Mis últimas 12+1 lecciones aprendidas en Dirección de Proyectos

Jaime Chinchilla García. Ingeniero Civil consultor y Project Manager

REFLEXIONAR Y ASIMILAR TODO LO APRENDIDO, DOCUMENTARLO Y QUE LAS COMPETENCIAS

ADQUIRIDAS Y RESTO DE ACTIVOS DEL CONOCIMIENTO PUEDAN SER COMPARTIDAS EN PROYECTOS

SIMILARES. SI NO HAY CIERRE NO HAY APRENDIZAJE, Y SI NO SE COMPARTE EL CONOCIMIENTO ES IMPOSIBLE

MEJORAR, Y POR TANTO DIFERENCIARSE.Con la misma importancia y formalidad documental con que se inicia un proyecto,

éste debe de cerrarse y describir el estado final conseguido, de otra manera estamos dejando caer en saco roto a merced del olvido todo el trabajo realizado. El final de un proyecto debe “ilustrarnos” y para ello y certificar objetivamente el resultado logrado

debemos hacer un último proceso. Reflexión y Cierre de proyecto.

Lección Nº 0


UNA MALA O INEXACTA DEFINICIÓN DEL PRINCIPIO SIEMPRE (Y SÓLO SIEMPRE) DA LUGAR A UN MAL

RESULTADO DEL FINAL. ES INEVITABLE!

Todo proyecto ha de tener un principio en donde se ha de comprender muy bien su propósito y fijar claramente hacia donde ir mediante un Enunciado del Trabajo a

realizar claro y conciso, y un Acta de Constitución que nos enmarque las dimensiones límite del terreno de juego y en qué contexto se ha de jugar.

Lección Nº 1


EL PROYECTO TENDRÁ EL MISMO NIVEL DE ÉXITO QUE LO TENGA SU INTEGRACIÓN.

Antes de echar a andar el proyecto es importantísimo establecer un buen plan de gestión de los cambios y de la configuración del mismo para evitar en lo posible a través de una mayor y mejor integración del proceso la “corrupción del alcance”.

Lección Nº 2


LO QUE NO ESTÁ EN LA EDT DE PROYECTO, NO SE PUEDE EJECUTAR NI CONTROLAR NI MEDIR BIEN

Recopilar eficazmente los requisitos del Promotor del Proyecto y convertirlos adecuadamente en especificaciones y componentes de su alcance, es un paso de

vital importancia para definir una completa y eficaz EDT del proyecto, ésta principio y engranaje fundamental de su dirección en todo momento.

Lección Nº 3


NO HAY PLAZO DE PROYECTO SIN UNA EFICAZ PROGRAMACIÓN DE TODAS LAS ACTIVIDADES. DIGO DE

TODAS, SIN EXCEPCIÓN!

De la Línea Base del Alcance nacen las actividades del cronograma del proyecto, actividades que han de secuenciarse y programarse todas ellas sin excepción para

crear el Diagrama de Red, verdadero justificante del plazo de un proyecto.

Lección Nº 4


LA LÍNEA BASE DEL COSTE HA DE SER EL RESULTADO DE UNA “EXHAUSTIVA” SUMA DE COSTES. EN CASO

CONTRARIO LOS COSTES DE PROYECTO NUNCA PODRÁN SER EFICAZMENTE CONTROLADOS.

Todo proyecto ha de contar con un presupuesto realista resultado de la agregación de todos los costes conocidos en los que incurra. De todos, no puede haber costes “intencionadamente” ocultos. De esta manera se obtendrá un presupuesto viable,

realista y sobre todo controlable contra el que se puedan hacer pronósticos a futuro del presupuesto del Proyecto.

Lección Nº 5


LO QUE NO SE PUEDE MEDIR NO SE PUEDE TAMPOCO CONTROLAR NI MEJORAR.

La gestión de la calidad de un proyecto debe permitirnos detectar preventivamente los cambios y los riesgos del mismo a cuyo fin se han de definir unas métricas

eficaces y adaptadas al caso en particular.

Lección Nº 6


HASTA QUE LLEGAN LOS ENTREGABLES TODO LO DEMÁS EN UN PROYECTO SON PERSONAS Y

COMUNICACIONES

Por pequeños que sean los proyectos, éstos deben ir siempre con un plan ajustado de personal y de comunicaciones, de tal modo que queden bien claros los roles, responsabilidades y métodos de comunicación entre ellos. De esta manera se

reducen además las polémicas e incidencias en el mismo y se aumenta el compromiso y alineamiento con sus objetivos.

Lección Nº 7


REDUCIR LOS RIESGOS DEL PROYECTO IMPLICA UNA ACTITUD DE EQUIPO COLABORATIVA, TRANSPARENTE,

HONESTA Y DE COMPROMISO CON EL PROYECTO.

Para aumentar las probabilidades de éxito (cuando no garantizarlo) de un proyecto se hace necesario contar con una completa, permanente y eficaz identificación y

registro de los riesgos al mismo haciendo evacuar permanentemente cualquier información que le afecte.

Lección Nº 8


EN ADQUISICIONES, LA DIRECCIÓN DEL CONTRATO DEBE ESTAR COORDINADA Y SUBORDINADA A LA

DIRECCIÓN DEL PROYECTO, CUAN ENTREGABLE MÁS SE TRATARA. NO AL REVÉS!

En los proyectos que tengan entregables a contratar fuera de la organización ejecutante (contrataciones ajenas) se han de llevar a cabo procesos garantistas que

dejen poco margen a la improvisación y subjetivad, fuente ésta de controversia y modificados al proyecto original.

Lección Nº 9


LA PRINCIPAL HERRAMIENTA DE “GESTIÓN ESTRATÉGICA Y TÁCTICA” DE CUALQUIER PROYECTO ES,

PRECISAMENTE, LA DE SUS INTERESADOS!

Desde que se inicia cualquier proyecto es importantísimo identificar y evaluar el interés y poder que tienen todos los interesados, directos o indirectos, involucrados o no en el proyecto, buscando la gestión de su compromiso y colaboración al proyecto.

En caso contrario el proyecto suele ser torpedeado y objeto de sabotaje.

Lección Nº 10


INICIADO EL PROCESO DE EJECUCIÓN DEL PROYECTO, LOS CAMBIOS PRECISAMENTE ES UNA CONSTANTE!

No debe haber proceso más constante y continuo en un proyecto que la gestión del cambio y el control de versiones para que aquél sea totalmente íntegro y real.

Lección Nº 11


RECEPCIONAR FORMALMENTE ENTREGABLES INTERMEDIOS ES IR CERTIFICANDO EL ÉXITO DEL

PROGRESO DEL PROYECTO.

De esta manera preventivamente se reduce y estrecha el margen a aquellos factores que desatan los temibles “modificados”, especialmente en las contrataciones. Por

tanto, además, en cuanto más entregables se descomponga la EDT mejor.

Lección Nº 12


Mis últimas 12+1 lecciones aprendidas en Dirección de Proyectos

Leadership & Management

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