Ntp_821.065(Redaccion y Presentacion de Informes, Articulos, Etc)

PARA USO EXCLUSIVO DE ERLY EUDES FERNÁNDEZ ANDRADE

NORMA TÉCNICA NTP 821.065 PERUANA 1981 (revisada el 2012) Comisión de Normalización y de Fiscalización de Barreras Comerciales no Arancelarias-INDECOPI Calle de La Prosa 104, San Borja (Lima 41) Apartado 145 Lima, Perú DOCUMENTACIÓN. Guía para la redacción y presentación de informes científicos y técnicos DOCUMENTATION. Guideline for the redaction and presentation of scientific and technical reports 2012-11-28 1ª Edición R.0117-2012/CNB-INDECOPI. Publicada el 2012-12-09 Precio basado en 16 páginas I.C.S.: 01.140.40 ESTA NORMA ES RECOMENDABLE Descriptores: Informes técnicos, presentación /


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PRÓLOGO (De revisión 2012)

A. RESEÑA HISTÓRICA A.1 La presente Norma Técnica Peruana se encuentra dentro de la relación de normas incluidas en el Plan de Revisión y Actualización de Normas Técnicas Peruanas, aprobadas durante la gestión del ITINTEC (periodo 1966-1992). A.2 La NTP 821.065:1981 fue aprobada mediante resolución R.D. Nº 213-81-ITINTEC DG/DN del 1981-08-03 y al no existir Comité Técnico de Normalización activo en el tema y considerándose que durante la etapa de discusión pública, correspondiente a 60 días calendario contados a partir del 24 de enero 2012, no se ha recibido opinión de dejar sin efecto la presente NTP por parte de los representantes de los sectores involucrados: producción, consumo y técnico, relacionados con el tema de documentación, se procede a la aprobación de su vigencia. A.3 La Comisión de Normalización y de Fiscalización de Barreras Comerciales No Arancelarias – CNB -, aprobó mantener vigente la presente norma, oficializándose como NTP 821.065:1981 (revisada el 2012) DOCUMENTACIÓN. Guía para la redacción y presentación de informes científicos y técnicos, el 09 de diciembre de 2012.

NOTA: Cabe resaltar que la revisión de la presente NTP se ha realizado con el objetivo de determinar su vigencia, mas no su actualización.

A.4 La presente Norma Técnica Peruana reemplaza a NTP 821.065:1981 DOCUMENTACIÓN. Guía para la redacción y presentación de informes científicos y técnicos.

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NORMA TÉCNICA NTP 821.065 PERUANA 1 de 16


DOCUMENTACIÓN. Guía para la redacción y presentación de informes científicos y técnicos 1. NORMAS A CONSULTAR NTP 272.001 Papeles. Formatos finales de papeles de correspondencia

e impresiones NTP 821.003 Unidades de medida, símbolos y definiciones

principales NTP 821.004 Principios de escritura de los números, unidades,

símbolos y magnitudes NTP 821.0051) Signos y símbolos matemáticos NTP 821.043 Documentación. Numeración de divisiones y

subdivisiones en documentos escritos NTP 821.044 Documentación. Tabla de contenido de publicaciones

periódicas y otros documentos NTP 821.054 Documentación. Número normalizado de informes

técnicos NNIT. NTP 821.059 Documentación. Índice de una publicación

1) La NTP 821.005 ha sido dejado sin efecto



2. OBJETO 2.1 La presente Norma Técnica Peruana establece las pautas para la redacción y presentación como también para la reproducción de informes científicos y técnicos destinados a ser difundidos. Puede aplicarse, total o parcialmente, a otros tipos de documentos tales como memorandos técnicos, circulares, manuales de operación, etc. 3. ALCANCE 3.1 La presente Norma Técnica Peruana se aplica a informes que se presentan como: - Manuscrito final: documento original, preparado para impresión y distribución. - Ejemplar para reproducción: texto e ilustraciones listos para reproducción. - Ejemplares impresos o reproducidos para distribución - Microformas: Informes 4.1 Formato 4.1.1 Orden de los elementos El informe podrá tener todos o algunos de los siguientes elementos, que deberán colocarse en el orden dado a continuación: - Cubierta exterior - Notas especiales - Material preliminar: Página de documentación



Prefacio Tabla de contenido Lista de abreviaturas y símbolos Resumen - Texto o cuerpo del informe*: Introducción Texto Conclusiones Recomendaciones - Material de referencia: Anexos/Apéndices Glosario Notas, Referencias, Bibliografía Índice 4.1.2 Cubierta exterior (Véase Figura 1) Se deberá incluir los datos indicados a continuación y además cualquier otro elemento especial de identificación (como número de contrato, etc. de la entidad o dependencia).

* Si no se incluye el resumen entre el material preliminar, las conclusiones y recomendaciones deben

preceder al texto.



FIGURA 1 Cubierta exterior

Autor (s)

Nº del informe

Título Subtítulo (de haberlo)

Organización actuante: Nombre y dirección

Fecha

Tipo de informe y periodo que comprende

Distribución

Grupo 3 Nombre y dirección de la entidad auspiciadora

Grupo 2

Grupo 1



Se agruparán los datos o elementos que tienen relación en los tres grupos siguientes 1, 2 y 3. Se podrá utilizar otra distribución y tipografía, siempre y cuando los elementos queden agrupados en la forma indicada. - Grupo 1 Código de Informe: Se deberá asignar el código de identificación para cada documento que se presente

como una unidad independiente (volumen, parte, sección, etc.) que deberá estar conforme con la NTP 821.054 y deberá figurar en todos los ejemplares.

- Grupo 2 Título y subtítulo: Deberá ser breve e indicativo del contenido y naturaleza del documento. Cuando este

tenga varios volúmenes o partes o secciones separadas, se indicará el título en cada una y se identificará cada parte. Se utilizará únicamente la numeración arábiga.

Autores: Se deberá dar el nombre de cada autor, entidad, o dependencia responsable. Entidad/dependencia responsable: Se indicará el nombre de la entidad realizadora del documento y de la dependencia

responsable. Generalmente se indica dos niveles jerárquicos. - Grupo 3 Nombre de la entidad auspiciadora: Si el trabajo fue auspiciado y financiado por una entidad distinta a la responsable de

la preparación del documento, se dará el nombre de ella indicando de ser el caso hasta dos niveles jerárquicos. Se podrá incluir la dirección de la misma.

Notas especiales:



Podrán incluirse en el anverso o reverso de la cubierta posterior, indicando aspectos

adicionales como permisos o limitaciones de reproducción. 4.1.3 Material preliminar - Página de documentación: Se colocará en la primera pagina de la derecha a continuación de la cubierta o página

de título; sirve para identificar el documento y para presentar un resumen de su contenido o alcances. Se preparará de acuerdo a las instrucciones del Apéndice, donde se incluye un formato en blanco.

- Prefacio: Expondrá el propósito general del informe, su relación con la actividad que se

reporta, uso de material impreso, agradecimientos, etc. - Tabla de contenido: Presentará los títulos y subtítulos de los principales capítulos y partes, en la

secuencia que aparecen en el documento y el respectivo número de la página. En el caso de constar de varios volúmenes o partes, es recomendable incluir la tabla

de contenido del trabajo completo en cada uno de los volúmenes. - Ilustraciones Se incluirá la relación cuando sea necesaria para facilitar el uso del informe, con el

número de la ilustración y la pagina. - Lista de cuadros: Se indicará el número y la pagina de cada uno. - Lista de abreviaturas y símbolos:



Se definirán los símbolos y las abreviaturas cuando se usen por primera vez en el documento. Cuando sean numerosos, se preparará una lista separada con sus definiciones.

- Resumen: Se preparará un resumen del documento con las principales conclusiones y

recomendaciones y con la visión general del contenido y alcance del documento. Se deberá incluir en cada volumen. 4.1.4 Texto o cuerpo del informe Se comenzará el texto en una página completa. Generalmente comprenderá: Introducción, metodología, resultados, conclusiones y recomendaciones. Se establecerán los encabezamientos y secciones necesarias para dar claridad al texto, debiéndose numerarlas para señalar las partes principales utilizando únicamente números arábigos. 4.1.5 Material de referencia - Anexos Se comenzará cada uno en página aparte. Se deberá dar título en mayúsculas e

incluirlos en la tabla de contenido. - Glosario Se presentará de ser necesario para aclarar conceptos, la relación de términos en

orden alfabético con sus definiciones.



- Notas al pie de página, referencias bibliográficas, bibliografía Se presentará la referencia bibliográfica completa como nota al pie de página cuando

se la cita por primera vez. En las subsiguientes referencias, se dará el autor y el número de la página de la cita original.

Cuando sean numerosas, se repetirán en una bibliografía al final del texto o del capítulo.

- Índice Si se incluye, se presentará tan completo como lo requiera la naturaleza del

documento y deberá estar conforme la NTP 821.059. 4.1.6 Ilustraciones Se presentarán consistentemente en todo el texto, identificado cada una mediante un número y leyenda. Se prepararán de modo que los detalles sean claramente legibles cuando de reproduzcan en impresión o en micro reproducción. Se colocarán lo más cerca posible a la primera mención que se haga a ellas en el texto. - Leyendas En lo posible, se colocarán horizontalmente, sin marco y cerca del texto. - Color Cuando se use en representaciones graficas, se deberá utilizar símbolos de color, de modo que pueda distinguirse cuando los informes son reproducidos en blanco y negro. - Hojas dobladas Se evitará el uso de ilustraciones, cuadros, planos grandes, que necesiten doblarse; da

menudo una ilustración grande puede colocarse en páginas opuestas, de modo que no sea preciso doblarla.

- Numeración



Se numeran consecutivamente en arábigo en el orden en que se mencionen en el

texto. 4.1.6 Fórmulas, símbolos, ecuaciones Deberán estar conforme a las NTP 821.003; NTP 821.004 e NTP 821.005. Se definirán los signos matemáticos y las fórmulas cuando se usen por primera vez. Cuando sean numerosos, se presentará una lista de símbolos. Se escribirán los paréntesis, corchetes y llaves de la misma altura que los símbolos más altos que encierran. En quebrados, se separará el numerador del denominador mediante una línea tan larga como el más extenso de ellos y se centrarán. Se centrará o colocará con sangría al margen cualquier ecuación; se separarán antes de los signos de igualdad, de adición o de multiplicación. Las ecuaciones cortas se insertarán en el texto. 4.1.7 Tablas (cuadros) Se prepararán en la forma más simple, de modo que el lector pueda captar su significado. Se evitará el uso de líneas verticales y horizontales cuando se pueda usar espacios en blanco para separar. Se colocarán cerca del texto al cual se refieran. - Ubicación Cuando el documento tenga pocas páginas de texto y gran número de cuadros, se

colocarán en orden consecutivo, después del texto. En el caso que los cuadros deban colocarse de lado, se ubicarán de modo que el

encabezamiento quede a la izquierda de la lectura normal de la página. Se numerarán consecutivamente en arábigos.



- Encabezamiento Se deberá colocar las unidades de medida al comienzo de las columnas. Cuando los cuadros continúen en dos o más páginas, se indicará la continuidad y se

repetirán los títulos o encabezamiento de las columnas. 4.1.8 Lista de distribución Cuando, por razones de control o de confidencialidad se requiera, se incluirá la relación de personas que recibirá el documento. 4.1.9 Reproducción - Composición El tamaño de la tipografía deberá ser no menor de ocho puntos, en caso de

documentos impresos. Se recomienda el tamaño de 10 puntos. - Copia mecanografiada Se usará tinta negra y papel blanco opaco (mate). - Espaciado Se usará espacio simple o espacio y medio (1 1 ½) excepto cuando, por claridad del

texto, se daba emplear más espacio. - Márgenes Se emplearán márgenes de por lo menos 2,5 cm de ancho en los cuatro bordes de la

hoja. - Columnas Se justificaran los márgenes a la izquierda.



- Páginas Se numerarán, cuando sea posible y de preferencia, todas las páginas

consecutivamente de principio a fin con número arábigos. En casos especiales, se numerará por partes, capítulos, secciones o anexos. Se usará tamaño de papel A4.

- Calidad de presentación Los documentos pueden perder legibilidad como resultado de la foto reproducción o

micro reproducción. Para evitar estas eventualidades, el original deberá ser de calidad.

- Cubierta, tamaño, tinta Los informes podrán tener una cubierta encuadernada, debiendo ser el formato de

tamaño A4. Se usará tinta negra. NOTA: No se recomienda usar cubierta con ventanas. - Encuadernación Podrá emplearse cualquier tipo/engomado, anillos, espiral, etc.

ANTECEDENTES Norma Americana ANSI Z 39.18 - 1979.



APÉNDICE Paginas de documentación

1. NNIT 2. 3. Nº Ingreso

4. Título, Subtítulo 5. Fecha Informe 6.

7. Autor personal 8. Nº de registro/serie

9. Entidad ejecutora (Consultor/Asesor) 10. Proyecto/Estudio 11. Contrato/Convenio

12. Entidad patrocinadora 13. Tipo de informe 14.

15. Notas complementarias

16. Resumen

17. Descriptores 18.

19. Clasificación de seguridad 20. Autorización 21. Pág./Vol



INSTRUCCIONES PARA COMPLETAR LA PÁGINA DE DOCUMENTACIÓN LA PAGINA DE DOCUMENTACIÓN (O DE REGISTRO BIBLIOGRÁFICO). Se utiliza para describir, en forma uniforme y concisa, los elementos bibliográficos de los documentos correspondientes a Proyectos y facilitar su identificación y control. Esta página se emplea en la descripción de cualquier tipo de informe Técnico, perteneciente a proyectos, cualesquiera sea la forma de presentación: Manuscrito, mecanografiado, offset, fotocopia, impreso, etc. Se coloca esta Página en cada ejemplar de los informes procesados, a continuación de la cubierta. Desempeña la función de portada, para la identificación y presentación de los informes. ITEM NUMERADOS: 1. NNIT. Es el Número Normalizado de Informe Técnico que se asigna a cada

informe técnico como código de identificación único. (Véase NTP 821.054). 2. Para el Código General de Registro de Publicaciones de IP. Déjese en blanco. 3. Número de ingreso. Coloque el número de ingreso del informe (en el CID). Este

número puede corresponder al número de adquisiciones, usado para señalar los ejemplares y copias ingresados (en el CID).

4. Título y subtítulo. Coloque el título completo del Informe y subtitulo, en forma

distintiva. Si el título esta en otro idioma que el inglés, español o francés, incluya la traducción al español.

5. Fecha. Coloque la fecha del informe, indicando por lo menos mes y año. Si

disponible, indique las bases de asignación de fecha, por ejemplo publicado en julio de 1976, o presentado en julio de 1976.

6. Opcional. Puede utilizarse para el Código de la entidad ejecutora (9) o

patrocinadora (12). 7. Autor. Coloque el nombre de la persona que preparo o edito el informe, o de

quien lo autoriza, compila en caso de que se considera conveniente.



Coloque el nombre en el orden usual, con el apellido después del nombre Juan F. Pérez.

8. Entre el Número de registro o de serie, si distinto del NNIT (1), o el número usado

por la entidad ejecutora responsable del informe (9). 9. Entidad ejecutora. Coloque el nombre o razón social completa de la entidad

responsable de la preparación del informe. Puede incluirse la dirección.

10. Número de Proyecto/Encargo o actividad Este código sirve para indicar la relación entre el informe y la autorización y

controlar la ejecución del proyecto mediante los informes que se preparan.

11. Número de contrato. Indique el número de registro del contrato; (y fecha), o convenio respectivo, suscrito con la entidad ejecutora o patrocinadora del Proyecto, o la elaboración del documento. Si no figura en el informe, se puede incluir si está disponible.

12. Entidad patrocinadora. Se utiliza para indicar el nombre la entidad patrocinadora

o financista (si el trabajo se ejecuta o para terceros). 13. Tipo de informe. Detalle la clase o tipo de informe tal como informe final,

informe ampliatorio, borrador de informe, etc. Si es necesario indique el periodo que cubre (Anexo II)

14. Código de entidad ejecutora Déjese en blanco, o úsese para código de entidad ejecutora, (sigla o abreviatura

de Consultor, etc). 15. Nota complementaria. Incluya cualquier información adicional útil para

identificar el informe, facilitar su recuperación. Indique la relación con otros informes, si es ampliación, complemento o reemplazo de algún otro, por ejemplo:

"Preparado en colaboración con …"

"Cubre la segunda etapa del estudio, ejecutado en agosto de 1976…"

16. Resumen. Prepare un breve resumen o extracto del informe, indicando lo más significativo del contenido, enfoque y alcance. Aplique las pautas para preparación de resúmenes.



17. Descriptores. Indique los términos o epígrafías que identifican los principales temas y aspectos tratados en el Informe … Las listas de descriptores autorizadas se emplea para seleccionar los términos.

18. Distribución. Indique la disponibilidad del informe, inclusive la distribución que

se haga de los ejemplares. Explique las restricciones, reservas y derecho de propiedad que afecta al informe:

"Deberá devolverse al Consultor si se cancela el proyecto…"

"Prohibida la reproducción, etc."

19. Clasificación de seguridad. Especifique la condición del informe: Confidencia, secreto, restringido, etc. 20. Autorización. Indique el nombre y cargo de persona (s) a quien (es) corresponde

dar la autorización para uso o disposición del informe. 21. Paginación. Volumen. Entre el total de páginas numeradas en el informe, o el

volumen o parte correspondiente.



RELACIÓN DE TIPOS DE DOCUMENTOS (INFORMES) Actas (Otorgamiento de buena pro) Análisis de oferta Bases y especificaciones Borrador de informe final Contrato de … Estudio de factibilidad Estudio complementario Estudio de prospección Estudio económico financiero Informe de avance Informe de avance Informe final Informe intermedio Informe mensual Informe legal Informe de calificaciones Oferta de servicios Propuesta de servicios Proforma Términos de referencia

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