MODELO DE CONTROL INTEGRAL INSTITUCIONAL PARA ESTANDARIZAR LOS MECANISMOS DE FISCALIZACION...
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MODELO DE CONTROL INTEGRAL
INSTITUCIONAL PARA ESTANDARIZAR LOS
MECANISMOS DE FISCALIZACION
EXISTENTES EN LAS EMPRESAS DE
SERVICIOS PUBLICOS DE ACUEDUCTO Y
ALCANTARILLADO
INTEGRANTES
MARGARITA ARIAS VALENCIAHECTOR AUGUSTO CAMACHO F.GLADIS STELLA CAPACHO C.FREDDY ALEXANDER DELGADO B.ROBERT HERNANDEZ T.ELIZABETH JAIMES PARDOLIBIA ANDREA JURADO R.GLORIA EDITH LOPEZ R.KENLLY ERISNEIDA MAGONES N.ISLEINI MARTINEZ VILLAMIZARLUZ STELLA MAYORGA M.MARIA YADIRA MEDINA T.CLARA ELIBETH OSORIO R.
ERIKA PABON CHARAGUAAMPARO PARRA SANABRIAMARIO ANDRES PEÑA D.YAMEL JOHANNA PEÑA S.JONNY MIGUEL PEREZ WILCHESLUDWING QUINTERO GORDILLONILSON RAMOS HERNANDEZLUISA MILENA ROJAS G.CLAUDIA TABORDA RESTREPOCHIRISTIAN VARGAS HERNANDEZMARTHA HELENA VILLAMIZARMARIA GEORGINA VILLEGAS U.BERTHA PATRICIA YEPES
Primer Semestre: Sector Solidario
Segundo Semestre: Sector Salud (IPS)
PRODUCTOS DE LA LINEA DE CONTROL Y FISCALIZACION
2001
2002
2003
Entes Territoriales
Primer Semestre: Diseño de EPS
Segundo Semestre: Sector Servicios Públicos
OBJETIVO GENERAL
Proponer un modelo de control integral para las Empresas de Servicios Públicos Domiciliarios del sector de Acueducto y Alcantarillado, que permita organizar, verificar y evaluar cada uno de los procedimientos que se realizan en las diferentes áreas, con el fin de garantizar la eficiencia en el desarrollo de las operaciones y en la prestación del servicio.
PresentaciónGeneral
Luz Stella Mayorga
5 Min.
Normatividad Claudia Taborda 10 Min.
C O N T E N I D O
Diagnóstico y Propuesta Acueducto
Yadira MedinaGeorgina Villegas
15 Min.
Conclusiones y Recomendaciones Elizabeth Jaimes 5 Min.
Matriz de Evaluación
Christian VargasJonny Perez W. 10 Min.
C O N T E N I D O
Diagnóstico yPropuestaAlcantarillado
Amparo ParraIsleini Martínez 15 Min.
Preguntas 5 Min.Asistentes-
N O R M A T I V I D A D
JERARQUIA DE CONTROL Y FISCALIZACION
PROCURADURIA CONTRALORIASSPD CRA
PRESIDENTE
RAMA ORGANOS
CORP.AUTONOMASCONTADURIA
EJECUTIVA
MINISTERIOS
DESARROLLO ECONOMICO
HACIENDA Y CREDITO PUBLICO
MEDIO AMBIENTE
DE CONTROL
LEYES Y DECRETOS
CONSTITUCION
DEC.115/96
LEY 298/96
LEY 87/94
LEY 715/02
DEC.849/02
LEY 756/02
LEY 99/93
LEY 734/02
LEY 80/93
DEC.2170/02 PART.CIUDAD.
LEY 42/93
DEC.1429/95
DEC.548/95
DEC.1905/00
LEY 142/94
PROCURADURIA CONTRALORIASSPD CRA CORP.AUTONOMASCONTADURIA
-
AUDITORIA EXTERNA
AUDITORIA INTERNA
AUDITORIA INTEGRAL
AUDITORIA FINANCIERA
AUDITORIA CUMPLIMIENTO
AUDITORIA GESTION Y
RESULTADOS
AUDITORIA CONTROL INTERNO
REVISORIA FISCAL
DIAGNOSTICO - PROPUESTA SERVICIO DE ACUEDUCTO
DIAGNÓSTICO SERVICIO DE ACUEDUCTO
• Información desactualizada en un 70%
•Elaboración de Flujogramas con información actualizada
•Revisión y análisis detallado de actividades
DIAGNOSTICODIAGNOSTICO
Actividades 1.204
Procedimientos 141
Departamentos 13
Areas 3
Actividades 415
Procedimientos 40
Departamentos 9
Areas 3
PROPUESTAPROPUESTA
-
ELABORACIÒN MENSUAL DE LA FACTURA
ENCARGADO O SUPERVISOR DE
OPERARIOSOPERARIO
ENCARGADO DE FACTURACIÓN ENCARGADO DE
DIGITACIÓN
INICIO
3
Entrega planilla de toma de lectura a
cada operario
Corrige, imprime y entrega a encargado
de facturación
Realiza toma de lectura de acuerdo a
la ruta asignada
Genera preliquidación
Recibe planilla debidamente
verificada
Organiza rutas y el personal
asignado
Recibe planilla y verifica vs.
precrítica
Recibe las planillas de toma de lectura
diligenciadas
Encuentra
diferencias?
Ordena una nueva toma de lectura
SI
3NO
Recibe novedades o solicitud de cambio de
facturas
Es error de la
empresa?
SI
Recibe factura y envía a P.Q.Y R, para
entregar al usuario
FIN
NO
Registra consumos y demás novedades
Recibe, analiza y corrige
preliquidación
Imprime facturas
(usuarios)
Genera liquidación definitiva
Recibe y organiza las
facturas (rutas)
Recibe facturas y entrega a operarios
Firma control de actividades, recibe facturas y entrega a
usuarios
FIN
DIAGNÓSTICODIAGNÓSTICO PROPUESTAPROPUESTA
ACTIVIDADES
260
ACTIVIDADES 18
DEPARTAMENTO DE FACTURACIÓN
PROCEDIMIENTOS
31
DIAGNÓSTICO
Encargado de almacén
Verifica existencias y determina el requerimiento de suministros de acuerdo al consumo promedio.
1.
RESP.ACTIVIDADES
AREA:
DEPARTAMENTO :
OBJETO :
ALCANCE:
DEFINICIONES Y OBSERVACIONES:
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
OBJETO:
a. Recibe el formato de solicitud y despacho de materiales
ACTIVIDADES
ALCANCE:
RESPONSABLES:
PROCEDIMIENTO:
COMPRAS DE CONTADOCOMPRAS DE CONTADO
PROPUESTA
COMPRA DE SUMINISTROSCOMPRA DE SUMINISTROS
RESPONSABLE:
AUXILIAR DE ADQUISICIÓN Y SERVICIOS DE
APOYO
Inicio
Recibe Formato de solicitud y despacho de materiales.
Realiza el trámite de las firmas.
Recibe de tesorería documentación de almacén y copia amarilla de proveed.
Archiva copias
Elabora un De-Para con el formato y envía a la
dependencia solicitante
Recibe la factura de compra y/o la cotización
Elabora orden de compra por l valor de la factura en sistema
Envía a contabilidad y presupuesto copia y original de la orden
Fin
DIAGNOSTICO: COMPRA DE CONTADO
Elabora y envía solicitud de suministros.
FIN
1
Gestiona aprobación del Gerente
Verifica existencias y determina Requerimiento.
SI
Recibe, analiza y evalúa para aprobación
1NO
Envía copia de factura a contabilidad para su causación
Envía factura original y demás documentos al encargado de
presupuestos.
INICIO
Recibe y evalúa cotizaciones.
Solicita cotizaciones
Solicita Certificado de disponibilidad Presupuestal.
Elabora orden de Compra.
Gestiona aprobación del Gerente
Remite orden de compra al proveedorRecibe materiales y verifica cantidades
Recibe factura de compra y copia de entrada a almacén
AREA: ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
DEPARTAMENTO: BIENES, INSUMOS Y SERVICIOS
COMPRA DE SUMINISTROS
SUPERVISOR O JEFE DE COMPRAS
ENCARGADO DE ALMACEN GEREN TE
-
RIESGO APROBAR INGRESO DE CANTIDADES MAYORES A LAS SOLICITADAS
CONTROL EXIGIR DOCUMENTO ENTRADA A ALMACEN
AREA: ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
DEPARTAMENTO: BIENES, INSUMOS Y SERVICIOS
1 2
COMPRA DE SUMINISTROS
Realizar análisis de laboratorio a muestras de agua durante el tratamiento
AREA OPERATIVA
CONTROLES
Atentar contra la salud humana
Deterioro del medio ambiente
Verificar la correcta dosificación de aditivos
Entrenar y capacitar al personal
RIESGOS
Realizar pruebas de selección de personal
AREA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
CONTROLES
Selección inadecuada del personal
Fraudes en el manejo del inventario
Toma fisica de inventarios
Analizar el proyecto de presupuesto para aprobación de la Junta Directiva
RIESGOS
Inadecuada distribución de los rubros presupuestales
Revisar consumo actual vs. Planilla precrítica
AREA COMERCIAL
CONTROLES
Pérdidas por errores en la toma de lectura
Pérdidas por conexiones fraudulentas
Realizar seguimiento a usuarios con desconexión del servicio
RIESGOS
-
DIAGNOSTICO - PROPUESTA
SERVICIO DE ALCANTARILLADO
SANEAMIENTO DE
CORRIENTES
PLAN MAESTRO SANITARIO Y
PLUVIAL
OPERACIÓN DE REDES Y
MANTENIMIENTO PTAR
PROYECTOS EXTERNOS
CONTROL INTERNO
REVISORIA FISCAL
ASAMBLEA GENERAL
CONSEJO DIRECTIVO
DIRECCION GENERAL
SECRETARIA GENERAL
ADMINISTRACION DE RECURSOS
NATURALES
NORMATIZACION Y CALIDAD
AMBIENTAL
CONSERVACION DE
SUELOS
PLANEACION Y
SISTEMAS
ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
PROGRAMAS Y PROYECTOS
EDUCACION AMBIENTAL
EVALUACION Y ORDENAMIENTO
SEGUIMIENTO Y MONITOREO
LABORATORIOS DE AGUA SUELO Y AIRE
OBRAS DE ESTABILIZACION
PROYECTOS AMBIENTALES
SISTEMA DE INFORMACION
CENTROS DE INFORMACION
GESTION HUMANA
CONTABILIDAD DKLS
PRESUPUESTO
COMPRAS Y SERVICIOS
GENERALES
ESTRUCTURA ORGANICA CDMB
CONTRALORIA
GENERAL
AUDITORIA
EXTERNADE GESTION Y
RESULTADOS
SANEAMIENTO DE
CORRIENTES
PLAN MAESTRO
SANITARIO Y
PLUVIAL
DISEÑOS - OBRAS
OPERACIÓN DE REDES Y
MANTENIMIENTO DE PTAR
REPARACIONES Y REPOSICIONES
PROYECTOS
EXTERNOS
AUTORIZA Y APRUEBA
• Contrato Directo sin Formalidades Plenas
• Contrato Directo con Formalidades Plenas Mínimo 2 Invitaciones
• Contrato Directo tres Invitaciones y Cartelera Pública
• Contrato con Licitación o Convocatoria Pública
• Interventoría de Obra
• Estudio o Diseño de Proyectos
• Contrato Directo con Formalidades Plenas Mínimo 3 Invitaciones
PLAN MAESTRO SANITARIO Y PLUVIAL
• Venta de Productos y Servicios - Reparaciones y/o Reposiciones Domiciliarias
• Venta de Productos y Servicios - Alquiler de Maquinaria
• Atención al Cliente, Quejas y Reclamos
• Atención de Peticiones y Solicitudes
• Cuota de Red de Alcantarillado
OPERACIÓN DE REDES Y PLANTAS DE TRATAMIENTO
• Disponibilidad del Servicio de Alcantarillado para Conexiones Directa con Red Pública
• Disponibilidad del Servicio de Alcantarillado para Urbanizaciones
• Revisión y Aprobación de Proyectos de Alcantarillado para Urbanizaciones
• Supervisión a la Construcción de Proyectos de Urbanizaciones
PROYECTOS EXTERNOS
ANALISIS DE LA INFORMACION
ESTADO PORCENTAJE
DESACTUALIZADA
DESORGANIZADA
NO DOCUMENTADA
50%
80%
40%
ANALISIS GENERAL DE PROCEDIMIENTOS
• DUPLICIDAD Y ATRIBUCION
DE FUNCIONES
• TRAMITOLOGÍA
• APLICACIÓN INEFICIENTE DE
RECURSOS
• ASIGNACION DE FUNCIONES
RESPECTO AL CARGO
• TIEMPOS LIMITADOS PARA
TRAMITE DE DOCUMENTOS
• ANALISIS METODOLOGICO DE LA INVERSION DE RECURSOS
RIESGOS CONTROLES
DIAGNOSTICO
Solicita CDP Asigna Recursos
Elige contratista
Firma contrato
Determinar obras y estudios
Envía Documentos al
SubdirectorElabora Contrato
RIESGO
CONTROL
PROPUESTA
GRUPO DE CONTRATACION
COORDINADOR SUBDIRECTOR PRESUPUESTO COORDINADOR SUBDIRECTOR PRESUPUESTO
Revisa analiza y evalúa ppto.
Verifica prioridad Banco de
Proy.
Asigna recursos
Envia a Grupo de Contrataci
ón
Solicita CDP
Determinar obras y estudios ejecutar
Evalúa y Elige
contratista
Elabora Contrato
Envia el Cotrato
Revisa Contrato
Firma Contrato
RIESGO
• Ejecutar obras o estudios que no cuentan con la prioridad necesaria.
• Verificar la debida continuidad que debe tener la obra a desarrollar
CONTROL
RIESGO
• Fuga de Recursos de la Institución.
• Revisar y evaluar el Presupuesto antes de asignar recursos.
CONTROL
RIESGO
• Elegir al contratista inadecuado, obedeciendo intereses personales.
• Crear un grupo de contratación para evaluar y elegir el contratista.
CONTROL
RIESGO
• Retraso en el inicio de labores, perjuicios legales y económicos.
• Revisar el documento contractual.
CONTROL
-
MATRIZ DE EVALUACIÓN
EJEMPLO 1
AREAAREA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERAADMINISTRATIVA Y FINANCIERADEPARTAMENTO:DEPARTAMENTO: BIENES INSUMOS Y SERVIICOS BIENES INSUMOS Y SERVIICOS PROCESOPROCESO REGISTRO DE ENTRADA DE MATERIALES E INSUMOS AL ALMACENREGISTRO DE ENTRADA DE MATERIALES E INSUMOS AL ALMACEN
100%RESULTADORESULTADO
Técnicas y métodos adecuados para archivar y conservar el mismo.
Especificar las observaciones sobre las novedades encontradas.
Confrontación de las cantidades recibidas con las solicitadas (orden de compra).
Los Documentos (facturas) estén completamente diligenciados y firmados. Verificar los materiales y cantidades recibidas con lo registrado en las facturas
Archivar formato de entrada al almacén.
Enviar al Departamento de compras los documentos soportes (facturas, comprobantes y copias de entrada al almacen
Registrar las cantidades recibidas de insumos, en el formato de entrada al almacén
Recibir los materiales con los debidos soportes enviados por el Proveedor.
Extravío de documentos y facturas
Entregar información errónea al departamento de compras y contabilidad.
Recibir materiales y cantidades no solicitadas.
Que los materiales y cantidades recibidas no concuerden con lo relacionado en las facturas.Información incorrecta e incompleta en las facturas.
77.50%
8.25%XX444410%
13.00%XX333320%
17.50%XX445520%
38.75%XX334450%
DCCBBAACONTROLCONTROLACCIÓNACCIÓNCALIFICACIONCALIFICACION
RESULTADORESULTADOEVALUACIÓN EVALUACIÓN CONCEPTUALCONCEPTUALFACTOR DE FACTOR DE
RIESGORIESGOFACTOR DE FACTOR DE CONTROLCONTROL
RELEVANCIA RELEVANCIA EN EN
PROCESOPROCESOACTIVIDADESACTIVIDADES
Agilidad en el proceso de consulta.
Realizar un adecuado archivo de acuerdo a las normas archivísticas.
Administrativa
Disminución de errores en el kárdex.
Realizar verificación con el proveedor.Administrativa
Se obtiene información adecuada y al instante.
Coordinar con el Proveedor fecha y hora de entrega.Administrativa
Adecuados procesos de recibo de insumos.
Establecer horarios de recibo de mercancías.Administrativa
OBSERVACIONES OBSERVACIONES GENERALESGENERALES
INSTRUCTIVO DE INSTRUCTIVO DE MEJORAMIENTOMEJORAMIENTORESPONSABILIDADRESPONSABILIDAD
111 – 20 1 – 20 INOPORTUNOINOPORTUNO1 – 20 1 – 20 IRREGULARIRREGULAR
2221 – 5021 – 50INOPERANTEINOPERANTE21 – 5021 – 50INSUFICIENTEINSUFICIENTE
3351 – 7051 – 70ACEPTABLEACEPTABLE51 – 7051 – 70ACEPTABLEACEPTABLE
4471 – 9071 – 90BUENOBUENO71 – 9071 – 90BUENABUENA
5591 – 10091 – 100EFICAZEFICAZ91 – 10091 – 100IDEALIDEAL
RESULTADORESULTADO%%DE CONTROLDE CONTROL%%DE LA ACCIÓNDE LA ACCIÓN
TABLA DE CALIFICACION DE LA EVALUACIÓN CONCEPTUALTABLA DE CALIFICACION DE LA EVALUACIÓN CONCEPTUAL
0% - 25% 0% - 25% IRREGULARIDAD DENUNCIABLEIRREGULARIDAD DENUNCIABLEDD
26% - 50% 26% - 50% ERROR LATENTEERROR LATENTECC
51% - 75% 51% - 75% CONTROL ACEPTABLECONTROL ACEPTABLEBB
76% - 100% 76% - 100% SEGURIDAD EFICIENTESEGURIDAD EFICIENTEAA
MEDICION PORCENTUAL DE RESULTADOSMEDICION PORCENTUAL DE RESULTADOS
REGREREGRE
0% - 25%0% - 25% IRREGULARIDAD DENUNCIABLEIRREGULARIDAD DENUNCIABLEDD
26% - 50%26% - 50% ERROR LATENTEERROR LATENTECC
51% - 75%51% - 75% CONTROL ACEPTABLECONTROL ACEPTABLEBB
76% - 100% 76% - 100% SEGURIDAD EFICIENTESEGURIDAD EFICIENTEAA
MEDICION PORCENTUAL DE RESULTADOSMEDICION PORCENTUAL DE RESULTADOS
ACTIVIDAD 1 (90%+65%/2=77.5%)
ACTIVIDAD 2 (95%+80%/2=87.5%)
ACTIVIDAD 3 (70%+60%/2=65.0%)
ACTIVIDAD 4 (85%+80%/2=82.5%)
ACTIVIDAD: Recibir los materiales con los debidos soportes enviados por el Proveedor.
FACTOR DE CONTROL:
Los Documentos (facturas) estén completamente diligenciados y firmados. Verificar los materiales y cantidades recibidas con lo registrado en las facturas.
FACTOR DE RIESGO:
Que los materiales y cantidades recibidas no concuerden con lo relacionado en las facturas.
Información incorrecta e incompleta en las facturas.
38.75%X65390450%DDCCBBAA%%CONTROLCONTROL%%ACCIONACCION%%
CALIFICACIONCALIFICACIONRESULTADORESULTADOEVALUACIÓN CONCEPTUALEVALUACIÓN CONCEPTUALRELEVANCIARELEVANCIA
ACTIVIDAD: Registrar las cantidades recibidas de insumos, en el formato de entrada al almacén
FACTOR DE CONTROL:
Confrontación de las cantidades recibidas con las solicitadas (orden de compra).
FACTOR DE RIESGO:
Recibir materiales y cantidades no solicitadas.
17.50%X80495520%DDCCBBAA%%CONTROLCONTROL%%ACCIONACCION%%
CALIFICACIONCALIFICACIONRESULTADORESULTADOEVALUACIÓN CONCEPTUALEVALUACIÓN CONCEPTUALRELEVANCIARELEVANCIA
ACTIVIDAD: Enviar al Departamento de compras los documentos soportes (facturas, comprobantes y copias de entrada al almacén) .
FACTOR DE CONTROL:
Especificar las observaciones sobre las novedades encontradas.
FACTOR DE RIESGO:
Entregar información errónea al departamento de compras y contabilidad.
13.00%X60370320%DDCCBBAA%%CONTROLCONTROL%%ACCIONACCION%%
CALIFICACIONCALIFICACIONRESULTADORESULTADOEVALUACIÓN CONCEPTUALEVALUACIÓN CONCEPTUALRELEVANCIARELEVANCIA
ACTIVIDAD: Archivar formato de entrada al almacén.
FACTOR DE CONTROL:
Técnicas y métodos adecuados para archivar y conservar el mismo.
FACTOR DE RIESGO:
Extravío de documentos y facturas
8.25%X80485410%DDCCBBAA%%CONTROLCONTROL%%ACCIONACCION%%
CALIFICACIONCALIFICACIONRESULTADORESULTADOEVALUACIÓN CONCEPTUALEVALUACIÓN CONCEPTUALRELEVANCIARELEVANCIA
PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE ENTRADA DE MATERIALES E INSUMOS AL ALMACEN
MEDICION PORCENTUAL DE RESULTADOS
Una vez evaluada cada una de las actividades que conforman el procedimiento en mencion se llega a una calificacion de 77.50%.
Esta calificacion indica según la medicion de resultados que tal proceso se encuentra dentro de un nivel de SEGURIDAD EFICIENTE
MATRIZ DE EVALUACIÓN
EJEMPLO 2
AREA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERADEPARTAMENTO: TESORERIA Y COBRANZASPROCESO TRAMITE DE SOLICITUD Y ENTREGA DE CHEQUES
100%RESULTADORESULTADO
El egreso firmado y documentos soportes de pago
Entrega cheque al beneficiario o persona autorizada y hace firmar egreso con sellos
Cheques entregados a beneficiarios no correspondientes.
Las firmas autorizadas y los sellos respectivos
Registrar con la maquina el sello protector y el beneficiario contra el egreso
Egresos sin firmas y sellos.Cheques entregados y no registrados
Verificacion de consecutivos en la radicacion
Diligenciar el formato de solicitud de entrega de cheques
Perdida de solicitud de entrega de cheques
41.50%
X 12.00%2420%
30%
Verificar que cada egreso tenga su cheque
Buscar en el folder de egresos el respectivo cheque por pagar y proceder a retirarlo de la caja fuerte
Extravio del cheque o el egreso
40%
10%
DCBACONTROLACCIÓN
CALIFICACIONRESULTADOEVALUACIÓN
CONCEPTUALFACTOR DE RIESGO
FACTOR DE CONTROL
RELEVANCIA EN
PROCESOACTIVIDADES
X 12.00%12
X 16.50%23
X 1.00%11
El libro debe conservar un orden consecutivo de solicitudes
Llevar libro de solicitudes y verificar radicacionesAdministrativa
Ningun egreso debe estar sin firmas y sellos.Anexar siempre soportes e
informacion documentada en su totalidad
Administrativa
Hacer revisar por parte del beneficiario el cheque en cuanto a firmas y valores
Deben existir firmas registradas al igual que sellos en los bancosAdministrativa
El Dpto. de contabilidad y control interno deben haber dado visto bueno de pago
Los cheques se deben conservar con su respectivo egresoAdministrativa
Penal
OBSERVACIONES GENERALES
INSTRUCTIVO DE MEJORAMIENTO
RESPONSABILIDAD
0% - 25% IRREGULARIDAD DENUNCIABLED
26% - 50% ERROR LATENTEC
51% - 75% CONTROL ACEPTABLEB
76% - 100% SEGURIDAD EFICIENTEA
MEDICION PORCENTUAL DE RESULTADOS
ACTIVIDAD 1 (10%+10%/2=10.0%)
ACTIVIDAD 2 (50%+10%/2=30.0%)
ACTIVIDAD 3 (70%+40%/2=55.0%)
ACTIVIDAD 4 (80%+40%/2=60.0%)
ACTIVIDAD: Diligenciar el formato de solicitud de entrega de cheques
FACTOR DE CONTROL:
Verificacion de consecutivos en la radicacion.
FACTOR DE RIESGO:
Perdida de solicitud de entrega de cheques
1.00%X10110110%
DCBA%CONTROL%ACCION%CALIFICACION
RESULTADOEVALUACIÓN CONCEPTUALRELEVANCIA
ACTIVIDAD:Buscar en el fólder de egresos el respectivo cheque por pagar y proceder a retirarlo de la caja fuerte
FACTOR DE CONTROL:
Verificar que cada egreso tenga su cheque.
FACTOR DE RIESGO:
Extravio del cheque o egreso
12.00%X10150240%
DCBA%CONTROL%ACCION%CALIFICACION
RESULTADOEVALUACIÓN CONCEPTUALRELEVANCIA
ACTIVIDAD: Registrar con la maquina el sello protector y el beneficiario contra el egreso.
FACTOR DE CONTROL:
Las firmas autorizadas y los sellos respectivos.
FACTOR DE RIESGO:
Egresos sin firmas y sellos respectivos.
Cheques entregados y no registrados
16.50%X40270330%
DCBA%CONTROL%ACCION%CALIFICACION
RESULTADOEVALUACIÓN CONCEPTUALRELEVANCIA
ACTIVIDAD: Entregar cheque al beneficiario o persona autorizada y hace firmar egreso con sellos.
FACTOR DE CONTROL:
El egreso firmado y documentos soportes de pago.
FACTOR DE RIESGO:
Cheques entregados a beneficiarios no correspondientes.
12.00%X40280420%
DCBA%CONTROL%ACCION%CALIFICACION
RESULTADOEVALUACIÓN CONCEPTUALRELEVANCIA
PROCEDIMIENTO: TRAMITE DE SOLICITUD Y ENTREGA DE CHEQUES
Realizada la evaluacion de cada una de las actividades del procedimiento se obtiene una calificacion del 41.50%.
Este resultado nos indica que el proceso se encuentra en el nivel de ERROR LATENTE.
Es en este momento donde se encuentran puntos criticos o debilidades concretas que se pueden corregir y asi asegurar una buena administracion.
AGEN
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
-
En las diferentes empresas de acueducto y alcantarillado que hemos estudiado encontramos que existen procedimientos descritos e implementados a medida que las empresas han ido evolucionando, en otras se han desarrollado manuales de procedimientos, los cuales en algunos casos no reflejan la realidad de las actividades ejecutadas.
Igualmente existen falencias y riesgos en algunos procedimientos y actividades, lo cual representa debilidades que impiden el buen funcionamiento de la empresa y afecta la calidad en la prestación del servicio; En otros casos se han implementado controles que han permitido desarrollar con eficiencia las actividades.
Todas estas fallas ocurren debido a la ausencia de un sistema de control bien definido y estructurado y esto hace que en algunos casos los procedimientos se desarrollen erradamente, lo que produce un efecto de desconfianza e inseguridad sobre el patrimonio de la empresa.
En últimas la empresa termina con problemas en todas sus áreas como son la financiera, administrativa, operativa y comercial, hecho que se refleja en una gestión deficiente e irregular
Las actividades y los procedimientos deben ser ordenados y clasificados según su secuencia lógica y en el área al cual corresponda, teniendo en cuenta lo expuesto anteriormente en la propuesta.
El modelo permite identificar y evaluar individualmente cada actividad involucrada en un procedimiento, detectando en que etapa de este sucede una falla que represente un riesgo y al mismo tiempo se puede establecer el control preventivo y correctivo y el instructivo de mejoramiento
El modelo está diseñado para ser aplicado a cualquier tipo de empresa de servicios públicos de acueducto y alcantarillado, sin importar su naturaleza y tamaño independientemente si es del sector público o privado, si los dos servicios en un futuro son prestados por una misma entidad, o se hacen por separado como ocurre actualmente.
Nuestro modelo fue elaborado para subsanar estas debilidades, falencias y riesgos, pues al contar con los respectivos controles y un eficiente sistema de evaluación de los mismos, será posible la optimización de los procedimientos, el buen desempeño de las empresas de acueducto y alcatarillado y la excelencia prestación del servicio.
.
Es viable, adaptable y flexible, en la medida que evolucione la entidad, ya que puede sufrir cambios que deben ser supervisados por los directores de la empresa o del responsable control interno.
PREGUNTAS