Módulo 7 - Gestión Del Tiempo
description
Transcript of Módulo 7 - Gestión Del Tiempo
Pági
na1
Módulo 7: Gestión del tiempo en el entorno digital
Módulo 7: Gestión del Tiempo en el Entorno Digital
7.1. La importancia de la Gestión del Tiempo en un entorno
digital....................................................................................2
7.2. Importante Vs Urgente..................................................6
7.3. Planificando con Google Calendar...............................9
7.4. Pautas para combatir las interrupciones.....................12
7.5. Recursos de interés....................................................16
Álvaro Retortillo Osuna. Fundación Santa María la Real
Pági
na1
Módulo 7: Gestión del tiempo en el entorno digital
7.1. La importancia de la Gestión del Tiempo en un entorno digital
Resulta complicado dar una definición que abarque la polisemia del
término “tiempo”. La Real Academia Española lo define como una “magnitud
física que permite ordenar la secuencia de los sucesos, estableciendo un
pasado, un presente y un futuro”. En esa secuencia, el tiempo también sirve
para determinar la medida y duración de las cosas. Pero, desde el punto de
vista de la gestión del tiempo, debemos diferenciar entre dos dimensiones:
1) Dimensión interna: El tiempo como algo que percibimos, y de esa
percepción emerge actuaciones para gestionarlo. El plano interno es
donde nosotros podemos actuar, donde podemos aplicar herramientas,
instrumentos, pautas etc. que nos permitan optimizar nuestra
disponibilidad y uso del tiempo. Nosotros podemos establecer qué
porcentaje de horas del día dedicamos a cada cosa, qué instrumento o
técnica aplicamos para gestionar mejor nuestro tiempo etc.
2) Dimensión externa: en este caso, el tiempo viene marcado por otras
personas. Desde un plan más general e inmutable, como es la
estructuración del tiempo en días, semanas, meses etc., hasta otro que
abarca horarios, calendarios, plazos de entrega. Normalmente en este
plano poco o nada podemos hacer.
Por tanto, este módulo se va a centrar en la dimensión interna del
tiempo, es decir, en aquello que está dentro de nuestra área de actuación.
Álvaro Retortillo Osuna. Fundación Santa María la Real
Pági
na1
Módulo 7: Gestión del tiempo en el entorno digital
¿Por qué es importante gestionar adecuadamente el tiempo en la era
digital?
Internet ha transformado profundamente nuestros modos de
trabajo. Cada vez tenemos acceso a más información, recursos etc., y
trabajamos con más posibilidades, hay más herramientas etc.. Es muy
importante
Las fuentes de distracción son cada vez más elevadas. Las
posibilidades se amplifican, pero también las que nos hacen perder el
tiempo. La web es un mar de contenidos en el que somos proclives a
caer en distracciones y donde aparecen ladrones del tiempo.
La mayoría de las veces no nos paramos a pensar en cómo lo digital
nos roba el tiempo. Simplemente actuamos por inercia. Es necesaria
una reflexión y una identificación consciente de aquellas cosas que nos
roban nuestro tiempo, de las interrupciones que sufrimos, así como el
desarrollo de estrategias para optimizar nuestro tiempo.
Por ello, al igual que vimos en el módulo del Plan Estratégico, se puede
decir que todo empieza en el autoconocimiento. La secuencia que se va a
seguir abarca los siguientes pasos:
1) Qué hacemos: Identificar nuestros hábitos en el entorno digital: para
poner remedio y/o mejorar, primero debemos saber qué es lo que
hacemos. Por ello, hay que tener en cuenta las páginas que visitamos,
las herramientas que utilizamos, para qué lo hacemos y el tiempo que
dedicamos a cada cosa.
Álvaro Retortillo Osuna. Fundación Santa María la Real
Pági
na1
Módulo 7: Gestión del tiempo en el entorno digital
2) Cómo lo hacemos: Analizar nuestros hábitos en el entorno digital. El
paso que sigue a la identificación es el análisis, en el que tenemos que
tener en cuenta las cosas que hacemos bien, aquellas que nos
funcionan, y aquellas que necesitamos corregir.
3) Para qué actuaremos: Las actividades que realicemos para mejorar
nuestra gestión del tiempo han de tener un propósito. Ahorrar tiempo,
establecer planes de mejora, corregir disfunciones etc.
4) Cómo actuaremos: que es lo que vamos a hacer a partir de ahora.
Tenemos de establecer cuáles son las técnicas, herramientas, procesos
etc. a aplicar.
5) Cuándo actuaremos: Si estamos decididos a aplicar una mejora, los
primeros pasos son fundamentales. No hay que pretender emprender
grandes obras, sino contemplar objetivos realistas y medibles, así como
asignarles un horizonte temporal. Las primeras horas desde que nos
decidimos a cambiar alguno de nuestros hábitos o a adquirir otros
nuevos son clave. El compromiso con nuestro plan de acción es de vital
importancia para que funcione.
Debemos actuar sobre aquello que está en nuestra mano. Y para ello
hemos de identificar, analizar, marcarnos objetivos y proponernos un
calendario.
Álvaro Retortillo Osuna. Fundación Santa María la Real
Pági
na1
Módulo 7: Gestión del tiempo en el entorno digital
Álvaro Retortillo Osuna. Fundación Santa María la Real
Pági
na1
Módulo 7: Gestión del tiempo en el entorno digital
7.2. Importante Vs Urgente
En gestión del tiempo, sea cual sea el ámbito en el que nos movamos,
es muy importante que las tareas que tenemos que hacer se basen en
prioridades, no en orden de entrada u otros factores. Cualquier tipo de proyecto
o plan que llevemos a cabo va a desagregarse en un número muy amplio de
tareas, desde aquellas que son más triviales hasta algunas de importancia
capital para el proyecto. Por eso, es esencial que, cuando nos ponemos a
planificar, lo hagamos en función de aquello que es realmente importante.
Para cualquier tipo de tarea que queramos planificar, hay que tener en
cuenta dos factores fundamentales:
Importancia: Aquellas tareas cuya realización nos proporcionará
resultados satisfactorios, que nos ayudarán a cumplir nuestros objetivos.
Urgencia: Tareas que requieren una realización inmediata, ser
atendidas en el menor lapso de tiempo posible
Álvaro Retortillo Osuna. Fundación Santa María la Real
Pági
na1
Módulo 7: Gestión del tiempo en el entorno digital
El primer paso es listar las tareas que hemos de realizar y asignarles
una importancia y una urgencia:
Tarea Importancia Urgencia
Tarea 1 Alta – Media - Baja Alta – Media - Baja
Tarea 2 Alta – Media - Baja Alta – Media - Baja
Tarea 3 Alta – Media - Baja Alta – Media - Baja
Tarea N Alta – Media - Baja Alta – Media - Baja
En función de cómo las hayamos categorizado, las colocamos en el
siguiente cuadrante:
URGENTE NO URGENTE
IMPORTANTE¡HAZLO YA!
CUADRANTE I
¡PLANIFÍCALO!
CUADRANTE II
NO
IMPORTANTE
¡DELÉGALO!
(SI PUEDES)
CUADRANTE III
¡A LA BASURA!
CUADRANTE IV
A continuación se muestran las características de las tareas incluidas en
cada cuadrante:
Álvaro Retortillo Osuna. Fundación Santa María la Real
Pági
na1
Módulo 7: Gestión del tiempo en el entorno digital
URGENTE NO URGENTE
IMPORTANTE
CUADRANTE I
Gestión del tiempo basada en crisis, problemas,
imprevistos, deadlines etc.
CUADRANTE IIAnalizar nuevas
oportunidades, generar ideas creativas,
planificación, networking etc.
NO IMPORTANTE
CUADRANTE IIINotificadores de emails, redes sociales y blogs
(profesional), interrupciones en general etc.
CUADRANTE IVRedes Sociales (aspecto
lúdico), navegación inconsciente, emails y
mensajes sin importancia, vídeos (lúdico) etc.
Para planificar tareas, se enuncian las siguientes recomendaciones:
Efectúa una planificación con base semanal. Establece una lista de
tareas que has de hacer esa semana para cumplir con tu plan o proyecto
Establece la importancia y la urgencia de cada tarea
Colócalas en el cuadrante
Actúa en consecuencia
Reflexiona al finalizar la semana sobre las tareas, naturaleza y
cumplimiento
7.3. Planificando con Google Calendar
Álvaro Retortillo Osuna. Fundación Santa María la Real
Pági
na1
Módulo 7: Gestión del tiempo en el entorno digital
Google Calendar es una poderosa herramienta gratuita que tiene
grandes aplicaciones, tanto para la gestión de un calendario propio
(planificación de tareas, eventos etc.) como para realizar calendarios
compartidos con otros miembros de nuestro equipo. En este punto nos
centraremos en la dimensión interna de la gestión del tiempo, es decir, en la
planificación de tareas propias.
Para poder acceder a Google Calendar, debemos crear una cuenta
Google y acceder a través de la web: https://www.google.com/calendar
La vista inicial es la siguiente:
1 – Aquí crearemos el evento/lista de tareas.
Álvaro Retortillo Osuna. Fundación Santa María la Real
Pági
na1
Módulo 7: Gestión del tiempo en el entorno digital
2 – Podemos cambiar la vista por lapsos temporales. Se recomienda una
planificación semanal, aunque cada persona puede adaptarlo a sus
necesidades.
3 – Aquí crearemos nuestros calendarios. Podemos tener varios: por ejemplo,
uno que se llame “trabajo”, otro “personal” etc.
4 – Aquí elegimos la semana que se desplegará en la vista de calendario
(punto siguiente)
5 – Aquí aparecerán listadas las tareas que vayamos añadiendo.
Cada vez que queramos añadir una tarea/evento, pulsamos en “Crear” (1) y se
abre la siguiente ventana:
1 – Aquí añadiremos el nombre de la tarea, por ejemplo “diseñar la
presentación”.
2 – Asignamos una fecha/duración. Pueden durar desde días enteros a solo
unos minutos.
3 – Señalamos el lugar (si la tarea se va a desarrollar en un espacio físico).
Álvaro Retortillo Osuna. Fundación Santa María la Real
Pági
na1
Módulo 7: Gestión del tiempo en el entorno digital
4 – Aquí podemos añadir más información sobre el evento/tarea. En qué
consistirá etc.
5 – Añadimos un color al evento/tarea. Este aspecto es muy importante para
poder diferenciar entre distintos tipos de tarea. Por ejemplo: rojo para las
reuniones, azul para las tareas en casa etc.
6 – Podemos añadir uno o varios recordatorios en forma de correo electrónico
o ventana emergente, y determinar cuándo queremos que aparezca. Por
ejemplo, un correo electrónico cuando quede 1 día para tener completada esa
tarea.
Cada vez que añadimos una nueva tarea/evento, obtenemos la siguiente vista:
1 – Ubicación de la tarea/evento en el calendario
2 – Aquí podemos imprimir y actualizar nuestro calendario.
Álvaro Retortillo Osuna. Fundación Santa María la Real
Pági
na1
Módulo 7: Gestión del tiempo en el entorno digital
7.4. Pautas para combatir las interrupciones
Sea cual sea la naturaleza de nuestro proyecto, el encuadre de todo o
parte del mismo en el ámbito digital genera, inevitablemente, la aparición de
múltiples fuentes de distracción e interrupciones. Funcionan como importantes
frenos a nuestra productividad y a nuestra eficacia en el entorno digital,
afectando de manera negativa a nuestro proyecto o plan de acción. Es
necesario combatir las interrupciones y distracciones, ya que:
1) Afectan a nuestra productividad: nuestro ritmo de trabajo se empeora,
nos hacen perder la concentración, nos hacemos más torpes y más
lentos y nos separan de nuestros objetivos.
2) Nos van desgastando poco a poco: no solo tienen incidencia sobre
nuestro trabajo, sino que también hacen mella en nuestra motivación,
nuestra creatividad, nos ponen de mal humor y son una fuente de estrés
y ansiedad.
Por ello, hemos de desarrollar estrategias para combatir las
interrupciones. Estas son causadas por los ladrones del tiempo, aquellos
elementos que nos roban tanto tiempo en sentido estricto como eficacia y
productividad.
La secuencia para combatir las interrupciones es la siguiente:
1º - El primer paso es identificar cuáles son nuestros ladrones del tiempo en el
ámbito digital. Los más comunes suelen ser el email, las redes sociales, el
móvil y los programas de mensajería, páginas de ocio etc.
Álvaro Retortillo Osuna. Fundación Santa María la Real
Pági
na1
Módulo 7: Gestión del tiempo en el entorno digital
2º - En segundo lugar, hemos de determinar qué interrupciones son las que
emanan de esos ladrones y establecer: 1) El impacto que tienen sobre nuestro
proyecto, productividad personal etc. Alto, Medio, o Bajo; y 2) La frecuencia con
la que suceden. Muy a menudo, A Menudo o Pocas Veces.
InterrupciónImpacto
Alto-Medio-Bajo
Frecuencia
Muy a menudo – A
menudo – Pocas veces
Interrupción 1
Interrupción 2
Interrupción 3
Interrupción 4
Interrupción 5
3º - En función de su impacto y frecuencia, las colocaremos en la siguiente
matriz y actuaremos en consecuencia:
Me interrumpen
muy a menudo
Me interrumpen a
menudo
Me interrumpen
pocas veces
Tiene un impacto
alto
¡Actuar ya! ¡Actuar ya! Planificar
actuación
Tiene un impacto
medio
¡Actuar ya! Planificar
actuación
Planificar
actuación
Tiene un impacto
bajo
Planificar
actuación
Analizar Analizar
Álvaro Retortillo Osuna. Fundación Santa María la Real
Pági
na1
Módulo 7: Gestión del tiempo en el entorno digital
Debemos actuar fundamentalmente en las que son categorizadas como
“Actuar ya”. Esas debemos acometerlas de inmediato. Las que categorizamos
como “Planificar Actuación” han de ir directas a nuestra agenda, y debemos
poner un plazo para actuar sobre ellas. Por último, las que categorizamos como
“Analizar” pasan a un espacio en “cuarentena”, iremos viendo su evolución
aunque de momento no requieren actuación.
Por último, se van a comentar algunas claves y recomendaciones
importantes que surgen de la gestión del tiempo en el ámbito digital y que se
vinculan directamente con lo anteriormente visto:
1 - Desactivar todos las notificaciones y marcar unas horas del día
específicas para revisar el email, redes sociales etc. Las notificaciones son
una fuente muy importante de interrupción, porque no solo cortan con lo que
estamos haciendo, sino que muchas veces hacen que desviemos nuestra
atención y esfuerzos hacia otras tareas. Por ejemplo, podemos estar
trabajando en nuestro proyecto o plan y recibir una notificación de un programa
de mensajería en el móvil, o del email. Automáticamente eso nos puede llevar
a contestar ese mensaje o email. O a visitar el timeline de una red social etc.
2 - Recordar el propósito cada vez que entramos en una web, red social etc.
Evitar la navegación inconsciente. Conviene incluso escribirlo en un post-it y
dejarlo a la vista. ¿Para qué visitamos, por ejemplo, Facebook mientras
trabajamos? Si vemos el timeline podemos pinchar en un enlace que ha
compartido un amigo. De ahí vamos a una web donde vemos otro enlace que
nos lleva a otra… y cuando nos damos cuenta han pasado horas y estamos en
sitios webs que no nos aportan nada.
Álvaro Retortillo Osuna. Fundación Santa María la Real
Pági
na1
Módulo 7: Gestión del tiempo en el entorno digital
3 - Cuando estemos haciendo algo importante, dejar el móvil en silencio, quitar
la conectividad de datos o el WiFi etc. Los programas de mensajería tipo
Whatsapp, Line etc. tienen grandes beneficios, pero también son una de las
principales fuentes de interrupciones.
4 - Abrir solo las pestañas del navegador que sean estrictamente necesarias.
No cabe duda de que el sistema de pestañas nos da muchas posibilidades,
pero también nos distrae de nuestros objetivos y es fuente de navegación
inconsciente.
5 - Utilizar para nuestro proyecto únicamente aquellas redes sociales que
sean indispensables. A más redes, más interrupciones. Tendemos a
registrarnos en multitud de ellas sin un propósito claro, solo porque “están ahí”.
Álvaro Retortillo Osuna. Fundación Santa María la Real
Pági
na1
Módulo 7: Gestión del tiempo en el entorno digital
7.5. Recursos de interés
- Acosta, J.M. (2012). Gestión eficaz del tiempo y control del estrés. ESIC.
- Ayuda de Google Calendar:
https://support.google.com/calendar/#topic=3417969
- Ballenato, G. (2013). Gestión del tiempo: En busca de la eficacia. Ed.
Pirámide.
- Covey, S. (2011). Los 7 Hábitos de la Gente Altamente Efectiva. Paidós
Álvaro Retortillo Osuna. Fundación Santa María la Real
Pági
na1
Módulo 7: Gestión del tiempo en el entorno digital
Ahora que has visto los diferentes videos de cada lección y has leído el
material ¡no te lo guardes para ti!. Accede a la Comunidad Competencias
Digitales de +Actívate:
https://plus.google.com/u/0/communities/111865744656887712542
Cuéntanos brevemente en qué consideras que puede ser útil este
módulo en tu productividad personal.
Álvaro Retortillo Osuna. Fundación Santa María la Real