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Modelo de Operaciónpor ProcesosDepartamento Administrativo de la
Función Pública.Fecha: Julio de 2016
Agenda
1 Objetivos de laSesión
2
4
ReferenteNormativo
Procedimientos - Metodología
Conceptualización Modelo de
3 Operación por Procesos - Metodología
5 TallerAplicado
Objetivos de laSesión1
1. Objetivos de la Sesión
Transferir los conceptos y metodología necesarios para el
desarrollo del modelo de operación por procesos.
Identificar las Etapas básicas para el modelamiento de
procesos, base de otras metodologías (riesgos, indicadores).
Generar en los asistentes la Capacidad para transferir los
conceptos en sus entidades.
para elTransferir los conceptos y metodología necesarios
levantamiento de los procedimientos de los procesos.
2 Referente Normativo
2. Referente Normativo
Constitución
Política
1991
Artículos 209 y 269
Todas las entidades
públicas en sus
diferentes ordenes
y niveles deben
contar con
métodos y
procedimientos de
control interno.
Artículo 1 DEFINICIÓN DEL CONTROLINTERNO:
Ley 87 de 1993
1993
Determina el
marco general para
el desarrollo de la
política en todas
las entidades ARTICULO 6o. RESPONSABILIDAD DEL CONTROL
INTERNO
ARTÍCULO 9o. DEFINICIÓN DE LA UNIDAD UOFICINA
DE COORDINACIÓN DEL CONTROLINTERNO
ARTÍCULO 2o. OBJETIVOS DEL SISTEMA DE CONTROL
INTERNO
2. Referente Normativo
Decreto 1083 de2015
Por medio del cual se
expide el Decreto Único
Reglamentario delSector
de FunciónPública
oficinas de control interno.
ARTÍCULO 2.2.21.5.3 De las
(…)
tópicos, a
de
y asesorar,
saber:
riesgos,
realizar
en cinco
valoración
acompañar
evaluación y seguimiento,
fomentar la cultura de control, y
relación con entes externos.(Decreto 1537 de 2001, art. 3)
Decreto 1083 de2015
CAPITULO 6 MODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO (MECI).
ARTÍCULO 2.2.21.6.1 Objeto.
Adóptase la actualización del
Modelo Estándar de Control Interno
para el Estado Colombiano (MECI),
(...)
El Modelo se implementará a través
del Manual Técnico del Modelo
Estándar de Control Interno y es de
obligatorio cumplimiento y
aplicación para las entidades del
Estado.(Decreto 943 de 2014, art. 1)
Sistema de Control Interno
InstitucionalDefinición
El Control Interno es un sistema integrado por
el esquema de organización y el conjunto de
los planes, métodos, principios, normas,
procedimientos y mecanismos de verificación
y evaluación adoptados por una entidad.
Propósito
Fortalecer a las entidades públicas para que
establezcan en su interior mecanismos
preventivos que permitan proporcionar una
seguridad razonable acerca del logro de las
metas y objetivos institucionales trazados
por la dirección, de acuerdo con las normas
constitucionales y legales vigentes.
Objetivos
• Aumentar la eficacia, eficiencia y efectividad en la gestión institucional
• Generar mecanismos que permitan la evaluación y seguimiento de la gestión de
la organización
• Establecer lineamientos que permitan oportunidad y confiabilidad de la
información en los reportes de carácter contable y financiero
• Establecer mecanismos para la protección de los recursos de la organización
ante posibles riesgos que los afecten
Modelo Estándar de Control
Interno MECI
El Modelo Estándar de Control Interno MECI es la
herramienta de control que permite a las
entidades la implementación y
fortalecimiento de sus Sistemas de Control Interno, asegurando razonablemente el
cumplimiento de susobjetivos
Módulo de
Planeació
n y
Gestión
Módulo de
Evaluación
y
Seguimient
o
Eje
Transversal de
Información y
Comunicación
Es módulo agrupa
los componentes y
elementos que
manera razonable,
que
permiten asegurar de
una
laplaneación y ejecución
de la
misma en la entidad
tendrán los
controles necesarios para
su realización.
Es módulo agrupa
losparámetros que garantizan
la valoración permanente
de losresultados
d
e
través
d
e
mecanism
os
la entidad, a
sus diferentes
de
verificación,evaluación y
seguimiento.La Información y
Comunicación tiene una
dimensión estratégica
fundamental, por cuanto
vincula a la entidad con su
entorno y facilita la
ejecución de sus
operaciones internas,
dándole al usuario una
participación directa en el
Modelo Estándar de Control
Interno MECI
3de OperaciónConceptualización Modelo
por Procesos -Metodología
1.PreceptosConstitucionalesy
Legales
2. Grupos deInterés (análisis de necesidades)
3. Planes, Programas, Estructuraorganizacional
Modelo deOperación
4. Cadena deValor
(La interrelación delos procesos misionales dirigidos a satisfacer
las necesidades y requisitos de los
usuarios)
Misión
Visión
MAPA DE
PROCESOS
PRODUCTOS
Y SERVICIOS
INSUMOS
cumplimient
o?
la medida
de
(objetivos
y
metas
institucionales)
Proceso
Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar
valor, y las cuales transforman elementos de entrada en resultados
(productos/servicios) de acuerdo a los requerimientos de la ciudadanía o partes
interesadas.
Entrada
(Insumos que responden alos requisitos)
Transformación
(Planeación
Diseño y control)
Bienes yServicios Finales
(Cumplen requisitos y expectativas)
USUARIO
REQUISITOS
EXPECTATIVAS
DEL USUARIO
Caracterizar unproceso
Consiste en definir los rasgos diferenciadores de los procesos (insumos,
salidas, proveedores,
clientes y riesgos asociados).
Permite ver de manera integral y secuencial la esencia del proceso y el aporte
que hace a los objetivos institucionales.
Proceso
Entrada
(Insumos que responden alos requisitos)
Transformación
(Planeación
Diseño y
control)
Bienes y Servicios Finales
(Cumplen requisitos y expectativas)
USUARIO
REQUISITOS
EXPECTATIVAS
DEL USUARIO
GEOGRÁFICOS DEMOGRÁFICOS INTRÍNSECOS COMPORTAMIENTOS
Ubicación
Población
Densidad poblacional
Clima
Edad
Género
Tamaño familiar
Estado de ciclo familiar(Ejemplo: soltero, unión
libre, casados sin hijos,
casados con hijos
independientes, viudo,
pensionados, jóvenes)
Ocupación
Educación
Ingresos
Lenguajes/Razas
Estrato Socioeconómico
Vulnerabilidad
Intereses
Lugares de encuentro
Acceso a canales
Uso de canales
Conocimientos
Niveles de uso
Estatus del usuario
Beneficios buscados
Eventos
Requisitos y Expectativas de losUsuarios
CARACTERIZACIÓN DE USUARIOS:
Es la descripción de un usuario o conjunto de usuarios por medio de variables
demográficas, geográficas, intrínsecas (característico o esencial de un grupo
particular) y de comportamiento, con el fin de identificar las necesidades y
motivaciones de los mismos al acceder al servicio.
Fuente: Guía para la Caracterización de Usuarios de las entidades públicas. Min TIC.
Proceso
Entrada
(Insumos que responden a los requisitos)
Transformación
(Planeación
Diseño y control)
Bienes y Servicios Finales
(Cumplen requisitos y expectativas)
USUARIO
REQUISITOS
EXPECTATIVAS
DEL USUARIO
Son entradas quedeben ser transformadas en el proceso
(información, documentación, u otros mecanismos necesarios
para el proceso.
Proceso interno o entidad externa a la
entidad que proporciona información sobre los insumos
entregados al proceso.
Insumo
Proveedor
Procesos dentro de la entidad que
suministran información u otros
insumos a un proceso al interior de
la entidad.
Normatividad, Requisitos de los
usuarios de la entidad u otras
instancias externas que suministran
información necesaria para el
proceso.
Internos
Externos
Proceso
Entrada
(Insumos que responden alos requisitos)
Transformación
(Planeación
Diseño y
control)
Bienes yServicios Finales
(Cumplen requisitos y expectativas)
USUARIO
REQUISITOS
EXPECTATIVAS
DEL USUARIO
Transformación
Los procesos representan actividades homogéneas, cuya articulación permite
garantizar el cumplimiento de los propósitos institucionales.
Es importante tener en cuenta que en un proceso pueden participar varias
dependencias
1.
PLANEAR
2.
HACER
3.
VERIFICAR
4.
ACTUAR
Proceso
Entrada
(Insumos que responden alos requisitos)
Transformación
(Planeación
Diseño y
control)
Bienes yServicios Finales
(Cumplen requisitos y expectativas)
USUARIO
REQUISITOS
EXPECTATIVAS
DEL USUARIO
Productos y/oServicios
Resultado de un proceso o un conjunto de procesos
Procesos dentro de la entidad que
se ejecutan generando un producto
o servicio para otro proceso al
interior de la entidad.
Aquel que recibe el servicio final
Internos
Externos
Iniciar por identificar la cadena de valor, teniendo en cuenta siempre el
direccionamiento estratégico de la entidad.
Determinar los tipos de clientes y productos finales, y devolverse a
los procesos que los generan.
No pensar en el organigrama, sino en secuencias completas y
productos (salidas) especificados.
Debe ser elaborado por grupos interdisciplinarios, quienes desarrollan
las actividades, con el acompañamiento de los equipos MECI-Calidad
o el grupo que determine la entidad.
Adoptar un formato amigable para la entidad.
¿CÓMO DETERMINAR
LOS TIPOS DE
PROCESOS?
ESTRATÉGICOS Tienen como tarea primordial el establecimiento de
políticas y estrategias, fijación de objetivos, comunicación y
disposición de recursos necesarios, facilitan el seguimiento y la
mejora.
MISIONALES Cadena de valor que permite obtener el resultado
previsto por la entidad en el cumplimiento del objeto social o razón
de ser.
APOYO Proveen los recursos necesarios para el desarrollo de los
procesos estratégicos, misionales y de evaluación.
EVALUACIÓN Necesarios para medir y recopilar datos para el
análisis del desempeño y la mejora de la eficacia y la eficiencia de la
entidad.
CLASIFICACIÓN DE LOS PROCESOS?
Tener encuenta:
Si se analiza y/o rediseña un proceso sin tener en cuenta las
implicaciones que este tiene en otros procesos, se estará corriendo el
riesgo de afectar el desempeño de la entidad, es necesario tener una
“visiónsistémica”.
Esa visión sistémica implica analizar la secuencia lógica existente
entre las operaciones o actividades de la entidad, con el fin de
poder determinar los procesos y éstos se constituyen en la base para la
mejora continua.
MetodologíaCaracterizacióndeProcesos
Objetivo yAlcance
OBJETIVO
Resultados que la entidad espera lograr para
cumplir la misión y visión. Determina el
cómo logro la política trazada y el aporte
que se hace a los objetivos institucionales.
Determina desde donde se inicia el proceso
y los principales productos que va a generar,
lo que va a definir sus límites, responsables
e involucrados frente a su desarrollo.
ALCANCE
Un objetivo esun enunciado queexpresa unaacción por lo tanto
debe iniciarse con un
verbo fuerte
Establecer
Identificar
Recopilar
Investigar
Buscar
Registrar
Los
debe
n
objetiv
os
ser
:y
s
e
evit
ar
Medibles
,
realistas
deben
frases
subjetiv
as.
Tener encuenta:
Para construir objetivos utilizo las
preguntas:
y los
necesarios
para
e
l
Considerarel orden
cumplimiento de la
misión
Qué escaracterizarun proceso?
La Caracterización del proceso responde
a las siguientes preguntas:
1. Cuales son las entradas o insumos?
2. Que características o especificaciones deben cumplir los
insumos?
3. Quienes son los proveedores de cada insumo?
4. Cuales son las salidas, beneficios o servicios?
5. Que características deben cumplir los beneficios o
servicios?
6. Quienes sonlos clientes o beneficiariosde cada productoso servicio?
7. Cuales con los recursos requeridos?
8. Cuales son los puntos de control, indicadores y
responsables?
1. Identificar los procesos de la entidad.
2. Identificar a los dueños de los procesos.
2. Definir con cada dueño la secuencia lógica de las
actividades o tareas que conforman su proceso.
4. Elaborar las caracterizaciones de cada proceso.
5. Identificar las interrelaciones entre los
procesos
Qué es caracterizarun proceso?
Qué es un mapa de procesos?
Representación gráfica (visual) de la forma como la organización opera
para conocer y para satisfacer las necesidades de sus clientes.
Debe mostrar la secuencia de los procesos, es decir la(s) cadena(s) de
valor de la
organización.
Permite comprender cómo el trabajo de unos afecta el de otros y la
satisfacción del cliente.
Algunos Ejemplos de Mapas de Proceso
Algunos Ejemplos de Mapas de Proceso
Alcaldía deNechíAlgunos Ejemplos de Mapas de Proceso
ICA
Algunos Ejemplos de Mapas de Proceso
Procedimientos -Metodología4
Qué es unProcedimiento?
Conjunto de especificaciones, relaciones y ordenamiento de las
tareas requeridas para cumplir las actividades de un proceso,
controlando las acciones que requiere la operación de la
entidad. Establece los métodos para realizar las tareas, la
asignación de responsabilidad y autoridad en la ejecución de
las actividades.
Se deben levantar a procedimientos actividades vitales para la
entidad, de la cuales se requiere preservar el conocimiento.
Para visualizar en forma gráfica la secuencia de actividades se
elaboran los diagramas de flujo, los cuales permiten:
Identificar las actividades.
Las áreas que participan.
Valida el flujo de información.
Permite detectar desviaciones para establecer soluciones en
forma proactiva.
Metodología para diseñarprocedimientos
También denominados flujogramas, son esquemas que utilizan
símbolos gráficos para su construcción y facilitan establecer
una secuencia de actividades.
Favorecen la comprensión del procedimiento al mostrarlo como
un dibujo. (El cerebro humano reconoce fácilmente los dibujos,
un buen diagrama de flujo reemplaza varias páginas de texto).
Metodología - Diagramas deFlujo
Metodología - Diagramas deFlujo
1. Identificar los dueños de los procesos o
del equipo.
2.Identificar quién lo empleará y cómo.
3.Establecer el nivel de detalle requerido y los límites del
procedimiento (alcance)
4.Listar actividades, puntos de decisión y
control.
5.Identificar las interrelaciones entre los
procesos
Proceso
Proceso
alternativo
Decisión
Datos
Proceso
predefinido
Documento
Inicio / Termino
Conector
página
Conector
fuera de
página
Almacenamiento
de datos
Extracciónde
datos
Retraso
Pantalla
Conector
deflecha
Transportación
Metodología - Diagramas de FlujoSimbología
N ° A C T I V I D A D ( F L U J O G R A M A ) R E S P O N S A B L E R E G I S T R O O B S E R V A C I Ó N
I N I C I O
O p e r a c i ó n o a c t i v i d a d
O p e r a c i ó n o a c t i v i d a d
O p e r a c i ó n o a c t i v i d a dD o c u m e n t o
O p e r a c i ó n o a c t i v i d a d
O p e r a c i ó n o a c t i v i d a d
D e c i s i ó n
N O
SI
O p e r a c i ó n o a c t i v i d a d 1
O p e r a c i ó n o a c t i v i d a d
O p e r a c i ó n o a c t i v i d a d
A
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Ejemplo FormatoProcedimiento
Formar grupos por entidad.
2. Establecer un proceso para trabajar el taller
(estratégico, misional, de apoyo o de evaluación)
3. Determine de acuerdo al formato suministrado:
a) Nombre del proceso
b) Objetivo del proceso
c) Alcance
d) Líder del proceso
e) Desarrolle las actividades pertinentes para generar una
salida o producto final y establezca a cuál proceso
estaría dirigido.
4. Para el proceso caracterizado, levante un procedimiento
de acuerdo a los lineamientos del formato.
TALLER
www.funcionpublica.gov.co [email protected]ón de Gestión y Desempeño InstitucionalTeléfono: 3344080 ex t. 165, 146,135, 213/Tel. Directo 3360686