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UNIDAD AUDITORÍA INTERNA

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"2019 – AÑO DE LA EXPORTACIÓN”

Ministerio de Ministerio de Ministerio de Ministerio de HaciendaHaciendaHaciendaHacienda

Unidad de Auditoría InternaUnidad de Auditoría InternaUnidad de Auditoría InternaUnidad de Auditoría Interna

Informe de Auditoría N°04/19

CIERRE DE EJERCICIO 2018 INDEC


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INFORME EJECUTIVO El presente informe tiene por objeto poner en su conocimiento en forma sucinta, los resultados obtenidos de la aplicación de los procedimientos de revisión establecidos por la Sindicatura General de la Nación, correspondientes al Cierre del Ejercicio 2018, en el ámbito del Servicio Administrativo Financiero N°321 -Instituto Nacional de Estadística y Censos-. La tarea fue realizada de acuerdo con las Normas de Auditoría Interna Gubernamental aprobadas por la Resolución N°152/02 SGN y mediante la aplicación del Sistema de Gestión de la Calidad, que esta Unidad certificó de acuerdo con los requisitos del Referencial IRAM N°13. La misma se efectuó entre los meses de enero y febrero de 2019. Se exponen a continuación las principales observaciones que han surgido de la labor:

• Desprolijidades de administración y registro de algunas operaciones.

• Inconsistencias en la registración de Bienes de Uso en el “Sistema de Bienes Patrimoniales”

Con el alcance, aclaraciones, resultados y observaciones expuestos en los apartados del Informe Analítico, esta Unidad de Auditoría Interna ha verificado la realización de los procedimientos de cierre correspondientes al ejercicio 2018, por parte del Servicio Administrativo Financiero 321 -Instituto Nacional de Estadística y Censos-, en un razonable ambiente de control interno.


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INFORME ANALÍTICO

Tabla de Contenido

1. Objeto .................................................................................. 4

2. Alcance ................................................................................ 4

3. Tareas Realizadas ............................................................... 4

4. Marco de Referencia ........................................................... 7

5. Aclaraciones Previas ........................................................... 8

6. Resultados y Observaciones ............................................... 9

7. Observaciones Anteriores ................................................. 14

8. Conclusión ......................................................................... 14

9. ANEXOS


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1. Objeto

Aplicar los procedimientos de revisión establecidos por la Sindicatura General de la Nación correspondientes al Cierre del Ejercicio 2018, en el ámbito del Servicio Administrativo Financiero 321 – Instituto Nacional de Estadística y Censos.

2. Alcance El presente informe se efectuó en cumplimiento del Plan Anual correspondiente al año 2019. La tarea fue realizada de acuerdo con las Normas de Auditoría Interna Gubernamental aprobadas por la Resolución N° 152/02 SGN y mediante la aplicación del Sistema de Gestión de la Calidad, que esta Unidad certificó de acuerdo con los requisitos del Referencial IRAM N° 13. La misma se efectuó entre los meses de enero y febrero de 2019. 3. Tareas Realizadas Los procedimientos particulares aplicados fueron los siguientes:

a) Arqueo de Fondos y Valores

- Determinación de los fondos y valores en poder de la Tesorería al cierre de las operaciones del último día hábil de 2018, comprobando que los importes recontados se ajusten a los criterios de liquidez, certeza y efectividad, respondiendo a la información contable del cierre de ejercicio.

- Verificación de las conciliaciones bancarias al cierre de las operaciones del último día hábil del ejercicio 2018. Constatar su correspondencia con las certificaciones de los saldos emitidas por el Banco de la Nación Argentina.

- Identificación del último cheque emitido y de la totalidad de cheques en blanco en existencia.

- Identificación del último recibo emitido y primero en blanco.

- Obtención del Cargo Contable del Sector Registraciones.


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- Participación en las tareas de recuento de los fondos y de documentación correspondiente a las Cajas Chicas que a continuación se detallan, seleccionadas una por el Organismo y otra en forma aleatoria por la UAI:

b) Cierre de registros Contables y Patrimoniales.

Se procedió al cierre de los registros de Presupuesto, Patrimonio y Almacenes, labrándose, en todos los casos, el acta pertinente y obteniendo los últimos formularios /comprobantes utilizados por los sectores al momento del cierre. Se realizó un segundo corte de registros y formularios al cierre de las operaciones presupuestarias el día 07/01/19, en función de los plazos previstos en el artículo 4º de la Resolución SH Nº257/18 para la recepción de formularios.

c) Recuento de Bienes de Uso.

Participación en el procedimiento de recuento efectuado por el Servicio Administrativo en las oficinas seleccionadas por el mismo, ubicadas en los edificios de Av. Julio A. Roca 609 (15 oficinas), Av. Rivadavia 733 (1 oficina) y Azopardo 451 (1 oficina) de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires. Asimismo, esta Auditoría seleccionó al azar una oficina distinta a las seleccionadas por el auditado perteneciente al edificio de Julio A. Roca para proceder a su recuento.

d) Recuento de Bienes de Consumo.

Dependencia ImporteDirección General de Administracióm y Operaciones 80.000,00

Dirección de Logística Operativa 80.000,00

Total Muestra 160.000,00

Monto total constituido para Cajas Chicas Fondo Rotatorio FF 11 SAF 321 (Resol-2018-324-APN-INDEC#MHA)

400.000,00

Porcentaje de la muestra tomada: 40,00%


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Participación en el procedimiento de recuento efectuado por el Organismo en el depósito ubicado en el subsuelo 03 de la Sede Central del Instituto – Julio A. Roca 609, mediante una muestra seleccionada por esta UAI.

e) Cierre de Unidades Ejecutoras de Préstamos con Organismos Internacionales de Crédito.

Se solicitó a las UEPEX, dependientes del SAF 321, información respecto a los resultados de las tareas de cierre, copia de los comprobantes presupuestarios y no presupuestarios emitidos al último día hábil del ejercicio, extractos y conciliaciones bancarias, entre otros.

f) Controles Posteriores a la Tarea de Cierre.

- Conciliación de los saldos del arqueo con los registros pertinentes, y verificación de la regularización de las partidas conciliatorias al cierre del ejercicio.

- Verificación del registro de las operaciones con el corte de documentación, tanto de cierre como de apertura de ejercicio.

- Verificación de la integridad, registración y depósito de la recaudación. Para ello, se seleccionaron los movimientos registrados en el mes de noviembre 2018.

- Determinación del monto máximo del Fondo Rotatorio para el ejercicio 2019, de acuerdo con los créditos distribuidos por la Decisión Administrativa N°12/19, constatando que el fondo constituido sea inferior o igual al determinado.

- Verificación del cumplimiento por parte del Instituto de los plazos establecidos en los artículos 5º y 8º de la Resolución SH Nº 257/18.

- Constatación de las regularizaciones de sobrantes y faltantes que se hubieren detectado en el recuento de Bienes de Uso.

- Determinación del estado de regularización de las observaciones surgidas de auditorías anteriores.

- Cumplimiento del Instructivo Nº12-SGN.


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4. Marco de Referencia

- La Ley 24.156 de Administración Financiera y de los Sistemas de Control del Sector Público Nacional, de fecha 30 de septiembre de 1992, establece el sistema presupuestario, de crédito público, de tesorería, de contabilidad gubernamental y de control interno y externo.

- La Resolución SIGEN N°152, de fecha 21 de diciembre de 1995, dispone que las autoridades de cada jurisdicción o entidad del Sector Público Nacional deberán implementar las medidas necesarias para el cierre vinculado a los arqueos de fondos y valores, corte de documentación y de libros y de otros procedimientos por el ejercicio terminado al 31 de diciembre de cada año.

- La Resolución SIGEN N°141, de fecha 2 de enero de 1997, establece que el

informe de auditoría emergente de los procedimientos practicados relacionados con el cierre de ejercicio, se presentará a la máxima autoridad de la jurisdicción o entidad de que se trate y a la Sindicatura General de la Nación dentro de los treinta (30) días hábiles posteriores al cierre de ejercicio.

- La Resolución S.H. Nº87 de fecha 11 de abril de 2014, establece entre otras cosas, los plazos y procedimientos para la creación, adecuación y cierre de los fondos rotatorios.

- El Decreto Nº716 de fecha 11 de septiembre de 2017, aprueba el Modelo de Contrato de Préstamo NºARG-33/2017 celebrado entre la República Argentina y el Fondo Financiero para el Desarrollo de la Cuenca del Plata (FONPLATA), destinado a financiar el “Programa para la Ejecución de la Encuesta Nacional de Gasto de los Hogares - ENGHo”, designando como “Organismo Ejecutor” al Instituto Nacional de Estadística y Censos (INDEC) a través de la Unidad Ejecutora de Proyectos (UEP) dependiente de la Dirección Técnica, quedando facultada a realizar todas las operaciones y contrataciones necesarias para la ejecución del mencionado Programa, conforme las normas y procedimientos contenidos en el citado Modelo de Contrato de Préstamo.

- El Decreto Nº1121 de fecha 29/12/17, aprueba el modelo de convenio con el BID para el “Programa de Fortalecimiento de la Capacidad Estadística del Instituto Nacional de Estadística y Censos (INDEC) de la República Argentina”, designando como “Organismo Ejecutor” al Instituto Nacional de Estadística y Censos, a través de la Unidad Ejecutora del Programa que dependerá de la Dirección Técnica del citado Instituto Nacional, quedando facultado para realizar todas las operaciones y contrataciones necesarias para la ejecución del


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mencionado Programa, conforme las normas y procedimientos contenidos en el Modelo de Contrato de Préstamo.

- La Resolución S.H. N°257 de fecha 11 de diciembre de 2018, establece metodologías para que los organismos de la Administración Nacional procedan al cierre de las cuentas correspondientes al Ejercicio 2018.

- La Circular CGN Nº2 de fecha 21 de enero de 2019, establece los límites por Servicio Administrativo Financiero, por fuente de financiamiento de acuerdo a los créditos presupuestarios originales distribuidos por la D.A. Nº12/19, para la creación o adecuación del Fondo Rotatorio 2019.

- La Circular TGN Nº1 de fecha 22 de enero de 2019, establece el cronograma para la creación y adecuación de Fondos Rotatorios Ejercicio 2019 (Resoluciones S.H. Nros. 87/14 y 257/18).

5. Aclaraciones Previas

1) La operatividad del Sistema e-SIDIF se encuentra implementada en su totalidad.

No obstante cabe aclarar que, para el registro del movimiento de los valores en custodia, ante la falta de opción en el mencionado sistema, la tesorería del Instituto utiliza una planilla Excel.

2) La Resolución SH N°101-E/17 dispuso la utilización, como medio preferente de pago, de Tarjetas de Compra Corporativas prepagas emitidas por el Banco de la Nación Argentina, para la cancelación de los gastos que se canalicen a través del régimen de Fondo Rotatorio, Fondo Rotatorio Interno y Cajas Chicas. Al respecto, cabe señalar que el citado medio de pago se encuentra implementado para el Fondo Rotatorio y para la totalidad de las Cajas Chicas habilitadas en el Instituto. Cabe precisar que el auditado ha manifestado que se encuentra elaborando un procedimiento que contemple la operatoria y control del uso de las tarjetas corporativas.

3) Las tareas realizadas no abarcaron el análisis de los gastos efectuados a través del Fondo Rotatorio.


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4) La información contenida en el Instructivo SIGEN Nº12 que se adjunta, forma parte del presente informe.

6. Resultados y Observaciones

6.1. Resultados 6.1.1. Arqueo de Fondos y Valores.

1. Los resultados del arqueo practicado en la Tesorería del Instituto han sido expuestos en el acta de firma conjunta IF-2019-01093394-APN-UAI#MHA.

2. De los procedimientos de arqueo de cajas chicas y otros valores practicados

en la tesorería, cabe señalar lo siguiente:

a) La conciliación del saldo de la tarjeta corporativa del Fondo Rotatorio incluye como partida conciliatoria, además de un importe en concepto de comisiones bancarias del último mes, un saldo de $13.225,78 a favor del Instituto con FiberCorp de Telecom Argentina S.A., por el servicio de televisión por cable, el cual no se encuentra registrado en el e-SIDIF. Si bien la empresa mediante nota de fecha 20/12/18, confirmó al INDEC la existencia de dicho crédito, el mismo no se ve reflejado en el estado de cuenta que figura en la Factura emitida el 15/12/18, correspondiente al servicio del mes de enero 2019, motivo por el cual deberá ser conciliada con el proveedor del servicio. La mencionada situación se originó a partir de un error en el pago realizado por primera vez mediante la Tarjeta Corporativa durante el mes de septiembre de 2018, situación que no fue reflejada correctamente en el e-SIDIF, originando irregularidades en la tramitación y aprobación de las facturas subsiguientes, tal como surge del Anexo I al presente informe. Del análisis efectuado sobre los movimientos del extracto de la tarjeta corporativa correspondientes al mes de diciembre, se advierte la utilización de la misma para el pago de servicios habituales


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b) En el arqueo practicado a la Caja Chica perteneciente a la Dirección de Logística Operativa, constituida por $80.000,00, se verificó un faltante de $6.361,55 que, según lo manifestado por el responsable, corresponde a dinero en efectivo que se les entrega a los choferes para imprevistos en los viajes, los que al cierre del ejercicio no habían sido rendidos ni devueltos.

Por dicho concepto el auditado no aportó comprobantes, poniendo a disposición un detalle elaborado en planilla Excel con los importes por chofer y sin fecha de otorgamiento, operatoria que no se ajusta a la normativa pertinente.

6.1.2. Recuentos Físicos de Bienes de Uso y Consumo .

Los resultados de los recuentos físicos practicados han sido expuestos en el acta de firma conjunta IF-2019-00520479-APN-UAI#MHA.

Al respecto, corresponde destacar que durante el ejercicio 2018 el Instituto puso en marcha un programa de trabajo para regularizar inconsistencias en su registro patrimonial, cuyo avance fue informado a través de NO-2019-04068833-APN-DGAYO#INDEC.

6.1.3. Tareas posteriores al cierre. 1. Del análisis de las conciliaciones bancarias, se advierten partidas

conciliatorias pendientes de regularización al 31/12/18 correspondientes a importes que datan del ejercicio 2017, las cuales a la fecha de finalización de las tareas de campo no habían sido conciliadas.

Cuenta Corriente Nº

Débitos bancarios sin contabilizar $

Créditos bancarios sin contabilizar $

Depósitos No Acreditados por el

Banco 54636/06 1.690,00 0,00 1.490,00

Según surge del e-SIDIF el importe de $1.690,00 corresponde a una transferencia emitida el 24/05/17 no contabilizada y el importe de $1.490,00 corresponde a un Ingreso de Recurso de fecha 03/02/17 registrado en e-SIDIF con fecha 31/12/17, el cual no consta en extracto bancario.


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2. En Anexo II se exhiben los resultados del cierre del registro presupuestario, cuyo plazo fue establecido en el artículo 4º de la Resolución S.H. Nº257/18 para el 04/01/19. Al respecto, se verificó la emisión de 5 (cinco) Órdenes de Pago Presupuestarias (PRE) con posterioridad a dicha fecha, por un total de $156.044,91 correspondiente al pago de honorarios del mes de diciembre de 2018 de personal contratado, mediante la modalidad establecida en el Decreto Nº1109/17.

3. En lo que respecta a lo establecido en los artículos 5º y 8º de la Resolución mencionada en el punto anterior, de las verificaciones realizadas en el sistema e-SIDIF no surgieron observaciones.

4. Las Unidades Ejecutoras de Préstamos Externos (UEPEX) dependientes del SAF 321, han dado cumplimiento a la información solicitada sobre el cierre de ejercicio.

5. En lo que respecta a la determinación del monto máximo del Fondo Rotatorio

para el ejercicio 2019, de acuerdo con los créditos distribuidos por la Decisión Administrativa N°12/19, se ha constatado que el fondo constituido resulta inferior al oportunamente autorizado para el ejercicio 2018, motivo por el cual, el Instituto deberá realizar la adecuación del Fondo Rotatorio y proceder a la devolución del importe sobrante, de acuerdo a lo establecido en el art. 7º de la Resolución Nº 87/14 S.H. y sus modificatorios.

6. En relación al recuento de Bienes de Uso, el auditado lleva un registro en Excel de aquellos bienes que no se encuentran inventariados en el patrimonio del Instituto, en el cual se incluyen entre otros elementos, monitores y CPU con la aclaración “Convenio INDEC-CORREO ARG.2010”.

Al respecto, cabe señalar que para la realización del Censo Nacional 2010, el INDEC firmó un Convenio de fecha 26/05/10 con el Correo Oficial de la República Argentina S.A., con el objeto de establecer una cooperación técnica entre las partes para la ejecución del Censo Nacional de Población, Hogares y Viviendas 2010 “Censo del Bicentenario”.

A partir de la obtención de la copia del mencionado convenio, se pudo verificar que conforme lo dispuesto en el apartado h) de la Cláusula Segunda, el Correo, una vez finalizadas todas las tareas especificadas en el convenio,


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debía entregar al INDEC el equipamiento informático utilizado (software y hardware). El mencionado convenio preveía su vigencia hasta el 27/05/11, momento a partir del cual debería haberse gestionado su incorporación al patrimonio del Instituto.

6.2. Observaciones.

Observación Nº 1 Desprolijidades de administración y registro de alg unas operaciones. Se advierten aspectos que debilitan el ambiente de control, tales como los mencionados en los puntos 6.1.1.2 a), 6.1.1.2 b) y 6.1.3.1. Recomendación

Si bien las operaciones que dan origen a la observación son de bajo monto, deberían profundizarse las medidas de control a fin de evitar situaciones como las expuestas. Por otra parte, con relación al pago de servicios habituales, cabe precisar que, en función a lo dispuesto normativamente, deberán gestionarse las respectivas contrataciones (televisión por cable, alquiler de cocheras y servicio de telefonía).

Observación Nº 2 Inconsistencias en la registración de Bienes de Uso en el “Sistema de Bienes Patrimoniales” Del recuento de Bienes de Uso surgieron diferencias por elementos faltantes y sobrantes respecto de lo registrado en el sistema. Asimismo, conforme surge del acápite 6.1.3.6., existen bienes no inventariados que deberían ser incorporados al patrimonio del Instituto. Se señala que a la fecha de finalización de tareas de campo, algunos de los sobrantes detectados en el recuento practicado habían sido parcialmente regularizados.


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Recomendación

Se recomienda arbitrar los medios necesarios a efectos de regularizar las diferencias que al cierre del presente informe continúan pendientes. Asimismo, se deberá proseguir con las acciones encaradas por ese Instituto, a fin de posibilitar la adecuada identificación y registro de los bienes del Organismo.

7. Observaciones Anteriores SISIO Nº 6 – Informe Nº04/18 Observación Nº 1 Diferencias entre el recuento de Bienes de Uso y lo registrado en el Sistema de Patrimonio. Del recuento de Bienes de Uso surgieron diferencias por elementos faltantes y sobrantes respecto de lo registrado en el sistema. Se señala que a la fecha de finalización de tareas de campo las mismas no han sido regularizadas. Al respecto, el responsable manifestó que el Instituto se encuentra realizando tareas de reestructuración de los espacios físicos y en virtud de ello los bienes son objeto de traslado continuo. Recomendación Se recomienda se proceda en forma inmediata a la regularización de las diferencias detectadas. Asimismo, se deberá revisar el proceso de registro de los movimientos patrimoniales, a fin de posibilitar la adecuada identificación de los bienes del Organismo. Estado: Sin acción correctiva. Nuevo Estado: No Regularizable. Subsumida en la Observación Nº2 del presente informe


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Observación N°2 Bienes de Uso sin registrar en el nuevo Sistema Act ivo Fijo. Del recuento llevado a cabo, se advierte la existencia de bienes que aún no cuentan con número de inventario asignado. Recomendación Se recomienda arbitrar las medidas necesarias a efectos de incorporar al sistema vigente la totalidad de los Bienes de Uso existentes en el Organismo. Estado: Sin acción correctiva. Nuevo Estado: No Regularizable. Subsumida en la Observación Nº2 del presente informe

8. Conclusión Con el alcance, aclaraciones, resultados y observaciones expuestos en los apartados pertinentes, esta Unidad de Auditoría Interna ha verificado la realización de los procedimientos de cierre correspondientes al ejercicio 2018, por parte del Servicio Administrativo Financiero 321 -Instituto Nacional de Estadística y Censos-, en un razonable ambiente de control interno.

BUENOS AIRES, 13 de febrero de 2019

ANEXO IINDEC - Servicio de televisión por cable (Fibercorp de Telecom Argentina S.A.)

Mes Facturado

Nro.Saldo

Anterior (*)

Su Pago Anterior

Importe Servicio del Mes

Total a Pagar

Disposición de la DGAyOMonto

Aprobado

Fecha Medio ImporteNro. PGFR (Pago de Fdo Rot.)

Fecha de Autorizació

nImporte

08/2018 8340-21318067 62.804,68 0,00 15.737,12 78.541,80 DI-2018-696-APN-DGAYO#INDEC 15.737,12 3305/18 28/09/2018 15.737,22

09/2018 8340-26615091 78.541,80 0,00 16.985,22 95.527,02 DI-2018-602-APN-DGAYO#INDEC 16.985,22 06/09/2018 Tarj. Corp. 95.527,02 3292/18 27/09/2018 16.985,22

11/2018 8340-33730004 15.559,68 -63.461,73 15.559,68 0,00 DI-2018-781-APN-DGAYO#INDEC 15.559,68 0,00 3785/18 06/11/2018 15.559,68

12/2018 8340-37279760 -32.342,37 0,00 15.559,68 0,00 DI-2019-2-APN-DGAYO#INDEC 15.559,68 0,00 3978/18 04/12/2018 15.559,68

01/2019 8340-40825523 -16.782,69 0,00 18.459,54 1.676,85 DI-2018-873-APN-DGAYO#INDEC 18.459,54 0,00 4214/18 18/12/2018 18.459,5482.301,24 82.301,24 95.527,02 82.301,34

(1)(2) - (1)

(2)

13.225,68 Al 31/12/2018 saldo a favor del INDEC

PAGADO POR ORDEN DE PAGO "GASTOS GENERALES"

10/2018 8340-30178693 95.527,02 -95.527,02 15.559,68 15.559,68 DI-2018-739-APN-DGAYO#INDEC 15.559,68 15.559,68 O.P. 1131/18 02/11/2018 15.559,68

Factura Aprobación del Gasto Pago Efectuado Registración en e-Sidif

(*) De acuerdo a lo informado por el auditado el "saldo anterior " se debió a un error de FIBERCORP que no imputaba a la Cuenta del INDEC los pagos efectuados correspondiente a los meses anteriores.

COMPARACION DE LOS ULTIMOS COMPROBANTES EMITIDOS EN EL SISTEMA e-SIDIF -CIERRE EJ 2018

ANEXO II

DIFERENCIA

NRO COMP.(A)

NRO. SIDIFNRO COMP.

(B)NRO. SIDIF (B) - (A)

Comprobantes de Compromiso

Acto Administrativo AADMIN 740 109282 740 109282 0

Acto Administrativo – Gastos Figurativos AAGF 1 82743 1 82743 0

Acto Administrativo – De Transferencias AATR -------- -------- -------- -------- --------

Compromiso de Cargos CCARGO 37 104246 37 104246 0

Contratos CON 1119 109326 1119 109326 0

Orden de Compra Abierta OCA -------- -------- -------- -------- --------

Orden de Compra Cerrada SLU OCC 1 70858 1 70858 0

Orden de Compra Cerrada OCC 1067 106331 1067 106331 0

Ordenes de Pago

OP Presupuestaria PRE 1621 350212 1626 351847 5

OP No Presupuestaria NPR 2 12878 2 12878 0

OP Fondo Rotatorio FR 75 12289 75 12289 0

Rendición Administrativa -Fondo Rotatorio RENADM 59 15544 59 15544 0

Comprobantes de Modificaciones del Registro

Modificación de Compromiso CMC 102 109794 137 112184 35

Modificación de Registro CMR 103 71328 103 71328 0

Registro Global CRG 100 56430 100 56430 0

Comprobante de Informe de Gastos

Informe de Gastos C75 -------- -------- -------- -------- --------

Comprobante de Recursos IR 257 478057 257 478057 0

De Modificación de Ingreso de Recurso CMIR 14 14982 14 14982 0

(*) Información al 31/01/2019

COMPROBANTES SISTEMA E-SIDIF - Ej 2018CIERRE DE REGISTRO

ACTA DE CIERRE DEL 07/01/2019ULTIMO COMPROBANTE

REGISTRADO (*)

INDEC -CIERRE DE REGISTRO PRESUPUESTARIO

INSTRUCTIVO 12 -SIGEN

S.A.F. 321

SI NO N/A

1 ASPECTOS GENERALES1.1 Las actividades en su totalidad se desarrollaron el último día hábil del

ejercicio cerrado o el primer día hábil del siguiente. X

Si hubo excepciones enumerarlas en hoja adjunta. X

1.2 Se controlaron todas las dependencias administrativas que manejan fondos yvalores y/o son responsables del mantenimiento de registros y/o sonresponsables de la custodia de bienes.

X

Si hubo excepciones enumerarlas en hoja adjunta. X

1.3 Se obtuvo antes del inicio de las tareas la información relativa al universo decuentas involucradas y la totalidad de registros de movimiento de fondos,gestión de bienes y contabilidad de responsables, etc..

X

1.4 Los arqueos de fondos y valores, y recuentos de bienes se practicaron enforma continua, sin interrupciones hasta su finalización. X

1.5 Estuvieron presentes en todo momento los responsables (Tesorero,Encargado de Almacenes o Depósitos) de los Sectores verificados.

X

1.6 Si las actividades insumieron más de un día, o hubo interrupciones, seprocedió a clausurar y sellar con fajas de seguridad los recintos que guardenlos documentos, valores y bienes en proceso de verificación.

X

1.7 Si la actividad se realizó o continuó una vez iniciado el nuevo ejercicio seidentificó y separó la documentación correspondiente al nuevo período deaquella perteneciente al anterior.

X

1.8 Se requirió la constancia de la totalidad de saldos bancarios con que operapara efectuar las conciliaciones bancarias correspondientes.

X

1.9 Se verificó la totalidad de los actos administrativos a efectos de asignar sudebida imputación al ejercicio correspondiente, la totalidad de los fondos yvalores y la existencia de bienes físicos si los hubiera (propios o de terceros).

X

2 ASPECTOS ESPECIFICOS2.1 ARQUEO DE FONDOS Y VALORES

1. Los fondos y valores declarados por el organismo corresponden a montosreales (líquidos, ciertos y efectivos).

X

2. Existen restricciones a su libre disponibilidad. X

3. Incluyó la totalidad de fondos y valores existentes al cierre, incluyendo losde terceros si los hubiera.

X

4. El ambiente de control (seguridad, estado registros, archivos, capacitaciónpersonal, etc.) visualizado en el sector donde se realizaron las tareas era :

BUENO XREGULARDEFICIENTE

5. Procedió a separar cada concepto de distinta naturaleza, como ser:

CUMPLIMENTADOCUESTIONARIO REFERENCIA

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S.A.F. 321

SI NO N/A


a) Valores a depositar (por ingresos, recaudaciones o similares) Xb) Cajas Chicas Xc) Fondos Fijos Xd) Fondos Rotatorios Xe) Cheques propios en Cartera Xf) Valores en cartera Xg) Documentación y valores pendientes de rendición Xh) Otros documentos en Caja Xi) Valores de terceros (en custodia, garantía o similares) Xj) Otros conceptos, según su naturaleza (sueldos a pagar, anticipos deviáticos; etc.)

X

6. Se confeccionaron papeles de trabajo por separado para cada uno de losconceptos respaldatorios del arqueo.

X

7. Los fondos pendientes de rendición fueron identificados y sumados a losefectos de su verificación posterior al cierre (al ser rendidos) X

8. Se labró un acta por cada arqueo efectuado, debidamente firmada por losintervinientes y dejando constancia de la devolución de todos los valores enigual estado de recibidos.

X

9. Se conciliaron los resultados del arqueo con los registros pertinentes y sicorrespondiera con los saldos bancarios obtenidos por confirmación directacon los bancos.

X

10. Si la UAI no practicó ni presenció el arqueo, obtuvo del SAF o delegaciónla documentación pertinente respecto al trabajo efectuado por dicho servicio. X

Para las UEPEX se solicitó la información pertinente.

2.2 CORTE DE DOCUMENTACION

2.2.1 Generalidades

1. En los casos que no se contó con documentación con numeraciónpreimpresa, se tomó un lote representativo de las distintas transaccionesefectuadas.

X

2. Se listaron la totalidad de los documentos en existencia sin utilizar(recibos, ordenes de pago y chequeras, chequeras en blanco, etc.)verificando la correlatividad numérica respectiva.

X

3. Se determinó que las respectivas operaciones anteriores y posteriores alcorte se registraran en el ejercicio pertinente.

X

2.2.2 Corte de Ingresos

1. Se tomó nota de la totalidad de datos correspondiente al último reciboprenumerado utilizado con anterioridad al corte.

X

2. Se dejó constancia del primer número de recibo en blanco asignable alperíodo siguiente y se obtuvo detalle de los ingresos por transferencias consu debido soporte documental.

X

3. Se solicitó el pedido de confirmación de saldos y los extractos bancarios alcierre para su posterior conciliación.

X

4. Se solicitó a otros entes o agentes recaudadores, si los hubiera, lainformación necesaria para la conciliación de los ingresos.

X

2.2.3 Corte de Egresos

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1. Se tomó nota de la totalidad de datos identificatorios de los siguientesdocumentos: órdenes de pago emitidas, último número de cheque utilizadopor cta. cte. bancaria, transferencias, etc.

X

2. Se identificó el primer número de cheque en blanco sin emitir y del númerode la primer orden de pago, transferencias, etc., sin emitir al momento decorte.

X

3. Se solicitó la totalidad de la documentación necesaria para efectuar aposteriori el control de egresos (liquidación de haberes, resoluciones,transferencias, etc.)

X

2.2.4 Corte de Transacciones y Disposiciones

1. Identificó el tipo y número del último documento respaldatorio:

- Registros de Disposiciones/Resoluciones. X Sistema GDE

- Registros de expedientes y similares. X - Adjudicaciones, preadjudicaciones y registros de contrataciones. X

Sistema COMPR.AR

- Informes de entrega y despachos. XSistema Almacenes

- Registro de ejecución física del presupuesto. X - Otros. - Actas de Recepción X2. Identificó el tipo y número del primer número en blanco posterior al últimoutilizado para cada uno de los documentos citados en el punto anterior. X

3 CIERRE DE LIBROS

3.1 Emitió un listado con la totalidad de los registros en uso consignando:X

- Nº y fecha de rúbrica (si la hubiera). - Nº de folios totales. - Folios utilizados. - Datos referidos a la última documentación asentada. - Fechas e importes de los saldos acumulados si los hubiera.

- Tipos de registros (encuadernados, hojas movibles, listadoscomputarizados, etc.).

3.2 Firmaron las partes intervinientes dicho listado. X

3.3 Los procedimientos de cierre de libros se aplicaron a los registros de:Los cierres se practican por sistema informático

- Ejecución presupuestaria. X- Movimientos de fondos y valores (diario de ingresos y egresos, saldo de

caja).X

- Movimientos bancarios y saldos de bancos. X - Gestión de bienes del estado* Registro de existencia en almacenes. X* Registro de existencia de bienes de uso. X* Registro de existencia de inmuebles. X* Registro de órdenes de compra. X - Otros Registros:* Resoluciones, de expedientes y similares. X Sistema GDE

*Adjudicaciones y Preadjudicaciones y contrataciones. XSistema COMPR.AR

- Otros

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En todos los casos se debe firmar por la U.A.I. el final de la últimaregistración transcripta.

4 CONTROLES POSTERIORES A LAS TAREAS DE CIERRE

4.1 Se concilió los saldos de los arqueos con los registros pertinentes. X

4.2 Se verificó el depósito de los valores a depositar al momento del arqueo conboletas de depósito y extracto bancario.

X

4.3 Se verificó la rendición de los fondos pendientes al momento del arqueo y suvuelco en registros pertinentes. X

4.4 Se verificó la conclusión de las tareas de las conciliaciones bancarias y elregistro en libros de los ajustes pertinentes.

X

4.5 Se verificó que el registro de las primeras operaciones del nuevo ejercicioguarde relación con el corte de la documentación (de todo tipo) hecha alcierre del ejercicio.

X

4.6 Se constató que todos los recursos hayan sido registrados y depositados enla cuenta bancaria correspondiente o ingresados a la Tesorería General de laNación según los Procedimientos mínimos sugeridos: X

Se tomaron como muestra los

ingresos del mes de noviembre de

2018

* Con relación a los ingresos recaudados por el organismo:

- Analizar la correlación de recibos y boletas de depósito bancario. X - Constatar la acreditación de los depósitos X- Comprobar la conciliación de los ingresos percibidos con la acreditación

en extracto bancario.X

- Chequear la correspondencia con lo informado a la Contaduría General dela Nación

X

* Con relación a los ingresos recaudados por Bancos:

- Analizar los montos acreditados por el Banco y verificar su conciliación conla recaudación (recibos, boletas de depósito, etc.). El registro deberá incluircomo percibido en el ejercicio todo lo recaudado por el banco al último díahábil del ejercicio por el concepto respectivo.

X

- Constatar los montos pendientes de conciliación. X- Comprobar el monto de ingresos conciliados con lo informado en el

Formulario a la Contaduría General de la Nación.X

* Con relación a los ingresos recaudados por otros agentes recaudadores:X

- Conocer la correlación de recibos y boletas de depósito bancario

- Constatar la acreditación de los depósitos y su conciliación con losregistros del Organismo recaudador.- Chequear la correspondencia del monto de ingresos conciliados con lo

informado a la Contaduría General de la Nación

4.7 Se efectuaron los siguientes procedimientos mínimos sugeridos con relacióna los gastos:

X

* Liquidación de Sueldos

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- Conocer los datos de las liquidaciones de sueldos, orden de pago porservicio administrativo para el pago de la nómina y órdenes de pago paracumplimentar las retenciones y aportes patronales.- Constatar los importes abonados y los sobrantes y su devolución a la

Tesorería General de la Nación.- Comprobar que las modificaciones en la nómina generen modificaciones

en los aportes y retenciones.- Chequear el depósito bancario de los sobrantes no reingresados a la

Tesorería General de la Nación.

* Ordenes de Pago Internas (si correspondiera) X- Constatar la conciliación de las órdenes de pago internas con el

movimiento de la cuenta corriente respectiva.- Analizar la existencia de cheques emitidos sin el respaldo de ordenes de

pago internas.- Chequear la correspondencia de los pagos realizados con lo informado la

Contaduría General de la Nación

* Ordenes de pagos (por el SAF excepto las correspondientes a lasnóminas).

- Constatar los importes abonados y analizar los sobrantes, saldospendientes de rendición, pagos pendientes y antigüedad de los mismos.

4.8 Se comparó si las deficiencias del presente cierre son reiteradas del cierredel ejercicio anterior.

X

4.9 Se hizo un listado por separado de las deficiencias reiteradas de añosanteriores con respecto a las nuevas del presente ejercicio.

X

4.10 Preparó el informe preliminar. X

4.11 Se presentó en fecha. X

4.12 Preparó informe final. X

4.13 Se presentó en fecha. X

4.14 Preparó en informe el anexo que recopile las deficiencias siguiendo lapresentación del Modelo Adjunto.

X

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Ministerio de Hacienda Ministerio de HaciendaHacienda Unidad … · 2020. 9. 23. · La tarea fue...

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