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Fecha: 25/07/2016 Rev.1 Responsables: PG Vo.Bo.: LH JF

BONDADES NUEVA VERSIÓN 7.2 MEKANO ERP

CAMBIOS Y MEJORAS

Ver.7.2

Objetivo Dar a conocer la importancia de las múltiples bondades que trae Mekano en su nueva versión 7.2, la cual incluye cambios estructurales en la parametrización de los Esquemas de Impuestos, Retenciones y tablas de configuración Tributaria, optimizando así tiempos en el proceso de implementación y puesta en marcha del aplicativo. Aprovechar las nuevas rutinas para la automatización de procesos en los módulos Gestión y Contable, lo que hace que su manejo sea muy sencillo, asimismo, se mejora la presentación y funcionalidad del Menú Parámetros, Consultas, los esquemas de seguridad y uso de las búsquedas.

Pensando en ofrecer la mejor herramienta para el manejo de los procesos administrativos, operativos y contables de nuestras empresas, Apolo Ingeniería S.A, presenta los cambios y mejoras que trae la versión 7.2 en algunos de sus Módulos y opciones, observe que cada una tiene un enlace que le permitirá ir rápidamente a la explicación requerida y allí, cada tema cuenta con un videotutorial para su mayor comprensión:

ÍNDICE

1. CONEXIÓN CONECTAR 1.1 VALIDACIÓN CLAVE DE ACCESO 1.2 MENSAJES DE ALERTA AL INGRESAR 1.3 TEMAS (Pieles)

2. MENÚ PARÁMETROS 2.1 SEGURIDAD (ANTES USUARIOS) 2.2 DOCUMENTOS 2.3 TERCEROS 2.4 REFERENCIAS 2.5. PERSONAL 2.6 SINCRONIZAR TERCEROS CON PERSONAL

3. MENÚ CONFIGURACIÓN Antes Esquemas 3.1 SOCIEDADES TRIBUTARIAS 3.2 TRIBUTARIA IMPUESTOS Antes Esquemas de Impuestos 3.3 TRIBUTARIA RETENCIONES Antes Esquemas de Retenciones 3.4 ESQUEMA CONTABLE 3.5 PARÁMETROS PATRONES

4. MÓDULO CONTABLE 4.1 MOVIMIENTO MANUAL 4.2 MOVIMIENTO AUTOMÁTICO (Patrones de Contabilización) 4.3 ESTADÍSTICAS AUTOMÁTICOS 4.4 CONCILIACIÓN BANCARIA 4.5 RUTINA AUDITORÍA

Bondades Nueva Versión 7.2 Sistema Mekano Pág.1/54

5. MÓDULO GESTIÓN ADMINISTRATIVA 5.1 PIPELINE (Antes Pedidos y Despachos) 5.2 RUTINA PROTOTIPOS Facturación en Bloque 5.3 VENCIMIENTO AUTOMÁTICO 5.4 COMISIÓN EN VENTA Y/O RECAUDO

6. MENÚ CONSULTAS 6.1 ESTADOS FINANCIEROS (en Línea con región de Filtro) 6.2 EXPORTAR INFORMES A PDF 6.3 CONSULTAS USUARIO ACTUAL

7. MENÚ HERRAMIENTAS 7.1 LOG CAMBIOS 7.2 DIAGNÓSTICOS CON CLAVE 7.3 PROCESOS 7.4 BLOQUEOS JUEGO (Antes Reconstruir) 7.5 RUTINA CONSOLIDAR CÓDIGOS 7.6 RECOLECTOR 7.7 BÚSQUEDAS EN GENERADOR

8. MEKANO SERVER 8.1 TRANSFORMAR 8.2 MENÚ BASE DE DATOS 8.3 RUTINA EXTRACTAR 8.4 CONSOLIDAR CONTABILIDADES 8.5 RUTINA CIERRE ANUAL 8.6 CREACIÓN DE EMPRESAS

9. OTRAS BONDADES 9.1 INSPECTOR DE CAMPOS 9.2 BASE DIARIA RETENCIÓN 9.3 EDITAR [F2] Y GRABAR [F3] 9.4 FECHA POR DEFECTO


1. CONEXIÓN CONECTAR 1.1 VALIDACIÓN CLAVE DE ACCESO En esta versión antes de digitar la clave de acceso, recuerde que ya el sistema diferencia las entre letras mayúsculas y minúsculas, es decir, reconoce tal cual la forma en que fue definida la clave y por ende, debe ser digitada correctamente, en caso contrario, de inmediato impide su acceso y genera el mensaje ‘Usuario y/o Clave Inválida’. La clave de acceso de cada usuario es encriptada por motivos de seguridad, con la ventaja que ningún usuario podrá visualizarla, por eso en caso de olvido debe solicitar al usuario ‘Supervisor’ que la reinicie y el sistema asigna por defecto la clave NUEVO, al ingresar recuerde modificarla a su gusto y por seguridad, desde la respectiva opción. NOTA : Si tiene dificultades para ingresar porque olvida cambiar el modo de su teclado, recuerde asignar la clave de la mejor manera y tal como generalmente aparece su teclado (mayúscula o minúscula) cuando ejecuta el programa. 1.2 MENSAJES DE ALERTA AL INGRESAR Al conectarnos e ingresar al programa, se genera un mensaje de Alerta, advirtiendo que hay usuarios con intervalos de digitación muy amplio, superior a un año, con más de 30 días en el futuro, etc, lo que hace que su información sea vulnerable y propensa a errores humanos. Se recomienda revisar los intervalos de cada usuario y asignar los que mejor se ajusten a las actividades propias de cada puesto de trabajo.

1.3 TEMAS (Pieles) En la ruta Conexiones, opción « Usuario », quedaron ubicadas las ventanas « Cambiar Clave » y « Temas ».

Para seleccionar el tema preferido, observe que ya no aparece el listado con el nombre de estos, ahora para mayor facilidad aparecen los iconos con la imagen que corresponde a cada una de las cuarenta y cinco alternativas que el sistema ofrece a un usuario para cambiar su apariencia, interface gráfica o ambiente de trabajo.


2. MENÚ PARÁMETROS

El menú parámetros presenta cambios representativos en los Sub menú Usuarios, Documentos, Terceros, Referencias y Personal, relacionados con la distribución de la ventana, la inclusión y exclusión de campos y la agrupación de las opciones desde un solo botón:

2.1 SEGURIDAD (ANTES USUARIOS) En esta versión el Icono de Acceso a la configuración de Perfiles y Usuarios, se modifica y para mejor comprensión queda con el nombre « Seguridad ». PERFILES Al ingresar a esta ventana de la opción « Seguridad », el sistema nos ubica en la configuración de los perfiles, allí se observa en la parte superior izquierda el listado de los Perfiles creados en el sistema y al lado derecho cada una de las funciones que podrá realizar dicho perfil, al seleccionar cada uno de estos se visualiza en la parte inferior de la ventana, la pestaña « Documentos Disponibles para el perfil », con la misma funcionalidad que en versiones anteriores. Recuerde que para facilitar su configuración esta ventana se puede visualizar también en el modo ficha.

Finalmente, en la parte inferior se incluye el botón Módulos y Opciones, que permite seleccionar o activar para cada perfil, el acceso a los diferentes módulos y Menús de Mekano, para agilizar su ‘Activación’ estos se encuentran en orden alfabético.

Observe que la parte inferior se encuentran varios botones:

BOTÓN USO

Módulos ON Con este botón se activan de forma automática el acceso a todos los módulos del aplicativo.

Módulos OFF Con este botón se inactivan de forma automática el acceso a todos los módulos del aplicativo.

Opciones ON Con este botón se activan de forma automática el acceso a todos los Menú del aplicativo.


Opciones OFF Con este botón se inactivan de forma automática el acceso a todos los Menú del aplicativo.

Cancelar Útil para cancelar la activación o inactivación de los Módulos y Menús.

Guardar Útil para guardar la configuración realizada en esta ventana

Al desplegar el botón « Opciones » se observa que las pestañas están agrupadas en Principal y Procesos Especiales: Al ingresar a esta opción queda de inmediato en ‘Perfiles’, se observa en la parte superior el listado de los que están creados en el sistema y al lado derecho en modo lista los parámetros o atributos necesarios para su configuración. Si elige la opción ‘Usuarios’ va a poder encontrar todas la personas que tienen acceso al programa y su nueva clave maestra e intervalo de digitación. De acuerdo a la opción principal que esté señalada, el sistema permite ejecutar procesos especiales como: Clonar Perfil : Útil para duplicar o copiar un perfil ya configurado, al dar clic en esta opción, se crea de inmediato un perfil con el código NUEVO por defecto, el cual debe ser editado asignando el código que corresponda y a continuación se modifican los atributos que se requieran, si así lo desea. Clonar Usuario : Útil para duplicar o copiar un usuario existente, al dar clic en esta opción se crea un usuario con el código NUEVO por defecto, el cual debe ser editado de inmediato asignando el código que corresponda y a continuación se modifican los campos que se requieran. Reiniciar Clave: Opción que cambia de ruta para su ejecución, tiene la misma funcionalidad de versiones anteriores, al dar clic en este botón el sistema genera alertas con relación al intervalo de fechas que el usuario tiene asignadas y reemplaza la clave asignada por la palabra NUEVO.

INTERVALOS DE DIGITACIÓN (ANTES PERIODOS) Al ingresar a esta opción « Seguridad » ya no se visualiza la pestaña « Periodos », para reemplazar su funcionalidad, se crea la columna Intervalo donde el usuario fácilmente debe seleccionar entre las siguientes opciones:

BOTÓN USO

Dia Permite al usuario digitar información sólo con la fecha actual.

Semana Permite al usuario digitar información de la fecha actual, siete días hacia atrás.

Mes Permite al usuario digitar información de la fecha actual, treinta días hacia atrás.

Mensual Permite al usuario digitar información en el mes actual, es decir del primer al último día del mes.


Anual Permite al usuario digitar información en el año actual, es decir del primer al último día del año.

Rango Al seleccionar esta opción se debe indicar la fecha desde y hasta en que el usuario podrá digitar información. De igual forma, si el campo hasta queda en blanco el usuario podrá ingresar datos hasta la fecha actual.

Nota: Al desaparecer la opción periodos, el usuario podrá consultar los comprobantes digitados, sin importar el intervalo que tenga asignado. CLAVE MAESTRA (ANTES CLAVE DESBLOQUEO) En Usuarios se modifica la columna « Clave de Desbloqueo » por « Clave Maestra », a partir de esta versión, al momento de crear una nueva empresa o actualizar esta columna, ya no asigna de forma automática la palabra NUEVO. La clave maestra únicamente se asigna a los usuarios cuyo perfil les permite desbloquear y ejecutar procesos especiales que el usuario supervisor autoriza. 2.2 DOCUMENTOS Al ingresar a esta ventana se visualizan cambios en la forma en que se definen y se consultan los documentos, en la parte superior izquierda se encuentra el botón opciones, al dar clic allí, se despliega un menú donde se clasifica la información en Documentos, Datos Asociados y Procesos Especiales.


Modo Lista y Modo Ficha : Las pestañas Modo Lista y Moldear cumplen las mismas funciones que en versiones anteriores. La pestaña Modo Ficha presenta cambios, al ingresar en el lado izquierdo está el listado de los documentos creados en el aplicativo, al seleccionar uno de ellos el sistema muestra al lado derecho de la pantalla los atributos del documento clasificados en Básico, Módulos, Inventario, Cálculos, Comprobante, Movimiento, Formatos, Contabilidad y Especiales. Para conocer el detalle de estos, dar clic en el botón ( + ) que acompaña cada grupo.

Datos Asociados : En esta sección sólo cambia la presentación de la ventana Logos y Mensajes , la funcionalidad es la misma con respecto a la versión 7.0, desde esta opción se asigna el logotipo de la empresa y las Notas para cada documento.

Procesos Especiales A partir de esta versión 7.2 se encuentran las opciones « Clonar» y « Menú con descripciones » . Clonar: En la configuración preestablecida que Mekano trae por defecto ya están definidos la mayoría de los documentos que se utilizan al registrar transacciones, con los atributos necesarios para su normal funcionamiento; estos documentos no podrán ser editados, ni eliminados por los usuarios del sistema, sin embargo el usuario respectivo podrá clonarlos (crear nuevos documentos a partir de los que ya existen) y editarlos según sus requerimientos.


Menú Con Descripciones: Al elegir esta opción, el sistema comprime el menú « Opciones », ocultando las frases descriptivas. IMPORTANTE: Con relación al consecutivo de comprobantes en la parte inferior de la ventana desde la opción Modo Lista, aparece la pestaña consecutivos, su funcionalidad es la misma que en versiones anteriores. NOTA : El Botón Ayuda que aparece en las ventanas tiene la misma funcionalidad de la tecla [ F1 ], es decir que con esta se activa la ayuda en línea.

2.3 TERCEROS De la misma forma que cambia la presentación de la ventana de documentos, al ingresar a esta opción se visualizan cambios para la creación de los terceros, en la parte superior izquierda se encuentra el botón « Opciones », al dar clic allí, se despliega un menú donde se clasifica la información en Terceros, Datos Asociados y Procesos Especiales. Terceros Las pestañas Modo Lista, Valores por Defecto y Moldear cumplen las mismas funciones que en versiones anteriores. La pestaña Modo Ficha presenta cambios, al ingresar en el lado izquierdo está el listado de los terceros creados en el aplicativo, al seleccionar uno de ellos, el sistema muestra al lado derecho de la pantalla los atributos de cada tercero clasificados en Identificación, Ubicación, Integridad, Complemento y Sólo Lectura, estas opciones se pueden Expandir con el botón ( + ) para conocer el detalle y Contraer ( ) para ocultarlos. Los datos complementarios, es decir Contactos, Sucursales, Direcciones, Autorretenciones quedan ubicados en la parte inferior de la ventana al ingresar desde la opción Modo Ficha. Como novedad.y se adiciona la pestaña «Gestión Documental». Gestión Documental: A partir de esta versión Mekano permite adjuntar a los terceros toda la información que se requiera, relacionando cualquier documento que pueda ser leído desde la web, como contratos, proyectos, pólizas, redes sociales, RUT, entre otros, para ello de clic en el botón (+) de la barra de funciones para insertar un registro y configure los siguientes campos:

CAMPO DESCRIPCIÓN

Item Campo automático donde el sistema asigna el número consecutivo al ingresar un nuevo registro.

Fecha Digite la fecha a partir de la cual queda incluido el documento. El sistema trae por defecto la fecha actual.

Asunto Digite la Descripción clara y concreta del documento a incluir.


Ruta Digite el enlace para ingresar al documento guardado en la web omitiendo las letras iniciales ( http://www. ) debido a que el sistema las asigna automáticamente. Por ejemplo si el nombre del enlace corresponde a https://vimeo.com/apolosoft/channels para que no quede doble, digite en este campo únicamente: vimeo.com/apolosoft/channels

Clasificación Campo que permite agrupar o clasificar los documentos para generar consultas.

Aprobado Campo que se debe activar para aprobar la relación del documento con el tercero.

Responsable Digite el código del usuario responsable de adjuntar el documento.

2.4 REFERENCIAS La presentación de la ventana Referencias también se modifica, al ingresar la información se encuentra en modo lista, en la parte superior izquierda se encuentra el botón « Opciones », al dar clic allí se despliega el menú que clasifica la información en Referencias o Productos, Datos Asociados y Procesos Especiales.

Referencias o Productos Las pestañas Modo Lista y Moldear cumplen las mismas funciones que en versiones anteriores.

La pestaña Modo Ficha presenta cambios, al ingresar en el lado izquierdo está el listado de las referencias creadas en el aplicativo, al seleccionar una de ellas, el sistema muestra al lado derecho de la pantalla los atributos de cada referencia clasificados en: Datos Básicos, Dimensiones, Nota y Foto, Configuración e Integridad, estas opciones se pueden Expandir con el botón ( + ) para conocer su contenido y Contraer ( ) para ocultarlo. Se incorpora la opción « Clonación» que permite crear de forma masiva las referencias tomando como base los atributos de una referencia creada previamente, lo cual agiliza el proceso de parametrización de nuevas empresas.


https://vimeo.com/apolosoft/channels

Para realizar el proceso oprima las teclas [ Ctrl ] + [ 3 ] o de clic en la opción Clonación , el sistema genera una nueva ventana donde se crean los registros con las nuevas referencias, para su creación digite los campos:

CAMPO DESCRIPCIÓN

Código Digite el código de la nueva referencia.

Nombre Digite el nombre completo de la referencia a crear.

Código Alterno Campo Opcional, digite en este campo otro código con el cual desea identificar la referencia.

Nombre Alterno Campo Opcional, digite en este campo otro nombre con el cual desea identificar la referencia.

Ubicación Digite la ubicación de la referencia si desea localizar fácilmente el producto.

Precio Útil para asignar el precio de venta que podrá ser utilizado en la asignación de las listas de precio.

Modelo Digite el código de la referencia que desea utilizar como modelo para copiar sus atributos a la nueva referencia, si lo desconoce utilice la búsqueda asociada digitando nombre o código de la misma.

Procesado En la parte inferior de la ventana encontrará el botón Clonar, al dar clic allí el sistema asigna de forma automática los atributos de la referencia modelo a todas las referencias creadas desde esta ventana, si se identifica que el código asignado ya existe el sistema no realiza ninguna operación y no activa este campo, caso contrario el sistema activa las referencias creadas correctamente.

El botón borra Historia es útil para eliminar los registros digitados en esta ventana y dejarla en blanco, al dar clic en esta opción el sistema solicita clave maestra y genera el mensaje: Datos Asociados Desde este menú podrá tener acceso a las tablas para configurar: Categorías, Medidas, Líneas, Lotes, Bodegas, Costos y Promociones.


2.5. PERSONAL La presentación de la ventana de Personal fue reestructurada bajo los mismos parámetros de la ventana Terceros, Documentos y Referencias, al ingresar, la información se encuentra en modo lista, en la parte superior izquierda se encuentra el botón « Opciones », al dar clic allí, se despliega el menú que clasifica la información en Personal, Datos Asociados y Procesos Especiales.

Como mayor novedad si en la empresa se tiene habilitado el módulo de Nómina, el usuario ya no tiene que crear un empleado en esta ventana y luego ir a crearlo también en la ventana Terceros, va a ahorrar tiempo porque ya existe una sincronización automática, tanto en el proceso de inserción como edición o mantenimiento. Este proceso se corre la primer vez al momento de actualizar el programa a la versión 7.2 y luego cada que se contabilice la nómina, lo anterior garantiza que la información va a permanecer unificada, por eso de ahora en adelante cuando se trate de insertar o modificar los datos de un empleado, el usuario debe hacerlo desde esta ventana directamente, es decir, ya no se puede hacer desde ambas ventanas. Personal: El Modo Lista, Valores por Defecto y Moldear cumplen las mismas funciones que en versiones anteriores. La pestaña Modo Ficha presenta cambios, al ingresar en el lado izquierdo está el listado de los empleados creados en el aplicativo, al seleccionar uno de ellos, el sistema muestra al lado derecho de la pantalla los atributos de cada empleado clasificados en: Identificación, Ubicación, Foto, Integridad y Complemento, estas opciones se pueden Expandir con el botón ( + ) para conocer su contenido y Contraer ( ) para ocultarlo, si lo requiere también puede realizar desde allí procesos de inserción y edición. Datos Asociados: Desde este menú podrá tener acceso a las tablas para configurar: Profesiones, Tipo de Aportes, Cotizantes, Sub Cotizantes. Opciones complementarias como: Aportes, Salarios y Constantes útiles para la configuración del Módulo de Nómina, y la pestaña comisiones quedan ubicados en la parte inferior de la ventana al ingresar usando el Modo Lista. Como novedad en esta ventana de igual forma que en los Terceros, se adiciona la pestaña « Gestión Documental » que permite adjuntar al personal, toda la información que se requiera, relacionando cualquier documento que pueda ser leído desde la web, por ejemplo: contratos, hoja de vida, enlaces a redes sociales, fotocopia de la cédula, entre otros.


Para ello de clic en el botón ( + ) de la barra de funciones para insertar un nuevo registro y configure los siguientes campos:

CAMPO DESCRIPCIÓN

Item Campo automático donde el sistema asigna el número consecutivo al ingresar un nuevo registro.

Fecha Digite la fecha a partir de la cual queda incluido el documento. El sistema trae por defecto la fecha actual.

Asunto Digite la Descripción clara y concreta del documento a incluir.

Ruta Digite el enlace para ingresar al documento alojado en la web y para que la ruta sea válida, recuerde que no puede incluir las tres primeras letras www , ni tampoco las iniciales http:// ( http://www. ) ; gracias a que el sistema lo asume de forma automática.

Clasificación Campo que permite agrupar o clasificar los documentos para generar consultas.

Aprobado Campo que se debe activar para aprobar la relación del documento con el empleado.

Responsable Digite el código del usuario responsable de adjuntar el documento.

2.6 SINCRONIZAR TERCEROS CON PERSONAL Esta nueva bondad es de gran utilidad para las empresas que tiene habilitado el módulo de Nómina de Mekano y que con frecuencia necesitan crear un nuevo empleado en la ventana Personal, ahora todos los empleados que se hayan creado en dicha ventana, son trasladados de forma automática a la ventana de ‘Terceros’, con el fin de evitar su doble creación, este proceso se realiza siempre al momento de contabilizar la Nómina. Tener en cuenta que ya el sistema no permite modificar en la ventana de Terceros algún dato perteneciente a un empleado, por lo tanto, si el código es el mismo, aparece un mensaje de advertencia indicando que dicha operación la debe ejecutar desde la ventana Personal. NOTA : Para las empresas que van a ser actualizadas, recuerde que los datos del empleado deben estar bien en la ventana Personal, porque al actualizar la versión, esta rutina de sincronización se ejecuta por defecto.


3. MENÚ CONFIGURACIÓN Antes Esquemas El menú llamado « Esquemas » en versiones anteriores, a partir de esta se denomina « Configuración », al ingresar se observa que los iconos de acceso cambian su ubicación, al lado izquierdo se encuentra el grupo Esquemas: Sociedades, Tributaria de Impuestos y de Retenciones, Esquema Contable, Histórico de Esquemas y Esquema de Nómina. Hacia el lado derecho otro submenú relacionados con la configuración contable: Cuentas, PUCs, Centros de Costo y Labores, Patrones, Medios y Libros.

3.1 SOCIEDADES TRIBUTARIAS Debido a la gran importancia que adquirió el tipo de Sociedad para la configuración de Esquemas de Impuestos y Retenciones, la opción Sociedades que antes estaba en la ventana Terceros, se trasladó para el Menú Configuración, por seguridad para acceder es necesario digitar la clave maestra y para su configuración se han insertado nuevos campos o columnas que permiten que la configuración tributaria en Mekano sea más simple para el usuario final y de su buena parametrización van a depender los cálculos automáticos realizados al comprar o al vender:

CAMPO DESCRIPCIÓN

Jerarquía Los tipos de Contribuyentes tienen una clasificación que en Mekano corresponde al tipo de sociedad, a su vez estos manejan unos niveles o jerarquías para establecer si se aplica o no la Retención por Iva. En esta columna se debe establecer esa Jerarquía asignando Niveles de 0 a 9, de esta forma el sistema aplica Reteiva solo cuando una sociedad tenga asignado un nivel superior a la sociedad a la cual le compra o vende, es importante resaltar que los contribuyentes que corresponden al mismo nivel deben tener asignado el mismo código de jerarquía.

Autorretenedor Campo que se activa para las sociedades que están clasificadas como autorretenedoras. Si al momento de actualizar la empresa este campo queda con una sombra, recuerde editarlo y dejarlo bien sea activado o inactivado.

Aplica Impuestos al Comprarle Campo que se activa si el impuesto a las ventas debe ser calculado al momento de comprarle al tipo de sociedad que se está configurando, en caso contrario, el campo debe quedar en blanco.

Aplica Impuestos al Venderle Campo que se activa si el impuesto a las ventas debe ser calculado al momento de venderle al tipo de sociedad que se está configurando, en caso contrario, el campo debe quedar en blanco.

VISTA PREVIA Esta nueva versión tiene activada la Vista Previa en la mayoría de ventanas del programa, basta con ubicarse en la opción y luego oprimir la tecla [ F6 ], para ingresar al motor de impresión y desde allí personalizar el reporte que desea imprimir o tan sólo consultar.


LIGAS Para visualizar los submenú de esta ventana se crea el botón « Opciones », al desplegarlo se observa la opción “ Ligas ”, que corresponde al campo utilizado en versiones anteriores desde los Esquemas de Impuestos y Retenciones, para crear los conceptos de Retención por iva que el sistema toma para su respectivo cálculo al momento de elaborar comprobantes. A partir de esta versión las Ligas juegan un papel importante en el manejo de los Patrones de Contabilización Automática. 3.2 TRIBUTARIA IMPUESTOS Antes Esquemas de Impuestos Una de las grandes ventajas que tiene esta nueva versión es la optimización de la parte tributaria, lo que representa para el usuario agilidad al iniciar con el manejo y la parametrización del sistema. Adicional, la empresa puede definir fácilmente cuál es su impuesto principal y su impuesto alterno, es decir, manejar diferente tarifa y así el impuesto es calculado automáticamente al facturar, según previa configuración del documento. BOTÓN IMPUESTOS Al ingresar a esta opción el sistema se ubica en el primer icono llamado ‘Impuestos’, allí se observan en la parte superior los impuestos que maneja su empresa, de la misma forma que en versiones anteriores, para su correcta contabilización el usuario debe tener asignadas las cuentas contables que correspondan, según su criterio y sus respectivos atributos. En la parte inferior de la ventana, para mayor comprensión ya aparecen las pestañas:

Detalle: Según el impuesto señalado en la parte superior, el sistema muestra el Año, Valor y Tarifa vigente para cada impuesto.

Cuentas: Esta pestaña es de sólo consulta, permite recordar el nombre de las cuentas asignadas al impuesto,

Cuenta Débito, Cuenta Crédito, Devolución Débito y Devolución Crédito.

ESQUEMAS Al ingresar a este segundo botón, se observa que en la parte superior de la ventana los diferentes Esquemas de Impuestos disponibles para ser asignados a las referencias (productos, servicios o gastos). En la parte inferior se realiza la configuración de los grupos de impuestos a incluir en dicho esquema; seleccione el esquema a configurar y a continuación inserte un nuevo registro en la pestaña « Grupo de Impuestos dentro del Esquema » y configure:


CAMPO DESCRIPCIÓN

Esquema Campo donde el sistema asigna por defecto el código del esquema, seleccionado en la parte superior.

Tipo de Impuesto Digite el código que corresponde al tipo de impuesto que desea incluir en el Esquema, este campo sirve para elegir el impuesto principal o por defecto que Mekano va a tomar al momento de facturar. Si no lo recuerda, como siempre puede activar el motor de búsqueda

Grupo Indique a qué tipo de transacción corresponde el esquema: Compra o Venta.

Impuesto Alterno Esta es una nueva bondad, útil para manejar otro tipo de impuesto, ejemplo Impoconsumo utilice este campo para digitar el código del tipo de impuesto alterno. Para este manejo es necesario también utilizar un tipo de documento que tenga activado el atributo ‘impuesto alterno’. En otras palabras y a manera de ejemplo, si la empresa brinda el servicio de catering y a la vez, realiza venta por mostrador (cafeteria), en este campo debe configurar el impuesto del 8% y crear otro documento factura de venta, manejando el impuesto alterno.

Descripción Tipo de Impuesto

Campo de asignación automática, donde el sistema muestra la descripción del impuesto seleccionado.

IMPORTANTE: A partir de esta versión ya no es necesario realizar la configuración tributaria para los impuestos desde esta ventana, esta se realiza una sola vez, desde la ruta « Configuración» , Opción « Sociedades Tributarias». SUBMENÚ PROCESOS Al dar clic en este submenú el sistema muestra la opción Actualiza Valores Históricos, con su ejecución permite para el año actual, crear de forma automática los registros según el año inmediatamente anterior, asignando de inmediato el año, valor y tarifa por cada tipo de impuesto. El usuario sólo debe verificar que dichos campos correspondan a la normatividad vigente, debido a que el sistema toma siempre como base el último registro digitado. 3.3 TRIBUTARIA RETENCIONES Antes Esquemas de Retenciones Esta opción cuenta hoy en día con una gran ventaja y es que mediante una Configuración básica, el usuario podrá ejecutar en su empresa una rutina llamada ‘Propaga Configuración’, para obtener automáticamente todas las combinaciones posibles para el cálculo exacto de retenciones, es decir, lo que en versiones anteriores era una labor manual y algo compleja, ahora para el asesor contable va a ser mucho más fácil porque en pocos minutos y según su propio criterio podrá configurar la tabla tributaria que va a usar para el cálculo automático de retenciones. Lógicamente, si se trata de una empresa que ya tiene bien parametrizada su tabla de retenciones, esta bondad no aplica y en tal caso, por seguridad durante la fase de actualización, el sistema bloquea todos sus registros, para evitar que algún usuario ejecute por error dicha rutina.


BOTÓN RETENCIONES Esta es la ventana inicial, es decir, que al momento de ingresar quedará ubicado en esta opción, allí se observa en la parte superior todas las retenciones existentes, tenga en cuenta que si su empresa ya tiene las retenciones bien parametrizadas en versiones anteriores, esta ventana puede dejarla tal y como está, no es necesario que realice ninguna actividad. Si se trata de una empresa nueva, que apenas se está configurando, recordemos que Mekano ya trae incorporada en su estructura base prediseñada, todos los tipos de retención que aplican para Colombia, configuradas correctamente y adicional si tiene habilitado el módulo Contable, basta con el que usuario asigne las cuentas contables para su correcta contabilización, según su criterio y/o si es del caso, cree allí todos los conceptos que requiera. Para que la configuración tributaria sea automática y poder utilizar la nueva rutina ‘Propaga Configuración’, es necesario clasificar cada retención desde la columna ‘ Clase ’, seleccionando según como corresponda las opciones: Retefuente , Reteiva , Reteica , Retecree y No Aplica . NOTA : Pero si su empresa requiere manejar unos descuentos a pie de factura que corresponden a otra clase, por ejemplo descontar el impuesto de estampilla, debe ponerse en contacto con un técnico de soporte para que le ayude.

Según el concepto seleccionado, en la parte inferior de la ventana encontrará las pestañas: Valores Históricos de la Retención y Cuentas.

Valores Históricos de la Retención: Ú til para conocer el Año, Base, Valor y Tarifa vigente para cada año.

Cuentas: En esta pestaña podrá consultar el nombre de las cuentas asignadas a las retenciones: Cuenta Débito, Cuenta Crédito, Devolución Débito y Devolución Crédito.

VENTANA CONFIGURACIÓN Recordemos que partir de la versión 7.2, la configuración Tributaria de las Retenciones en una nueva empresa es más sencilla, se realiza una sola vez y se hace directamente desde esta ventana, donde aparecen las opciones necesarias para configurar las retenciones que se deben practicar según la transacción: compra o venta , finalmente, basta con ejecutar el botón ‘Propaga Configuración’ para que se arme automáticamente toda la tabla de retenciones, aquella que será utilizada para que Mekano desde ese momento, calcule y/o descuente correctamente dichos valores al momento de facturar. Después de configurar las Retenciones y verificar que la clase esté correctamente asignada, de clic en el botón configuración, luego clic en el botón inserta Configuración con el fin de que el sistema arme de forma automática la configuración tributaria agrupada por clase:


Al ingresar a esta ventana, por defecto aparece lista para comenzar a configurar las retenciones en ‘Compras’, es decir, definir las directrices cuando mi empresa compra a cada tipo de sociedad, indicar si para dicha retención el sistema debe aplicar, publicar o asumir. Lo mismo debe hacer cuando se haga clic en el botón ‘Ventas’ ubicado en la parte inferior, se debe indicar si mi empresa al momento de vender a la respectiva sociedad, Mekano deberá aplicar, publicar o asumir dicha retención. NOTAS : =>Recuerde hacer clic en el botón ( + ), para desplegar el filtro de agrupación y para realizar algún cambio, oprima la tecla [F2] y para grabar [F3]. =>Esta ventana también puede manejarse como una tabla dinámica, haciendo agrupaciones y filtros que facilitan su previa validación.


PASOS PARA EJECUTAR LA RUTINA PROPAGA CONFIGURACIÓN :

1. Asignar clase : Tener asignado el campo ‘Clase’ en la ventana anterior, para todos y cada uno de los conceptos a configurar

2. Insertar Configuración : Dar clic en el botón ‘Inserta Configuración’, allí el sistema arma para cada tipo de

sociedad, todas las retenciones agrupadas por Clase: Retefuente, Reteiva, Reteica y Retecree.

3. Compras o Ventas : A continuación de clic en el botón Compras o Ventas, según la transacción que desea configurar , para expandir la información de clic en el botón ( + ) y observe la combinación que el sistema requiere, teniendo en cuenta el tipo de sociedad asignado previamente al tercero datos empresa Vs el tipo de sociedad del tercero que nos vende o a quién vendemos.

4. Definir Atributos : Active los campos Aplica, Publicar y Asumir de acuerdo al criterio contable y manejo de

cada empresa. Se recomienda utilizar otra agrupación, para verificar desde otro punto de vista, que los atributos hayan quedado bien definidos.

5. Armar Tabla Tributaria : Finalmente basta con oprimir el botón ‘Propaga Configuración’ para que según la

parametrización existente en esta ventana, el sistema arme la tabla de retenciones en forma automática. Para consultarla ingrese al botón « Tributaria ». El único requisito es que dicha tabla no esté bloqueada.

VENTANA TRIBUTARIA Recordemos que con esta versión para la implementación de las empresas nuevas, ya no es necesario establecer de forma manual la relación entre el tipo de sociedad de mi empresa Vs el tipo de sociedad de las empresas con la cuales se realizan transacciones de compra y venta, debido a que el sistema lo hace de forma automática, ejecutando el botón « Propaga Configuración » (botón ‘ Configuración ’). Aquí el usuario encontrará todas las retenciones por compra y venta, tal como serán calculadas según el tipo de sociedad con la cual mi empresa va a interactuar. IMPORTANTE : Al generar el proceso de forma automática desde el botón « Propaga Configuración » el sistema bloquea la configuración tributaria establecida desde el menú « Configuración», para impedir que esta se modifique de manera involuntaria, es decir oprimiendo nuevamente el botón propaga configuración.

Si desea que la configuración tributaria que ya tiene establecida, se modifique automáticamente al dar clic en propaga configuración, desmarque la columna bloqueado haciendo clic en el botón “Desbloquea”. Para evitar cambios bloquee nuevamente la configuración utilizando el botón “Bloquea”

NOTA: Las empresas que ya tienen establecida su configuración tributaria desde versiones anteriores y son actualizadas, podrán verificar que esta tabla no se altera, por ende, queda igual a como se tenía y el sistema la bloquea por seguridad, para su conservación la columna ‘Bloqueado’ queda por defecto activada.


VENTANA ESQUEMAS Como de costumbre, los Esquemas permiten agrupar los diferentes tipos de retención para ser asignados a las referencias al momento de su creación, para hacerlo de clic en la opción Esquemas y cree o seleccione el Esquema al que quiere añadir un tipo de retención, luego en la parte inferior de clic en la pestaña «Grupo de Retenciones dentro del Esquema», para adicionar o modificar los tipos de retención pertenecientes al Esquema. SUBMENÚ PROCESOS Al dar clic en este submenú aparece una nueva funcionalidad, la opción Actualiza Valores Históricos, que permite crear de forma automática los registros con el año, base, valor y tarifa para cada tipo de retención. El usuario debe verificar que dichos campos correspondan a la normatividad vigente, debido a que el sistema toma como base el último registro digitado.


3.4 ESQUEMA CONTABLE Esta ventana tiene cambios en su presentación, se ha dividido con el fin de facilitar la configuración de los Esquemas Contables, al ingresar, quedará ubicado en la opción Esquemas , en la parte superior se crean los Esquemas contables, asignando el código y el nombre según corresponda y en la parte inferior, se observa la pestaña llamada « Configuración », desde allí se asignan las cuentas para el proceso de contabilización automática, diligenciando los siguientes campos:

CAMPO DESCRIPCIÓN

Esq Campo de sólo consulta que indica el Esquema contable seleccionado para su configuración

Grupo Campo de Tipo Selección (on/off) para indicar a qué grupo de transacción corresponde el esquema: Compra, Venta, Traslados o Ajustes.

Concepto Según el grupo seleccionado, indique qué módulo se afecta al momento de realizar la transacción: Inventario, Cartera, Contado, Descuento, Juego, Producción o Deterioro.

Cuenta Débito Digite la cuenta de naturaleza débito donde quedará registrada la transacción.

Cuenta Crédito Digite la cuenta de naturaleza Crédito donde quedará registrada la transacción.

Nombre Cuenta Débito

Campo de sólo consulta donde el sistema muestra el nombre de la cuenta débito digitada.

Nombre Cuenta Crédito

Campo de sólo consulta donde el sistema muestra el nombre de la cuenta Crédito digitada.

NOTA : No olvide utilizar las teclas [ F2 ] y [ F3 ] o el botón de la barra de funciones, para editar y guardar los cambios. 3.5 PARÁMETROS PATRONES En esta nueva versión de Mekano se optimizó la rutina Patrones útil en el Módulo Contable, gracias a esta opción el usuario podrá configurar fácil y libremente la Contabilización Automática de comprobantes, es así como ya no se requiere usar la forma tradicional de registrar información (digitar uno a uno los débitos y créditos), ahora basta con que el usuario configure por una sola vez sus diversos Patrones y Mekano se encargará de armar su contabilidad, de tal manera que la persona encargada de digitar la información, no requiere conocer la parte contable o tributaria. Para predefinir esta ventana se requiere de una correcta configuración del Plan de cuentas (atributos Centros, Activos Terceros y Cartera), de los Terceros (codigo de sociedad), los Documentos (y los tipos de Retenciones) y las opciones Tributaria Impuestos y Tributaria Retenciones (tarifa y tipo de Liga). Ver Patrones de Contabilización Automática. La ventana presenta varios cambios, al ingresar se observan las opciones Patrones, Conceptos y Plantilla, cada una de estas hace parte del paso a paso para su configuración:


VENTANA PATRONES La estructura base prediseñada que posee Mekano ya tiene configurados los Patrones más comunes, los cuales aparecen disponibles al crear una nueva empresa usando esta nueva versión. Dichos Patrones modelo son: Factura de Compra, Factura de Venta, Comprobante de Egreso, Recibo de Caja y Causación de Gastos. Cada usuario debe asignar sólamente en la columna [ CTA CONTRA ], las cuentas contrapartida que correspondan a la transacción.

Para crear un nuevo patrón utilice la tecla [ Insert ] de su teclado o con el botón [ + ] de la barra de funciones y configure los siguientes campos:

CAMPO DESCRIPCIÓN

Código Campo alfanumérico de diez caracteres donde el usuario digita el código de patrón, se sugiere que este tenga relación con el tipo de documento a contabilizar.

Nombre Digite el nombre asignado al patrón de contabilización.

Tipo Digite o seleccione el tipo de documento donde será digitado el patrón de contabilización. UtilIce la búsqueda asociada por código o por nombre.

Cuenta Contra Digite la cuenta contable o contrapartida a utilizar para efectos del manejo de partida doble en la transacción,en otras palabras, es la cuenta donde debe ir el resultado final de dicha transacción. Ejemplo 130505 en Ventas y 220505 en Compras.

Descripción cuenta contra partida

Campo automático donde el sistema asigna el nombre de la cuenta Contra.

VENTANA CONCEPTOS Después de crear los patrones y asignar la cuenta contrapartida, es necesario definir desde esta opción la cuenta partida, según la naturaleza de la transacción (Débito o Crédito) y la cuenta a utilizar en descuentos; en el mismo renglón se debe ligar el impuesto creado desde el menú « Configuración ».


De igual forma, al crear una nueva empresa en Mekano, en esta ventana aparecen los conceptos más comunes, los cuales el usuario puede modificar o incluso insertar todos los que requiera. Cuando la operación a realizar involucra diferentes tipos de impuestos, es necesario crear nuevos conceptos donde se especifican las cuentas y el impuesto.

Para el cálculo de las Retenciones en la fuente, Retencion por Iva y Retención Cree, se debe elegir según criterio contable, el documento donde estas serán aplicadas: bien sea Documento Principal (Factura de Venta Factura de Compra) o Documento Secundario (Recibo de Caja Comprobante de Egreso), si se elige el documento principal es necesario establecer una relación entre el impuesto y las retenciones, lo cual es posible a través de una “liga” asignada al concepto de Retención (Compras, Servicios, Arrendamientos, Honorarios, etc), esta liga se establece directamente desde las ventanas Impuestos y Retenciones en la columna « Tipo Liga ». De esta forma cuando se elabora un comprobante, el sistema compara internamente el tipo de sociedad del tercero de la empresa con el tipo de sociedad del cliente o proveedor, Mekano va a calcular las retenciones de acuerdo a la configuración realizada en las retenciones y lo aplica según la liga establecida. Como requisito para configurar el documento secundario se debe crear un concepto por cada retención, teniendo en cuenta que en el campo signo se debe elegir la opción “ Ninguno ” y en la columna “ Retención ” se debe seleccionar la retención a practicar (Recuerde que dicha retención ya debe tener asignadas las cuentas desde la opción Tributaria Retenciones, por esta razón no es necesario digitar aquí la cuenta).


VENTANA PLANTILLA Esta opción permite verificar si la configuración del patrón se ha realizado correctamente, justo al ingresar el sistema despliega toda la información que corresponde a las cuentas, su naturaleza, atributos y los impuestos y en la parte final la columna « Válido» indica si existen o no inconsistencias. Cuando el campo está inactivo quiere decir que es necesario revisar la parametrización del patrón y corregirlo.

Observemos que en la parte inferior de la ventana se encuentran las pestañas Variables y Prorrateo: PESTAÑA VARIABLES: Después de crear correctamente los conceptos es necesario asignarlos al Patrón que corresponda, para esto de clic en la pestaña variables y en la columna concepto, digite el código del mismo o realice la búsqueda por asociación, digitando algunas letras del código o el nombre. PESTAÑA PRORRATEO: Corresponde a una nueva funcionalidad, útil para aquellas empresas que requieren cambiar la contabilización previamente establecida en el Patrón. Por ejemplo para las empresas que manejan Costos ABC, es una herramienta muy útil debido a que desde allí puede cambiar la distribución de los centros de costos, llevando un porcentaje a otras cuentas. Para ello configure los siguientes campos:

CAMPO DESCRIPCIÓN

Cta Origen Digite la cuenta donde se realiza la contabilización inicial.

Cta Destino Digite la cuenta hacia donde desea trasladar la contabilización inicial.

Centro Digite el código del centro de costos al cual desea asignar la nueva contabilización.

Factor Porcentaje del valor total que será prorrateado para este registro débito o crédito


Descripción cta Origen Campo de sólo consulta, el sistema muestra allí el nombre de la cuenta origen.

Descripción cta Destino Campo de sólo consulta, el sistema muestra allí el nombre de la cuenta destino.

MATERIAL EN VIDEO : Para conocer en detalle su funcionalidad, desde la siguiente ruta y en cualquier momento (7/24) podrá consultar el video completo www.vimeo.com/apolosoft/patrones .


http://www.vimeo.com/apolosoft/patrones

4. MÓDULO CONTABLE 4.1 MOVIMIENTO MANUAL Esta ventana ya permite observar el listado de todos los comprobantes elaborados en el módulo contable, independiente al intervalo que tenga asignado el usuario actualmente conectado. Los campos que se relacionan son: Tipo, Prefijo, Nombre Documento, Formato, Total Comprobantes, Mis comprobantes, Tránsito, Descuadrados, NIIF y Consecutivo. Además, según el atributo máximo en tránsito del perfil, el sistema ya restringe la digitación, es decir, la creación de nuevos documentos, tomando como base la cantidad de documentos que tenga pendientes por terminar, visibles en la columna ‘Tránsito’ de esta ventana

Es importante aclarar que a partir de esta versión se podrán consultar y desbloquear comprobantes sin importar el intervalo de digitación que el usuario tenga asignado, pero si desea editar comprobantes con fecha diferente al intervalo asignado, el sistema genera el siguiente mensaje de alerta y no permite hacer modificaciones. 4.2 MOVIMIENTO AUTOMÁTICO (Patrones de Contabilización) Esta poderosa herramienta hace que la digitación de movimiento contable sea más rápida y sencilla, desde allí el usuario asigna de forma ágil los datos básicos del comprobante, fácilmente puede editar, verificar, eliminar, bloquear y generar y contabilizar automáticamente toda la información. Ruta Patrones: Menú « Contable », Opción « Movimiento Automático », Pestaña « Patrones »


Al ingresar a esta opción el sistema presenta los patrones ya creados desde Parámetros Patrones, los campos son informativos y el usuario debe seleccionar el patrón base para elaborar el comprobante. Dichos campos son:

CAMPO DESCRIPCIÓN

Código Corresponde al código asignado al patrón al momento de su creación.

Nombre Descripción detallada del patrón.

Tipo Corresponde al tipo de documento donde será digitado el patrón de contabilización.

Cuenta Contra Cuenta contable o contrapartida a utilizar para efectos del manejo de partida doble en la transacción. Ejemplo 130505 en Ventas y 220505 en Compras.

Signo Partida Signo de la cuenta partida configurada desde la opción conceptos.

Abono Campo que se activa cuando el documento es secundario y maneja la cartera contable.

Válido Campo que indica si el patrón cumple con todas las condiciones necesarias para realizar la contabilización de forma automática.

Riguroso Campo que se activa cuando el perfil del usuario tiene activo el atributo Riguroso.

Impuestos Cuando esta columna está activa significa que el patrón a utilizar esta configurado para calcular los impuestos de forma automática.

Retenciones Cuando esta columna está activa significa que el patrón a utilizar esta configurado para calcular las retenciones de forma automática.

VENTANA COMPROBANTES Luego de seleccionar el patrón, de clic en el botón «Comprobantes» o utilizando las teclas [ Ctrl ]+[ 2 ], con flecha abajo ingrese un nuevo registro digitando los siguientes campos que corresponden al encabezado del comprobante.

CAMPO DESCRIPCIÓN

Tipo Campo automático, el sistema trae el tipo de documento ligado al patrón previamente seleccionado.

Prefijo Código del prefijo que corresponde al documento a elaborar.

Número Cuando el tipo de documento no tiene consecutivo automático, digite el número del comprobante a elaborar.

Fecha Fecha de elaboración del comprobante.

Escenario NIIF Escenario para realizar la contabilización bajo Norma Internacional.

Centro Centro de costos que corresponde a la contabilización a realizar.

Tercero Digite el código del tercero que corresponde al comprobante, recuerde utilizar la búsqueda asociada por código o por nombre. Desde esta opción también podrá crea terceros al vuelo.


Nombre Tercero Campo automático donde el sistema muestra el nombre del tercero asociado al código seleccionado previamente.

Bloqueado Al activar este campo el comprobante quedará bloqueado al momento de generarlo.

Nota Digite allí la nota del comprobante.

Calculado Campo que se activa al calcular de forma automática impuestos y retenciones.

Generado Campo que se activa luego de generar o contabilizar el patrón.

Botón Borrar: Opción que se activa también con las teclas [ Ctrl ] + [ 4 ] solo desde la opción Comprobantes y permite borrar un comprobante siempre y cuando éste no haya sido generado. en contabilidad Botón Asistente: Al terminar de digitar los datos del encabezado del comprobante de clic en el botón « Asistente » u oprima la tecla [ F3 ], de esta forma se activa la ventana «Asistente de Contabilización», donde se digita el valor que corresponde a la transacción y de las variables cuando el Patrón las incluye (Conceptos); para terminar use en cualquier momento la tecla [ F5 ] o de clic en el botón finalizar. De manera opcional para avanzar use el teclado oprimiendo flecha a la derecha o seleccionando el botón siguiente, para conocer el cálculo de los impuestos, avance nuevamente para visualizar las retenciones. Botón Simulador: Luego de finalizar se activa la opción Simulador donde el sistema muestra en pantalla la contabilización del comprobante para su verificación.

Botón Verificación: Opción que se activa también con las teclas [ Ctrl ] + [ 6 ], allí se muestra el listado de los comprobantes elaborados desde « Movimiento Automático » con fecha actual. Botón Generar Uno: Opción que se utiliza para contabilizar los comprobantes generados desde patrones de forma individual. Botón Generar Pendientes: Opción que se utiliza para contabilizar todos los comprobantes generados desde patrones.

En la parte inferior de la pantalla se encuentra la opción Auto Incremental de tipo ON OFF, al estar activa genera de forma automática el consecutivo asignado a los comprobantes en el campo Número.


4.3 ESTADÍSTICAS AUTOMÁTICOS Desde esta ventana podrá obtener el resumen de la información generada desde Movimiento Automático, en un rango de fecha determinado, relacionada con Variables, Impuestos y Retenciones. Ruta: Menú « Contable », Opción « Estadísticas Automáticos »

Como complemento para permitir el análisis comparativo de la información, generar gráficos directamente desde el aplicativo y que cada usuario moldee los datos según sus necesidades, se incluye la generación de cubos desde esta misma ventana relacionados con Variables, Impuestos y Retenciones. Botón Variables: Mekano permite tener control de los consumo en diferentes unidades de medida como vatios o watts, metros cúbicos, minutos, etc, utilizados generalmente en las facturas de servicios públicos; desde la opción Variables se discrimina la información de dichos consumos en las columnas: Fecha, Tipo, Prefijo, Número, Tercero, Concepto, Valor, Descuento, Nota, Descripción concepto, Descripción Tercero. Botón Impuestos: Al seleccionar esta opción el sistema muestra en pantalla el resumen de los impuestos que se generan al elaborar comprobantes a partir de patrones, detallando Fecha, Tipo, Prefijo, Número, Tercero, Impuesto, Precio, Descuento, Base, Valor Impuesto, Nota, Descripción impuesto y Descripción Tercero. Botón Retenciones: Al seleccionar esta opción el sistema muestra en pantalla el resumen de las retenciones que se generan al elaborar comprobantes a partir de patrones, detallando Fecha, Tipo, Prefijo, Número, Tercero, Retención, Base, Valor Impuesto, Valor Retención, Asumir, Nota, Descripción Retención y Descripción Tercero.


NOTA: Cada una de estas ventanas , al igual que la mayoría de las ventanas de Mekano, permite realizar filtros y ordenar las columnas a gusto del usuario. MATERIAL EN VIDEO : Para conocer en detalle su funcionalidad, desde la siguiente ruta y en cualquier momento (7/24) podrá consultar el video completo www.vimeo.com/apolosoft/patrones . 4.4 CONCILIACIÓN BANCARIA En esta versión es mejorada la rutina Conciliación Bancaria, al ingresar se observa que la apariencia de la ventana cambia, tiene nuevos datos y se modifican los botones Conciliación y Movimiento asimismo, se incluyen los botones Recalcula, Moldear, Vista Previa, imprimir y Salir. Se resalta que ya aparece el usuario que elaboró la conciliación y por seguridad, sólo él dueño podrá desmarcar un registro ya conciliado. Al ingresar el sistema se ubica directamente en la opción Conciliaciones y muestra en pantalla el listado de las conciliaciones previamente elaboradas, allí se observan las columnas Código, Nombre, Desde, Hasta y Cuenta utilizadas desde versiones anteriores y se incluyen las columnas Conciliado Inicial, Debitos, Creditos, Conciliado Final , Saldo Inicial y Saldo Final. En la parte inferior derecha, estan las estadisticas de las conciliaciones que se van actualizando a medida que se marcan y desmarcan las partidas.

En versiones anteriores la conciliación era muy básica, se chequeaba, se guardaba y se imprimía sólo una vez para adjuntar al extracto bancario y cada que se generaba el reporte, tocaba digitar el valor inicial, con la limitante que no se podía reimprimir una conciliación cuando ya existían conciliaciones futuras; Ahora a partir de la versión 7.2 es más versátil y ofrece varias posibilidades para generar la información y reimprimir libremente cualquiera de ellas. Para la empresa o contabilidad que ha sido actualizada de versión, basta con verificar en cada Conciliación los campos y diligenciar la columna Conciliado Inicial , según el saldo inicial del extracto bancario. Finalmente dar clic en el botón Recalcula para que el sistema tome los cambios y actualice automáticamente los valores. Para efectuar una nueva conciliación, se hace normalmente y se asigna una sola vez el Valor Inicial, a continuación debe dar clic en el siguiente botón Movimiento para que se genere todo el listado donde se deben marcar los valores conciliados, recuerde que automáticamente se actualizan en la región inferior, los campos débitos, créditos y totales.


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Cuando quedan partidas por conciliar y se concilian en periodos posteriores, el sistema las resalta con color diferente y en la columna conciliación indica el número en la cual fue incluida, esto permite que el sistema genere el histórico de la conciliación, es decir que pueda comparar la que se elaboró inicialmente con la conciliación que fue modificada. Los campos Moldear, Vista Previa e Imprimir tienen la misma funcionalidad de todas las ventanas del aplicativo, destacando que se podrá obtener información de los campos conciliados y además ahora ya es posible imprimir directamente la conciliación desde esta ventana, al igual que desde la ruta Consultas, Reportes. MATERIAL EN VIDEO : Para conocer en detalle su funcionalidad, desde la siguiente ruta y en cualquier momento (7/24) podrá consultar el video completo www.vimeo.com/apolosoft/conciliacion . 4.5 RUTINA AUDITORÍA Al seleccionar la opción Movimiento cuando se ejecuta la rutina auditoría, se incluyen dos nuevas columnas de gran utilidad: Usuario y Nombre del Tercero, visible para las cuentas que manejan dicho atributo.


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5. MÓDULO GESTIÓN ADMINISTRATIVA 5.1 PIPELINE (Antes Pedidos y Despachos) La rutina conocida como Pedidos y Despachos en versiones anteriores, que era utilizada para la conversión automática de documentos, a partir de la versión 7.2 se identifica como Pipeline, en ella se incluyen cambios y mejoras representativas que agilizan los procesos de compra y venta, es decir, cuando se utilizan varios documentos dentro de un ciclo de compra o venta (Remisiones, Cotizaciones, Pedidos, etc), su contenido se traslada de forma automática y el usuario no necesita digitar nuevamente la información.

Hoy Mekano cuenta con una herramienta más completa y versátil, que se adapta perfectamente a las necesidades de cada empresa. Es importante conocer los pasos y requisitos para su correcta ejecución, ellos son:

a. PASO 1. Enlazar Documentos: En la parte inferior de la ventana Documentos se incorpora una nueva pestaña llamada « Destinos Pipeline », útil para unir el documento origen con los diferentes documentos destino; En la primera imagen se observa por ejemplo que el documento origen corresponde a una Cotización y el documento Destino es una Remisión, asimismo en la segunda imagen, se enlaza la Remisión con la Factura de venta.

b. PASO 2. Elaborar Documentos Origen Elaborar normalmente todos los documentos origen que requiera, según el caso, desde el menú « Gestión », Opción « Movimiento Gestión».

c. PASO 3. Ejecutar Rutina Pipeline Para convertir o trasladar uno, varios o todos los documento Origen requeridos por el usuario y de forma automática generar el documento Destino, ingrese al menú « Gestión », allí se encuentra la opción llamada « Pipeline »:


Al acceder aparece en pantalla la ventana Procesos de Compra y Venta, seleccione allí el embudo (Pipeline) que desea iniciar, bien sea Compras o Ventas y también determine la fecha inicial a partir de la cual desea que el sistema genere la información:

ADVERTENCIA : Un proceso Pipeline no puede quedar pendiente, por lo tanto, una vez inicie la ruta, siempre deberá finalizarla, debido a que el sistema trabaja en línea, es decir, que al pasar a otra fase se realiza minería de datos a la información digitada, para que los datos visualizados sean correctos y actualizados. Use el botón ‘Siguiente’ que está ubicado en la parte inferior derecha de la ventana, para poder avanzar A continuación aparecen en pantalla todos los tipos de documentos ‘Origen’ que están habilitados para el uso de esta rutina, seleccione el que desea convertir y de clic en el botón siguiente.

A continuación el sistema muestra el listado de los terceros que tienen documentos pendientes por convertir, al expandir su contenido con el botón ( + ) podrá observar los siguientes datos: Código del Tercero, Referencia, Nombre Referencia, Solicitado, Despachado, Total pendiente. Seleccione el Tercero respectivo y de clic en el botón siguiente.


Luego el sistema habilita la ventana con el listado de las referencias solicitadas por el tercero. En la parte superior están las opciones Marcar y Desmarcar, necesarias para editar las tres primeras columnas que están resaltadas:

Procesar: El sistema activa por defecto este campo, si desea excluir la referencia basta con que inactive el campo.

Cantidad: Solo si lo requiere, con la tecla [ F2 ] puede modificar la cantidad del producto a despachar o recibir. Recalcula Precio: Si al momento de convertir el comprobante, los precios han sido modificados, podrá

actualizarlos de forma automática, activando este campo. Los demás campos se relacionan directamente con datos del documento origen: Tipo, Prefijo, Número, Vencido, Referencia, Descripción Referencia, Solicitado, Despachado, Pendiente, Disponible (Saldo total del producto) Bodega, Fecha y Vence.

Después de seleccionar las referencias de clic en el botón siguiente, allí el sistema habilita las ventana con los datos del encabezado del comprobante, con el fin de que el usuario edite los campos que sean necesarios y finalice el proceso para armar el comprobante en el módulo gestión de forma automática.

d. PASO 4. Terminar Documento Destino Debemos tener presente que la rutina Pipeline genera un documento y lo deja en tránsito (congelado) para que el usuario respectivo verifique, termine, imprima y/o exporte a pdf, según el proceso normal de facturación, aprovechando todas las validaciones y controles que brinda Mekano. Para ello finalmente ingrese al menú « Gestión », seleccione el tipo de documento, de clic en comprobantes, luego en opción Movimiento, verifique y termine el comprobante.


NOTA: Cuando el comprobante está configurado para validar saldos, el sistema controla las existencias y si existen saldos negativos, no permite finalizar el comprobante generando el siguiente mensaje de advertencia.

MATERIAL EN VIDEO : Para conocer en detalle su funcionalidad, desde la siguiente ruta y en cualquier momento (7/24) podrá consultar el video completo www.vimeo.com/apolosoft/pipeline . 5.2 RUTINA PROTOTIPOS Facturación en Bloque La Rutina Prototipos ha sido rediseñada y ampliada su funcionalidad, catalogada como otra de las grandes bondades que ofrece Mekano, gracias a que permite simplificar el proceso de facturación para que mediante un clic, cualquier persona pueda generar múltiples facturas, de gran utilidad para condominios, conjuntos habitacionales, edificios, empresas de telefonía, de servicios públicos y privados, cuya facturación mensual tenga un factor común.

Para su ejecución, al igual que los demás procesos del aplicativo, es necesario establecer una previa configuración, que consiste en:

Crear las referencias a facturar.

Activar el atributo « Prototipo » a cada uno de los terceros que serán incluídos en esta rutina.

Definir si desea agrupar la facturación por zona o actividad económica.

Crear el documento base como “Prototipo”, donde se incluyen las referencias a facturar.

PASOS PARA EJECUTAR ESTA RUTINA Paso 1 CREAR PROTOTIPO BASE: Elabore normalmente el documento Modelo o Prototipo base, desde el menú « Gestión », Opción « Movimiento Gestión», donde se relacionan las referencias a facturar. Paso 2 DEFINIR PARÁMETROS: Ingrese al menú « Gestión » y allí se encuentra la opción de acceso a la rutina « Prototipos », basta con ejecutarla. Si el proceso se viene generando desde versiones anteriores, el sistema muestra la facturación en bloque previamente generada. Para crear un Prototipo, ubíquese en el último registro y oprima la tecla flecha abajo o simplemente oprima el botón ‘Nuevo’, configure los siguientes campos y finalice con la tecla [ F3 ].


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CAMPO DESCRIPCIÓN

Código Campo automático, el sistema asigna la numeración que corresponde al siguiente prototipo.

Descripción Detalle del proceso a realizar.

Tipo Tipo de Documento Modelo para generar los demás documentos.

Prefijo Prefijo asignado al documento Modelo para generar los demás documentos.

Número Número del documento Modelo para generar los demás documentos.

Fecha de Comprobantes

Fecha de elaboración de los comprobantes a generar en bloque.

Fecha Vence Fecha de vencimiento de los comprobantes a generar en bloque.

Fecha Corte Campo útil para establecer la fecha hasta donde serán generados los intereses de mora cuando se incluya en la rutina el cobro de estos.

Tasa Diaria Interés Digite en porcentaje la tasa de interés diaria para calcular los intereses a facturar.

Inicio de la Mora Seleccione la fecha a partir de la cual el sistema tomará los comprobantes para calcular los intereses de mora: Fecha Comprobante, Fecha Vencimiento, Inicio Mes (Toma el primer día calendario del mes al que corresponda la factura), Fin de Mes (Toma el último día calendario del mes al que corresponda la factura).

Método Para calcular los intereses Mekano permite elegir entre las opciones Mensual (30 días) y Total (Total dias en Cartera).

Lista de Precio Active este campo si requiere que el sistema genere las facturas con las listas de precios que cada tercero tiene asignada.

Zona Este campo permite generar la facturación en bloque dividida por zonas, digite el código de la zona, sólo si lo requiere, de lo contrario, debe dejar este campo en blanco

Actividad Este campo permite generar la facturación en bloque por Actividades, digite el código de la actividad, sólo si lo requiere, de lo contrario, debe dejar este campo en blanco.

Formato Impresión Campo numérico donde se indica el formato de impresión a utilizar desde esta misma ventana, según los formatos que el documento modelo tenga predefinidos. Recuerde que Mekano le permite generar la impresión en tres formatos diferentes y que en cualquier momento el usuario puede utilizar desde la opción ‘ Impresión ’ del menú ‘ Gestión ’.

Procesado Campo de sólo lectura, que se activa automáticamente cuando se procesa o genera la facturación en bloque.

Bloqueado Campo que el sistema activa de manera automática, es decir, cuando se termina o contabiliza la facturación en bloque de inmediato queda activado.

Impreso Campo de tipo consulta, donde el sistema asigna la fecha de impresión de las facturas generadas en bloque desde esta ventana.

Usuario Campo de asignación automática, allí el sistema indica el código del usuario que lo ejecutó.


Paso 3: Verifique la información utilizando los botones:

Referencia: El sistema muestra las referencias a facturar según el documento Modelo. allí se visualizan los campos Referencia, Nombre de la Referencia, Cantidad, Unitario, Bruto, Interés, Serial, Esquemas de Impuesto, Retención, Contable y Alterno y Mensaje de Alerta.

Terceros: El sistema genera el listado de los terceros incluidos en el proceso de facturación detallando datos como: Tercero, Nombre del Tercero, Factor, Lista de Precios, Tipo de Sociedad. Precios: Desde esta opción podrá verificar que precios tienen asignadas las referencias a facturar. Los campos que se visualizan son: Lista de Precio, Referencia, Nombre de la Referencia, Precio y Alerta donde el sistema indica si hay inconsistencias con los precios. Intereses :Al ingresar a esta opción el sistema genera el listado de los terceros que tienen saldo en cartera y de acuerdo al Método seleccionado muestra el valor calculado para cada uno de ellos. Análisis: Desde esta ventana podrá verificar cada uno de los comprobantes tomados como base para el cálculo de los intereses, en pantalla se genera el listado de los terceros y cada uno tiene la opción de expandir los datos con el botón [ + ]. Los datos que se muestran son: Tercero, Tipo, Prefijo, Número, Fecha, V:Vence, C:Corte, Mora, Débitos, Créditos, Base Calculada, Base Interes, Tasa Interes Día, Interés

Comprobantes: En esta ventana se genera el listado de los terceros que se incluye en la rutina luego de Procesar la información, con los datos Tipo, Prefijo y Número de factura asignado a cada uno. Cuando no ha sido terminado el proceso el número es negativo de forma temporal y cuando se termina, el sistema asigna el número que corresponde al consecutivo automático. Descartar: Este botón es útil para eliminar los comprobantes que no serán incluidos en la rutina, se debe seleccionar el registro y con clic en este botón el sistema excluye el documento, siempre y cuando el proceso no esté terminado. Después de verificar la información, utilizando las distintas opciones que la herramienta ofrece, podrá generar la facturación en bloque con clic en este botón. Solo de esta forma se podrán visualizar desde la opción comprobantes. Este botón se utiliza para eliminar los comprobantes asociados a un Prototipo, si requiere editar los campos del prototipo primero debe borrar los comprobantes, realizar los cambios y procesar.

Este proceso es irreversible. Solo cuando se ha verificado que la información es correcta y está lista para generar, se oprime este botón, el sistema asigna el número consecutivo que corresponde a cada comprobante de forma definitiva y los bloquea quedando listos para imprimir en bloque directamente desde esta ventana o también desde la opción Gestión / Impresión .

MATERIAL EN VIDEO : Para conocer en detalle su funcionalidad, desde la siguiente ruta y en cualquier momento (7/24) podrá consultar el video completo www.vimeo.com/apolosoft/prototipos7a .


http://www.vimeo.com/apolosoft/prototipos7a

PROTOTIPOS ESPECIALES La rutina prototipos tiene bondades adicionales, si se requiere realizar facturación en bloque de forma especializada, es decir, incluir el uso de listas de precios por Terceros, cálculo de intereses de mora y el manejo de conceptos de facturación a partir de un factor asignado al cliente, es necesario tener en cuenta:

Listas de Precios Al activar este atributo cuando se genera el prototipo, el sistema reemplaza el valor unitario del documento base por el valor de la lista de precios que tiene cada tercero. Para ejecutar el proceso se debe tener en cuenta: Que las listas de precios estén creadas y que incluyan las referencias a facturar Que los Terceros a incluir en la rutina, tengan asignadas las listas de precios correspondientes.

Cálculo de intereses de mora Por medio de la Rutina Prototipos es posible calcular de forma automática los intereses de Mora que se generan por los saldos en cartera de cada uno los clientes, para ejecutar el proceso se debe validar: Que en el menú «Parámetros» Opción «Referencias» esté creada la referencia _Interes. Que las referencias a facturar tengan activado el atributo interés. Incluir en el documento base la referencia _Interes. Diligenciar las columnas Fecha de Corte, Tasa Interés diaria, Inicio de la Mora y Método.

Importante : Para que los intereses a facturar en bloque generen el impuesto a las ventas, la referencia debe tener asignado correctamente el respectivo impuesto.

Manejo de factor Mekano permite adicionar a las facturas, otros conceptos adicionales a las referencias o servicios, las empresas que generan cobros por concepto de administración por área, consumo de energia, minutos, etc, podrán hacer uso de esta herramienta. Es así como el sistema multiplica automáticamente el factor asignado a cada Tercero, por el valor unitario que se digita en el documento Modelo y arma la respectiva factura. Configure previamente: Referencias : En el menú «Parámetros» Opción «Referencias» debe estar creada la referencia _Factor. con los

atributos No valoriza, No Costea, No valida saldos. Terceros : En el menú «Parámetros» Opción «Terceros» verificar que los clientes a incluir en la rutina prototipos y

que tienen un manejo especial a través de Factor, tengan dicho atributo con la información actualizada antes de generar la rutina.

NOTA: Si lo desea, también puede utilizar la herramienta impresión en bloque, disponible desde el menú consultas opción Reportes y si requiere utilizar otro tipo de formato, puede enviarnos un ticket para brindarle mayor información según su requerimiento. MATERIAL EN VIDEO : Para conocer en detalle la funcionalidad de esta opción, desde la siguiente ruta y en cualquier momento (7/24) podrá consultar el video completo www.vimeo.com/apolosoft/prototipos7b .


http://www.vimeo.com/apolosoft/prototipos7b

5.3 VENCIMIENTO AUTOMÁTICO Cuando se establecen los valores por defecto de los documentos y se asigna un ‘Plazo’ en días, al momento de su creación desde Movimiento Gestión, el sistema siempre ha asignado automáticamente la fecha de vencimiento, la novedad es que ahora aplica también cuando el usuario cambia la fecha del documento, es así como la fecha vence se recalcula con tan solo grabar el dato con la tecla [F3]. Este campo puede editarse si es necesario, oprimiendo la tecla [F2].

5.4 COMISIÓN EN VENTA Y/O RECAUDO El manejo de esta rutina es optimizado al asignar la nueva columna « Genérica » en la ventana Personal, opción Comisiones, que permite que se asignen de forma general los porcentajes de comisión por Venta y Recaudo a cada vendedor, sin tener que hacerlo línea por línea; esto permite que se realicen varias combinaciones al momento de asignar los porcentajes:

Si requiere que el porcentaje asignado en ventas y/o recaudos, sea el mismo para todas las líneas, genere un

registro y a una sola línea asigne los porcentajes o valores que correspondan, activando el campo en la columna « Genérica ». De esta forma, el sistema aplica los mismos porcentajes para todas las líneas que se creen en el aplicativo, sin requerir hacerle mantenimiento cada que se cree una nueva LÍnea en Mekano.

Si desea que sólo algunas líneas tengan porcentajes diferentes, para la mayoría cree el primer registro y

active el campo « Genérica » y para las líneas que tienen porcentajes diferentes, cree nuevos registros asignando los campos respectivos e inactive la columna « Genérica », de esta forma el sistema respeta los valores asignados para dichas líneas y aplica un mismo porcentaje para las demás líneas existentes.

Para asignar de forma específica porcentajes por cada línea, cree un nuevo registro para cada una de estas y

de forma individual digite los porcentajes o valores según corresponda, sin activar el campo « Genérica ».


6. MENÚ CONSULTAS 6.1 ESTADOS FINANCIEROS (en Línea con región de Filtro) El menú Consultas es optimizado con el fin de facilitar la generación de los RICG (Reportes, Informes, Cubos y Gráficos). La información que se genere desde allí es en línea, no hay necesidad de realizar procesos adicionales para visualizar reportes e informes actualizados. Al ingresar a este menú se observa un nuevo botón llamado ‘Estados Financieros’, de gran utilidad porque en un sólo lugar el usuario va a disponer de todos sus saldos contables y lo mejor, que su manejo es más amigable y su ejecución es más rápida que en versiones anteriores.

Importante: Cuando se generan Estados Financieros y el sistema detecta que existen comprobantes descuadrados, se presenta el siguiente mensaje de Alerta, con el fin de revisar y organizar su estado, recuerde que al existir comprobantes descuadrados y la información que se genera puede ser inconsistente. Desde esta opción se generan las consultas relacionadas con los saldos de las cuentas, para su comprensión dichas consultas están agrupadas: Estados Financieros, Estados Financieros Especiales, Libros y Saldos de Cuentas, Pagos, Saldos de Cuentas por Centros, por Sedes, por Terceros, Tributarios Expedir Certificados, Tributarios Solicitar Certificados. En la parte superior de la ventana se observan los botones inicio, Expandir, Contraer, Moldear, Desmoldear, Explorar, Vista Previa, Imprimir, Exportar y Salir. Como novedad se incluyen en esta misma ventana las pestañas Reportes e Informes, los botones y las pestañas cumplen las mismas funciones que se encuentran en el menú consultas. Asimismo, al lado derecho de la ventana se incluye la región de ‘ Filtro ’, donde cada usuario podrá elegir los atributos que desea incluir para generar los estados financieros, los campos a seleccionar son:


CAMPO DESCRIPCIÓN

Usuario Campo automático, el sistema asigna el código del usuario que genera la información

Desde Indique la fecha inicial para generar la consulta o selecciónela desplegando el calendario.

Hasta Indique la fecha hasta donde desea generar la consulta o selecciónela desplegando el calendario.

Nivel Digite el número entre 1 y 30 que corresponda a los dígitos de la cuentas, según el nivel hasta donde desea generar la información, para mayor comprensión, también puede seleccionar el nombre correspondiente: 1 Dígito: Clase, 2 Dígitos: Grupo, 4 Dígitos: Cuenta, 6 Dígitos: Subcuenta y 30 Dígitos: Auxiliar.

Movimiento Cero Marque este campo si desea incluir cuentas que no tengan movimiento en el periodo seleccionado.

Con Centros Marque este campo si desea que en la consulta se discrimine la información por los diferentes centros de costos que la empresa maneja.

Con Sedes Marque este campo si desea que en la consulta se discrimine la información por las diferentes Sedes que la empresa maneja.

Con Terceros Marque este campo si desea que en la consulta se discrimine la información por cada uno de los terceros involucrados en las transacciones.

Con Activos Marque este campo si desea que la consulta discrimine la información por cada uno de los activos (Fijo, Biológico, Diferido, Variable) involucrados en las transacciones.

Con Empleados Marque este campo si desea que en la consulta se discrimine la información por cada uno empleado involucrado en la transacción. Útil cuando se maneja el módulo Nómina

Por Centro Permite generar la información por un solo centro de costos, digite el código correspondiente y adicional en la parte superior, marque el campo ‘Con Centros’. Si no recuerda el código haga uso del motor de búsqueda.

Por Sede Permite generar la información por una sola sede, digite allí el código respectivo y adicional recuerde marcar el campo ‘Con Sedes’.

Por Tercero Permite generar la información por un solo tercero, basta con digitar el código según corresponda y adicional en la parte superior, debe marcar el campo ‘Con Terceros’.

Por Activo Permite generar la información por un solo Activo (Fijo, Biológico, Diferido, Variable), digite el código respectivo y adicional debe marcar el campo ‘Con Activos’.

Por Empleado Permite generar la información por un solo empleado, digite el código correspondiente y adicional debe marcar el campo ‘Con Empleados’.

En Orden Alfabético Útil para ordenar alfabéticamente los datos previamente seleccionados.

En Miles Al activar este campo el sistema genera los estados financieros en miles.

En Moneda Extranjera Si la empresa está configurada para el manejo de moneda extranjera, active este campo y el sistema genera automáticamente la información convirtiendo las cifras según la tasa de cambio registrada en la ventana Parámetros Tesorería Monedas.


Finalmente, seleccione el tipo de reporte sobre el cual desea visualizar la información, es decir, Reporte Nativo o Personalizado y haga clic en el botón Ejecutar. ADVERTENCIA : Como bondad en esta versión ya no se requiere ejecutar procesos de cierre o actualización de saldos, porque todo es en línea. Por ende, si Mekano está configurado para que al facturar contabilice en forma automática el juego del inventario (método permanente), recuerde que el periodo debe estar desbloqueado, de lo contrario, el sistema no realiza ningún cálculo, ni ajuste. (ver más adelante el tema « Bloqueos Juego »).

Reporte Nativo se trata de reportes que se pueden enviar a una impresora de inyección o de tinta, cuya presentación es más elegante, incluye bandas, fondos y negrillas. Es la forma sugerida para exportar a pdf

Reporte Personalizado Se trata de reportes que se pueden enviar a una impresora matriz de punto (matricial), lo que agiliza la impresión de reportes extensos, porque el tipo de fuente es sencilla y de impresión rápida.

NOTA : Otra novedad de esta versión es que cuando el usuario Exporta algún RICG (Reporte, Informe, Cubo o Gráfico), el sistema genera un mensaje con el nombre de la carpeta donde queda ubicado el archivo, indica el nombre del archivo y al final la extensión del mismo (pdf, html, txt, xml, xsl y xls según el caso).


6.2 EXPORTAR INFORMES A PDF En esta nueva versión al momento de exportar Informes (tablas dinámicas), se incluye el formato PDF, antes de hacerlo es necesario generar primero la vista previa, como mínimo ejecutarla y luego ahí si ‘Exportar’, además recordemos que el sistema también genera la ruta donde quedan almacenados los respectivos archivos.

6.3 CONSULTAS USUARIO ACTUAL Mekano permite generar RICG (Reportes, Informes, Cubos y Gráficos) filtrados por el usuario actualmente conectado, es decir, si se conecta el usuario con código “MARÍA”, sólo va a poder ver la información digitada por ella; de gran utilidad cuando se quiere restringir el acceso a contenido. Para mayor claridad, puede ir a ver el Reporte cuyo nombre es RELACIÓN COMISIONES POR VENDEDOR SEGÚN USUARIO ACTIVO .


7. MENÚ HERRAMIENTAS El menú herramientas incluye nuevas opciones de gran utilidad porque amplían los controles y la posibilidad de auditar, verificar y procesar la información.

7.1 LOG CAMBIOS Al ingresar a la opción « Log cambios », podrá visualizar todas las modificaciones realizadas a la información, desde las ventanas Plan de Cuentas, Documentos, Referencias, Terceros y Rubros. Mediante esta herramienta de control, el usuario a cargo puede conocer en detalle la fecha y hora exacta de modificación de los registros en dichas ventanas, como también el código del usuario que lo realizó, el campo que fue editado, dejando evidencia del total de cambios, con una huella comparativa de la información anterior y actual, el código y el nombre del campo afectado.

7.2 DIAGNÓSTICOS CON CLAVE Al igual que en otras opciones, por seguridad en esta nueva versión se requiere digitar la clave maestra, esto con el fin de que sólo el usuario autorizado pueda ingresar a esta importante ventana, lugar donde podrá observar las inconsistencias que posee internamente la empresa y determinar la mejor forma de dar solución manual o automática. RUTINA ACTUALIZA TODA LA CONTABILIDAD Opción ubicada en el submenú ‘Automáticos’ de esta ventana, sólo aplica si tiene habilitado el Módulo Contable. Se ejecuta una sola vez y es cuando se actualiza la empresa a esta nueva versión, sirve para trasladar los saldos de las cuentas hacia una nueva tabla, creada para optimizar los procesos de consulta en línea de los Estados Financieros.


7.3 PROCESOS En versiones anteriores, la opción « Procesos » estaba ubicada en el Menú « Consultas », a partir de la versión 7.2 queda ubicada en el menú « Herramientas », mediante una clasificación por Módulo encontrará diferentes procesos o rutinas que ayudan a corregir, complementar, actualizar, conciliar y reemplazar datos que no fueron parametrizados correctamente y que requieren modificarse. Para expandir la información de cada grupo de clic en el botón [ + ] y si conoce el nombre, simplemente podrá digitar parte de él en el campo de búsqueda y oprimir la tecla [ Enter ]. 7.4 BLOQUEOS JUEGO (Antes Reconstruir) Esta opción se ha reestructurado y es de gran importancia para los clientes que usan el sistema de facturación (Módulo Gestión Administrativa) y que además tienen todo configurado para que Mekano calcule y contabilice automáticamente el juego del inventario, entonces desde aquí se podrá controlar dicha contabilización, de tal manera que todo período de digitación debe estar desbloqueado para que el sistema internamente ejecute tanto el cálculo, como el ajuste contable para el traslado del juego de inventario. Recuerde siempre que si el campo ‘Juego Bloqueado’ está en blanco o inactivo, significa que ese período está desbloqueado y por ende, si ejecuta el proceso desde esta ventana o si hace uso del botón « Ejecutar » ubicado en la región de Filtro del Menú « Consultas », el sistema de inmediato calcula y contabiliza el juego, asimismo asigna la fecha y hora exacta en la columna Fecha Cálculo. IMPORTANTE : Si desea proteger la información para que el Juego del Inventario se conserve, independiente de los cambios que algún usuario realice en el sistema de facturación y garantizar que sus estados financieros no cambien, debe ‘ Bloquear ’ el periodo.


Cabe resaltar que los atributos de los Documentos (Valoriza y Costea) y de las Referencias (Valoriza, Costea y Saldos), deben estar bien definidos y en lo posible, evitar el desbloqueo de documentos en años o meses anteriores, debido a que los cambios que se generen, pueden llegar a alterar de ahí en adelante todos los Estados Financieros. Tenga en cuenta que en esta nueva versión, esta rutina fue optimizada, para que el usuario pueda comprender más fácilmente su contenido y hacer seguimiento y auditoría a todos los cambios generados en movimiento. Al ingresar se observan en la parte superior de la pantalla los botones: Resumen Mensual, Log, Desbloqueados, Impacto, Resumen Juego, Vista Previa, Automáticos y Salir, veamos la funcionalidad de cada submenú: Ventana Resumen Mensual Al ingresar a esta opción, el sistema muestra en pantalla todos los períodos existentes en la empresa, con los siguientes campos:

Periodo: Corresponde al año de digitación y cálculo del juego de Inventarios. Mes: Corresponde al mes de digitación y cálculo del juego de Inventarios. Juego Bloqueado: Campo que se activa o inactiva utilizando los botones Bloquear Juego y Desbloquear Juego ubicados en la parte inferior de la ventana.

Para bloquear o desbloquear el periodo seleccionado, haga clic en el botón respectivo, allí el sistema solicita la clave maestra y según el caso, genera un mensaje de notificación, avisando si permite o no actualizar el juego de inventarios al ejecutar el proceso Juego del mes .

ADVERTENCIA : Si en algún momento el usuario requiere desbloquear un documento y cambiarlo de fecha, trasladarlo para otro mes, recuerde que ambos meses serán afectados, pero si dichos períodos están bloqueados, tenga en cuenta que el juego no cambiará, incluso quedará contabilizado en la fecha anterior, de eso se trata precisamente el Bloqueo de períodos, que independiente de las modificaciones que se realicen al documento, el Juego se conserva tal cual.


Juego Calculado: Campo que se activa o inactiva al dar clic en el botón « Juego del mes»

ubicado en la parte inferior de la ventana.

Al seleccionar un periodo cuyo juego está bloqueado y ejecutar el proceso « Juego del mes », el sistema no realiza ningún cálculo y muestra el siguiente mensaje:

Los demás campos que aparecen en la ventana son informativos, indican si para los periodos relacionados se ejecutaron procesos automáticos desde otros módulos del aplicativo.

Ventana Log: Permite visualizar en orden cronológico todos y cada uno de los procesos que se han ejecutado desde la ventana anterior Resumen Mensual, con relación al bloqueo, desbloqueo y cálculo del juego de inventarios, allí se muestra la fecha y hora exacta de ejecución, el código del usuario, el año y el mes en que se ejecutó el proceso. Los registros que aparecen en color azul son una especie de alerta porque en esa fecha dicho usuario desbloqueo ese mes o periodo.

.

Ventana Desbloqueados: Desde esta opción el sistema genera un informe detallado de todos los comprobantes que han sido desbloqueados, desde el más reciente hasta el más antiguo, haciendo comparativos con datos anteriores y actuales de Fechas, Impresión, Terceros y Usuarios, además se incluyen los atributos Valoriza y Costea de dicho documento, para un mejor análisis del Impacto.


ADVERTENCIA : En esta ventana se debe tener mucho cuidado con los documentos que tiene inactivo el campo ‘Misma Fecha’ para prevenir inconsistencia en cierres o informes ya presentados, es por eso nuestra recomendación de asignar a cada usuario que trabaja en el sistema, un intervalo o rango de digitación justo y conveniente.

Ventana Impacto : Al seleccionar un comprobante desde la ventana anterior ‘Desbloqueos’ y dar clic en el botón ‘Impacto, el sistema genera un informe detallado de los comprobantes que fueron o que podrían ser afectados al momento de calcular nuevamente el juego de inventarios, allí se relacionan los campos Tipo, Prefijo, Número, Fecha, Tercero, Nombre Tercero, Referencia y Nombre Referencia.

NOTA : Recuerde que para poder que se ilumine este botón y consultar el ‘Impacto’, debe ubicar el cursor en la ventana ‘Desbloqueos’ y elegir el comprobante.

Ventana Resumen Juego : En esta ventana el sistema presenta los saldos Débito, Crédito y Neto de las cuentas que intervienen en el juego de inventarios (14 y 61) en los diferentes periodos en que han sido actualizados.

SUBMENÚ AUTOMÁTICOS : Recrea todo el juego de Inventarios: Desde esta pestaña es posible Recalcular el juego de inventarios de forma general para todos los periodos en los que se han modificado documentos con atributo Costea y Valoriza. Al seleccionar esta opción el sistema solicita la clave maestra y modifica el costo de la mercancía vendida en todos los periodos donde encuentre cambios, siempre y cuando no esté Bloqueado.


Recrea Todos los Ponderados: Al seleccionar esta opción el sistema Recalcula el Sistema de Valoración de Inventarios de forma masiva en todos los periodos en los que se han modificado Facturas de Compra con el atributo Valoriza. Al seleccionar esta opción por seguridad el sistema solicita la clave maestra y modifica el promedio ponderado en todos los periodos donde encuentre cambios. MATERIAL EN VIDEO : Para conocer en detalle su funcionalidad, desde la siguiente ruta y en cualquier momento (7/24) podrá consultar el video completo www.vimeo.com/apolosoft/bloqueosjuego . 7.5 RUTINA CONSOLIDAR CÓDIGOS Cuando se consolidan Tablas del aplicativo, Terceros, Referencias, Cuentas, etc, el sistema crea una huella con el registro de la operación y genera un mensaje donde se muestran los cambios, indicando cómo estaban los datos en el campo anterior y como quedan en el campo actual, al final genera el número total de diferencias entre ambos registros y el sistema solicita que se confirme la operación teniendo en cuenta dichos cambios. NOTA : En la parte inferior de la ventana aparece un campo de tipo on/off, que permite activar e inactivar el historial de cambios según el registro donde esté ubicado el cursor

7.6 RECOLECTOR Cuando se activa el explorador de comprobantes desde las diversas opciones que poseen el requisito (Tipo, Prefijo, Número), se observan claramente todas las ‘Notas’ digitadas en movimiento por cada registro, la cual corresponde a la Nota del cuerpo del documento, que se puede habilitar según el caso para elaborar algún comprobante, esto facilita la búsqueda y análisis de la información.


http://www.vimeo.com/apolosoft/bloqueosjuego

7.7 BÚSQUEDAS EN GENERADOR En esta ventana « Generador » del menú « Herramientas », se incorpora la búsqueda asociada desde la banda superior, lo que facilita el proceso de asignación de Nivel, Prioridad y Tablero, para aplicar a los Perfiles de Usuario y que puedan acceder desde el menú « Consultas » a sus respectivos RICG (Reportes, informe, Cubos y Gráficos).


8. MEKANO SERVER 8.1 TRANSFORMAR Al activar e ingresar al Mekano Server, el primer cambio consiste en que el nombre de la columna « Actualizar » ha cambiado por « Transformar », es sólo para mejor comprensión, se trata de la misma rutina que aparece en el menú Base de Datos. Su función es la misma que en versiones anteriores, es así como permite transformar una base de datos (empresa o contabilidad) de una versión inferior a la versión que tenga actualmente Mekano, en otras palabras, se trata de transformar su estructura para poder ingresar a ella desde la versión 7.2. NOTA : Recuerde que luego de « Transformar », debe elegir de nuevo la empresa y ejecutar el proceso « Importar Contenido », para que su contenido también sea actualizado. 8.2 MENÚ BASE DE DATOS En el Menú Base de Datos se observa que las opciones se agrupan en dos sesiones, en la parte superior aquellas opciones que incluyen procesos individuales a la base de datos seleccionada previamente, es decir, A una Empresa y en la región inferior procesos que se pueden realizar en bloque, es decir, A todas las Empresas. Con relación al proceso Transforma Todo, recuerde que sólo lo ejecuta para las empresas que están activadas (campo ‘Activa’ en ‘S’). La nueva rutina « Validación » es de uso técnico y sirve para detectar inconsistencias de manejo. 8.3 RUTINA EXTRACTAR El uso de esta herramienta para extractar datos de una empresa a otras, presenta las siguientes mejoras:

Cuentas únicamente traslada aquellas cuentas que no existen en la empresa destino. Terceros extracta todo menos el Tercero Datos Empresa de la Base de Datos Origen. Documentos solo traslada los que no estén creados en la empresa Destino.


8.4 CONSOLIDAR CONTABILIDADES Esta nueva rutina permite unir la información de varias empresas a nivel de saldos contables, es decir, unificar estados financieros y poder obtener todas las consultas que se deseen, de gran utilidad para los Holding o franquicias, al poder obtener desde Mekano informes unificados y clasificados por sedes; Si desea ejecutar el proceso es necesario tener en cuenta los siguientes requisitos: a. Todas las empresas a consolidar, deben estar en la misma versión y en especial que su proceso de actualización haya quedado completo, es decir, que se haya ejecutado la rutina de « Actualiza toda la contabilidad » desde la ruta « Herramientas », « Diagnósticos », « Automáticos », lo cual se puede corroborar tan sólo ejecutando un Balance. b. Se debe crear una nueva empresa “Resultante”, que no tenga Movimiento. c. El código de las empresas a consolidar no puede ser superior a 15 caracteres, ni contener caracteres especiales, ni espacios. Ejecución del Proceso

1. Active el Mekano Server e ingrese con la clave correspondiente, elija la empresa ‘Resultante’ donde quedará la información consolidada.

2. Luego de clic en el Menú « Empresa », Opción « Consolidar » y active con el mouse o con barra espaciadora el campo Consolidar en las empresas que desea unir.

3. Finalmente de clic en el botón « Consolida », el sistema genera el proceso y al terminar muestra el mensaje “Consolidación de Empresas Concluida”, de esta forma podrá ingresar a la empresa que contiene la información consolidada, para realizar análisis y consultas que requiera.

Trucos de Manejo:

El botón ‘Valida PUC’ es opción, permite comparar el plan contable de la empresas a consolidar y es el usuario quien decide hacer las correcciones o ejecutar de una el proceso.

Si desea seguir utilizando la empresa Resultante para futuras consolidaciones, recuerde que no puede digitar en ella movimiento, por eso en caso de requerir hacer ajustes contables, la mejor alternativa es que los registre en la empresa origen y vuelva a ejecutar la consolidación, la otra opción, es crear una contabilidad exclusiva para ajustes e incluirla en el proceso.


8.5 RUTINA CIERRE ANUAL A partir de la Versión 7.2, Mekano permite ejecutar automáticamente el « Cierre Anual » de una empresa, de gran utilidad para reducir el tamaño de una base de datos. Este proceso realiza automáticamente lo siguiente:

a) Es creada una nueva empresa que se identifica con el mismo código, seguido de un guión bajo y el año de cierre: ejemplo HOSPITEC_2015. Dicha empresa queda como copia disponible para ser consultada en cualquier momento

b) Ejecuta el cierre anual trasladando todos los saldos al 31 de diciembre del año seleccionado, cerrando así CxC, CxP, Tesorería, Inventario, Balance, e la empresa hacia donde se trasladan los saldos de las cuentas y adicionalmente

Para realizar el proceso ingrese al Mekano Server, Menú « Empresa », Opción « Cierre Anual », digite el año o periodo correspondiente al cierre y de clic en el botón « Cerrar ».

Trucos de Manejo:

El proceso siempre tiene que finalizar, no se puede interrumpir. Previamente realizar en la empresa todos los cierres respectivos (conciliación bancaria, declaraciones, cierre

cuentas de resultado, entre otros), porque recuerde que todo su movimiento será borrado y sólo quedarán saldos iniciales.

Es requisito realizar copia de seguridad por si ocurre algún problema con el computador y no termina el proceso, así se puede luego restaurar dicha copia

8.6 CREACIÓN DE EMPRESAS Al crear una nueva Empresa o Contabilidad el sistema trae por defecto una preestructura (estructura básica prediseñada), que incluye: Perfiles, Usuarios, Sociedades, Documentos, Impuestos, Retenciones, Pucs, Patrones de Contabilización automática, bancos, formas de pago, Políticas y Revelaciones para NIIF, Reportes, Indicadores y Declaraciones, entre otros, que el usuario ajusta libremente según su criterio y necesidad, lo cual agiliza el proceso de implementación y parametrización de Mekano. ATENCIÓN : Luego de crear la empresa con esta nueva versión ya no es necesario actualizarla o más bien transformarla, debido a que el sistema lo hace de forma automática, por ende, ésta ya puede ser creada sin tener que cerrar Mekano.


9. OTRAS BONDADES 9.1 INSPECTOR DE CAMPOS Cuando el campo es de integridad y requiera consultar datos adicionales, es decir, conocer información que está incluida en otras tablas del sistema, recuerde que tiene disponible el Inspector de campos que se activa con las teclas [ Shift ]+[ F4 ]. Ventana Esquema Impuestos Según la imagen se tomó el campo código de cuenta

Ventana Terceros Según la imagen se tomó el campo sociedad

9.2 BASE DIARIA RETENCIÓN El manejo de base diaria para esta nueva versión es mejorada, el sistema suma todos documentos que corresponden a un mismo grupo (Compras o Ventas), a crédito y de contado que se realizan a un mismo tercero en un solo día y que superan la base de retención en la Fuente establecida por ley, para calcular de forma automática la retención en la fuente en aquellos documentos que tienen activados los atributos « Retenciones » y « Base Diaria ».


RECUERDE: Es muy importante definir en qué tipo de documento se publican las retenciones, porque este atributo se activa solo en UNO de los documentos que intervienen en el ciclo de la transacción, es decir, si es en compras se define en el documento FC (Factura de Compra) o en el CE (Comprobante de Egreso), nunca debe estar activo en ambos, ni en documentos de devolución en comprar y para las ventas, debe estar definido en el documento FV (Factura de Venta) o RC (Recibo de Caja), igualmente no puede estar en ambos y mucho menos en los documentos devolución en ventas. 9.3 EDITAR [F2] Y GRABAR [F3] Por seguridad siempre que un registro o dato del aplicativo deba ser editado o modificado, se requiere usar la tecla [ F2 ], esto garantiza la intención de cambio y evita que se realicen cambios involuntarios a la información, recuerde que también debe grabar el cambio con la tecla [ F3 ] de lo contrario saldrá un mensaje de advertencia “El último cambio no se guardó. Guarde siempre antes de salir con F3”.

9.4 FECHA POR DEFECTO Al ingresar a las ventanas desde donde se digita Movimiento en Mekano, Menú Contable (Automático o Manual) y Menú Gestión, el sistema permite asignar una fecha por defecto, siempre y cuando dicha fecha corresponda al Intervalo permitido para el usuario que realiza la operación, en caso de no estar autorizado, el sistema genera de inmediato un mensaje de alerta hasta que se corrija la fecha.

Para activar esta nueva funcionalidad, útil para desatrasar contabilidades, haga clic en el icono calendario y digite la fecha, finalice seleccionando la opción « Generar », para anular la acción simplemente haga clic en el botón « Borrar » y de inmediato queda habilitada la fecha actual.

“Gracias por permanecer con nosotros y seguir confiando en nuestra herramienta empresarial”


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