ÍNDICE - HumanSmart4 2. GENERALIDADES TÉCNICAS 2.1. Navegadores de internet recomendados. Podrá...
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ÍNDICE 1. INTRODUCCIÓN A LOS MÓDULOS ................................................................................................................................... 2
2. GENERALIDADES TÉCNICAS .............................................................................................................................................. 4
2.1. Navegadores de internet recomendados. ............................................................................................................... 4
3. INGRESO A LA APLICACIÓN .............................................................................................................................................. 4
4. PERIODOS ........................................................................................................................................................................ 5
4.1. Creación de periodos. .............................................................................................................................................. 5
5. SEGMENTACIÓN .............................................................................................................................................................. 6
6. PREGUNTAS ..................................................................................................................................................................... 9
6.1. Exportar las preguntas a Excel................................................................................................................................. 9
6.2. Selección de ítems por grupo. ............................................................................................................................... 10
6.3. Agregar nuevo ítem. .............................................................................................................................................. 12
6.4. Agregar nuevo grupo. ............................................................................................................................................ 13
6.5. Pasar un ítem de un grupo a otro. ........................................................................................................................ 14
6.6. Eliminar grupo. ...................................................................................................................................................... 15
7. CARGA MASIVA .............................................................................................................................................................. 17
8. EVALUADORES ............................................................................................................................................................... 20
8.1. Alta de un nuevo colaborador. .............................................................................................................................. 20
8.2. Editar/ Eliminar evaluador. .................................................................................................................................... 22
8.3. Filtro por departamento........................................................................................................................................ 23
8.4. Exportar a Excel lista del personal agregado. ........................................................................................................ 24
9. ESCALA .......................................................................................................................................................................... 24
10. LOGOTIPO ...................................................................................................................................................................... 27
11. CONFIGURACIÓN ........................................................................................................................................................... 29
11.1. Etiquetas segmentaciones. .................................................................................................................................... 29
11.2. Texto introducción con acceso. .............................................................................................................................. 29
11.3. Texto introducción sin acceso. ............................................................................................................................... 30
11.4. Indicaciones de respuesta. ..................................................................................................................................... 31
11.5. Texto de conclusión. .............................................................................................................................................. 32
11.6. Rangos para interpretación para respuestas individuales. ..................................................................................... 32
11.7. Texto encabezados reportes PDF. .......................................................................................................................... 34
11.8. Rangos de interpretación para grupos o variables. ................................................................................................ 34
12. TEXTO CORREOS ............................................................................................................................................................ 36
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12.1. Edición del correo. ................................................................................................................................................ 37
13. ENVIAR CORREOS ........................................................................................................................................................... 37
13.1. Envío de correo individual. .................................................................................................................................... 38
13.2. Envío de correos masivo. ...................................................................................................................................... 39
13.3. Envío de correos por departamento o área. ......................................................................................................... 41
13.4. Exportar a Excel. .................................................................................................................................................... 41
14. CONSUMO ..................................................................................................................................................................... 42
15. AVANCES ....................................................................................................................................................................... 43
16. RESULTADOS .................................................................................................................................................................. 45
17. NIVELES DE SATISFACCIÓN ............................................................................................................................................. 49
18. COMPARAR PERIODOS ................................................................................................................................................... 51
19. SALIR DE LA APLICACIÓN ................................................................................................................................................ 53
20. EVALUADORES ............................................................................................................................................................... 54
20.1. Link para Evaluadores (que tengan usuario y contraseña). ................................................................................... 54
20.2. Instrucciones a Evaluadores. ................................................................................................................................. 54
20.3. Inicio de la encuesta. ............................................................................................................................................. 54
20.4. Cierre de aplicación antes de finalizar la encuesta. ............................................................................................... 55
20.5. Término de encuesta............................................................................................................................................. 55
20.6. Leyenda: “No tiene créditos disponibles”. ............................................................................................................ 56
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1. INTRODUCCIÓN A LOS MÓDULOS
El sistema Smart Clima está constituido por los siguientes módulos.
1.1. Módulo de Periodos
En este módulo podrá crear periodos para la aplicación de clima organizacional, generando un historial de las
aplicaciones ejecutadas.
1.2. Módulo de Segmentación
Mediante este módulo podrá seleccionar la segmentación deseada para su encuesta (estos mismos datos
funcionarán como filtros en el momento de los resultados).
La segmentación la podrá realizar por dirección, área o departamentos, tipo de contrato, antigüedad,
localidad, edad, género o escolaridad a la que pertenecen los evaluadores. Podrá editar, eliminar o agregar
los ítems de cada segmento.
1.3. Módulo de Preguntas
Dentro de este módulo se encuentran los factores y preguntas a considerar en su encuesta para que realice
la selección, podrá eliminar preguntas y/o agregar en caso de que no estén incluidas en las sugerencias.
1.4. Módulo para hacer Carga Masiva
Por medio de ésta opción, podrá hacer la carga en el sistema de todo su personal.
1.5. Módulo Evaluadores
En este módulo podrá consultar la información general de sus colaboradores (que serán los evaluadores),
podrá realizar altas, bajas y/o modificaciones.
1.6. Módulo Escala
Podrá editar la escala de evaluación con la que desea que la encuesta sea calificada.
1.7. Módulo Logotipo
Podrá hacer la carga del logo de su empresa, para una mejor identificación de los colaboradores a su empresa.
1.8. Módulo Configuración
Podrá realizar la configuración general del sistema.
1.9. Módulo Texto Correos
Podrá generar un mensaje personalizado respecto a su organización, de tal manera que el mensaje recibido
por sus colaboradores, se ajuste a su entorno habitual.
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1.10. Módulo Enviar Correos
Podrá realizar el envío de correos, previamente personalizados en el módulo anterior, en donde se incluye el
link, usuario y contraseña a donde deberá ingresar cada uno de los evaluadores.
1.11. Módulo Consumo
Podrá revisar el detalle de los créditos consumidos por periodo.
1.12. Módulo de Avances
En éste módulo podrá consultar el avance de cada una de las encuestas, conociendo los porcentajes de avance
por evaluador, así como, revisar cuántas han sido contestadas totalmente, cuántas están en proceso y cuántas
no se han iniciado.
1.13. Módulo de Resultados
Obtendrá los resultados del proceso en tiempo real y de manera automática. Podrá consultar los resultados
por medio de la segmentación inicialmente seleccionada.
1.14. Módulo Niveles de satisfacción
Podrá consultar los niveles de satisfacción por filtros específicos.
1.15. Módulo Comparar periodos
Podrá realizar el comparativo de los resultados entre dos periodos.
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2. GENERALIDADES TÉCNICAS
2.1. Navegadores de internet recomendados.
Podrá ingresar de forma exitosa en los navegadores de internet: Chrome y Firefox. Se recomienda No hacerlo
desde internet Explorer.
En caso de que no tenga ninguno de estos navegadores activos en su computadora, puede descargarlos
en los siguientes links de forma gratuita:
Chrome: http://www.google.com.mx/chrome/browser/desktop/index.html
Firefox: https://www.mozilla.org/es-MX/firefox/new/
3. INGRESO A LA APLICACIÓN
3.1. Para acceder a la plataforma de Smart Clima, por favor ingrese al siguiente link:
http://smart-clima.software-human.com/empresas.php
3.2. Ingrese el usuario y contraseña que le fue asignado:
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4. PERIODOS
4.1. Creación de periodos.
1) Para agregar un nuevo periodo, presione “Nuevo periodo”.
Consideraciones importantes de los periodos.
- Cuando la fecha tenga 60 días o más de haber vencido, ya no podrá editar ese periodo. Es importante
que cuando se hayan finalizado sus encuestas, cierre el periodo.
- En caso de que se venza la fecha que usted registró, y no se hayan finalizado las encuestas, usted
puede modificarla nuevamente, para poner una fecha de cierre posterior.
- Usted podrá crear más de un periodo, sin embargo, únicamente podrá permanecer “abierto” un solo
periodo.
3) Una vez creado su periodo, lo podrá editar o eliminar.
2) En la siguiente pantalla, introduzca los datos que se le
solicitan:
- Nombre del periodo.
- La fecha de inicio del proyecto.
- Fecha de cierre del proyecto.
- El estado del periodo (debe de estar abierto para que
pueda iniciarse).
- Presiona “Guardar”.
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Nota: mientras el periodo se encuentre como “Abierto” no será posible Editar el nombre, ni eliminar el periodo,
forzosamente deberá estar como “Periodo cerrado”.
4) Podrá consultar el link al que pueden ingresar los evaluadores que deseen contestar su encuesta sin contar
con usuario y contraseña.
Nota: para iniciar un segundo periodo, el primer periodo debe de estar cerrado. Es recomendable no abrir un
periodo que ya está terminado cuando ya se inició un segundo periodo.
5. SEGMENTACIÓN
En éste módulo podrá realizar la segmentación para su encuesta por Direcciones, Departamentos o áreas,
Puesto, Tipo de contrato, Antigüedad, Localidad, Edad, Género, Escolaridad, Centro o sucursal y/o Tipo de
puesto si así lo requiere para su proyecto.
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Nota: debe dejar mínimo alguna de las opciones de segmentación como Activa, ya que el sistema no le
permitirá dejar todas las opciones como Inactivas. En caso contrario le aparecerá el siguiente mensaje:
5.1. Consideraciones antes de realizar la segmentación.
Las segmentaciones las podrá editar, si es que requiere cambiar alguna, vaya por favor al punto 11.1
“Etiquetas segmentación” de este manual. Una vez realizados los cambios regrese nuevamente a partir del
punto 5.2 “Selección de la segmentación” del presente manual.
5.2. Selección de la segmentación.
1) Seleccione una opción, de acuerdo a la segmentación que desea realizar.
2) Señale si el periodo creado quedará Activo o Inactivo.
Nota: cada opción que deje “Activa”, será la que se
considerará para su segmentación.
En caso de que alguna opción no la desee utilizar para
su segmentación, deberá registrar el estatus
“Inactivo”.
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3) Editar y/o Eliminar opciones pre-cargadas en cada segmentación.
Cada una de las segmentaciones, incluyen opciones pre-cargadas, mismas que usted podrá eliminar o
editar de acuerdo a las necesidades de su empresa.
5.3. Agregar nueva opción para la segmentación seleccionada.
1) Podrá agregar una nueva descripción a cualquiera de las opciones para segmentación que se tienen,
presionando el botón “Nuevo”.
2) Seleccione la segmentación en la que desea agregar la
nueva descripción:
Direcciones, Departamentos o áreas, Puesto, Tipo de
contrato, Antigüedad, Localidad, Edad, Género o Escolaridad,
Centro o sucursal, Tipo de Puesto.
Ejemplo: la segmentación por “Departamentos o
áreas”, incluye las descripciones de:
Recursos Humanos
Producción y manufactura
Administración y finanzas.
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4) La nueva descripción aparecerá en la segmentación seleccionada:
6. PREGUNTAS
Nota: el sistema cuenta con 90 ítems precargados, agrupados de acuerdo a la finalidad de cada uno.
Se recomienda que exporte a Excel todos los ítems, antes de comenzar con su filtrado, ya que una vez se
inicien las modificaciones en los ítems (agregar, editar o eliminar), éstos ya no se podrán recuperar.
6.1. Exportar las preguntas a Excel.
1) En la lista desplegable, seleccione “VER TODOS” (se exportarán los ítems que se encuentren en el grupo
seleccionado, por ello es importante que la opción seleccionada sea “VER TODOS”).
3) Finalmente, redacte la descripción que desea agregar y
presiona el botón “Guardar”.
Ejemplo:
Segmentación seleccionada “Departamentos o áreas”.
Opción agregada: “Comercial”.
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2) Presione el botón “Descargar en Excel”.
3) Se exportarán en Excel, todas las preguntas precargadas, junto con la escala que se tenga en ese
momento.
6.2. Selección de ítems por grupo.
1) Despliegue el filtro por grupo y usted podrá seleccionar el grupo de su interés:
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2) Se filtrarán los ítems que pertenecen al grupo seleccionado. Éstos los podrá “editar” o “eliminar” según
sea su necesidad.
También podrá elegir si se mostrará la escala y/o el espacio para agregar comentario en cada ítem.
Nota: al momento de que sus evaluadores estén contestando la encuesta, les aparece el espacio con las opciones
a cada pregunta (escala) y el espacio para que pongan comentarios. Usted puede elegir si desea que en el ítem le
aparezcan ambas cosas (escala y espacio para comentarios) o solo uno de los dos.
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6.3. Agregar nuevo ítem.
1) Seleccione “Nueva pregunta”.
2) Elija el grupo al que desea agregar el nuevo ítem.
3) Redacte el ítem que desea incorporar al banco de
preguntas (sin agregar signo de interrogación).
4) Presiona “Guardar” para que el nuevo ítem
quede almacenado:
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Nota: es importante que, una vez que algún evaluador inicie su encuesta, ya no se realicen cambios en los
ítems (adición, modificación o eliminación), ya que esto puede alterar los resultados.
6.4. Agregar nuevo grupo.
1) Seleccione “Nueva pregunta”.
2) Presione el ícono con el símbolo de más.
3) Redacte el nombre del nuevo grupo que desea agregar y presione “Agregar”.
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4) Aparecerá el nombre de su nuevo grupo ya seleccionado. Agregue el ítem que estará dentro de dicho
grupo y presione “Guardar”.
6.5. Pasar un ítem de un grupo a otro.
1) Presione el ícono de “Editar”, del ítem que desea cambiar de grupo.
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6.6. Eliminar grupo.
Nota: Para eliminar un grupo, es recomendable pasar los ítems a otro grupo, ya que, al eliminarlo, todos los
ítems que se encuentran en dicho grupo se eliminarán también.
1) Presione el botón “Eliminar grupo”
2) Seleccione el grupo al cual va a cambiar el ítem
seleccionado.
3) Presione “Guardar cambios”.
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6.7. Modificar el orden de los ítems.
Podrá cambiar el orden de los ítems para que aparezcan en el orden que usted lo requiera.
1) Seleccione el ítem que va a cambiar.
2) Arrastre el mouse y suéltelo en el lugar en el que desea que aparezca el ítem.
2) Seleccione el grupo que desea eliminar.
3) Presione “Eliminar grupo”.
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3) Lo podrá visualizar en el nuevo lugar asignado.
6.8. Eliminar todo.
Al presionar el botón “Eliminar todo” estará eliminando toda la encuesta.
7. CARGA MASIVA
Nota: es indispensable que cuente con créditos disponibles para realizar su carga masiva, de lo contrario,
un mensaje le indicará lo siguiente:
En caso de que desee consultar el consumo de sus créditos, puede hacerlo desde el módulo “Consumo”.
1) Al ingresar al módulo, podrá consultar los requisitos para crear el archivo que va a cargar.
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2) Una vez que se tenga a todo el personal en el archivo de Excel, lo deberá guardar como un archivo .csv.
3) Cuando el archivo esté creado, lo cierra y regresa al sistema Smart Clima, al módulo de “Carga masiva”.
2) Para hacer la carga masiva del
personal, debe de registrar en una
hoja de Excel a todos sus
colaboradores, indicando las
columnas de: nombre,
departamento y correo, como se
indica en los requisitos.
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4) Presione “Seleccionar archivo” y busque el archivo de Excel recientemente creado, en donde lo haya
guardado.
7) Finalmente, seleccione el botón “Cargar a la BD”.
8) Para confirmar que se haya cargado correctamente el archivo, le aparecerá el aviso, así como, el nombre
del archivo que acaba de cargar, mismo que podrá eliminar si así lo decide.
6) Una vez que lo encuentre, lo selecciona y
presione “Abrir”.
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Nota: cuando crea más de un periodo, la base que cargó la primera vez, se queda guardada, por lo que no será
necesario hacer la carga nuevamente. En caso de que tenga personal inactivo podrá eliminarlo manualmente de
uno por uno o eliminar toda la base de datos y hacer la carga de su base nuevamente. Para la eliminación, vaya
al módulo de Evaluadores.
8. EVALUADORES
En éste módulo encontrará la información del personal cargado en el módulo anterior (archivo .CSV); nombre,
departamento, usuario y clave que se generan automáticamente por medio del sistema, además el correo, así
como la fecha en la que se dio de alta cada evaluador en el sistema Smart Clima.
8.1. Alta de un nuevo colaborador.
En caso de que a la lista que ya cargó, desee agregar un nuevo colaborador, podrá hacerlo manualmente
desde éste módulo.
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1) Seleccione el periodo del cuál hará la consulta.
2) Presione “Nuevo evaluador”.
Nota: en caso de que no cuente con créditos disponibles para agregar un nuevo evaluador, le aparecerá el
siguiente mensaje:
En caso de que desee consultar el consumo de sus créditos, puede hacerlo desde el módulo “Consumo”.
3) Seleccione el periodo al cual estará agregando al nuevo
evaluador.
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3) Su evaluador se agregará a la lista.
8.2. Editar/ Eliminar evaluador.
1) Presione el ícono de “Editar” y realice los cambios requeridos.
2) Ingrese los datos que se le indican en la ventana y presione
“Aceptar” para que el nuevo evaluador sea agregado.
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2) O presione “Eliminar” si ya no requiere tener al evaluador en la lista.
8.3. Filtro por departamento.
Podrá realiza un filtro del personal por departamento (los departamentos que le aparecerán en la lista
desplegable, son los que previamente usted cargo en el archivo .CSV).
- Al realizar el filtro, solo le aparecerá el personal perteneciente al departamento seleccionado.
- Podrá editar los campos que requiera, exceptuando el
periodo y el usuario del colaborador.
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8.4. Exportar a Excel lista del personal agregado.
1) Presione el botón “Exportar a Excel”.
- Podrá visualizar la lista de su personal en Excel, incluyendo usuarios y contraseñas de cada uno.
9. ESCALA
Viene predeterminada una escala con los valores incluidos, sin embargo, usted podrá agregar una escala
distinta y asignar los valores que considere viables.
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Nota: Los valores deberán de ser mayores a 0 en todos los casos, a menos que usted desee que una escala
no sea considerada en los cálculos estadísticos, por ejemplo, Descripción: No poseo información para
evaluar, valor = 0. Todas las preguntas que hayan sido seleccionadas con esta opción no serán
consideradas en los estadísticos, porque su valor es 0.
9.1. Editar escala predeterminada.
1) Presiona el ícono de “Editar”.
2) Realiza el cambio en los datos que se encuentran preestablecidos.
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9.2. Eliminar criterios de la escala.
1) Presiona el ícono de “Eliminar”.
9.3. Crear nuevo criterio.
Nota: Para poder crear un nuevo criterio debe de tener todos sus periodos cerrados.
1) Presione el botón de “Nuevo criterio”.
- Indica el orden en el que aparecerá al realizar la
encuesta.
- Ingresa la descripción (la opción que aparecerá)
- El valor que se le estará asignando a esa
descripción.
- Presiona “Guardar cambios”.
2) Ingrese el orden en el que aparecerá el criterio
(opción), redacte la descripción, agregue el
valor que tendrá y presione “Guardar”.
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9.4. Visualización de la escala.
En la parte inferior, podrá visualizar un ejemplo de cómo aparecerá su escala en la encuesta.
10. LOGOTIPO
10.1. Cargar logotipo de la empresa.
1) Siga las indicaciones de los requerimientos de la imagen a cargar, que se encuentran al inicio.
2) Para hacer la carga de su logotipo, puede arrastrarlo desde donde lo haya guardado:
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O realizar la búsqueda del mismo presionando el botón “Examinar”:
3) Al momento de que su Logotipo fue cargado exitosamente, verá en la parte inferior una barra de color
verde que le indicará el porcentaje cargado:
4) Su logo lo podrá visualizar únicamente en éste mismo módulo en la parte superior izquierda y sus
evaluadores lo podrán visualizar en su cuenta al momento de ingresar a contestar su encuesta.
También aparecerá el logotipo en los reportes de resultados generados en formato PDF.
5) Una vez cargado el logotipo, podrá eliminarlo o descargarlo si así lo de sea, yendo a la parte inferior
“Archivos Cargados”:
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6) En caso de que no cargue ningún logotipo o quite el que cargó, automáticamente se pondrá el
logotipo de HumanSmart.
11. CONFIGURACIÓN
11.1. Etiquetas segmentaciones.
Las etiquetas que encontrará en el módulo de “segmentación”, las puede modificar de acuerdo a su
necesidad.
11.2. Texto introducción con acceso.
Editar etiquetas.
- Presione el ícono de editar.
- Introduzca el nuevo nombre de la etiqueta.
- Agregue la indicación que debe de tener ésta etiqueta.
- Presione “Guardar Cambios”.
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Al dar de alta a un evaluador, se genera su usuario y contraseña personalizado. En este apartado podrá editar
el texto de Introducción que verá el evaluador cuando ingresa a su cuenta.
1) Seleccione “Texto introducción con acceso”.
1) Realice los cambios necesarios y presione “Guardar cambios”.
2) La forma en la que lo verán los evaluadores será de la siguiente:
11.3. Texto introducción sin acceso.
En caso de que no requiera generar usuarios personalizados con usuario y contraseña, podrá enviar el link
general de la evaluación en el cual podrá entrar cualquier evaluador y contestar la encuesta. En este caso, el
texto de introducción será distinto y lo podrá modificar de acuerdo a sus necesidades.
2) Seleccione “Texto introducción sin acceso”.
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1) Realice los cambios necesarios y presione “Guardar cambios”.
3) La forma en la que lo verán los evaluadores será de la siguiente:
11.4. Indicaciones de respuesta.
También podrá modificar las indicaciones que desea que aparezcan antes de que los evaluadores emitan sus
respuestas.
1) Seleccione “Indicaciones de respuesta”.
2) Redacta el texto que desea agregar.
3) Presiona el botón de “Guardar cambios”.
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11.5. Texto de conclusión.
Podrá modificar el texto que le aparecerá a sus evaluadores, al finalizar cada encuesta.
1) Seleccione “Texto de conclusión o término de encuesta”.
2) Redacte el texto que requiere que aparezca.
3) Presione “Guardar cambios”.
11.6. Rangos para interpretación para respuestas individuales.
Es necesario que realice ésta configuración para poder obtener su Reporte que encontrará en el módulo
de “Niveles de Satisfacción” al finalizar la aplicación de sus encuestas.
11.6.1. Pasos para realizar la configuración.
Para realizar ésta configuración, deberá tomar
en cuenta los valores asignados a su escala (si
lo requiere, por favor, vaya al módulo de
“Escala” para consultar la información y regrese
al módulo de “Configuración”).
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1) Tome en cuenta las ponderaciones asignadas a su escala.
La escala que se muestra en el ejemplo (imagen anterior) tiene valores del “20” al “100”.
2) Registre los rangos que vaya a requerir para su medición para las 3 opciones; Opinión Favorable, Opinión
indecisa y Opinión desfavorable.
Como ejemplo, registramos los siguientes rangos:
El límite inferior que se está considerando es “20” y el límite superior que se está tomando en cuenta es
“100” de acuerdo a la escala.
3) Una vez que haya definido sus rangos, presiona “Guardar cambios”.
4) La configuración que acaba de realizar, le servirá para poder obtener información específica de los Niveles
de satisfacción de su encuesta por ítem.
11.6.2. Explicación de la relación entre la configuración realizada (por ítem), y el reporte de Niveles de
satisfacción.
A continuación, se muestra un fragmento del reporte de los niveles de satisfacción:
En el ítem “Este es un lugar amigable para trabajar”:
- El 78.67% (177 de 225 personas) contestaron “De acuerdo (80)” o “En Total Acuerdo (100)”, por lo tanto,
este porcentaje obtenido fue una “Opinión favorable” misma que en la configuración registramos en un
rango de 80 - 100.
- El 14.22% (32 de 225 personas) contestaron “Neutral” (60), obteniendo una “Opinión indecisa” misma que
en la configuración registramos en un rango de 60 - 79.
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- Y el 7% (16 de 225 personas) contestaron “Desacuerdo (40)” o “Total desacuerdo (20)”, por lo tanto, se
cataloga como una “Opinión Desfavorable” misma que en la configuración registramos en un rango de
20 - 59.
Nota: recuerde que usted puede configurar los rangos que desee, de acuerdo a las necesidades de su
organización. Los rangos e información manejada en el presente manual, son utilizados meramente para
ejemplificar.
11.7. Texto encabezados reportes PDF.
1) Seleccione “Texto Encabezados PDF”.
2) Ingrese el texto, de acuerdo a lo que desee que aparezca en su reporte de PDF.
3) Presione “Guardar cambios”.
4) El texto que agregó lo podrá visualizar en su reporte exportado a PDF, en la parte superior central del
documento.
11.8. Rangos de interpretación para grupos o variables.
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Esta configuración es importante que se realice para obtener el reporte producido por el módulo titulado
"Niveles de satisfacción" una vez concluido el proceso de aplicación de encuestas.
11.8.1. Pasos para realizar la configuración.
1) Para la ponderación de los rangos podrá asignar la misma que en el apartado anterior (Rangos para
interpretación para respuestas individuales), o poner otros distintos según sea la necesidad.
Para continuar con el ejemplo, colocaremos los mismos rangos:
2) Una vez determinados los rangos, presiona “Guardar cambios”.
3) Es importante considerar que, al momento de generar el reporte por "Niveles de satisfacción" (con la
configuración referida en los puntos previos de este apartado), se tomará en cuenta (para el análisis
matemático) el PROMEDIO por EVALUADOR obtenido en los ítems de cada grupo.
11.8.2. Explicación de la relación entre la configuración realizada (por grupo o variable), y el reporte de Niveles
de satisfacción:
A continuación, se muestra un fragmento del reporte de Niveles de Satisfacción:
- 185 evaluadores (de 221) obtuvieron un promedio entre 80 - 100 (seleccionando las opciones “De
acuerdo” o “Muy De Acuerdo”) en los ítems del Grupo de “MEDIO AMBIENTE”, por lo tanto, el 83.71% de
los evaluadores tuvieron una “Opinión Favorable” en el promedio de los ítems de dicho grupo.
- 29 evaluadores (de 221) obtuvieron un promedio entre 60 – 79 (seleccionando la opción “Neutral”) en los
ítems del Grupo de “MEDIO AMBIENTE”, por lo tanto, el 13.12% de los evaluadores tuvieron una opinión
“Indecisa” en el promedio de dicho grupo.
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- Finalmente, 7 personas (de 221) obtuvieron un promedio entre 20 – 59 (seleccionado la opción
“Desacuerdo” y “Muy desacuerdo”) en los ítems del Grupo de “MEDIO AMBIENTE”, por lo tanto, el 3.17%
de los evaluadores tuvieron una “Opinión desfavorable” en el promedio de dicho grupo.
Nota: recuerde que usted puede configurar los rangos que desee, de acuerdo a las necesidades de su
organización. Los rangos e información manejada en el presente manual, son utilizados meramente para
ejemplificar.
12. TEXTO CORREOS
En éste módulo podrá modificar el “asunto” del correo, así como el “texto” del cuerpo que se enviará a todos los
evaluadores, de tal forma que usted pueda personalizarlo, respetando las etiquetas destinadas para cada
concepto, ya que deberán quedar tal cual están (incluyendo los corchetes), éstas etiquetas las podrá mover de
acuerdo a su necesidad.
[evaluador] ésta etiqueta será sustituida automáticamente mediante el sistema, por el nombre del
evaluador al momento de enviarle el correo, por lo que, se recomienda agregarla después del saludo.
[empresa] ésta etiqueta será sustituida automáticamente mediante el sistema, por el nombre de su
empresa.
[nombre_periodo] ésta etiqueta será sustituida por las fechas del nombre del periodo que se estará
evaluando.
[fecha_fin] ésta etiqueta ser
[enlace] ésta etiqueta será sustituida automáticamente mediante el sistema, por el link a donde tendrán
que ingresar los evaluadores a realizar su encuesta (es diferente al link al que se ingresa como
Coordinador).
[usuario] y [clave] éstas etiquetas serán sustituidas automáticamente mediante el sistema, por el usuario
y contraseña según correspondan, de cada uno de los evaluadores.
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12.1. Edición del correo.
1) Para el editor del correo, se incluye una barra con la cual podrá poner letras en negrita, cursiva, tachado,
agregar viñetas, estilos de letra, etc.
2) Una vez que haya redactado el correo que estará llegando a sus evaluadores, presione el botón de
“Guardar cambios” para que la información sea almacenada.
3) Para revisar cómo les llegará el correo a los evaluadores, presione el botón “Enviar correo de prueba”,
agregue su correo y nombre, y finalmente presione “Aceptar”. Un correo le estará llegando a la bandeja
de su correo entrante con el ejemplo de cómo lo visualizará su personal involucrado.
4) Ejemplo de cómo le llegará el correo a una persona que realizará la encuesta (Evaluador):
13. ENVIAR CORREOS
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13.1. Envío de correo individual.
1) Para el envío a un evaluador o a pocos evaluadores del total de la lista, podrá hacer primero una búsqueda
por nombre del colaborador. Ingrese el nombre y presione “Buscar”.
2) Hace la selección manualmente del lado izquierdo del nombre, agregando una palomita.
3) Presiona el botón “Enviar a seleccionados”.
4) Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo, con
información importante que debe leer. Una vez que
haya leído la información presiona “Continuar y enviar
correos”.
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Nota: tendrá únicamente 4 posibilidades para enviar el correo a cada evaluador por periodo
abierto.
5) Podrá consultar el significado del estatus de los envíos:
6) Para consultar el estatus del envío realizado, podrá revisarlo en la columna de “Estatus último envío”. En
este apartado también podrá revisar la “fecha de último envío”, el “avance que lleva el evaluador de su
encuesta”, la cantidad de “envíos exitosos” que se le han hecho y/o los “envíos fallidos”.
7) Una vez enviado el correo, puede hacer la búsqueda de un nuevo evaluador. Presiona el botón “Borrar”.
13.2. Envío de correos masivo.
1) Para enviar el correo a todo el personal que contestará la encuesta, deberá presionar el botón que se
encuentra en la parte inferior de la página, que dice “Seleccionar todos”:
5) Progreso de envío: posteriormente aparecerá
el cuadro con el estatus del envío. En este cuadro
podrá visualizar cuantos correos de cuantos se han
enviado o cuantos hacen falta.
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2) Podrá confirmar la selección, mediante la palomita que se encuentra del lado izquierdo de cada uno de
los evaluadores.
- Los evaluadores que ya hayan contestado su encuesta al 100%, no tendrán habilitado el espacio para
seleccionar, por lo tanto, ya no se les enviarán correos a ellos.
3) Posteriormente presione el botón “Enviar a seleccionados” que se encuentra en la parte superior.
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4) Los indicadores del estatus del envío son los siguientes:
5) Para quitar la selección que se hizo a todo el personal, deberá presionar en la parte inferior de la página,
el botón que dice “Quitar la selección”.
13.3. Envío de correos por departamento o área.
1) Podrá realizar el filtro por departamento o área, haciendo la selección mediante la lista desplegable.
2) Una vez hecha la selección del área o departamento, realiza la misma operación anteriormente descrita
para el envío masivo:
- Presiona el botón “Seleccionar todos”, y finalmente el botón “Enviar a seleccionados”.
Nota: recuerde que únicamente tiene 4 intentos para enviar correo a un mismo evaluador.
13.4. Exportar a Excel.
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1) Seleccione el botón “Descargar en Excel”.
14. CONSUMO
14.1. Consulta de créditos disponibles.
- En la parte superior encontrará los créditos que tiene disponibles para cargar evaluadores.
14.2. Descuento de créditos.
- Contará como un crédito utilizado una vez que el evaluador ingrese a su cuenta, seleccione la
segmentación y presione “Guardar y continuar”.
14.3. Consulta detalles de consumo (créditos).
1) Seleccione el periodo que desea consultar.
Segmentación Imagen dela
cuenta del
evaluador
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2) Posteriormente le mostrará los detalles del consumo: nombre del evaluador, la fecha y la hora en la que
se registró el uso del crédito, y el nombre del periodo en el que fue consumido cada crédito.
Cuando las encuestas hayan sido contestadas sin dar de alta evaluadores, el historial de consumo aparecerá de
la siguiente forma:
15. AVANCES
En este módulo podrá conocer el porcentaje de avance que lleva individualmente cada evaluador, por
nombre del evaluador o en general de todo el personal.
15.1. Procedimiento para realizar la consulta.
1) Seleccione el periodo.
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2) Si desea hacer la búsqueda de un evaluador en específico, introduzca el nombre y presione el botón
“Buscar”.
3) Para quitar esa búsqueda y visualizar a todo el personal presione
el botón “Limpiar”.
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4) Ésta información la podrá exportar a Excel.
5) También podrá consultar las estadísticas generales: porcentaje de “Avance total” de las encuestas,
encuestas “Terminadas”, y encuestas “Faltantes”.
15.2. Eliminar encuestas incompletas.
En caso de que haya evaluadores que dejaron su encuesta sin completar y ya no las vayan a terminar, usted
podrá, si lo desea, eliminarlas del sistema para que no sean consideradas en los resultados.
1) Presione el ícono de “Eliminar incompletos”.
2) En el cuadro de diálogo que le aparece, seleccione el periodo (éste debe de estar cerrado para que pueda
realizar la eliminación.
16. RESULTADOS
3) finalmente
presione “Eliminar
incompletos”.
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1) Seleccione el periodo del cuál desea obtener los resultados (en las opciones únicamente le aparecerán los
periodos que tiene cerrados).
2) Se desplegarán las opciones que seleccionó para su segmentación. Podrá dejar la selección en “Todos”
para que el resultado obtenido sea de todas las segmentaciones.
3) O, podrá hacer la selección específicamente de las segmentaciones para delimitar su resultado.
4) Una vez hecha la selección de sus filtros, debe de indicar en la columna del lado derecho, si desea
obtener las gráficas de cada filtro realizado, señalando con una palomita:
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6) En el reporte, obtendrá una tabla con los promedios obtenidos en cada grupo de ítems, los cuales
estarán ordenados del mayor al menor promedio.
7) También obtendrá una tabla con la información del promedio por pregunta o ítem, los cuales estarán
ordenados del mayor al menor promedio.
5) Presione, “Procesar reporte” para obtener su reporte de resultados.
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8) Obtendrá el promedio específico por segmentación y su gráfica correspondiente.
Nota: en la gráfica, el resultado se muestra de mayor a menor, por lo regular, los primeros resultados (color verde)
muestran las Opiniones Favorables de la organización, mientras que los que aparecen con puntajes inferiores (color
rojo) representan las Opiniones desfavorables de la empresa.
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9) Finalmente, podrá visualizar los comentarios adicionales que agregaron los evaluadores. Estos
comentarios también aparecerán por segmento.
Nota: en todo momento se mantiene la confidencialidad de lo que cada evaluador contestó. Al obtener
los resultados no aparecerán nombres y no se editarán los comentarios (pudiendo existir errores
ortográficos o de dedo, dentro de los mismos).
4) Exportar resultados a Word.
Todos los resultados obtenidos incluyendo gráficas, los podrá exportar a Word, en la parte superior
derecha de la página, encontrará el botón “Exportar a Word”, el cual se activará hasta que se hayan
cargado por completo toda la información de los resultados en la página.
17. NIVELES DE SATISFACCIÓN
1) Seleccione el periodo del cuál desea obtener los niveles de satisfacción (en las opciones únicamente le
aparecerán los periodos que tiene cerrados).
2) Indique los elementos de visualización;
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3) Seleccione la segmentación que desea visualizar (puede seleccionar “Todos”). Recuerde que la
segmentación la elige antes de que inicien su encuesta, en el módulo “segmentación”.
4) Presione el botón “Procesar Reporte”
5) El reporte que obtendrá será de acuerdo a la satisfacción de los evaluadores, marcado en los colores del
semáforo; verde (Opinión favorable), amarillo (Opinión indecisa), rojo (Opinión desfavorable).
Encontrará información estadística:
- Podrá ver “Todos”
- Variables o Grupos
- Solo preguntas
- Sólo fortalezas y debilidades
- Solo comentarios
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6) Finalmente obtendrá un reporte con los comentarios obtenidos por ítem.
7) El reporte podrá exportarlo a Word, Excel o PDF de acuerdo a su necesidad.
18. COMPARAR PERIODOS
σ Desviación estándar
x ̄Media
P Población
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Cuando ha realizado la aplicación de Clima organizacional en más de una ocasión por medio de Smart Clima
podrá realizar la comparación entre dos periodos (la información comparada será la del módulo de “Niveles
de satisfacción”).
1) Seleccione el primer periodo y el segundo periodo a comparar.
2) Seleccione los elementos que desea visualizar en su comparativo (puede seleccionar “comparar todo”).
3) Selección el segmento que desea comparar (puede seleccionar “Todos”).
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4) Presione el botón “Procesar Reporte” para obtener el comparativo.
5) El comparativo que obtendrá será de acuerdo a la segmentación que haya seleccionado.
6) El comparativo obtenido podrá exportarlo a Word o a Excel.
19. SALIR DE LA APLICACIÓN
- Para salir de la aplicación, lo deberá realizar directamente desde el ícono de “Salir”, en todos los
módulos lo encontrará en la parte superior.
- En el menú principal, el ícono con la imagen de una puerta, es el destinado para ésta acción.
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20. EVALUADORES
20.1. Link para Evaluadores (que tengan usuario y contraseña).
El link al que ingresarán los evaluadores que cuenten con usuario y contraseña, lo encontrarán en el
correo que le hará llegar el coordinador mediante el sistema Smart Clima, mismo que compartimos en
este apartado:
http://smart-clima.software-human.com/evaluador.php
20.2. Instrucciones a Evaluadores.
Las indicaciones necesarias para iniciar la encuesta, se encuentran una vez ingresando al sistema, antes
de iniciar con las preguntas.
20.3. Inicio de la encuesta.
1) Cuando el evaluador ingrese a su encuesta, después de las instrucciones, le solicitará que seleccione de
la(s) lista(s) desplegable(s), la información correspondiente a la segmentación que usted realizó en la
cuenta de coordinador (para hacer sus filtros), en el módulo “Segmentación”.
2) Una vez hecha la selección, el evaluador deberá presionar el botón “Guardar y continuar”.
Presionar
55
3) Cuando el evaluador comience con las preguntas, deberá seleccionar una de las opciones que se le
muestran, contestando en base a su criterio y experiencia dentro de la empresa. También podrá agregar
un comentario si así lo desea. Finalmente, presiona el botón “siguiente” para continuar, o “Anterior”
para regresar a la pregunta previa:
4) En caso de que el evaluador desee continuar y no haya seleccionado ninguna opción, no le permitirá
continuar.
20.4. Cierre de aplicación antes de finalizar la encuesta.
En caso de que el evaluador cierre la aplicación antes de finalizar su encuesta, podrá reanudarla
posteriormente en donde se quedó, es decir, el sistema almacena la información hasta donde haya
llegado antes del cierre.
Nota: cuando sale de la aplicación y reingresa, ya no podrá regresar a las preguntas previamente
almacenadas.
20.5. Término de encuesta.
Opciones
Comentarios
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Cuando el evaluador haya finalizado su encuesta, lo re direccionará a la pantalla en donde se indica que
el avance es del 100%:
20.6. Leyenda: “No tiene créditos disponibles”.
En caso de que al evaluador le aparezca la leyenda de que “No tiene créditos disponibles”, debe de
contactar a su área de RRHH, para que revise con el proveedor y de ser necesario adquiera más créditos
para poder contestar su encuesta.
