Mof Servitrans Palomino

SERVITRANS PALOMINO E.I.R.L.

Ades dela vida nos ha tocado sustentar nuestro trabajo de tesisDISPOSICIONES GENERALES CAPITULO I DEL CONTENIDO Y ALCANCE 1. CONTENIDO El presente Manual de Organizacin y Funciones mantiene concordancia y coherencia con el Reglamento de Organizacin y Funciones aprobado y vigente para la empresa. En su contenido se sealan las funciones generales , funciones de las areas conformantes de la Estructura Orgnica de la empresa que estn establecidas en el ROF, asimismo las funciones, responsabilidades, actividades y/o tareas que desarrolla real y efectivamente cada uno de los colaboradores y servidores en el cargo que ocupan. 2. FINALIDAD DEL MANUAL El presente Manual de Organizacin y Funciones tiene por finalidad lo siguiente: a. Establecer las funciones que deben cumplir las Unidades Orgnicas de la empresa b. Orientar al personal sobre sus funciones, su ubicacin e interrelacin dentro de la estructura orgnica del Proyecto, as como su nivel jerrquico y dependencia administrativa.

c. Servir de Instrumento bsico en la racionalizacin de los procedimientos de laempresa, con el fin de lograr una eficaz y eficiente administracin que conlleve al cumplimiento de las metas y objetivos. d. Servir de ayuda durante la seleccin de personal que debe ocupar diferentes cargos de la organizacin para calificarlos por comparacin entre lo que hacen y lo que deben hacer. e. Constituirse como un instrumento eficaz que facilite el control del cumplimiento de las funciones y atribuciones del cargo 6. ALCANCE El presente Manual es de aplicacin para todas las reas, unidades y sucursales de la empresa


CAPITULO II DE LA NATURALEZA, FINALIDAD Y OBJETIVOS GENERALES 1. NATURALEZA Somos una empresa dentro del rubro del transporte, nos dedicamos a realizar cargas por carretera a nivel nacional el cual incluye los servicios de recojo local, carga, descarga, entrega a domicilio y seguro de transporte. DE LAS FUNCIONES GENERALES 1. FUNCIONES GENERALES DE LA EMPRESA Son funciones generales de La empresa: a) Formular el Plan Estratgico de corto, mediano y largo Plazo empresarial, en armona con la misin y visin de la empresa b) Programar, dirigir, ejecutar y supervisar las acciones para el cumplimiento del Plan Estratgico empresarial c) Formular los planes operativos, programas y presupuestos para el correcto marcha de la empresa d) Coordinar, evaluar y promover la cooperacin y participacin de todas las areas internas vinculados a la ejecucin del Plan Estratgico empresarial h) Realizar investigaciones orientadas a mejorar la produccin y productividad, en aras de un crecimiento sostenido de la empresa j) Promover el perfeccionamiento, la especializacin y desarrollo del personal de la empresa


CAPITULO III DE LA ESTRUCTURA ORGANICA 1. ESTRUCTURA ORGANICA La Estructura de la empresa posee la siguiente estructura rgano de Direccin Junta general de accionistas Gerencia General rgano de Control Oficina de Control Interno rganos de Asesoramiento Oficina de Planeamiento y Gestin Estratgica Oficina de administracin y gestin de procesos Oficina de Asesora Jurdica Oficina de Supervisin y Monitoreo rganos de Apoyo Oficina de Administracin y Finanzas Unidad de Informtica Unidad de Equipo de operaciones rganos de Lnea Oficina de contabilidad Unidad de tesorera Unidad de crditos y cobranzas Oficina de logstica Oficina de recursos humano



CAPITULO IV DEL ORGANO DE DIRECCION DESCRIPCION DE RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES: 1. GERENTE GENERAL La sociedad sera dirigida por la gerencia, que tendra las facultades de representacion legal y de gestion necesarias para la administracion de la misma dentro de su objeto. con excepcion de los asuntos que la ley o el estatuto atribuyen a la junta general de accionistas, la que podra estar integrada por uno o mas gerentes designados por la junta general de accionistas. el gerente general es el representante legal de la empresa, su cargo es personal e indelegable y de duracion indefinida la administracion de la sociedad esta integrada por el gerente general. el gerente general a sola firma gozan de las facultades contenidas en el estatuto de la empresa a) FUNCIONES ESPECFICAS: 1.- celebrar y ejecutar los actos y contratos ordinarios correspondientes al objeto social. 2.- representar a la sociedad con las facultades generales y especiales previstas en el cdigo procesal civil. 3.- asistir a las sesiones de la junta general. 4.- inspeccionar los libros, documentos y operaciones de la sociedad y dictar las disposiciones necesarias para su correcto funcionamiento. Expedir constancias y certificaciones respecto del contenido de libros y registros de la sociedad. 5.- actuar como secretario de las juntas de accionistas. 6.- organizar el rgimen interno de la sociedad. 7.- usar un sello de la sociedad, expedir la correspondencia epistolar y telegrfica de la sociedad y cuidar que la contabilidad este al da. 8.- dar cuenta a la junta general de la marcha y estado de los negocios sociales y presentar en tiempo oportuno el proyecto de balance y de la cuenta de ganancias y prdidas de cada ejercicio, junto con los datos necesarios para la redaccin de la memoria. 9.- nombrar y despedir empleados y obreros y pactar la remuneracin de sus servicios, as como contratar los asesores externos. 10.- ejercer las dems funciones que la junta general le encomiende. 11 otros en cumlimiento des estatuto de la empresa 12. las dems funciones que le encargue la junta general de accionistas b) LINEA DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD Depende directamente del la junta general de accionistas c) EJERCE AUTORIDAD SOBRE: Gerentes y Jefes de Oficina Dems Personal de la Institucin. d) REQUISITOS MINIMOS DEL CARGO Maestra en economa, administracin, comercio exterior o profesin a fin.


Experiencia mnima de cinco aos de tipo empresarial y/o en gerenciamiento de empresas de xito en el pas y/o extranjero. Capacidad de direccin. Conocimientos de herramientas informticas Experiencia en asesora y consultora de empresas Aptitudes para el trabajo en equipo CAPITULO V DE LOS ORGANOS DE APOYO 1. ESTRUCTURA ORGANICA DE LA OFICINA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS: GERENTE DE ADMINISTRACION Y FINANZAS a) FUNCIONES ESPECIFICAS: 1. Responsable de conducir la Oficina de Administracin y Finanzas 2. Formular y proponer a la Gerencia General los lineamientos y polticas en materia de administracin de los recursos humanos, econmicos, financieros y materiales, de conformidad con cada uno de los sistemas que maneja. 3. Organizar, dirigir, supervisar y controlar los Sistemas de Personal, Contabilidad, Tesorera, y Logstica. 4. Planificar, dirigir y coordinar programas de las Unidades Administrativas a su cargo. 5. Asesorar a la Gerencia General en asuntos de administracin general. 6. Presidir comisiones de licitaciones, concursos, contratos y otras actividades a fines. 7. Supervisar y evaluar el sistema contable y la ejecucin presupuestal a nivel global. 8. Proponer la contratacin o cese del personal a su cargo. 9. Otras Actividades y/o Tareas tales como: 10. Visar los Balances de comprobacin, balances generales y las transferencias presupuestales. 11. Emitir informes tcnicos sobre los avances y resultados de los aspectos financieros, contables del Sistema. 12. Otras funciones, inherentes al cargo, que le asigne el Gerente General. b) LINEA DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD Depende directamente del Gerente General c) EJERCE AUTORIDAD SOBRE: JEFE JEFE JEFE JEFE JEFE DE DE DE DE DE LA UNIDA DE CONTABILIDAD LA UNIDA RECURSOS HUMANOS LA UNIDA LOGISTICA UNIDADDE TESORERIA, CREDITOS Y COBRANZA LA UNIDA DE UNIDAD E INFORMATICA

e) REQUISITOS MINIMOS DEL CARGO Ttulo profesional de administrador, contador, economista o carrera a fin. colegiatura Estudios especializados en finanzas y administracin de personal. 5 aos de experiencia en funciones similares. Conocimientos de herramientas informticas Documentacin sustentatoria.


ASISTENTE DE ARCHIVO Y PROSESOS Y ADMINISTRAION A) FUNCIONES ESPECFICAS: 1. Conducir y organizar y administrar las actividades relacionadas al sistema archivstico. 2. Emitir guias de remisin y dems documentos para la prestacin del sevicio 3. Recepcionar, clasificar y registrar la documentacin que le sea entrega por las diferentes unidades, reas , clientes, para su custodia en el Archivo de la empresa 4. Organizar y archivar la documentacin que se encuentra en custodia empleando sistemas informticos y mtodos archivsticos, segn sistema establecido. 5. Velar por la conservacin y mantenimiento de la documentacin de la empresa 6. Informar sobre el estado situacional de la documentacin que obra en el Archivo de la empresa, proponiendo medidas acordes a la normatividad archivstica ( depuracin, eliminacin, transferencia, etc.) 7. Atender los requerimientos de ubicacin documentaria, que le sean solicitados y se encuentren debidamente autorizados. 8. Otras funciones inherentes al cargo, que le asigne el Jefe de la oficina de Administracin. c) LINEA DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD Depende directamente del Jefe de la Oficina de Administracin y Finanzas d) REQUISITOS MINIMOS DEL CARGO Tcnico en archivo, administracin o afines Experiencia mnima de dos aos en labores afines conocimiento de manejo de procesador de texto, base de datos y correo electrnico. Documentacin sustentatoria. UNIDAD DE CONTABILIDAD Y FINANZAS JEFE DE LA CONTABILIDAD a) FUNCIONES ESPECIFICAS: 1 Tiene a su cargo la Unidad de Contabilidad y es responsable de su conduccin. 2 Velar por el cumplimiento de las Normas y Procedimientos Contables, aceptados por el Sistema de Contabilidad privada 3 Elaboracin y anlisis de los Estados Financieros de la Entidad. 4 Supervisar los asientos contables documentos de gastos, ingresos y salidas de fondos. 5 Coordinar y controlar los pagos autorizados de acuerdo a la disponibilidad de calendario de compromisos de pagos. 6 Supervisar el pago de Remuneraciones en funcin a la Planilla nica de Pagos, proveedores y pagos de retenciones, firmando los Comprobantes de Pago respectivos. 7 Programar la informacin contable y de pagos. 8 Efectuar arqueos de caja oportunamente.


9 Preparar la informacin mensual sobre las actividades que realiza la Unidad de Contabilidad y Finanzas. 10 Supervisar con los rganos de Lnea y Oficina de Planeamiento y Gestin Estratgica sobre el avance de ejecucin presupuestal. 11 Otras funciones inherentes al cargo, que le asigne el Jefe de la Oficina de Administracin y Finanzas. b) LINEA DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD Depende directamente del Jefe de la Oficina de Administracin y Finanzas c) EJERCE AUTORIDAD SOBRE: TESORERO TECNICO EN CONTABILIDAD TECNICO ADMINISTRATIVO d) REQUISITOS MINIMOS DEL CARGO Ttulo profesional de contador publico. colegiatura Estudios especializados en finanzas. tributacin, Capacitacin sobre administracin de personal y normas contables vigentes. Experiencia en funciones similares de 4 aos . Conocimientos de herramientas inforrmticas. Documentacin sustentatoria.

e) LINEA DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD Depende directamente del Jefe de la Unidad de Contabilidad y Finanzas f) REQUISITOS MINIMOS DEL CARGO Titulo de secretariado ejecutivo, administracin, contabilidad o afines Experiencia en labores afines. Capacitacin secretarial y/o tcnica. Documentacin que acredite especializacin en manejo de procesadores de texto, hoja de clculo, graficadores y correo electrnico. Buena presencia y trato agradable. UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS JEFE DE LA UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS a) FUNCIONES ESPECFICAS: 1. Tiene a su cargo la Unidad de Recursos Humanos y es responsable de su funcionamiento. 2. Organizar, dirigir, ejecutar, controlar y evaluar las acciones relacionadas con la administracin de personal. 3. Verificar el control de la asistencia del personal empleado y obrero del Proyecto. 4. Procesar y tramitar la contratacin y cese del personal empleado y obrero. 5. Disponer la elaboracin de las planillas de remuneraciones para empleados y obreros. 6. Asesorar y proponer normas y procedimientos de asuntos de especialidad.


7. Presentar la documentacin pertinente al Ministerio de Trabajo y ESSALUD 8. Participar en reuniones o comisiones sobre asuntos especializados en administracin de personal. 9. Preparar informes mensuales sobre las actividades que desarrolla la Unidad a su cargo. 10. Elaborar contratos de personal empleado y obrero. 11. Otras funciones, inherentes al cargo, que le asigne el Jefe de la Oficina de Administracin y Finanzas. b) LINEA DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD Depende directamente del Jefe de la Oficina de Administracin y Finanzas c) EJERCE AUTORIDAD SOBRE: TECNICO ADMINISTRATIVO V (Planillero) UNIDDAD DE TESRETIA SECRETARIA TESORERA a) FUNCIONES ESPECFICAS: 1. Recepcionar y registrar la documentacin y correspondencia que ingresa a la Oficina de Administracin y Finanzas. 2. Llevar el registro de cargos de la correspondencia y documentacin recibida, emitida y tramitada. 3. Redactar y digitar informes, oficios, memorndums y otros documentos de la Oficina de Administracin y Finanzas. 4. Recepcionar y atender las llamadas telefnicas, atencin al pblico para proporcionar informacin. 5. Clasificar y archivar la documentacin recibida y emitida de la Oficina de Administracin y Finanzas. 6. Tener Actualizado el registro de control de Trmite Documentario de la Oficina 7. Supervisar la ejecucin del proceso de pago, previa evaluacin de la fase de devengado, contando con la aprobacin de la fase de girado, a los proveedores y trabajadores de la Institucin. 8. Dirigir y coordinar el Proceso de Conciliaciones Bancarias de las Sub Cuentas y Cuentas Corrientes de la entidad. 9. Dirigir, supervisar y evaluar las acciones administrativas, referidas al Fondo para Pagos en Efectivo y del Fondo Fijo de Caja Chica. 10. Proponer a los responsables del manejo de las cuentas corrientes, ante el Gerente General. 11. Dirigir, coordinar y supervisar el giro de cheques de las cuentas corrientes de la empresa, por todas las fuentes de financiamiento, con observancia de los rganos de direccion. 12. Efectuar el Custodio de los Valores (Carta Fianza, Chequeras, Cheques y otros) 13. Efectuar los pagos a servidores, proveedores o Entidades, exigiendo su identificacin correspondiente. 14. Efectuar depsito en el Banco, de los fondos recibidos en Caja, por concepto de Ingresos Propios o de terceros, dentro de las 24 horas, o al primer da hbil siguiente de recibido el fondo. 15. Formular los Recibos de Ingresos por los Fondos recibidos, para su contabilizacin. 16. Custodiar el correcto archivo de los Comprobantes de Pago y su respectiva documentacin sustentatoria.


17. Efectuar el pago de los Impuestos y Retenciones dentro de las fechas establecidas por Ley. 18. Otras funciones que le asigne el Jefe inmediato Superior. AREA DE SEGIMIENTO Y CONFORMIDADES AUXILIAR DE SEGIMIENTO CONFIRMACIONES Para una correcta prestacin de servicio y adecuado flujo de proceso esta rea se encargara de control y administracin y seguimiento de la correcta entrega de los equipos artculos trasportados a) FUNCIONES ESPECFICAS: 1. 2. 3. 4. Realizar conformidades de envio a los distintos puntos de envio Dar seguimiento oportuno a la entrega de los paquetes y artculos enviados Coordinar con los clientes para la correcta y oportuna entrega de sus paquetes Velar por la integridad de los paquetes desde su origen hasta su destino final

5. Organizar, clasificar, distribuir y archivar la documentacin de las distintas areasde los clientes 6. Recepcionar, clasificar y registrar la documentacin que le sea entrega por las diferentes unidades, reas , clientes, para su custodia en el Archivo de la empresa 7. Organizar y archivar la documentacin que se encuentra en custodia empleando sistemas informticos y mtodos archivsticos, segn sistema establecido.

8. Velar por la conservacin y mantenimiento de la documentacin de la empresa9. Informar sobre el estado situacional de la documentacin que obra en el Archivo de la empresa, proponiendo medidas acordes a la normatividad archivstica ( depuracin, eliminacin, transferencia, etc.) 10. Atender los requerimientos de ubicacin documentaria, que le sean solicitados y se encuentren debidamente autorizados. 11. Otras funciones inherentes al cargo, que le asigne el Jefe de la oficina de Administracin. 12. Dems que la gerencia del rea le asigne b) LINEA DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD Depende directamente administrativo y finanzas c) REQUISITOS MINIMOS DEL CARGO .tecnico en administracin o marketing, contabilidad o afines Experiencia en funciones similares no menor de 1 ao. Conocimientos de herramientas informticas Documentacin sustentatoria. UNIDAD DE ADMINISTRACION Y GESTION DE PROCESOS JEFE DE LA OFICINA DE ADMINISTRACION Y GESTION DE PROCESOS a) FUNCIONES ESPECFICAS: 1. Gestionar y administrar el flujo de procesos adecuado para la empresa, en concordancia con el plan estratgico de la empresa. 2. Clasificar, distribuir y archivar la documentacin que ingresa a las distintas areas de la empresa


3. Distribuir documentos de la Gerencia General.4. Elaborar e interpretar cuadros estadsticos, diagramas, resmenes, fichas y formatos que faciliten el trabajo administrativo. 5. Automatizar la informacin administrativa, utilizando soportes informticos en coordinacin con el area de sistemas e informtica. 6. Recopilar, evaluar y compendiar informacin relacionada a la gestin. 7. Revisar expedientes de relativa complejidad, para verificar y ubicar documentacin, para mejor resolver. 8. Otras funciones inherentes al cargo, que le asigne. b) LINEA DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD Depende directamente administrativo y finanzas c) REQUISITOS MINIMOS DEL CARGO .tecnico en administracin o marketing, contabilidad o afines Experiencia en funciones similares no menor de 1 ao. Conocimientos de herramientas informticas Documentacin sustentatoria.

DEPARTAMENTO DE CONTROL DE CRDITO Y COBRANZA OBJETIVO: Gestionar y efectuar el cobro de los crditos a favor de la entidad, administrar y controlar la cartera de clientes que garantice una adecuada y oportuna captacin de recursos, analizar y proponer los montos y antigedad de los crditos otorgados. a) FUNCIONES ESPECIFICAS:

1.

Coordinar y supervisar el proceso de recuperacin de cuentas por cobrar, y verificar su registro. 2. Proponer estrategias y disear controles administrativos para la recuperacin de las cuentas por cobrar. 3. Disear, proponer e implementar controles administrativos que permitan reducir las cuentas incobrables.. 4. Supervisar y validar las notas de crdito y cargo de acuerdo con la normatividad aplicable. 5. Autorizar los crditos y ampliacin de los mismos a favor de terceros, para la enajenacin de material bibliogrfico. 6. Controlar y custodiar los documentos que correspondan al Departamento. 7. Efectuar la investigacin crediticia de posibles clientes para el otorgamiento de crditos. 8. Informar a las Gerencias de Libreras y Distribucin, as como a los departamentos adscritos sobre el comportamiento de los clientes morosos. 9. Programar, controlar y supervisar las actividades de los cobradores adscritos al Departamento. 10. Llevar un control documental y electrnico de los clientes acreditados y concesionarios. 11. Realizar las dems funciones que expresamente le encomiende el Gerente


12. Administrativo. b) LINEA DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD Depende de la jefatura de administracin y gestin de procesos c) REQUISITOS MINIMOS DEL CARGO Tcnico en contabilidad economa o afines Conocimientos en sistemas de informacion Experiencia en administracin Experiencia en administracin de intranets, correo electrnico y base datos. Documentacin sustentatoria. ESTRUCTURA ORGANICA DE LA UNIDAD DE INFORMATICA: JEFE DE LA UNIDAD DE INFORMTICA a) FUNCIONES ESPECIFICAS: 1. Encargado de la Unidad de Informtica de la empresa 2. Planear el desarrollo y administracin de los servicios y recursos informticos. 3. Operar los sistemas computacionales de cada rea operativa cuando cuenten con equipo propio, as como apoyar y orientar a los usuarios en la utilizacin del mismo. 4. Mantener actualizada la informacin sobre los aspectos rutinarios y operativos en materia de informtica. 5. Formular anualmente de manera conjunta, el Plan Operativo Anual de la Unidad incluyendo sus respectivos proyectos y programas. 6. Disear, realizar y evaluar programas de capacitacin y actualizacin para el personal de la unidad de informtica y dems que as lo requieran y soliciten. 7. Analizar las necesidades de sistematizacin de toda la informacin en cuanto a su volumen e importancia e implantar nuevos sistemas de acuerdo a los estndares preestablecidos. 8. Llevar a cabo la programacin de sistemas, procesos y actividades que requiera la dependencia. 9. Elaborar manuales de operacin y guas del funcionamiento de los sistemas para los usuarios. 10. Coordinar y supervisar el anlisis, diseo, desarrollo y operacin de los sistemas de informacin. 11. Otras funciones que le asigne la Gerencia General c) LINEA DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD Depende directamente del la Gerencia General d) REQUISITOS MINIMOS DEL CARGO Ingeniero de sistemas Experiencia en sistemas de comunicacin de datos, redes y telefona. Experiencia en administracin de servidores bajo Windows y Novell. Experiencia en administracin de intranets, correo electrnico y base datos. Experiencia profesional mnima 4 aos. Documentacin sustentatoria. ESTRUCTURA ORGANICA DE LA UNIDAD DE EQUIPO MECANICO: JEFE DE LA UNIDAD DE EQUIPOS DE OPERACIONES b) FUNCIONES ESPECFICAS:


1. Encargado de planificar, supervisar y controlar las actividades de mantenimiento del Pool de Maquinarias, unidades de transporte y equipo mecnico del Proyecto Especial Tacna. 2. Apoyar a los rganos de Lnea en actividades relacionadas con los equipos hidrulicos en sus fases de proyeccin, diseo, instalacin, operacin y mantenimiento. 3. Programar y supervisar las actividades de la Unidad de Equipo Mecnico. 5. Establecer criterios, normas y mtodos para efectuar evaluaciones tcnicas peridicas de los resultados y avances en la ejecucin de las actividades. 6. Encargado del control y distribucin de combustibles a los diferentes componentes. 7. Otras funciones, inherentes al cargo, que le asigne el Gerente General. c) LINEA DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD Depende directamente del la Gerencia General d) REQUISITOS MINIMOS DEL CARGO Choferes ayudaste y dems Experiencia en administracin. Experiencia profesional mnima 4 aos. Documentacin sustentatoria

e) REQUISITOS MINIMOS DEL CARGO Ttulo profesional de administracin, abogado o carrera a fin. Colegiatura Especializacin en gestin de recursos humanos. Manejo de personal, programas de capacitacin y bienestar social Legislacin laboral Motivacin del personal Conocimientos de herramientas informticas. Tcnicas de calidad y atencin al cliente Liderazgo y trabajo en equipo Experiencia en funciones similares de 3 aos

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