MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA

ECONOMIA Circular No. 06 8 de Febrero de 2008 “Año 50 de la Revolución”

Asunto: Indicaciones a las Instituciones Privadas de Asistencia Social

General: Nuestro Sistema atiende las Instituciones Privadas de Asistencia Social, incluyendo sus necesidades principales en los planes de recursos y servicios de la economía nacional y otorgándoles determinadas asignaciones presupuestarias para cubrir el déficit en este rubro.

A tenor con la reorganización del Sistema Financiero y Contable y la reciente aplicación de la Verificación del Gasto Público dirigida a comprobar que los recursos asignados mediante el Plan se correspondan con los destinos previstos y de la que son objeto todas las instituciones beneficiadas con asignaciones estatales; Se hace necesario establecer para las entidades del asunto las normativas que deben cumplir en la administración de los recursos que reciben del estado mediante el siguiente

PROCEDIMIENTO:

De los Recursos Materiales:

1­ Para los recursos materiales que requieren de la “Declaración Jurada” informando los niveles de actividad, garantizar que la misma se ajuste fielmente a la realidad.

Cualquier reajuste o estimación debe consultarse con el organismo superior

2­ En la utilización de recursos materiales normados, deben ajustarse a las normas de consumos establecidas. Particularmente en los alimentos y materiales de aseo y limpieza.

3­ Efectuar las compras de recursos a las empresas mayoristas y de acopio mediante la firma de Contratos Económicos detallando los requerimientos de las partes en cuanto a:

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­ Calidad de las mercancías y servicios. ­ Períodos, horarios y lugar de las entregas. ­ Responsabilidad de la transportación. ­ Tipo de envases. ­ Pormenores de la recepción y reclamación. ­ Términos y formas de pagos, preferiblemente por cheques o trasferencias

bancarias. ­ Precios de las mercancías y servicios. ­ Personas autorizadas a solicitar y recepcionar.

4­ Cumplir la política comercial en moneda nacional en cuanto a:

­ Abstenerse de efectuar compras en unidades minoristas o de venta a la población, mercados agropecuarios, tiendas de productos industriales y artesanales, restaurantes, cafeterías y otras.

­ Controlar el pago mediante comprobantes.

5­ Almacenar las mercancías en lugares con las condiciones mínimas siguientes:

­ Locales con ventilación e iluminación adecuada y sin humedad ­ Con estantes y paletas para organizar las mercancías y evitar colocarlas en el

piso o pegada a las paredes y techos. ­ Seguridad de puertas y ventanas preferentemente enrejadas ­ Control de llaves y acceso. ­ Habilitar Tarjetas de Estibas para el control físico de las mercancías en

almacén ­ Establecer la recepción detallada y vales de solicitud y entrega de mercancías

firmados por las partes autorizadas para ello por la máxima dirección de la entidad.

­ Asignar responsabilidad de los recursos mediante la entrega y firma de “Actas de Responsabilidad”

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­ Velar por las normas técnicas de almacenamiento de productos específicos como alimentos, medicamentos etc., entre otros:

• En medicamentos y productos químicos establecer el control de vencimiento y rotación de lotes

• En otros dar salida al primero que entra evitando el envejecimiento. • Productos de refrigeración, higroscópicos y fotosensibles. • Fumigación adecuada en los casos que requiera

De los Recursos Financieros

6. Establecer un Registro de la Ejecución Presupuestaria anotando las asignaciones y los destinos – pagos por los conceptos de Salarios, Bienes y Servicios, Transferencias Corrientes e Inversiones.

7. Utilizar las Asignaciones Presupuestarias sólo para el pago de: Salarios, Seguridad Social a corto plazo y compra de mercancías y servicios a entidades estatales. En casos excepcionales las Inversiones aprobados por el MEP.

8. Evitar pagos en efectivo en general y a privados; no deben crear Fondos para Pagos Menores.

9. Establecer el Control de Cheques y Transferencias Bancarias.

10. Emitir Cheques y Trasferencias al amparo de nóminas y facturas previo Informe de Recepción o Servicio.

11. No firmar Cheques o Transferencias en blanco.

12. Guardar los instrumentos de pagos una vez habilitado bajo llave.

13. Información Trimestral a la Dirección de Finanzas y Contabilidad con argumentación de los gastos incurridos.

14. Presentación de los Anteproyectos de Presupuesto en agosto, y la Liquidación en febrero primera quincena.

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15. Recoger cifras Directivas primera quincena de febrero.

De los Recursos Humanos

16. Establecer la Plantilla del Personal aprobada por el Órgano de Trabajo Municipal.

17. Nombrar los trabajadores en cargos y con salarios de acuerdo a los calificadores oficiales.

18. Habilitar el Expediente Laboral a cada trabajador y el correspondiente SC­ 4­ 08 “Registro de Tiempo y Salario Devengado”.

19. Habilitar el control de entrada y salida de los trabajadores y pagar por la Certificación del tiempo real trabajado.

20. Confeccionar la nómina por una persona distinta a la que certifica el tiempo real trabajado.

21. Pagar por personas distinta a las anteriores o en su defecto revisión del proceso antes de la firma del Cheque por el Jefe máximo de la entidad.

Lic. Luis Danilo Tolosa Escalona Director Finanzas y Contabilidad

Vto. Bueno

Lic. Pedro Hidalgo Prado Viceministro

Registrado por: Dictaminado conforme:

Dpto. Sistemas y Métodos Lic. Tania García Cabello Directora Jurídica