NORMAS BÁSICAS PARA EL AMBIENTE DE CONTROL EXPO

5/12/2018 NORMAS BÁSICAS PARA EL AMBIENTE DE CONTROL EXPO - slidepdf.com

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El componente ambiente de control define elestablecimiento de un entorno organizacionalfavorable al ejercicio de buenas practicas,

valores, conductas y reglas apropiadas, parasensibilizar a los miembros de la entidad ygenerar una cultura de control interno; estaspracticas, valores, conductas y reglas apropiadas

contribuyen al establecimiento y fortalecimientode políticas y procedimientos de control internoque conducen al logro de los objetivosinstitucionales y la cultura institucional decontrol



¾ Filosofía de la Dirección

¾ Integridad y Valores Éticos

¾ Administración Estratégica¾ Estructura Organizacional

¾ Administración de los Recursos Humanos

¾ Competencia profesional¾ Asignación de Autoridad y

Responsabilidad

¾ Órgano de Control Institucional



La filosofía de la Dirección refleja una actitud deapoyo permanente hacia el control interno y logrode sus objetivos, actuando con independencia,competencia y liderazgo, para lo cual el Funcionariodebe evaluar y supervisar continuamente elfuncionamiento adecuado del control interno ytransmitir a todos los niveles de la entidad de maneraexplicita y permanente, haciendo entender alpersonal la importancia de la responsabilidad deejercer y ejecutar los controles internos, ya que cadaservidor cumple un rol importante dentro de laentidad, también debe lograr que estas seanasumidas con seriedad e incentivar una actitudpositiva hacia el control interno



La Gerencia General de una Entidad debeimplantar directivas internas en el marco delo que establece la normativa

gubernamental, la que deberá hacerseconocer al personal mediante charlas desensibilización y talleres, así como con elejemplo de cumplimiento de losfuncionarios de mayor jerarquía de la

entidad. Por ejemplo, para el registro ycontrol del personal, el servidor responsabledeberá difundir y hacer conocer a todos lostrabajadores evitando se produzcaconflictos y/o reclamos innecesarios.



Se ha visto en una Institución que algunostrabajadores abandonan sus oficinas, pararealizar labores netamente personales, lo

que conlleva al descuento de susremuneraciones siendo merecedores deuna sanción, consecuentemente es undesmerito en su Hoja de Vida, pero con laImplantación de la Directiva, esta actitud

ha disminuido sustancialmente, ya que lostrabajadores tomaron conciencia de laimportancia de control interno, ygradualmente viene disminuyendo estaactitud negativa de algunos trabajadores



Se aprecia que en la oficina de la Sub

Gerencia de Obras, existe gran cantidadde expedientes pendientes de trámite, por la carga laboral con que cuenta el SubGerente, sin embargo a falta de confianzapara delegar funciones a sus trabajadores,

no delega la función para el despacho delos documentos; tal situación hace a quelos requerimientos presentados por losResidentes de Obras se demoren,

consiguientemente retraza la adquisiciónde bienes para la ejecución de la obra,motivando también las ampliaciones deplazo de las obras



El comportamiento del personal de las entidades deben ir másallá del solo cumplimiento de las leyes, decretos, reglamentos yotros, basándose también en los principios y valores éticos queson fundamentales para el ambiente de control, el funcionariodebe incorporar los principios y valores como parte de la culturaorganizacional, contribuyendo a su fortalecimiento en el marcode la vida institucional, el funcionario juega un rol determinanteen el establecimiento de una cultura basada en valores que consu ejemplo, contribuirá a fortalecer el ambiente de controlEl comportamiento ético de los funcionarios es de vitalimportancia para los objetivos de control interno, podemosrelacionar los valores éticos, con los fines de función pública queviene hacer el servicio a la Nación, de conformidad con lodispuesto en la Constitución Política, y la obtención de mayoresniveles de eficiencia del aparato estatal, de manera que selogre una mejor atención a la ciudadanía, priorizando yoptimizando el uso de los recursos públicos, conforme a lodispuesto por la Ley Marco de Modernización de la Gestión delEstado



Lo primero que debe hacer el Funcionarioque asuma la responsabilidad de conducir

una Institución Pública, es hacer conocer elCódigo de Ética de la Función de Pública atodos los servidores, incluso dictandocharlas para que tomen conciencia de la

importancia del mencionado dispositivo;asimismo propiciar charlas permanentesrespecto a los valores y conductas del ser humano



Se ha evidenciado que algunos trabajadores, alpresentar sus rendiciones de viáticos adulteran suscomprobantes de pago por consumo de alimentos,por ejemplo el costo de un menú asciende a S/. 5.00en un determinado distrito, sin embargo, astutamenteañaden un 0 más para que el importe se conviertaen S/. 50.00, esta actitud constituye una falta devalores y ética. Asimismo, se aprecia que losfiscalizadores de la Unidad de Control Previo,solicitan que se les otorgue viáticos afectando a unaobra, y de conseguirlo inmediatamente dan Vº Bºpara que el trámite de pago de las rendiciones,órdenes de compra, planillas de jornales, se atiendaninmediatamente



Alcaldes de Municipalidad Distritales,ofrecen soborno a funcionarios de la

Oficina de Programación de Inversionespara que sus proyectos sean viabilizados,a pesar de existir serias deficiencias, delograrlo hacen lo mismo en la Oficina de

Presupuesto para lograr los recursos yejecutar el proyecto al margen de lasnormativas vigentes, perjudicando alestado



La administración estratégica es el proceso deplanificar, en función de la visión, misión metasy objetivos estratégicos. Cada entidad debe

elaborar sus planes estratégicos y operativos. Sino existe una adecuada administraciónestratégica, el control interno no tendríafundamento, limitándose solo al cumplimiento.

Este proceso, debe estar plasmado endocumentos, debidamente aprobados yactualizados, los cuales deben ser difundidos atodo el personal. Este proceso implicasistematizar el pensamiento.



El plan estratégico, documento en el quelos funcionarios de una organización

reflejan cual será la estrategia a seguir por su entidad en el mediano plazo. Por ello, unplan estratégico se establecegeneralmente con una vigencia que oscila

entre 5 y 10 años, debe marcar lasdirectivas y el comportamiento para queuna organización alcance las aspiracionesque ha plasmado en su plan



El Gobierno Regional, ha elaborado unplan estratégico, por el periodo de 2007-

2024, el mismo que es difundido en supágina Web, el que considera comoobjetivo: ´Ejercer su función directa ytoma de decisiones en forma racional,

coherente, oportuna con eficiencia yeficacia en el marco de las metas yactividades programadas contenidas enel Plan Operativo Institucionalµ



VISIÓN: El Gobierno Regional de Ayacucho,es una Institución sólidamente estructurada,con identidad propia, que cuenta conrecursos humanos calificados e integradoscon un nivel tecnológico moderno, paraofrecer servicios de calidad a la comunidadcontribuyente a la reducción de los niveles

de pobreza, afianzando el proceso dedescentralización y generandooportunidades de inversión y de alternativaeconómica



MISIÓN: Organizar y conducir la gestión públicaregional en forma transparente efectiva ydescentralizada, con lineamientos de política

efectiva para planificar y promover el desarrollointegral sostenible; priorizando la integración vialy la reactivación del aparato productivo,orientado a mejorar la calidad de vida de lapoblación en un marco de identidad cultural,con igualdad de oportunidades y usa racional de!os recursos en armonía con las políticasnacionales y sectoriales con la participación delas instituciones publicas, privadas y la sociedadcivil



La estructura organizacional puede ser definidacomo las distintas maneras en que puede ser dividido el trabajo dentro de la entidad para

lograr la coordinación del mismo, orientándolo allogro de los objetivos.Para definir esta estructura, se deberá realizar unanálisis y permitir que esta estructura favorezca ellogro de los objetivos institucionales, con eficacia

de procesos, velocidad de respuesta de lainstitución, calidad, satisfacción de usuarios,identificación de las necesidades, unidadesorgánicas y canales de comunicación ycoordinación.



Al diseñar la estructura organizacional, laentidad debe evitar en lo posible la

burocracia, la mentalidad de control dearriba a abajo, que sucede en los tresniveles jerárquicos. Se debe procurar ladescentralización, así como la distribución

adecuada de roles y responsabilidades



Se ha evidenciado que los documentosde gestión de la Municipalidad de

Chuschi, se encuentran desactualizados,motivando que los servidores públicos norealicen sus funciones de acuerdo a lasnormativas vigentes. Como consecuencia,

la gestión es deficiente



Se aprecia que la coordinación delproyecto de la Municipalidad Provincial

de Huamanga, no cumple con laasignación de funciones establecidas enel MOF, no habiendo una adecuadasegregación de funciones centralizandolas decisiones en una sola persona. Lo queconlleva a que el avance de las accionesdel personal se retrase y genere mayorescostos



Bajo éste contexto, la administración de Personalo Recursos Humanos representa, el eje principalde toda entidad que quiera seguridad en el

cumplimiento de sus planes y programas dedesarrollo, en beneficio del cumplimento de losobjetivos.La aplicación exitosa de las medidas,mecanismos y procedimientos de control

implantados por la administración está sujeta engran parte a la calidad del potencial de recursoshumanos con que cuenta la entidad, que es elfactor determinante para que el sistema decontrol interno sea eficaz



Para la adecuada administración del personal, elfuncionario de recursos humanos de unainstitución, debe estar capacitado, tener actitud

de liderazgo y valores éticos para un adecuadomanejo del personal , así como hacer cumplir lasnormas de control interno de manera eficiente yeficaz; para de esa manera lograr el objetivotrazado por la institución.Así mismo el funcionario deberá definir laspolíticas y procedimientos a fin de garantizar lacorrecta selección, inducción y desarrollo delpersonal



Se aprecia en la mayoría de las entidadespúblicas que el proceso de selección de

personal no se rige a las normas, por cuantoesta selección va direccionada a personalde su entorno político. No teniendo enmuchos casos el perfil profesional que se

ajuste a la plaza solicitada, lo que generadeficiencia en el desarrollo de susactividades afectando consecuentemente loobjetivos institucionales



Las evaluaciones semestrales realizadas a lostrabajadores de una institución no cumplencon el debido proceso; si bien es cierto el jefe

de personal ha implementado lasevaluaciones por medio de fichas, los mismosque son alcanzados a los jefes inmediato delos trabajadores de planta, sin embargo por falta de interés, estas fichas son entregadas

por los jefes inmediatos a los trabajadorespara que ellos mismos se evalúen esta acciónno permite que estas evaluaciones reflejen elverdadero desempeño profesional de lostrabajadores



Es responsabilidad del funcionario difundir elconocimiento, capacidades y habilidadesnecesarias para ayudar a asegurar una

actuación ética, ordenada, económica, eficaz yeficiente, al igual que un buen entendimiento delas responsabilidades individuales relacionadascon el control interno. El funcionario designadodebe especificar, en los requerimientos depersonal, el nivel de competencia requeridopara los distintos niveles y puestos de la entidad,así como para las distintas tareas requeridas por los procesos que desarrolla la entidad



Para seleccionar al personal la institucióndebe tener en cuenta las capacidades y

habilidades de un profesional para ello sedebe implantar e implementar NormasInternas que permitan la adecuadaselección del personal. La delegación defunciones en las Gerencias y órganos delínea debe efectuarse de acuerdo a lascapacidades y experiencia de cadatrabajador.



En algunas entidades se tiene conocimientoque la distribución de personal no se realizade acuerdo a las capacidades,

competencia, experiencia profesional,calificaciones y meritos como por ejemplo aun contador público con experiencia leubica a la sub gerencia de obras , siendoesta un área que requiere netamente a

Ingenieros; generando que la entidaddesperdicie un potencial humano con elconsecuente perjuicio económico toda vezque el profesional no explota el máximo suscapacidades en beneficio de su institución



Se aprecian que los titulares de las entidades, al momentode designar a sus funcionarios de confianza no consideranlas capacidades y el perfil profesional que debe cumplir para un determinado cargo. Como ejemplo podemos

mencionar la designación de un profesional con perfil deIng. Químico, para el cargo de Gerente de DesarrolloEconómico del Gobierno Regional, así mismo designó a dosperiodistas como Asesores de la Presidencia Regionalconsecuentemente el desempeño de sus funciones fuedeficiente culminando su designación en un periodo menor a un trimestre. Esta inadecuada designación conlleva a que

cada asesor no permanezca más de un una año;igualmente la inadecuada designación del GerenteGeneral, conllevo el cambio en más de 03 oportunidadesen menos de un año



La asignación de autoridad yresponsabilidades deberá ser delegada a

personal idóneo con adecuada preparaciónacadémica y solvencia moral para aminorar el riesgo dentro de una Institución.

La delegación de funciones y

responsabilidades deben ser claras eindependientes no debiendo existir duplicidad de funciones, la misma queevitara confusiones entre los trabajadores



Es responsabilidad del funcionario, dar aconocer las funciones a los trabajadores,

por escrito, de acuerdo a su cargo. Así como sensibilizar a los trabajadores sobresus actividades, y su cumplimientooportuno



Por desconocimiento de sus funciones, elGerente General de una entidad, realizó

la inspección de la papeleta de salida deun personal del D. L. 276, que abandonósu centro de labores por acciones nooficiales, realizando una inscripción en la

papeleta de salida de ´abandono detrabajoµ, restando autoridad al jefe de laOficina de Recursos Humanos.



El responsable de PVL de la Municipalidad,debía registrar en el software aplicativo del

registro único de beneficiarios del programavaso de leche los datos a nivel distrital, sinembargo, no realizó esta actividad en lafecha oportuna, argumentando que las

madres beneficiarias no cumplieron enalcanzar la documentación requerida. Loque motivo que no se cumplieran con lasmetas para el plan de incentivos



El titular de cada entidad deberá adoptar y/o preveer las acciones orientadas a la

implementación progresiva de las normasde control interno, mediante laaprobación de procedimientos ycualquier otro instrumento normativo

vigente del Sistema Nacional de Control



Las oficinas de Control institucional,además de evaluar los procesos de

control, debe contribuir a la mejora de lainstitución, contando con un staff deprofesionales con idoneidad profesional



Se ha tomado conocimiento que la comisiónauditora que realiza la acción de control:Examen especial a obras, una vez concluidosu trabajo de campo, y antes de retornar a lasede de su institución, se reunieron con losauditados en un local de dudosa reputación,y hasta altas horas de la noche, bebiendo

licor y tratando sobre asuntos confidencialesde la acción en mención, lo que refleja queel personal del OCI incumplió el código deética del auditor



Se apreció que los trabajadores del OCI,realizaron un curso de capacitación,

entregando los certificados a losasistentes, asimismo, al ver que loscertificados excedían al numero departicipantes, ofrecieron en venta estos

certificados a personas que no asistieron adicha capacitación.

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