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Índice
Consignas del trabajo práctico………………………………………………………. Pág. 1
Congreso a organizar ………………………………………………………………... Pág. 2
Idea general, 6 ejes del evento……………………………………………………… Pág. 2
Programa preliminar………………………………………………………………….. Pág. 5
Sesiones plenarias……………………………………………………………………. Pág. 7
Sesiones simultaneas………………………………………………………………… Pág. 8
Organización de los coffee break…………………………………………………… Pág. 9
Programa social………………………………………………………………………. Pág. 12
Programa de acompañantes………………………………………………………… Pág. 12
Conclusión…………………………………………………………………………….. Pág. 14
Bibliografía…………………………………………………………………………….. Pág. 15
1) Definir un congreso a realizar:
I CONGRESO INTERNACIONAL DE ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
AOFREP
2) Idea general del congreso: Los 6 ejes
-La necesidad de hacer el evento nace debido a que la profesión de
organización de eventos viene creciendo y evolucionando de manera rápida
y constante. Por esto se quiere realizar un congreso sobre este tema para
fomentar las relaciones y contribuir en el desarrollo profesional de los
OPE´s.
-Mensaje: Con realización de este congreso queremos reconocer el valor
que tiene la carrera profesional de los organizadores de eventos, además
de crear un espacio para que estos profesionales puedan crear vínculos,
actualizarse y capacitarse sobre las nuevas tendencias.
-Recursos:
Humanos: Integrantes de las comisiones, proveedores,
operadores, promotoras, azafatas y asistentes, etc.
Técnicos: Centro de convenciones en donde se va a realizar,
catering, iluminación, soportes, sonido, grupo electrógeno, etc.
Económicos: La organización AOFREP financiara el congreso,
además de los patrocinadores.
-Perfil del publico: Organizadores profesionales y no profesionales de
eventos, estudiantes y demás interesados.
-Resultados: Lograr que esta sea una experiencia enriquecedora tanto para
los asistentes como los disertantes. Lograr vínculos e interacciones con los
rubros presentes.
-Objetivo del negocio (AOFREP): Aumentar los contactos para la base de
datos. Adquirir nuevos socios. Generar nuevas alianzas estratégicas. Lograr
que AOFREP alcance un posicionamiento a nivel internacional.
Detalles:
-El alcance del congreso será internacional ya que contaremos con
disertantes y asistentes de distintos países.
-Sede: Centro de convenciones del Hotel Sheraton. Buenos Aires,
Argentina.
-Fecha: 19, 20 y 21 de enero de 2017
Sede del Congreso
El Sheraton Buenos Aires Hotel & Convention Center ofrece las
instalaciones para eventos más grandes de la ciudad. Nuestras 15 salas
para reuniones con un total de 6.500 metros cuadrados pueden albergar un
máximo de 9.000 invitados. Los espacios son ideales para conferencias,
exposiciones y eventos pequeños. Las instalaciones incluyen equipos
audiovisuales, servicios de videoconferencia y traducción simultánea.
Además, su personal especialmente capacitado proporciona un excelente
servicio de comidas y bebidas.
Con tamaños que varían entre 74 y 1.310 metros cuadrados con capacidad
para 1.800 personas sentadas, ofrecen espacios adicionales para reuniones
y convenciones, disponibles en el Park Tower, el hotel asociado adyacente.
El impresionante salón Libertador de 1.300 metros cuadrados cuenta con
instalaciones espaciosas y elegantes para banquetes y fiestas temáticas.
El profesional concierge de reuniones ofrece el más alto nivel de servicio
personalizado y ejecuta cada uno de sus pedidos con eficiencia.
Dirección: San Martín 1225, CABA, Cdad. Autónoma de Buenos Aires
Indicaciones para llegar al Hotel
Desde el Sur
Conduzca dos kilómetros por la ruta 1 o la ruta 2 (Autopista La Plata - Buenos
Aires) hasta el final en la Avenida Huergo.
Continúe dos kilómetros por la Avenida Madero hasta la Plaza Fuerza Aérea en
Retiro.
Desde el Norte
Tome la ruta 9 o la ruta 8 (Panamericana) hasta la Avenida General Paz.
Continúe por la General Paz hasta la salida en Avenida Libertador (Capital) a la
derecha.
Continúe nueve kilómetros por Libertador hasta la Plaza Fuerza Aérea en
Retiro.
Desde el Aeropuerto Internacional de Ezeiza
Tome la autopista AU1 y conduzca durante 20 minutos hasta la salida de la
Avenida Huergo.
Continúe dos kilómetros por la Avenida Madero hasta la Plaza Fuerza Aérea en
Retiro.
3.a) Definir el programa científico preliminar
DIA UNO (19 de enero)
Hora Actividad
08:00 a 09:00 Acreditación
09:00 a 10:00 Desayuno
10:00 a 10:40 Acto de bienvenida por Silvia Amarante Directora
de la AOFREP
10:40 a 13:00
10:40 a 12:00
10:40 a 12:00
12:00 a 13:00
12:00 a 13:00
Simultaneas
Salón A: Charlas de instituciones educativas
Salón B: Ceremonial privado
Salón B: Ceremonial publico
Salón C: Comunicación de eventos: medios y prensa
13:00 a 15:00 Almuerzo
15:00 a 16:30
15:00 a 16:30
15:00 a 16:30
15:00 a 16:30
Simultaneas
Salón A: Elaboración y planificación de presupuestos
Salón B: Eventos culturales (Judíos, musulmanes,
católicos, gitanos)
Salón C: Eventos pre-boda (showers, despedida de
soltera, pedida de mano y más)
16:30 a 17:00 Coffee Break
17:00 a 18:30 Plenaria: Conferencia de “El Efecto WOW” por Mary
Carmen Obregon
DIA DOS (20 de enero)
Hora Actividad
09:00 a 10:30 Plenaria: Charla de “Think Big. WeddEdu” por Ana
Laura Morales
10:30 a 11:00 Coffe break
11:00 a 13:00
11:00 a 12:00
11:00 a 12:00
11:30 a 13:00
11:30 a 13:00
11:30 a 13:00
Simultaneas
Salón A: Plan B: Fundamental e indispensable
Salón B: Cultura coctelera
Salón C: Sheraton: La mejor sede para tu evento
Salón D: Social Media. Potencia tu marca
Salón E: Capturando Emociones. Fotografía
13:00 a 15:00 Almuerzo
15:00 a 16:30
15:00 a 16:30
15:00 a 16:30
15:00 a 16:30
Simultaneas
Salón A: ¿Qué tipo de evento me conviene organizar?
Salón B: Nuevas tendencias del catering para el 2017
Salón C: Drones: otro punto de vista para tus videos
16:30 a 17:00 Coffee break
17:00 a 18:30 Plenaria: Taller floral por Preston Bailey
DIA 3 (21 de enero)
Hora Actividad
09:00 a 10:30 Plenaria: Técnicas y estrategias para montaje, diseño y
decoración de fiestas” por Martin Roig
10:30 a 11:00 Coffee break
11:00 a 12:00
11:00 a 12:00
11:00 a 12:00
11:00 a 12:00
11:00 a 12:00
Simultaneas
Salón A: Sorprende con tus centros de mesa
Salón B: Nuevas Tecnologías: sonido e iluminación
Salón C: Correr para ganar: Eventos deportivos
Salón D: Pasteles para eventos especiales
11:00 a 13:00 Plenaria: Charla de “Wedding and Event Planner” por
Bárbara Diez
13:00 a 15:00 Cierre del congreso durante el almuerzo
3.b) Definir las sesiones plenarias y simultaneas
a)Sesiones Plenarias:
- Inicio del congreso: Los asistentes tendrán que acreditarse en la
recepción. Luego de esto pasaran a una sala para el desayuno. Al
finalizar esto los asistentes se dirigirán a la sala principal en donde se
realizará el acto de bienvenida.
- Taller floral por Preston Bailey (Estados Unidos): Este taller será
dirigido por el panameño, radicado en Estados Unidos, Preston Bailey,
quien es un reconocido diseñador de eventos y prestigioso florista. Su
trayectoria lo hace destacarse porque ha trabajado con famosas
celebridades, atletas y con familias de la realeza.
- Conferencia de “El Efecto WOW” por Mary Carmen Obregon (México):
Mary Carmen es una autora mexicana, conferencista internacional y
fundadora del efecto WOW, tema del cual se va a tratar dicha
conferencia. El efecto WOW es una técnica para crear momentos
sorpresivos e inesperados dentro de nuestro proceso de servicio que
genere una experiencia inolvidable y diferenciada para quienes lo viven.
Es el arte de crear, sorprender y mantener el suspenso.
-Charla de “Think BIG WeddEdu” por Ana Laura Morales (Uruguay):
Ana Laura es una comunicadora social y periodista uruguaya. El
enfoque de la charla estará puesto en las estrategias de cómo empezar
a tener nuestra propia marca, de crear sueños y pensar en grande”
-Charla de “wedding and event planner” por Bárbara Diez (Argentina):
Bárbara es una reconocida organizadora de eventos sociales en
argentina. Su charla estará enfocada en los aspectos técnicos y
organizacionales al momento de hacer cualquier evento social, además
de hablar de las tendencias que se esperan para el 2017 en cuestión de
eventos.
-Charla sobre “Técnicas y estrategias para montaje, diseño y
decoración de fiestas” por Martin Roig (Argentina): Martín es el
ambientador más solicitado de Buenos Aires, organiza alrededor de 20
eventos por mes y recibe el llamado de empresarios reconocidos y
famosos.
b)Sesiones simultaneas:
-Charlas de las instituciones educativas sobre las carreras afines que
ofrecen (Universidad de Palermo, UADE, Gato Dumas…)
-Charla de ceremonial privado para eventos sociales.
-Charla de ceremonial publico para eventos gubernamentales.
-¿Qué tipo de eventos me conviene organizar?
-Nuevas tendencias que marcaran el catering del 2017
-Social Media. Potenciar la marca
-Sorprende con tus centros de mesa
-Drones, otro punto de vista para tus videos
-Recursos indispensables: sonido e iluminación
-Cultura coctelera
-Comunicación de eventos: medios y prensa
-Hoteles Sheraton: La mejor sede para tu evento
-Pasteles para eventos especiales
-Elaboración y planificación presupuestaria
-Capturando Emociones. Fotografía Social y Corporativa
-Eventos pre-boda (showers, despedida de soltera, pedida de mano y
más)
-Plan B: Fundamental e indispensable
-Eventos judíos, musulmanes, católicos y gitanos
-Correr para ganar: eventos deportivos
3.d) Organizar los Coffee Break
Para el I Congreso Internacional de Organización de Eventos AOFREP
Hotel Sheraton & Convention Center
Estará organizado de la siguiente Manera:
Los participantes serán cordialmente recibidos luego de pasar por
acreditación se les ofrecerá el desayuno de Bienvenida que será provisto
en el Foyer del Salón Libertador del hotel a las 9:00 am.
Selección de panes y tostados.
Dulce de Leche, compotas de frutas, manteca y miel.
Croissants.
Triffle de Frutas de Estación
Bebidas Frías
Selección de infusiones, café y submarino.
Posteriormente en el mimo día a las 16:30 se servirá un Coffee Break para
que los participantes puedan tener un momento de relajamiento. El segundo
día.
Presentaremos opciones tradicionales argentinas
Café, infusiones
Agua natural y mineral
Jugos naturales, naranja y pomelo
Medialunas de Grasa, Manteca, y Rellenas de Dulce de leche
Selección de Alfajores
Finger de Jamón y queso
Chipa y Merenguitos
El día dos tendremos en la mañana un break a las 10:30 donde
presentaremos una opción saludable.
Café, infusiones
Agua natural y mineral
Jugos naturales, naranja y pomelo
Frutas de Estación
Sándwiches integrales
Barras energéticas
Queso Cremas y mermeladas.
Por la tarde tendremos nuestro segundo break a las 16:30 el cual será tipo
Cocktail con presentación de Finger Food y presencia de una barra de
Cocktails de Ramiro Ferreri RF. CIA. Amenizando la tarde tendremos una
banda de jazz.
Spons de Salmon, Ricota y Nuez
Tuil de queso con tomates confitado
Cordero patagónico con vegetales asados
Carpaccio de lomo al oliva con finas hierbas
Espárragos con salsa blanca y astillas de provolone gratinados
Shot de salmón y guacamole
Sushi
Shot desserts: Maracuyá y Chocolate
Tres Leches Cake
Mini Creme Brulee
Finalmente para el día tres tenemos nuestro Coffee break a las 10:30
Café, infusiones
Agua natural y mineral
Jugos naturales, naranja y pomelo
Selección de Panadería y Pastelería
Surtido de Empanaditas Clásicas
Como cierre de evento presentaremos el Almuerzo y clausura del mismo
se dará a cabo en el Salón Libertador, presentaremos una opción
gastronómica acompañada de una presentación de Danza y Multimedia 3D.
Aperitivos:
Camarones rebosados en naranja y salsa barbacoa
Lomitos de Cerdo con cobertura de arroz y puré de palta.
Lomitos de Res con gratín de queso y crema agria.
Entrante:
Milhojas de ave con escabeche y manzana caramelizada.
Ensalada:
Canasta de parmesano: Mix de hojas verdes, palmito, tomates cherry y
morrones
Fuerte:
Escalopas de Lomo Fino en reducción de vino tinto acompañado de torre de
papa al horno aromatizada con albahaca y chutney de verduras.
Postre:
Trilogía de Postres, Nuss Kuss, Bubó y Cremoso de vainilla.
Bebidas:
Vino Tinto Animals -Malbec
Vino Blanco Taymente – Sauvignon Blanc
Champagne – Bodegas Chandon
3.e) Programa social
DÍA UNO (19 de enero)
Horario Actividad
21:00 Cena en Madero Tango (Puerto Madero)
23:00 Degustación de Vinos
DÍA DOS (20 de enero)
Horario Actividad
Noche Libre
DÍA TRES (21de enero)
Horario Actividad
16:30 a 18:30 Excursión en lancha. Tigre
22:00 a 04:00 Noche de Milonga, Boedo Tango
3.f) Programa de acompañantes
DIA UNO (19 de enero)
Horario Actividad
10:00 a 12:30 Visita guiada Zoológico de Buenos Aires
10:30 a 11:00 Snack dentro del zoológico
15:00 a 18:00 City Tour en Bus Turistico
DIA DOS (20 de enero)
Horario Actividad
9:00 a 10:00 Desayuno en Hotel Sheraton
10:40 a 12:30 Mañana Libre
15:00 a 16:30 Visita Teatro Colon
17:00 a 18:30 Merienda Café Tortoni
DIA TRES (21 de enero)
Horario Actividad
11:00 a 13:00 Recorrido por Puerto Madero
13:00 a 14:30 Almuerzo en Jardín de Million
Restaurant (Recoleta)
Conclusión
Como determinamos en este proyecto, Presentamos el I Congreso de
Organización de Eventos AOFREP, dirigido a todos los interesados, estudiantes y
profesionales en el área y la industria de eventos, ya que falta apoyo y
reconocimiento al profesionalismo de nuestra rama.
Se desarrolló un programa integral para que todos los participantes tengan esta
experiencia y puedan vivir desde adentro la técnica teoría, planificación y diseño
de lo es verdaderamente Organización de Eventos. Queriendo cumplir todos los
objetivos que se plantean para beneficio de todos como equipo ya que asi se
trabaja en la industria. Como una Familia.
Bibliografía
-Módulo Rocio Cabrera, Organización de eventos 4
-Pagina Web oficial de la AOFREP www.AOFREP.org.ar
-Pagina oficial de Mary Carmen Obregón www.maricarmenobregon.com
-Pagina oficial de Preston Bailey www.prestonbailey.com
-Pagina oficial de Martín Roig www.martingroig.com
-Referencias de Ana Laura Morales sacada de pagina oficial del Instituto
Iberoamericano Event Planner www.inibep.com