MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA GUÍA...

MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA

“GUÍA METODOLÓGICA PARA EL AUTO LEVANTAMIENTO DE

PROCESOS”

Elaborado por:

DIRECCIÓN NACIONAL DE GESTIÓN DE PROCESOS

COORDINACIÓN GENERAL DE GESTIÓN ESTRATÉGICA

Abril 2016


DIRECCIÓN NACIONAL DE GESTIÓN DE PROCESOS DNGP-GM-01

VERSIÓN 03

GUÍA PARA EL AUTOLEVANTAMIENTO DE PROCESOS

REVISIÓN: 21/04/2016

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Av. República de El Salvador 36-64 y Suecia Teléfonos: 593 (2) 381440 ext.: 9621

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GUÍA DE AUTO LEVANTAMIENTO DE PROCESOS

Contenido

CAPÍTULO 1: GENERALIDADES ...................................................................................................... 4

1.1 INTRODUCCIÓN ..................................................................................................................... 4

1.2 MARCO LEGAL ....................................................................................................................... 4

1.3 OBJETIVOS .............................................................................................................................. 5

1.4 ALCANCE ................................................................................................................................. 5

1.5 LINEAMIENTOS GENERALES ............................................................................................. 6

CAPÍTULO 2: MARCO CONCEPTUAL ............................................................................................ 7

2.1 COMPETENCIAS ...................................................................................................................... 7

2.2 ATRIBUCIÓN .............................................................................................................................. 7

2.3 ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS .................................................................................. 7

Beneficios ....................................................................................................................................... 7

2.4 CATÁLOGO DE PROCESOS .................................................................................................. 8

2.5 MACRO PROCESO .................................................................................................................. 8

2.6 PROCESO .................................................................................................................................. 8

Elementos de un proceso ............................................................................................................ 8

Tipos de procesos ...................................................................................................................... 11

Dueño del Proceso ..................................................................................................................... 11

Indicadores de un Proceso ........................................................................................................ 12

2.7 SUBPROCESO ........................................................................................................................ 13

2.8 ACTIVIDAD ............................................................................................................................... 14

2.9 TAREA ....................................................................................................................................... 14



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2.10 PROCEDIMIENTO ................................................................................................................ 15

CAPÍTULO 3: METODOLOGÍA DEL AUTO LEVANTAMIENTO ................................................ 16

3.1 ALINEACIÓN Y DEFINICIÓN DEL PROCESO ................................................................ 16

3.2 IDENTIFICACIÓN DE LOS ELEMENTOS DEL PROCESO ........................................... 17

3.3 DESARROLLO DEL AUTO LEVANTAMIENTO DEL PROCESO ................................. 18

3.3.1 Ficha de Caracterización ........................................................................................... 18

3.3.2 Diagrama de flujo ........................................................................................................ 21

3.3.3 Procedimiento ............................................................................................................. 26

3.3.4 Definiciones ................................................................................................................. 34

3.3.5 Control de Cambios ................................................................................................... 34

3.4 APROBACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ...................................................................... 35

3.4.1 Revisión metodológica del proceso ......................................................................... 35

3.5 INGRESO Y EVALUACIÓN DE LOS PROCESOS EN GPR ......................................... 36

3.6 SOCIALIZACIÓN DEL PROCESO ..................................................................................... 36

ANEXOS .............................................................................................................................................. 37

ANEXO 1: FORMATO DE FICHA DE CARACTERIZACIÓN .................................................. 37

ANEXO 2: FORMATO DE PROCEDIMIENTO .......................................................................... 40



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CAPÍTULO 1: GENERALIDADES

1.1 INTRODUCCIÓN

La Gestión por Procesos ha despertado un interés creciente, siendo utilizada por muchas

organizaciones, empresas, instituciones que utilizan referenciales de Gestión de Calidad y/o

Calidad Total.

Actualmente los procesos se consideran la base operativa de gran parte de las instituciones y

gradualmente se van convirtiendo en la plataforma estructural de la Administración del Sector

Público.

Por lo expuesto, es necesario que todos los miembros de la Institución conozcan y se capaciten

en Gestión por procesos, lo cual contribuye conjuntamente a incrementar la satisfacción del

usuario interno y externo mediante la mejora, optimización, automatización y/o sistematización

de los procesos.

La presente Guía Metodológica está constituida por tres capítulos con información sobre la

Gestión por procesos y la Metodología a utilizar junto con sus respectivos formatos

estandarizados.

1.2 MARCO LEGAL

La Constitución de la República del Ecuador, en su Art. 227 determina que la Administración

Pública constituye un servicio a la colectividad que se rige por los principios de eficacia,

eficiencia, calidad, jerarquía, desconcentración, descentralización, coordinación, participación,

planificación, transparencia y evaluación.

La Carta Iberoamericana de Calidad en la Administración Pública, establece a la Administración

por Procesos como uno de los ejes u orientaciones estratégicas para lograr una Administración

Pública de calidad centrada en el ciudadano.

La Ley Orgánica del Servicio Público en su Art. 51 dispone a la Secretaría Nacional de la

Administración Pública establecer las políticas, metodologías de administración institucional y



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herramientas necesarias para el mejoramiento de la Administración Pública Central, Institucional

y dependiente de la Función Ejecutiva.

La Norma técnica de la Administración por procesos, emitida mediante Acuerdo Ministerial 1580

detalla las obligaciones y responsabilidades de cada actor dentro de la Gestión por procesos, los

conceptos básicos, principios y mejora continua.

El Estatuto Orgánico de Gestión por Procesos del Ministerio de Salud Pública, determina dentro

de las atribuciones de la Dirección Nacional de Gestión por Procesos: “Elaborar políticas sobre la

administración de procesos y procedimientos del Ministerio de Salud Pública, en base a los

lineamientos del ente rector e Implementar la metodología y herramientas relacionadas con la

gestión de procesos” y “Brindar asesoría en gestión de procesos Institucionales.”

1.3 OBJETIVOS

Objetivo General

Proveer a los servidores del Ministerio de Salud Pública, una herramienta de fácil conocimiento y

entendimiento sobre los pasos a realizar para el auto levantamiento de procesos en cada una de

sus instancias, a través de un documento que indique la metodología y formatos estandarizados

a utilizar.

Objetivos Específicos

Capacitar a los servidores del Ministerio de Salud en temas referentes a la administración o

gestión por procesos y levantamiento de procesos.

Contar con formatos establecidos para el auto levantamiento de procesos.

Establecer mecanismos de elaboración de los documentos para el auto levantamiento de

procesos.

1.4 ALCANCE

La presente Guía Metodológica detallará paso a paso como auto levantar los procesos y serán

de uso obligatorio para todas las instancias del Ministerio de Salud.



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1.5 LINEAMIENTOS GENERALES

El levantamiento de procesos debe elaborarse de acuerdo con los lineamientos y formatos

contenidos en esta guía.

Los procesos deben dar una proyección general de forma lógica, sistemática y dinámica de

sus actividades y la secuencia en que se desarrollan las mismas.

Una vez que la unidad levante los procesos mediante la Guía de Auto levantamiento, deberá

remitir los mismos a la Dirección Nacional de Gestión de Procesos para revisión metodológica

(control de calidad) del uso correcto a la guía.

A partir de la aprobación de la Dirección Nacional de Gestión de Procesos, será

responsabilidad del dueño del proceso la difusión, implementación y/o actualización

permanente del proceso.

Es responsabilidad del dueño del proceso que todo proceso debe ser ingresado y/o

actualizado en la herramienta Gobierno por Resultados GPR.

Los procesos auto levantados serán sujetos a revisiones aleatorias por parte de la Dirección

Nacional de Gestión de Procesos con el fin de verificar la implementación de los mismos.

La Dirección Nacional de Gestión de Procesos gestionará talleres de capacitación que

permitan la aplicación de la presente Guía.



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CAPÍTULO 2: MARCO CONCEPTUAL1

Existen varios conceptos que se necesitan conocer para realizar un buen auto levantamiento de

procesos, los cuales mencionaremos a continuación.

2.1 COMPETENCIAS

Es el poder legal del Ministerio de Salud Pública, otorgado por la Constitución y leyes como la

Ley Orgánica de Salud Pública.

2.2 ATRIBUCIÓN

Son las responsabilidades otorgadas a las Direcciones Nacionales, Coordinaciones Generales,

Secretarías Nacionales, etc. detalladas en el Estatuto Orgánico Sustitutivo de Gestión

Organizacional por procesos del Ministerio de Salud Pública.

2.3 ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS

Conocida también como gestión por procesos es un conjunto de actividades sistemáticas

realizadas en una institución, con el propósito de mejorar continuamente la eficacia y la eficiencia

de su operación para proveer servicios y productos de calidad que satisfagan las necesidades y

expectativas del ciudadano, beneficiario o usuario.

Beneficios

La administración o gestión por procesos es fundamental para la mejora continua del Ministerio

de Salud Pública y permite obtener los siguientes beneficios:

Mejora la distribución de actividades, identificando cuellos de botella que no permiten al

proceso fluir, y de esta manera disminuye el tiempo de demora en la obtención de productos

o servicios.

Permite evidenciar la mejora de resultados, en base a indicadores de eficiencia y eficacia.

Mejora la relación profesional con los clientes internos/externos.

Optimiza el uso de los recursos de la institución.

Enfoca la cultura organizacional hacia la calidad y mejora continua.

1 Norma Técnica Gestión de Procesos, Acuerdo Ministerial 1580, Registro Oficial 895 del 20 de Febrero del 2013



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2.4 CATÁLOGO DE PROCESOS

Estructura básica en la que se encuentran descritos los macro procesos, procesos y

subprocesos.

El catálogo será administrado por la Dirección Nacional de Gestión de Procesos, sin embargo, el

registro en la herramienta GPR lo debe hacer el responsable del proceso.

2.5 MACRO PROCESO

Conjunto de procesos interrelacionados, agrupados en las etapas necesarias para obtener un

producto o servicio cumpliendo con los requisitos explícitos de sus beneficiarios.

2.6 PROCESO

Es una serie de actividades definibles, repetibles, predictibles y medibles que llevan a un

resultado (producto o servicio final) útil para un cliente interno o externo. Los procesos se

interrelacionan en un sistema que permite a la institución agregar valor a sus productos o

servicios.

Elementos de un proceso

Todo proceso para su cumplimiento debe contener los siguientes elementos:



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Entradas

Son los insumos/recursos que ingresan al proceso para ser transformados y producir

productos y/o servicios mediante actividades que agregan valor.

Disparador

Es el evento o condición que causa el inicio o activación del proceso.

Controles

Son todos los elementos legales facultativos para la instancia responsable del proceso y

su ejecución. Comprende lo establecido desde la Constitución de la República del

Ecuador, Leyes, Códigos Orgánicos, Acuerdos Ministeriales, Lineamientos establecidos,

entre otros.

El orden de las normativas va de acuerdo a la pirámide de Kelsen que a continuación se

muestra:



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Recursos

Son aquellos que se proporcionan para dar cumplimiento a los requerimientos de valor

del proceso. Todo proceso debe tener en consideración los siguientes recursos:

Talento Humano: Funcionaria/os que tengan las competencias necesarias para

ejecutar las actividades de conformidad al Manual de Descripción, Valoración y

Clasificación de Puestos Institucional.

Materiales: Todos aquellos que se usan en las actividades del proceso, incluyendo

infraestructura, equipamiento y materiales. Deben ser descritos respecto al volumen

de asignación y producción del proceso.

Tecnológicos: Referente a la aplicación de herramientas tecnológicas en la

ejecución del proceso (uso de aplicaciones y software).

Financieros: Todos los necesarios para la ejecución del proceso. En el modelo de

servicio público, estos son asegurados y provistos por el estado.

Salidas (productos/servicios)

Productos o servicios creados, provistos o transformados con valor agregado por la

institución en la ejecución del proceso.



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Proveedor del proceso

Persona natural o jurídica que proporciona alguna entrada (insumo) al proceso. Un

proveedor puede ser interno o externo a la institución.

Cliente/Usuario del proceso

Cliente/Usuario interno.- Es el receptor del producto o servicio generado en el

proceso, que puede ser una persona o unidad administrativa que pertenece a la

institución, tales como: servidores públicos, direcciones, subsecretarías, etc.

Cliente/Usuario externo.- Es el receptor del producto o servicio generado en el

proceso, que no pertenece a la institución. Puede ser definido como ciudadano,

empresa, organización o gobierno.

Tipos de procesos

Los procesos se dividen de acuerdo a la función que cumplen dentro de la organización, y

se dividen en:

Procesos Gobernantes: Son aquellos que proporcionan directrices, políticas, planes

estratégicos para la dirección y control de la institución.

Procesos Operativos o Sustantivos: Son aquellos que realizan las actividades

esenciales para proveer los servicios y los productos que ofrece a sus clientes una

institución. Los procesos sustantivos se enfocan a cumplir la misión de la institución.

Procesos Adjetivos de Asesoría y de Apoyo: Son aquellos que proporcionan productos

o servicios a los procesos gobernantes y sustantivos.

Dueño del Proceso

Es la persona que garantiza la ejecución e implementación del proceso, tiene varias

responsabilidades entre las cuales están:

Establecer los controles, lineamientos, políticas y procedimientos del proceso.

Supervisar el desempeño del proceso.

Rendir cuentas acerca de la eficacia y eficiencia del proceso.

Mantener actualizados todos los datos del proceso en el Sistema GPR.



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Asegurar y controlar la calidad del proceso.

Definir oportunidades de mejora, acciones correctivas y preventivas para el proceso.

Mantener actualizada la información/ documentación del proceso.

Supervisar el cumplimiento de las acciones de mejora, acciones correctivas v preventivas

fijadas para cada proceso.

Indicadores de un Proceso

Instrumentos de medición, basados en hechos y datos, que permiten evaluar los procesos,

productos y servicios para asegurar la satisfacción de los clientes, es decir, miden el nivel

de cumplimiento de las especificaciones establecidas para una determinada actividad o

proceso organizacional.

Los indicadores deben estar alineados con el/los objetivos del proceso, para ello es

importante iniciar estableciendo un objetivo con características SMART:

Específico,

Medible,

Alcanzable,

Real, y

Con un tiempo definido.

Ejemplo de un objetivo con características SMART:

“Asignar plazas para el año de salud rural al 99% de profesionales inscritos en el año 2015”.

Tipos de indicadores

Indicador de eficiencia.- Son Indicadores que miden el cumplimiento del objetivo, sin

importar los recursos que se hayan utilizado para realizarlo.

Indicadores de eficacia.- Son indicadores que miden el camino, los recursos que se

utilizaron para cumplir con el objetivo.



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Ejemplo

Indicador de eficiencia:

Indicador de eficacia:

El control y análisis de los procesos y servicios son un requisito indispensable para la

calidad, y por ende para la mejora continua. La calidad implica mejorar

permanentemente la eficacia y eficiencia de la organización y de sus actividades y estar

siempre muy atento a las necesidades del cliente y a sus quejas o muestras de

insatisfacción.

Si se planifican, depuran y controlan los procesos de trabajo, aumentará la capacidad de

la institución y su rendimiento. Pero, además, es necesario indagar con cierta

regularidad sobre la calidad que percibe el cliente y las posibilidades de mejorar el

servicio que recibe.

2.7 SUBPROCESO

Es un conjunto de actividades que tienen una secuencia lógica que cumple propósitos claros.

Los subprocesos producen productos intermedios que sirven como insumo para la ejecución del

proceso.

Nombre: Frecuencia: Fórmula de cálculo:

% postulantes

con plazas

asignadas

Anual Plazas asignadas/ Total de profesionales

inscritos

Nombre: Frecuencia: Fórmula de cálculo:

Tiempo en

asignar una

plaza

Anual Fecha en que se recibió la asignación –

Fecha en que recibo la solicitud



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2.8 ACTIVIDAD

Secuencia de tareas o acciones realizadas por usuarios del proceso, para obtener el producto o

servicio.

2.9 TAREA

Acción que contribuye a la ejecución de una actividad definida, usualmente la ejecución de una

tarea requiere menos tiempo que una actividad.

A continuación se presentan ejemplos prácticos que permiten diferenciar una tarea de una

actividad:

ACTIVIDAD TAREA

Obtener planilla de descuentos por

préstamos del IESS

Ingresar a la página de Historial Laboral

Imprimir planilla de descuentos

Verificar planilla de descuentos

Recibir requerimiento

Registra fecha de recepción

Sellar el documento

Sumillar documento

Entregar recibido del documento

Enviar documentación

Sacar copias de los documentos a enviar

Empacar documentación a ser enviada

Describir datos de envío en formato establecido

Registrar documentos a enviar

Cargar resultados en el sistema

Ingresar al sistema

Escoger solicitud a atender

Escoger el campo de resultados

Registrar el resultado



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2.10 PROCEDIMIENTO

Es la descripción detallada de cómo se ejecutan las actividades que constituyen el diagrama de

flujo levantado, con el fin de hacerlo totalmente comprensible al usuario para su aplicación y

ejecución.

Se debe tomar en cuenta que el PROCESO define las actividades que deben ejecutarse,

mientras que el PROCEDIMIENTO detalla la manera en las que se realizan dichas actividades.



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CAPÍTULO 3: METODOLOGÍA DEL AUTO LEVANTAMIENTO

Las actividades que permiten realizar el auto levantamiento de procesos consisten en reuniones de

trabajo con los ejecutores del proceso, con el fin de definir la información necesaria para documentar

el proceso, de acuerdo a los siguientes pasos:

Paso 1: Alineación y definición del proceso.

Paso 2: Identificación de elementos del proceso.

Paso 3: Desarrollo del auto levantamiento del proceso.

Paso 4: Aprobación de la documentación.

Paso 5: Ingreso de los procesos en GPR.

Paso 6: Socialización del proceso.

3.1 ALINEACIÓN Y DEFINICIÓN DEL PROCESO

Corresponde a identificar la correlación existente entre el servicio, proceso, atribución y

competencia; éstas se encuentran detallas en el Estatuto Orgánico de Gestión de Procesos

vigente del Ministerio de Salud Pública.

Los pasos para obtener una alineación correcta son:

1. Identificar las competencias del Ministerio de Salud Pública y las atribuciones de la instancia

correspondiente y alinearlas entre sí.

2. Definir los procesos que realiza dicha instancia.

3. Identificar aquellos productos o servicios que sean resultados de los procesos definidos,

mismos que deben estar alineados con la atribución de la instancia.

La alineación de procesos debe cumplir:



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Por ejemplo:

COMPETENCIA ATRIBUCIÓN PROCESO SUBPROCESOS SERVICIO

Provisión de

servicios de salud

Aprobar las

prioridades de

acción operativa

sobre la atención a

personas con

discapacidades

Gestión para la

calificación o

recalificación de

personas con

discapacidad

Agendamiento de cita

Calificación o

recalificación de

personas con

discapacidad

Atención integral

(Consulta Externa)

Emisión del carné

Todo proceso debe tener un inicio y fin. Cave recalcar la diferencia entre “Proyecto” y “Proceso”;

los procesos son cíclicos, tienen un inicio, fin y se vuelven a repetir; sin embargo los proyectos

tienen un solo inicio, un solo fin, y no se vuelven a repetir, es decir no son cíclicos.

3.2 IDENTIFICACIÓN DE LOS ELEMENTOS DEL PROCESO

Todo proceso tiene como objeto transformar insumos o recursos en productos o servicios. La

transformación requiere amparo de normativa legal vigente, lo cual en el servicio público tiene la

connotación de obligatorio. Esta identificación se realizará utilizando la Ficha de Caracterización

que se explica en la siguiente sección.



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En el siguiente gráfico se puede observar la interacción entre los elementos del proceso:

“Registro de Postulación y Asignación de Plazas”

3.3 DESARROLLO DEL AUTO LEVANTAMIENTO DEL PROCESO

3.3.1 Ficha de Caracterización

Documento en donde se registra toda la información relevante del proceso, lo

sustenta y permite tener una visión completa del mismo. Anexo 1 “Ficha de

caracterización”

Previo a llenar la ficha de caracterización es importante tener en cuenta:

Nombre del proceso: Deberá ser el nombre registrado en la herramienta GPR.

Dueño o propietario del proceso: Cargo del servidor/a que tiene la

responsabilidad principal del mismo. Es el responsable cuyo accionar permite

el éxito o el fracaso del proceso a su cargo.

CONTROLES Ley orgánica de

salud

Actividades

de inicio

Actividades

de ejecución

Actividades

de fin

PROCESO

RECURSOS Talento Humano

Materiales of.

ENTRADAS Registro de

postulación y asignación de

plazas.

SALIDAS

Plaza para realizar el año de salud rural

Disparador: Necesidad de

asignar plazas

para el año de

salud rural



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Objetivo del proceso: Describir lo que se quiere lograr con la ejecución del

proceso cómo se lo va a realizar y para qué; generalmente todo proceso tiene

como finalidad realizar un producto o servicio.

Alcance: Desde donde hasta donde comprende; esto deberá ir acorde a la

primera y última actividad que se cumpla en el proceso.

Políticas: Son lineamientos (reglas de negocio) que se deben cumplir para

realizar el proceso.

A continuación se presenta un ejemplo de Ficha de Caracterización del proceso

“Registro de postulación y asignación de plazas”.

FICHA DE CARACTERIZACIÓN

FECHA: 06/05/2015

COD. PROCESO: MSP-SNGS-

DNNTH-P-001

VERSION: 01

MACROPROCESO: Gestión de Normatización del Talento Humano

PROCESO: REGISTRO DE POSTLACIÓN Y ASIGNACIÓN DE PLAZAS

SUBPROCESO(S): No aplica

OBJETIVO

Gestionar el cumplimiento de año de salud rural, mediante la

normativa establecida vigente para garantizar la atención en salud de

la población.

ALCANCE

Desde: Planificación de la convocatoria.

Hasta: Asignación y emisión del certificado de la plaza para el año de

salud rural

PROVEEDORES Personas naturales y jurídicas

DISPARADOR Necesidad de asignar plazas para el año de salud rural

INSUMO(S) Registro de postulación y asignación de plazas.

Sistema informático



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PRODUCTO(S)

/SERVICIO(S) Aprobación del año de salud rural

CLIENTES INTERNOS Servidores Públicos del MSP

CLIENTES EXTERNOS Profesionales de la salud postulantes.

POLÍTICAS

Aplicar correctamente lo establecido en el acuerdo N° 5214 Instructivo

para el cumplimiento del año de salud rural de servicio social en la Red

Pública Integral de Salud.

CONTROLES

(ESPECIFICACIONES

TECNICAS Y

LEGALES)

Constitución de la República del Ecuador

Ley Orgánica de Salud

Ley Orgánica de Servicio Público

Acuerdo N°5214 Instructivo para el cumplimiento del año de salud

rural de servicio social en la Red Pública Integral de Salud.

Resoluciones de las comisiones.

RECURSOS

Talento Humano

Coordinador/a General Administrativa

Financiera (1)

Director/a Nacional de Talento Humano (1)

Analista de Talento Humano del servicio

año de salud rural (3)

Materiales Suministros de oficina y mobiliario

Tecnológicos Sistema Informático

Financieros Según el presupuesto asignado

FRECUENCIA De acuerdo al requerimiento de cada subproceso

VOLUMEN De acuerdo al requerimiento de cada subproceso

INDICADORES DE

DESEMPEÑO

Nombre: Frecuencia: Fórmula de

cálculo: Fuente:

Porcentaje de

postulantes con

plaza asignada

Semestral

(Número de plazas

asignadas /

Número total de

profesionales

inscritos)*100

Base de Datos

del sistema de

Asignación de

plazas



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3.3.2 Diagrama de flujo

Es la representación gráfica de un proceso el cual permite:

Conocer e identificar los pasos de un proceso.

Visualizar y comprender de manera rápida la estructura del proceso (actividades

y actores).

Representar de manera gráfica la secuencia de actividades del proceso.

Descubrir fallas tales como redundancia de pasos a seguir, ineficiencia o malas

interpretaciones.

La elaboración de los diagramas de flujo se deberá ejecutar mediante la herramienta

definida por la Dirección Nacional de Gestión de procesos. Actualmente, la

herramienta gratuita definida es “Bizagi Process Modeler”. El link de descarga es:

http://www.bizagi.com/index.php?option=com_content&view=article&id=95&Itemid=10

72

Los símbolos más utilizados para diagramar en Bizagi son los siguientes:

Elemento Definición Símbolo

Inicio Indica el inicio de un proceso

Fin

Indica el fin del proceso, sin importar que

existan más caminos por donde el flujo pueda

continuar.

2 Antes de instalar Bizagi debe estar instalado Microsoft .NET Framework 4, el link de descarga es:

http://www.microsoft.com/es-ES/download/details.aspx?id=17718 Para la instalación de este o cualquier aplicativo puede llamar a la Mesa de Ayuda DNTICs: ext. 4000

ANEXOS No aplica



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Actividad Indica acción, es la actividad que se realiza

dentro del proceso.

Subproceso Indica que existen un grupo de actividades que

generan un producto/servicio intermedio

Decisión

exclusiva

Indica decisión, puede tomarse uno u otro

camino pero no los dos al mismo tiempo.

Compuerta

inclusiva

Se utiliza cuando en un punto se activan uno o

más caminos; o cuando el proceso tiene varios

caminos que no ocurren de manera simultánea

(o uno u otro o ambos).

Compuerta

Paralela

Se utiliza cuando dos o más actividades se

deben realizar en forma paralela o simultanea

para que continúe el proceso.

Evento de

Mensaje

Indica que un mensaje puede ser enviado o

recibido. Si el evento de mensaje es de

recepción, indica que el proceso no continúa

hasta que el mensaje sea recibido.

Envía

Recibe

Evento de

temporización

Indica una espera dentro del proceso. Este tipo

de evento puede utilizarse dentro del flujo de

secuencia indicando una espera entre las

actividades.

Evento de

Enlace

Este evento permite conectar dos actividades

del proceso si se encuentran muy separadas,

Envía al evento



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Ingresa el evento

Artefactos

Permite mostrar la información que una

actividad necesita, como los documentos

generados, información y otros objetos que

son usados o actualizados durante el proceso.

Se asocian a los otros símbolos mediante una

línea punteada.

Documento

Base de datos

Línea de

secuencia de

flujo

Conecta una actividad a otra.

Línea de

mensaje

Representan la interacción entre varios

procesos o pools.

Piscina (pool)

Actúa como contenedor de un proceso. El

nombre del pool debe ser el nombre del

proceso.

Carril (lane)

Son subdivisiones del Pool. Representan los

diferentes participantes al interior de una

organización. El nombre de cada carril debe

ser el nombre de los diferentes actores que

ejecuten el proceso.

Para elaborar el diagrama de flujo se deberá tomar en cuenta los siguientes

lineamientos:



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PASO 1: Identificar todas las actividades y decisiones importantes que se realicen en

el proceso para cumplir con el/los productos/servicios en orden secuencial.

PASO 2: Identifique los actores, es decir, el cargo de los responsables de realizar

cada actividad.

PASO 3: Visualmente muestre la conexión de las actividades y decisiones del

proceso, ubicándolas en orden secuencial y según quién las ejecuta en un diagrama

de flujo.

A continuación se presenta un modelo de diagrama de flujo con el ejemplo: “Registro

de postulación y asignación de plazas”:



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Mejores prácticas de diagramación

1. Identificar al área responsable del procedimiento, las unidades y roles que

intervienen en su ejecución.

2. Tener claro los límites del proceso, es decir, el alcance del proceso.



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3. Las actividades deberán escribirse iniciando con verbos en infinitivo, por

ejemplo: recibir, enviar, analizar, etc. No se deben utilizar verbos en tiempos pasado

ni futuro, ni tampoco dos verbos en infinitivo en una misma actividad

4. Las actividades deberán ser diagramadas en forma secuencial, o paralela en

caso de requerirlo utilizando para ello el debido símbolo de la herramienta.

5. Se recomienda que cada proceso o subproceso tenga entre 10 y 15

actividades.

6. Los Diagramas de flujo deben escribirse de arriba hacia abajo, y/o de

izquierda a derecha.

7. Los símbolos se unen con líneas de secuencia de flujo, las cuales tienen una

flecha que indica la dirección en la que fluye la información, se deben de utilizar

solamente líneas de flujo horizontal o verticales (nunca diagonal).

8. Se debe evitar el cruce de líneas, para lo cual se deberá separar el flujo del

diagrama a un sitio distinto, en ese caso se utiliza los eventos de enlace. Se debe

tener en cuenta que solo se utilizan eventos de enlace cuando sea estrictamente

necesario, para tener un diagrama ordenado y de fácil interpretación.

9. No deben quedar líneas de flujo sin conectar, toda actividad tendrá al menos

una entrada y una salida

10. Todo texto escrito dentro de un símbolo debe ser legible, preciso, y debe

evitar el uso de muchas palabras.

11. Solo los símbolos de compuerta pueden tener más de una línea de flujo de

salida.

Para una mejor comprensión sobre la elaboración del flujo y uso de los elementos, en

el presente link se podrá acceder a un video explicativo de un caso de diagramación

en la herramienta mencionada (Ver video)

3.3.3 Procedimiento

Es la descripción detallada de las actividades secuenciales que constituyen el

proceso, mismas que se encuentran diagramadas en el flujo de proceso, con el fin de

hacerlo totalmente comprensible para el usuario de manera que facilite su aplicación

y ejecución. Anexo 2: Formato de Procedimiento.



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Deberá ser llenada con letra Arial No. 10, a continuación se muestra un ejemplo:

PROCEDIMIENTO

NOMBRE DEL PROCESO: REGISTRO DE POSTULACIÓN Y

ASIGNACIÓN DE PLAZAS

COD. PROCESO: MSP-

SNGS-DNNTH-P-001

VERSIÓN: 001

Nro. CARGO

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

1

Delegado de la

Comisión Técnica

Nacional de Rurales

Planificar convocatoria

Planifica la convocatoria oficial para el correspondiente periodo,

el cual consiste en la elaboración del cronograma y convocatoria

2

Delegado de la

Comisión Técnica

Nacional de Rurales

Elaborar cronograma

Elabora el cronograma para el correspondiente periodo y

establece las fechas del sorteo a realizar.

3

Delegado de la

Comisión Técnica

Nacional de Rurales

Publicar convocatoria

Publica la convocatoria oficial para el correspondiente periodo.

4 Analista de Talento

Humano

Actualizar sistema informático

Actualiza el sistema informático para el periodo correspondiente,

cabe señalar que si existe modificación alguna, solicitará soporte

técnico a la Dirección de Tecnologías de la Información.

5 Profesional postulante Realizar registro en el sistema

Realiza el registro de datos personales correspondientes

6 Profesional postulante

Escoger tipo de profesional

Escoge una de las dos opciones: Profesional con título de tercer

nivel o Profesional especialista y/o con título de cuarto nivel


Ingresar información

Si corresponde a Profesionales especialistas y/o con título de

cuarto nivel, ingresa la información para que sea verificada por

los delegados de la Subcomisión Técnica Zonal de Rurales


Escoger prioridad

Sí corresponde a profesional con título de tercer nivel, escoge la

prioridad que corresponda, la cual se detalla a continuación:



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Prioridad 1: Profesionales de la salud que presenten problemas

de salud o alguna discapacidad. Se incluirá en esta prioridad al

profesional que tenga un familiar hasta el segundo grado de

consanguinidad y primero de afinidad en las condiciones de salud

establecidas en el párrafo anterior y que se encuentren bajo su

cuidado directo

Prioridad 2: Mujeres embarazadas.

Prioridad 3: Profesionales de la salud a cargo de niños/as

menores de dos años cumplidos hasta la fecha establecida

dentro de la convocatoria.

Prioridad 4: Profesionales de la salud a cargo de niños/as

menores de cinco años cumplidos hasta la fecha establecida

dentro de la convocatoria.

Prioridad 5: Profesionales de la salud mejor egresados.

Prioridad 6: Profesionales de la salud casados o en unión de

hecho.

Prioridad 7: Profesionales de la salud solteros/as.

Prioridad 8: Profesionales de la salud que no se presentaron,

renunciaron o abandonaron la plaza que le fuera asignada en

sorteos anteriores sin la debida justificación.


Generar listado de requisitos

Posterior a la selección de prioridad, el sistema genera el listado

correspondiente a los requisitos que debe presentar, y adjunta los

requisitos desplegados por el sistema, a continuación el detalle



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de los requisitos correspondientes a las prioridades:

Requisitos básicos comunes para todas las prioridades

Registro de título de la Secretaría Nacional de Educación

Superior, Ciencia, Tecnología e Innovación

(SENESCYT).

Certificado de aprobación del examen de habilitación del

ejercicio profesional emitido por el Consejo de

Evaluación, Acreditación y Aseguramiento de la Calidad

de la Educación Superior (CEAACES) para los casos que

el Consejo determine.

Certificado de aprobación del “Módulo de Inducción

General”, dictado por la Dirección Nacional de

Normatización del Talento Humano en Salud del

Ministerio de Salud Pública.

Requisitos para la prioridad a la que se aplica:

Prioridad 1:

Carnet de discapacidad emitido por la autoridad

competente; o

Certificado médico avalado por un establecimiento de

salud del Ministerio de Salud Pública. Que determine el

diagnóstico de una enfermedad catastrófica o rara y que

será aprobada por la Comisión Técnica Nacional de

Rurales; o

Declaración juramentada con que se justifique estar a

caro de un familiar con discapacidad o enfermedad

catastrófica, huérfana o rara, adjuntando el certificado

médico o el certificado de discapacidad que determine la



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condición de salud del familiar.

Prioridad 2: Certificado médico emitido por el establecimiento de

salud del Ministerio de Salud Pública, asignado para el efecto.

Prioridad 3 y 4: A más de la partida de nacimiento de él o la

menor, se deberá adjuntar uno de los siguientes documentos.

Sentencia expedida por Juez competente, si fuere el

caso, en la que se asigne la tutela del menor a favor del o

la postulante (Ej. Divorcio); o

Declaración juramentada respecto de la tutela del menor.

Prioridad 5: Se verificará esta prioridad en la información

remitida por las universidades del país.

Prioridad 6: Se deberá adjuntar uno de los siguientes

documentos:

Acta de matrimonio; o

Acta notarial o resolución otorgada por el juez que

solemnice la unión de hecho, registrada en el registro

civil.

Prioridad 7: Requisitos básicos comunes (datos informativos)

Prioridad 8: Requisitos básicos comunes. Adicionalmente, la

Comisión Técnica Nacional de Rurales validará que estos

profesionales de la salud se encuentren inmersos en las causales

para la asignación de la prioridad.

En los casos que los profesionales de la salud no se presentaron,

renunciaron o abandonaron la plaza que le fuere asignada en

sorteos anteriores por realizar estudios de posgrado, presentaran



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el título de cuarto nivel obtenido. Le corresponderá a la Comisión

Técnica Nacional de Rurales, determinar si dicho título

corresponde a áreas de interés nacional, en base a la

información proporcionada por la Dirección Nacional de

Normatización de Talento Humano en Salud o quién haga sus

veces.


Validar información y documentación adjunta

El sistema informático valida la documentación, si la información

se encuentra completa continua el proceso, caso contrario el

sistema no permite continuar con el mismo hasta que se

complete la información en el periodo de postulación establecido.

11

Delegados de la

Subcomisión Técnica

Zonal de Rurales

Verificar documentación

Ya sea un profesional de tercer o cuarto nivel, verifica los

requisitos anexados para determinar si son correctos a la

prioridad seleccionada.

Si la documentación es correcta, se remite la información para

dar continuidad al proceso, caso contrario, ingresan

observaciones y el sistema informático notifica al postulante

informando la razón por la cual los requisitos adjuntados no son

los correctos.

12 Delegado de la

Comisión Técnica Zonal

Remitir información

Remite la información al Analista de Talento Humano de planta

central

13

Analista de Talento

Humano de planta

central

Consolidar información

Consolida la información enviada por cada coordinación zonal.

14

Analista de Talento

Humano de planta

central

Validar Información

Ratifica la información enviada por las coordinaciones zonales, y

valida la documentación ratificada para publicar el listado de

postulantes calificados.

15 Analista de Talento Publicar el listado de postulantes calificados



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Humano de planta

central

Publica el listado correspondiente a los postulantes idóneos, a

través de la página web del MSP.

Si el profesional de la salud no tiene apelación alguna y es

idóneo se determinará Si es o no profesional qué postuló a

lugares de difícil acceso, si no postuló, espera el sorteo en la

fecha y hora indicada.

Si el profesional de la salud no tiene apelación alguna y no es

idóneo, simplemente finaliza el proceso.

Si el profesional apela el resultado, ingresa la apelación en el

sistema informático.


Asistir al sorteo

Asiste al sorteo indicado en la lista de postulantes calificados, en

el cual recibirá el certificado de plaza asignada y

simultáneamente el analista de talento humano de planta central

reasigna los postulantes a cada distrito.


Recibir certificado de plaza asignada

Posterior al sorteo, recibe el certificado de plaza asignada, la cual

contiene la información de la fecha y hora de asistencia al lugar.

18

Analista de Talento

Humano de planta

central

Reasignar postulantes a cada distrito

Reasigna los postulantes a cada distrito de acuerdo a la

información obtenida del sorteo.

FIN

19

Analista de Talento

Humano de planta

central

Ingresar observaciones

En caso de que la documentación del profesional postulante no

se encuentre correcta, ingresa las observaciones

correspondientes para que el profesional postulante adjunte el o

los requisitos necesarios

20 Analista de Talento

humano de planta

Notificar a postulante

Notifica al postulante a través del correo electrónico las



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central observaciones detalladas para que adjunte los requisitos de

acuerdo a los puntos señalados a través de una apelación por

parte del postulante.

Si apela el resultado, el postulante ingresará la apelación en el

sistema informático, caso contrario el proceso será finalizado.


Ingresar apelación en el sistema informático

Ingresa los requisitos con las observaciones señaladas y

procede a realizar la correspondiente apelación en el sistema

informático de acuerdo a las fechas señaladas, para lo cual

posteriormente verificará el listado de idóneos publicado en la

página web del MSP.

22

Delegado de la

Comisión Técnica

Nacional de Rurales

Consolidar información

De acuerdo a las apelaciones recibidas, consolida la información

para una posterior verificación y validación.

23

Delegado de la

Comisión Técnica

Nacional de Rurales

Verificar información

Ratifica la información enviada por el postulante en el caso que

sea favorable la apelación.

24

Delegado de la

Comisión Técnica

Nacional de Rurales

Validar Información

Valida la documentación ratificada para publicar el listado de

postulantes idóneos

25

Delegado de la

Comisión Técnica

Nacional de Rurales

Publicar listado de profesionales idóneos en la página web

del MSP

Publica el listado correspondiente a los profesionales que

apelaron, siendo verificada y validada la información para

participar del sorteo.

Si el postulante se encuentra en la lista emitida, asiste al sorteo,

caso contrario el proceso finaliza.

FIN



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3.3.4 Definiciones

Definición de términos claves del proceso que permitan un mejor entendimiento del

mismo, por ejemplo:

MAIS: Modelo de Atención Integral en Salud

TAPS: Técnico de Atención Primaria en Salud

SIVE: Sistema Integrado de Vigilancia Epidemiológica

POE: Procedimiento Operativo Estándar, etc.

3.3.5 Control de Cambios

Sección a través de la cual se detalla el histórico de los cambios realizados en las

diferentes versiones del documento, para lo cual cuenta con los siguientes campos:

Versión: Corresponde a la versión del documento

Elaborado por: Nombre y cargo de la persona que ejecuta el cambio de la

documentación del proceso.

Aprobado por: Nombre y cargo de la persona que aprueba el cambio de la

documentación

Fecha: fecha en la que se realiza el cambio.

Cambio: Breve descripción del cambio realizado.

Ejemplo:

VERSIÓN:

ELABORADO POR: APROBADO POR: FECHA: CAMBIO:

01

Ing. Luis Carvajal

Analista de Normativa

del Talento Humano

Dra. Jazmín

Villavicencio

Directora de Normativa

del Talento Humano

05/05/2015 Actualización

del proceso

02

Ing. Luis Carvajal

Analista de Normativa

del Talento Humano

Dra. Jazmín

Villavicencio

Directora de Normativa

del Talento Humano

15/11/2015 Actualización

del proceso

n.. n.. n.. n.. n..



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3.4 APROBACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

Para que la información que se levantó tengan validez y vigencia serán necesarias 3 firmas

que irán al final del documento:

Firma de elaboración: está a cargo de la persona designada para documentar el

proceso.

Firma de revisión: Existen 2 tipos de revisión: la revisión técnica a cargo de la instancia

dueña del proceso y la revisión metodológica a cargo de la Dirección Nacional de

Gestión por Procesos.

Firma de aprobación: Es competencia de la autoridad dueña del proceso.

ELABORADO

POR:

Nombre:

Cargo:

Firma

REVISADO POR:

Revisión de la instancia técnica:

Nombre:

Cargo:

Firma

Revisión de la Dirección Nacional

de Procesos:

Nombre:

Cargo:

Firma

APROBADO

POR:

Nombre:

Cargo:

Firma

3.4.1 Revisión metodológica del proceso

Una vez realizado el levantamiento y revisión técnica del proceso, deberá enviarse la

documentación para la revisión metodológica definitiva por parte de la Dirección Nacional de

Gestión por Procesos.

El documento a ser revisado deberá contener:

Ficha de caracterización

Diagrama de flujo



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Procedimiento

Definiciones

Firma de elaboración y revisión técnica.

Control de cambios (De ser necesario y a partir de la primera actualización)

Anexos (En caso de existir)

Toda la documentación debe ser enviada a través de un Memorando dirigido al/la Director/a

Nacional de Gestión de Procesos, quién en base a un análisis, en un tiempo de respuesta de

tres a cinco días laborables, determinará la adecuada implementación de la presente guía.

3.5 INGRESO Y EVALUACIÓN DE LOS PROCESOS EN GPR

Una vez que los procesos han sido aprobados por las autoridades correspondientes y validado

por la Dirección Nacional de Gestión por Procesos, la instancia responsable del proceso debe

cargarlo en la herramienta GPR.

La instancia responsable del proceso deberá ingresar a la herramienta GPR conforme los

lineamientos establecidos por la Secretaría Nacional de la Administración Pública y con la

asesoría de la Dirección Nacional de Gestión de Procesos.

En caso de que el proceso ya se encuentre registrado en la herramienta de Gestión por

Resultados (GPR), se debe verificar que la información ingresada se encuentre actualizada.

3.6 SOCIALIZACIÓN DEL PROCESO

Una vez que el proceso se encuentre debidamente aprobado, el funcionario responsable deberá

difundir a todos los niveles necesarios la documentación que sustente el proceso y capacitar a

los involucrados para su correcta implementación.



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ANEXOS

ANEXO 1: FORMATO DE FICHA DE CARACTERIZACIÓN

FICHA DE

CARACTERIZACIÓN

FECHA: Fecha de aprobación del

documento.

COD. PROCESO: Otorgado por la

DNGP.

VERSION: Número de

Actualización del documento.

(01,02,03..). Se cambiará de

versión una vez que el documento

aprobado sufra alguna modificación

MACROPROCESO: Ingresar el nombre de acuerdo a lo definido en el catálogo de

procesos.

PROCESO: Ingresar el nombre de acuerdo a lo definido en el catálogo de

procesos.

SUBPROCESOS: Enlistar el nombre de los subprocesos pertenecientes al proceso y

que están contenidos en el catálogo

OBJETIVO Qué se desea lograr o alcanzar con el proceso. Deberá responder a

las preguntas ¿Qué?, ¿Cómo? y ¿Para qué?

ALCANCE

Desde: La primera actividad con la que se inicia el proceso

Hasta: La última actividad del proceso.

Agregar además el ámbito de aplicación del proceso, es decir, quién

lo ejecuta (usuarios) y dónde se ejecuta el mismo.

PROVEEDORES Persona o unidad que provee de insumos a lo largo del proceso.

Pueden ser internos o externos.

DISPARADOR Describir el evento o condición que causa el inicio o activación del

proceso.



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INSUMO(S) Es el conjunto de materiales, datos o información que sirven para la

ejecución del proceso.

PRODUCTO(S)

/SERVICIO(S)

Es el resultado esperado del proceso, mismo que se encuentra

descrito en el objetivo del proceso

CLIENTES INTERNOS Persona o unidad que pertenece al Ministerio de Salud Pública que

recibe el producto o servicio.

CLIENTES EXTERNOS Persona/ institución estatal o privada que recibe el producto o

servicio que no pertenece al Ministerio de Salud Pública.

POLÍTICAS Lineamientos operativos que facilitan la ejecución del proceso.

CONTROLES

(ESPECIFICACIONES

TECNICAS Y LEGALES)

Enunciar el marco legal o técnico vigente que sustenta el proceso.

Ejemplo: Normativa legal. Manuales, Reglamentos, instructivos etc.

RECURSOS

Está constituido por

recursos necesarios para

la ejecución del proceso.

Talento Humano Describir el detalle de talento humano

necesario para la ejecución del proceso

Materiales y

Equipos

Describir el detalle de materiales y equipos

utilizados en el proceso

Tecnológicos Describir el detalle de software utilizado en el

proceso

Financieros Describir el detalle

FRECUENCIA Periodicidad con la que se realiza el proceso. Ej.: diaria, semanal,

quincenal, mensual, anual, etc.

VOLUMEN El número de veces que se realiza el proceso dentro de la frecuencia

determinada.

INDICADORES DE

DESEMPEÑO

Nombre Frecuencia Fórmula de

cálculo Fuente

Nombre del

indicador

Periodicidad

con la que se

va a medir el

indicador

Describe la

manera en que

se va a calcular

el indicador,

Elaborarlo de

acuerdo al marco

De donde se

toman los

datos para

medir el

indicador



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teórico propuesto

en el glosario

ANEXOS

Son los documentos complementarios que permiten la ejecución del

proceso, el proceso debe llevar adjuntos todos los documentos que

se generan en el proceso. Ejemplo: Normativa legal vigente,

formularios, instructivos, etc.

ANEXO 2: FORMATO DE PROCEDIMIENTO

PROCEDIMIENTO

NOMBRE DEL PROCESO: Ingresar el nombre de acuerdo a lo definido

en el catálogo de procesos.

COD. PROCESO: El código

está a cargo de la Dirección

Nacional de Procesos, una vez

que se le realice la respectiva

revisión.

VERSIÓN: Número de

Actualización del documento.

(01,02,03..)

1

Nombre de la unidad o rol

responsable de la ejecución de

la actividad

Nombre de la actividad

Descripción narrativa de las actividades secuenciales para

desarrollar el proceso.

Nota: (Toda actividad deberá empezar con verbo en infinitivo y su

descripción se deberá describir en tercera persona, utilizando el

mismo verbo de la actividad. No se debe describir las actividades

en futuro)

2

n.. n.. n..

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