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DEDICATORIA

El presente trabajo esta dedicado a mis padres y hermanos y a todas las personas que llevan con gran responsabilidad acciones contables.

PRESENTACION

El presente trabajo que lleva como nombre LIBRO CAJA, esta elaborado con gran responsabilidad ya que en el trataremos los conceptos basicos su uso, su importancia.

Como toda persona juridica vuestra SAC esta obligada a llevar contabilidad completa mediante libros considerados principales, y auxiliares los cuales debern estar en castellano y expresados en moneda nacional, salvo que se trate de sociedades que hayan suscrito contratos especiales con el Estado y por tal motivo puedan llevar su contabilidad en moneda extranjera

INTRODUCCION

El libro de contabilidad de la asociacin slo puede ser intervenido por orden judicial o por las autoridades econmicas pertinentes (Ministerio de Economa y Hacienda).

Si se produce alguna tachadura no deseada, ser necesario que el Tesorero realice una diligencia en el mismo libro manifestando las causas de la tachadura, el nmero de apunte y la pgina del libro donde se ha producido.

Una vez que nuestra asociacin ha sido legalizada formalmente, obtenemos el C.I.F y la correspondiente exencin de I.V.A, es conveniente el abrir una cuenta bancaria en alguna de sus modalidades, o bien libreta de ahorros o "a la vista", o cuenta corriente.

Tanto en una u otra modalidad es aconsejable que se haga de forma mancomunada, es decir: tres firmantes, de los cuales dos han de ser Presidente y Tesorero y un tercer miembro de la Junta Directiva, pero que para detraer fondos y ordenar pagos sea necesaria la firma de dos de tres que suscriben la cuenta.

CAPITULO I

1. PLANEAMIENTO DEL PROBLEMA

1. 1. DESCRIPTIVO DEL PRBLEMAEsta es una asignatura que tiene como propsito desarrollar casos prcticos de contabilidad descentralizada en libros auxiliares.

Est desarrollada de acuerdo al Proyecto de Currculo por Competencias y se estructura en Dos Unidades: En la primera se estudiar las generalidades de los libros Diarios Auxiliares de contabilidad y en la segunda, los Mayores Auxiliares.

1.2 HIPOTESISA cada competencia se le asigna su capacidad y sus contenidos tridimensionales. Los contenidos se darn en forma terica y prctica enmarcndolos en sus aspectos legales, contables, tributarios y laborales, mediante mtodos de participacin centrados en la actividad de los estudiantes.

CAPITULO II

2. MARCO TEORICO

2.1 CAJA LIBRO

Como toda persona juridica vuestra SAC esta obligada a llevar contabilidad completa mediante libros considerados principales, y auxiliares los cuales debern estar en castellano y expresados en moneda nacional, salvo que se trate de sociedades que hayan suscrito contratos especiales con el Estado y por tal motivo puedan llevar su contabilidad en moneda extranjera. apunta y/o imprime:

Libro de Inventario y BalancesLibro Diario Libro Mayor Libro de Actas Libro Caja Registro de compras Registro de ventas Libro registro de activos Libro matricula de acciones

Libro bancos, Libro de actas del directorio. Adems de cualquier otro libro que por necesidad requiera la empresa. Previo a su uso, los libros contables debern legalizarse ante Notario Pblico, excepto el de Planillas, el cual se legalizar ante el Ministerio de Trabajo , pagando la tasa de 33 soles en el Banco de la Nacin.Si se trata de contabilidad computarizada se legalizaran las hojas en formato continuo.

Para regularizar el Libro Matricula de acciones debes realizar el primer asiento en el cual se detalla los accionistas, acciones, No. de certificado, No. de emisin correlativo de acciones, firma de los accionistas, etc. la informacin se encuentra en el testimonio de constitucin, si no lo hiciste estas a tiempo.

El libro de caja o de cuentas es uno de los tres libros oficiales de la asociacin. En l deben reflejarse todos los movimientos econmicos (ingresos y gastos) que ha realizado la entidad.

2.2 FUNCION DEL CAJERO

DEL CAJERO1. Recepcionar el ingreso diario de todos los en efectivo o cheque.2. Elaborar las Rentas de produccin Diaria de acuerdo al tributo, teniendo en cuenta la Orden o Planilla correspondiente.3. Elaborar el Recibo de Ingreso en forma diaria de acuerdo a las Rentas de Produccin diaria, y su registro.4. Distribuir copias de los Recibos de Ingresos a diversas Oficinas.5. Todos los documentos relacionados a los ingresos diarios, que son materia de elaborar el Recibo de ingreso no deben tener borrones, enmendaduras ni aadiduras en los importes totales, bajo responsabilidad.6. Otras funciones que se le asigne

DEL PAGADOR1. Llevar el Fondo Fijo de Caja Chica del Programa de Obras, Gastos Corrientes, para el pago de gastos menudos y urgentes previa revisin de importes, fechas, detalles y otros en la documentacin sustentatoria las cuales no deben presentar enmendaduras ni borrones, y debe contar con las respectivas firmas de las personas autorizadas.2. Realizar las liquidaciones de Caja chica en forma oportuna para su reposicin y deber llevar el registro de los gastos que se realicen por cada programa(Gastos Corrientes y Obras)3. Pago de Proveedores previa coordinacin con la Unidad de Abastecimientos. Asimismo pago de planillas de Judiciales, Obreros, AFP, y haberes de todo el Personal de la Municipalidad.4. Certificaciones de Cheques en Banco si fuere el caso5. Control de Facturas SUNAT.6. Mantener al da el archivo de las copias de las Planillas canceladas y clasificadas para su mejor control(Activos, Pensionistas, Servicios No Personales, Judiciales y otros)7. Remisin de Comprobantes de Pago a la Unidad de Contabilidad debidamente sustentados.8. Otras funciones que se le asigne

DEL AUXILIAR ADMINISTRATIVO1. Recepcin de documentos de las diferentes Direcciones, Unidades y otros y su reiteracin.2. Tipeo de documentacin(informes, Memorandos, Oficios y otros).3. Recepcin, registro y Control de Ordenes de Compra, Servicio.4. Tipeo de Comprobantes de Pago y Cheques.5. Archivo de la documentacin recibida y remitida.6. Otras funciones que se le asigne

DEL AUXILIAR DE COMPUTO1. Procesar al sistema los recibos de Ingresos, Papeletas de Deposito y Comprobantes de Pago en forma diaria.2. Registrar en los Libros de las diferentes Cuentas Corrientes, los Comprobantes de pago, Notas de Abono y Notas de Crdito.3. Efectuar las conciliaciones Bancarias de las diferentes cuentas corrientes.4. Registrar en el Libro Caja los Recibos de Ingresos Diarios, de acuerdo al Plan Contable Gubernamental.5. Efectuar la conciliacin del Libro Caja.6. Registrar en el Libro Caja Bancos el Movimiento de Ingresos y Gastos y conciliarlo con el saldo del libro Caja y con los Diferentes auxiliares de Bancos.7. Informar mensualmente la Relacin de Ingresos y Gastos.8. Llevar el Archivo de la documentacin a su cargo.9. Otras que le asigne .

DEL TESORERO1. Administrar los fondos municipales en sus etapas de previsin, programacin, recaudacin y distribucin en coordinacin con el Jefe de la Unidad de Contabilidad y el Director de Administracin.2. Programar, gestionar, controlar e informar la utilizacin de los fondos Municipales3. Controlar y visar los documentos que generan egresos (comprobantes de pago), as como el giro de cheques.4. Controlar y supervisar los libros auxiliares de obras por administracin directa, contratos, encargo, cheques girados por entregar de las Cuentas Corrientes.5. Coordinar y gestionar ante las entidades bancarias en las que tienen cuentas corrientes, el movimiento econmico diario de cuenta corriente as como el pago de cheques por retiros y otras operaciones.6. Supervisar el registro de asientos contables de los documentos de ingreso y salida de fondos determinando los saldos respectivos.7. Emitir informe diario de Bancos y el parte mensual de fondos.8. Reportar diariamente a la Oficina de Administracin y a la Oficina de Planificacin y Presupuesto la ejecucin del ingreso.9. Elaborar la Proyeccin trimestral y mensual del compromiso de giro en funcin al calendario de compromisos correspondiente.10. Otras Funciones relacionadas con el cargo, que le asigne el Director de Administracin.

RELACION DE CUENTAS CORRIENTES301-001061 FONCOMUN GASTOS DE CAPITAL301-000219 FONDO DE GARANTIA301-001843 PROGRAMA DEL VASO DE LECHE301-021305 GASTOS DE CAPITAL301-021615 GASTOS INTERDISTRITALES301-021593 OTROS IMPUESTOS MUNCIPALES301-021607 RECURSOS DIRECTAMENTE RECAUDADOS301-021523 VIGENCIA DE MINAS 301-021585 PROGRAMA A TRABAR URBANO301-021291 FONCOMUN GASTOS CORRIENTES

Para regularizar el Libro Matricula de acciones debes realizar el primer asiento en el cual se detalla los accionistas, acciones, No. de certificado, No. de emision correlativo de acciones, firma de los accionistas, etc. la informacion se encuentra en el testimonio de constitucion, si no lo hiciste estas a tiempo. El libro de caja o de cuentas es uno de los tres libros oficiales de la asociacin. En l deben reflejarse todos los movimientos econmicos (ingresos y gastos) que ha realizado la entidad.

Es conveniente que se lleve el libro de caja al da, si no pasando directamente todos los movimientos econmicos, s llevando la contabilidad en otro ejemplar, de esta forma evitaremos equivocarnos y realizar tachaduras o borrones en el libro, lo cual est taxativamente prohibido, pasando los datos al libro oficial una vez que tengamos dicha contabilidad absolutamente clara y que se corresponda con los gastos contrados y los ingresos recibidos.

El libro de contabilidad de la asociacin slo puede ser intervenido por orden judicial o por las autoridades econmicas pertinentes (Ministerio de Economa y Hacienda).

Si se produce alguna tachadura no deseada, ser necesario que el Tesorero realice una diligencia en el mismo libro manifestando las causas de la tachadura, el nmero de apunte y la pgina del libro donde se ha producido.

Una vez que nuestra asociacin ha sido legalizada formalmente, obtenemos el C.I.F y la correspondiente exencin de I.V.A, es conveniente el abrir una cuenta bancaria en alguna de sus modalidades, o bien libreta de ahorros o "a la vista", o cuenta corriente.

Tanto en una u otra modalidad es aconsejable que se haga de forma mancomunada, es decir: tres firmantes, de los cuales dos han de ser Presidente y Tesorero y un tercer miembro de la Junta Directiva, pero que para detraer fondos y ordenar pagos sea necesaria la firma de dos de tres que suscriben la cuenta.

Esta frmula es acertada para un adecuado control de los fondos, as como para que no se produzca el problema de realizar un pago o compra urgente y no se pueda realizar por la ausencia de Presidente o Tesorero, habilitando a una tercera persona de la Junta Directiva. En cualquier caso los pagos habrn de estar vlidamente acordados por el rgano correspondiente, as no existira ninguna clase de problemas.

PRESUPUESTO ORDINARIO.

Este Presupuesto ha de ser aprobado por la Asamblea y en el se recogen todos los gastos e ingresos por partidas que se prevn ejecutar en dicho ao. Este presupuesto es conveniente que est desglosado al mximo, de esta forma podremos realizar un objetivo seguimiento presupuestario y podremos observar al final el grado de cumplimiento y de ejecucin del mismo.

Los conceptos que suelen llevar estos presupuestos son los siguientes:

GASTOS:

GASTOS FIJOSAlquiler, mantenimiento local, luz, agua, etc.

PERSONAL CONTRATADOSi lo hubiera

SECRETARIA/ORGANIZACIONMaterial de secretaria, telfonos, material informtico, Impuestos, seguros, etc.

ACTIVIDADESDesglosado por actividades. Por ejemplo: de Formacin, excursiones y viajes, de verano, de informacin, internacionales, etc.

INVERSIONESCompras que supongan una inversin por parte de la asociacin: ordenador, mobiliario, compras superiores a una cantidad establecida por la Asamblea, etc.

INGRESOS:

SALDO EJERCICIO ANTERIORReflejar aqu la cantidad del balance del ao anterior tanto el saldo en caja .

APORTACION DE LA ENTIDAD

CUOTAS DE SOCIOS ORDINARIAS Y EXTRAORDINARIAS

CUOTAS DE PARTICIPCION EN ACTIVIDADES

SUBVENCIONES OFICIALESDesglosar aquellas procedentes de Instituciones Pblicas. Por ejemplo: Ayuntamiento, CC.AA, etc.

AYUDAS Y SUBVENCIONES ENTIDADES PRIVADASObras sociales de Cajas de Ahorros, esponsorizaciones, marcas comerciales, etc.

DONACIONESRealizadas por personas

RENDIMIENTO DE LAS ACTIVIDADESContratos con entidades pblicas o privadas para la realizacin de actividades que no sean subvenciones

INGRESOS BANCARIOSIntereses a nuestro favor, ingreso de prstamos, etc.

Este sera el Presupuesto de la asociacin para el ao correspondiente y en l han de figurar todos los gastos e ingresos que prevemos.

Existen adems, los cuales veremos a continuacin, presupuestos realizados para una actividad concreta e incluso en ocasiones es necesario que aprobemos un Presupuesto extraordinario.

PRESUPUESTO EXTRAORDINARIO.

Una vez aprobado nuestro presupuesto anual y comenzada su ejecucin, es posible que nos podamos encontrar a lo largo del ao con un ingreso o gasto extraordinario, debido a una subvencin importante con la que no contbamos o a un gasto imprevisto al cual es necesario hacer frente.

En estas ocasiones es necesario aprobar dicho presupuesto extraordinario por la Asamblea General y que conste en l igualmente, las partidas correspondientes.

PRESUPUESTO DE ACTIVIDADES.

Para la solicitud de ayudas y subvenciones debemos siempre de adjuntar un presupuesto detallado de ingresos y gastos al programa por el cual solicitamos dicha subvencin.

2.3 BALANCESEl balance anual o cierre de ejercicio es tambin una prctica obligatoria en la vida de las asociaciones.

El Balance anual debe aprobarse en la primera Asamblea General inmediatamente posterior al 31 de diciembre.

GASTOS:

FIJOSAlquiler, luz, agua, mantenimiento, etc.

PERSONAL CONTRATADO

SECRETARIA/ORGANIZACIONMaterial secretaria, impuestos, Seguro de Responsabilidad Civil, Telfono, desplazamientos de reuniones, etc.

ACTIVIDADESPodis realizarlo por actividad, por programas, por tipologa de actividades, etc. y en l se incluyen todos los gastos repercutibles a las actividades: materiales, desplazamientos, manutencin, colaboradores, etc.

INVERSIONESAquellas adquisiciones de material que hayis realizado, inversiones en el local, etc.

GASTOS BANCARIOS

VARIOSEn este apartado se incluyen los gastos no asignables a ninguna partida anterior

INGRESOS:

SALDO EJERCICIO ANTERIOR

CUOTAS DE SOCIOS

CUOTAS DE ACTIVIDADES

SUBVENCIONES OFICIALESDetallar su procedencia y cuanta

OTRAS AYUDAS, SUBVENCIONES Y/O DONACIONESDetallar su procedencia y cuanta

ARRENDAMIENTO DE SERVICIOSDetallar a qu entidades y cuanta

RENDIMIENTO DEL PATRIMONIOAlquileres, etc.

INTERESES BANCARIOS

Este balance expresa los gastos e ingresos econmicos, de hecho, que ha tenido la asociacin durante el ao, y deber constatar fielmente y corresponder a los apuntes que aparezcan en el Libro de Caja.

La mejor forma de hacerlo es la siguiente: una vez cerrado el ao contable y pasados todos los gastos e ingresos al Libro de Caja, procederemos a sumar todas las partidas (ingresos y gastos) por conceptos, llevndolos a continuacin al balance de cierre. No olvidar que este es uno de los documentos oficiales de la entidad y ha de estar firmado por el Tesorero y el Presidente.

Un modo de realizar el balance econmico es el siguiente:

BIBLIOGRAFIA- Holmes, W. Arthur. Principios y Procedimientos Contables. Espaa, Editorial Hispanoamericana, 1990.- Cordera Martin Jos Gestin de Contabilidad. Ediciones Pirmides, Madrid, 1994- Administracin financiera. Robert w. Johnson. Capitulo. Administracin de inventarios. Inicio pagina 177. - Presupuestos planificacin y control de las utilidades.