Hoja1NORMOGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIAPROCESOTIPONAOARTDE QUE TRATACOMENTARIO DE LA EMPRESA REQUISITOENTIDAD QUE LO GENERAPLANEACIONACUERDO272006NAGLOSARIO DE TERMINOS ARCHIVISTICOSAPLICANINGUNOAGNPLANEACIONCIRCULAR21997NAGESTION DOCUMENTAL ELECTRONICA Y NUEVAS TECNOLOGIAS APLICADAS A LA GESTION DOCUMENTALAPLICANINGUNOPRESIDENCIA DE LA REPUBLICA DE COLOMBIAPLANEACIONLEY13412009NAINFORMACION ELECTRONICA , TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y COMUNICACIN TICSAPLICANINGUNOPRESIDENCIA DE LA REPUBLICA DE COLOMBIAPLANEACIONRESOLUCION552001NASISTEMA DE ARCHIVOS UNAPLICANINGUNOUNALPLANEACIONRESOLUCION10452001NAREGLAMENTO DE ARCHIVOS UNAPLICANINGUNOUNALPLANEACINDECRETO260920129CONCEPTO Y APLICACIN DEL PROCESO DE PLANEACION DOCUMENTALAPLICANINGUNOPRESIDENCIA DE LA REPUBLICA DE COLOMBIAPRODUCCION SENTENCIA C-6622000NAVALOR JURIDICO DE LOS MENSAJES DE DATOS Y DERECHO A LA INFORMACIONAPLICANINGUNOCORTE CONSTITUCIONAL PRODUCCION SENTENCIA T-0482007NARECONSTRUCCION DE EXPEDIENTES PUBLICOS Y ACCESO A DOCUMENTOS DE ARCHIVOAPLICANINGUNOCORTE CONSTITUCIONAL PRODUCCION SENTENCIA T-6862007NAVALOR LEGAL DE INFORMACION PUBLICADA POR ENTIDADES PUBLICAS EN MEDIOS ELECTRONICOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOSAPLICANINGUNOCORTE CONSTITUCIONAL PRODUCCION SENTENCIA 2302007NAARCHIVOS ELECTRONICOS, USOS EN PROCESO JUDICIAL Y DERECHO A LA INTIMIDADAPLICANINGUNOCORTE SUPREMAPRODUCCION LEY 12662008NAHABEAS DATA Y DERECHOS FUNDAMENTALES RELACIONADOS CON ARCHIVOSAPLICANINGUNOPRESIDENCIA DE LA REPUBLICA DE COLOMBIAPRODUCCION LEY431913NA TIPO DE TINTA QUE SE DEBE USAR CUANDO SE REALIZAN DOCUMENTOS OFICIALES.APLICANO UTILIZAR TINTA MOJADA O ESFEROS QUE PUEDAN DISTORCIONAR LAS FIRMAS O LA INFORMACIONCONGRESO DE COLOMBIAPRODUCCION LEY9602004425 DOCUMENTO AUTNTICO. APLICATENER CONOCIMIENTO DE QUIEN PRODUCE EL DOCUMENTO CONGRESO DE COLOMBIAPRODUCCION CODIGOSCODIGO PENALACTUAL218FALSEDAD MATERIAL DE EMPLEADO OFICIAL EN DOCUMENTO PBLICOAPLICAEL EMPLEADO QUE FALSIFIQUE UN DOCUMENTO QUE CUSTODIA EL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS SERA SANCIONADO SEGN EL CASO Y SI ES CONSIDERADO COMO PRUEBA RECAER SOBRE L UNA ACCION LEGAL. ADEMAS AQUEL RESPONSABLE ENCARGADO DE LOS DOCUMENTOS QUE SE RECIBEN DEBE MANTENERLOS INTACTOS SIN SUPRIMIR NI AGREGAR NINGUN TIPO DE INFORMACION A ELLOSCONGRESO DE COLOMBIAPRODUCCION DECRETOS2150199523FORMULARIO NICO. APLICASE CREAN FORMATOS UNICOS Y NO SE RECIBE EN TAQUILLA NINGUN TIPO DE FORMATO DIFERENTE A LOS ESTIPULADOS POR EL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACION DE DOCUMENTOSPRESIDENTE DE LA REPUBLICA DE COLOMBIAPRODUCCION DECRETOS2150199524FORMULARIOS OFICIALES.APLICANINGUNOPRESIDENCIA DE LA REPUBLICA DE COLOMBIAPRODUCCION ACUERDOAGN 06020014FIRMAS RESPONSABLES: TODA ENTIDAD DEBE ESTABLECER EN LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS LOS CARGOS DE LOS FUNCIONARIOS AUTORIZADOS PARA FIRMAR LA DOCUMENTACIN CON DESTINO INTERNO Y EXTERNO QUE GENERE LA INSTITUCIN. LAS UNIDADES DE CORRESPONDENCIA VELARN POR EL ESTRICTO CUMPLIMIENTO DE ESTAS DISPOSICIONES, RADICANDO SOLAMENTE LOS DOCUMENTOS QUE CUMPLAN CON LO ESTABLECIDO. APLICANINGUNOAGNPRODUCCION LEY 5271999NAMENSAJES DE DATOS, DOCUMENTOS ELECTRONICOS Y FIRMAS DIGITALESAPLICANINGUNOPRESIDENTE DE LA REPUBLICA DE COLOMBIAPRODUCCION DECRETO 17472000NAMENSAJES DE DATOS, DOCUMENTOS ELECTRONICOS Y FIRMAS DIGITALESAPLICANINGUNOPRESIDENCIA DE LA REPUBLICA DE COLOMBIA PRODUCCIONDECRETOS2150199512FIRMA MECNICA. LOS JEFES DE LAS ENTIDADES QUE INTEGRAN LA ADMINISTRACIN PBLICA PODRN HACER USO, BAJO SU RESPONSABILIDAD, DE LA FIRMA QUE PROCEDE DE ALGN MEDIO MECNICO, EN TRATNDOSE DE FIRMAS MASIVAS. EN TAL CASO, PREVIAMENTE MEDIANTE ACTO ADMINISTRATIVO DE CARCTER GENERAL, DEBER INFORMAR SOBRE EL PARTICULAR Y SOBRE LAS CARACTERSTICAS DEL MEDIO MECNICO.APLICALOS USUARIOS DEL PROCESO DE TRAMITE POR WORKFLOW SON RESPONSABLES POR LOS DOCUMENTOS QUE CONTENGAN SUS FIRMAS MECANICASPRESIDENCIA DE LA REPUBLICA DE COLOMBIAPRODUCCION ACUERDOAGN 060200114IMAGEN CORPORATIVA:CON EL PROPSITO DE REFLEJAR UNA ADECUADA IMAGEN CORPORATIVA, LAS ENTIDADES ESTABLECERN EN SUS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS, LA MANERA DE ELABORAR OFICIOS, CARTAS, MEMORANDOS Y OTROS, TENIENDO EN CUENTA LAS NORMAS ICONTEC, EXISTENTES PARA EL EFECTO. LA LEYENDA DE PIE DE PGINA DEBE CONTENER, LA DIRECCIN, EL NMERO DEL CONMUTADOR, EL NMERO DE FAX INSTITUCIONAL, LA DIRECCIN DE LA PGINA WEB Y LA DIRECCIN DEL CORREO ELECTRNICO DE LA ENTIDAD.APLICANINGUNOAGN GESTION DE TRAMITEACUERDO AGN 06020013ENVO Y CONTROL DEL TRMITE DE LAS COMUNICACIONES, NUMERACIN DE ACTOS ADMINISTRATIVOS.APLICACORRESPONDE A REQUISITO ANTES ENUNCIADOAGNGESTION Y TRAMITEDECRETOS2150199511SUPRESION DE SELLOS. EN EL DESARROLLO DE LAS ACTUACIONES DE LA ADMINISTRACIN PBLICA, INTERVENGAN O NO LOS PARTICULARES, QUEDA PROHIBIDO EL USO DE SELLOS, CUALQUIERA SEA LA MODALIDAD O TCNICA UTILIZADA, EN EL OTORGAMIENTO O TRMITE DE DOCUMENTOS, DISTINTOS DE LOS TTULOS VALORES. LA FIRMA Y LA DENOMINACIN DEL CARGO SERN INFORMACIN SUFICIENTE PARA LA EXPEDICIN DEL DOCUMENTO RESPECTIVO. PROHBESE A LOS FUNCIONARIOS PBLICOS EL REGISTRO NOTARIAL DE CUALQUIER SELLO ELABORADO PARA EL USO POR IA ADMINISTRACIN PBLICA.APLICANO SE UTILIZARAN SELLOS EN LA RECEPCION DE LOS DOCUMENTOS, SOLO EL SELLO WORKFLOW QUE ES NECESARIO PARA EL PROCESOPRESIDENCIA DE LA REPUBLICA DE COLOMBIAGESTION Y TRAMITEDECRETOS2150199532VENTANILLAS UNICAS. PARA LA RECEPCIN DE DOCUMENTOS, SOLICITUDES Y ATENDER REQUERIMIENTOS, LOS DESPACHOS PBLICOS DEBERN DISPONER DE OFICINAS O VENTANILLAS NICAS EN DONDE SE REALICE LA TOTALIDAD DE LA ACTUACIN ADMINISTRATIVA QUE IMPLIQUE LA PRESENCIA DEL PETICIONARIO.APLICASOLO SE RECIBIRA DOCUMENTACION EN LAS TAQUILLAS EXTERNAS O INTERNAS. CON LA EXCEPCION DE LAS DILIGENCIAS QUE PODRAN RECIBIRSE EN EL PUESTO DE CADA SECRETARIAPRESIDENTE DE LA REPUBLICA DE COLOMBIAGESTION Y TRAMITEACUERDOAGN 06020015PROCEDIMIENTOS PARA LA RADICACIN DE COMUNICACIONES OFICIALESAPLICAEN CUANTO A LA RADICACION: NO HABR NMEROS REPETIDOS, ENMENDADOS, CORREGIDOS O TACHADOS Y LA NUMERACIN SER ASIGNADA EN ESTRICTO ORDEN DE RECEPCIN DE LOS DOCUMENTOSAGNGESTION Y TRAMITEACUERDOAGN 06020018CONTROL DE COMUNICACIONES OFICIALES: LAS UNIDADES DE CORRESPONDENCIA, ELABORARN PLANILLAS, FORMATOS Y CONTROLES MANUALES O AUTOMATIZADOS QUE PERMITAN CERTIFICAR LA RECEPCIN DE LOS DOCUMENTOS, POR PARTE DE LOS FUNCIONARIOS COMPETENTES Y DISPONDRN DE SERVICIOS DE ALERTA PARA EL SEGUIMIENTO A LOS TIEMPOS DE RESPUESTA DE LAS COMUNICACIONES RECIBIDAS.APLICATODO DOCUMENTO QUE SE RECIBA EN LAS TAQUILLAS DEBE INGRESARSE AL SISTEMA DE INFORMACION QUE SE UTLICE EN EL MOMENTOAGNGESTION Y TRAMITEDECRETOS2150199525UTILIZACION DEL CORREO PARA EL ENVIO DE INFORMACION. LAS ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIN PBLICA DEBERN FACILITAR LA RECEPCIN Y ENVO DE DOCUMENTOS O SOLICITUDES Y SUS RESPECTIVAS RESPUESTAS POR MEDIO DE CORREO CERTIFICADO. EN NINGN CASO SE PODRN INADMITIR LAS SOLICITUDES O INFORMES ENVIADOS POR PERSONAS NATURALES O JURDICAS QUE SE HAYAN RECEPCIONADO POR CORREO CERTIFICADO A TRAVS DE LA ADMINISTRACIN POSTAL NACIONAL, SALVO QUE LOS CDIGOS EXIJAN SU PRESENTACIN PERSONAL. PARA LOS EFECTOS DE VENCIMIENTO DE TRMINOS, SE ENTENDER QUE EL PETICIONARIO PRESENT LA SOLICITUD O DIO RESPUESTA AL REQUERIMIENTO DE LA ENTIDAD PBLICA EN LA FECHA EN QUE LA EMPRESA DE CORREO CERTIFICADO EXPIDI CON FECHA Y HORA, EL RESPECTIVO RECIBO DE ENVO. IGUALMENTE, LOS PETICIONARIOS PODRN SOLICITAR EL ENVO POR CORREO DE SUS DOCUMENTOS O INFORMACIN REQUERIDA A LA ENTIDAD PBLICA. PARAGRAFO. PARA EFECTOS DEL PRESENTE ARTCULO, SE ENTENDER VLIDO EL ENVO POR CORREO CERTIFICADO, SIEMPRE Y CUANDO LA DIRECCIN DEL DESPACHO PBLICO EST CORRECTA Y CLARAMENTE DILIGENCIADA.APLICANINGUNOPRESIDENCIA DE LA REPUBLICA DE COLOMBIAGESTION Y TRAMITEACUERDO 6020013CENTRALIZACIN DE LOS SERVICIOS DE DISTRIBUCIN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES.APLICACORRESPONDE AL REQUISITO DE RECEPCION DONDE SE DEBE CUMPLIR EXACTAMENTE EL ARTICULO 3 DEL ACUERDO 060 DE 2001AGNGESTION Y TRAMITEACUERDOAGN 060200112COMUNICACIONES OFICIALES VA FAXAPLICANINGUNOAGNGESTION Y TRAMITECONSTITUCIN POLTICAAGN 060ACTUAL20SE GARANTIZA A TODA PERSONA LA LIBERTAD DE INFORMAR Y RECIBIR INFORMACIN VERAZ E IMPARCIALAPLICASE CUMPLEN LAS CARACTERISTICAS DE LOS DOCUMENTOS ENUNCIADAS EN LA NTC ISO 15489ASAMBLEA NACIONAL CONSTITUYENTEGESTION Y TRAMITECONSTITUCIN POLTICAAGN 060ACTUAL74TODAS LAS PERSONAS TIENEN DERECHO A ACCEDER A LOS DOCUMENTOS PBLICOS SALVO LOS CASOS QUE ESTABLEZCA LA LEYAPLICALOS DUEOS DE LA INFORMACION TIENEN ACCESO A ELLA ASAMBLEA NACIONAL CONSTITUYENTEGESTION Y TRAMITECONSTITUCIN POLTICAAGN 060ACTUAL23ACCESO A LA INFORMACINAPLICACORRESPONDE A REQUISITO ANTES ENUNCIADOASAMBLEA NACIONAL CONSTITUYENTEGESTION Y TRAMITEACUERDOAGN 562000NAREQUISITOS CONSULTA.APLICANINGUNOAGNGESTION Y TRAMITELEY571985NAACCESO A DOCUMENTOS PUBLICOSAPLICAPRESIDENCIA DE LA REPUBLICA DE COLOMBIAGESTION Y TRAMITESENTENCIA T-4241998NAACCESO A LOS DOCUMENTOS PUBLICOSAPLICACORTE CONSTITUCIONAL ORGANIZACINACUERDO AGN 02-FDA2004NA1. METODOLOGIA DE ORGANIZACIN FONDOS DOCUMENTALES ACUMULADOSAPLICAAGNORGANIZACINDECRETOS4124200411 NUEVAS TECNOLOGAS. LAS PERSONAS NATURALES O JURDICAS DE DERECHO PRIVADO PODRN INCORPORAR TECNOLOGAS DE AVANZADA EN LA ADMINISTRACIN Y CONSERVACIN DE LOS ARCHIVOS, EMPLEANDO CUALQUIER MEDIO TCNICO, ELECTRNICO, INFORMTICO, PTICO O TELEMTICOAPLICASE INCORPORAN CONSTANTEMENTE NUEVAS TECNOLOGIAS O SE INVESTIGA ACERCA DE ELLASPRESIDENCIA DE LA REPUBLICA DE COLOMBIAORGANIZACINRESOLUCION 1850200210 ORGANIZACIN DE LOS ARCHIVOS DE GESTINAPLICALOS ARCHIVOS DE GESTION DEBEN ESTAR ORGANIZADOS DE ACUERDO A LA TRDMINISTERIO DE SALUDORGANIZACINACUERDO AGN 007199418REGLAMENTO GENERAL DE ARCHIVOSAPLICAEXISTE UN COMIT EVALUADOR DE ARCHIVOS EN EL DEPARTAMENTO. CORRESPONDE A UN REQUISITO ANTERIOR A ESTE. AGNORGANIZACINACUERDO AGN 0919955REGLAMENTA LA PRESENTACIN DE LAS TRDAPLICASE PRESENTARA LA TABLA DE RETENCION AL COMIT DE ARCHIVO AGNORGANIZACINACUERDO AGN 121995NA CREACIN DEL COMIT DE ARCHIVOAPLICAEXISTE UN COMIT DE ARCHIVO DONDE SE DEFINAN POLTICAS, PROGRAMAS DE TRABAJO Y SE TOMEN DECISIONES EN LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y TCNICOS. SE CORRESPONDE CON REQUISITO ANTES ENUNCIADOAGNORGANIZACINACUERDO AGN 091997NAREGLAMENTA PROCEDIMIENTO PARA LA EVALUACIN DE TRD.APLICASE DEBERA SEGUIR EL PROCEDIMIENTO PARA LA EVALUACIN DE LAS TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL:1.- EL ENCARGADO DE ADMINISTRACIN DE DOCUMENTOS Y EL JEFE DE DEPARTAMENTO PRESENTARN LAS TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL AL COMIT DE ARCHIVO; 2.- EL COMIT, SI ES EL CASO GENERARA UN DOCUMENTO, SOLICITANDO LOS CAMBIOS Y AJUSTES ACORDADOS PARA SU POSTERIOR PRESENTACIN EN UN PERODO ESTIPULADO. UNA VEZ PRESENTADOS LOS CAMBIOS Y AJUSTES, EL COMIT REVISAR QUE LOS MISMOS SE HAYAN REALIZADO.; 3.- EL COMIT EVALUADOR DE DOCUMENTOS, DISPONDR DE UN TRMINO MXIMO DE 30 DAS HBILES, PARA IMPROBAR O APROBAR LAS TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL. AGNORGANIZACINACUERDO AGN 0392002NAPOR EL CUAL SE REGULA EL PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIN Y APLICACIN DE LAS TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL APLICASE REALIZARAN LAS TRD DE ACUERDO A LAS ETAPAS ENUNCIADAS EN ESTE ACUERDO. PRIMERA ETAPA. INVESTIGACIN PRELIMINAR SOBRE LA INSTITUCIN Y FUENTES DOCUMENTALES; SEGUNDA ETAPA. ANLISIS E INTERPRETACIN DE LA INFORMACIN RECOLECTADA; TERCERA ETAPA. ELABORACIN Y PRESENTACIN DE LA TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL PARA SU APROBACIN; CUARTA ETAPA. APLICACIN; QUINTA ETAPA. SEGUIMIENTO Y ACTUALIZACIN DE LAS TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL.AGNORGANIZACINACUERDO AGN 0422002NAMETODOLOGIA ORGANIZACIN ARCHIVOS DE OFICINAAPLICAREALIZACION DE INVENTARIO DOCUMENTAL PERIODICAMENTEAGNORGANIZACINACUERDO AGN 0071994NAREGLAMENTO GENERAL DE ARCHIVOS.APLICANINGUNOAGNORGANIZACINRESOLUCION 19951999NAARCHIVO DE HISTORIAS CLINICASAPLICANINGUNOPRESIDENCIA DE LA REPUBLICA DE COLOMBIAORGANIZACINCIRCULAR AGN 04 AGN-DAFP2003NAARCHIVO DE HISTORIAS LABORALESAPLICANINGUNOPRESIDENCIA DE LA REPUBLICA DE COLOMBIAORGANIZACINCIRCULAR AGN 012 AGN-DAFP2004NAARCHIVO DE HISTORIAS LABORALESAPLICANINGUNOAGNTRANSFERENCIADECRETO15152012NATRANSFERENCIAS DOCUMENTALES SECUNDARIASAPLICANINGUNOAGNDISPOSICION FINALCIRCULAR AGN 012004NAINVENTARIO DE DOCUMENTOS A ELIMINAR.APLICACORRESPONDE A REQUISITO ANTES ENUNCIADOAGNPRESERVACION A LARGO PLAZOLEY594200046IMPLEMENACIN DE UN SISTEMA DE CONSERVACION EN EL CICLO VITAL DE DOCUMENTOSAPLICASE REALIZA EVALUACION PERIODICA DE ELEMENTOS DE CONSERVACION EN EL CICLO DE VIDA DE LOS DOCUMENTOSEL CONGRESO DE COLOMBIAPRESERVACION A LARGO PLAZOACUERDOAGN 06020019 CONSERVACIN DOCUMENTAL: LAS ENTIDADES SON RESPONSABLES POR LA ADECUADA CONSERVACIN DE SU DOCUMENTACIN, PARA ELLO DEBEN INCLUIR EN SUS PROGRAMAS DE GESTIN DOCUMENTAL Y EN SUS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS, PAUTAS QUE ASEGUREN LA INTEGRIDAD DE LOS DOCUMENTOS DESDE EL MOMENTO DE SU PRODUCCIN. APLICANINGUNOAGNPRESERVACION A LARGO PLAZOCIRCULAR AGN 0012011NARECOMENDACIONES PARA PROTECCION DE ARCHIVOS DURANTE LA EMERGENCIA INVERNALAPLICANINGUNOAGNPRESERVACION A LARGO PLAZOACUERDOAGN 48 2000NAINTERVENCION DE IMGENES GRAFICASAPLICANINGUNOAGNPRESERVACION A LARGO PLAZOLEY397199712PATRIMONIO DOCUMENTALAPLICANINGUNOAGNPRESERVACION A LARGO PLAZOACUERDOAGN 04920005CONDICIONES FISICAS DE EDIFICIOS DE ARCHIVO Y CONSERVACION DE DOCUMENTOSAPLICANINGUNOAGNVALORACION ACUERDO 202002NAAPRUEBA LAS TABLAS DE RETENCION DOCUEMENTALAPLICANINGUNOAGNVALORACION RESOLUCION1282010NAMETODOLOGIA DE EVALUACION DE TRD, Y TVDAPLICANINGUNOAGN

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