FORMATO ACTA DE REUNION

Rama Judicial del Poder Pblico

Consejo Superior de la Judicatura

Sala Administrativa

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ACTA DE REUNION COMIT DE CALIDAD. ACTA No. 9 de 2011FECHA: 18 de Mayo de 2011HORA INICIO: 7:00a.m.TERMINACIN 9:00 a.m.LUGAR: Palacio de Justicia

Piso 9 . Saln N 1.

OBJETIVO DE LA REUNIN: 1 . Presentacin informe de resultados ICONTEC. 2. Presentacin Plan de Trabajo para la Auditora de recertificacin de octubre de 2011.

RESPONSABLES DE LA REUNION: Doctora Gladys Virginia Guevara y Doctor Santiago Alba Herrera.

CONVOCADOS / ASISTENTES

NOMBRES Y APELLIDOSCARGO DEPENDENCIAASISTIO

SINO

Santiago Alba HerreraMagistrado Auxiliar - despacho Dr. Castillo RugelesX

Gladys Virginia GuevaraDirectora Escuela Judicial Rodrigo Lara Bonilla X

Paola Zuluaga MontaaDirector - Centro de Documentacin Judicial CendojX

Ral Eduardo Martnez Lugo Director - Unidad de Recursos FsicosX

Jorge Mario Rivadeneira Director - Unidad de Carrera JudicialX

Carlos Eduardo DeviaDirector Administracin de la SeguridadX

Harold Iguarn Ballesteros Director Unidad de Asistencia Legal.X

Adriana Guzmn.Directora Unidad Administrativa X

Sonia TequiaDirectora Unidad de PresupuestoX

Nelly Ruiz.Directora - Unidad de Gestin Humana X

Antonio Barrera Director - Unidad de Informtica DeajX

lvaro Aroca Collazos.Director Unidad de Desarrollo y Anlisis Estadstico X

Dorys Mejia FlrezDirectora Unidad de AuditoriaX

Mara Nydia Prieto BDirectora. Unidad de PlaneacinX

Juan Jos ParadaDirector Unidad de Registro Nacional de Abogados y Auxiliares de la Justicia X

Diego Londoo AyrnJefe Divisin Organizacin y Mtodos Coordinador de Calidad X

Jos Eduardo Gmez

Coordinador de Seccionales X

AGENDA

1. Verificacin del qurum.2. Presentacin informe de resultados ICONTEC.3. Presentacin Plan de Trabajo para la auditora de recertificacin de octubre de 2011.4. Proposiciones y varios.

DESARROLLO DE LA AGENDA

1. Verificacin del qurum.

Se verific el qurum y se constat que haba suficiente asistencia para la reunin y desarrollo de la agenda.

2. Lectura y aprobacin del Acta # 12 del 4 Mayo de 2011.

Se dio lectura al Acta correspondiente a la reunin celebrada el pasado 4 de Mayo de 2011, sin que se presentara objecin alguna.

Por lo anterior, se aprueba la mencionada Acta y su publicacin en el software de control y gestin de calidad. 3. Presentacin de informe de resultados ICONTEC. El Coordinador de Calidad presenta el informe respectivo sobre los resultados de la visita realizada por parte del ente certificador en la auditora del pasado 9,10 y 11 de mayo del 2011Sobre el particular seala el excelente resultado arrojado por la organizacin, propio del esfuerzo realizado por la Alta Direccin, Lderes de Proceso y servidores judiciales en general.Se observa cmo los mecanismos adoptados por el sistema funcionaros adecuadamente, no obstante las dificultades presentadas en la funcionalidad del software de gestin de calidad, lo que oblig a generar planes de contingencia que evitaran entorpecer la presentacin normal de la auditora.

En lo que respecta a la no conformidad menor, se present el plan de trabajo para que sea enviada a ms tardar el prximo 20 de mayo de 2011 al correo electrnico del Coordinador de Calidad y firmada en documento impreso para la remisin al Lder de Auditores del ICONTEC. Sobre este aspecto, manifiesta el Coordinador de Calidad, es muy importante el cumplimiento con la fecha de entrega de la NO CONFORMIDAD MENOR al ICONTEC, en aras de acatar el reglamento establecido por el Ente Certificador.

4. Presentacin Plan de Trabajo para la auditora de recertificacin de octubre de 2011.En este sentido, el Coordinador de Calidad expone la propuesta de plan de trabajo, la cual en general contiene los tem siguientes:

1. Visitas del Consorcio CRECE- AIAP y el Coordinador de Calidad con el acompaamiento del Dr. Castillo y el Dr. Santiago Alba para analizar el estado real en las seccionales.2. Las seccionales potencialmente propuestas para la ampliacin son : Bogot, Cali, Tunja, Neiva, Villavicencio, Bucaramanga, Barranquilla, Manizales, Armenia, Ibagu. Requisitos para la prxima auditora. :

1. Realizar Auditoras internas de Calidad.

2. Articulacin con las Seccionales.

3. Mejoramiento de las Caracterizaciones.

4. Mejoramiento del Ciclo de medicin, anlisis y mejora.

5. Cierre de las NO CONFORMIDADES.

6. Informe de la Alta direccin.

7. Implementacin del ciclo PHVA en las seccionales , siendo el apoyo el nivel central para que sea entendido.8. Capacitacin en el SOFTWARE de Gestin de Calidad tanto al nivel central como en las Seccionales. Informe y programacin de las Auditoras Internas de Calidad.

1. Convocar a los Auditores internos de Calidad para analizar la experiencia y requisitos.

2. El programa de las Auditorias Internas de Calidad est proyectado para Julio en el Nivel Central y se debe programar para las seccionales.

3. Programar 15 das para el informe a la alta direccin en el Nivel Central y 7 das en las seccionales. El corte a Septiembre 16 para hacer la entrega a la Sala el 26 teniendo en cuenta que se est muy cerca de la Auditora en la primera semana de Octubre 2011.

4. Revisar los hallazgos surgidos de todos los rganos de control 5. Capacitacin en la NORMA.

6. Se debe registrar la ISO.., ya que se tiene la GP:1000.

5. Proposiciones y varios :

1. Observaciones por parte del Magistrado Auxiliar Lder Grupo de Apoyo a la Alta Direccin , doctor Santiago Alba :

Reconocimiento especial por parte del Dr. Castillo a los lderes de proceso por el

esfuerzo y los resultados obtenidos en la Auditora de Mayo 2011.

La Auditora de la primera semana de octubre DE 2011 es TRASCENDENTAL para la institucin.

El informe a la Alta direccin debe prepararse con la debida anticipacin. Se deben entregar los lineamientos, con la orientacin y el respectivo Plan de Accin de la prxima Auditoria de Recertificacin para firma del Dr. Castillo.

TAREAS Y COMPROMISOS

No.TAREA / ACTIVIDADRESPONSABLEENTREGA

1.Capacitacin en el Software de gestin de CalidadCordinador de calidad23 /05/11 y 30/05/11.

2

SEGUIMIENTO A TAREAS PENDIENTES

NoTAREA PENDIENTEMOTIVO DEL INCUMPLIMIENTOENTREGA

Fecha de aprobacin del acta: .

ANEXOS

SI (X )

NO ( )ELABORO : Doris E. Sarmiento Santander.

REVISO : Diego Londoo Ayrn.

En constancia firman:

NOMBRE ROL

NOMBRE - ROL

SANTIAGO ALBA HERRERAGLADYS VIRGINIA GUEVARA PUENTES

Magistrado Auxiliar Lder Grupo de Apoyo a la Alta DireccinLder Comit del SIGC

Cdigo: F-ECI-08Versin: 01

Pg. 1 de 5

Cdigo: F-ECI-08Versin: 01

Pg. 5 de 5