Normas del Control Interno...

Normas del Control Interno Gubernamental

CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA Decreto Nmero 106 (De 5 de mayo de 1 998)

EL SUBCONTRALOR GENERAL DE LA REPBLICA

En uso de sus facultades constitucionales y legales

CONSIDERANDO:

Que la Contralora General de la Repblica, por mandato constitucional y legal tiene la funcin de fiscalizar, regular y controlar todos los actos de manejo de fondos y otros bienes pblicos a fin de que se realicen con correccin y segn lo establecido en la Ley,

Que una moderna administracin de derecho debe utilizar todos los medios de control interno para asegurarse que tanto sus ingresos como sus gastos se ajustan al principio de legalidad, constituyendo la estructura de control interno un reto gerencial para garantizar la solidez, economa y eficacia de sus operaciones,

Que el control interno es ejercido por la propia administracin ya que constituye una garanta razonable de que se cumplirn sus metas y objetivos,

Que la sistematizacin del control ejercido por las unidades de auditora interna requiere de una base normativa que defina la estructura del control interno y los mecanismos necesarios para su funcionamiento, de manera eficiente,

Que la existencia de normas reguladoras de control interno facilita y garantiza a la administracin el manejo eficiente de sus operaciones, as como el control y la evaluacin que sobre las mismas realicen las Unidades de Auditora Interna y la Contralora General de la Repblica.

DECRETA:

ARTCULO PRIMERO: Emitir las Normas de Control Interno Gubernamental para la Repblica de Panam de aplicacin obligatoria a todas las instituciones que conforman el Sector Pblico Gubernamental, as como las disposiciones necesarias para la integracin del control ejercido por las auditoras internas, con el cumplimiento de las atribuciones que la Constitucin y la Ley le confieren a la Contralora General de la Repblica.

ARTCULO SEGUNDO: Asignar a la administracin de las instituciones pblicas de conformidad con estas normas, las funciones de establecer, mantener y perfeccionar la estructura de control interno y velar por su efectivo funcionamiento, que garantice el cumplimiento de las disposiciones legales y la confiabilidad de la informacin.

Pas: Panam Legislacin: Normas del Control Interno Gubernamental Decreto No 106 Fecha: 1998-05-05

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ARTCULO TERCERO: Responsabilizar a las unidades de Auditora Interna de la revisin y evaluacin de la estructura de control interno, a fin de determinar su confiabilidad y emitir recomendaciones tendientes a incrementar la eficacia y efectividad de la gestin.

ARTCULO CUARTO: Estas Normas de Control Interno Gubernamental para la Repblica de Panam entrarn en vigencia a partir de la publicacin del presente decreto.

Fundamento Legal:

Artculo 276 de la Constitucin Poltica de la Repblica Panam y la Ley 32 de 8 de noviembre de 1 984.

Dado en Panam, a los cinco das del mes de mayo de 1 998.

PUBLQUESE Y CMPLASE

GUSTAVO A. PREZ JUAN A PACHECO Subcontralor General Secretario General

INTRODUCCION

300. NORMAS DE CONTROL INTERNO GUBERNAMENTAL

310. Normas Generales

311. Marco Conceptual

320. Normas Especficas

321 Ambiente de Control

322. Evaluacin de Riesgos

323. Informacin y Comunicacin

324. Actividades de control

325. Monitoreo

INTRODUCCIN

La Contralora General de la Repblica acord emitir de las Normas de Control Interno Gubernamental para la Repblica de Panam, considerando sus componentes como factores esenciales para garantizar el cumplimiento de los objetivos institucionales y proporcionar criterios unificados para el control y evaluacin de la gestin pblica.

Las fuentes de informacin utilizadas para su elaboracin incluyen en primer lugar a la Organizacin Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), la que emiti la ltima actualizacin del cuerpo bsico de Normas de Control Interno para el Sector Pblico en el ao 1992, las Declaraciones de Auditora (SAS 78), as como las normas emitidas por otros pases de la Regin.



Adems, se consideraron las sugerencias emitidas por las instituciones del Sector Pblico y firmas privadas de auditora. Las presentes Normas constituyen las bases para que cada Institucin prepare normas especficas de acuerdo con su naturaleza.

El logro de este documento se debe al apoyo tcnico proporcionado por el Proyecto de Reforma a la Administracin Financiera "RAF" USAID/Panam y por la comisin designada por la Direccin de Auditora General.

300. NORMAS DE CONTROL INTERNO GUBERNAMENTAL

Comprenden los requerimientos bsicos para una estructura de control interno, de obligatorio cumplimiento en el sector pblico gubernamental, para el desarrollo, evaluacin y monitoreo de los controles internos. Estas normas son aplicables a cualquier tipo de gestin operacin o funcin administrativa y no deben limitarse a las operaciones exclusivamente financieras. As mismo sirven para todos los sistemas de informacin, ya sean automatizados o manuales.

310. Normas Generales

Abarcan el marco conceptual, la estructura de control interno y sus componentes, los objetivos. mbito de aplicacin, responsabilidad por el diseo, funcionamiento y evaluacin de la estructura del control interno y la contratacin de servicios especializados. Estas normas configuran el contexto para un control adecuado en el seno de las instituciones.

311. Marco Conceptual

Comprende las definiciones correspondientes a la Estructura de Control Interno, los componentes que la integran as como los conceptos inherentes a su aplicacin.

311.01. Estructura de Control Interno.

La estructura de control interno consiste en polticas y procedimientos especficos destinados a dar a la administracin garanta razonable de que se cumplirn las metas y objetivos de la entidad. Una de sus finalidades principales es garantizar la subordinacin de los actos administrativos al principio de la legalidad.

La estructura de control interno debe considerar los factores del medio ambiente natural y social que puedan ser afectados, como resultado de las operaciones de la institucin o de actividades reguladas por ella.

311.02. Componentes de la Estructura de Control Interno.

El control interno consta de cinco componentes interrelacionados:

1. Ambiente de Control: consiste en acciones, polticas y procedimientos que reflejan la actitud global de la administracin, directivos y dems servidores pblicos acerca de la importancia del control en una entidad.

2. Evaluacin de Riesgos: Conjunto de actividades que desarrolla la administracin para determinar la existencia de riesgos relevantes, que puedan afectar el cumplimiento de sus objetivos.

3. Informacin y Comunicacin: Consiste en la clasificacin, captura e intercambio de informacin, enmarcadas en forma y tiempo, que permita a las personas llevar a cabo sus responsabilidades.



4. Actividades de Control: Son aquellas polticas y procedimientos, adems de las incluidas en los otros cuatro (4) componentes. que la administracin establece para cumplir sus objetivos.

5. Monitoreo: Se refiere a la evaluacin continua o peridica, de la eficacia y el diseo de operacin de una estructura de control interno por parte de la administracin, a fin de determinar que este funcionando de conformidad con los planes y que se modifique de acuerdo con los cambios en las condiciones.

312. Objetivos de la Estructura de Control Interno.

De acuerdo con el principio de legalidad que debe caracterizar los actos administrativos de las instituciones del sector pblico, el diseo de la estructura de control interno se dirigir al logro de los siguientes objetivos:

1. Garantizar que el ente pblico disponga de mecanismos de planificacin y presupuesto, diseados para dirigir su gestin hacia el cumplimiento de los objetivos y metas institucionales en trminos de racionalizacin y eficiencia.

2. Asegurar que la institucin disponga de una estructura orgnico funcional que proporcione el marco adecuado para planificar, dirigir y controlar su gestin, as como para asignar responsabilidades y delegar autoridad en los diferentes estratos de la organizacin.

3. Asegurar que exista un plan de desarrollo de recursos humanos, que garantice la capacidad de un ente pblico para disponer del personal necesario para cumplir sus objetivos.

4. Proteger los recursos del ente mediante la identificacin y evaluacin de riesgos relevantes que afecten a la administracin.

5. Procurar que la administracin responda eficazmente a los riesgos. como medio para reducir los errores e irregularidades.

6. Asegurar la oportunidad, confiabilidad, exactitud e integridad de la informacin. 7. Garantizar que la informacin contable cumpla con los propsitos de identificar,

reunir. clasificar, analizar, registrar y reportar sobre los resultados de las operaciones de los entes pblicos y tener responsabilidad de los activos relacionados.

8. Establecer un adecuado sistema de control que garantice que las operaciones se realicen de acuerdo a un conjunto de reglas por escrito que sealan los procedimientos aprobados.

9. Definir y aplicar actividades de monitoreo que aseguren la evaluacin continua o peridica de la eficacia del diseo y operacin de la estructura de control interno, a fin de determinar que est de acuerdo con lo planeado y que se adapta fcilmente a los cambios internos y del entorno.

313. mbito de Aplicacin.

Las Normas de Control Interno Gubernamental son aplicables a todos los organismos que tengan a su cargo la custodia o el manejo de fondos o bienes del Estado Panameo, como los son: los rganos del Gobierno Central, los Entes Semiautnomos y Autnomos, las Empresas Pblicas y Mixtas, las Personas Jurdicas, los Municipios y las Juntas Comunales incluyendo las Organizaciones No Gubernamentales (ONG), los Patronatos y los Clubes Cvicos cuando custodien o manejen fondos pblicos. Pueden considerarse como estndares, que facilitan a las instituciones una gua para instituir controles internos y proporcionan a los auditores criterios para evaluar la estructura de control interno.

314. Responsabilidad por el Diseo, Funcionamiento y Evaluacin de la Estructura de Control Interno.



El titular de la institucin ser responsable del establecimiento, desarrollo, revisin y actualizacin de una adecuada estructura de control interno. La aplicacin de los mtodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del control interno, tambin ser responsabilidad de cada uno de los servidores pblicos segn sus funciones.

Corresponde a las unidades de auditora interna, la revisin y evaluacin de la estructura del control interno en los trminos de las presentes normas. sin perjuicio de las atribuciones que la Constitucin y la Ley le confieren a la Contralora General de la Repblica en esta materia.

315. Contratacin de Servicios Especializados.

Las instituciones pblicas podrn contratar con entes privados que cuenten con reconocida experiencia y capacidad profesional el diseo e implantacin de estructuras de control interno. El proceso de contratacin deber llevarse a cabo de acuerdo a las previsiones establecidas en la Ley o disposiciones sobre contratacin pblica vigentes, considerando lo siguiente:

1. Cuando el ente pblico no disponga de los recursos tcnicos ni humanos que le permita establecer la estructura de control interno.

2. Cuando por razones econmicas resultare ms favorable y conveniente la contratacin de empresas privadas.

3. Se excepta de esta facultad a los organismos de seguridad del Estado.

320. Normas Especficas

Este ttulo agrupa normas especficas relativas a cada uno de los componentes de la estructura del Control Interno.

321. Ambiente de Control

Consiste en acciones. polticas y procedimientos que reflejan la actitud global de la administracin, directivos y dems servidores pblicos acerca de la importancia del control en una entidad.

321.01. Integridad y Valores ticos.

Los directivos y dems servidores pblicos estn obligados a cumplir las normas ticas y conductuales de la entidad, tales como los Principios Eticos de los Servidores Pblicos, Decreto 106 del 5 de mayo de 1998 y el Cdigo de Etica de sus respectivas profesiones.

321.02. Competencia.

Los Directivos y dems servidores pblicos deben poseer un nivel de conocimiento que les permita desempear eficaz y eficientemente su labor, as como el entendimiento amplio de los controles internos para cumplir con los propsitos institucionales.

321.03. Filosofa y Estilo de Operacin.

La Administracin proporcionar del control. El nivel directivo mejoramiento para asegurar que recursos para asegurar el logro de



321.04. Estructura Organizativa.

claras seales a los servidores pblicos sobre la importancia de las instituciones pblicas deber establecer planes de los controles sean apropiados, as como la dotacin de los las metas y objetivos.

Las instituciones pblicas deben establecer una estructura organizativa donde se definan lneas claras de responsabilidad y autoridad que vayan acorde al logro de las metas y objetivos institucionales y las polticas y planes gubernamentales. Para este propsito tambin se deben establecer controles eficaces que garanticen el mximo beneficio con el menor esfuerzo.

321.05. Autoridad y Responsabilidad.

Las instituciones pblicas debern elaborar manuales de funciones que establezcan las descripciones de categoras operativas en los cuales se detallen las responsabilidades de los servidores pblicos.

321.06. Polticas y Prcticas de Recursos Humanos.

Las instituciones pblicas deben establecer el sistema de administracin de los recursos humanos que promueva y motive al personal.

322. Evaluacin de Riesgos

Conjunto de actividades que desarrolla la administracin para determinar la existencia de riesgos relevantes, que puedan afectar el cumplimiento de sus objetivos.

322.01. Actividades Financieras y Operacionales.

Las instituciones pblicas sealadas en el mbito de estas normas debern asegurarse que las Normas de Control Interno incluyan controles adecuados para superar los riesgos de manera que se cumplan las afirmaciones de la administracin que deben ser satisfechas de acuerdo a los criterios de:

1. Existencia u ocurrencia 2. Integridad 3. Valuacin o asignacin 4. Derechos y obligaciones 5. Presentacin y revelacin 6. Eficiencia 7. Efectividad 8. Economa

322.02. Evaluacin Continua de Riesgos.

Los Directivos y dems niveles administrativos debern evaluar continuamente sus actividades y operaciones con la finalidad de identificar reas de riesgo que puedan afectar el cumplimiento de sus objetivos y metas, de tal forma que la evaluacin de riesgo sea un mecanismo que coadyuve a salvaguardar los bienes asignados y al logro de los objetivos y metas trazados.

La Evaluacin de Riesgos se realizar con la finalidad de fortalecer, ajustar adecuar y renovar los controles internos establecidos, de manera que los mismos sean cada vez



ms eficientes y efectivos.

323. Informacin y Comunicacin

El sistema de informacin y comunicacin de las entidades pblicas tendr como propsito identificar, reunir, clasificar, analizar. registrar e informar sobre las operaciones, as como mantener la contabilizacin del presupuesto, activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos de la entidad.

323.01. Sistema de Contabilidad

Los titulares de cada institucin pblica establecern un adecuado sistema de contabilidad para el registro de sus operaciones. el cual deber ajustarse, en lo pertinente al Manual de Contabilidad Gubernamental para la Repblica de Panam, y el Decreto No. 106 del 5 de mayo de 1998, a las Normas de Contabilidad Gubernamental, emitidas por la Contralora General de la Repblica.

323.02. Estados Financieros

El sistema de informacin y comunicacin, debe estar en capacidad de producir estados financieros. informacin presupuestaria y complementaria, oportuna y pertinente para apoyar el proceso de adopcin de decisiones en la administracin de la entidad y para el proceso de consolidacin a nivel de la Direccin de Contabilidad Nacional de la CGR.

La informacin financiera producida se presentar de conformidad a los reglamentos para la preparacin de la informacin financiera de las entidades del Estado emitidas por la C.G.R.

323.03. Sistemas de Procesamiento de Datos.

Los titulares de las instituciones pblicas debern garantizar la existencia de sistemas de informacin computarizados o manuales, con los debidos controles para el proceso de las operaciones, que facilite el registro de las transacciones de manera que permita la emisin de reportes oportunos y confiables para la toma de decisiones por parte de la administracin.

Los sistemas elegidos deben estar acorde, en lo pertinente con el Sistema de Administracin Financiera para la Repblica de Panam (SIAFPA), establecido por la C.G.R.

323.04. Polticas Contables.

Como marco de actuacin de los responsables de los registros contables, todas las entidades pblicas establecern y mantendrn polticas contables especficas acordes con la naturaleza de la institucin. Las polticas contables sern evaluadas y actualizadas peridicamente.

323.05. Registro de las Operaciones.

Para garantizar controles efectivos de la informacin contable y del sistema de comunicacin el registro de las operaciones debe asegurar:

1. Existencia. Que las operaciones registradas y reportadas en los estados financieros. informacin presupuestaria y complementaria de hecho ocurrieron.



2. Integridad. Todas las operaciones que produzcan variaciones en los activos, pasivos, patrimonio ingresos, gastos y en general cualesquiera de las cuentas que conforman el sistema de contabilidad debern ser registrados en los libros principales y auxiliares correspondientes, para facilitar la adecuada clasificacin y explicacin de los respectivos rubros.

3. Precisin. Las operaciones generadas de la actividad desarrollada por la entidad debern registrarse libre de errores, alteraciones, borrones y tachones, tanto en los registros como en los documentos fuentes que sustentan la transaccin.

4. Clasificacin. El registro de las operaciones se realizar de acuerdo con las transacciones llevadas a cabo, segn su condicin, concepto, cuanta, fondo y regin; dependiendo del tipo de actividad, organizacin y composicin de la entidad, a fin que la direccin disponga continuamente de informacin confiable. Una clasificacin pertinente significa organizar y procesar la informacin a partir de la cual se elaboran los informes y los estados financieros, informacin presupuestaria y complementaria.

5. Oportunidad. Las operaciones de la entidad se registrarn en la fecha y en el momento en que se produjo la transaccin.

6. Asentamiento y resumen. El registro de las operaciones debe efectuarse en la cuenta. cliente, usuario o beneficiario a la cual corresponde, de forma tal que permita. resmenes y acumulacin de saldos libre de errores.

323.06. Requerimientos para los Reportes que se Emitan.

Como soporte de la informacin contable se debe implantar y mantener un sistema de comunicacin y coordinacin que provea informacin relativa a las operaciones de manera confiable, oportuna, actualizada y acorde a las necesidades de la entidad.

324. Actividades de control

Son aquellas polticas sealadas en las otras cuatro categoras, establecidas por el que al nivel superior de la entidad para cumplir sus objetivos, incluyendo adems el sistema de contabilidad como integrador de informacin, de autorizacin y procedimiento de registro, documentos de respaldo para captar las transacciones y proveer un control financiero y administrativo, sobre los

Los controles que se presentan en esta seccin son los que se utilizan comnmente en una estructura de control interno ordenada y eficaz

324.01. Separacin de Responsabilidades.

La asignacin de tareas y responsabilidades principales ligados a la autorizacin tratamiento, registro y revisin de las transacciones deben considerar los siguientes criterios bsicos.

1. Las funciones y responsabilidades deben asignarse sistemticamente a varias personas para asegurar equilibrio entre las diferentes funciones.

2. Entre las funciones claves figuran la autorizacin y el registro de las transacciones, la emisin y el recibo de los haberes los pagos y la revisin o fiscalizacin de las transacciones.

3. La rotacin del personal contribuye a que los aspectos centrales de las transacciones o hechos contables no se concentren en una sola persona.

4. Debe promoverse e incluso exigirse el disfrute del perodo de vacaciones anual para ayudar a reducir estos riesgos.

324.02. Autorizacin.



Las transacciones debern ser autorizadas por aquellas personas que actan en el mbito de su competencia. Las autorizaciones deben estar documentadas y ser comunicadas explcitamente a los directivos y a los empleados, incluyendo los trminos y condiciones especficos conforme a las cuales se concede una autorizacin.

324.03. Documentos y Archivos.

La estructura del control interno y todas las transacciones deben estar claramente documentadas y disponibles para su verificacin.

La administracin ser responsable de salvaguardar la documentacin debidamente ordenada y disponible para los tribunales competentes y para la Contralora General de la Repblica, de acuerdo a las disposiciones que rigen sobre la materia.

La documentacin de todas las transacciones debe ser completa, exacta y adecuada para proporcionar una garanta razonable que todos los activos estn controlados y que todas las operaciones estn registradas.

324.04. Control Fsico de Activos.

El acceso a los recursos y registros debe limitarse a las personas autorizadas para ello, quienes estn obligadas a rendir cuentas de su custodia o utilizacin. Para garantizar dicha responsabilidad, se cotejar peridicamente los recursos con los registros contables. La frecuencia de estas comparaciones se programar en atencin a la naturaleza de los activos.

324.05. Verificacin del Desempeo.

Debe existir una supervisin competente para garantizar el logro de los objetivos del control interno. Los supervisores deben examinar y aprobar el trabajo encomendado a sus subordinados. Asimismo debe proporcionar al personal, las directrices y la capacitacin necesaria para minimizar los errores y los actos ilcitos. as como asegurar la comprensin y realizacin de las directrices emitidas.

324.06. Supervisin

Las asignaciones, revisin y aprobacin del trabajo del personal exige:

1. Indicar claramente las funciones y responsabilidades atribuidas a cada empleado. 2. Examinar sistemticamente el trabajo de cada empleado, en la medida que sea

necesario. 3. Aprobar el trabajo en puntos crticos del desarrollo para asegurarse de que

avanza segn lo previsto.

324.07. Control de Resultados

La asignacin, revisin y aprobacin del trabajo del personal debe tener como resultado el control apropiado de sus actividades, lo que debe incluir:

1. La observancia de los procedimientos y requisitos aprobados. 2. La constatacin y eliminacin de los errores, los malentendidos y las prcticas

inadecuadas. 3. La reduccin de las posibilidades de que ocurran o se repitan actos ilcitos y el

examen de la eficiencia y eficacia de las operaciones. 4. Contratacin del personal idneo a travs de polticas y procedimientos



establecidos.

324.08. Asignacin de Responsabilidades

La delegacin del trabajo de los supervisores no exime a stos de la obligacin de rendir cuentas de 5Li5 responsabilidades y tareas.

325. Monitoreo

Se refiere a la evaluacin continua o peridica, de la eficacia y el diseo de operacin de una estructura de control interno por parte de la administracin, a fin de determinar que est funcionando de conformidad con los planes y que se modifique de acuerdo con los cambios en las condiciones.

325.01. Evaluacin y Control.

Los titulares de las instituciones gubernamentales debern velar por el establecimiento formal de un sistema de evaluacin y control del funcionamiento de la Estructura del Control Interno. segn las caractersticas propias de la institucin y de acuerdo a las leyes, reglamentos y normas establecidas al respecto.

En aquellas entidades que por razones presupuestarias o de otra ndole debidamente justificada, no puedan incorporar a sus estructuras administrativas la unidad de auditora interna, el titular de la Institucin velar por el monitoreo del mismo.

325.02. Definicin de la Unidad de Auditora Interna.

La unidad de auditora interna es parte integrante de la estructura de control interno, y est encargada de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economa de los controles establecidos.

Como mecanismo de verificacin y evaluacin de la estructura de control interno se utilizarn las Normas de Auditora Gubernamental para la Repblica de Panam. indicadores de desempeo diseadas de acuerdo a las caractersticas de la entidad, los informes de gestin y cualquier otro mecanismo interno de control que implique el uso de la mayor tecnologa. eficiencia y seguridad.

325.03. Designacin del Jefe de la Unidad de Auditora Interna.

Para la verificacin y evaluacin permanente de la estructura de control interno, los titulares de las instituciones designarn como auditor interno a un funcionario adscrito a su despacho, asegurndole el mayor grado de independencia dentro de la Institucin, sin participacin alguna en las labores administrativas.

325.04. Seleccin del Auditor Interno.

El Auditor Interno ser seleccionado considerando los requisitos de idoneidad previstos en la Ley 57 de 1978, as como los establecidos en las Normas de Auditora Gubernamental de la Repblica de Panam, en concordancia con las reglamentaciones internas para el reclutamiento de los recursos humanos en cada institucin.

325.05. Dotacin de Recursos



Los titulares de las instituciones estatales deben dotar a las unidades de auditora interna del personal idneo y necesario as como de recursos. materiales y administrativos que faciliten la efectiva labor de monitoreo en cada institucin.

325.06. Equipos Interdisciplinarios

Las unidades de auditora interna, cuando sea necesario, se apoyarn o contarn con personal de distintas disciplinas que le asignar el titular de la institucin de acuerdo con la naturaleza de las funciones de la misma. La seleccin de dicho personal no implicar aumento en la cantidad de cargos existentes en las instituciones pblicas.

325.07. Plan y Cronograma de Auditora Interna.

Las funciones de las unidades de auditora interna sern ejecutadas con base en un plan anual de auditora. preparado con criterios de economa, objetividad, oportunidad y de relevancia material. La unidad de auditora interna deber remitir anualmente a la Contralora General de la Repblica, a ms tardar el 30 de noviembre, el plan anual y cronogramas de actividades para el ao siguiente debidamente aprobado por el titular de la institucin, considerando lo establecido en las Normas de Auditora Gubernamental vigentes.

325.08. Funciones de las Unidades de Auditora Interna.

Las unidades de auditora interna deben realizar sus funciones de conformidad con las disposiciones legales aplicables a las instituciones pblicas y las Normas de Auditora Gubernamental para la Repblica de Panam, prescritas por la Contralora General de la Repblica.

Las funciones del auditor interno incluyen las siguientes:

1. Planificar, dirigir y organizar la verificacin y evaluacin de la estructura de control interno.

2. Verificar que la estructura de control interno est formalmente establecida y que su ejercicio sea intrnseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos y en particular de aquellos que tengan responsabilidad de mando.

3. Verificar que los controles definidos para los procesos y actividades de la organizacin. se cumplan por los responsables de su ejecucin y en especial que las reas o empleados encargados de la aplicacin del rgimen disciplinario ejerzan adecuadamente esta funcin.

4. Garantizar el cumplimiento de las leyes, normas, planes y polticas de la institucin y recomendar los ajustes necesarios.

5. Servir de apoyo a la alta direccin, identificando y promoviendo el mejoramiento de los puntos dbiles de la estructura de control interno, sistemas y procesos polticas y procedimientos, de tal manera que produzca informacin confiable y oportuna.

6. Verificar los procesos relacionados con el manejo de los recursos, bienes y los sistemas de informacin de la entidad y recomendar los correctivos necesarios.

7. Fomentar en toda la organizacin la formacin de una cultura de control que contribuya al mejoramiento continuo en el cumplimiento de la misin institucional.

8. Mantener permanentemente informado al titular de la institucin acerca de los resultados de la evaluacin de la estructura de control interno dando cuenta de las debilidades detectadas y de las sugerencias para su fortalecimiento.

9. Verificar que se implanten las recomendaciones presentadas por la Contralora Genera! de la Repblica y por las propias unidades de auditora interna.



10. Los dems que le asigne el Jefe de la Entidad de acuerdo con el carcter de sus funciones.

325.09. Comit de Auditora.

De acuerdo a las necesidades o polticas las Entidades Pblicas establecern al ms alto nivel jerrquico un Comit de Auditora, con el propsito de ejecutar el seguimiento peridico de los resultados y recomendaciones formuladas por la unidad de auditora interna y o por auditores ex ternos.

La Estructura del Comit de Auditoria deber incluir como mnimo a tres miembros:

1. Representante del ms alto nivel de la administracin. 2. El Auditor Interno. 3. El funcionario responsable del rea o actividad objeto de la auditora.

325.10. Funciones del Comit de Auditora

El Comit de Auditora acta como un rgano consultivo de la alta direccin y tendr siguientes funciones:

1. Notificar a la Auditoria Interna las prioridades identificadas a los fines de considerarlo en el Plan Anual de Auditoria.

2. Conocer los informes de las Auditoras Internas y Externas, ponderar la importancia del contenido de las recomendaciones y ejecutar el seguimiento de los acuerdos del Comit.

3. Reglamentar el funcionamiento del Comit para asegurar el seguimiento y cumplimiento de las recomendaciones.

325.11. Informes de Auditora Interna.

La Contralora General de la Repblica solicitar de manera discrecional, los informes en los que presenten el resultado de la ejecucin del Plan Anual de Auditora Interna de acuerdo a 1o establecido en las leyes.

los informes de las unidades de auditora interna que presenten irregularidades debern remitirse a las autoridades competentes para los procesos disciplinarios, administrativos, judiciales y fiscales.

325.12. Aplicacin de Recomendaciones:

Corresponde al titular de la Institucin, luego de discutidas y concensadas, el cumplimiento de la aplicacin de las recomendaciones emitidas por los auditores de la Contralora General o auditora interna. Esta atribucin es de carcter obligatorio, por lo cual, la Contralora General podr aplicar las sanciones correspondientes de acuerdo a lo establecido en el Articulo 81 de la ley 32 de 8 de noviembre de 1984, por el cual se adopta la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica.

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