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INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO LEY 1474 DE JULIO 12 DE 2011

Jefe de la Oficina de Control Interno Humberto Bozzi Ángel

Periodo Evaluado: 12 de Marzo a Julio de 2018

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Fecha de elaboración: 19 de Julio de 2018

El presente Informe Pormenorizado del Estado del Control Interno del Ministerio del Interior, se realiza con corte al 11 de julio de 2018 en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 90 de la Ley 1474 de 2011, con el Decreto 943 de 2014 de adopción de la actualización y nueva estructura del Modelo Estándar de Control Interno MECI, que se compone de trece elementos de control, dos módulos, seis componentes y los productos mínimos requeridos por el MECI, considerando además el eje transversal de información y comunicación.

De igual forma, se tuvo en cuenta el Decreto 1499 de 2017 de creación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG, que integra en uno solo el Sistema de Desarrollo Administrativo y el Sistema de Gestión de la Calidad, los cuales deben estar articulados con el Sistema de Control interno; este último, a su vez, definido como una de las siete dimensiones del nuevo sistema de gestión denominado Modelo MIPG.

El Departamento Administrativo de la Función Pública — DAFP, divulgó los resultados de desempeño de la vigencia 2017, realizado con base en la información registrada por el Ministerio a través del aplicativo FURAG II.

La medición realizada, se llevó a cabo con el propósito de determinar la línea base a través de la cual el Ministerio identifica el grado de acercamiento a un marco de referencia determinado por el "Grupo Par" de la Entidad y unos quintiles identificados de uno a cinco, en los cuales se ubica el puntaje del Ministerio respecto al puntaje máximo de dicho grupo. La medición fue estructurada para establecer un índice de desempeño general, así como de las dimensiones y las políticas de gestión y desempeño institucional que hacen parte del Modelo MIPG.

Teniendo en cuenta la medición realizada por el Consejo para la Gestión y el Desempeño Institucional del DAFP del Modelo MIPG a las entidades del sector público, el Ministerio del Interior se encuentra con más de 16 puntos por encima del promedio nacional, respecto al Indice de Desempeño Institucional de todas las entidades calificadas en el Modelo Integrado de Planeación y Gestión en el link "mipg" de la página web de la Función Pública.

1. MODULO DE CONTROL DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN

1.1. Componente Talento Humano

1.1.1 Acuerdos, Compromisos y Protocolos Éticos

Sede Principal: La Giralda Carrera 8 No. 7 — 83- Sede Bancol. Carrera 8 No. 12B —31 Sede Camargo. Calle 12B No. 8— 38-Conmutador. 2427400— Sitio web www.mininterior.gov.co Servicio al Ciudadano servicioalciudadano@mininterior.gov.co • Línea gratuita 018000911170

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En la página web de la Entidad se encuentra publicada información institucional, a saber, historia del Ministerio, principios, valores, misión, visión, objetivos y código de ética, los cuales están adoptados en debida forma a través de actos administrativos. https://www.mininterior.gov.co/informacion-institucional, entre ellos, la Resolución No. 904 de 2017 que adoptó la actualización del código de ética

1.1.2 Desarrollo del Talento Humano

Mediante la Resolución No. 442 del 16 de abril de 2015 fue adoptado el manual de funciones, requisitos y competencias laborales del Ministerio del Interior, el cual se encuentra publicado en la página Web https://www. nnininterior.gov.co/el-ministerio/i nformacion- institucional/funciones-y-deberes; así mismo, mediante Resolución No. 474 de 2017 se modificó el Manual de Funciones y con la Resolución No. 712 del 2017 se modificó la Resolución No. 322 de 2015 de adopción del manual específico de funciones.

Plan de Bienestar Social:

El Programa de Bienestar Social elaborado y aprobado en el mes de enero para la vigencia 2018, contempla (19) actividades para ser ejecutadas según el cronograma definido, de las cuales se evidencia el cumplimiento de nueve (9) en el primer semestre, de acuerdo al reporte de seguimiento del Plan de Acción del primer trimestre, y con lo programado para el segundo trimestre, así:

Enero: Se diseñó el programa y se aprobó en el marco del Comité de Bienestar Social, Capacitación, Estímulos e Incentivos. Febrero: 1 actividad, Taller de Negociación Sindical. Marzo: 2 actividades, Celebración día de la mujer y celebración día del hombre. Abril: 3 actividades; día de la secretaría, día del niño y salida de pre-pensionados. Mayo: Día de la madre. Junio: 2 actividades; día del padre y día del servidor público.

Se desarrolló una encuesta de identificación de necesidades y expectativas cuyos resultados están incluidos dentro del programa de Bienestar Social que se encuentra publicado en la página web.

Plan de Incentivos:

Durante el primer trimestre se diseñó el Plan de Incentivos que fue aprobado por el Comité de Bienestar Social, Capacitación, Estímulos e Incentivos realizado el 30 de abril de 2018; derivado de lo anterior, el artículo 1°. de la Resolución No. 0689 del 28 de mayo de la presente vigencia, adopta el Plan Institucional de Incentivos para el 2018, para los empleados del Ministerio, orientado a premiar el desempeño individual de los mejores empleadós de carrera administrativa y de libre nombramiento y remoción y en el grupal a los mejores equipos de trabajo; relacionando en ella, la designación, selección, incentivos, reconocimiento público, los requisitos, el otorgamiento, la asignación y cuantía, entre otros.

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En el Plan Institucional de Incentivos pecuniarios y no pecuniarios, se establece la distribución de la cuantía de los mismos, de acuerdo con el presupuesto asignado para la vigencia actual que fue por la suma de $54.947.177.

Plan de Capacitación:

Este plan se desarrolla con el fin de contribuir a mejorar tanto el desempeño laboral, así como el desarrollo personal y el desarrollo de las competencias de los servidores públicos, mejorando la calidad en la prestación de los servicios del Ministerio del Interior. Plan que se aprobó en el desarrollo del Comité de Bienestar Social, Capacitación, Estímulos e Incentivos efectuado el pasado 30 de abril; a este rubro de capacitación le fue asignado un presupuesto por la suma de $115.434.871 para la presente vigencia. Durante el primer semestre se realizaron las siguientes actividades de acuerdo con el informe publicado de seguimiento al plan de acción del primer trimestre y al cronograma suministrado por la Subdirección de Gestión Humana; así.

Enero: Se diseñó el Plan Institucional de Capacitación 2018 y se realizó una (1) capacitación en manejo del sistema SIGOB. Febrero: 5 capacitaciones;

Capacitación en manejo de PQRSD (13) sesiones; En Evaluación de Desempeño Laboral (2) sesiones; Programa de Inducción (2) sesiones; En Aspectos Generales de la Ley 734 de 2002 (1) sesión. Taller en Negociación Sindical (1) sesión;

Marzo: 4 capacitaciones; Curso de Inglés (3) sesiones; Manejo de PQRSD (4) sesiones. Procesos de Selección en Contratación (1) sesión; Se tu mejor versión en entornos cambiantes (1) sesión.

Abril: 3 capacitaciones; Curso de Inglés (4) sesiones; Manejo de PQRSD (2) sesiones. La responsabilidad de la supervisión (1) sesión;

Mayo: 6 capacitaciones; Curso de Inglés (4) sesiones; Manejo de PQRSD (4) sesiones. Clasificación y límite de las sanciones disciplinarias (1) sesión; Orientaciones sexuales e identidades de género normativas (2) sesiones; Capacitación en SIGOB (1) sesión; Declaración de renta DIAN (1) sesión.

Junio: 7 capacitaciones; Política pública de libertad religiosa y de cultos (1) sesión; Manejo de PQRSD (7) sesiones. Diplomado en contratación pública (2) sesiones; Diplomado en Derechos Humanos (2) sesiones;

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Diplomado en actualización normativa (3) sesiones; Orientaciones sexuales e identidades de género normativas (1) sesión; Diplomado en herramientas informáticas (7) sesiones.

Se realizaron jornadas de inducción y reinducción, para los nuevos funcionarios de planta, las cuales buscan la adaptación y ambientación inicial del nuevo funcionario y la integración del empleado a la cultura organizacional.

Lo que refiere a los Acuerdos de Gestión a concertar con los Gerentes Públicos, el Ministerio se apoya en el Decreto 1083 de 2015 en los artículos 2.2.13.1.8, 2.2.13.1.9, 2.2.13.1.10, 2.2.13.1.11 y 2.2.13.1.12, la concertación, suscripción, evaluación de los acuerdos y la adopción de la Guía Metodológica para la Gestión del Rendimiento de los Gerentes Púbicos, que puntualiza la evaluación de los acuerdos suscritos para la vigencia.

Acuerdos que fueron suscritos el pasado mes de marzo, entre los Gerentes Públicos con los correspondientes Viceministros en su calidad de Superiores Jerárquicos, atendiendo la nueva metodología para la Gestión del Rendimiento de los Gerentes Públicos diseñada por el Departamento Administrativo de Función Pública -DAFP- y adoptada por el Ministerio del Interior con la Resolución No. 336 de 2017.

Lo que refiere al seguimiento semestral al cumplimiento de los acuerdos inmerso en el periodo de seguimiento, no fue posible evidenciarlos, ya que a pesar de que se vienen efectuando se encuentran en proceso de validación por parte de los superiores jerárquicos, lo cual se tiene previsto cumplir antes del cierre del mes de julio de 2018.

En cuanto al Sistema de Evaluación de Desempeño, que se aplica a los funcionarios de carrera administrativa y en periodo de prueba en el desempeño de sus respectivos cargos, funcionarios de Libre Nombramiento y Remoción, de acuerdo a la norma (Ley 909 de 2004 y Acuerdo 565 de 2016) se hacen dos evaluaciones parciales semestrales y la evaluación definitiva del periodo anual para verificar el cumplimiento de los compromisos laborales y el desarrollo de las competencias comportamentales, habiendo logrado una evaluación de desempeño en la presente vigencia.

Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo:

El presupuesto asignado en este rubro para la vigencia actual es de $33.096.470, desglosados en otros elementos para capacitación, bienestar social y estímulos $18.000.000 y otros servicios para capacitación, bienestar social y estímulos por $15.096.470.

Durante el primer trimestre se realizaron 17 actividades, de las 179 programadas para el año. La actividad de Revisión y actualización de la política de Seguridad y Salud en el Trabajo presento avances, así:

Enero: O actividades; febrero: 7 actividades, se realizó la revisión de la Política en conjunto con el COPASST; marzo: 10 actividades, fue radicado el documento ante la Oficina Asesora Jurídica para la revisión y firma por parte del Señor Ministro.

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En cuanto a la actividad "Realización de Exámenes Médicos Ocupacionales Periódicos, Ingreso y Retiro" no presentó avances durante el primer trimestre, evidenciando si realización en el segundo trimestre de 2018.

La actividad" Realización de inspecciones y dotación de botiquines presentó el siguiente" avance: Enero: se realizaron 2 inspecciones botiquines piso 9; febrero: se realizaron 3 inspecciones botiquines piso 10 y 8, así como el portátil piso 9; marzo: se realizaron 5 inspecciones botiquines piso 11, Dansocial, botiquín portátil, atención de emergencias y consultorio.

La actividad "Ejecución de actividades de promoción y prevención en temas de seguridad y salud en el trabajo Auto gestionadas" presentó el siguiente avance: Enero: No hubo avance; febrero: 1) Charla Mamás Totales. 2) Tamizaje Cardio vascular. 3) Yoga risa. 4) Charla sobre brecha pensional. 5) Yoga. 6) Rumba Saludable; marzo: 1) Yoga. 2) Jornada de donación de sangre. 3) Taller Testículo y Próstata. 4) Rumba saludable.

La actividad "Ejecución de actividades de promoción y prevención en temas de seguridad y salud en el trabajo ARL" presentó el siguiente avance: Enero: no hubo avance; febrero: 1) Pausas mentales; marzo: 1) tres (3) Escuelas de ergonomía miembros superiores. 2) Tres (3) Escuelas de ergonomía miembros inferiores.

1.2. Componente de Direccionamiento Estratégico

1.2.1 Planes, Programas y Proyectos

El Plan Estratégico del Sector, se encuentra publicado en el siguiente link: http://www.mininterior.gov.co/sites/default/files/plan_estrategico_del_sector.pdf El seguimiento trimestral al Plan Estratégico Institucional correspondiente al I trimestre, se encuentra publicado en el siguiente link: http://www. mininterior.gov.co/content/seguimiento-al-plan-estrategico-institucional-trimestre-i-2018 El Ministerio elaboró y publico el Plan de Acción para la vigencia 2018 el pasado 31 de enero y se encuentra publicado en el siguiente link: http://www.mininterior.gov.co/sites/default/files/consolidado_2018_para_web.xlsx El Informe de seguimiento de Plan de Acción 2018 El seguimiento al Plan de Acción de Ministerio del Interior consolidado I trimestre se encuentra publicado en el siguiente link: http://www.mininterior.gov.co/content/seguimiento-plan-de-accion-ministerio-del-interior-primer-trimestre-de-2018 Plan Anual de Adquisiciones: se encuentra publicado en el siguiente link: http://www.mininterior.gov.co/transparencia/planes-y-proyectos-institucionales/plan-anual-de-adquisiciones en donde se encuentra publicada la versión inicial y las diez (10) modificaciones en lo que va corrido de la vigencia 2018. Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano se encuentra publicado en el siguiente

1)41.

link:

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SATISFACCION CLIENTE

Definición, Implementación y Evaluación de Politica Pública

Definición e Implementación del Marco Legal y Normativo

REOUISITOS CLIENTE

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http://www.mininterior.gov.co/sites/default/files/plan_anticorrupcion_y_de_atencion_al_ ciudadano_2018.pdf Plan de Acción GEL 2016 -2018 se encuentra publicado en el siguiente link: http://www.mininterior.gov.co/el-ministerio/planes-y-proyectos-institucionales/plan-de-accion-gel

1.2.2. Módulo de Operación por Procesos

Recientemente fue materia de actualización el Mapa de Procesos, compuesto por trece (13) procesos, de los cuales dos (2) son estratégicos, dos (2) misionales, siete (7) de apoyo y dos (2) procesos de evaluación; dicho Mapa se encuentra publicado en el link: http://www.mininterior.gov.co/content/mapa-de-procesos

PROCESOS ESTRATÉGICOS

PROCESOS MISIONALES

PROCESOS DE APOYO

EMEEMPIIEIREMEME5 PROCESOS DE EVALUACIÓN

r'1:14r 04,4 lo i(44.4•

La Oficina Asesora de Planeación -OAP- informa periódicamente a través del correo institucional a todos los servidores de la Entidad, sobre los procedimientos que vienen siendo materia de ajuste y/o modificación, los cuales se encuentran publicados en la página web del Ministerio en el link del Sistema Integrado de Gestión Institucional SIGI: http://www.mininterior.gov.co/la-institucion/sigi/documentacion-sigi La OAP informa en el seguimiento al plan de acción, el adelanto en asesoría y asistencia a los líderes y enlaces de los trece procesos definidos en el mapa de procesos de la entidad en materia de riesgos; también, que se encuentra en desarrollo la puesta en producción en BPM de los procedimientos de control de documentos, riesgos, sistema de medición y plan de mejoramiento, y avanzando en la actualización de la documentación del sistema de gestión institucional, como caracterizaciones de procesos, procedimientos, formatos, indicadores y riesgos.

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1.2.3. Estructura Organizacional

Mediante el Decreto No. 2893 de 2011, se modifican los objetivos, la estructura orgánica y funciones del Ministerio del Interior y se integra el sector administrativo del interior, el cual se encuentra publicado en los siguientes links: http://www.mininterior.gov.co/el-ministerio/informacion-institucional/historia http://www.mininterior.gov.co/el-ministerio/informacion-institucional/organigrama-del-ministerio-del-interior.

Así mismo, está publicado el Decreto Único Reglamentario (DUR) No.1066 de 2015, por medio del cual se rige el funcionamiento del Sector Interior, en los Links http://www.mininterior.gov.co/transparencia/decreto-unico-reglamentario-dur y https://www.funcionpublica.gov.co/sisjur/home/Normatjsp?i=76835&emergente=1 Dentro de la estructura del Sector del Interior, se encuentran cuatro (4) entidades Adscritas y una (1) Vinculada, a saber:

- Unidad Nacional de Protección UNP www.unp.gov.co - Derechos de Autor www.derechodeautor.gov.co - Corporación Nasa Kiwe www. nasakiwe.gov.co - Dirección Nacional de Bomberos http://bomberos.mininterior.gov.co/ (el sitio web se

encuentra en proceso de construcción) por tanto, por ahora se enlaza por el link de la página web del Ministerio del Interior.

Imprenta Nacional (vinculada) www.imprenta.gov.co

1. 2.4 Indicadores de Gestión

Los indicadores se ajustaron y definieron dentro de las caracterizaciones de cada proceso; así mismo, en el Plan de Acción están establecidos indicadores para cada meta; estos son monitoreados por cada proceso quienes informan a la oficina OAP de manera trimestral para su seguimiento y reporte, en el cual se obtienen resultados de gestión y de producto frente a lo planeado para la toma de decisiones oportuna y efectiva. La OAP emite alertas periódicas a las áreas como resultado de dichos seguimientos.

Seguidamente se presenta un cuadro resumen del número de indicadores definidos por proceso para la medición de la gestión al cierre del segundo trimestre de 2018, resultado del último seguimiento realizado por esta Oficina de Control Interno.

El Ministerio del Interior cuenta con cincuenta y cuatro (54) indicadores, incluidos en trece (13) procesos, que se distribuyen de la siguiente manera:

No. DE INDICADORES POR PROCESO AL SEGUNDO TRIMESTRE DE 2018

PROCESO NOMBRE DEL PROCESO INDICADORES

Procesos Estratégicos

Planeación y Direccionamiento Estratégico 10

Comunicaciones 2 Procesos Misionales

Definición, Implementación y Evaluación de Política Pública 4

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No. DE INDICADORES POR PROCESO AL SEGUNDO TRIMESTRE DE 2018

PROCESO NOMBRE DEL PROCESO Definición e Implementación del Marco Legal y Normativo

INDICADORES 2

Procesos de Apoyo

Gestión del Talento Humano 5

Gestión Financiera 5

Gestión de Bienes y Servicios 3

Gestión Jurídica 4

Gestión de Tecnología 6

Gestión Documental 2

Servicio al Ciudadano 5

Procesos de Evaluación

Evaluación y Mejora. 3

Gestión de Asuntos Disciplinarios 3

TOTAL 54

La mayoría de los indicadores se encuentran con una frecuencia de medición trimestral; sin embargo, el seguimiento en las mismas se reporta de manera mensual en el informe de indicadores de la OAP.

Se presenta debilidad en el diseño de la matriz de medición, al no permitir que el seguimiento a los indicadores se pueda realizar según la frecuencia de medición establecida, ya que pese a que en la ficha técnica se puede determinar si es mensual, trimestral, etc..., en el seguimiento la matriz solo permite diligenciar la información de forma mensual, lo que dificulta la frecuencia de medición indicada, variando el porcentaje de cumplimiento del indicador que para este período en particular se evidenció en mayor medida.

1.2.5 Políticas de Operación

En el Sistema Integrado de Gestión Institucional -SIGI- se encuentran documentados todos los procesos y procedimientos de la Entidad, los cuales se pueden consultar en el link: http://www.mininterior.gov.co/el-ministerio/sistema-integrado-de-gestion-institucional-sigi También se encuentran las políticas con las que cuenta el Ministerio:

Política y objetivos de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo Política y Objetivos del Sistema Integrado de Gestión Institucional. Política de Gestión Ambiental Política Editorial Política General de Gestión de Seguridad de la Información Política Específica: Política de Manejo de los Activos de Información, Política de Seguridad Física, Gestión de Comunicaciones y Operación, Control de Acceso, Desarrollo y Mantenimiento de Sistemas.

1.3 Componente Administración del Riesgo

1.3.1 Políticas de Administración del Riesgo

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El Mapa de Riesgos por Procesos y el de Riesgos de Corrupción fueron elaborados de acuerdo a lo instado en la Guía de Administración del Riesgo del Departamento Administrativo de la Función Pública —DAFP y a sus recomendaciones, que pueden ser consultados en el link: http://www.mininterior.gov.co/la-institucion/sigi/mapa-de-riesgos

1.3.2. Identificación, Análisis y Valoración del Riesgo

Los riesgos del Ministerio están identificados en cada uno de los procesos, sus factores, causas, consecuencias, clases de riesgo, plan de tratamiento; igualmente, la Oficina Asesora de Planeación, publicó el consolidado de los riesgos el cual se encuentra disponible para consulta en el siguiente link: http://www.mininterior.gov.co/sites/default/files/matriz_de_riesgos_2018_consolidado.xlsx.

Vale la pena mencionar, que esta OCI en cada una de sus visitas realiza seguimiento a los riesgos del proceso presentando las recomendaciones que se consideran para la mejora en la gestión de estos; Así mismo la OCI realiza seguimiento cuatrimestralmente a los riesgos encontrando al 30 de abril de 2018 que el Ministerio cuenta con cincuenta (50) riesgos, donde cuarenta (40) de ellos corresponden a Riesgos de Gestión, dos (2) a Riesgos de Corrupción y ocho (8) Riesgos de Gestión y Corrupción.

CLASIFICIÓN DE LOS RIESGOS

11

5 3

1 ri o 1 1 0 1 0 2

Proceso de Proceso Proceso Proceso Apoyo Estretegico Evaluación Misional

E Riesgos de Gestión

r Riesgos de Corrupción

r Riesgos de Gestión y Corrupción

Recomendaciones:

> Se reitera la definición, socialización e implementación de la Política para la Administración de los Riesgos, que contribuya al logro de los objetivos institucionales; es necesario que todos los procesos trabajen permanentemente en la gestión de riesgos, el control y la autoevaluación para cumplir con el objetivo Misional.

> Efectuar mesas de trabajo con cada uno de los procesos para la identificación, seguimiento y valoración de los riesgos de manera permanente, con el fin de revisar su materialización, evaluar y mantener controles efectivos y un adecuado tratamiento a los riesgos.

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Continuar gestionando la implementación de la Política de Prevención del Daño Antijurídico, en aras de prevenir la materialización del riesgo legal al que se expone la entidad. En cuanto a Indicadores de Gestión, se recomienda continuar socializando el procedimiento y la herramienta de medición al interior del Ministerio, haciendo énfasis en lo relacionado al reporte de la información correspondiente a los indicadores que tienen frecuencia de medición semestral y trimestral; es decir, medir de acuerdo a lo programado, con la finalidad de obtener resultados más objetivos y aptos para la oportuna y adecuada toma de decisiones.

Es importante mencionar, que parte de la información relacionada en este módulo y subsiguientes, fue tomada del seguimiento al Plan de Acción del Primer Trimestre de 2018 publicado en el Link de Transparencia de la Entidad; por tanto, fracciones del presente informe no pudieron ser alimentadas y validadas con el Plan de Acción del Segundo Trimestre, toda vez, que a la fecha de elaboración del presente informe pormenorizado, no se encontraba publicada la correspondiente al segundo trimestre.

2. MODULO CONTROL DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO

2.1. Componente Autoevaluación Institucional 2.1.1. Autoevaluación de Control de Gestión

La Alta Dirección en el seno del Comité de Gerencia, invita a las dependencias de la Entidad a que se dé aplicación a la herramienta de autocontrol y autoevaluación, como al cumplimiento de los compromisos adquiridos en atención a los temas relacionados con el quehacer del Ministerio.

Igualmente, la Oficina de Control Interno dentro de las Visitas de Asesoría, Acompañamiento, Seguimiento y Evaluación que realiza conforme al Plan Anual de Auditorias Independientes que aprueba dicho Comité, invita a los Directores, Subdirectores, Jefes y Coordinadores a la aplicación de las Políticas de Autocontrol, a través de la emisión de recomendaciones y/o tip's de autocontrol, acorde a las situaciones que se evidencian en el desarrollo de las mismas, las cuales quedan relacionadas en cada uno de los informes por tema específico.

En cumplimiento al rol de Fomento de la Cultura del Autocontrol, la Oficina de Control Interno viene haciendo periódicamente publicaciones a través de carteleras electrónicas, página web, la Intranet y del correo institucional, campañas de sensibilización que permitan conocer los principios del control interno, los principios de autocontrol y autoevaluación, como ejes del Sistema de Control Interno.

Durante el periodo analizado se publicó en la intranet y se socializó a través de correo electrónico la nota sobre la "Nueva estructura del MECI - Actualización del Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG".

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2.2. Componente de Auditoria Interna

2.2.1 Auditoria Interna

Frente al Plan de Acción para la vigencia 2018, la Oficina de Control Interno viene dando cumplimiento al Plan Anual de Auditorias Independientes; así mismo, han sido remitidos todos los Informes de Ley a los diferentes entes de control e internos, dentro de los periodos y plazos por ellos estipulados, así:

La Oficina de Control Interno emitió ocho (8 ) informes de ley correspondientes a: Informe Pormenorizado del cuatrimestre noviembre - marzo, Informe Derechos de Autor y Software, Informe de Personal y Costos, Informe de seguimiento a procesos judiciales en el sistema Ekogui, Informe de seguimiento a la Ley de Transparencia, Informe de seguimiento a Austeridad en el Gasto, Informe de seguimiento al Plan Anticorrupción y de Servicio al Ciudadano, Informe de seguimiento al Sistema Único de Información y Trámites -SUIT

Así mismo, la Oficina OCI realizó doce (12) informes de seguimiento en el período comprendido entre el 12 de marzo al 11 de julio de 2018, así:

Seguimiento a la Gestión Institucional Metas SISMEG, Seguimiento al Plan Acción OCI, Seguimiento a los Indicadores por Proceso OCI, Seguimiento al Mapa de Riesgos por Proceso y de Corrupción OCI, Seguimiento al Plan de Mejoramiento Institucional, Seguimiento Indicadores de Proceso Institucional, Seguimiento a la Aplicación y Requerimientos técnicos del SIIF, Seguimiento al Mapa de Riesgos Institucional, Seguimiento a la Austeridad del Gasto del Sector Interior, Seguimiento a los Arqueos de Caja Menor, Seguimiento al Formulario Único Reporte de Avance de la Gestión - FURAG (OAP), Seguimiento al cumplimiento de Gobierno en Línea GEL y el Informe de seguimiento a la implementación de las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público NICSP.

La Oficina OCI, en este periodo de análisis, llevó a cabo reuniones de presentación y reuniones de cierre de Visitas de Asesoría, Acompañamiento, Seguimiento y Evaluación, en donde se presentaron los resultados de las visitas realizadas a la Dirección de Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras — DCN, la Subdirección Administrativa y Financiera SAF, la Dirección de Consulta Previa — DCP y la Dirección Para la Democracia la Participación Ciudadana y la Acción Comunal- DDP, dando así cumplimiento a lo planteado en el Plan Anual de Auditorias Independientes de la OCI que aprobado en el marco del Comité de Gerencia — Subcomité de Coordinación del Sistema de Control Interno.

Producto de cada una de las visitas antes mencionadas, fueron formulados planes de mejoramiento, con las acciones de mejora correspondientes.

Dentro de las visitas que se realizan a las diferentes dependencias de la Entidad, se revisan ocho (8) temas específicos que de manera transversal involucran también a distintas áreas de apoyo que tienen injerencia en el desarrollo de los procesos, temas que se relacionan en el siguiente cuadro:

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TEMAS DE LA VISITAS PARA LA VIGENCIA 2018

No. TEMA VERIFICAR

1 Plan de Acción y Ejecución Presupuestal

Planes Metas de Gobierno- SISMEG

Programas Proyectos de Imersión - SPI

Ejecución Presupuestal

Plan Anual de Adquisiciones - PAA

2 Contratación

Contratos de prestación de sersiiclos

Convenios

Contratos de fiducia

Contratos de logística

Adquisición de bienes y senAclos

SECOP Controles en los pagos de la contratación en general

Liquidación de los contratos y convenios

Plan Anual de Adquisiciones - PAA

3 Gestión Humana

Personal de planta

Prestación de servicios

Hojas de %Ade en SIGEP

Encargos

Acuerdos de gestión

~edades

4 Comisiones

Programación

Ejecución

Legalización

Informes de comisión

Pagos de viáticos

Gastos de desplazamiento

Gastos de sAaje

s PORSD

Tipificación y direccionarniento de la correspondencia

Seguimiento al cumplimiento de términos

Respuestas completas y cíe fondo

Manejo del SIGOB

PORSD sin responder

6 Trámites y Servicios - TICs

SUIT Página web

Docurrientos SIGI

Información pertinente y actualizada

Racionalización de trámites Automatización de trámites

Sistemas de información

Privacidad de los datos personales

Módulos del sistema

Soporte técnico

Mantenimiento

Actualización

7 Ley de Transparencia Cumplimiento

Seguimiento y actualización

e Asuntos Jurídicos

Proyectos de decreto

Proyectos de resolución

et<OGUI

Demandas

Conciliaciones

Tutelas

Pagoda sentencias .

2.3 Plan de Mejoramiento

La Oficina de Control Interno verificó el nivel de avance del Plan de Mejoramiento Institucional, (derivado de las auditorías regulares y especificas realizadas por la Contraloría General de la República, de las Visitas de Asesoría, Acompañamiento, Seguimiento y

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Plan de Mejoramiento FPFD / CGR (Vigencias 2011 y 2012)

No.

Porcenta'e Total Hallaz.os 2 100% Hallaz•os Cum•lidos 2 100%

MININTERIOR / TODOS POR UN NUEVO PAÍS PAZ Lt.1J.L'AU I.L>u<b.c.c•N

Evaluación efectuadas por la OCI y las Auditorias de Calidad Internas), en el desarrollo del seguimiento a 31 de marzo de 2018, obteniendo los siguientes resultados:

Plan de Mejoramiento Institucional (Vigencias 2010, 2011, 2012, 2013, 2014, 2015, 2016, 2017)

No. Porcenta'e Total Hallazgos y/o No Conformidades 76 100%

Hallaz• os Cum•lidos 53 70% Hallaz• os Eecución 12 16% Hallaz• os Vencidos 11 14%

El nivel de cumplimiento al Plan de Mejoramiento Institucional por cada una de las fuentes de auditoría, se compone de la siguiente manera:

Plan de (Vigencias 2010, 2011,

Especial a Proyectos Actuación Especial a

Denuncias

Mejoramiento MIN / CGR 2012, 2013, 2014, 2015 y 2016, Actuación

de Inversión Convenio 180 de 2012, la Sentencia T-576 de 2014, Solicitudes y

Ciudadanas) No. Porcenta"e

Total Hallaz.os 43 100% Hallaz os Cum lidos 36 84% Hallaz• os Eecución 1 2% Hallaz• os Vencidos 6 14%

Plan de Mejoramiento Visitas de Asesoría, Acompañamiento, Seguimiento y Evaluación de la Oficina de Control Interno

(Vigencias 2015 - 2016 y 2017) No. Porcenta'e

Total Hallaz. os 24 100% Hallaz• os Cum @tidos 13 54% Hallaz• os Eecución 9 38% Hallazgos Vencidos 2 8%

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Plan de Mejoramiento Auditorías Internas de Calidad (Vigencias 2015 — 2016 - 2017)

No. Porcenta'e Total No conformidades 4 100% No Conformidades Cum•lidas 0 0% No Conformidades Eecución 2 50% No Conformidades Vencidas 2 50%

Plan de Mejoramiento Auditoría (Vigencia 2017)

No.

Externa de Calidad

Porcenta'e Total No conformidades 3 100% No Conformidades Cum•lidas 2 67% No Conformidades Eecución 0 0%

No Conformidades Vencidas 1 33%

Así mismo, mediante memorandos internos se solicitó a las diferentes dependencias el reporte de cumplimiento de las acciones de mejora correspondientes al segundo trimestre de 2018, dor) el fin de consolidar el informe de avance semestral que fue reportado a través del aplicativo SIRECI de la Contraloría General de la República el 17 de julio de 2018, como también el informe trimestral de seguimiento al Plan de Mejoramiento Institucional emitido y publicado en la misma fecha.

Recomendaciones:

Incentivar y desarrollar actividades d'e Autocontrol en cada proceso, para asegurar su fortalecimiento y sostenimiento enfocado al cumplimiento de los objetivos misionales.

Fortalecer el monitoreo y seguimiento a los controles defihidos en los Procedimientos y Mapas de Riesgos desarrollados desde el Sistema de Gestión de Calidad; así como a los indicadores, acciones preventivas y correctivas para asegurar su pertinencia y efectividad.

Evaluar el diseño y la efectividad de los controles y proveer información a la Alta Dirección y al Comité de Coordinación de Control Interno referente a la efectividad y utilidad de los mismos.

Ajustar la composición y funciones de los Comités Institucionales que permiten controlar y mejorar la efectividad de los diferentes procesos.

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Los sistemas de información que permiten a la comunidad en general acceder a todos los servicios con que cuenta la entidad, son:

- VITAL (Ventanilla Integral de tramites Ambientales en Línea); Expedición de Certificaciones de Autorreconocimiento de Comunidades Negras; SIPI (Sistema de Información Proyectos de Infraestructura); RUSICST (Reporte Unificado del Sistema de Información, Coordinación y Seguimiento Territorial de la Política Pública de Victimas del Conflicto Armado Interno);

- Certificados Online Entidades Religiosas; URIEL, Unidad de Recepción Inmediata para la Transparencia Electoral.

- Consulta Información Censal - Comunidades Indígenas; •

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3. EJE TRANSVERSAL DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

El Proceso de Comunicaciones es un factor importante para el soporte de la tarea de la administración pública, a través del cual se mantienen informados y actualizados a los servidores del sector público, a entidades estatales y la ciudadanía en general, respecto a la gestión institucional y aspectos de interés relacionados con el servicio público.

El Ministerio del Interior cuenta con diversos canales de participación ciudadana, a saber: la Rendición de Cuenta que presenta el Señor Ministro a la ciudadanía; los links que para este mismo propósito se tienen en la página Web del Ministerio, en los cuales el ciudadano puede dar a conocer sus dudas, sugerencias, radicar proyectos, conocer los espacios donde la entidad hará presencia con los diversos planes y programas institucionales, en cumplimiento del artículo 2 de la Ley 1757 de 2015 que insta a "los planes de gestión de las instituciones públicas harán explicita la forma como se facilitará y promoverá la participación de las personas en los asuntos de su competencia".

Así mismo, existen canales de atención para la recepción de Peticiones, Quejas, Reclamos, Solicitudes y Denuncias —PQRSD, como la página web, el Punto de Atención al Ciudadano, Línea telefónica (PBX) y Línea gratuita 018000910403, Teléfono Móvil 316-5691459, Correo físico, Correo electrónico: mesadeentrada@mininterior.gov.co, y las redes sociales, entre ellas, twitter, youtube y facebook.

La Oficina de Información Pública del Interior — 01PI, informó que en diciembre de 2017 fue puesto a disposición de los ciudadanos el sistema o aplicativo de PQRSD, el cual automatizó la recepción de solicitudes a través del módulo de la página web y del correo electrónico institucional, con el fin de mejorar la recepción y tramite de las PQRSD en la Entidad, para lo cual de manera permanente se vienen realizando capacitaciones y también una encuesta para la medición de la satisfacción de los ciudadanos atendidos por los canales dispuestos.

Durante el primer semestre de 2018 ingresaron en total 36.310 solicitudes, de las cuales 27.029 fueron a través del aplicativo SIGOB, habiendo dado respuesta a 23.960 de las mismas; ahora, por medio del aplicativo PQRSD se recepcionaron 9.281 solicitudes, de donde fueron atendidas 9.014, quedando sin respuesta en el aplicativo las 267 restantes.

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De acuerdo al seguimiento efectuado al plan de acción del Ministerio publicado, la Oficina de Información Pública del Interior - 01PI al cierre del primer trimestre realizó las siguientes actividades (esto, teniendo en cuenta que a la fecha de este informe no se ha publicado el seguimiento al plan de acción del II trimestre de 2018), para el cumplimiento de sus metas:

Formuló, implementó y publicó la estrategia o plan institucional de rendición de cuentas; se elaboró y público el informe de rendición de cuentas del primer trimestre, estando pendiente de publicación los efectuados durante el segundo trimestre.

Así mismo, para fortalecer y mejorar los canales de atención presencial al ciudadano, fue materia de actualización el plan anticorrupción y de atención al ciudadano, en actividades referentes a racionalización de trámites efectuadas en el mes de marzo; y se asistió a la Feria Nacional realizada en el municipio de Manaure en el departamento de Guajira.

Para el fortalecimiento y mejoramiento de los canales de atención telefónica al ciudadano nacional, ingresaron por la plataforma 805 solicitudes vía telefónica, que fueron atendidas en su totalidad.

En cuanto al fortalecimiento y mejora de los canales de atención virtual al ciudadano, reportan el ingreso por la plataforma de 6.233 solicitudes, de las cuales se habían atendido 4.902, pendientes por completar por el ciudadano 159, por asignar 9 y en proceso 1.162. Se han hecho capacitaciones generales por dependencia y seguimiento personalizado para garantizar el manejo y maduración del sistema y la efectiva y pronta respuesta al ciudadano.

La meta de realizar campañas de sensibilización para el mejoramiento de la cultura de servicio del ciudadano, en el mes de febrero se realizaron capacitaciones de accesibilidad a trámites y servicios para las personas sordas, capacitando a 14 funcionarios y en el mes de marzo se realizó una capacitación interna a siete funcionarios sobre asuntos Indígenas.

Como estrategias de comunicación y divulgación en medios de comunicación, se desarrollaron campañas y divulgaron las siguientes campañas. Enero: 1) Ley de Transparencia y Anti trámites. 2) Censo Nacional de Población y Vivienda. 3) Brigadistas. Febrero: 1) Convocatoria 428 de 2016 Comisión Nacional del Servicio Civil. 2) Política Pública Integral de Libertad Religiosa y de Cultos. 3) Pedagogía Elecciones al Congreso de la República y URIEL. 4) Causas ciudadanas, riesgOs. 5) Cardiovascular, bionnecánico y sicosocial. 6) Resolución pacífica de conflictos. Marzo: 1) RelanzamientO del Observatorio Contra la Discriminación Racial y el Racismo. 2) Donación de sangre. 3) Google Chrome. 4) Actualización MECI. 5) Víctimas.

Para divulgar y sensibilizar la cultura organizacional con campañas de apoyo a las estrategias de comunicación del gobierno nacional, se replicaron campañas de Ruta de la Abstención y Pedagogía Elecciones a COngreso de la República y se diseñaron 126 piezas de

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1.9.o.e•LI touCne,C,

comunicación durante el primer trimestre bajo lineamientos del manual de imagen corporativa del Ministerio.

Se brindó acompañamiento y asesoría en temas de comunicación a 21 áreas del Ministerio, como también se implementó la nueva intranet del Ministerio y se realizó la revisión de la interfaz por parte de la coordinación de comunicaciones.

Recomendaciones:

Es importante que las dependencias constantemente gestionen la publicación de la información en el Link de Transparencia de manera coordinada con la Oficina de Información Pública del Interior y el Grupo de Sistemas, para mantener actualizada la página web, con la finalidad de dar pleno cumplimiento a lo instado en Ley 1712 de 2014.

Para el cumplimiento de lo establecido en la normatividad, es necesario dar respuesta al ciento por ciento de las solicitudes radicadas en el Ministerio del Interior, tanto en el aplicativo de PQRSD como del SIGOB.

Se recomienda mejorar la tipología de las PQRSD registradas en el SIGOB, debido a que no es posible identificarlas, y la mayoría de ellas se siguen registrando como oficios; siendo necesario fortalecer controles para garantizar la oportunidad en los tramites de los oficios radicados, ya que se presentan casos de inadecuado direccionamiento interno de la correspondencia y vencimientos en los tiempos de respuesta.

4. SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y EL SISTEMA DE GESTION - MODELO MIPG

El Sistema de Control Interno se viene actualizando desde todos los niveles para su mejora, fortaleciendo así los componentes y elementos que lo conforman, en cada una de las áreas y procesos; teniendo en cuenta el Modelo Integrado de Planeación y Gestión — MIPG — que articula el nuevo Sistema de Gestión con el Sistema de Control Interno, a través de la puesta en marcha de las siete (7) dimensiones y el desarrollo de políticas administrativas en cada una de ellas.

En ese entendido, el Ministerio con el liderazgo de la Oficina Asesora de Planeación - OAP, ha venido desarrollando actividades con el fin de definir el estado actual del proceso y la toma de decisiones frente a la identificación de acciones para la vigencia en curso, para actualizar la institucionalidad de los sistemas contemplados en el Modelo MIPG; por tanto, para la fecha de elaboración de este informe, se está realizando a través de formularios la aplicación de autodiagnósticos de cada una de las dimensiones operativas que plantea el modelo como

Iiirherramienta, para poder determinar el estado de gestión, sus fortalezas y debilidades y tomar medidas de acción encaminadas a la mejora continua; lo anterior lo valida la OAP en su

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MEM18-37719-0AP-1100 del 28 de julio de 2018, en el que da respuesta al requerimiento de esta OCI respecto a los avances en la implementación del MIPG.

A través del memorando antes descrito, la OAP también informa que para la actualización de la institucionalidad del MIPG, remitió a la Oficina Asesora Jurídica - OAJ mediante el MEM18-28855-0AP-1100, el proyecto de resolución por la cual se crea el Comité Sectorial de Gestión y Desempeño del Sector Interior- y, Subcomités y se actualizan funciones del Comité de Gerencia del Ministerio, la cual se encuentra en este Momento para revisión por parte de la OAJ.

Así mismo, en dicha comunicación la Oficina OAP confirma que "una vez se tengan los cuestionarios resueltos se procede al análisis de resultados y la consolidación del autodiagnóstico que permita determinar el nivel de madurez del modelo en el Ministerio y con ello actualizar el plan de acción que ha venido ejecutando el Grupo de Mejoramiento Continuo frente al sistema de gestión de la entidad, con un enfoque diferencial en aquellos aspectos que se observen débiles".

Recomendaciones:

Agilizar para el proceso de implementación del modelo MIPG, la actualización de la institucionalidad con la creación del Comité de Gestión Institucional y' Sectorial, en el cual se definan los integrantes, roles, responsabilidades, funciones y disposiciones.

Implementar debidamente las cuatro etapas, conforme a lo determinado en el Manual Operativo del MIPG, para lograr establecer un Modelo Integrado de Planeación y Gestión adecuado y acorde a las funciones Ministeriales; etapas a saber:

Actualización de la Institucionalidad del MIPG Identificación de la Línea Base del MIPG Adecuación y ajustes para la completa implementación del MIPG Autodiagnóstico.

Definir y promover los roles, funciones y responsabilidades en los distintos niveles organizacionales frente el Sistema de Control Interno bajo el esquema de las líneas de defensa; la Línea Estratégica (Alta Dirección y Comité Institucional de Control Interno), la Primera Línea de Defensa (Gerentes Públicos y Lideres de Procesos), la Segunda Línea de Defensa (responsables de monitoreo, evaluación y gestión del riesgo) y la Tercera Línea de Defensa (Oficina de Control Interno).

Constituir el cronograma o plan de acción, con el fin de facilitar el seguimiento, medición y control del proceso de implementación del nuevo Sistema de Gestión, a partir de la aplicación de los autodiagnósticos por cada una de las dimensiones señaladas en el modelo.

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41114 , unfberto Bozzi Angel

Jefe Ofi¿ina de Control Interno

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Por último y de manera general, la Oficina de Control Interno sugiere tener en cuenta las recomendaciones citadas anteriormente en ca 1a u o de los componentes del presente informe.

(it Elaboró: Francisco García Méndez. )l Revisó y Aprobó: el 25/07/2018 —

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