NORMA ISO 15489 Sistema de gestión de documentos.
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NORMA ISO 15489
Sistema de gestión de documentos
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Norma ISO 15489
• Se trata de la primera norma internacional en el campo de la gestión documental.
• Fue lanzada en su primera edición en septiembre de 2001.
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Norma ISO 15489
• Esta norma se desarrolló en respuesta al acuerdo general entre los países miembros de la ISO, para normalizar a nivel internacional la gestión de documentos tomando como base las normas australianas AS 4390: AS 4390.1 – 1996, AS 4390.2 – 1996, AS 4390.3 – 1996, AS 4390.4 – 1996, AS 4390.5 – 1996 y AS 4390.6 – 1996.
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Objetivo
La Norma ISO 15489 se centra en los principios de la gestión de documentos y establece requisitos básicos para que las organizaciones puedan establecer un marco de buenas prácticas que mejore de forma sistemática y efectiva la creación y mantenimiento de sus documentos apoyando las política y objetivos de la institución.
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5
Todo tipo de Organización
SGD
Cualquier soporte
ISO 9000AS4390
ISO 15489ALCANCE
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6
• Determinar los documentos de archivo que deben ser creados, producidos, utilizados, conservados, valorados, eliminados y sus respectivos metadatos.
• Determinar los requisitos para recuperar, usar y transmitir documentos de archivo.
• Decidir cómo organizar los documentos de archivo.
Principios de la GD
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7
• Evaluar los riesgos que se derivarían de la pérdida de documentos de archivo (evidencia, testimonio, información, probatorio).
• Establecer los plazos de conservación de los documentos de archivo.
• Conservar los documentos de archivo a largo plazo.
Principios de la GD
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Gestores de los documentos- archivistas
Autoridades
Usuarios / partes interesadas
Destinatarios
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Integración de la gestión de documentos de archivo en los sistemas y los procesos de la organización con base en sistemas de calidad.
Proveer de políticas, directrices, instrucciones y otros documentos
Identificar las delegaciones de autoridad y distribución y asignación de responsabilidades
Identificar procesos y procedimientos relacionados con los documentos.
Auditorías: Sistemas, Archivos, Procesos, Servicios, Recursos, Resultados
Beneficios
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Aplicación institucional
• La normalización de la gestión documental es un aspecto importante en toda institución para la mejora continua de su desempeño, para la toma de decisiones y la gestión de recursos, ya que posibita la eficiencia, la rendición de cuentas, la gestión de los riesgos y la preservación de la memoria institucional.
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Proyecto Piloto
• En conjunto con la Sección de Archivística estamos desarrollando un proyecto que permita inciar con la tarea de normalizar la gestión documental institucional, mediante la aplicación de la norma ISO 15489 iniciando con un plan piloto en la Rectoría y en el Archivo Universitario.
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Metodología
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Etapa A:
Investigación preliminar
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CONTEXTO JURÍDICOGeneral
UniversitariaEspecifica sobre gestión documental
CONTEXTO ADMINISTRATIVOPersonas físicas/jurídicas
CONTEXTO FUNCIONAL Actividades y transacciones
CONTEXTO DOCUMENTAL Macroproceso de apoyo
Macroproceso claveMacroproceso estratégico
Establecen competencias y funciones
Realizan
Producen/reciben
Evidencian
Utilizan
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Diagnóstico• Nombre autorizado • Otras formas del nombre • Fecha • Historia Administrativa• Estatus jurídico • Dependencia jerárquica • Competencia, funciones
y actividades• Legislación• Estructura orgánica• Instalaciones• Equipo y mobiliario
Situación archivística• Producción documental• Flujo documental• Procesos técnicos• Área de relaciones
Servicios• Custodia de documentos • Proceso de transferencia• Consulta y préstamos
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FODA(Análisis estratégico)
Entorno(análisis externo)
Contexto(análisis interno)
Oportunidades FortalezasAmenazas Debilidades
Aprovecharse Sortearse Utilizarse Eliminarse
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Análsis FODA
• Servicios y vínculo externo• Organización• Recurso Humano• Académica/ Capacitación• Recurso Financiero • Infraestructura y equipo• Político-legal• Comunicación
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Etapa B:
Análisis de las actividades de la organización
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Proceso claveSIPOC: Normalización y asesoría en gestión documental
Proveedores del proceso
Entradas (Insumos del
proceso)
Proceso(Actividades del proceso)
Salidas(productos o
servicios que ofrece el proceso)
Clientes del proceso
Internos: Funcionarios del AUROLExternos:La comunidad universitaria en general.
Necesidades identificadas.Solicitudes de algún miembro de la comunidad universitaria.Reglamentos del SAU.
mapa del
proceso
-Directrices, procedimientos, métodos y prácticas archivísticas, tablas de plazos y capacitaciones.
Clientes internos:Funcionarios del AUROL
Clientes externos:Comunidad universitaria.
PROPÓSITO DEL PROCESO:Normalizar y
sistematizar la gestión documental
en la comunidad universitaria
promoviendo la asesoría y
capacitación técnica del personal
perteneciente al SAU.
DIAGRAMA
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Actividades
• Subproceso 1: Normalización de la gestión documental
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Mapeo de la Actividad
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Etapa C:
Identificación de requisitos
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N° de normativa Nombre Texto Observaciones
Directriz AUROL 2-2012
Elaboración de cartas, circulares y memorandos oficiales de noviembre 2012 (En revisión)
Criterios para la elaboración de cartas, circulares y memorandos oficiales.
Diseño y creación
Manual de la Universidad de
Costa Rica.
Manual de Identidad Visual de la Oficina de Divulgación de la Universidad de Costa Rica
Uso adecuado de los símbolos y elementos gráficos que representan a la Universidad de Costa Rica.
Diseño y creación
Identificación de requisitos(Ejemplo de Cartas enviadas)
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Serie documental del proceso clave/ Cartas
enviadas
Requisitos
1. Diseño y creación
Requisitos técnicos Asignar un número único a cada oficio .Nombre del diseñador. Fecha de elaboración. Selección de los materiales adecuados.
Requisitos legales Directriz AUROL 2 Elaboración de cartas, circulares y memorandos oficiales de noviembre 2012 (En revisión)
Requisitos tecnológicos Garantizar el correcto ingreso de los datos y uso de los sistemas.
Necesidades de los usuarios Trazabilidad de la documentación.
2. Utilización y mantenimiento
Requisitos técnicos Implementar un instrumento de control como un registro de entrada y salida de documentos y un control de entrega de los mismos a la persona encargada de cada procedimiento de acuerdo a sus competencias.
Requisitos legales El Reglamento del Sistema de archivos Universitarios en su artículo 17 indica que los encargados de los archivos de la Universidad deben: “ recibir, identificar, organizar, describir, seleccionar, administrar, conservar, facilitar y eliminar los documentos producidos o recibidos en la unidad, de acuerdo con lo establecido por el AUROL y la CUSED.
Requisitos tecnológicos Cumplir con lo establecido en las Directrices Generales en Tecnologías de Información y Comunicación (TIC’s) para la UCR.
Necesidades de los usuarios Establecer medidas claras para el acceso.
3. Evaluación
Requisitos técnicos Se cuenta con un procedimiento establecido para la elaboración de tablas de plazos y actas de eliminación de documentos.
Requisitos legales Reglamento del Sistema de Archivos Universitarios de la Universidad de Costa Rica. Artículos 11 y 13 sobre la Comisión Universitaria de Selección y Eliminación de Documentos.
Requisitos tecnológicos Aplicar el proceso de selección a nivel electrónico.
Necesidades de los usuarios Garantizar que los individuos y organizaciones asuman la responsabilidad de sus actos en materia administrativa.
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Diseño y creación Utilización y mantenimiento
Evaluación
Existen procedimientos establecidos para la creación de estos documentos.
Los oficios se encuentran organizados y conservados adecuadamente
Falta establecer la vigencia.
Cartas enviadas (oficios)
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Etapa D:
Evaluación de los sistemas existentes
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Metodología
• Análisis de los puntos contemplados en la Ley General de control Interno Nº8292, para definir si los sistemas utilizados cumplen o no con los requisitos que dicta la normativa, a saber:
– Seguridad y confiabilidad en su acceso y uso.– Normalización de los procedimientos para la gestión de los
documentos.– Adaptabilidad a las etapas de archivo de gestión, central e
histórico.– Establecimiento de controles y estadísticas por medio de la
generación de reportes.
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Evaluación del sistema
Lotus Notes
VENTAJAS DESVENTAJAS
•Confiable •Creación del número de Oficio de manera automática y consecutiva.•Crea códigos y descripciones para identificar los documentos.•Fuerte motor de búsqueda.•Flujos de trabajo•Permite la relación de documentos •Seguridad y bitácoras que permiten establecer la responsabilidad y autoridad de cada uno de los participantes en la tramitología•Está compuesto por módulos
•El sistema no es Web•No recibe mantenimiento•No se visualizan los expedientes electrónicos•No permite el control de los préstamos de documentos ni de expedientes•No posee alertas•No permite la aplicación de las tablas de plazos (eliminación y transferencia de documentos).•No utiliza firma digital.
Sistema electrónico de Gestión de Correspondencia Institucional (GCI)
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Filemaker Pro 6.0Base de datos Inventario General
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Etapa E: Identificación de estrategias para
cumplir los requisitos
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Plan estratégico
a) Establecimiento de una política de gestión de documentos.
b) Asignación de responsabilidades y competencias.
c) Fijación y promulgación de procedimientos y directrices.
d) Diseño, implementación y administración de sistemas especializados.
f) Integración de la gestión de documentos de archivo en los sistemas y los procesos de la organización.
g) Auditorías de sistemas, procesos, archivos, recursos, servicios.
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Plan estratégico
• Objetivos estratégicos de la Universidad
• Políticas institucionales• UDigital• Sistema integrado: los actores
(autoridades, administradores, archivistas, informáticos)
• Responder a las necesidades de los usuarios
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Etapa F:
Diseño del sistema de gestión de documentos
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Sistema de Archivos Universitarios
AG
AGAG
AG
AG AG
AG
AG
AGCACP
AUROL
AUROL: Coordinador del SAUAGC: Archivos de gestión centralizados
(Rectoría, Vicerrectorías)AG: Archivos de gestión
ACP: Archivos centrales periféricos(Facultades y Sedes Regionales)
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36
SGD
Documentos
Procesos
Recursos
Normativa
Estrategias
Estructura organizacional
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Incorporación
Creación Captura
Digitalización Formularios Electrónicos
Registro
CreaciónEntrada
DistribuciónSalida
MetadatosIndización
ClasificaciónDescripciónEvaluación
Almacenamiento
Trazabilidad
Control de tiempos
Aprobación
Selección, eliminación, transferencia
Conservación permanente
Gestión documental
Flujo de trabajo
Búsquedas
Tratamiento archivístico
Planificación
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39
ETAPA G:
Implementación de un sistema de gestión de
documentos
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Objetivos de la implementación del SGD
• Fortalecer la cultura archivística mediante la expansión y el seguimiento de acciones de sensibilización, capacitación y formación que promuevan la generación de una cultura sobre el manejo adecuado de los documentos.
• Elaborar los instrumentos necesarios que permitan
una adecuada gestión de documentos a nivel institucional.
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Objetivos de la implementación del SGD
• Optimizar la normativa interna mediante directrices claras en materia archivística, que garanticen la normalización con miras a lograr la ejecución controlada de los procesos archivísticos que se realicen.
• Consolidar la implementación e integración de una infraestructura tecnológica de gestión documental ajustada a los procesos administrativos y archivísticos.
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IMPLEMENTACIÓN DEL SGDAcciones
Plan Operativo:• Identificación de los procesos institucionales• Mapa de Series• Cuadro de Clasificación Institucional• Tablas de Plazos• Tablas de acceso y seguridad• Política de seguridad de la información• Política de preservación de la información• Análisis de riesgos
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Política de gestión
• “Nos comprometemos a preservar, organizar y difundir el patrimonio documental universitario, a asesorar y capacitar en materia archivística a la comunidad universitaria, para lograr una gestión documental efectiva, sustentada y formativa, cumpliendo con el SGC, los requisitos del servicio y mejorando continuamente nuestros procesos.”
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Ligada a las políticas institucionales
• 4.1.3 Fortalecerá la simplificación de los procesos académicos y de los trámites administrativos.
• 4.1.5 Fortalecer una cultura de transparencia y rendición de cuentas de todas las actividades y del uso de los recursos.
• 4.3.1 Fortalecerá el sistema integrado de información universitaria, para coadyuvar en los procesos y en la toma de decisiones institucionales, con base en principios de seguridad, confidencialidad, universalidad y accesibilidad.
Políticas de la Universidad de Costa Rica para los años 2010-2014
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45
Manual de CalidadSección del
ManualSistema de Gestión Documental y de Calidad
Capítulo 1 GENERALIDADES
1.1 Introducción
1.2 Definiciones
1.3 Abreviaturas
1.4 Requisitos Generales
1.4.1 Requisitos de la Documentación
1.4.2 Manual de Calidad
1.4.3 Control de los registros
1.5 Responsabilidad de la dirección
1.5.1 Compromiso de la dirección
1.6 Enfoque al usuario
1.6.1 Política
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46
Manual de Calidad
Capítulo 2 Planificación
2.1 Objetivos
2.2 Responsabilidad y Autoridad
2.3 Representante de la Dirección
2.4 Comunicación interna y externa
Capítulo 3 Revisión por la Dirección
3.1 Generalidades
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47
Manual de Calidad
Capítulo 4 Gestión de los Recursos
4.1 Suministro de recursos
4.2 Recursos Humanos
4.3 Infraestructura
4.4 Ambiente de Trabajo
Capítulo 5 Procesos relacionados con el usuario
5.1 Determinación de los requisitos relacionados con el usuario
5.2 Comunicación con los usuarios
5.3 Compras
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Manual de Calidad
Capítulo 6 Prestación del Servicio
6.1 Características del sistema de gestión de documentos
6.2 Incorporación de los documentos
6.3 Almacenamiento y manipulación
6.4 Acceso
6.5 Trazabilidad
6.6 Medición, análisis y mejora
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49
Manual de Calidad
Capítulo 7 Seguimiento y Medición
7.1 Satisfacción del usuario
7.2 Auditoría Interna
7.3 Seguimiento y medición de los procesos
7.4 Análisis de datos
7.5 Mejora continua
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50
Tarea: Documentar
F-00-03 Formulario de quejas PG-00-04 Perfil de puestos.
F-01-02 Estudio de usuarios PG-00-05 Auditorías Internas. F-02-04 Ficha para la identificación de Series documentales PG-00-05 Auditorías para servicios externos.
F-03-01 Control de ingreso al depósito.PG-00-06 Proceso Acciones Correctivas y Preventivas
IT-00-01 Resolución de problemas y quejas. PG-03-05 Incorporación de documentos.
IT-00-02 Estudio de usuarios. PG-04-01 Compras.
IT-03-04 Control condiciones ambientales. PS-03-01 Préstamo de documentos
P-02 Asesoría R-00-01 Objetivos de Calidad.
PG-00-02 Proceso de gestión de comunicación R-00-02 Programa de formación.
PG-00-03 Control de registros. R-00-03 Niveles de acceso a documentos
PG-00-03 Objetivos y Metas del Sistema. R-04-01 Cambios de Unidad de Tecnologías.
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Diagrama de Tortuga
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Diagrama matricial(matriz de dependencia entre procesos)
Herramienta de mejora continua
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Relación entre las entidades
Comité Técnico
CUSED Sección AsesoríasSección Servicios de Información
Archivos del SAU
Cliente final
Comité TécnicoIdentificación de necesidades de
directrices
Identificación de necesidades de
directrices
Identificación de necesidades de
directrices
CUSEDIdentificación de
documentos a valorar
Identificación de documentos a
valorar
Sección Asesorías
Directrices técnicas
archivísticas
Directrices en cuanto a
valoración
Directrices técnicas archivísticas
Sección Servicios de Información
Directrices técnicas
archivísticas
Directrices en cuanto a
valoración
Garantía de documentos e
inventarios exactos
Remisión de documentos
Requerimientos de servicio
Archivos del SAU
Directrices técnicas
archivísticas
Directrices en cuanto a
valoración
Asesoramiento y apoyo técnico en
sus funciones
Servicio de préstamo de documentos o
consultas
Cliente finalServicio de préstamo
y consulta de documentos
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Matriz de relaciones entre procesos
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Sistema de Gestión de documentos
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Del sistema
Seguridad y Acceso
Flujos de trabajo
Tratamiento archivístico
Características
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Gestión de documentos • Administración de los documentos desde que nacen hasta su disposición final.• Registro, clasificación, transferencias, eliminaciones
Normalización • Estantarización de parámetros y procesos archivísticos• Plantillas, roles, expedientes, plazos de conservación
Trazabilidad • Registro detallado, notificaciones y avisos. • Bitácoras y flujos de trabajo.
Autenticidad • Mediante el uso de certificados digitales. • Firma Digital.
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Planificación
Planeamiento Inicial:
• Sesiones de Planificación y reopilación
de información: Requerimient
os, normativas, legislación,
etc.
Análisis de Especificaciones:• Análisis de los
requerimientos y los insumos
de la fase anterior
Diseño y Desarrollo:
• Diseño de propiedades,
métodos, relaciones, bases de
datos, etc.Implementación:
• Escritura del código y
creación de los objetos y
demás componente
s del software
Pruebas de Integridad:• Pruebas
realizadas en ambiente de laboratorio
para comprobar el cumplimient
o de las especificacio
nes
Evaluación:• Pruebas realizadas por el
cliente en un ambiente similar
al de producción
• Liberación de un plan piloto
Liberación:• Instalación
de la solución en el ambiente
de producción del cliente.
• Soporte• Control de
Calidad
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Planificación
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Procesos
1. Elaboración e incorporación de documentos.
2. Descripción
3. Clasificación
4. Categorías de acceso y seguridad
5. Selección y eliminación de documentos
6. Almacenamiento (conservación)
7. Uso y trazabilidad
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Parámetros del sistema
• Perfiles de los usuarios• Niveles de acceso• Uso y trazabilidad• Normalización • Tipos y series documentales• Expedientes• Evaluación documental
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SisDoc
• Glosario de términos empleados• Creación – Disposición Final• Ciclo de vida de los documentos• Norma ISAAR CPF• Norma ISAD-G• Manual de usuario• Manual técnico
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Mejorar los servicios brindados al SAU
AUROL Web 2.0
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Recuperación • Visualización ágil de la información con un identificador único.• Código de barras.
Acceso • Sitios personalizables para cada instancia universitaria.• Aplicación Web 2.0
Preservación • Uso de estándares internacionales.• PDF/1A.
Autenticidad • Mediante el uso de certificados digitales. • Firma Digital.
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Inventario
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Recursos necesarios
Recurso humano
Infraestructura
Equipo
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ETAPA H:
Revisión posterior a la implementación.
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Acción correctiva
• La organización toma acciones para eliminar las causas de las no conformidades con objeto de prevenir que vuelvan a ocurrir. Los encargados de cada proceso son los responsables de establecer contramedidas y delegar la ejecución.
• El PG-00-06 Proceso Acciones Correctivas y Preventivas define los requisitos para:
• Revisar las no conformidades (incluyendo las quejas de los usuarios)
• Determinar las causas de las no conformidades• Evaluar la necesidad de adoptar acciones para asegurarse de
que las no conformidades no vuelvan a ocurrir• Determinar e implementar las acciones necesarias• Registrar los resultados de las acciones tomadas• Revisar la eficacia de las acciones correctivas tomadas.
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Acción preventiva
• La organización determina acciones para eliminar las causas de no conformidades potenciales para prevenir su ocurrencia.
• El PG-00-06 Proceso Acciones Correctivas y Preventivas define los requisitos para:
• Determinar las no conformidades potenciales y sus causas• Evaluar la necesidad de actuar para prevenir la ocurrencia de
no conformidades• Determinar e implementar las acciones necesarias• Registrar los resultados de las acciones tomadas• Revisar la eficacia de las acciones preventivas tomadas
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Acciones
• Indicadores• Actualización de los instrumentos, normas,
procedimientos• Análisis de los servicios (internos y externos)• Estudio de usuarios• Control de correspondencia• Atención de trámites• Capacitaciones y atención de consultas
(Sistemas: SisDoc, Sitio Web)• Pistas de auditoría• Programa de formación
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CONCLUSIONES
• La norma ISO 15489 es un compendio de buenas prácticas que sirve de guía para normalizar la gestión de los documentos a nivel institucional, lo que supone todo un reto.
• A nivel puntual y como resultado del proyecto en el Archivo Universitario, se evidencia la necesidad de fortalecer el sistema de gestión de documentos que actualmente se utiliza, así como la actualización o elaboración de instrumentos archivísticos.
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CONCLUSIONES
• Se recomienda crear un grupo de trabajo con funcionarios de la administración, del Centro de Informática y el Archivo Universitario, con el fin de establecer los requisitos para la producción, implementación y mantenimiento de las soluciones informáticas, así como los aspectos de la seguridad y la conservación de la información, que garantice a la institución el acceso continuo y confiable del recurso y una correcta gestión del aseguramiento de la información que contiene, desde una perspectiva integral.
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GRACIAS