MP-GEC Manual de Gestión de compras - girag.com · PROCESO EMISOR DEL DOCUMENTO: Calidad y...

MP-GEC

MANUAL DE GESTIÓN DE

COMPRAS

DEJADA INTENCIONALMENTE EN BLANCO

Manual de Gestión de Compras. MP-GEC

Carta Aprobatoria. Pág. i Feb., 22, 2016 Rev.10

CARTA APROBATORIA

FECHA DE APROBACIÓN: 22 de Febrero de 2016

PROCESO EMISOR DEL DOCUMENTO: Calidad y Seguridad Integral

PROCESOS RECEPTORES: Toda la Compañía

ASUNTO: Manual de Gestión de Compras

Por medio del presente documento se aprueba y oficializa la revisión 10 del Manual de Gestión de Compras de Girag S.A. que contiene los fundamentos del Sistema de Gestión de Calidad Integral y regirá a partir del 22 de Febrero de 2016, en el cuál se describe el proceso de compras de la Compañía, que es clave en el abastecimiento y función de cada uno de los procesos. Este Manual fue revisado y aprobado por el Directora Financiera de Girag S.A. y el responsable del proceso , teniendo en cuenta que cumple con la documentación, metodología y requisitos exigidos por el Proceso de Calidad y Seguridad Integral. Cuando en una norma y/o regulación nacional y/o internacional propias del negocio de la aviación se presentan exigencias no contempladas en este instructivo, dichas exigencias primarán. En constancia de aprobación firman: FIRMA: FIRMA: Sandra Camelo Martín Aura Lucia Cely Directora Financiera Coordinador de Compras


Carta Aprobatoria. Pág. ii Abr., 01, 2015 Rev.9



Tabla de contenido. Pág. iii Abr., 01, 2015 Rev 9

TABLA DE CONTENIDO

TABLA DE CONTENIDO .................................................................................................................... iii REGISTRO DE REVISIONES ............................................................................................................. v LISTA DE PÁGINAS EFECTIVAS ..................................................................................................... vii LISTA DE DISTRIBUCIÓN .................................................................................................................. ix PRESENTACIÓN ................................................................................................................................ xi GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ABREVIATURAS ............................................................................. xiii 1. CARACTERIZACIÓN GESTIÓN DE COMPRAS ..................................................................... 1-1 2. CUADRO DE CONTROLES ..................................................................................................... 2-1 3. CUADRO DE COMUNICACIONES .......................................................................................... 3-1 4. INDICADORES. ........................................................................................................................ 4-1 4.1. Cumplimiento de condiciones comerciales de proveedores .......................................... 4-1

Satisfacción del proceso solicitante ................................................................................ 4-2 4.2.5. FLUJOGRAMA .......................................................................................................................... 5-1

C1 – Solicitud de compras y/o servicios. ....................................................................... 5-1 5.1. C2 - Preselección y selección de proveedores. .............................................................. 5-2 5.2. C3 - Aprobación compras y/o servicios. ......................................................................... 5-3 5.3. C4 - Recepción y entrega del bien y/o servicio. ............................................................. 5-4 5.4. C5 - Evaluar y revaluar el desempeño de los proveedores. ........................................... 5-6 5.5.

6. FORMATOS .............................................................................................................................. 6-1 FT-GEC-01 - Solicitud de compra. .................................................................................. 6-1 6.1. FT-GEC-02 - Orden de compra al proveedor. ................................................................ 6-2 6.2. FT-GEC-03 – Registro y/o actualización de proveedores. ............................................. 6-3 6.3.

7. ANEXOS ................................................................................................................................... 6-1 Anexo 1: Tabla de clasificación compras técnicas y no técnicas ................................... 7-2 7.1. Anexo 2: Tabla de prioridades y nivel de autorización de compra por monto. ............... 7-3 7.2. Anexo 3: Clasificación de proveedores por impacto....................................................... 7-4 7.3. Anexo 4: Tabla de criterios de selección de proveedores .............................................. 7-5 7.4. Anexo 5: Tabla de criterios de calificación de proveedores. .......................................... 7-6 7.5. Anexo 6: Tabla de calificación del proceso de compras. ............................................... 7-8 7.6. Anexo 7: Centros de costos. ........................................................................................... 7-9 7.7. Anexo 8: Distribución de centros de costo ................................................................... 7-11 7.8. Anexo 9: Informe mensual de compras ........................................................................ 7-12 7.9.

Anexo 10: Procesos de soporte. ................................................................................... 7-13 7.10. Anexo 11. Identificación y Reporte de Operaciones Sospechosas .............................. 7-14 7.11.


Tabla de contenido. Pág. iv Abr., 01, 2015 Rev 9



Listado de páginas efectivas. Pág. v Feb., 22, 2016 Rev.10

REGISTRO DE REVISIONES

REVISIÓN CAPÍTULOS

REVISADOS Y MODIFICADOS (S.A.)

FECHA EFECTIVA

MES. DD,AAAA

INSERTADA POR

APROBADO POR

Original Nov., 11, 2008 Lina Toloza Jesus Mario Lopez

1 Se realizaron

modificaciones en los anexos.

Sep., 09, 2009 Diego

Fernández Jesus Mario Lopez

2

Se actualizo todo el manual, modificando el manual de Excel a

Word, con actualizaciones de procedimientos en

VISIO.

Nov.,01, 2010 Julián Serrano RahamffisGarcia

3

Se actualizo la caracterización del

proceso y los procedimientos de

compras, se agregaron los centros de costo, indicadores y formato FT – GEC -

02

Dic.,10, 2011 Jorge Santos Luz Dary Cano

4

Se actualizó la caracterización del

proceso, los cuadros de procesos y

comunicaciones, los flujogramas, las

definiciones y los anexos. Se cambió la

extensión los Formatos.

Ene., 31, 2013 Leonardo Sastoque

Pinilla Luz Dary Cano

5

Se actualizó Carta aprobatoria,

Caracterización del proceso, Cuadro de

controles y comunicaciones,

Indicadores, Flujograma, Formatos

FT-GEC-02.

Nov., 30, 2013 Leonardo Sastoque

Pinilla

David Vargas Martínez

6 Se actualizó Carta

aprobatoria FT-GEC-01 y FT-GEC-02

Mar.,19, 2014 Carlos Cruz David Vargas


Listado de páginas efectivas. Pág. vi Feb., 22, 2016 Rev.10

7

Se actualizo la caracterización del

proceso, los procedimientos de

compras, los flujogramas, las definicions, los

indicadores y los anexos. Se eliminaron los formatos FT-GEC-

04 Evaluación de Proveedores y FT-GEC-05 Acta de

comité de compras. Se agregaron los

anexos Distribución de centros de costo e Informe mensual de

compras. Se actualizaron los

formatos FT – GEC -01 y FT – GEC -02.

Ago.,20, 2014 Laura Juliana

Chacón Leonardo Sastoque

Pinilla

8

Se actualizaron:

Anexos, Flujogramas, incluyendo criterios

de selección de proveedores.

Feb.,01, 2015 Laura Juliana

Chacón Sandra Camelo

Martín

9 Se actualizó todo el

manual Abr., 01, 2015

Laura Juliana Chacón

Sandra Camelo Martín

10

Se actualizó:

Flujograma de procesos,

Formatos,Carta Aprobatoria y Anexos.

Feb., 22, 2016 Laura Juliana

Chacón Sandra Camelo

Martín


Listado de páginas efectivas. Pág. vii Feb., 22, 2016 Rev.10

LISTA DE PÁGINAS EFECTIVAS

PÁGINA REVISIÓN FECHA PÁGINA REVISIÓN FECHA

i 10 Feb., 22, 2016 5-7 10 Feb., 22, 2016

ii 9 Abr., 01, 2015 5-8 10 Feb., 22, 2016

iii 9 Abr., 01, 2015 6-1 10 Feb., 22, 2016

iv 9 Abr., 01, 2015 6-2 10 Feb., 22, 2016

v 10 Feb., 22, 2016 6-3 10 Feb., 22, 2016

vi 10 Feb., 22, 2016 6-4 10 Feb., 22, 2016

vii 10 Feb., 22, 2016 6-1 10 Feb., 22, 2016

viii 10 Feb., 22, 2016 7-2 10 Feb., 22, 2016

ix 9 Abr., 01, 2015 7-3 10 Feb., 22, 2016

x 9 Abr., 01, 2015 7-4 10 Feb., 22, 2016

xi 9 Abr., 01, 2015 7-5 10 Feb., 22, 2016

xii 9 Abr., 01, 2015 7-6 10 Feb., 22, 2016

xiii 9 Abr., 01, 2015 7-7 10 Feb., 22, 2016

xiv 9 Abr., 01, 2015 7-8 10 Feb., 22, 2016

xv 9 Abr., 01, 2015 7-9 10 Feb., 22, 2016

1-1 9 Abr., 01, 2015 7-10 10 Feb., 22, 2016

1-2 9 Abr., 01, 2015 7-11 10 Feb., 22, 2016

2-1 9 Abr., 01, 2015 7-12 10 Feb., 22, 2016

2-2 9 Abr., 01, 2015 7-13 10 Feb., 22, 2016

3-1 9 Abr., 01, 2015 7-14 10 Feb., 22, 2016

3-2 9 Abr., 01, 2015 7-15 10 Feb., 22, 2016

4-1 9 Abr., 01, 2015 7-16 10 Feb., 22, 2016

4-2 9 Abr., 01, 2015 7-17 10 Feb., 22, 2016

5-1 10 Feb., 22, 2016

5-2 10 Feb., 22, 2016

5-3 10 Feb., 22, 2016

5-4 10 Feb., 22, 2016

5-5 10 Feb., 22, 2016

5-6 10 Feb., 22, 2016


Listado de páginas efectivas. Pág. viii Feb., 22, 2016 Rev.10



Listado de distribución. Pág. ix Abr., 01, 2015 Rev.9

LISTA DE DISTRIBUCIÓN

No. ENTREGADO A PERSONA QUE

RECIBE

CAPÍTULOS

EN POSESIÓN

Distribución Electrónica

Todos Todos


Listado de distribución. Pág. x Abr., 01, 2015 Rev.9



Presentación. Pág. xi Abr., 01, 2015 Rev.9

PRESENTACIÓN

Este documento muestra de forma clara y coherente la estructura del Sistema de Gestión Integral de Girag S.A. en el que a través de la interacción de los procesos y el mejoramiento continuo de los estándares de Calidad, Control y Seguridad, Ambientales y Seguridad Operacional, incrementamos la satisfacción del cliente y los resultados de la Compañía. Cualquier modificación propuesta a este documento, requiere autorización del Proceso de Calidad y Seguridad Integral y posterior aprobación del Director de Operaciones Nacional de la Compañía. USUARIOS DEL MANUAL Este Documento está dirigido a todos los Colaboradores que intervienen en el Sistema de Gestión Integral de Girag S.A. El Documento es propiedad de Girag S.A. y es suministrado por ella en calidad de préstamo o como parte de la dotación a las entidades y personas directamente relacionadas con el SGI de la Compañía, y en tal virtud, es intransferible a cualquier título sin autorización previa del Proceso de Calidad y Seguridad Integral. Consecuentemente, la reproducción del mismo o entrega a terceros sin autorización previa de este Proceso está prohibida. Girag S.A., se reserva los Derechos de Autor. El Proceso de Calidad y Seguridad Integral se reserva el derecho de solicitar la devolución de este Manual cuando así lo estime conveniente. Cada persona o Proceso a la que sea asignado un ejemplar del documento es responsable de su buen uso y de mantenerlo debidamente actualizado. Toda actualización se deberá efectuar a la primera oportunidad y se deberá registrar en la hoja de registro de revisiones. Las solicitudes de copias de revisiones, así como cualquier corrección, aclaración, dudas e inquietudes sobre el Manual y su contenido pueden ser dirigidas a: Girag S.A. Calidad y Seguridad Integral Av. El Dorado 106 – 81, Piso 2, Oficina 515 Bogotá, Colombia Tel.: 4147010 e-mail: [email protected]


Presentación. Pág. xii Abr., 01, 2015 Rev.9



Glosario de términos y abreviaturas. Pág. xiii Abr., 01, 2015 Rev.9

GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ABREVIATURAS

Los términos utilizados en el Sistema de Gestión de Calidad Integral de Girag S.A.y de igual forma empleados a lo largo de este Manual, son aquellos definidos en la Norma ISO 9001. Los siguientes son los términos y abreviaturas adicionales:

AF: Activo Fijo.

BIEN: Todo aquello que puede ser objeto de apropiación, empleado para satisfacer alguna necesidad.

CARACTERIZACIÓN: Esquema que permite ver la interrelación de las actividades de un proceso, su secuencia, responsables, insumos, entradas y salidas.

COMPRA TÉCNICA: Una compra técnica es aquella que el Líder de Compras no puede realizar por sí mismo y requiere el apoyo del Solicitante para realizar su cotización, ya sea porque se requiere de un conocimiento específico, requiere de una gran logística o análisis para su cotización o un desplazamiento a un sítio el cual el Líder del proceso de Compras no pueda realizar.

EFICACIA: Extensión en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados.

FEEDBACK: Equivale a retroalimentación o retroacción, y consiste en introducir los resultados obtenidos como datos para considerar al inicio del nuevo proceso, lo que permitirá rectificar - si procede - dicho proceso.

PROVEEDOR: Persona física o jurídica que suministra productos o servicios (subcontratista) que deben satisfacer unas especificaciones de calidad y requisitos fijados.

SERVICIO: Un servicio es el resultado de llevar a cabo necesariamente al menos una actividad en la interfaz entre el proveedor y el cliente y generalmente es intangible. La prestación de un servicio puede implicar, por ejemplo:

o Una actividad realizada sobre un producto tangible suministrado por el cliente (por ejemplo,

reparación de un automóvil); o Una actividad realizada sobre un producto intangible suministrado por el cliente (por

ejemplo, la declaración de ingresos necesaria para preparar la devolución de los impuestos);

o La entrega de un producto intangible (por ejemplo, la entrega de información en el contexto de la transmisión de conocimiento);

o La creación de una ambientación para el cliente (por ejemplo, en hoteles y restaurantes).


Glosario de términos y abreviaturas. Pág. xiv Abr., 01, 2015 Rev.9



Caracterización. Pág. 1-1 Abr., 01, 2015 Rev.9

1. CARACTERIZACIÓN GESTIÓN DE COMPRAS

CARACTERIZACIÓN PROCESOGESTIÓN DE COMPRAS

Requisitos a cumplir: ISAGO: 2.2.1 – 2.1.1 – 1.6.1; ISO 9001:08: 4.1 – 4.2.1.c – 4.2.3 – 4.2.4 – 7.1 – 7.4.1 – 7.4.2 – 7.4.3 – 7.5.5 – 8.2.3 – 8.4 – 8.5.1; BASC Norma:4.3.3, 4.5.3, 4.6 Estándar: 1.1, 1.2, 1.3

OBJETIVO DEL PROCESO: Garantizar el aprovisionamiento oportuno, en las mejores condiciones comerciales de costo, calidad, tiempo de entrega y forma de pago de los bienes y/o servicios requeridos para cada una de los procesos de la Compañía.

ALCANCE DEL PROCESO: Este proceso aplica para las Compras Técnicas y No Técnicas de todos los procesos de GIRAG S.A., y va desde planear la compra hasta calificar, evaluar el desempeño de los proveedores y solicitantes, hasta la entrega del bien y/o servicio solicitado.

PRODUCTO FINAL DEL PROCESO: Aprovisionamiento de Bienes y/o Servicios

GESTIÓN DE COMPRAS

GESTIÓN ESTRATÉGICA CORPORATIVAPresupuesto

PROCESOS DE SOPORTE: Gestión Financiera PARÁMETROS DE CONTROL/MEDICIÓN/SEGUIMIENTO:Cumplimiento del proveedor, Devoluciones por mala calidad, Tiempo de aprobación de solicitudes de compra, Evaluación de proveedores.

PROCESOS PARTICIPANTES: Todos los procesos

DOCUMENTOS Y REGISTROS: Ver Listado Control de Documentos y Registros

RESPONSABLE DEL PROCESO: Director de operaciones Nacional

RECURSOS: Equipos ofimáticos.

TODOS LOS PROCESOSSolicitud de Compra

SOLICITUD COMPRAS Y/O

SERVICIOS

TODOS LOS PROCESOSEntrega de bien y/o servicio

PRESELECCIÓN Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES

RECEPCIÓN Y ENTREGA DEL BIEN

Y/O SERVICIO

EVALUAR Y REEVALUAR EL

DESEMPEÑO DE LOS PROVEEDORES

GESTIÓN CALIDAD Y SEGURIDAD INTEGRAL

Aceptación de proveedores

GESTIÓN ESTRATÉGICA CORPORATIVAEstados Financieros.

GESTIÓN CALIDAD Y SEGURIDAD INTEGRAL

Evaluación y reevaluación de Proveedores

C1 C2 C4 C5

APROBACIÓN COMPRAS Y/O

SERVICIOS.C3


Caracterización. Pág. 1-2 Abr., 01, 2015 Rev.9



Cuadro de controles. Pág. 2-1 Abr., 01, 2015 Rev.9

2. CUADRO DE CONTROLES

CODIGO DEL

CONTROL

PROCEDIMIENTO ASOCIADO

NOMBRE DEL CONTROL

DESCRIPCIÓN DEL CONTROL

OBJETIVO DEL CONTROL

FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO

C1 SOLICITUD DE COMPRAS Y/O

SERVICIOS.

Solicitar autorización por

Director o Jefe del Proceso de

Soporte.

Diligenciar correctamente el

formato, garantizando la información consignada.

Establecer el procedimiento

para la correcta solicitud de

compra del bien y/o servicio.

Por cada Solicitud.

Solicitante y/o quien haga sus

veces.

FT-GEC-01 Formato de Solicitud de

compra.

C2 PRESELECCIÓN Y

SELECCIÓN DE PROVEEDORES.

Seleccionar los posibles

proveedores de la lista base o a un nuevo proveedor.

Evaluar a los proveedores según los

ítems indicados.

Seleccionar al proveedor óptimo para la compra del bien y/o servicio.

Por cada Solicitud.

Líder de proceso de compras y/o quien haga sus

veces.

FT-GEC-01 Formato de Solicitud de

compra

C3 APROBACIÓN COMPRAS Y/O

SERVICIOS.

Evaluar y determinar la

necesidad y la prioridad de la


Determinar la necesidad del bien y/o servicio por el Director o Jefe de Proceso de Soporte. Establecer el nivel de prioridad de la misma, seleccionando

al mejor proveedor para la compra del

bien y/o servicio

Determinar la urgencia y

necesidad de la solicitud; y al

proveedor óptimo.

Por cada Solicitud.

Director de Proceso de

Soporte, Director Nacional de

Operaciones y Comité de Compras.

FT-GEC-01 Formato de Solicitud de compra, FT-

GEC-03 Registro y/o Actualización de proveedores y

el Anexo 7. Distribución de

centros de costo

C4

RECEPCIÓN Y ENTREGA DEL

BIEN Y/O SERVICIO.

¿El elemento cumple con las

especificaciones?

Comprobar que el bien y/o servicio comprado

cumpla con las especificaciones

solicitadas.

Evitar que se reciban elementos que no cumplan

con las especificaciones

solicitadas.

Por cada bien y/o servicio adquirido.


veces..

FT-GEC-01 Formato de Solicitud de Compra, FT-

GEC-02 Orden de compra a

proveedor y FT-GEC-06

Movimiento de Activos Fijos.

Compra,

C5

EVALUAR Y REVALUAR EL

DESEMPEÑO DE LOS

PROVEEDORES.

Analizar la información.

Evaluar a los proveedores

contratados en el mes, según las variables

indicadas.

Contar con proveedores que

satisfagan las necesidades de

GIRAG S.A.

Mensualmente


veces. Proceso de Calidad y

Seguridad Integral

Anexo 9. Informe mensual de

compras


Cuadro de controles. Pág. 2-2 Abr., 01, 2015 Rev.9



Cuadro de comunicaciones. Pág. 3-1 Abr., 01, 2015 Rev.9

3. CUADRO DE COMUNICACIONES

QUÉ COMUNICA QUIÉN LO

COMUNICA CÓMO LO

COMUNICA A QUIÉN LO COMUNICA

FRECUENCIA REGISTRO

SOLICITUD DE COMPRA


veces.

FT-GEC-01 Directores o

Jefes de proceso.

Para cada Solicitud.

FT-GEC-01

SOLICITUD DE COMPRA

Directores o Jefes de proceso.

FT-GEC-01 Líder de

Proceso de Compras.

Para cada Solicitud.

FT-GEC-01

ORDEN DE COMPRA A PROVEEDOR

Líder de Proceso de Compras.

FT-GEC-02 Proveedor Para cada Solicitud.

FT-GEC-02

REGISTRO Y/O ACTUALIZACIÓN DE

PROVEEDORES.


FT-GEC-03

Proveedor, Proceso de Gestión de Calidad y Seguridad Integral.

Por cada Solicitud según

condiciones FT-GEC-03

EVALUACIÓN Y REVALUACIÓN DE PROVEEDORES.


Informe de desempeño por cada uno de los

proveedores

Coordinador de Calidad y Seguridad Integral.

Mensual Informe

mensual de compras

RESULTADO EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO A PROVEEDORES


Informe de desempeño por cada uno de los

proveedores

Coordinador de Proceso de Calidad y Seguridad

Integral

Bimensual Informe de Gestión de

Proveedores.

RESULTADO DE COMPORTAMIENTO FINANCIERO POR

PROCESO


Informe mensual de

compras

Director de Operaciones y

Director Financiero

Mensual Informe

mensual de compras


Cuadro de comunicaciones. Pág. 3-2 Abr., 01, 2015 Rev.9



Indicadores. Pág. 4-1 Abr., 01, 2015 Rev.9

4. INDICADORES.

4.1. Cumplimiento de condiciones comerciales de proveedores

NOMBRE DEL INDICADOR

CUMPLIMIENTO DEL PROVEEDOR

DEFINICIÓN DEL INDICADOR

Representa el grado de cumplimiento de las condiciones comerciales de cada proveedor según lo pactado en la cotización.

CÁLCULO DEL INDICADOR

(Número de condiciones comerciales cumplidas por parte del proveedor en el período t/Número de condiciones comerciales pactadas con el proveedor en el período t)*100

PROCEDIMIENTO DE CÁLCULO

El número de condiciones comerciales pactadas con el proveedor, corresponden a las 5 condiciones estándar de negociación: Precio, calidad, forma y fecha de entrega, forma de pago y garantía. El número de condiciones cumplidas con el proveedor corresponde a la cantidad de promedios de calificación de cada proveedor, que sean iguales a 5.

FUENTES DEL INDICADOR FRECUENCIA DEL CÁLCULO

FT-GEC-02 Orden de compra a Proveedor Mensual

TENDENCIA DEL INDICADOR RESPONSABLE DEL CÁLCULO

90% Coordinador de Compras y Análisis Financiero

RESPONSABLE DE LOS RESULTADOS DEL INDICADOR


Coordinador de Calidad y Seguridad Director Financiero

Director Nacional de Operaciones

ÁRBOL DE INDICADOR

Seguridad, Productividad y agilidad


Indicadores. Pág. 4-2 Abr., 01, 2015 Rev.9

Satisfacción del proceso solicitante 4.2.

NOMBRE DEL INDICADOR

SATISFACCIÓN DEL PROCESO SOLICITANTE

DEFINICIÓN DEL INDICADOR

El indicador mide el grado de satisfacción del proceso solicitante, frente a la gestión de la compra del bien y/o servicio que solicitó.

CÁLCULO DEL INDICADOR

(Promedio de las calificaciones de satisfacción durante el período t / Máximo nivel de calificación de satisfacción)*100

PROCEDIMIENTO DE CÁLCULO

El promedio de las calificaciones de satisfacción del proceso solicitante se obtienen de sumar las calificaciones registradas en la orden de compra, y dividirlo sobre el número total de órdenes de compra realizadas. El máximo nivel de calificación de satisfacción corresponde a 5.

FUENTES DEL INDICADOR FRECUENCIA DEL CÁLCULO

FT-GEC-02 Orden de compra a Proveedor Mensual

TENDENCIA DEL INDICADOR RESPONSABLE DEL CÁLCULO

90% Coordinador de Compras y Análisis Financiero

RESPONSABLE DE LOS RESULTADOS DEL INDICADOR


Coordinador de Calidad y Seguridad Director Financiero

Director Nacional de Operaciones

ÁRBOL DE INDICADOR

Seguridad, Productividad y agilidad

Valor económico


Flujograma. Pág. 5-1 Feb., 22, 2016 Rev.10

5. FLUJOGRAMA

C1 – Solicitud de compras y/o servicios. 5.1.

C1 – SOLICITUD DE COMPRAS Y/O SERVICIOS.

FLUJOGRAMA QUIÉN CÓMO CONSIDERACIONES GENERALES

Pas

o 6

Pas

o 3

Pas

o 4

– P

aso

crí

tico

.P

aso

5P

aso

1P

aso

2

Según las necesidades del Proceso, se deberán identificar bienes y/o servicios que se requieran para continuar con el normal desarrollo de las actividades propias de este.

INICIO

Identificar la necesidad de bienes

o servicios.


veces.


veces.

Diligenciar la solicitud de compra en el Formato FT-GEC-01 Solicitud de Compra y remitirla al Jefe de Proceso o quien haga sus veces de para su aprobación.

Proceder a cotización del bien

y/o servicio.

FIN

Se deberá seleccionar aquella cotización que ofrezca una mejor relación entre costos, calidad, tiempos de entrega y formas de pago.

Se debe consignar la información correspondiente a la Descripción del bien y/o servicio solicitado y la Justificación de la compra del mismo en el formato de Solicitud de Compra.

Coordinador de compras o

quien haga sus veces

Solicitar autorización por Director o Jefe

de Proceso.

¿Es aprobada?

Jefe de Proceso o quien haga

sus veces.

Si es aprobada debe dirigirse la Solicitud de compra al Líder de compras para comprobar si el bien y/o servicio se encuentra en el inventario.

Si

No

¿Se solicita una compra técnica?

Proceder a cotización del

bien y/o servicio.

Si

No


veces.


veces.

Se deben solicitar como mínimo tres cotizaciones y seleccionar aquella que ofrezca mejor relación entre: tiempos de entrega, calidad del bien y/o servicio, forma de pago y mejor economía para Girag S.A.

Si para la compra del bien o servicio solicitado se requiere de un gran conocimiento técnico (Compra técnica), esta cotización la deberá realizar el Solicitante. Esta clasificación se encuentra en el Anexo 1.



C2 - Preselección y selección de proveedores. 5.2.

C2 - PRESELECCIÓN Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES.

FLUJOGRAMA QUIÉN CÓMOCONSIDERACIONES

GENERALES

Entregar invitación a cotizar.

Por medio de un e-mail o de manera verbal requerir la cotización de acuerdo con la necesidad de abastecimiento, especificando claramente los requerimientos técnicos, físicos y de calidad requerido.

Se deben solicitar como mínimo tres cotizaciones para cada requerimiento. Se debe seleccionar aquellos que ofrezcan menores tiempos de entrega, calidad del bien y/o servicio, mejor economía para Girag S.A. y forma de pago.

Pas

o 2

Pas

o 1

- C

ríti

co.

Pas

o 3

Pas

o 4

INICIO

Seleccionar los posibles

Proveedores.

La selección de proveedores de compras que no requieran conocimientos técnicos, (Compras no técnicas) debe hacerla el Coordinador de Compras, de lo contrario debe ser realizada por el solicitante. Esta clasificación se encuentra en el Anexo 1.

Recibir y adjuntar cotizaciones a

Solicitud de compra.

Se deberá pre-aprobar aquella cotización que ofrezca una mejor relación entre costos, calidad, tiempos de entrega y formas de pago.

Presentar la documentación para la aprobación de la

compra.

Si la cotización es realizada por el solicitante, remitir el Formato FT-GEC-01 Solicitud de compra y las cotizaciones al Coordinador de compras.

FIN

Coordinador de compras o el solicitante.

La solicitud de compra y las cotizaciones adjuntas, son revisadas y estudiadas para aprobación por el Director de Operaciones o quién haga sus veces y la Directora Financiera o quién haga sus veces.




Esta selección debe realizarse según los criterios establecidos en el Anexo 4. Tabla de criterios de selección de proveedores, teniendo en cuenta que en cada uno de ellos, el proveedor debe haber recibido el concepto de favorabilidad.



C3 - Aprobación compras y/o servicios. 5.3.

C3 - APROBACIÓN COMPRAS Y/O SERVICIOS.


GENERALES

Pas

o 1

– P

aso

crí

tico

.P

aso

3P

aso

4 –

Pas

o c

ríti

co.

Pas

o 2

Pas

o 5

INICIO

Evaluar y determinar la necesidad y la prioridad de la


¿La compra es aprobada?

Firmar en aprobación la

solicitud y la orden de compra

Presentar la solicitud de compra al Director de

Operaciones y Directora Financiera


quién haga sus veces

Directora Financiera y Director de

Operaciones

Remitir el Formato FT-GEC-01 Solicitud de compra junto con las cotizaciones recibidas para su Revisión y aprobación.

Con base en la información recibida se aprobará mediante firma la Solicitud de compra (FT-GEC-01). La aprobación del monto de la solicitud se hará según el Anexo 2. Tabla de autorización de compra por

monto.



Determinando si el requerimiento de la compra del bien y/o servicio es realmente necesario. Determinar la validez de las cotizaciones y la conveniencia de estas para Girag S.A. y establecer la prioridad de esta compra.

Si la compra del bien y/o servicio no es aprobada, el Coordinador de compras deberá notificar vía e-mail al solicitante las razones por las cuales no fue aprobada la solicitud.

La firmará su aprobación de la compra en el formato FT-GEC-01 Solicitud de compra y en el formato FT-GEC-02 Orden de compra a Proveedor

Si

Director de Operaciones y

Directora Financiera

FIN

Notificación al Proveedor.

Se remite la Orden al proveedor elegido para proceder a recibir el bien y/o servicio. Debe hacerse llegar el Formato FT-GEC-03 Registro y/o actualización de proveedores al mismo para proceder a su registro en la Carpeta de Proveedores. Así mismo, el Coordinador de Compras enviará el Folleto Informativo de Seguridad y solicitará sea firmado el Acuerdo de Seguridad.

No

El formato FT-GEC-03 Registro y/o actualización se enviará para diligenciamiento, si es la primera vez que se realiza un acuerdo comercial con el proveedor, y si este se ha clasificado como proveedor de riesgo Medio, Alto o Crítico, y deberá actualizarse anualmente. No se diligenciará para proveedores de riesgo Bajo y/o con relaciones comerciales esporádicas (dos o menos al año).

Directora Financiera y Director de

Operaciones



C4 - Recepción y entrega del bien y/o servicio. 5.4.

C4 - RECEPCIÓN Y ENTREGA DEL BIEN Y/O SERVICIO.


GENERALES

Pas

o 1

Pas

o 2

– P

aso

crí

tico

Pas

o 3

Recibir el bien y/o servicio solicitado por parte del Proveedor, revisando las especificaciones técnicas solicitadas.

INICIO

Recepción de elementos

adquiridos y/o servicios prestados.

¿El elemento cumple con las

especificaciones?

Entrega del bien al Jefe de Proceso

solicitante y/o quien haga sus veces.

Si el bien y/o servicio cumple las especificaciones, firmar en aprobación el formato FT-GEC-02 Orden de compra a Proveedor.En caso de que no cumpla, este será devuelto al Proveedor para que haga entrega del elemento que cumpla con las características solicitadas junto con el formato FT-GEC-02 Orden de compra al proveedor.

Si se trata de un Activo fijo, se hace posterior entrega al encargado de los Activos Fijos. Si se presentan devoluciones por mala calidad, informar vía e-mail al Líder de compras para su control.

Recibir el bien y/o servicio solicitado, revisando las especificaciones técnicas solicitadas y firmar el formato FT-GEC-02 Orden de compra a Proveedor como acuse de recibo. Registrar la calificación del proveedor en el formato FT-GEC-02 Orden de compra, según la clasificación del mismo estipulada en el Anexo 3. y los criterios de evaluación del Anexo 5. Tabla de criterios de calificación de proveedores

Si

No







1



C4 - RECEPCIÓN Y ENTREGA DEL BIEN Y/O SERVICIO.


GENERALES

Pas

o 6

Pas

o 4

Pas

o 5

FIN

Calificar el proceso de la compra

solicitada.

Archivar la documentación

Jefe de Proceso solicitante y/o quien haga sus

veces.

Coordinador de compras

o quien haga sus veces

Se debe registrar la calificación asignada a la gestión del proveedor en el formato FT-GEC-02 Orden de compra a Proveedor, según lo estipulado en el Anexo 3.Clasificación de proveedores por impacto y el Anexo 5. Tabla de criterios de calificación de proveeedores

1

La documentación generada durante el proceso de la compra se dispondrá en el archivo del proceso de compras, según el número consecutivo de las órdenes, durante un período de un año. Pasado este tiempo, pasará al archivo histórico.

Cuando se realicen solicitudes de compras no técnicas, el Líder de Compras remitirá el Anexo 8. Distribución de centros de costo al proceso de Gestión Financiera, una vez se recibe la factura de la compra.

Calificar la gestión del proveedor.

Recibir el bien y/o servicio solicitado, revisando las especificaciones técnicas solicitadas y firmar el formato FT-GEC-04 Entrada de Producto a Bodega como acuse de recibo.

Coordinador de compras

o quien haga sus veces

El solicitante deberá registrar la calificación asignada al proceso de compra en el formato FT-GEC-02 Orden de Compra, según el servicio recibido tomando como base lo estipulado en el Anexo 6.Tabla de criterios de calificación del proceso de compras.



C5 - Evaluar y revaluar el desempeño de los proveedores. 5.5.

C5 - EVALUAR Y REVALUAR EL DESEMPEÑO DE LOS PROVEEDORES.


GENERALES

Pas

o 1

Pas

o 2

– P

aso

crí

tico

Pas

o 3

Pas

o 4

Pas

o 5

INICIO

Calificación mensual de proveedores

Analizar la información.

¿El proveedor tiene calificación

satisfactoria?.

Continúa en Lista base de Proveedores.

Según las calificaciones registradas por cada proveedor en los formatos FT-GEC-02, se calcula la calificación promedio del mes.

Se entiende como satisfactoria la calificación de 90% en adelante.

Si

No





El desempeño del proveedor se clasifica según lo estipulado en el Anexo 5.Tabla de criterios de calificación de proveedores.

El proveedor es asignado para reevaluación.

Se realiza una retroalimentación al proveedor, indicando aspectos a corregir durante un mes, para continuar con la prestación de los bienes y/o servicios.







1



C5 - EVALUAR Y REVALUAR EL DESEMPEÑO DE LOS PROVEEDORES.


GENERALES

Pas

o 8

Pas

o 5

Pas

o 6

Pas

o 7

FIN

Eliminar de la lista base de

Proveedores.

Dando un feedback al Proveedor vía e-mail, informando que continuará en la Base de datos, mencionando los aspectos a optimizar si así se requiere.

Dando un feedback al proveedor vía e-mail, informando que saldrá de la Base de datos, indicando las razones por las cuales se tomó la decisión.

Informar vía e-mail al Coordinador de Calidad y Seguridad, los pproveedores eliminados de la Lista base de proveedores. La evaluación de proveedores quedará registrada en el Anexo 9. Informe mensual de compras.

El proveedor es asignado para revaluación.

Se realiza una retroalimentación al proveedor, vía correo electrónico con copia efectiva al director de operaciones indicando aspectos a corregir durante un mes, para continuar con la prestación de los bienes y/o servicios.

¿El proveedor obtiene

calificación satisfactoria?.

No

Continúa en Lista base de

Proveedores.

Si









Se entiende como satisfactoria la calificación de 90% en adelante.

1


Formatos. Pág. 6-1 Feb., 22, 2016 Rev.10

6. FORMATOS

FT-GEC-01 - Solicitud de compra. 6.1.



FT-GEC-02 - Orden de compra al proveedor. 6.2.



FT-GEC-03 – Registro y/o actualización de proveedores. 6.3.


Anexos. Pág. 6-1 Feb., 22, 2016 Rev.10

FT-GEC-04 – Entrada de Producto a Bodega 6.4.

FT-GEC-04

12 de feb de 16 No. Orden

No. Solicitud No. Solicitud

Señor: NIT y/o RUT :

Dirección: Telefono :

Ciudad:

Ítem Unidad Cantidad Vr. Unitario Vr. Total

1 #¡REF! #¡REF! #¡REF! #¡REF!















Moneda(s) de transacción: #¡REF!

ENTRADA DE PRODUCTO A BODEGA

Revisión Orig. - 21, Abr., 2015

Ingresar la Base en el Formato Solicitud de

CompraFecha Orden:

Ingresar la Base en el Formato Solicitud de

Proceso Solicitante #¡REF! NIT: 890.308.447-1

#¡REF! #¡REF!

#¡REF! #¡REF!

Ingresar la Base en el Formato

Solicitud de Compra

#¡REF!

Descripción del Servicio o Producto a

Entregar

#¡REF!

#¡REF!

#¡REF!

#¡REF!

#¡REF!

#¡REF!

#¡REF!

#¡REF!

#¡REF!

#¡REF!

Vo Bo Coordinador de Compras

Nombre Firma VoBo Acuse recibo y/o realización del Producto/Servicio

#¡REF!

#¡REF!

#¡REF!

#¡REF!



7. ANEXOS

Anexo 1: Tabla de clasificación compras técnicas y no técnicas 7.1.

Por favor, remitirse al Glosario de términos y abreviaturas para conocer la consideración de Compras técnicas. La cotización y posterior compra de elementos o servicios técnicos los realizará el Líder del Proceso de Compras, con asesoría del Auxiliar del Proceso de soporte. Si para la compra del bien o servicio solicitado se requiere de un gran conocimiento técnico que no tenga el Líder del proceso de Compras de la Compañía, esta cotización la deberá realizar el Auxiliar del Proceso de soporte.

COMPRAS NO TÉCNICAS

Elementos Papelería (Papel, tintas, marcadores, etc.), Elementos de aseo y cafetería.

Servicios de Seguridad (Polígrafos, Visitas domiciliarias, etc.), Documentación técnica (Manuales técnicos, normativos, etc.), Auditorías.

Elementos de Dotación (Uniformes, Gafas de protección, Tapa oídos, Guantes, Carnetización, entre otros.)

Suministros de Infraestructura como mesas, sillas, básculas, escáner, etc. Equipos y/o elementos para adecuaciones locativas.

Equipos de tecnología y telecomunicaciones (Computadores, memorias, impresoras, etc.) Remitir estas solicitudes al proceso de Gestión de tecnología, informática y telecomunicaciones

COMPRAS TÉCNICAS

Elementos Mantenimiento Aeronaves (Repuestos, suministros, etc.)

Elementos Mantenimiento Equipos en tierra (Repuestos, suministros, etc.).

Elementos para mantenimiento de Infraestructura (Servicios de Reparación)



Anexo 2: Tabla de prioridades y nivel de autorización de compra 7.2.por monto.

Tabla de Clasificación de Prioridades

Prioridad Justificación

Urgente Combustible , repuestos indispensables en el uso de equipos en tierra, requerimientos normativos que puedan detener la prestación del servicio.

Alta Reparaciones, insumos y servicios con afectación mayor a la operación.

Media Dotación , EPP, compras de insumos y servicios que afectan levemente la ejecución de los procesos operativos.

Baja Insumos de papelería y compras menores

Nivel de autorización de compras

Valor inicial Valor final Quién autoriza

0 35000USD Directora Financiera – Director de Operaciones

35000USD - Junta Directiva



Anexo 3: Clasificación de proveedores por impacto 7.3.

Clasificación de proveedores por impacto

Clasificación Impacto sobre el producto

Crítico

Aquellos cuyos productos y/o servicios comprometan el incumplimiento de la promesa básica del servicio al cliente final y/o incumplimiento total de los objetivos principales del proceso o cuya compra sea de veinte (20) Salarios Mínimos Legales Vigentes en adelante. Se incluyen los proveedores a los cuales se les remitan solicitudes de compra que incluyan:

Servicios o productos que se relacionen con el control y seguridad de la Compañía (Ej.: Polígrafos, visitas domiciliarias, escaners, revisión de antecedentes, entre otros

Servicios o productos para el Proceso de Gestión de Mantenimiento Aeronáutico (Ej.: Repuestos, suministros técnicos, calibraciones, entre otros)

Servicios o productos que afecten el bienestar y/o la seguridad de los funcionarios de la Compañía (Ej.: Transporte de personal, dotaciones, alimentación, etc.)

Servicios o productos con un alto impacto sobre el medio ambiente (Ej.: Manejo de residuos peligrosos)

Servicios o productos que generen un acceso por parte del Proveedor a las instalaciones y a la información confidencial de la Compañía.

Alto

Aquellos cuyos productos y/o servicios comprometan el incumplimiento de la promesa de valor agregado al cliente final y/o incumplimiento parcial de los objetivos principales del proceso y/o perjudica considerablemente la eficacia de los procesos subsecuentes o cuyo monto de compra sea de entre diez (10) Salarios Mínimos Legales Vigentes y veinte (20) Salarios Mínimos Legales Vigentes.

Medio

Aquellos cuyos productos y/o servicios comprometan el incumplimiento de la promesa de valor agregado al cliente final, incumplimiento parcial de los objetivos principales del proceso y/o perjudica considerablemente la eficacia de los procesos subsecuentes o cuyo monto de compra sea de entre cinco (5) Salario Mínimo Legal Vigente y diez (10) Salarios Mínimos Legales Vigentes.

Bajo Aquellos cuyos productos y/o servicios afectan mínimamente al cliente final o a la eficacia de los procesos propios o subsecuentes o cuyo monto de compra sea de entre cero (0) y cinco (5) Salarios Mínimos Legales Vigentes.



Anexo 4: Tabla de criterios de selección de proveedores 7.4.

La selección de proveedores se realizará teniendo en cuenta la favorabilidad de los mismos, según los criterios que se enumeran en la tabla a continuación. Se debe tener en cuenta que los criterios aplicables a cada proveedor, dependen de la clasificación del mismo, según los requisitos del Anexo 3. Clasificación de proveedores por impacto.

Clasificación del proveedor

Criterio de favorabilidad

Bajo Medio Alto

Crítico

Precio: Comparación del precio ofertado con respecto al mismo proveedor y con respecto al mercado

Forma de pago: Políticas de cobro ofrecidas ( 30,45 y 60 días)

Políticas de garantía y servicio postventa.

Medio Alto

Crítico

Registro y/o actualización de Proveedores*

Consulta en Centrales de Riesgo:* Contraloría Procuraduría RUE Lista Clinton

Antecedentes Judiciales de Representantes Legales

Nota: De ser detectada alguna inconsistencia en la información arrojada en la consulta a centrales de riesgo, debe informarse al Proveedor, que se entregará una copia de la información detectada a las Autoridades en caso de que sea requerida por estas. En el Anexo 4. Identificación y Reporte de Operaciones Sospechosas, se dictan lineamientos a tener en cuenta en la detección de actividades sospechosas, y se establece el procedimiento a seguir en dicho caso.

Alto Crítico

Experiencia en el mercado.

Verificación con el Sistema de Calidad: Certificación ISO, u otras de la naturaleza de la actividad.*

Verificación del Sistema de Gestión de Seguridad Integral: Certificaciónes, Departamento de Seguridad, CCTV, Control de Acceso.*

*Se debe mantener archivo de los documentos que soporten esta información.



Anexo 5: Tabla de criterios de calificación de proveedores. 7.5.

La eficacia de los proveedores se evaluará teniendo en cuenta el nivel de satisafacción del proceso de compras con el resultado de su solicitud, teniendo como criterios de evaluación los que se enumeran en la tabla a continuación. Se debe tener en cuenta que los criterios aplicables a cada proveedor, dependen de la clasificación del mismo, según los requisitos del Anexo 3. Clasificación de proveedores por impacto.

Clasificación del proveedor

Criterio de calificación

Bajo Medio Alto

Crítico

Precio: Variación del precio de la referencia con respecto al

mismo proveedor y con respecto al mercado

Calidad: Cumplimiento de especificaciones técnicas exigidas por

Girag S.A.

Entrega: Entrega de bienes y/o servicios dentro del plazo

inicialmente pactado, y coincidencia con lo solicitado.

Forma de pago: Cumplimiento de política de cobro ofertada.

Garantía: Cumplimiento de políticas de garantía ofertadas

Medio Alto

Crítico

Consulta Semestral en Centrales de Riesgo:

Contraloría

Procuraduría

RUES

Lista Clinton

Datajurídica

Antecedentes Judiciales de Representantes Legales

Servicio al cliente: Servicio postventa, mantenimientos

posteriores, horarios de atención, capacidad de respuesta a

urgencias.

Alto Crítico

Sistema de Calidad: Certificación ISO, u otras de la naturaleza de

la actividad.

Sistema de Gestión de Seguridad Integral: Certificación,

Departamento de Seguridad, CCTV, Control de Acceso. La asignación de puntuación se hará como se muestra a continuación:

Nivel de Satisfacción Puntuación

Muy satisfecho 5

Satisfecho 4

Indiferente 3

Insatisfecho 2

Muy insatisfecho 1

Esta puntuación se registrará en cada orden de compra firmada con acuse de recibo, y la gestión del proveedor mensualmente se clasificará según la calificación promedio obtenida de la siguiente manera:



Puntuación Clasificación 4.6 - 5 Puntos. Excelente.

4 - 4.5 Puntos. Muy buena.

3 - 4 Puntos. Buena.

2 - 3 Puntos. Aceptable.

1 - 2 Puntos. Crítica.

0 - 1 Puntos. Muy crítica.

Si la naturaleza del bien y/o servicio, no permite la calificación de algún criterio establecido, esta no se tendrá en cuenta. El Proceso de Calidad y Seguridad Integral será quien validará la información de cada Proveedor de la Compañía y contará con la facultad de inactivar Proveedores del Proceso que cuenten con una inadecuada evaluación, no cumplan con la calificación requerida o no cuenten con la documentación mínima requerida.



Anexo 6: Tabla de calificación del proceso de compras. 7.6.

La gestión del proceso de compras se evaluará teniendo en cuenta el nivel de satisafacción de los procesos solicitantes con el resultado de su solicitud, teniendo como criterios el tiempo de entrega y el cumplimiento de sus requerimientos. La asignación de puntuación se hará como se muestra a continuación:

Nivel de Satisfacción Puntuación

Muy satisfecho 5

Satisfecho 4

Indiferente 3

Insatisfecho 2

Muy insatisfecho 1

Esta puntuación se registrará en cada orden de compra firmada con acuse de recibo y la gestión del proceso de compras se clasificará según la calificación promedio obtenida durante cada mes, de la siguiente manera:

Puntuación Clasificación 4.6 - 5 Puntos. Excelente.

4 - 4.5 Puntos. Muy buena.

3 - 4 Puntos. Buena.

2 - 3 Puntos. Aceptable.

1 - 2 Puntos. Crítica.

0 - 1 Puntos. Muy crítica.



Anexo 7: Centros de costos. 7.7.

La clasificación con la que se cuenta actualmente en Girag S.A. es la siguiente:

Código Nombre del Centro de Costos

53 Procesos de soporte

5302 GES – Gestión Estratégica

5303 GTH – Gestión del Talento Humano

5304 GEF – Gestión Financiera

5305 GMI – Gestión de Mantenimiento a la Infraestructura

5306 GCS – Gestión de Calidad

5307 GCS – Gestión de Calidad Seguridad

5308 GMT – Gestión de Mantenimiento a Equipos en Tierra

5309 GCO – Gestión Comercial

5310 GIT – Gestión de Informática, Tecnología y Telecomunicaciones

5311 GEC – Gestión Estratégica de Compras

5312 GCS – Gestión Ambiental

5313 GCS – Safety

54 GOC – Gestión de Operaciones de Carga

5401 GOC – Carga Importación

5402 GOC – Carga Exportación

5403 GOC – Carga Marítima

5404 GOC – Bodega (Carga seca/ Cuarto Frio)

5405 GOC –Movilización de Carga

5406 GOC – Carga Domestica

5407 GOC –Collect Fee

5408 GOC – Cabotajes

5409 GOC – Transferencias

5410 GOC –Manejo Aduanero

5411 GOC –Dangerous

5412 GOC – Labado establos/Hielo seco/Reporte

5413 GOC –Correo

5414 GOC –Gastos Reembolse

5415 GOC – Capacitaciones

5416 GOC –Administración

5417 GOC – Reintegro Financiero Factoring

5418 GOC –Comisiones Reintegro Factoring

55 GAA – Gestión de Atención de Aeronaves

5501 GAA – Atención de Aeronaves

5502 GAA – Alquiler de Equipos GSE

5503 GAA –traslado carga plataforma

5504 GAA – Chárter y Sobre Vuelos

5505 GAA – Despacho

57 GMF –Gestión de Mantenimiento de Aeronave

5701 GMF – Tar Mant Aeronaves

58 GSSA –Ingresos de Terceros

5801 GSSA –Cubana 830,002,929 Guía

5802 GSSA –GHI Colombia 900,596 ,431 Guía 022

5803 GSSA – Girag Panamá 444444117



Código Nombre del Centro de Costos

5804 GSSA – Alitalia 444444239

5805 GSSA – Japan 444444123

Es importante que en cada Solicitud de Compra se escriba el número de Centro de Costo con el fin de optimizar los tiempos en el Proceso de compras de Girag S.A.



Anexo 8: Distribución de centros de costo 7.8.

Orden No.

Factura No.

Proveedor: NIT y/o RUT :

Dirección: Telefono :

Ciudad:

CECO

CECO 1

CECO 2

CECO 3

CECO 4

CECO 5

CECO 6

CECO 7

CECO 8

CECO 9

CECO 10

Vo Bo Coordinador Calidad y Seguridad

Integral y/o quien haga sus veces

(Nombre y Firma)

Porcentaje asignado

Moneda(s) de transacción:

Vo Bo Líder de Compras (Nombre y

Firma)

Valor Asignado

DISTRIBUCIÓN DE CENTROS DE COSTOS

Fecha Orden:

Proceso Solicitante:



Anexo 9: Informe mensual de compras 7.9.

Proceso

solicitante

Centro de

costos 1

Centro de

costos 2

Centro de

costos 3

Centro de

costos 4

Centro de

costos 5

Centro de

costos 6Valor Total Proveedor

Cumplimiento

del proveedor

INFORME MENSUAL DE COMPRAS

Fecha de

presentación

Descripción

Líder de Compras y/o quien haga sus

veces.

Director Financiero y/o quien

haga sus veces.

Calificación del proceso de Compras

Total: 0

Director Nacional Operaciones y/o

quien haga sus veces.



Anexo 10: Procesos de soporte. 7.10.

Proceso Funciones de soporte

Proceso Calidad y Seguridad Integral

Verificación del cumplimiento de los procedimientos de compras según lo estipulado en el manual, garantizando que el proceso tenga las garantías para cumplir sus objetivos.

Proceso Gestión Financiera

Desembolso de dinero según los acuerdos entre el proveedor y el proceso de compras



Anexo 11. Identificación y Reporte de Operaciones Sospechosas 7.11.

Con el fin de brindar lineamientos para la identificación de operaciones y actividades sospechosas, a continuación se describen una serie de situaciones propensas a tomar como referencia en el proceso de selección y verificación de Asociados de Negocio. La presencia de alguna de estas situaciones, se tomará como señal de alarma y debe reportarse de forma inmediata al Oficial de Cumplimiento (Coordinador de Calidad y Seguridad Integral).

Asociados de Negocio que sean directivos, accionistas o propietarios de casas de cambio, casinos u otras entidades similares.

Asociados de Negocio que sean funcionarios públicos de alto nivel.

Cualquier persona que quiera llevar a cabo una operación de dinero efectivo superior a los márgenes establecidos.

Cuando existan indicios o certeza razonable de que Asociados de Negocio o personas cuya identificación indique que no actúan por cuenta propia, deberá obtenerse la información para verificar y registrar tanto la identidad de los representantes, apoderados y autorizados como de las personas por cuenta de las cuales actúan.

Negativa del Asociado de Negocio a efectuar la operación comercial, cuando se le solicita su identificación.

Solicitud de canje de billetes pequeños por su equivalente en altas denominaciones.

Aportación de información incompleta, vaga o poco creíble y de quien no entrega referencias verificables.

Entrega de sumas importantes de billetes y solicitud de efectuar varias transferencias a distintos lugares del país o al extranjero sin que se encuentre justificativo por la actividad verificable del Asociado de Negocio.

Operaciones por las cuales el Asociado de Negocio ofrece pagar altas comisiones.

Recuerde que por lo general, aquellas personas que se molestan cuando se les solicita identificación son en principio “sospechosas”.

Presentación de dinero falso, ya que se ha demostrado internacionalmente que existe cierta relación entre la falsificación de billetes y el narcotráfico.

Cambio injustificado en el modo de vida de ciertos empleados de empresas y/o instituciones financieras que habitualmente realizan operaciones con la compañía.

Casos de transferencias recibidas que vuelven a ser remitidas a otros puntos del país o al exterior.

Cuando una persona que está realizando una transacción provee datos y referencias falsas, o no verificables.

Casos en que se presente una persona menor de edad a realizar las operaciones.



Operaciones que no coinciden con la capacidad económica y perfil del Asociado de Negocio.

Asociado de Negocio que realiza transacciones de elevado monto y no declara una actividad acorde que justifique los montos involucrados.

Asociado de Negocio que en un corto periodo de tiempo aparece como dueño de importantes y nuevos negocios y/o activos.

Asociado de Negocio que evita el contacto personal con la entidad con la que está realizando una transacción, llegando incluso a nombrar representantes o intermediarios encargados del manejo de sus inversiones.

Incremento en la facturación del negocio de un Asociado de Negocio, sin razón que lo justifique, la que se evidencia en la actividad de las cuentas de dicho Asociado de Negocio.

Asociado de Negocio que realiza operaciones que están fuera de lo habitual respecto a su comportamiento anterior.

Compra y venta frecuente de montos importantes de divisas, sin el respaldo de una consecuente actividad económica.

Repetidas solicitudes de cambio de divisas, por montos levemente inferiores al umbral de registro, las que se producen en cortos períodos de tiempo e incluso a través de diferentes sucursales.

Empleados que impiden que otros compañeros de trabajo atiendan a determinados Asociados de Negocio.

Asociado de Negocio que utiliza múltiples instrumentos financieros para pagar a una entidad y su negocio no justifica pagos a través de dicha variedad de instrumentos.

Indicios de que el Asociado de Negocio no actúa por su cuenta y que intenta ocultar la identidad del verdadero involucrado.

Asociados de Negocio que frecuentemente realizan depósitos en efectivo para cubrir órdenes de pago, transferencias de dinero y otros instrumentos fácilmente liquidables.

Reiteradas operaciones a nombre de terceras personas. Ante cualquier indicio de operación sospechosa, quien la detecte deberá informar de manera reservada al Oficial de Cumplimiento BASC (Coordinador de Calidad y Seguridad Integral), teniendo en cuenta incluir:

Nombres y apellidos completos y/o identificación de las personas reportadas

Datos de ubicación como ciudad, municipio, direcciones, teléfonos, etc.

En la medida de lo posible un ordenamiento cronológico de los eventos y la participación

de cada persona o agente,

Características de la operación por las cuales se considera como sospechosa.



Cualquier irregularidad que haya detectado con las personas o transacciones implicadas

en la operación sospechosa.

Posteriormente, se deberá diligenciar el formulario de Reporte de Operación Sospechosa a través del Sistema en Línea SIREL, utilizando el Usuario: GIRAG1 y la clave designada al correo institucional del Oficial de Cumplimiento, siguiendo las instrucciones del ANEXO 1 – ROS REPORTE DE OPERACIONES SOSPECHOSAS de la UNIDAD DE INFORMACIÓN Y ANALISIS FINANCIERO UIAF, disponible en https://www.uiaf.gov.co/. Se reitera que de acuerdo a la ley que rige la materia, tanto el funcionario que entrega la información como el que la recibe, deben guardar absoluto secreto de esta. Respecto de la suerte de los negocios que se están llevando a cabo con quien se sospecha de participar en actividades ilícitas, corresponderá al Oficial de Cumplimiento (Coordinador de Calidad y Seguridad Integral) instruir de forma reservada respecto de la continuidad de la operación comercial.

https://www.uiaf.gov.co/

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