no se encuentra implementado, no cumple con los procedimientos allí establecidos, no se encuentra actualizado, no se evidencia acto administrativo mediante el cual fue adoptado y socializado por parte de la entidad, no cuenta con los planos en medio físico que identifiquen las rutas de recolección y transporte de residuos sólidos hospitalarios. Se evidencia, además de estar desactualizado que no contiene todos los procedimientos para el manejo de los residuos como prestador de servicios de salud de primer nivel; incumpliendo así con lo establecido por los Decretos 2676 de Diciembre 212 de 2000 “Por el cual se reglamenta la gestión integral de los residuos hospitalarios y similares”., Decreto 4126 de Noviembre 16 de 2005, 4741 de Diciembre 30 de 2005 y la Resolución 1164 de 2002. TIPO DE HALLAZGO: DISCIPLINARIO NORMA VULNERADA: DECRETO 2676 DE 2000, DECRETO

4741 DE 2005 Y RESOLUCIÓN 1164 DE 2002.

PRESUNTOS RESPONSABLES: RENE RODRIGUEZ HERNANDEZ EX - GERENTE TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO PRESUNTO RESPONSABLE: ROBERT JOSE ARENAS USUGA

GERENTE.

RESPUESTA DE LA ESE “El manual de Procedimientos de Gestión Integral de Residuos Hospitalarios MPGIRSH, pareciera ser que ha venido en desuso, lo que realmente ocurre es que no se ha actualizado, pero el servicio se atiende con los estándares que exige la ley y el reglamento, otra vez juega el papel presupuestal y financiero para contratar la consultoría que según los cálculos sobrepasan los VEINTE MILLONES DE PESOS ($20.000.000) para este propósito, e implementarlo tiene un valor realmente alto comparado con los recursos con que dispone la ESE para este fin y en la relación con el costo beneficio. Es aquí donde la cultura se impone por encima de las disposiciones, pues, la recolección se viene haciendo en forma normal, ya está impregnada la cultura de la recolección, traslado y disposición, que por fortuna no ha producido ningún problema mayor, sin embargo, en aras de cumplir con el deber legal, propongo un Plan de Mejoramiento donde se prevea la contratación de la consultoría que permita tener un documento actual y funcional, para las necesidades de hoy en día. El hecho de que sí exista, que se esté adelantando la gestión y la disposición de los residuos hospitalarios se esté realizando sin interrupción y sin contratiempos, son los mejores indicadores, del buen servicio, pues el solo hecho de no tener un documento actualizado no llene de argumentos a la contraloría para emitir reproche disciplinario, cuando sí, administrativo.”





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RESPUESTA DEL ENTE DE CONTROL La entidad, debe adoptar medidas para dar aplicabilidad a los procesos contenidos en el manual, debe actualizarlo para dar cumplimiento a la normatividad (Decreto 4741 de 30 de Diciembre de 2005 - Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial) parágrafo del artículo 10: “El plan debe ser actualizado o ajustado por el generador, particularmente si se presentan cambios en el proceso que genera los residuos o desechos peligrosos”; e igualmente debe ser socializado y asignar una persona para que den cumplimiento al mismo. Se confirma el Hallazgo Administrativo, para que la Entidad lo incluya en el Plan de Mejoramiento que debe suscribir para iniciar las acciones correctivas y se desvirtúa la incidencia disciplinaria.

FARMACOS VENCIDOS O NO DESEADOS

ALMACENAMIENTO DE RESIDUOS QUÍMICOS (FARMACOS) El almacenamiento de sustancias residuales químicas, incluyendo los de medicamentos y fármacos, debe efectuarse teniendo en cuenta las siguientes medidas:

Antes de almacenarlas deben ser identificadas, clasificadas y determinadas sus incompatibilidades físicas y químicas, mediante la ficha de seguridad, la cual será suministrada por el proveedor.

Manipular por separado los residuos que sean incompatibles.

El almacenamiento debe hacerse en estantes, acomodándolos de abajo hacia arriba.

Los residuos de mayor riesgo deben ser colocados en la parte inferior, previniendo derrames.

Las sustancias volátiles e inflamables deben almacenarse en lugares ventilados y seguros.

FOTO: EQUIPO AUDITOR C.G.S. PRODUCTOS FARMACÉUTICOS VENCIDOS UBICADOS EN LA MORGUE DE LA E.S.E. CENTRO DE SALUD DEL CARMEN DE VETAS





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La falta de cultura ambiental y de protección a la salud de los prestadores de servicios asistenciales, así como de los productores, han considerado a los medicamentos, como un problema administrativo, que afecta costos y suministros, antes que un riesgo a estos

FOTO: EQUIPO AUDITOR C.G.S. PRODUCTOS FARMACÉUTICOS VENCIDOS UBICADOS EN LA MORGUE DE LA E.S.E. CENTRO DE SALUD DEL CARMEN DE VETAS

Los productos farmacéuticos vencidos o no deseados, (fuera de los estándares de calidad, fraudulentos), deteriorados o mal conservados nunca deben ser usados y siempre es considerado un residuo químico peligroso ya que representan un problema porque constituyen un riesgo para la salud humana y el medio ambiente

FOTO: EQUIPO AUDITOR C.G.S. MEDICAMENTOS VENCIDOS DEPOSITADOS EN EL CUARTO DONDE FUE CONSTRUIDO LA MORGUE DE LA E.S.E. CENTRO DE SALUD EL CARMEN DE VETAS.

Los residuos de fármacos parcialmente consumidos, vencidos y/o deteriorados, incluyendo sus empaques y presentaciones, deben tener un manejo adecuado y





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responsable, de conformidad con el Decreto 2676/2000 y los procedimientos establecidos en este Manual. HALLAZGO No 12 DESCRIPCION DEL HALLAZGO Se evidencio que estos medicamentos vencidos y que se encuentran ubicados en la morgue del Centro de Salud Nuestra Señora del municipio de Vetas, según lo manifestado por la funcionaria encargada, en su mayoría son muestras médicas. Sin embargo estos medicamentos, vencidos, se encuentra mal conservados y son considerados residuos peligrosos que representan un problema sanitario y ambiental que debe ser resuelto por la Administración del Centro de Salud. Los generadores y prestadores de servicios deben tomar las medidas para el almacenamiento, transporte, tratamiento y disposición final de residuos de fármacos y sus empaques o envases, de forma segura, atendiendo a su composición química, toxicidad y estado físico. Se evidencio que los medicamentos vencidos, fueron ubicados en la morgue del Centro de Salud sin proceder correctamente a su destrucción o disposición, que garanticen el menor riesgo posible tal como lo establece la Resolución 1164 de 2002, y el Decreto 2676 de200. TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO NORMA VULNERADA: RESOLUCIÓN 1164 DE 2002. DECRETO

2672 DE 2000 PRESUNTOS RESPONSABLES: ROBERT JOSE ARENAS USUGA.

GERENTE RESPUESTA DE LA ESE “El Gerente de la E.S.E. no envía respuesta de contradicción al hallazgo. “ RESPUESTA DEL ENTE DE CONTROL Se confirma el Hallazgo Administrativo, para que la Entidad Auditada lo incluya en el Plan de Mejoramiento que debe suscribir para iniciar con las acciones correctivas. ALMACENAMIENTO CENTRAL DE RESIDUOS

Es el sitio de la institución generadora donde se depositan temporalmente los residuos hospitalarios y similares para su posterior entrega a la empresa prestadora del servicio público especial de aseo, con destino a disposición final si han sido previamente desactivados o a la planta de tratamiento si es el caso. En la E.S.E. Centro de Salud NUESTRA SEÑORA El Carmen de Vetas, se evidencio en visita de campo que existen algunas irregularidades en el manejo de los residuos sólidos hospitalarios en sus fases de manipulación y transporte de los desechos desde los sitios donde se generan hasta el sitio donde son temporalmente almacenados.





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FOTO: EQUIPO AUDITOR C.G.S CUARTO DE ALMACENAMIENTO CENTRAL DE RESIDUOS E.S.E.CENTRO DE SALUD NUESTRA SEÑORA DEL CARMEN DEL MUNICIPIO DE VETAS.

El tamaño de la unidad técnica de almacenamiento central debe obedecer al diagnóstico de las cantidades generadas en cada institución; y debe ser diseñada para almacenar el equivalente a siete días de generación en IPS de segundo y tercer nivel y de cinco días para instituciones de primer nivel y demás generadores de residuos hospitalarios y similares; el cual el Centro de Salud Nuestra Señora del Carmen no cumple pues se evidencia según el contrato con EDEBSA lo realiza mensualmente.

FOTO: EQUIPO AUDITOR C.G.S CUARTO DE ALMACENAMIENTO CENTRAL DE RESIDUOS E.S.E.CENTRO DE SALUD NUESTRA SEÑORA DEL CARMEN DEL MUNICIPIO DE VETAS.

El almacenamiento central de la E.S.E. CENTRO DE SALUD NUESTRA SEÑORA DEL CARMEN DEL MUNICIPIO DE VEGTAS, presenta las siguientes inconsistencias: No dispone de espacios para residuos, de acuerdo a su clasificación (reciclable, infecciosa, ordinaria).

No dispone de vehículos recolectores para llevar las bolsas al cuarto de almacenamiento central.

No disponen de báscula para llevar un registro para el control de la generación de residuos.

El cuarto de Almacenamiento no está diseñado para uso exclusivo de residuos hospitalarios y similares y no está debidamente señalizado; pues allí almacenan todo tipo de residuos produciendo contaminación cruzada.

En el cuarto de almacenamiento central los residuos hospitalarios peligrosos no son colocados en canastillas o recipientes rígidos, impermeables y retornables, sino como se evidencia en la grafica estos son colocados sobre el piso.

El cuarto de almacenamiento no están debidamente señalizados, no posee equipo de extinción de incendios pues aunque se evidencia la existencia de un extintor, este se encuentra ubicado en el segundo piso del Centro de Salud y





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deben ubicar uno cerca del Cuarto de Almacenamiento Central, que es donde son ubicados los Residuos Hospitalarios de riesgo Biológico.

Ubican elementos de aseo dentro del cuarto de almacenamiento central, lo que evidencia que no permanecen en estado de orden y aseo.

La entidad manifiesta que con referencia a las rutas de recolección, desde donde se genera el residuos hasta el área de almacenamiento central, no está diseñada ni implementada en la E.S.E Centro de Salud, que tienen contratada una persona para que realice diariamente la recolección en horas de la mañana y en algunos casos dependiendo de la necesidad del servicio, utilizando elementos de protección personal como guantes, botas de caucho, tapabocas, delantal. Sin embargo durante las visitas que realizo el equipo auditor no se evidencio que esta persona prestara este tipo de servicio a la entidad, lo cual no se pudo verificar si estaba cumpliendo con los protocolos de bioseguridad para trasportarlos. Según la norma en el evento de un derrame de residuos peligrosos, se efectuará de inmediato la limpieza y desinfección del área, conforme a los protocolos de bioseguridad que deben quedar establecidos en el PGIRH. Cuando el residuo derramado sea líquido se utilizará aserrín o sustancias absorbentes gelificantes o solidificantes HALLAZGO No. 13 DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO

La Resolución 1164 de 2002. Numeral 7.2.6.2. ALMACENAMIENTO CENTRAL DISPOSICION TEMPORAL, establece que la entidad debe disponer de espacios por clase de residuo, de acuerdo a su clasificación (reciclable, infecciosa, ordinaria)

Se evidencio que el cuarto de Almacenamiento no está debidamente señalizado, no posee equipo de extinción de incendios, que es necesario por la disposición temporal de los Residuos Hospitalarios de riesgo Biológico.

Se recomienda llevar un control microbiológico periódico en estos lugares donde se almacenan los residuos (paredes, implementos utilizados en el manejo de los residuos), a fin de que evalúen los procedimientos de desinfección y adopten las medidas sanitarias a que haya lugar; para así minimizar una posible contaminación cruzada con microorganismos patógenos. TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO NORMA VULNERADA: RESOLUCIÓN 1164 DE 2002. NUMERAL

7.2.6.2. ALMACENAMIENTO CENTRAL DISPOSICION TEMPORAL.

PRESUNTOS RESPONSABLES: ROBERT JOSE ARENAS USUGA. GERENTE

“El Gerente de la E.S.E. no envía respuesta de contradicción al hallazgo.” RESPUESTA DEL ENTE DE CONTROL Se confirma el Hallazgo Administrativo, para que la Entidad Auditada lo incluya en el Plan de Mejoramiento que debe suscribir para iniciar con las acciones correctivas.





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MANEJO DE RESIDUOS SOLIDOS EN LA FUENTE

LA E.S.E. CENTRO DE SALUD NUESTRA SEÑORA DEL CARMEN DEL MUNICIPIO DE VETAS, no mantiene la segregación en la fuente de acuerdo al código de colores que fue establecido en el manual de Procedimientos para la gestión de residuos y la Norma Técnica Colombiana GTC 24 de Mayo 29 de 2009. Gestión Ambiental. Residuos Sólidos. Guía para la Separación en la fuente. Actualmente el Hospital solo utiliza dos (2) colores (Verde, Rojo) habiéndose establecido en el manual de procedimientos PGIRHS tres (3) que son Verde, Rojo y Gris; lo que evidencia mezclan los residuos reciclables con los residuos biodegradables. CODIGO DE COLORES COLOR

TIPO DE RESIDUO

RESIDUOS

GRIS

RECICLABLE

BOLSAS DE DEXTROSA, PAPEL. PLASTICOS

VERDE

BIODEGRADABLES

ORDINARIOS

INERTES

RESTOS DE ALIMENTOS NO INFECTADOS, VASOS PLASTICOS, PALILLOS, SERVILLETAS, EMPAQUES, CINTAS, CAUCHOS, PAPEL CARBON.

ROJO

BIOSANITARIOS

RESIDUOS INFECCIOSOS O DE RIESGO BIOLOGO

MATERIAL CONTAMINADO CON FLUIDOS CORPORALES COMO SANGRE, MUESTRAS DE TEJIDOS Y BIOPSIAS ENTRE OTROS.

Los residuos infecciosos o de riesgo Biológico que contienen patógenos en suficiente cantidad o concentración como causan de las enfermedades que en general son tejidos o materiales contaminados con sangre o fluidos biológicos de pacientes infectados son almacenados por la E.S.E. Centro de Salud Nuestra Señora del Carmen del Municipio de Vetas mensualmente hasta que son recogidos por la Empresa EDEPSA que es la que finalmente los lleva al sitio de disposición final. La E.S.E. no realiza seguimiento a los residuos hospitalarios, que mensualmente con recogidos en la entidad por la empresa EDEPSA.

FOTO: DEPENDENCIA DEL CENTRO DE SALUD QUE CUMPLE CON CODIGO DE COLORES





INFORME DEFINITIVO


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FOTO. EQUIPO AUDITOR C.G.S. RECIPÍENTES QUE NO CUMPLEN CON LAS ESPECIFICACIONES.

Utilizan bolsas sin tener en cuenta el código de colores. Algunas de los recipientes utilizados para los residuos peligrosos no son los adecuados, pues estos deben ser de pedal, con tapa como lo exige la norma y el manual de procedimientos, por lo que no se prestan para ser rotulados, ni identificados de acuerdo a los residuos que allí depositan.

FOTO: EQUIPO AUDITOR C.G.S. SERVICIOS ODONTOLOGICOS





INFORME DEFINITIVO


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En algunos Áreas de la E.S.E. Centro de Salud, los recipientes son rotulados con marcador y no utilizan el etiquetado, algunos no poseen bolsas que identifique la clase de residuo, como lo evidencia la prueba fotográfica..

FOTO. EQUIPO AUDITOR C.G.S RECIPIENTES ROTULADOS CON MARCADOR, NO UTILIZAN EL ETIQUETADO.





INFORME DEFINITIVO


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FOTO. EQUIPO AUDITOR C.G.S. RECIPIENTES SIN BOLSAS E IDENTIFICADOS CON MARCADOR.

FOTO: EQUIPO AUDITOR C.G.S. EN UNO DE LOS CUARTOS DONDE RECIBE ATENCION MEDICA LOS USUARIOS DEL SERVICIOS DE SALUD, SE EVIDENCIA BOLSA DE COLOR NEGRO.

HALLAZGO No. 14 DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO

Se evidencio que no aplican en algunas áreas los códigos de colores según la necesidad, utilizando bolsas de un color y recipiente de otro, no están rotulados





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con el nombre del área ni especifica el tipo de residuo que contiene, lo que evidencia que la entidad no cuenta con un Plan de Capacitación anual permanente para todo el personal hospitalario para que conozcan la importancia que tiene la separación de Residuos Peligrosos para que den un buen uso al Código de Colores a fin de evitar riesgos a la Salud. Incumplen con el numeral 7.2.3 SEGREGACION EN LA FUENTE. “En todas las áreas del establecimiento generador se instalarán recipientes para el depósito inicial de residuos. Algunos recipientes son desechables y otros reutilizables, todos deben estar perfectamente identificados y marcados, del color correspondiente a la clase de residuos que se va a depositar en ellos”. TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO NORMA VULNERADA: RESOLUCIÓN 1164 DE 2002. PRESUNTO RESPONSABLE: ROBERT JOSE ARENAS USUGA

GERENTE.

El Gerente de la E.S.E. no envía respuesta de contradicción al hallazgo. RESPUESTA DEL ENTE DE CONTROL “Se confirma el Hallazgo Administrativo, para que la Entidad Auditada lo incluya en el Plan de Mejoramiento que debe suscribir para iniciar con las acciones correctivas.”

LA ENTIDAD GENERADORA SUMINISTRARÁ GUARDA ROPAS, UNIDAD SANITARIA, SITIOS Y ESTANTERÍAS EXCLUSIVAS PARA EL ALMACENAMIENTO DE LOS ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL, LOS CUALES DEBEN MANTENERSE EN ÓPTIMAS CONDICIONES DE ASEO.

FOTO. EQUIPO AUDITOR C.G.S. AREA DE COCINA SEGUNDO PISO DEL CENTRO DE SALUD





INFORME DEFINITIVO


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FOTO: UBICACIÓN DE LA AMBULANCIA DONDE SE EVIDENCIA QUE EN ESTE SITIO DEPOSITAN RESIDUOS RECICLABLES.

HALLAZGO No. 15 DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO Se observo desorden y gran cantidad de escombros de residuos reciclables en diferentes áreas del Centro de Salud Nuestra Señora del Carmen de Vetas, tal como se evidencia en las pruebas fotográficas; donde no solo están siendo mezclados los residuos hospitalarios, con residuos ordinarios y reciclables, generando riesgo de contaminación cruzada y un potencial riesgo para la salud e integridad de los trabajadores y comunidad en general; sino que además produce problemas de contaminación ambiental de tipo visual. Es así que no garantizan las condiciones adecuadas de Asepsia con el fin de contrarrestar los riesgos de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales; de conformidad con lo establecido en la Ley 9 de 1979 TITULO I “DE LA PROTECCION DEL MEDIO AMBIENTE” Reglamentado parcialmente por el Decreto Nacional 1594 de 1984. En su artículo 121 Manejo, transporte y almacenamiento de materiales. Artículo 121 y 207 “De la limpieza general de las edificaciones”: Toda edificación deberá mantenerse en buen estado de presentación y limpieza, para evitar problemas higiénicos – sanitarios.

TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO NORMA VULNERADA: ARTÍCULO 121 Y 207 DECRETO

NACIONAL 1594 DE 1984 PRESUNTO RESPONSABLE: ROBERT JOSE ARENAS USUGA

GERENTE.

El Gerente de la E.S.E. no envía respuesta de contradicción al hallazgo.





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RESPUESTA DEL ENTE DE CONTROL Se confirma el Hallazgo Administrativo, para que la Entidad Auditada lo incluya en el Plan de Mejoramiento que debe suscribir para iniciar con las acciones correctivas.

PERMISOS AMBIENTALES Y PRESENTACIÓN DE INFORMES A LAS AUTORIDADES AMBIENTALES Y SANITARIAS. De la gestión interna se presentarán informes a las autoridades ambientales y sanitarias, con sus correspondientes indicadores de gestión, de acuerdo con los contenidos de este documento. Estos informes los deben presentar las IPS de tercer nivel cada seis meses, las IPS de segundo y primer nivel cada 12 meses, ante las autoridades sanitaria y ambiental competentes, firmado por el representante legal, diretor o gerente.

De igual forma los demás generadores de residuos hospitalarios y similares, presentarán su informe anualmente, ante las mismas autoridades. Los informes se constituyen en uno de los instrumentos para el control y vigilancia de la implementación del PGIRH; su alcance y contenido será definido por las autoridades ambientales y sanitarias competentes de acuerdo con el contenido en este manual y demás normas vigentes.

HALLAZGO No. 16 DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO La Resolución 1164 de 2002 establece que se deben presentar informes a las autoridades ambientales y sanitarias, con sus correspondientes indicadores de gestión. Se evidencio en la documentación exigida a la E.S.E. Centro de Salud Nuestra Señora del Carmen que no presentan informes anuales a la Autoridad Competente, como lo exige la norma. La falta de interés por parte de la administración puede considerarse la posible causa del incumplimiento anteriormente enunciado. TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO NORMA VULNERADA: RESOLUCIÓN 1164 DE 2002 PRESUNTO RESPONSABLE: ROBERT JOSE ARENAS USUGA

GERENTE.

El Gerente de la E.S.E. no envía respuesta de contradicción al hallazgo. RESPUESTA DEL ENTE DE CONTROL Se confirma el Hallazgo Administrativo, para que la Entidad Auditada lo incluya en el Plan de Mejoramiento que debe suscribir para iniciar con las acciones correctivas.





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OBSERVACION: NO SE PUDO REALIZAR UN ANALISIS AL PRESUPUESTO GESTION AMBIENTAL DE LA E.S.E. YA QUE NO SE EVIDENCIO INFORME DE EJECUCIONES PRESUPUESTALES, EN LA ENTIDAD NO REPOSA ARCHIVO DE COMPROBANTES DE INGRESOS Y EGRESOS. 4.1.6.2 GESTION CONTRACTUAL AMBIENTAL

DISPOSICIÓN FINAL DE RESIDUOS HOSPITALARIOS Y SIMILARES La entidad encargada de prestar el servicio especial de aseo es la empresa Sociedad Anónima EDEBSA E.S.P SOLUCIONES AMBIENTALES, el cual tiene por objeto recoger residuos peligrosos cada mes para su respectivo tratamiento que son generados por la E.S.E. Centro de Salud Nuestra señora del Carmen del Municipio de Vetas. CONTRATO: SIN NUMERO

FECHA: 2-02-2012

TIPO DE CONTRATO: PRESTACION DE SERVICIOS

OBJETO: RECOGER RESIDUOS PELIGROSOS CADA MES PARA SU RESPECTIVO TRATAMIENTO

CONTRATANTE:

E.S.E. NUESTRA SEÑORA DEL CARMEN Y/O RENE RODRIGUEZ HERNANDEZ.

CONTRATISTA:

EDEBSA E.S.P SOLUCIONES AMBIENTALES SOCIEDAD ANONIMA Y/O GLORIA YANETH SANDOVAL DELGADO.

VALOR:

NO ESTABLEEN UN VALOR TOTAL DEL CONTRATO, ESTE NO ES CLARO; PUES LO DETERMINAN DE ACUERDO A LA SUMA DE LO FACTURADO EN LA TABLA.

PLAZO: INDETERMINADO

Se evidencio que la entidad no tiene conocimiento del volumen de residuos que genera diariamente la E.S.E Centro de Salud Nuestra señora del Carmen e igualmente no se evidencio facturación de lo que genera mensualmente, ya que según la clausula cuarta establece que para todos los efectos de este contrato la entidad contratante pagara a la entidad contratista; la suma de lo facturado en la siguiente tabla: SUCURSAL RESIDUO UNIDAD/PESO VALOR

PRINCIPAL SOLIDOS BIOSANITARIOS

1 $44.900

HALLAZGO No. 17 DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO El contrato de Prestación de Servicios para la Gestión Integral de Residuos Especiales no tiene numero de contrato, no se encuentra firmada por el Representante Legal de la E.S.E. Centro de Salud Nuestra señora Del Carmen del Municipio de Vetas RENE RODRIGUEZ HERNANDEZ, no se evidencio documentos soportes de los mismos, falta de control sobre la documentación generada como resultado de las operaciones desarrolladas, el cual impide realizar





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un efectivo control sobre los recursos, no se evidencio comprobantes de ingresos y egresos ni facturas que genera el proceso de contratación. Según el artículo 4 del Decreto 139 de enero 17 de 1996, son funciones del Gerente de Empresas Social del Estado y de Director de Institución Prestadora de Servicios de Salud Pública del primer nivel de atención, además de las definidas en la Ley, Ordenanza o Acuerdo, las siguientes y en su numeral 10 “Organizar el

sistema contable y de costos de los servicios y propender por la eficiencia en la utilización del recurso financiero”.

TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO PRESUNTOS RESPONSABLE: ROBER JOSE ARENAS USUGA GERENTE El Gerente de la E.S.E. no envía respuesta de contradicción al hallazgo. RESPUESTA DEL ENTE DE CONTROL Se confirma el Hallazgo Administrativo, para que la Entidad Auditada lo incluya en el Plan de Mejoramiento que debe suscribir para iniciar con las acciones correctivas. OBSERVACION

No se evidencio archivo de la vigencia 2011, impidiendo realizar un efectivo control sobre los documentos generados como resultado del proceso de contratación realizado en la E.S.E. Centro de Salud Nuestra Señora del Carmen de Vetas, e igualmente análisis al presupuesto gestión ambiental de la E.SE.E;. ya que la entidad no presenta informe de ejecuciones presupuestales, y en la entidad no reposa archivo de comprobantes de ingresos y egresos

Los informes de ejecuciones presupuestales y actos administrativos de modificación presupuestal no reposan en la entidad pues según explicación dada por el actual gerente al grupo auditor, estos no reposan en la entidad. Por lo anterior es necesario realizar análisis y evaluación a las Línea financiera presupuestal y contable, de vigencias anteriores ya que no fue incluidas en el proceso auditor de la presente auditoria. 5 CUADRO CONSOLIDADO DE HALLAZGOS

#

TIPO DE

HALLAZGO DESCRIPCION DEL

HALLAZGO

PRESUNTO

RESPONSABLE CUANTIA PAGINA A D P F S

1 X

Incoherencia reporte SIA contra hallazgos físicos y certificación de Gerencia, por mal archivo y conservación física de los expedientes, se confirma el ADMINISTRATIVO se desvirtúa el DISCIPLINARIO

ADMINISTRATIVO:

ROBER JOSE ARENAS USUGA

Gerente

10

2 X

Falta de planeación y acreditación de requisitos legales para la elaboración de contratos, se confirma el ADMINISTRATIVO se desvirtua el

DISCIPLINARIO

ADMINISTRATIVO:


Gerente

12





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3 X

Incoherencia reporte SIA contra hallazgos físicos y certificación de Gerencia, por mal archivo y conservación física de los expedientes se confirma el ADMINISTRATIVO se desvirtua el DISCIPLINARIO

ADMINISTRATIVO:


Gerente

14

4 x

Falta de planeación y acreditación de requisitos legales para la elaboración de contratos se confirma el ADMINISTRATIVO se desvirtua el

DISCIPLINARIO

ADMINISTRATIVO:


Gerente

15

5 x

Expedición de Manual de contratación sin lineamientos de ley o con normas insulsas o vacías, indeterminadas y con delegación por fuera del marco legal se confirma el

ADMINISTRATIVO

ADMINISTRATIVO:


Gerente

18

6 x

Contratación de funciones ya señaladas en contrato contable, evasión a seguridad social y violación al principio presupuestal de especialización del gasto, confirma el ADMINISTRATIVO se desvirtua el

DISCIPLINARIO Y FISCAL

ADMINISTRATIVO,


Gerente

19

7 x

Contratación de funciones ya señaladas en contrato contable, evasión a seguridad social y violación al principio presupuestal de especialización del gasto se confirma el ADMINISTRATIVO se desvirtua el

DISCIPLINARIO Y FISCAL

ADMINISTRATIVO,


Gerente

22

8 x DESVIRTUADO DISCIPLIANRIO

ADMINISTRATIVO:


Gerente

23

9 x DESVIRTUADO DISCIPLIANRIO

ADMINISTRATIVO:


Gerente

26

10 x

Ineficiencia e ineficacia del control interno y mal manejo de archivo de la entidad confirma el

ADMINISTRATIVO.

ADMINISTRATIVO:


Gerente

31

11 x

Desactualización de manual para el manejo del plan de gestión integral de residuos hospitalarios, incumplimiento de normas e inutilidad en los actuales procesos, se confirma el

ADMINISTRATIVO y se DESVIRTUA el DISCIPLINARIO

ADMINISTRATIVO:


Gerente

34

12 x

Se evidencio que estos medicamentos vencidos y que se encuentran ubicados en la morgue del Centro de Salud Nuestra Señora del municipio de Vetas, según lo manifestado por la funcionaria encargada, en su mayoría

son muestras médicas. confirma el

ADMINISTRATIVO.

ADMINISTRATIVO:


Gerente

37

13 x

Se evidencio que el cuarto de Almacenamiento no está debidamente señalizado, no posee equipo de extinción de incendios, que es necesario por la disposición temporal de los Residuos Hospitalarios de riesgo Biológico confirma el

ADMINISTRATIVO.

ADMINISTRATIVO:


Gerente

39





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14 x

Se evidencio que no aplican en algunas áreas los códigos de colores según la necesidad, utilizando bolsas de un color y recipiente de otro, no están rotulados con el nombre del área ni especifica el tipo de residuo que contiene, lo que evidencia que la entidad no cuenta con un Plan de Capacitación anual permanente para todo el personal hospitalario para que conozcan la importancia que tiene la separación de Residuos Peligrosos para que den un buen uso al Código de Colores a fin de evitar riesgos a la Salud. confirma el ADMINISTRATIVO.

ADMINISTRATIVO:


Gerente

43

15 x

No garantizan las condiciones adecuadas de Asepsia con el fin de contrarrestar los riesgos de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales. confirma el

ADMINISTRATIVO.

ADMINISTRATIVO:


Gerente

45

16 x

La Resolución 1164 de 2002 establece que se deben presentar informes a las autoridades ambientales y sanitarias, con sus correspondientes indicadores de gestión. Se evidencio en la documentación exigida a la E.S.E. Centro de Salud Nuestra Señora del Carmen que no presentan informes anuales a la Autoridad Competente, como lo exige la norma. confirma el

ADMINISTRATIVO.

ADMINISTRATIVO:


Gerente

46

17 x

Se evidenció que la entidad no tiene conocimiento del volumen de residuos que genera diariamente la E.S.E Centro de Salud Nuestra señora del Carmen e igualmente no se evidencio facturación de lo que genera mensualmente, ya que según la clausula cuarta establece que para todos los efectos de este contrato la entidad contratante pagara a la entidad contratista la suma de lo facturado. Según el artículo 4 del Decreto 139 de enero 17 de 1996, son funciones del Gerente de Empresas Social del Estado y de Director de Institución Prestadora de Servicios de Salud Pública del primer nivel de atención, además de las definidas en la Ley, Ordenanza o Acuerdo, las siguientes y en su numeral 10 “Organizar el sistema contable y de costos de los servicios y propender por la eficiencia en la utilización del recurso financiero”. confirma el

ADMINISTRATIVO.

ADMINISTRATIVO:


Gerente

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A= HALLAZGO ADMINISTRATIVO P= HALLAZGO PENAL F= HALLAZGO FISCAL D= HALLAZGO DISCIPLINARIO S= HALLAZGO SANCIONATORIO





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6 CUADRO NUMÉRICO DE HALLAZGOS

TIPO DE HALLAZGO CANTIDAD

VALOR

ADMINISTRATIVOS 17

DISCIPLINARIOS 0

PENAL 0

FISCAL 0

SANCIONATORIO 0

TOTAL 17

POR LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER (ORIGINAL FIRMADO) (ORIGINAL FIRMADO) JENNY MOSCOSO BRAVO RUTH MAPPY CABRERA QUINTANA Cordinadora Auditoría Profesional Especializado

(ORIGINAL FIRMADO)

SONNIA YANETH GARCIA BENITEZ Sub Contralora Delegada para el Control Fiscal

NUCLEO DE DESARROLLO PROVINCIAL SOTO Y MARES INFORME...

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