LO QUE USTED DEBE SABER ANTES DE COMPRAR UN SOFTWARE

No compre Software

LO QUE USTED DEBE SABER ANTES DE COMPRAR UN SOFTWARE

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QUE ES UN SOFTWARE?

Lo primero que usted debe saber es Qu es un SoftwareSoftware es una Herramienta de Trabajo til para realizar de manera automtica los procesos que usted realiza habitualmente de forma manual.EJEMPLO: Los clculos de la Nomina de sus empleados, Cotizaciones y Facturacin de la Venta de sus Productos, etcNo aborde la compra de su software con la ERRONEA idea que al instante solucionar todos sus problemas de procesamiento de datos, LOS SOLUCIONARS, cuando usted adquiera la suficiente destreza en su manejo.El software Trabajar de la Mano suyaNUNCA SOLORecuerde es Una Herramienta!!!DESTREZA EN SU MANEJO

EJEMPLO: Si usted compra un Carro, pero no hace el curso de conduccin, no aprende las normas de transito, no realiza practicas en su manejo de una forma segura y se arriesga a aventurarse a salir a conducir en una ciudad, donde el trafico es bastante Congestionado el resultado podra ser Fatal !

Lo mismo podra aplicarse a la compra de su Software si usted no adquiere la destreza en su manejo, el resultado podra ser Desgastante, Decepcionante y Muy poco Satisfactorio.

QUE TIPO DE SOFTWARE NECESITO?Existen muchos software o aplicativos en el mercado, unos ya estn prediseados para soluciones especficas como por Ejemplo: La Contabilidad de su empresa, La nomina de los empleados, la Facturacin de sus productos, etc y otros que son los Especializados, es decir, hecho segn las necesidades propias de su negocio o Empresa.

El Comercial, como su palabra lo indica, por ser Aplicativos ms comerciales se podra decir que llegan a ser ms econmicos que los software/aplicativos Especializados.

Ahora, Si usted cree que en el mercado No existe un software que llene sus requisitos lo que usted necesita es un tipo de software hecho a su medida, entonces, el Proveedor del Servicio deber tomar Sus Requerimientos, es decir usted le tendr que explicar de manera precisa y detallada lo que desea obtener del aplicativo solicitado.Comercial?Especializado?Pero recuerde, estos podran llegar a ser relativamente de precios ms altos, que los software comerciales.

Ahora bien Todos los aplicativos Comerciales deben ser Flexibles, Adaptables y altamente parametrizables, para que pueda satisfacer las necesidades de muchos tipos de cliente; Las empresas que crean software saben que sin esto sera muy difcil comercializarlos; As que no se preocupe, SI EXISTEN muchos aplicativos comerciales en el mercado que puedan satisfacer sus necesidades y la de su empresa.

NO TOME DECISIONES A LA LIGERATmese su tiempo para Analizar cules son los procesos que realiza manualmente y que necesita automatizar, de esa manera podr definir cul software solicita en realidad.Adems de esto, Si no dispone de las personas suficientes para trabajar los aplicativos o software que contrate, evite comprar varios aplicativos al mismo tiempo, eso le producira sobre costos innecesarios.

Solicite mnimos 3 Propuestas Comerciales distintas para analizarlas. No pida muchas, esto podra ocasionarle confusiones y retrasos en tan importante decisin.

Una vez recibidas las Propuestas Comerciales debe tener sumo cuidado en ciertos aspectos que podran ocasionar otros gastos (Montos Recurrentes) como por ejemplo, el soporte y mantenimiento que tendr que pagar una vez vencida la Garanta ofrecida por el Proveedor y algunos otros costos que podra estar pagando, an estando dentro de su periodo de Garanta.

RESPECTO AL SOFTWARE OFRECIDOSolicite Demostracin de las opciones del Sistema para que vea su funcionalidad y su amigabilidad con el usuario.Usted deber recibir Documento escrito (Impreso o va email) de todas y cada una de las opciones que contiene el software que le ofrecen: Analice muy bien que posea todas las opciones que usted necesita, si no sabe cuales son, pregunte, no se quede con las dudas.Pregunte al Proveedor respecto a la Parametrizacin: El software ofrecido debe tener altos niveles de parametrizacin para que pueda ser adaptable a todo tipo de negocio o empresa.Verifique que el software sea amigable, agradable y de fcil uso.Pregunte al Proveedor respecto a si el software se le pueden hacer cambios en un futuro. El software debe ser abierto al cambio para que no quede obsoleto a travs del tiempo. (lgicamente que estos cambios tal vez le pueden generar costos)Pregunte al Proveedor respecto a s usted obtiene actualizaciones incluidas en el mismo costo de compra y por cuanto tiempo puede obtener las actualizaciones sin costo y cuanto le valdran despus de terminada la garanta.Pregunte al Proveedor si debe pagar cada cierto tiempo para utilizar el software o si sus Licencias son Vitalicias.En lo posible trate de negociar con el Proveedor la instalacin del software para que usted disfrute de un periodo de Prueba y Reconocimiento y as podr tener ms certeza del producto software que va a comprar.

Recuerde que la instalacin es un gesto de Confianza de su Posible Proveedor hacia usted; Si usted decide no comprar el software instalado, permita que el proveedor lo desinstale y dele las gracias por confiar en usted!

IMPORTANTE TENER EN CUENTA

Verificar con sumo cuidado:RESPECTO A LA PROPUESTA COMERCIALQue el Periodo de Garanta sea Razonable, proporcional al valor de su inversin. Que Entreguen Certificado de Garanta, en donde usted pueda estar completamente informado de los beneficios que debe recibir.Si las Licencias de Uso son Vitalicias o caducan. Si estas caducan, cada cuanto tiempo debe pagar por su uso y cuanto debe pagar.Verifique Qu Incluye la Garanta y qu No Incluye, es decir cules seran las Obligaciones del Proveedor para con usted, durante el Periodo de Garanta con esto usted podr saber que otras situaciones que se le presente podran generarle otros costos.Incluye solucin de situaciones por deficiencia en la creacin de los procesos? Si debera incluirse, no deber generar sobre costos a su compra.Incluye que hagan nuevas opciones que yo necesito o modificacin a las opciones que ya existen? Generalmente No se incluyen este tipo de solicitudes, ya que genera trabajo nuevo para el proveedor.Incluye solucin de situaciones que se presenten por errores que yo comet al ingresar la informacin o al realizar mis procesos? Normalmente este tipo de situaciones No estn incluidas, esto queda a consideracin del proveedor, generalmente muchos proveedores ayudan a solucionar algunas de las situaciones y le cobrarn por otras. Incluye Adecuacin de Equipos de Computo Impresoras y Servidores? Normalmente los Proveedores de Software No Incluyen este tipo de servicios pero si le pueden recomendar personas idneas que le puedan realizar este tipo de trabajos a precios cmodos.

Lala con detenimiento para que no incurra en malos entendidos con el proveedor.

En cuanto al Aprendizaje de la Herramienta la propuesta comercial deber ser clara en Cunto al tiempo de capacitacin que le ofrecen Si es capacitacin presencial o remota o por videos o por manuales si tendr manual del usuario y documentacin adicional para ayudarle si aparece un problema. En cuanto al Soporte En tiempo de Garanta la propuesta comercial deber ser clara en cmo sera la forma en que usted puede solicitar el soporte, si es va email, si es telefnico, si es va remota, etc cunto sera el tiempo de Respuesta, cuales soportes tienen costo y cuales no, etcEn este punto es muy importante que usted asuma su capacitacin con mucha disposicin y mente abierta, ya que es usted quien al fin y al cabo realizar sus procesos en la herramienta contratada y es usted el directamente responsable de sus procesos preste mucha atencin, tome notas, audios, videos, etccualquier cosa que le ayude a recordar ms adelante le ser de mucha ayuda.

La propuesta comercial que usted reciba debe tener absoluta Claridad en cuanto a las Obligaciones suyas como contratante: es importante recordar que cuando se adquiere un software, el cliente tambin adquiere ciertas obligaciones que generalmente el proveedor le har conocer antes de que usted realice su compra.En cuanto al Soporte Post Garanta: El Proveedor deber ofrecerle informacin de sus servicios para cuando se termine su tiempo de Garanta Qu tipo de servicios ofrece y Cunto ser su costo.

Ejemplo: El software es propiedad del Proveedor y solo da derecho de uso a usted como cliente, por lo tanto usted no podr comercializar el software, no podr transferir sus derechos, no podr alquilarlo, descompilarlo y extraer su cdigo fuente, etcesto podra generar problemas de ndole judicial.As mismo deber asumir ciertas responsabilidades como por ejemplo disponer de tiempo y esfuerzo para adquirir la destreza en el uso del aplicativo que contrat, tener su hardware y redes bajo las especificaciones dadas por el Proveedor, etc

A CUAL PROVEEDOR COMPRAR SU SOFTWARE Y FINALICE LA ETAPA DE LA NEGOCIACIONUNA VEZ DECIDIDOPeriodo en el cual el Proveedor del Servicio procede a instalar el software contratado en el equipo de computo que usted dispuso para tal fin. Dicho periodo puede oscilar de entre 30 minutos si es un aplicativo sencillo y para 1 solo equipo hasta varias horas o das si son varios equipos de computo y si son varias licencias las que se contrataron.En gran medida el tiempo de instalacin depender si usted tiene adecuados y en optimas condiciones de uso los equipos de computo en donde se va a instalar las Licencias Contratadas.

Etapa de InstalacinUsted debe tener en cuenta las siguientes ETAPAS que son de mucha importancia para que su software quede completamente funcional y usted enteramente satisfecho con su compraDisponer de tiempo para atender al proveedor del servicio y hacer su respectiva verificacin de instalacin.Tener los Equipos de computo dispuestos y la impresora en donde van a realizar la prueba de impresin.Verificar que efectivamente el aplicativo quede instalado con un Acceso Directo en el Escritorio de su PC: Por favor cierre el aplicativo y vulvalo a abrir y abra todas las opciones del software instalado para que verifique que todas las opciones queden en uso.Luego de esto debe solicitar a su proveedor que le haga una prueba de impresin desde el aplicativo instalado. Recuerde que previo a esto usted debi tener la impresora conectada a su equipo de computo.Lo ms probable es que su proveedor de servicio le solicite firmar el respectivo documento que compruebe que le instal el aplicativo, frmelo una vez realizada las pruebas anteriormente mencionadas.Una vez instalado el software lo ms probable es que a partir de ese da inicie el periodo de Garanta ofrecido por su proveedor.

Sus Responsabilidades en esta etapa

El Proveedor brindar al Usuario Final un tiempo prudencial especificado en Propuesta Comercial enviada por ste, antes de la contratacin, para dar el respectivo Acompaamiento para el aprendizaje y uso de la herramienta software contratada. Etapa de Implementacin

Una vez realizada la instalacin del software que contrat, normalmente empieza a transcurrir el tiempo otorgado por el Proveedor como Garanta, as que No debe dilatar el tiempo de aprendizaje e implementacin, el nico perjudicado ser usted, ya que el proveedor tendr algn tipo de soporte con el cual pueda demostrar la fecha de instalacin. Es una etapa muy importante, ya que se deben poner de acuerdo tanto proveedor como contratante para realizar las tareas y compromisos previamente agendados.

La implementacin incluye tareas como: Capacitacin - Parametrizacin Pruebas Funcionales Ajustes en formularios o Reportes de Salida Interfaces (si fueron contratadas). Solicite a su proveedor una agenda de trabajo con fechas y horas en el que l estar con usted (segn lo que l le ofreci en la propuesta comercial) para que usted organice su tiempo y tenga la disponibilidad de atenderle y aprender.

Esta etapa se encuentra dentro del periodo de Garanta, tenga en cuenta los pormenores ofrecidos por el proveedor en la propuesta comercial, le sern de mucha ayuda en esta etapa, como por ejemplo: Horas de Capacitacin, horas de soporte presencial, horas de soporte remoto, etc Es un esfuerzo mancomunado entre Proveedor y Usuario Final.

Tmese muy en serio la compra realizada, el mayor compromiso debe ser el suyo, recuerde que usted en algn momento quedar solo realizando sus procesos, ponga el mayor esfuerzo y compromiso de aprendizaje y as tendr mayor probabilidad de satisfaccin por su compra.Recuerde el software no trabaja solo!Tener disponibilidad de tiempo y total disposicin de aprendizaje y uso de la herramienta software contratadaAtender las capacitaciones que realiza el Proveedor: Tomar notas/apuntes/audios y videos para su uso posterior.Realizar prcticas de lo enseado: No compre el software sobre el tiempo para que usted pueda solicitar al proveedor que le instale bases de datos ficticias para que usted pueda poner en practica lo aprendido sin temor a daar ninguna informacin. Estas bases de datos en las que usted practic pueden ser eliminadas despus.Siga el paso a paso indicado por el proveedor, no se salte sus instrucciones y as avanzar ms.Sus Responsabilidades en esta etapaRealice la Parametrizacin: En cuanto a la parametrizacin podemos decir que es un conjunto de valores que afectan de manera directa el comportamiento del software, es por ello que el cliente debeTener la informacin real y precisa para ingresarla al software contratado. Los resultados dependern en gran parte de la informacin ingresada por usted en la parametrizacin y la otra parte ser la informacin ingresada por usted en la realizacin de los procesos del software.El proveedor le enseara y le asistir en las parametrizaciones del software, preste mucha atencin y cuidado a la informacin de los parmetros del software.El ingreso de la parametrizacin crear bases de datos nuevas (no ficticias) para que inicie la realizacin de los procesos segn su software contratado (nomina, contabilidad, inventarios, facturacin, etc)Algunos Ejemplos de Parametrizacin: Creacin de usuarios del sistema con sus distintos niveles de seguridad: Debe tener los datos pertinentes de los usuarios y saber que opciones va a manejar el usuario y qu procesos va a realizar.Creacin de Productos y/o servicios que presta Clientes Proveedores Terceros Listas de Precios Cuentas del Puc Sucursales etc

Ahora es el momento ideal de demostrar que ya no necesita a su proveedor para realizar sus procesos es el momento de demostrar todo lo atento que fue y todo lo capas que es de realizar sus procesos sin depender de nadie.Trate de no depender de su proveedor, si tiene dudas, revise manuales, videos y apuntes, esto le ayudar a memorizar mejor que si alguien lo hace por usted. Estar solo realizando sus procesos en el software contratado, pero si usted cree que necesita ms acompaamiento, no se preocupe puede llegar a algn acuerdo con su proveedor, estamos seguros que l le ofrecer alguna alternativa de acompaamiento a un precio justo, ya que normalmente esta ltima etapa no se encuentra dentro del periodo de Garanta.Recuerde que una vez terminada la implementacin del software es obligacin del Usuario Final y su responsabilidad exclusiva de decidir si va empezar a utilizar el nuevo sistema contratado.Etapa de UsoUna vez parametrizado el software el paso a seguir es la Realizacin de los Procesos o Pruebas Funcionales del Software: Es su deber realizar mnimo un proceso en compaa del proveedor, aproveche el tiempo de acompaamiento y asesora ofrecido por el proveedor y realice los procesos que ms pueda para que adquiera destreza y por lo tanto confianza en su manejo, esto le ayudar a evitar errores cuando usted est solo en la etapa de Uso.Revisin de informacin de salida: Una vez realizado mnimo un proceso, realice alguna prueba de impresin de los procesos que realiz y revise detalladamente la informacin que resultare, as mismo revise los formatos de salida y si es necesario pida a su proveedor que realice los Ajustes en los formularios o Reportes de Salida segn el formato entregado previamente por usted.

Para Terminar recuerde que un software es una herramienta y sus resultados dependern del Buen o Mal uso que usted le d !!!FIN