Ministerio de Hacienda - San José, dd de mmm del …€¦ · Web viewEste estudio de tipo...

Dirección General de Auditoría Interna“Un Equipo de Trabajo comprometido con la excelencia y la integridad”

San José, 08 de marzo de 2011INF-DGAI-004-2011

MásterIrene Espinoza AlvaradoContadora Nacional

Asunto: Servicios de AuditoríaInforme de control interno

Estimada Irene:

Nos permitimos remitirle adjunto informe Nº INF-DGAI-004-2011 sobre la evaluación del registro de las cuentas por cobrar de fallos del Tribunal Fiscal Administrativo (TFA), en el cual, en el apartado de resultados, se presentan algunos aspectos de control relacionados con el registro de las operaciones financieras que se llevan en cuentas de orden de los casos pendientes de resolver por el TFA, las cuentas por cobrar que han sido confirmadas y la importancia de revelar en los estados financieros, los saldos de los casos que son trasladados a cobro judicial, que requieren ser revisados y fortalecidos conforme con las recomendaciones que se formulan, y que deben ser incorporadas como parte de la mejora continua que lleva a cabo esa Dirección.

Las recomendaciones contenidas en este informe, están sujetas a las disposiciones del artículo 36 de la Ley Nº 8292 Ley General de Control Interno, que establecen un plazo improrrogable de 10 días hábiles posterior al recibo del informe, para ordenar la implantación de lo recomendado. Si discrepa de lo recomendado, debe elevar el informe al señor Ministro en dicho plazo y proponer soluciones alternas, según lo establecido en el artículo 36 de cita.

Por lo anterior, le agradecemos comunicar a esta Dirección la decisión que se tome al respecto en el plazo indicado, así como el plan de acción que en un plazo razonable se defina.

Atentamente,

Olman Saborío AlfaroDirector General

C. Estudio 031-2010


INFORME SOBRE LA EVALUACIÓN DE LAS CUENTAS POR COBRAR DE FALLOS DEL TRIBUNAL FISCAL ADMINISTRATIVO

INF-DGAI-004-2011

Marzo, 2011



TABLA DE CONTENIDO

RESUMEN EJECUTIVO..............................................................................................................1

1. INTRODUCCIÓN..................................................................................................................1

1.1 Origen...........................................................................................................................................1

1.2 Objetivo........................................................................................................................................1

1.3 Alcance.........................................................................................................................................1

1.4 Limitaciones y salvedades...........................................................................................................1

1.5 Normativa relacionada...............................................................................................................2

1.6. Informes emitidos........................................................................................................................3

1.7 Comunicación de resultados.......................................................................................................3

1.8 Aspectos generales.......................................................................................................................3

2. RESULTADOS.......................................................................................................................4

2.1. Necesidad de adoptar medidas de control en el procedimiento N° 28 del Registro en Cuentas de Orden.....................................................................................................................................4

2.2 Aspectos a mejorar en el procedimiento N° 36 para asegurar la razonabilidad del saldo de las cuentas por cobrar fallos del TFA.....................................................................................................6

2.3 Necesidad de revelar los saldos que se mantienen en Cobro Judicial....................................9

3. CONCLUSIONES................................................................................................................11

4. RECOMENDACIONES......................................................................................................11



RESUMEN EJECUTIVO

Este estudio de tipo financiero se realizó de conformidad con el Plan de Auditoría del 2010, el cual comprendió la revisión de algunos controles establecidos por la Contabilidad Nacional para el registro de las cuentas por cobrar de fallos del TFA, de la información relacionada con los expedientes de los activos contingentes por los reclamos que se presentan por parte de los contribuyentes de la Dirección General de Tributación (DGT) ante el Tribunal Fiscal Administrativo, los que se trasladan a cobro judicial y los procedimientos relacionados. Para el periodo comprendido entre el 30 de junio al 30 de setiembre de 2010, extendiéndose cuando se consideró necesario. La Contabilidad Nacional ha realizado esfuerzos en establecer procedimientos para el registro de las operaciones relacionados con las Cuentas por Cobrar de Fallos del Tribunal Fiscal Administrativo a corto plazo, y cuentas relacionadas a nivel de cuentas de orden de los Procesos administrativos y de los expedientes trasladados a cobro judicial registrados en la cuenta de Derechos Reconocidos Ejercicios Cerrados- Cuentas por Cobrar Ingresos Tributarios, sin embargo, se determinaron algunos aspectos susceptibles de mejora en razón de lo siguiente:

A nivel del procedimiento N° 28 de Cuentas de Orden la CN no ha definido los suficientes elementos de control que permitan asegurar un registro confiable y oportuno, en razón de que si bien los registros se hacen con la información que suministra el Tribunal Fiscal Administrativo, no se han establecido los requerimientos mínimos que debe guardar la información que se remite, tal como formalidad de quien la remite, la oportunidad, el nivel de detalle y demás condiciones que requiere la CN. Sobre este aspecto se nos informó en la comunicación de resultados que se ha venido haciendo mejoras en tal sentido.

A nivel del procedimiento N° 36 de Cuentas por Cobrar-Fallos del TFA cuenta 1121012001 se determinó la necesidad de realizar mejoras en cuanto a los siguientes aspectos:

Se establezca un proceso de verificación de la información recibida de la DGT para el registro contable de los movimientos.

Coordinación con la DGT ante la limitación manifestada de que la DGT indica que la información tributaria es confidencial de acuerdo con el artículo 117 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios , para disponer de los registros auxiliares, que contengan el detalle de los saldos adeudados por los contribuyentes.

La periodicidad con que la DGT remite la información a la CN para efectos del registro contable, en razón de que se está haciendo trimestral y no mensual, lo cual no está acorde con la práctica de emitir estados financieros en forma mensual.

Disponer del respaldo adecuado para realizar los ajustes a las Cuentas por Cobrar, ya que se han realizado acreditaciones por “Ajustes” que ascienden a suma importantes sobre las cuales no existe mayor justificación que sustente esa acreditación por parte de

INF-DGAI-004-2011 Pág. i


la unidad primaria, solamente una nota que indica “Incluye casos dados de baja y terminados sin gestión” que por la naturaleza y la cuantía monetaria de las mismas ameritan de una u otra forma que sean investigadas, debidamente justificadas y respaldadas , de previo a su registro contable.

Por lo expuesto, no fue posible para esta Auditoría Interna concluir sobre la razonabilidad de los saldos de las Cuentas por Cobrar en referencia.

En el procedimiento N° 26 de la cuenta 1214001001 “Derechos Reconocidos Ejercicios Cerrados- Cuentas por Cobrar Ingresos Tributarios” , requiere ser mejorada en cuanto al nombre de la cuenta, y a aspectos de control para que se de un registro oportuno y una revelación en las notas de los estados financieros según corresponde.

Se realizan las recomendaciones correspondientes, según los aspectos determinados y presentados en el apartado de resultados del informe, para que se atienda en el plazo establecido y conforme lo que se establece en el artículo 36 de la Ley General de Control Interno.

INF-DGAI-004-2011 Pág. i



1. INTRODUCCIÓN

1.1 Origen

Este estudio se origina de conformidad con el Plan de Auditoría del 2010. Es importante mencionar que el objetivo del estudio en dicho plan comprende la evaluación de las cuentas por cobrar de fallos del Tribunal Fiscal Administrativo y el Tribunal Aduanero Nacional, no obstante, en este informe se presenta solamente lo correspondiente al Tribunal Fiscal Administrativo, ya que en lo concerniente a la evaluación de las cuentas por cobrar de los fallos del Tribunal Aduanero Nacional, durante el desarrollo del estudio se emitió informe parcial a la Contabilidad Nacional, al determinarse que esta última no lleva dichos registros, según se indica en el punto 1.6 de este informe.

1.2 Objetivo

Evaluar los controles para el registro de las operaciones financieras sobre las sumas pendientes de cobrar por los fallos del Tribunal Fiscal Administrativo a corto plazo, a fin de determinar si son adecuados para la emisión y presentación de los estados financieros en forma confiable y oportuna.

1.3 Alcance

El estudio comprende la revisión de los controles establecidos por la Contabilidad Nacional para el registro de la cuenta 1121012001 “Cuentas por Cobrar Fallos Tribunal Fiscal Administrativo” a corto plazo, y cuentas relacionadas, cuenta de orden 8121001001 “Procesos administrativos” y cuenta 1214001001 “Derechos Reconocidos Ejercicios Cerrados- Cuentas por Cobrar Ingresos Tributarios”, y los procedimientos relacionados. El periodo de revisión abarcó los meses de junio a setiembre de 2010, extendiéndose cuando se consideró necesario.

1.4 Limitaciones y salvedades

Para efectos del registro contable de las partidas evaluadas en el presente estudio, la Contabilidad Nacional (CN) tiene la práctica de afectar el registro con base en la información suministrada trimestralmente por parte de la Subdirección de Programación y Seguimiento de Cobro Administrativo - Dirección de Recaudación de la Dirección General de Tributación.

Esta información contiene un Cuadro resumen de la información remitida por las administraciones tributarias para la evaluación del plan de gestión, respecto al número de casos clasificados según el tipo de impuesto y los montos correspondientes de los expedientes que ingresaron y los terminados durante el trimestre. Asimismo, la CN no realiza ninguna verificación adicional contra otra fuente de información que le permita comprobar los datos

INF-DGAI-004-2011 Pág. 1 de 12


consignados en la información recibida. Por lo tanto, no es posible concluir sobre la razonabilidad de los saldos de esas cuentas.

1.5 Normativa relacionada

A fin de prevenir efectos negativos por inobservancia de la legislación vigente, a continuación se transcriben los artículos de la Ley General de Control Interno N° 8292 (LGCI), que regulan los deberes del jerarca y titulares subordinados en materia de control y atención de informes.

“Artículo 10.—Responsabilidad por el sistema de control interno. // Serán responsabilidad del jerarca y del titular subordinado establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional. Asimismo, será responsabilidad de la administración activa realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento.”

“Artículo 12.—Deberes del jerarca y de los titulares subordinados en el sistema de control interno. “…c) Analizar e implantar, de inmediato, las observaciones, recomendaciones y disposiciones formuladas por la auditoría interna, la Contraloría General de la República, la auditoría externa y las demás instituciones de control y fiscalización que corresponde…”

Artículo 36.-Informes dirigidos a los titulares subordinados. “Cuando los informes de auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se procederá de la siguiente manera: a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, ordenará la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe de auditoría al jerarca, con copia a la auditoría interna, expondrá por escrito las razones por las cuales objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados .b) Con vista de lo anterior, el jerarca deberá resolver, en el plazo de veinte días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la documentación remitida por el titular subordinado; además, deberá ordenar la implantación de recomendaciones de la auditoría interna, las soluciones alternas propuestas por el titular subordinado o las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. Dentro de los primeros diez días de ese lapso, el auditor interno podrá apersonarse, de oficio, ante el jerarca, para pronunciarse sobre las objeciones o soluciones alternas propuestas. Las soluciones que el jerarca ordene implantar y que sean distintas de las propuestas por la auditoría interna, estarán sujetas, en lo conducente, a lo dispuesto en los artículos siguientes. C) El acto en firme será dado a conocer a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente, para el trámite que proceda.”

“Artículo 39.—Causales de responsabilidad administrativa. //El jerarca y los titulares subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios.//El jerarca, los titulares subordinados y los demás funcionarios públicos incurrirán en responsabilidad administrativa, cuando debiliten con sus acciones el sistema de control interno u omitan las actuaciones necesarias para establecerlo, mantenerlo, perfeccionarlo y evaluarlo, según la normativa técnica aplicable.//(…) Igualmente, cabrá responsabilidad administrativa contra



los funcionarios públicos que injustificadamente incumplan los deberes y las funciones que en materia de control interno les asigne el jerarca o el titular subordinado, incluso las acciones para instaurar las recomendaciones emitidas por la auditoría interna, sin perjuicio de las responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y penalmente…”

1.6. Informes emitidos

Durante el desarrollo del presente estudio, se emitió el informe parcial Nº INF-DGAI-031-2010 del 22 de noviembre del 2010, sobre el registro contable de los procedimientos administrativos que ejercen los órganos competentes en materia aduanera, en razón de que la Contabilidad Nacional por desconocimiento de la existencia de esa información de la fuente en donde ésta se origina, no estaba siendo requerida para tales efectos.

Con oficio DCN-1132-2010 del 07 de diciembre de 2010, la CN presentó el plan de acción correspondiente para la atención de lo recomendado en ese informe parcial.

Asimismo, con oficio DCN-210-2011 de fecha 21 de febrero pasado, la Contabilidad Nacional informó como parte de las acciones realizadas, que mediante oficio DCN 050-2011, se giraron instrucciones al Coordinador de la Unidad de Registro Patrimonial, a fin de que se establezcan los mecanismos de coordinación y comunicación necesarios con las unidades primarias1, para que estas últimas les remitan la información con las características requeridas, para efectos de registro contable de los procedimientos administrativos de cobro de los órganos competentes en materia aduanera. Asimismo, en ese plan de acción, esa Dirección instruyó a la Comisión de Trabajo asignada para el registro correcto de esas cuentas, incluir dentro de su plan de actividades, acciones que le permitan a la CN emitir criterios y realizar los ajustes que correspondan conforme a lo recomendado por esta Auditoría Interna.

1.7 Comunicación de resultados

Los resultados, conclusiones y recomendaciones contenidos en este informe fueron comunicados el 28 de febrero de 2011, a la Licda. Leonor Zúñiga Herrera, Sub-Contadora Nacional a.i., al Lic. Luigi Calvo Aguilar, Coordinador de la Unidad de Registro Patrimonial. También asistieron funcionarios de la Unidad de Fiscalización y Control y de la Unidad de Análisis Contable.

Las observaciones realizadas por los participantes, en lo procedente, fueron consideradas en este informe.

1.8 Aspectos generales

Contabilidad Nacional

La Contabilidad Nacional (CN) en su condición de órgano rector del Subsistema de Contabilidad Pública, tiene como objetivos establecidos2 en lo que interesa, los siguientes:

1 Se refieren a la Dirección General de Aduanas, Dirección General de Hacienda y Tribunal Aduanero Nacional.2 Según el artículo 91 de la Ley 8131, LAFRPP



Proveer información de apoyo para la toma de decisiones de los jerarcas de las distintas instancias del sector público responsables de la gestión y evaluación financiera y presupuestaria, así como para terceros interesados.

Promover el registro sistemático de todas las transacciones que afecten la situación económico-financiera del sector público.

Proveer la información contable y la documentación pertinente de conformidad con las disposiciones vigentes, para apoyar las tareas de control y auditoría.

En el ejercicio de sus funciones le corresponde a la CN efectuar el registro de cuentas por cobrar que surgen por fallos confirmatorios del Tribunal Fiscal Administrativo (TFA), con motivo de las apelaciones presentadas por aquellos contribuyentes que en su momento no estuvieron de acuerdo con los tributos cobrados por la Dirección General de Tributación y que recurrieron a ese Tribunal como una instancia más que les permite la ley.

La Contabilidad Nacional ha definido procedimientos para el registro y control contable a nivel de cuentas de orden3 para esos casos que son apelados ante el Tribunal Fiscal Administrativo, y para las cuentas por cobrar que surgen por los fallos confirmatorios del TFA, cuyo cobro efectúan tanto las Administraciones Tributarias de la Dirección General de Tributación, como el Departamento de Cobro Judicial de la Dirección General de Hacienda, en caso que el cobro trascienda hasta la vía judicial.

Dichas cuentas se denominan contablemente “Cuentas por cobrar de los fallos del Tribunal Fiscal Administrativo” cuyo número es 1121.012.001, y a setiembre del 2010 tenían un saldo de ¢2.434.649.859 (dos mil cuatrocientos treinta y cuatro millones seiscientos cuarenta y nueve mil ochocientos cincuenta y nueve colones), lo cual representa una suma importante de las cuentas de activo en los estados financieros por ese concepto. Los registros de estas cuentas son efectuados en forma manual por la Contabilidad Nacional, ya que no se cuenta con sistemas informáticos integrados al sistema principal de registro.

2. RESULTADOS

2.1. Necesidad de adoptar medidas de control en el procedimiento N° 28 del Registro en Cuentas de Orden

El artículo 90 de la Ley N°8131 LAFRPP señala que el Subsistema de Contabilidad Pública estará conformado por el conjunto de principios, normas y procedimientos técnicos para recopilar, registrar, procesar y controlar, en forma sistemática, toda la información referente a las operaciones del sector público, expresables en términos monetarios, así como por los organismos que participan en ese proceso; lo anterior, con el objeto de proporcionar información sobre la gestión financiera y presupuestaria.

Con respecto al procedimiento N° 28 denominado “Registro en Cuentas de Orden de los casos pendientes de resolver por el Tribunal Fiscal Administrativo”, se determinó que la Contabilidad

3 Las cuentas de orden son aquellas que se abren para registrar un movimiento, cuando este no afecta o modifica los estados financieros de la entidad, pero es necesaria para consignar sus derechos o responsabilidades.



Nacional no cuenta con el detalle de casos por contribuyente que conforman el saldo de esta cuenta, por cuanto el TFA ha aludido que esa información es confidencial y ha indicado encontrarse inhabilitada para suministrar información tributaria dado lo establecido en el artículo 117 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios.

Debido a esta limitación se hace necesario se establezcan la coordinación para solventar la limitación aludida, así como que a nivel del procedimiento de cita, se especifiquen los aspectos de control que deben prevalecer en torno al suministro de la información requerida por la CN, que permita el registro y control de la gestión administrativa que se efectúa en el TFA por ese concepto, a fin de asegurar un registro contable apropiado, oportuno y confiable. Entre estos aspectos en nuestra opinión se podrían considerar los siguientes.

Definir las calidades y características de la información que deben remitir los dueños del proceso, tal como la persona facultada para el suministro, si se requiere que la información sea certificada, indicación de la fuente informativa, la información mínima que se debe reportar respecto a la identificación y referencia de los datos relevantes relacionados con el número y el monto de los expedientes de manera individual, cuantificación de números de casos y del monto que representan los diferentes movimientos de los expedientes por ingresos, salidas y casos que son confirmados, entre otros.

Consideración de los términos de la valuación del inventario de casos o expedientes, considerando que como parte de la gestión administrativa del TFA, un expediente puede ingresar por un monto y posteriormente variar cuando se emite la resolución respectiva por parte de ese Tribunal.

Establecer la periodicidad conforme se debe remitir la información por parte de las unidades primarias, consideración mensual en lugar de trimestral, a fin de promover un registro oportuno y en concordancia con la emisión de los estados financieros.

El plazo límite que dispone el TFA para la presentación de la información a la CN, a fin de garantizar que los registros contables se puedan efectuar oportunamente.

A nivel de movimientos contables, expresar el valor de los casos que ingresan al TFA, los que fueron resueltos, ya que la práctica contable consiste en registrar la diferencia resultante entre el monto reportado en el trimestre actual a una fecha determinada, respecto al monto reportado en el trimestre anterior, de acuerdo con el procedimiento establecido en la etapa B punto 5: "Registro ajuste casos pendientes por resolver.".

En el procedimiento, no se especifica si dicha información debe ser objeto de nota a los Estados financieros, ni de los términos de esta nota, según la normativa contable.

También se determinó, que en la nota a los Estados Financieros no se hace referencia al motivo y su naturaleza de contingente, por lo cual se presentan los reclamos al TFA, el tipo de instancia que ese Tribunal representa en el Ministerio de Hacienda, y en el caso de que los expedientes ingresados sean confirmados la procedencia de su cobro, los montos respectivos podrán variar de acuerdo con el resultados de los cálculos que posteriormente realizan las administraciones tributarias.

La falta de medidas de control suficientes en el procedimiento aplicado, y la forma conforme en la actualidad la CN realiza el registro contable de la información que le remite el TFA, representa los siguientes riesgos para el registro correcto, exacto y oportuno de esta información.



Que la información no se presente en el plazo que la CN requiere para asegurar el registro oportuno de las operaciones efectuadas al mes que corresponde.

Omisión en el procedimiento de establecer la obligatoriedad de realizar el registro contable de estos casos. Es importante mencionar, que en el caso del registro correspondiente a los meses de marzo y junio de 2010, estos registros se postergaron al cierre contable del mes de abril y junio de 2010, en su orden respectivo.

Al no mostrarse el débito por los nuevos casos que ingresan al TFA, ni el crédito por aquellos que fueron resueltos, no se logra una revelación suficiente en la cuenta correspondiente de las gestiones administrativas que efectúa el TFA, dificultándose el seguimiento, control y comparación de esa información, por parte de los usuarios de la misma.

Que la información no cuente con las características para una valuación adecuada, y que se vayan perdiendo elementos definidos como necesarios para efectos de esta rutina.

Manejo manual e inversión de tiempo por parte de los funcionarios de la CN gestionando el envío de la información en referencia, los registros y ajustes correspondientes.

Por lo anterior, se requiere tomar las medidas correctivas según se recomienda en el apartado correspondiente.

2.2 Aspectos a mejorar en el procedimiento N° 364 para asegurar la razonabilidad del saldo de las cuentas por cobrar fallos del TFA

La Ley 8131, Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, en su artículo 3, inciso b, establece el desarrollo de sistemas que faciliten información oportuna y confiable sobre el comportamiento financiero del sector público nacional, como apoyo a los procesos de toma de decisiones y evaluación de la gestión.

Asimismo, en el artículo N°127 del Reglamento de la Ley de cita, se establece que a la Contabilidad Nacional le corresponde administrar los sistemas contables de ejecución de los ingresos y los gastos presupuestarios, teniendo como propósito garantizar la oportunidad y efectividad del registro contable para lo cual la CN debe definir los requerimientos de información para cumplir con estos objetivos.

No obstante, durante el año 2010, la Contabilidad Nacional acreditó por conceptos de “Recaudación”, “Ajustes” y “Otros”, la Cuenta por Cobrar 1121012001 “Cuentas por Cobrar Fallos T.F.A.” por ¢4.453 millones, sin contar con un respaldo que cumpla con las formalidades establecidas para un documento fuente o soporte de asiento contable que permitan validarla, por cuanto la CN no ha requerido la información a la Dirección General de Tributación, que es la unidad primaria, en los términos indicados.

La información que se reporta trimestralmente a la CN y que es el soporte de los registros de la cuenta por cobrar de los fallos del TFA, es un oficio acompañado por un archivo en Excel denominado “Informe del movimiento de los fallos del Tribunal Fiscal Administrativo en las

4 Registro Contable de los casos resueltos con fallo del TFA.



áreas de cobro administrativo por impuesto y sanciones”, que prepara la Subdirección de Programación y Seguimiento de Cobro Administrativo de la Dirección de Recaudación de la DGT, para el seguimiento a la gestión del plan de cobros de los fallos del TFA con base en la información remitida por las Administraciones Tributarias, el cual no cuenta con la referencia de los documentos fuente correspondientes, u otra que permita conocer la procedencia de esa información.

Si bien se trata de agilizar los procedimientos, sustituyendo los soportes documentales por soportes propios no pueden obviarse los requisitos mínimos o características que debe cumplir un documento fuente, a falta de sistemas de información.

En el siguiente cuadro se muestran los movimientos de las cuentas referidas:

Cuadro N°1Acreditaciones a cuentas por cobrar por recaudación, ajustes y otros no respaldadas,

montos registrados en colones durante el año 2010

TrimestreRecaudación

Efectiva Ajustes Otros TotalMarzo 267.677.087.00 171.804.024,00 395.759.375,00 Junio 214.246.087.00 1.752.841.565,00 40.568.058,00 Setiembre 86.820.995.00 30.876.112,00 346.595.297,00 Diciembre 421701719.00 33.579.654,00 691.306.425,67

Total 990.445.888,00

1.989.101.355,00 1.474.229.155,67 4.453.776.398,67Fuente: Subdirección de Programación y seguimiento de Cobro Administrativo de la Dirección de Recaudación de la DGT: Informe trimestral.

Los asientos contables, relativos a estos registros, de los meses de marzo, junio y setiembre del 2010, carecen de detalle o identificación de los ajustes, y las justificaciones de los asientos, a falta de un sistema de información o auxiliar que refiera a dichas partidas.

Estos registros provienen de los casos en los que el TFA resuelve, y confirma la procedencia del cobro, por lo cual los expedientes se trasladan a las Administraciones Tributarias, para que se encarguen de efectuar los cálculos de lo adeudado y el cobro correspondiente de impuestos, multas, sanciones u otros.

Como efecto de la falta de especificaciones para asegurar la correcta ejecución y aplicación, así como, la insuficiencia en las actividades de control establecidas en los procedimientos, se podrían generan riesgos de errores humanos en el registro, la integridad y exactitud de los saldos que se muestran en las cuentas de mayor y en los estados financieros, que son un insumo importante para la toma de decisiones. Además, se le dificulta al usuario identificar y conocer el origen de la información, así como de las respectivas cuentas o rubros relacionados, lo cual le exige realizar un análisis más exhaustivo para obtener la información vinculada con estos registros.

En este sentido se señalan los siguientes aspectos que son susceptibles de mejora:



A la fecha se envían los reportes trimestralmente a la Contabilidad Nacional, con un oficio y no en forma certificada, u otro medio con las características necesarias que aseguren un registro contable confiable.

Establecer el plazo para la presentación de la información, ya que en el procedimiento solo se indica que se efectúa con base en la información suministrada trimestralmente por la Dirección de Cobros de la División de Recaudación de la Tributación.

Necesidad de establecer la práctica de registrar mensualmente dicha información, y no trimestralmente. Es importante mencionar, que en el caso del registro correspondiente a marzo, este registro se postergó al cierre contable del mes de abril 2010.

El archivo en Excel denominado “Informe del movimiento de los fallos del Tribunal Fiscal Administrativo en las áreas de cobro administrativo por impuesto y sanciones”, no cuenta con referencia de las personas que participaron en su elaboración, autorización, ni las fechas de en que se efectuaron dichos procesos, la fuente de la información, entre otros.

Tampoco queda justificado a nivel del procedimiento N° 36, los diferentes rubros que componen el archivo citado en el párrafo precedente, las partidas que se mantienen en la DGT, para continuar la gestión de cobro y los montos de los casos que son trasladados a la Dirección General de Hacienda (DGH ) para el cobro judicial, los cuales son registrados de acuerdo con lo establecido en el procedimiento Nº 26 “Registro Contable del Monto de las Cuentas por Cobrar Casos Pendientes en Cobro Judicial”.

Sobre la partida “Pasado a cobro judicial”, en el procedimiento no se indica que la acreditación de cuentas por cobrar de fallos del TFA, obedece al traslado de los expedientes de la Dirección General de Tributación a la Dirección General de Hacienda, y es omiso en la indicación del cómo se debe proceder para efectos de registro contable de este último, según se explica más adelante en el punto 2.3 de este informe.

En ese archivo, entre los datos que son relevantes, no se hace referencia a los números de depósitos con que se recibieron los pagos de los impuestos o fechas.

En ese archivo la partida de “Otros”, representó acreditaciones por ¢1.474.229.155,67 (un mil cuatrocientos setenta y cuatro millones doscientos veintinueve mil ciento cincuenta y cinco colones con 67 céntimos) durante el 2010, y que por su materialidad amerita las observaciones en tal sentido por parte de la fuente de la información, sin embargo, no se logró evidenciar explicación alguna al respecto.

En cuanto a los “Ajustes” por ¢1.989.101.355,00 (un mil novecientos ochenta y nueve millones ciento un mil trescientos cincuenta y cinco colones), solamente se consigna una nota al pie con la siguiente leyenda: “Incluye casos dados de baja y terminados sin gestión”, sin mayor justificación que sustente esa acreditación, que de una u otra forma requieren que las mismas sean investigadas y debidamente justificadas previo a su registro contable, dada la naturaleza y la cuantía monetaria de las mismas.

Al respecto, la Subdirección de Programación y Seguimiento de Cobro Administrativo de la Dirección de Recaudación, indica que esa situación se da por posibles errores o ajustes que se producen al elaborar el cuadro, sin embargo, dicha explicación no concuerda con lo indicado en la nota al pie (“Incluye casos dados de baja y terminados sin gestión”) consignada en el cuadro bajo análisis. Tampoco se explica por qué se presenta esta partida y con esa coletilla en los diferentes informes trimestrales revisados.



Usualmente, los montos de las acreditaciones o pérdidas en las cuentas por cobrar se establecen, una vez agotado el trámite administrativo y el judicial, a través de una resolución legal en la cual queda constancia de la acción, no obstante, para acreditar estas cuentas no se cuenta con justificaciones adecuadas.

Los aspectos citados afectan la razonabilidad de la cuenta 1121-012-001 “Cuentas por Cobrar Fallos Tribunal Fiscal Administrativo” y de la cuenta 4217-001-001 “Otros ingresos no presupuestados”, como contrapartida de esa cuenta, y por ende la confiabilidad de los saldos que se muestran en los estados financieros por esos conceptos.

Como posible causa de que el registro se efectúe con base en este cuadro y que los flujos de información no reúnan las características de integralidad necesarias, es que no existe un auxiliar de cuentas por cobrar fallos del TFA, los registros no se efectúan con la contrapartida de efectivo, y la limitante de que la DGT no brinda información de los contribuyentes porque hacen alusión a la confidencialidad de la información tributaria establecida en el artículo 117 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios.

La condición descrita no está de conformidad con lo dispuesto en el Reglamento a la LAFRPP en su artículo 132, inciso g), que indica que la Contabilidad Nacional deberá realizar las conciliaciones necesarias para garantizar la razonabilidad en el saldo de las cuentas, y con lo indicado en las Normas de Control Interno para el Sector Público, las NCISP y demás normativa contable que les son aplicables, en el sentido que podrá requerir de todos los entes u órganos que conforman el Subsistema, la información y documentación necesaria para el cumplimiento de esta disposición, ni con lo definido en el apartado 4.4.5 Verificaciones y conciliaciones periódicas, que establece que la exactitud de los registros sobre activos y pasivos de la institución debe ser comprobada periódicamente mediante las conciliaciones, comprobaciones y otras verificaciones que se definan, y otros para determinar cualquier diferencia y adoptar las medidas procedentes.

En la comunicación oral de resultados, tanto la señora Leonor Zúñiga como el señor Luigi Calvo, indicaron que el procedimiento Nº 36, es uno de los procedimientos que están en proceso de revisión y ajustes por parte de la Comisión de Trabajo constituida en la CN para tales efectos.

2.3 Necesidad de revelar los saldos que se mantienen en Cobro Judicial

De acuerdo con los principios aplicables en la materia bajo análisis, todas las transacciones económicas que se realicen y que posean importancia relativa deben ser reveladas en la información financiera.

Los casos que se trasladan a cobro judicial surgen cuando, a pesar de las gestiones de cobro administrativo realizadas por la Dirección General de Tributación ante el contribuyente para la recuperación de tributos dejados de pagar, este último decide no pagar, por lo que la DGT procede al traslado de los expedientes que se encuentran en esa condición al Departamento de Cobro Judicial de la Dirección General de Hacienda, para que se continúe con la gestión de recuperación de esas sumas pendientes de cobrar por parte de esa instancia. Dicho proceso conlleva el traslado de expedientes a esta Dirección y por lo tanto la reclasificación del registro.



No obstante, el procedimiento Nº 36 citado, no indica el porqué el rubro denominado “Cobro Judicial” en el cuadro en referencia, se acredita a las Cuentas por Cobrar, sin estarse recibiendo el ingreso correspondiente.

De acuerdo con lo indagado, dicho movimiento se está dando por el traslado del Área de Gestión de la Dirección General de Tributación a la Dirección General de Hacienda, lo cual tampoco se está informando en los estados financieros. Ni a nivel del registro, ni del procedimiento, se indica que esta reversión es para efectos de mostrar el saldo de los casos de fallos del TFA que están en cobro en la DGT y que los casos de la DGH se están registrando mediante el informe que remite esta última.

De acuerdo con esta condición, no se considera factible dar seguimiento a estos casos a nivel contable ni por medio del Departamento de Cobro Judicial de la DGH, y por tanto no se disponible de la información necesaria para conciliar las partidas.

El registro de los saldos en cobro judicial se efectúa trimestralmente y no mensual en la cuenta1214001001 “CxC Ingresos tributarios”, cuyo nombre no guarda relación con el concepto de lo que se está registrando, asimismo, en los estados financieros que prepara la Contabilidad Nacional no se revela mediante nota a los estados el monto correspondiente de los expedientes que se encuentran en cobro judicial y que son gestionados por la Dirección General de Hacienda. En esa cuenta, se omitió registrar las operaciones correspondientes al trimestre con corte al mes de marzo de 2010.

Esta condición no está de conformidad con los principios contables aplicables al sector público costarricense, relacionados con la revelación suficiente, que textualmente dice: “Revelación suficiente: Los estados contables y financieros deben contener toda la información necesaria que exprese adecuadamente la situación económica-financiera y de los recursos y gastos del Ente y, de esta manera, sean la base para la toma de decisiones…/ Cuando ocurran eventos o transacciones en términos monetarios extraordinarios o que ameriten algún tipo de explicación para que la información sea transparente, se deberán poner notas explicativas al pie de los estados financieros y otros cuadros”.

La situación descrita genera riesgos pues no permiten un control contable, ni un conocimiento de las operaciones que se están efectuando de este tipo y su importancia, ni por parte de quién, con las consecuencias de insuficiencia de información para la toma de decisiones.

3. CONCLUSIONES

3.1. El procedimiento N° 28 establecido por la CN para el Registro en Cuentas de Orden de los casos pendientes de resolver por el Tribunal Fiscal Administrativo, carece de algunos elementos de control que aseguren el registro oportuno y confiable, relativos a las calidades y características de la información que deben remitir las unidades primarias, de los movimientos de los saldos de expedientes ingresados, saldo de expedientes liquidados, los términos de valuación de los datos que suministra el TFA, entre otros, que requiere ser revisado y mejorado, de conformidad con la normativa contable que le es aplicable. Ver punto 2.1 de este informe.

INF-DGAI-004-2011 Pág. 10 de 12


3.2 Los esfuerzos realizados por la Contabilidad Nacional como órgano rector del Subsistema de Contabilidad Pública conforme las competencias establecidas en la Ley 8131 LAFRPP, no han sido suficientes para efectuar en forma adecuada el registro sistemático y mensual de las transacciones que se generan por concepto de cuentas por cobrar TFA, y por tanto no se brinda una garantía razonable de que los saldos que se reflejan en esa cuenta en los estados financieros de la Administración Central sean confiables, oportunos y sirven de apoyo para la toma de decisiones, en razón de que se determinó que la CN acredita trimestralmente las cuentas por cobrar del TFA mientras los estados se emiten en forma mensual, sin que la documentación utilizada como base para efectos del registro contable, específicamente el Cuadro denominado “Informe del movimiento de los fallos del Tribunal Fiscal Administrativo en las áreas de cobro administrativo por impuesto y sanciones” que le suministra la DGT, cumpla con las calidades y características que permitan validar la veracidad de la información, a falta de un sistema de información que contemple el detalle correspondiente de las sumas adeudadas por los diferentes contribuyentes.

Además, existe la limitación para la CN de que no puede seguir la práctica de efectuar conciliaciones periódicas de los registros de estas cuentas con las diferentes fuentes de información para garantizar su corrección o en caso de corresponder realizar los ajustes que procedan, pues la DGT, aduce confidencialidad de la información de acuerdo con el artículo 117 del Código de Normas y procedimientos Tributarios. En ese sentido la Contabilidad debe coordinar y requerir dicha información a la DGT, con la periodicidad y las características necesarias conforme a la base de registro del método contable de devengo. Ver punto 2.2 de este informe.

3.3 La cuenta1214001001 “CxC Ingresos tributarios”, no guarda relación con la naturaleza del concepto de lo que ahí se registra, y que en los estados financieros que prepara la Contabilidad Nacional, no se revela en notas a los estados financieros a cuánto asciende los saldos que se manejan por ese concepto, y el nombre de la dependencia del Ministerio de Hacienda que lleva cabo esa gestión (DGH). Adicionalmente, en el procedimiento N° 36 no se establece la relación de éste con el procedimiento N° 26 denominado “Registro Contable del Monto de las Cuentas por Cobrar Casos Pendientes en Cobro Judicial”, a fin de dar continuidad a la gestión que se realiza posteriormente una vez agotada la vía administrativa por parte de la DGT. Ver puntos 2. 2 y 2.3 de este informe.

4. RECOMENDACIONES

A la Contadora Nacional

4.1 Ordenar las modificaciones que correspondan al procedimiento N° 28 Registro en Cuentas de Orden de los casos pendientes de resolver por el Tribunal Fiscal Administrativo, de la Unidad de Registro Patrimonial, de acuerdo con los elementos de control señalados en el apartado 2.1 de este informe en cuanto a la formalidad de la documentación, la oportunidad del suministro, y el nivel de detalla requerido, a fin de contar con la información necesaria, que le permita a la CN el registro oportuno y el control contable de la gestión que se efectúa en el TFA. Ver punto 3.1 de este informe

INF-DGAI-004-2011 Pág. 11 de 12


4.2 Establecer las medidas pertinentes, para que se revise y realicen los ajustes necesarios al procedimiento N°36 de Cuentas por Cobrar de fallos de TFA, tomando en consideración los aspectos señalados en el punto 2.2 de este informe en lo relacionado con la formalidad de los documentos que respaldan el registro, y se definan los mecanismos de coordinación y comunicación correspondientes con la DGT, a fin de que le remitan la información con la periodicidad y con el nivel de detalle requerido que permita propiciar un adecuado registro contable y garantizar la razonabilidad del saldo que se refleja en las cuentas por cobrar Fallos TFA. Ver punto 3.2 de este informe

4.3 Girar las instrucciones correspondientes a fin de que se revise y efectúen los cambios que se estimen necesarios al procedimiento Nº 26 “Registro Contable del Monto de las Cuentas por Cobrar Casos Pendientes en Cobro Judicial”, conforme a los aspectos señalados en el apartado 2.3 de este informe, a fin de promover el registro adecuado y oportuno de los saldos que se reflejan, la modificación del nombre de esa cuenta, así como la revelación mediante nota a los estados financieros de los datos relevantes relacionados con este registro, entre otros. Ver punto 3.3 de este informe

Con base en lo anterior, se le solicita respetuosamente, proceder en lo que corresponda, conforme el artículo 36 de la Ley 8292 Ley General de Control Interno, y la aplicación del Manual para la atención de informes de la Contraloría General de la República y de la Dirección General de Auditoría Interna, y comunicar a esta Dirección la decisión que se tome al respecto y el plan de acción que se defina para la efectiva implantación de lo recomendado, dentro del plazo de 10 días hábiles señalado.

Rosibel Garro Fallas Sonia Gin LunProfesional de Auditoría Interna 3 Coordinadora Auditoría Área de Egresos

. Estudio 031-2010Archivo

INF-DGAI-004-2011 Pág. 12 de 12

Ministerio de Hacienda - San José, dd de mmm del …€¦ · Web viewEste estudio de tipo...

Documents

Transcript of Ministerio de Hacienda - San José, dd de mmm del …€¦ · Web viewEste estudio de tipo...