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AUDITORÍA GENERAL
INFORME DE CONTROL INTERNO
Nº DAG-I-015-2016
“ARQUEO DEL FONDO GENERAL DE CAJA CHICA
(DEPARTAMENTO DE TESORERÍA-DIRECCIÓN
FINANCIERA), Y MANEJO DE LAS CAJAS CHICAS
AUXILIARES”.
JUNIO, 2016
2523-2639 // 2222-0464
Fax:2222-8310 E-mail [email protected]
10176-1000 San José
CONTENIDO
Página No.
RESUMEN EJECUTIVO
GLOSARIO
1. INTRODUCCIÓN ....................................................................................... 4
1.1 Origen del estudio ............................................................... 4
1.2 Antecedentes ....................................................................................... 4
1.3 Objetivo general del estudio ............................................................. 5
1.3.1. Objetivos específicos .............................................................................. 5
1.4 Alcance y período de estudio .............................................. 5
1.5 Declaración de Cumplimiento de Normas ............................. 6
1.6 Comunicación de los resultados ........................................... 6
1.7 Valoración de Riesgos ......................................................... 6
1.8 Normativa aplicable ............................................................ 7
2. RESULTADOS ............................................................................................ 10
Objetivo Específico No. 1 ........................................................ 10
Objetivo Específico No. 2 ........................................................ 14
3. CONCLUSIONES ...................................................................... 19
4. RECOMENDACIONES ................................................................ 21
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RESUMEN EJECUTIVO
De acuerdo con el artículo N°34 del Reglamento General del Fondo
de Cajas Chicas se incluirá en el programa de trabajo la realización
de al menos una auditoría anual al Fondo Fijo autorizado, con el fin
de evaluar la suficiencia y la efectividad de los controles
implementados.
El objetivo general de este estudio es “Evaluar el Sistema de Control
Interno aplicado al Fondo General de Caja Chica y las Cajas Chicas
Auxiliares.”
En cumplimiento con el punto 08 del Plan Anual de Trabajo de esta
Auditoría para el periodo 2016, se desarrollan los siguientes objetivos
específicos:
1. Evaluar el cumplimiento de las funciones establecidas en el
Departamento de Tesorería, Dirección Financiera en cuanto a la
aplicación de arqueos y sus lineamientos tanto para la Caja Central
como para las Cajas Auxiliares.
2. Verificar la aplicación de las disposiciones del Reglamento General
del Fondo de Caja Chica, que regulan la asignación, operación y
control de los fondos fijos en efectivo del Estado, que permiten
afrontar gastos menores, indispensables y de urgencia, de las
instituciones gubernamentales autorizadas, y sus dependencias.
Una vez concluida la presente auditoría se determinaron las
siguientes deficiencias de control:
El Manual de Funciones y Procedimientos del Departamento de
Tesorería no se encuentra publicado en el SIOR, se identificó que los
procedimientos y actividades que eran parte integral del manual se
individualizaron, sin embargo, los siguientes procedimientos y
actividades no fueron publicados. Procedimiento Arqueo de Cajas
Auxiliares, Procedimiento de Autorización de Caducos de Reservas
de Recursos, Procedimiento de Confección de Reservas de Recursos
de Caja Chica, Actividad de Conciliación de los sistemas SINAEP
versus SIGAF, Actividad de Estadísticas de pago por Caja Chica,
Actividad de Pago a proveedores por medio de transferencia
electrónica, Actividad de Asesoría.
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Las partidas por concepto de comisiones bancarias por servicios
SINPE, no se registran en estricto orden cronológico.
El traslado de los intereses a la Caja Única del Estado se realiza una
vez al año según conveniencia material y económica, autorizado por
la Dirección Control de Operaciones y Fiscalización (Tesorería
Nacional), sin embargo esta tarea no se encuentra publicada dentro
de las actividades y procedimientos del Departamento de Tesorería.
Se utilizan formularios para los arqueos de las Cajas Chicas Auxiliares
que no se encuentran oficializados en el procedimiento de Arqueo
de Cajas Auxiliares.
En razón de las deficiencias encontradas en el presente estudio, se
emiten recomendaciones enfocadas a la corrección y mejora de las
mismas, las cuales se harán de conocimiento de la administración
activa para su debida puesta en marcha; y mencionar que se
continuará evaluando este tema cada año de acuerdo con lo que
establece el artículo 34 del Reglamento General del Fondo de Caja
Chica, con el fin de verificar el cumplimiento oportuno, no solamente
de las recomendaciones de esta Auditoría General, sino también de
la normativa vigente.
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AUDITORÍA GENERAL
INFORME DE CONTROL INTERNO
Nº AG-I-015-2016
“ARQUEO DEL FONDO GENERAL DE CAJA CHICA (DEPARTAMENTO DE
TESORERÍA-DIRECCIÓN FINANCIERA) Y MANEJO DE LAS CAJAS CHICAS
AUXILIARES”
1. INTRODUCCIÓN
1.1 Origen del estudio
En aplicación del Plan anual de labores de 2016, específicamente el
acápite No. 8 y con base en el Artículo 22, inciso f), de la Ley General
de Control Interno, los artículos 34 y 39 del Reglamento General de
Caja Chicas (Decreto Ejecutivo N° 32874 de 10 de noviembre de 2005,
publicado en la Gaceta N°22 del 31 de enero de 2006), que
establece la competencia de la Auditoría General de realizar arqueos
periódicos sorpresivos al Fondo General de Caja Chica.
1.2 Antecedentes
El Ministerio de Obras Públicas y Transportes, cuenta con un Fondo
Fijo de Caja Chica de ¢30.000.000, actualizado, mediante oficio Fis-
140-2013, del 03 de julio de 2012, del Departamento de Fiscalización
del Ministerio de Hacienda. Dicho Fondo cuenta con 6 cajas
auxiliares autorizadas por un monto de ¢8.000.000 en total,
distribuidas en las principales regiones del país.
Con base en el Reglamento General del Fondo de Caja Chica en su
artículo 34 la Auditoría General realiza una auditoría anual al Fondo
Fijo-Caja Chica, con el fin de evaluar la suficiencia y la efectividad
de estos controles.
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Con el oficio AG-1099-2015 del 25 de marzo 2015, esta Auditoría
General remitió al Despacho del señor Ministro, el Informe AG-I-02-
2015 denominado “Arqueo del Fondo General de Caja Chica
(Departamento de Tesorería, Dirección Financiera) y manejo de
Cajas Chicas Auxiliares”, el cual contiene los resultados del último
arqueo realizado por esta Auditoría al Fondo Fijo.
Las recomendaciones del citado informe fueron atendidas por la
administración en el tiempo establecido, situación que fue
corroborada por la Auditoría General y se emitió el Oficio DAG 2016-
0658 de fecha 23 de febrero de 2016, comunicando el cierre del
seguimiento.
1.3 Objetivo general del estudio
Evaluar el Sistema de Control Interno aplicado al Fondo General de
Caja Chica y las Cajas Chicas Auxiliares.
1.3.1. Objetivos específicos
1.3.1.1. Evaluar el cumplimiento de las funciones
establecidas en el Departamento de Tesorería, Dirección
Financiera en cuanto a la aplicación de arqueos y sus
lineamientos tanto para la Caja Central como para las Cajas
Auxiliares.
1.3.1.2. Verificar la aplicación de las disposiciones del
Reglamento General del Fondo de Caja Chica, que regulan la
asignación, operación y control de los fondos fijos en efectivo
del Estado, que permiten afrontar gastos menores,
indispensables y de urgencia, de las instituciones
gubernamentales autorizadas, y sus dependencias.
1.4 Alcance y período de estudio
El estudio se desarrolló para el periodo comprendido entre 01 de
enero de 2015 y 31 diciembre 2015, adicionalmente se consideró
hasta el 30 de abril del 2016.
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1.5 Declaración de Cumplimiento de Normas
De conformidad con lo establecido en la Norma 1.3.3 de las Normas
para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público, se
declara que las actividades del presente estudio fueron realizadas de
acuerdo con la normativa aplicable al ejercicio de la auditoría
interna, entre otra normativa legal y técnica atinente a la materia.
1.6 Comunicación de los resultados
En atención a lo señalado en la Norma N° 205 (Comunicación de
Resultados) del Manual de Normas Generales de Auditoría para el
Sector Público, el 3 de junio del año en curso, se remitió borrador del
informe en formato digital, al Director Financiero, convocando a
conferencia final al sexto día hábil de su recibo, a las diez horas en la
Auditoría General.
Una vez recibidas y valoradas las observaciones pertinentes de la
Administración al Borrador del Informe, se procede a emitir el Informe
Final.
1.7 Valoración de Riesgos
Este estudio se realiza en cumplimiento de los artículos 34 y 39 del
Reglamento General del Fondo de Cajas Chicas, se incorpora
anualmente en el Plan de trabajo de la Auditoría General, con el fin
de evaluar la suficiencia y la efectividad de los controles ejercidos
por la administración para el Fondo General. Del resultado se emite
un informe del cual se remite una copia a la Tesorería Nacional.
Adicionalmente, se considera las Normas Generales de Auditoría
para el Sector Público específicamente la Norma 305, para efectos
de su estudio, el auditor debe determinar el riesgo de auditoría
asociado a las partidas más relevantes de los Estados Financieros
Auditados y las aseveraciones de la administración consignadas en
dichos estados.
El informe PPI-009-2015 “Autoevaluación Sistema de Control Interno
2015 (ASCI-2015)”, elaborado por Dirección de Planificación
Sectorial, consigna los resultados a nivel general, de las diferentes
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dependencias, que conforman el Ministerio de Obras Públicas y
Transportes, en la página N°5 indica lo siguiente:
“Dirección Financiera, indica estar cumpliendo en un 100% cada
una de las normas de control interno, por lo que cuenta con un
Sistema de Control Interno satisfactorio, según la información
suministrada por dicha Dirección, por lo tanto, no se plantean
acciones de mejora”. El informe del Sistema de Valoración del
Riesgo (SEVRI) MOPT-01-06-01-009-2015, no incluye ningún riesgo
relacionado con el proceso objeto de este estudio.
En cuanto al componente tecnológico, se determinó la existencia de
equipo de cómputo, y desarrollos tecnológicos asociados al sistema
SINAEP (Sistema Integrad de Adquisiciones y Ejecución
Presupuestaria), los cuales fueron evaluados en el informe AG-I-04-
2015, que emitió esta Auditoría General. Del cual la administración
atendió las recomendaciones indicadas.
1.8 Normativa aplicable
Normativa aplicable
Cumple
SI/NO
Evidencia
Reglamento General del Fondo de Caja Chica1
Artículo 29—Responsable del control interno.
Corresponderá al responsable del Fondo Fijo-Caja Chica establecer, evaluar y
mantener un adecuado sistema de control del fondo autorizado, en
concordancia con las sanas prácticas de control interno, establecidas en la Ley
de Control Interno, en el Manual de Normas Generales de Control Interno para la
Contraloría General de la República y demás Órganos Sujetos a su Fiscalización,
en este Reglamento y en los lineamientos que al efecto emita la Tesorería
Nacional.
Artículo 17—Manual Institucional de Operación.
Los responsables de la administración de los Fondos Fijos-Caja Chica deberán
disponer de un Manual Institucional de Operación actualizado y oficializado por
resolución administrativa, previo a la autorización por parte de la Tesorería
Nacional, estableciendo en forma detallada, clara y precisa, las rutinas de trabajo
relacionadas con el manejo de dicho Fondo y los responsables de ejecutarlas, en
concordancia con lo que señala el artículo 3º del presente Reglamento.
Artículo 34- Auditoría del fondo.
El jerarca de la Institución deberá solicitar a la
Auditoría Interna de su dependencia, incluir en el programa de trabajo de esa
Dirección, como mínimo la realización de una auditoría anual al Fondo Fijo-Caja
Chica autorizado, con el fin de evaluar la suficiencia y la efectividad de estos
controles. Del respectivo informe se deberá enviar una copia a la Tesorería
Nacional, para lo que corresponda.
Artículo 39- Revisión de los fondos de cajas chicas.
No
Parcial
Si
Tareas no documentadas y
publicadas en el
procedimiento que
corresponde. Hallazgo 2.2.1
y 2.2.2
El manual se fragmentó en
procedimientos y
actividades y cada cual se
publicó por separado en el
SIOR. Hallazgo 2.1.1
El estudio ha sido
incorporada anualmente
en el plan de trabajo de la
Auditoría General acápite
N°8, año 2016.
Los estudios de Caja Chica,
se incorporaron en el
acápite N°. 7 - 8 plan de
1 Vigencia 31-01-2006. Sistema Costarricense de Información Jurídica.
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Normativa aplicable
Cumple
SI/NO
Evidencia
Periódicamente y sin previo aviso, la Tesorería Nacional, otros entes y órganos de
control como la Contraloría General de la República, las Auditorías Internas, y las
Unidades de Fiscalización y Control autorizadas, podrán efectuar revisiones
parciales o totales de los fondos-fijos de caja chica, de acuerdo con su
competencia e informarán de los resultados al respectivo responsable y a las
autoridades superiores de la institución. La Tesorería Nacional podrá solicitar a los
entes antes citados copia del informe de los estudios realizados.
Si trabajo de la Auditoría
General, 2016.
Principios de Contabilidad Aplicables al Sector Publico Costarricense2
Principios Fundamentales
b) “Los que establecen las bases para cuantificar y presentar adecuadamente las
operaciones financieras del ente económico.
4. Registro
Todos los hechos de carácter contable deben ser registrados en oportuno orden
cronológico en el que se produzcan estos, sin que se presenten vacíos, lagunas o
saltos en la información registrada.
12. La Uniformidad
Los usos de la información contable requieren que se sigan procedimientos de
cuantificación, las políticas contables, los procedimientos de registro y la
presentación contable deben ser utilizados en forma consistente en el tiempo y
en el espacio, con el fin de no afectar el análisis, comparación e interpretación
de los Estados Financieros.
No
Parcial
Omisión de registros
cronológicos de los cobros
por comisiones SINPE3.
Hallazgo 2.2.2
Manual de Normas de control interno para el Sector Público (N-2-CO-
DFOE)4
Norma 4.1 Actividades de control
El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben diseñar,
adoptar, evaluar y perfeccionar, como parte del SCI, las actividades de control
pertinentes, las que comprenden las políticas, los procedimientos y los
mecanismos que contribuyen a asegurar razonablemente la operación y el
fortalecimiento del SCI y el logro de los objetivos institucionales. Dichas actividades
deben ser dinámicas, a fin de introducirles las mejoras que procedan en virtud de
los requisitos que deben cumplir para garantizar razonablemente su efectividad.
4.2 Requisitos de las actividades de control
Las actividades de control deben reunir los siguientes requisitos:
e. Documentación. Las actividades de control deben documentarse mediante su
incorporación en los manuales de procedimientos, en las descripciones de
puestos y procesos, o en documentos de naturaleza similar. Esa documentación
debe estar disponible, en forma ordenada conforme a criterios previamente
establecidos, para su uso, consulta y evaluación.
f. Divulgación. Las actividades de control deben ser de conocimiento general, y
comunicarse a los funcionarios que deben aplicarlas en el desempeño de sus
cargos. Dicha comunicación debe darse preferiblemente por escrito, en términos
claros y específicos.
4.3.3 Regulaciones y dispositivos de seguridad
El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben disponer y
vigilar la aplicación de las regulaciones y los dispositivos de seguridad que se
estimen pertinentes según la naturaleza de los activos y la relevancia de los riesgos
asociados, para garantizar su rendimiento óptimo y su protección contra pérdida,
deterioro o uso irregular, así como para prevenir cualquier daño a la integridad
No
Parcial
Parcial
Parcial
El Manual de Funciones y
Procedimientos del
Departamento de Tesorería,
actualmente no está
disponible en el SIOR.
Hallazgo 2.1.1
Omisión en la publicación
de procedimientos y
actividades Hallazgo 2.1.1
Procedimiento
desactualizado, formularios
sin oficializar. Hallazgo 2.1.2
Ausencia de registros
cronológicos de los cobros
por comisiones SINPE.
Hallazgo 2.2.2
2 Vigencia 28-08-1998. Sistema Costarricense de Información Jurídica 3 Sistema Nacional de Pagos Electrónicos 4 Vigencia 26-01-2009. Fuente: Contraloría General de la República.
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Normativa aplicable
Cumple
SI/NO
Evidencia
física de los funcionarios que deban utilizarlos.
4.4.3 Registros contables y presupuestarios
El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben emprender
las medidas pertinentes para asegurar que se establezcan y se mantengan
actualizados registros contables y presupuestarios que brinden un conocimiento
razonable y confiable de las disponibilidades de recursos, las obligaciones
adquiridas por la institución, y las transacciones y eventos realizados
5.1 Sistemas de información
El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben disponer los
elementos y condiciones necesarias para que de manera organizada, uniforme,
consistente y oportuna se ejecuten las actividades de obtener, procesar, generar
y comunicar, en forma eficaz, eficiente y económica, y con apego al bloque de
legalidad, la información de la gestión institucional y otra de interés para la
consecución de los objetivos Institucionales. El conjunto de esos elementos y
condiciones con las características y fines indicados, se denomina sistema de
información, los cuales pueden instaurarse en forma manual, automatizada, o
ambas.
Parcial
Parcial
Omisión en la publicación
de procedimientos y
actividades oficializados,
(Arqueo de Cajas Chicas
Auxiliares). Hallazgo 2.1.1
Formulario sin oficializar.
Hallazgo 2.1.2
Procedimiento
desactualizado, formularios
sin oficializar. Hallazgo 2.1.2
Ley General de Control Interno N°829295
Artículo 15. —Actividades de control.
Respecto de las actividades de control, serán deberes del jerarca y de los titulares
subordinados, entre otros, los siguientes:
a) Documentar, mantener actualizados y divulgar internamente, las políticas, las
normas y los procedimientos de control que garanticen el cumplimiento del
sistema de control interno institucional y la prevención de todo aspecto que
conlleve a desviar los objetivos y las metas trazados por la institución en el
desempeño de sus funciones.
Parcial
Omisión en la publicación
de Procedimientos y
actividades del
Departamento de Tesorería,
Hallazgo 2.1.1
Tareas que no se consignan
en los procedimientos
oficializados del
Departamento. (Depósito
de intereses a la Caja Única
del Estado y Registro y
reintegro de comisiones
SINPE). Hallazgos 2.2.1 y
2.2.2
Sistema Específico de Valoración de Riesgo (SEVRI)6
N/A
No No se dispone del SEVRI
para el procedimiento de
Arqueo de Cajas Chicas
Auxiliares.
5 Vigencia 04 de setiembre de 2002. Fuente: Contraloría General de la República 6 Vigencia periodo 2014-2015. Fuente SIVARI
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2. RESULTADOS
Objetivo Específico No. 1
CONDICIÓN
De la revisión de los procedimientos y la normativa interna, se pudo
determinar que actualmente el Departamento de Tesorería ya no
cuenta con el “Manual de Funciones y Procedimientos…”, el
documento se individualizó en procedimientos y actividades y cada
cual fue publicado por separado. Según la verificación efectuada,
se pudo identificar que se omitió la publicación de algunos
procedimientos y actividades que en su oportunidad fueron parte del
Manual según el siguiente detalle:
Procedimientos:
Arqueo de Cajas Auxiliares.
Autorización de Caducos de Reservas de Recursos.
Confección de Reservas de Recursos de Caja Chica.
Actividades:
Conciliación de los sistemas SINAEP versus SIGAF.
Estadísticas de pago por Caja Chica.
Pago a proveedores por medio de transferencia electrónica.
Asesoría.
Como se indicó anteriormente y para efectos de verificar lo
planteado en el objetivo específico N°1 de este estudio, el
procedimiento de Arqueo de Cajas Auxiliares, no se encontraba
publicado en el SIOR, sin embargo, ante la consulta de esta Auditoría
General, el 03 de mayo del 2016, el Departamento de Planeamiento
Institucional lo procede a publicar como lo muestra la siguiente
imagen.
HALLAZGO N° 2.1.1.
“ Ausencia del “Manual de Funciones y Procedimientos del
Departamento de Tesorería”, en el Sistema Información Institucional”
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Imagen N° 1
Fuente: Elaboración propia información tomada del SIOR, el día 03 de mayo del 2016.
El Departamento de Tesorería debe considerar que los
procedimientos y manuales requieren ser actualizados y
comunicarse, estos aspectos son parte indispensable de las
actividades de control, y facilitan la mejora continua en el desarrollo
de las funciones que desempeñan. Como parte de las Normas de
Control Interno, es necesario comunicar tanto los procesos en
mejora, como los documentos finales, principalmente cuando son de
carácter oficial, ya que los avances crean nuevas versiones de estos
documentos. No es procedente simplemente descartar u omitir un
documento oficial.
CRITERIO
La situación indicada anteriormente se contrapone con lo que
establece el artículo N°17, del Reglamento General del Fondo de
Cajas Chicas, que es responsabilidad del Departamento Tesorería
como encargado de los Fondos Fijos-Caja Chica disponer de un
Manual Institucional de Operación actualizado y oficializado.
Adicionalmente, la actualización y divulgación, son parte de las
actividades de control según la Ley General de Control Interno en su
artículo N° 15, inciso (a). Manual de Control Interno para el Sector
Público norma 4.2, incisos e y f. d, estos criterios se encuentran en el
marco normativo del cuerpo del informe.
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CAUSA
Ante consulta realizada mediante correo electrónico del 03 de mayo
de 2016, la Unidad de Planificación Institucional, indica lo siguiente:
“El manual de funciones y procedimientos del Depto. Tesorería fue
sacado, como un único documento, del SIOR el 07 de agosto de
2015, dado que el mantener actualizados los diversos procedimientos
y actividades implicaba desarmar el manual, sacar el procedimiento
o actividad, meter el nuevo y nuevamente conformar el manual, y
después incluirlo en el SIOR. Esto genera un trabajo especialmente
difícil, ya que cada procedimiento y actividad tienen su número de
página y encabezado, y al tener varios procedimientos, se torna
difícil su manejo en un único documento. Expuesto lo anterior, se
sacó el referido manual y se incluyeron cada uno de los
procedimientos y actividades por aparte… En resumen, como
Manual no se encuentra, pero si están todas sus partes subidas al
SIOR, procedimientos, actividades, funciones todas las cuales
integrarían dicho Manual”.
Adicional, se consulta sobre el estado actual del procedimiento de
Arqueo de Cajas Auxiliares y la razón por la cual no se encontraba
publicado en el SIOR. A lo que indican lo siguiente:
“Recientemente, tanto compañeros de Tesorería como de esta
dependencia me comentaron del caso del procedimiento Arqueo de
Cajas Chicas Auxiliares que no estaba en el SIOR, por lo que se
procedió a revisar el caso, y efectivamente, no se incluyó en los
cambios efectuados a inicios de agosto del 2015, debido a un error
involuntario a la hora de subir la información al sistema SIOR, y fue
incluido el 03 de mayo de 2015”.
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CONDICIÓN
De acuerdo con el artículo N°33 del Reglamento General de Cajas
Chicas, el responsable del Fondo Fijo-Caja Chica realizará un
programa de revisiones, conciliaciones bancarias, arqueos internos,
para el Fondo Fijo-Caja Chica y las Cajas Auxiliares autorizadas.
Para cumplir con la función el Departamento de Tesorería dispone de
un procedimiento, denominado: Arqueo de Cajas Auxiliares (DF-455-
007P).
Del examen del Procedimiento, se identifica que el documento se
encuentra desactualizado, en relación con la metodología
empleada, indicando en la página 2 del Procedimiento que no se
utilizan formularios.
La aseveración anterior es incorrecta, ya que para la aplicación de
los arqueos sorpresa a las Cajas Auxiliares, el Departamento de
Tesorería está utilizando los siguientes formularios (no oficializados):
Resumen de Arqueo Caja Auxiliar.
Control de Cheques.
Plantilla de Revisión Cajas Auxiliares (Aspectos de Control y Revisión).
Los formularios antes citados no se encuentran oficializados por parte
del Departamento de Tesorería, por considerarse un instrumento
interno del Departamento.
CRITERIO
Lo expuesto anteriormente difiere de lo que indica el Manual de
Normas de control interno para el Sector Público (N-2-CO-DFOE),
principios 4.2 incisos e y f, 4.3.3, sobre los requisitos de las actividades
de control entre ellos el documentar y divulgar las actividades.
HALLAZGO N° 2.1.2.
“Desactualización del Procedimiento de Arqueos de Cajas Auxiliares”
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Asimismo la Ley de Control General de Control Interno 8292, artículo
N°15, iii), hace referencia al diseño y uso de documentos. Lo anterior
se encuentra en el Marco Normativo de este informe.
CAUSA
Se consultó al Departamento de Tesorería, sobre la razón, por la cual
aún no se han incorporado y oficializado los formularios que están
utilizando para realizar los arqueos sorpresa, al respecto la Sub
Jefatura del Departamento de Tesorería indica que por ser
herramientas propias del Departamento no se consideró necesario
oficializarlos.
Objetivo Específico No. 2
CONDICION
El día 02 de mayo de 2016, se procedió a realizar el arqueo del Fondo
General de Caja Chica del Ministerio de Obras Públicas y Transportes.
El monto autorizado por el Ministerio de Hacienda para dicho Fondo
es de ¢30.000.000 (Treinta millones de colones con 00/100).
La situación del Fondo a la fecha es la siguiente:
Cuadro N°2
Fuente: Arqueo efectuado al Fondo General de Caja Chica el 02 de mayo del 2016.
HALLAZGO N° 2.2.1.
“ Ausencia de la actividad del traslado de intereses a la Caja Única del
Estado, como una aclaración en los Procedimientos del Departamento”
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Del arqueo se comprobó que el saldo de libros es correcto.
El Fondo General cuenta con 6 cajas auxiliares autorizadas, que
corresponden a las Sedes Regionales y que se detallan en el
siguiente cuadro:
Cuadro N°3
Fuente: Elaboración propia
En relación con las cajas auxiliares, esta Auditoría verificó los
documentos de los últimos arqueos realizados por el Departamento
de Tesorería del MOPT (diciembre 2015, febrero y abril 2016) para
todas las Regiones, en razón de la calendarización que establece
arqueos cada dos meses por parte de la Dirección Financiera, los
cuales no presentan inconsistencias.
Del análisis de las partidas reflejadas en el arqueo se identificaron
¢6,07 (Seis colones con 07/100), en intereses del Fondo Fijo para los
meses que se detalla a continuación:
Cuadro N°4
Enero 2016 ¢1.29
Febrero 2016 1.73
Marzo 2016 1.55
Abril 2016 1.50
Total 2016 ¢6.07 Fuente: Elaboración propia información tomada del Estado de Cuenta Bancario.
En relación con el traslado de los intereses devengados por los saldos
en las cuentas bancarias de los Fondos Fijos, según el artículo N°38,
del Reglamento General del Fondo de Caja Chica. La Dirección
Financiera emite oficio N°DVA-DF-2015-0834, donde instruye a la
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Jefatura del Departamento de Tesorería, sobre los lineamientos
técnicos que se aplicarán en cuanto a la partida de intereses. Lo
expuesto se da a raíz del oficio DGCOF-FIS-171-2015, (07/05/2015), de
la Dirección Control de Operaciones y Fiscalización (Tesorería
Nacional), donde autoriza al Ministerio de Obras Públicas y
Transportes para que los montos menores por intereses devengados y
otros de menor cuantía sean depositados anualmente.
Una vez revisados los procedimientos oficializados en el SIOR del
Departamento de Tesorería, se determinó que la instrucción girada
por la Dirección Financiera, no se incorporó como una aclaración
dentro de las actividades o procedimientos del Departamento de
Tesorería.
CRITERIO
Lo anterior expuesto va en contra posición a lo que indica la Ley
General de Control Interno N°8292, artículo N°15, inciso a), sobre la
actualización y divulgación de las actividades que se desarrollan a lo
interno del Departamento.
Igualmente el Reglamento General del Fondo de Caja Chica artículo
N°29. Manual de Normas de control interno para el Sector Público (N-
2-CO-DFOE) norma N° 4.1 y 4.2, señalan la responsabilidad sobre el
control interno así como los requisitos de las actividades que se
deben desarrollar para ejercerlo adecuadamente, como se refleja
en el marco normativo.
CAUSA
La instrucción girada no se incorporó dentro de los procedimientos y
actividades del Departamento de Tesorería, porque se asumió que al
ser una directriz interna no era necesaria su incorporación.
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CONDICIÓN
Del arqueo físico efectuado se identificó la suma de ¢46.613,00
(Cuarenta y seis mil seiscientos trece colones con 00/100), que
corresponde a comisiones por transacciones SINPE, producto del
cobro por transferencias a otros bancos diferentes del Banco de
Costa Rica.
De la revisión del libro se pudo apreciar que los registros por
comisiones SINPE, se realizan en forma acumulada al final de cada
mes. Como se evidencia en los meses de enero a abril de 2016. El
siguiente cuadro está compuesto por movimientos que corresponde
a cobros por la comisión indicada, que se origina producto de las
transferencias por los pagos que se realizan a los proveedores por
medio de Caja Chica.
Cuadro N°5
Fuente: Elaboración propia, información suministrada por el Departamento de Tesorería.
Para la actualización de libro de Caja Chica, existe un procedimiento
por escrito oficializado en el SIOR (PA/2013/579-(14)- 04 noviembre
2013, código: DF-455-001P, versión: 02. De la revisión del
procedimiento se pudo identificar que en el documento no se hace
referencia al registro de los cobros bancarios por transferencias SINPE,
siendo este un gasto particular, que requiere un proceso específico
HALLAZGO N° 2.2.2.
“ Ausencia de actividad de registro y cobro de Comisiones SINPE, en el
proceso de Actualización de Libros”
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(Certificación Bancaria), para su reembolso al Fondo General de
Caja Chica.
CRITERIO
Lo expuesto difiere de lo que dicta el Manual de Normas de Control
Interno para el Sector Público (N-2-CO-DFOE), norma 4.4.3, en
relación con las medidas pertinentes para asegurar la calidad de la
información. Además los Principios de Contabilidad Aplicables al
Sector Público Costarricense, (Principios Fundamentales) 4 y 12, se
refieren al registro y uniformidad de la información, el detalle se
encuentra en el marco normativo de este informe.
CAUSA
El día 06 de mayo de 2016, se realiza consulta mediante correo
electrónico a la Sub jefatura del Departamento Tesorería, sobre la
razón por la que no se registran las comisiones SINPE de acuerdo con
los rebajos del banco, a lo que la Lcda. Yorleny Sánchez Rojas indica
lo siguiente:
“El registro de las comisiones se realiza al final del período (mes) en
el libro de entradas y salidas, esto por practicidad a la hora de sumar
la comisiones proporcionadas en el estado de cuenta bancario”.
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3. CONCLUSIÓNES Objetivo Específico No. 1
3.1. De la revisión se determinó que el Manual de Funciones y
Procedimientos del Departamento de Tesorería, no se encuentra
publicado en el SIOR, ante la consulta realizada a la Unidad de
Planeamiento Institucional indican que el documento se fragmentó,
individualizando los procedimientos, sin embargo, al realizar la
revisión se determinó la omisión de la publicación los siguientes
procedimientos: Arqueo de Cajas Auxiliares, Autorización de
Caducos de Reservas de Recursos, Confección de Reservas de
Recursos de Caja Chica. Así como de las siguientes actividades:
Conciliación de los sistemas SINAEP versus SIGAF, Estadísticas de pago
por Caja Chica, Pago a proveedores por medio de transferencia
electrónica, Asesoría. Esto provoca incertidumbre e incrementa el
riesgo por desconocimiento por parte los funcionarios.
Adicionalmente la falta de control del Departamento de Tesorería
sobre los documentos que se publican en el SIOR, provoca retrocesos
en los controles implementados, por omitir documentos de carácter
oficial.
3.2. Se identificó la utilización de formularios los cuales no están
oficializados para el arqueo de las cajas auxiliares; la Tesorería indica
que por ser de uso propio no se requiere de oficialización.
La función de realizar los arqueos es un procedimiento de aplicación
periódica, tanto para los encargados de las Cajas Auxiliares (Auto-
arqueos), como para los funcionarios del Departamento de Tesorería
(Arqueos sorpresa), por lo que es necesario estandarizar con el fin de
evitar incertidumbre e incrementar los riesgos por omisión.
Objetivo Específico No. 2
3.3. A pesar de la instrucción emitida por la Dirección Financiera, no
se ha dado el adecuado seguimiento para que la labor referida al
traslado de los intereses, generados por la cuenta corriente que
posee el MOPT, se documente y divulgue, como una aclaración en
las actividades o en los procedimientos que el Departamento de
Tesorería desarrolla. Lo que expone a la Administración al riesgo de
omisión o desconocimiento por parte de funcionarios que laboran en
el área.
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3.4. Del estudio se pudo identificar que la actividad de registro y
cobro de gastos por comisiones SINPE, no se encuentra registrada en
el procedimiento PA/2013/579-(14)- “Actualización del libro de Caja
Chica”. Lo que puede presentar un riesgo para la administración por
omisión o desconocimiento, así como exposición a riesgos por
registros inoportunos, u errores en el proceso de reintegro, por ser una
tarea específica que necesita de trámites especializados de parte
del Banco (Certificaciones).
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4. RECOMENDACIONES
Objetivo Específico No. 1
Al Director de la Dirección Financiera.
4.1.1 Coordinar con la Unidad de Planificación Institucional, la
actualización del “Manual de Funciones y Procedimientos del
Departamento de Tesorería”, o en su defecto publicar los
procedimientos y actividades indicados en el hallazgo. Para el
cumplimiento de lo anterior se considera como plazo suficiente diez
días a partir de aceptado el presente informe. Refiérase al punto 3.1
4.1.1.1 Tomar las medidas pertinentes para verificar y dar
seguimiento a las actualizaciones de los procedimientos y
actividades, y su publicación en el SIOR. Para atender el
cumplimiento de esta recomendación se estima suficiente 10 días
a partir de aceptado el presente informe. Refiérase al punto 3.1
4.1.2 Coordinar con la Unidad de Planeamiento Institucional, la
actualización del Procedimiento de Arqueo de Cajas Auxiliares,
incorporando la oficialización de los formularios para los arqueos.
Para el cumplimiento de lo anterior se considera como plazo
suficiente 10 días a partir de aceptado el presente informe. Refiérase
al punto 3.2
Objetivo Específico No. 2
Al Director de la Dirección Financiera.
4.2.1 Identificar si corresponde una aclaración y su incorporación
como una nueva tarea en el procedimiento que la administración
considere más apropiado, para el traslado de los intereses a la Caja
Única del Estado, como una labor anual que se realiza al final del
periodo económico. Para el cumplimiento de lo anterior se considera
como plazo suficiente 10 días a partir de aceptado el presente
informe. Refiérase al punto 3.3
4.2.2. Coordinar con la Unidad de Planificación Institucional, la
incorporación de la tarea de registro de las comisiones en el
procedimiento denominado: Actualización del Libro de Caja Chica
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Central. Para el cumplimiento de lo anterior se considera como plazo
suficiente 10 días a partir de aceptado el presente informe. Refiérase
al punto 3.4
Comunicar en un plazo de diez días posteriores a la recepción del
presente informe, de acuerdo con lo que establece el artículo 36 de
la Ley General de Control Interno, las gestiones realizadas en
atención a lo recomendado por esta Dirección, aportando la
documentación que evidencie lo actuado al respecto.