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REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA
FACULTAD DE HUMANIDADES Y EDUCACIN
ESCUELA DE BIBLIOTECOLOGA Y ARCHIVOLOGA
PROPUESTA PARA LA IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA
DE GESTIN DOCUMENTAL PARA LOS ARCHIVOS
FISCALES DECRETADOS DEL MINISTERIO PBLICO DEL
REA METROPOLITANA DE CARACAS.
Trabajo de licenciatura presentado como requisito parcial ante la Escuela
de Bibliotecologa y Archivologa de la Universidad Central de Venezuela
para optar al ttulo de Licenciada en Archivologa
Presentado por:
Br. Milagros Hernndez
Tutor: Prof. Andrs Linares
Caracas, Mayo 2011
-
Hernndez Lisemberg Milagros Aivxa
Propuesta para la implementacin de un Sistema de Gestin
Documental para los Archivos Fiscales Decretados del Ministerio Pblico
del rea Metropolitana de Caracas/Milagros A. Hernndez L. Tutor: Andrs
Linares.- Caracas.- 2011.
xi, 115 h.:il.; 28 cm.
Tesis (Licenciatura en Archivologa)-Universidad Central de
Venezuela, Facultad de Humanidades y Educacin, Escuela de
Bibliotecologa y Archivologa, 2011.
1. Transferencia, digitalizacin y resguardo. 2. Archivos fiscales 3. Gestin
Documental. 4. Ministerio Pblico. I. Ttulo.
-
iii
DEDICATORIA
A Dios, por haberme acompaado y guiado en todo momento, brindndome
siempre una luz para seguir adelante, gracias padre.
A mi madre Milagros, sin ella nada de esto sera posible, te amo mama
gracias por haberme trado al mundo y por acompaarme en este camino, este logro
tambin es tuyo. Gracias por tantas noches de desvelo, por tantos regaos y por
tantas enseanzas, mi vida siempre ha sido completa porque tu estas en ella, eres lo
ms importante para m.
A mi hermana Iskra, mi ejemplo a seguir, mi mejor amiga, mi compaera en
todo momento, hermana gracias por tu apoyo te amo inmensamente.
A mi ta Belkis, gracias por tus palabras de aliento, esta tesis tambin es
tuya!
A Mirita Belfort, por haberte cruzado en mi camino y por haberme dado tu
amor y apoyo incondicional, gracias por tanta motivacin, por haberme empujado
tanto para que lograra esta meta, te estar eternamente agradecida, estas y estars en
mi corazn por siempre, que dios te d cabida dentro de sus mejores obras en el
cielo.
A todas las personas que no nombro pero, que de alguna manera
contribuyeron a esta meta, gracias.
-
iv
AGRADECIMIENTOS
En la realizacin de este trabajo de grado, son muchas las personas a quienes
deseo agradecer, a ellos mi ms sincero reconocimiento.
Merecen Mencin Especial
Las autoridades de la Universidad Central de Venezuela, mi amada casa que
vence las sobras, a mi hermosa Facultad de Humanidades y Educacin, y por ltimo
a mi Escuela de Bibliotecologa y Archivologa ,les estar siempre agradeca por
haberme formado como profesional, soy orgullosamente UCEVISTA.
A mi tutor Andrs Linares, gracias por tu apoyo en todo momento, por tu
paciencia y por guiarme siempre en lo que necesit.
A mis jurados, en especial a la profesora Ana Capriles, gracias Anita por tu
constancia y por tu ayuda, eres una excelente profesional estoy orgullosa de tenerte
presente en esta meta.
Al Ministerio Pblico y a la Fiscal Luisa Ortega, por brindarme la
oportunidad de realizar este trabajo especial de grado en su institucin.
A la Lic. Raza Gmez, gracias por confiar en m y por brindarme su apoyo
no solo en este logro.
A mis compaeros de clases, en especial a Karlinella Lpez, gracias amiga
por darme fuerzas para culminar este ciclo.
Y por ltimo, gracias Ale por no permitir que decayera en los momentos de
dificultad, estoy muy feliz de tenerte en mi vida, tus palabras muchas veces me
hicieron seguir adelante.
-
v
UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA
FACULTAD DE HUMANIDADES Y EDUCACIN
ESCUELA DE BIBLIOTECOLOGA Y ARCHIVOLOGA
PROPUESTA PARA LA IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA DE
GESTIN DOCUMENTAL PARA LOS ARCHIVOS FISCALES
DECRETADOS DEL MINISTERIO PBLICO DEL REA
METROPOLITANA DE CARACAS.
Presentado por: Hernndez Lisemberg Milagros Aivxa
RESUMEN
Se presenta una propuesta para un Sistema de Gestin Documental para los
Archivos Fiscales Decretados en el rea Metropolitana de Caracas del Ministerio Pblico.
El enfoque de la misma es positivista con una metodologa cuantitativa, de tipo descriptiva
de campo, en la cual se aplicaron instrumentos tipo cuestionario, con la tcnica de encuesta,
para su validez se solicit la revisin de tres expertos, quienes estuvieron de acuerdo con los
mismos. De la misma forma se propone que el Sistema de Gestin Documental contemple el
traslado, digitalizacin y resguardo documental de los Archivos Fiscales Decretados en el
rea Metropolitana de Caracas que se han producido desde la creacin del Cdigo Orgnico
Procesal Penal en 1999 hasta el ao 2011, creando as los Archivos Fiscales de la Repblica
Bolivariana de Venezuela, con un sistema de digitalizacin que garantizar su resguardo de
manera permanente.
Palabras claves: Transferencia, digitalizacin y resguardo, Archivos fiscales, Gestin
documental, Ministerio Pblico.
-
CONTENIDO
DEDICATORIA .................................................................................................... iii
AGRADECIMIENTOS ......................................................................................... iv
RESUMEN ............................................................................................................. v
1.1.- Planteamiento del problema. .................................................................... 11
1.2.- Objetivos .................................................................................................. 13
1.2.1.- Objetivo general. ................................................................................... 13
1.2.2.- Objetivos especficos.. .......................................................................... 13
1.3.- Justificacin .............................................................................................. 14
1.4.- Ubicacin del problema ........................................................................... 16
CAPTULO II.- MARCO TERICO .................................................................. 17
2.1 Antecedentes de la investigacin ................................................................ 17
2.2 Marco institucional ..................................................................................... 19
2.3 Bases tericas ............................................................................................. 21
2.3.1 Definicin de archivo .............................................................................. 21
2.3.2 Definicin de archivo fiscal decretado .................................................... 24
2.3.3 Clasificacin de los archivos ................................................................... 26
-
vii
2.3.4 Definicin de documento ........................................................................ 28
2.3.5 Documento jurdico ................................................................................. 30
2.3.6 Caracteres de los documentos ................................................................. 31
2.3.7 Caractersticas de los documentos de archivo ......................................... 33
2.3.8 Etapas del archivo. ................................................................................... 33
2.3.9 Ciclo vital de los documentos .................................................................. 36
2.3.10 Automatizacin de archivos. ................................................................. 38
2.3.11 Sistemas de informacin ........................................................................ 42
2.3.12 Gestin documental. .............................................................................. 43
2.3.14 BASES LEGALES ................................................................................ 55
3. CAPTULO III.- MARCO METODOLGICO .............................................. 61
3.1 Enfoque de la investigacin ........................................................................ 61
3.2 Tipo de investigacin. ................................................................................ 61
3.3 Diseo de la investigacin .......................................................................... 62
3.4 Poblacin y muestra ................................................................................... 63
3.5 Tcnicas e instrumentos de recoleccin de datos ....................................... 64
3.6 Validez y confiabilidad ............................................................................... 66
3.7 Validez ........................................................................................................ 66
-
viii
3.8 Confiabilidad .............................................................................................. 66
CAPITULO IV. EL DIAGNSTICO. ................................................................. 68
4.1. Fondo documental ..................................................................................... 68
4.2. Tipologa documental ................................................................................ 68
4.3. Condiciones de acceso ............................................................................... 68
4.4. Mobiliario .................................................................................................. 69
4.5. Ubicacin fsica de la documentacin ....................................................... 69
4.6. Condiciones ambientales e iluminacin .................................................... 69
4.7. Volumen de la documentacin .................................................................. 70
4.8. Conservacin del fondo documental ......................................................... 70
4.9. Medidas de prevencin existentes ............................................................. 70
4.10 Herramientas tecnolgicas ........................................................................ 71
4.12 Presentacin y anlisis de los resultados .................................................. 74
Anlisis de los resultados del instrumento A ................................................... 75
CAPTULO V.- LA PROPUESTA ...................................................................... 85
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ................................................. 103
Conclusiones ........................................................................................... 103
Recomendaciones ............................................................................................... 105
-
ix
REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS ............................................................... 107
ANEXOS ............................................................................................................ 111
INDICE DE CUADROS
CuadroN1 ............................................................................................................ 54
Cuadro N 2 .......................................................................................................... 63
Cuadro N 3 .......................................................................................................... 64
Cuadro N 4 .......................................................................................................... 66
Cuadro N 5 .......................................................................................................... 75
Cuadro N 6 .......................................................................................................... 76
Cuadro N 7 .......................................................................................................... 77
Cuadro N 8 .......................................................................................................... 78
Cuadro N 9 .......................................................................................................... 79
Cuadro N 10 ........................................................................................................ 80
Cuadro N 11 ........................................................................................................ 82
Cuadro 12 ............................................................................................................. 83
NDICE DE GRAFICOS
Grfico N 1 ......................................................................................................... 45
GrficoN2 ........................................................................................................... 76
-
x
Grfico N 3 .......................................................................................................... 78
Grfico N 4 .......................................................................................................... 79
Grfico N4 .......................................................................................................... 80
Grfico N6 .......................................................................................................... 81
Grfico N7 .......................................................................................................... 82
Grfico N 8 ......................................................................................................... 83
-
11
CAPTULO I.- EL PROBLEMA
1.1.- Planteamiento del problema.
En los ltimos aos con la expansin socioeconmica, se ha producido una
mayor complejidad tcnico - administrativa, tanto en el sector pblico como
privado, que genera un mayor nmero de documentos destinados segn sus fases a
las unidades de archivo. La repercusin que esto ha provocado en la dinmica
interna de las organizaciones, se ha traducido en un aumento del valor atribuido a la
informacin.
Partiendo de este criterio, los archivos se han ido configurando, como un
centro de almacenaje y custodia de informacin, quienes deben continuar
recogiendo los hechos que han tenido lugar, como las actuaciones referentes a la
evolucin y desenvolvimiento de la administracin pblica, llevando registros
contables que reflejan la situacin no solo econmica sino poltica, jurdica, social y
financiera del Estado. Adems de registrarlos debe interpretarlos, para elaborar
convenientemente aquella informacin que deber servir de antecedente para las
decisiones que el Estado ha de tomar.
Es por ello, que es cada vez ms imprescindible la automatizacin de los
archivos, atendiendo al crecimiento de la informacin y la necesidad de
recuperacin de los documentos primarios cuyos valores estn en su mayor
potencial, por esto, que los archivos se han ido adaptando a las nuevas tecnologas
de la informacin y comunicacin. Los archivos tradicionales demandan cambios
inmediatos en el registro documental, transformaciones en la forma de organizar y
recuperar la informacin, requiriendo as proveer mejores servicios que la
infraestructura antigua no puede soportar, como es la digitalizacin de documentos, de
forma que los usuarios puedan acceder al documento original. Dentro de este
contexto, se abren los trabajos de evaluacin de las nuevas estrategias del servicio,
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orientado a las necesidades de los usuarios y el uso de nuevas tecnologas de
informacin.
En este caso, se puede evidenciar que uno de los organismos pblicos
envueltos en esta dinmica de cambios que opera para la sociedad, se encuentra el
Ministerio Pblico, quien de acuerdo a la dispuesto por Constitucin de la Repblica
Bolivariana de Venezuela vigente y al Cdigo Orgnico Procesal Penal (COPP), en
Junio de 1999, pasa a ejercer el monopolio de la accin penal en nombre del Estado, y
debe garantizar en los procesos judiciales el respeto a los derechos y garantas
constitucionales; la celeridad y buena marcha de la administracin de justicia. En este
contexto encontramos que es responsabilidad de esta institucin el resguardo de todos
los expedientes, donde se supone se haya producido un hecho punible, incluso
aquellos casos donde no se renen los elementos necesarios para presentarlos ante un
tribunal, en estos casos el (COPP), establece que se decreta su archivo y ste debe ser
resguardado por esta institucin, hasta que existan elementos probatorios para reabrir
el mismo o en su defecto hasta su prescripcin, esto trae como consecuencia la
acumulacin de causas de distintas datas que deben ser resguardadas de forma
especial segn sea el caso.
Ahora bien, todos los documentos que se han producido desde la aparicin del
COPP, hasta la actualidad se encuentran dispersos en todos los Despachos Fiscales del
Ministerio Pblico, presentando la misma problemtica a nivel nacional. Al pasar del
tiempo se han visto saturados de documentos, donde los expedientes o causas que
manejan las Fiscalas, son colocados en sitios inadecuados, lo cual no garantiza el
resguardo documental y genera riesgos, tanto de prdidas como de deterioro de los
documentos, aunando a esto, el factor salud de los funcionarios pudiera verse
afectado, as como la colectividad que es atendida en los Despachos debido a esta
situacin de congestionamiento. Es importante resaltar que debido a las
caractersticas de la documentacin, es decir su tipologa documental, requieren de
un tratamiento especial, donde se resguarde folio por folio y pieza por pieza cada
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causa donde se haya decretado el archivo, tomando en cuenta que estos expediente
son de suma importancia para poder ejercer la accin legal sobre un ciudadano y en
la misma medida sobre un funcionario si llegase a desaparecer una prueba u hoja del
expediente, por lo que se requiere que esta iniciativa permita la bsqueda de
soluciones que conlleve a una mejora de la situacin actual, proponiendo adems del
Sistema de Gestin Documental, el traslado de estos documentos a un sitio adecuado
para su resguardo que a su vez garantice el seguimiento y control de los mismos por
parte del fiscal que conoce del caso o el despacho. En este sentido cabra
preguntarse Qu importancia tendra un sistema de gestin documental para los
archivos fiscales decretados del rea Metropolitana de Caracas del Ministerio
Pblico?,Sera posible centralizar el almacenamiento e informacin de los
expedientes? De qu manera organizar la documentacin que se facilite la
recuperacin y el uso de la informacin institucional? Sera factible crear un crear
de gestin documental para ser aplicado a los archivos fiscales decretados en el rea
Metropolitana de Caracas del Ministerio Pblico? Se podra crear un sistema que
permita la comunicacin de los despachos con el nuevo espacio donde estarn
resguardados los archivos fiscales decretados de la Circunscripcin del rea
Metropolitana de Caracas?
1.2.- Objetivos
1.2.1.- Objetivo general:
Disear la creacin de un Sistema Gestin Documental para los Archivos
Fiscales Decretados del Ministerio Pblico del rea Metropolitana de Caracas
1.2.2.- Objetivos especficos:
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1.-Conocer el proceso de centralizacin y almacenamiento de informacin de
los expedientes.
2.-Observar la forma de organizacin de la documentacin y la manera de
facilitar la recuperacin y el uso de la informacin institucional.
3.-Disear un sistema de gestin documental que permita normar y
digitalizar los expedientes de los diferentes despachos fiscales.
4.-Ejecutar el proceso de la gestin documental, bajo la supervisin y el
control del personal idneo para este proceso.
1.3.- Justificacin
La Gestin Documental de una empresa u organizacin, al igual que el
desempeo profesional del archivlogo, es determinante para la conservacin de su
memoria documental, mxime cuando se trata de una entidad del sector pblico, ya
que existe un marco jurdico riguroso y de obligatorio cumplimiento que rige la
actividad archivstica desde la produccin del documento hasta su destino final.
Se propone en esta investigacin un Sistema de Gestin Documental con la
finalidad de que este permita un incremento exponencial de la productividad de los
archivos, facilitando su organizacin adecuada, su recuperacin y bsqueda efectiva,
haciendo sencillo el manejo de la informacin, reduciendo y controlando en gran
medida, el exceso de documentos que generalmente se conservan en los Despachos
Fiscales , es de suma importancia resaltar que una vez que se logre implementar este
Sistema de Gestin Documental se reducir el tiempo de consulta de los documentos
en papel, se implementar una herramienta tecnolgica que permitir la consulta del
documento en formato electrnico, se abarataran los costos en cuanto a material para
la colocacin de expedientes en cajas, se aumentaran las expectativas de
conservacin de los documentos, mejorando as, la atencin al pblico. Adems de
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ello, existir la posibilidad de integrarse con subsistemas en un futuro a nivel
nacional y se restringir el acceso a la documentacin evitando irregularidades
durante la manipulacin.
Esta investigacin representa un aporte para el Ministerio Pblico, as como
para la celeridad y buena marcha de la administracin de la justicia, ya que a travs
de este proyecto se pretende llevar a cabo, adems de lo ya mencionado, la
simplificacin de trmites que garanticen el traslado normado de los expedientes a
un rea segura, logrando as el acceso al documento a los fines de seguimiento y
control por parte de la institucin. La digitalizacin de igual forma brindar
informacin personalizada al funcionario o fiscal, siendo custodiados los
documentos que fueron tratados, con un sistema de conservacin apto para su
permanencia en el tiempo. Con la conformacin de este proyecto, se espera contar
con un modelo para los dems archivos a nivel nacional que posean las mismas
caractersticas, en virtud de que sera el primer archivo fiscal decretado que
contara con un innovador sistema automatizado que permita lograr un mejor flujo
de informacin dentro las fiscalas e incluso de la Institucin.
Bondades del sistema a ofrecer:
a) Servicio las 24 horas. Los sistemas informticos permiten proveer
servicios sin restricciones de horarios que extienden el uso de la coleccin.
b) Uno o ms funcionarios pueden acceder en forma simultnea a un mismo
documento, sin las limitaciones de la consulta presencial.
c) Reduccin del costo de los servicios, el sistema se diseara dentro de la
institucin por los especialistas en el rea.
d) Resguardo de los casos fuera de los despachos erradicando as la posibilidad de
trmites ilcitos con los mismos.
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1.4.- Ubicacin del problema
Segn las lneas de investigacin de la Escuela de Bibliotecologa y
Archivologa, sta investigacin pertenece, por una parte a la lnea de investigacin
sobre procesamiento de la informacin, debido a que un sistema de gestin
documental va a permitir la organizacin ptima del fondo documental; y por otra
parte, se incluye dentro de la lnea de uso de las nuevas tecnologas en unidades y
servicios de informacin, ya que el sistema incluye la digitalizacin de documentos.
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CAPTULO II.- MARCO TERICO
2.1 Antecedentes de la investigacin
En Venezuela, Gmez R (2004), en su tesis para optar al ttulo de
especializacin en organizacin de empresas, en la Universidad Central de
Venezuela, titulada: Diseo de un modelo de archivos estadales para el Ministerio
Pblico, plantea como objetivo general elaborar el diseo de un modelo de
archivos estadales para el Ministerio Pblico, centralizados por estados, a fin de
obtener a travs del mismo herramientas que permitan la organizacin fsica de
documentos, la perfecta conservacin en forma ordenada y segura de los
documentos que deban ser archivados y clasificados, asegurar la mxima rapidez en
la localizacin de los documentos o datos archivados, economa en el
funcionamiento del archivo a fin de brindar una organizacin efectiva, oportuna,
rpida y veraz que contribuya a la celeridad de los procesos que cursan en la
Institucin, a fin de garantizarle al ciudadano un servicio de calidad, oportuno y
eficiente, al pas el correcto desarrollo de los casos para restituir la legalidad, y a la
institucin desarrollar una gestin de calidad en el servicio que presta.
En este trabajo, se ubica de manifiesto una realidad contundente: El
Ministerio Pblico se encuentra sometido a profundas transformaciones
institucionales como consecuencia de los cambios legislativos ocurridos durante los
ltimos aos en el pas, entre los que destacan la entrada en vigencia del Cdigo
Orgnico Procesal Penal, y la aprobacin en referndum popular de la nueva
Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela, as como la Ley Orgnica
de Proteccin del Nio y el Adolescente. Ahora bien, La relacin con esta tesis
radica que desde cualquier espacio en que dentro de los despachos fiscales no se
cuenta con espacio fsico, ni mobiliarios adecuados para albergar los documentos
semi-activos e inactivos que requieren ser resguardados, as como del personal
especializado para administrar estos documentos, es por ello que se han venido
-
18
impulsando proyectos para la mejora de este aspecto importante donde en este caso
en especfico, la investigacin mencionada busca que con el diseo de un modelo
de archivo estadal, se implementen archivos fsicos centralizados por estados, que
permitan la organizacin y almacenamiento de los documentos, con espacio fsico
diseado para los archivos, equipos, mobiliarios, normas y procedimientos
estandarizados que garanticen la recuperacin oportuna de los documentos, y de esta
manera contribuir a garantizar la celeridad en los procesos en la institucin
En la misma rea temtica, Briseo y Ros (2000), en su tesis denominada:
Impacto de las tecnologas de la informacin en el funcionamiento de un archivo
administrativo con cobertura internacional presentada para optar al ttulo de
licenciadas en Archivologa de la Universidad Central de Venezuela Facultad de
Humanidades y Educacin Escuela de Bibliotecologa y Archivologa, se plantearon
como objetivo general: Determinar el impacto de las tecnologas de informacin,
en el funcionamiento de un archivo administrativo con cobertura internacional. De
all se desprenderan las siguientes conclusiones: La administracin de los archivos
debe estar a cargo de los profesionales de la informacin, evitando que las
organizaciones posean fondos documentales desorganizados, mal clasificados, sin
sistema de descripcin, congestionado, mal archivado; a expedientes deteriorados,
con duplicidad, a carpetas desubicadas en las oficinas. Este es el esquema que se
maneja en el mbito venezolano muy pocas instituciones cuentan con una unidad de
archivo capacitada para las demandas del mundo actual.
El trabajo anterior evidencia adems la inmensa necesidad de incorporar las
nuevas tecnologas en el mundo archivstico, el uso del internet, de sistemas
automatizados, la digitalizacin de documentos, la implantacin de redes a nivel
nacional que articulen el nuevo sistema de redes de archivos planteados actualmente.
Ahora bien, Borinsky M. Fiscal General adscrito la Secretaria General de
Coordinacin Institucional del Ministerio Pblico de Argentina (2011), realiz una
-
19
nueva edicin del Newsletter de Jurisprudencia y Doctrina de la Unidad Fiscal de
Investigacin de Delitos Tributarios y Contrabando, el propsito de este proyecto
fue de difusin de jurisprudencia y doctrina hacindoles llegar a los magistrados,
funcionarios y empleados del Ministerio Pblico una herramienta til para el
desarrollo de las tareas inherentes a su funciones. La idea surge mediante la creacin
de una base de datos propia de la unidad donde se incorporan los fallos dictados por
los tribunales de todo el pas, con competencia en delitos tributarios y contrabando,
este proyecto cuenta con la digitalizacin de documentos del ministerio, donde se
pretende hacer la extensin a las distintas representaciones en el interior del pas.
A pesar de que el proyecto anteriormente mencionado no fue realizado por
un profesional en el rea, sirve como referencia acerca de cmo se manejan este
mismo tipo de archivo fuera de las fronteras venezolanas.
2.2 Marco Institucional
El origen del Ministerio Pblico se remonta a la poca de la colonia en 1786
cuando por Real Cdula se designa al primer fiscal.
Para 1830 emerge el Ministerio Pblico como Institucin en la Constitucin
de la Repblica de Colombia (Gran Colombia), dependiente del Ejecutivo y a cargo
del Procurador General de la Nacin. La Constitucin de 1901 es la primera de
Venezuela que incorpora a su texto al Ministerio Pblico, que corre a cargo del
Procurador General de la Nacin.
En 1961, el Ministerio Pblico recupera su independencia y se erige como
institucin autnoma e independiente de los dems poderes pblicos, a cargo del
Fiscal General de la Repblica y con la misin principal de velar por la exacta
observancia de la Constitucin y leyes de la Repblica. Desde 1961 (23 de enero,
fecha de promulgacin de la Constitucin) ha tenido una vida autnoma e
independiente. El 16 de Septiembre de 1970, fue dictada la tercera Ley Orgnica del
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20
Ministerio Pblico. La reforma de esta Ley, la dicta el Congreso de la Repblica el
27 de Agosto de 1998 y el ejectese de la misma le ser dado por el Presidente de la
Repblica el 11 de Septiembre del mismo ao, para entrar en vigencia el 1 de Julio
de 1999.
Es importante destacar que no es sino en 1994 bajo el desempeo de Ivn
Daro Badell, Fiscal General de la Repblica para el momento, que segn la Gaceta
Oficial N 35.530 se crea el Archivo Central del Ministerio Pblico como unidad
receptora de los documentos que desincorporen las dependencias del despacho
Fiscal de la Repblica, estando adscrito a la Direccin de Secretaria General
coordinando y supervisando las tcnicas, sistemas y procedimientos que se
establezcan en las unidades de archivo del Despacho Fiscal General de la Repblica
y oficinas adscritas al Ministerio Pblico.
La Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela, de 30 de
diciembre de 1999, establece el Poder Ciudadano que se ejerce por el Consejo Moral
Republicano, constituido por el Defensor o Defensora del Pueblo, el Fiscal o la
Fiscal General de la Repblica y el Contralor o Contralora General de la Repblica,
dndole independencia y autonoma funcional, financiera y administrativa a los
rganos que lo integran.
El Ministerio Pblico es la institucin con rango constitucional a la cual ha
sido conferida atribucin de garantizar en los procesos judiciales el respeto a los
derechos y garantas constitucionales, as como los tratados, convenios y acuerdos
Internacionales suscritos por la Repblica, garantizar la celeridad y la buena marcha
de la administracin de justicia, el juicio previo y el debido proceso, ordenar y
dirigir la investigacin penal de la perpetracin de los hechos punibles para hacer
constar su comisin con todas las circunstancias que puedan influir en la calificacin
y responsabilidad de sus autores (as)
-
21
As pues, debe garantizar en los procesos judiciales el respeto a los derechos
y garantas constitucionales, as como los tratados, convenios y acuerdos
internacionales suscritos por la Repblica; garantizar la celeridad y buena marcha
de la administracin de justicia, el juicio previo y el debido proceso; ordenar y
dirigir la investigacin penal de la perpetracin de los hechos punibles para hacer
constar su comisin con todas las circunstancias que puedan influir en la
calificacin y responsabilidad de los autores.
Misin del Ministerio Pblico: ser un rgano del Poder Ciudadano que acta
en representacin del inters general, garantizando el cumplimiento del
ordenamiento jurdico mediante el ejercicio de las atribuciones constitucionales y
legales, en pro de una respuesta efectiva y oportuna a la colectividad, que propenda
a la preservacin del Estado social, democrtico, de derecho y de justicia.
Visin del Ministerio Pblico: ser una institucin garante de la legalidad,
accesible, imparcial y confiable, caracterizada por el cumplimiento de sus
atribuciones e inmersa en la dinmica social con estricto apego a la preeminencia de
los derechos humanos.
2.3 BASES TERICAS
2.3.1 Definicin de archivo
Cuando se habla de un archivo, la tradicin nos lleva a imaginar, de un modo
natural, un local oscuro y polvoriento donde se amontonan, en forma relativamente
ordenada, grandes cantidades de documentos de contenido vago e impreciso
carentes de alguna identificacin. Esta situacin es repetitiva en un alto porcentaje
en las organizaciones tanto pblicas como privadas, la visin del archivo utilizado
con preferencia como un depsito de material que ya no se utiliza y es localizable
-
22
con cierta dificultad debe ser reorientada, ahora a pesar de las distintas dificultades
que se presentan a la hora de enmarcar un concepto se podra partir de lo siguiente,
los archivos pueden conceptualizarse de muchas formas, los cuales pueden
centrarse en funcin de los objetivos de una empresa, sta necesita conservar los
documentos de tal manera, que la informacin en ellos contenida pueda ser
accesible en forma rpida y segura, es as como los archivos sirven de base para la
toma de decisiones gerenciales y para el trmite administrativo.
Por su valor estos documentos deben ser conservados, utilizndose
procedimientos adecuados para su organizacin y sistematizacin. Biragchi (1984),
define al archivo como el conjunto de documentos emitidos y recibidos de una
entidad o individuo para la consecucin de sus fines propios o por ejecucin de sus
propias funciones (p.10)
Hay que resaltar la influencia que tienen las instituciones u organizaciones a
las cuales pertenecen los archivos ya que stas determinan el tipo y la variedad de
material documental que manejan de acuerdo con las funciones empresariales, la
importancia que estos poseen es que en ellos reposan los testimonios de todas las
actividades sobre los diversos acontecimientos ocurridos en el presente y en el
pasado de un pas o de una institucin, son ellos, los responsables de resguardar la
informacin y ponerla al servicio de todas aquellas personas que la requieran.
Son muchos los criterios generados por diferentes autores que se han
dedicado a reflexionar y a crear sus propias definiciones de archivo, entre ellos se
destaca la de Heredia. A (1991) quien expresa lo siguiente:
Archivo es uno o ms conjunto de documentos, sea cual sea su fecha, su
forma o soporte material, acumulados por una persona o institucin pblica o
privada en el transcurso de su gestin, que deben ser conservados ordenadamente,
para servir como testimonio e informacin para las personas o institucin que lo
produce, para los ciudadanos o para servir de fuente de historia (p.25)
-
23
En el mismo orden de ideas, Lodolini, E. (1993), complementa la definicin
anterior acotando que para que pueda hablarse de archivo, son necesarios dos
elementos: el conjunto orgnico de los documentos que lo constituyen y el conjunto
orgnico de las relaciones que transcurren entre aquellos documentos (p.35)
Seguidamente para Rhoads. J (1995):
Los archivos constituyen la memoria documental de las instituciones y
contienen informacin esencial como prueba de importantes transacciones jurdicas
y administrativas de gran utilidad en el desarrollo de sus acciones. Su importancia
radica en la transmisin de la herencia cultural a travs del valor histrico,
informativo al servicio de los posibles usuarios, con la misin de organizar y
conservar la documentacin. As mismo, sirve como testimonio e instrumento para
la toma de decisiones apoyando las actividades administrativas, gerenciales y legales
de cualquier organismo o empresa (pg.11)
A pesar de las distancias entre las fechas, resulta importante que la gnesis
de esto llamado archivo no ha cambiado, el archivo fue, es y ser tomado como un
proveedor de informacin, en esto si estn de acuerdo varios autores, todos
coinciden adems, en que el desarrollo de cada una de sus funciones cumplen un
papel importante para su funcionamiento, entre las que se identifican:
-Organizar y archivar la documentacin para la gestin administrativa
-Clasificar los fondos y mantener ordenada la documentacin, de acuerdo a
los principios de archivo.
-Custodiar y asegurar la perfecta conservacin de los documentos.
-Seleccionar los documentos que van a ser conservados permanentemente.
-
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-Asegurar la transferencia peridica de los documentos al archivo
permanente o histrico.
-Garantizar la confidencialidad de la informacin.
-Describir la documentacin para el fcil acceso y registro de los datos
necesarios.
-Suministrar y controlar el acceso a la informacin de los usuarios.
-Servir como soporte para la toma de decisiones.
2.3.2 Definicin de archivo fiscal decretado
En el mbito de la justicia Venezolana existen hechos considerados punibles,
es decir actuaciones de los ciudadanos que son sancionadas por la ley del Estado
Venezolano, dentro de las distintas leyes que posee el pas existe, el Cdigo
Orgnico Procesal Penal (2008), es quien dicta las fases de la investigacin,
medidas, pasos y sanciones en respuesta a los actos ilcitos que pueda realizar
cualquier personal, bien sea persona natural o jurdica. Ahora bien, segn el COPP
el archivo fiscal se define de la siguiente forma:
Cuando el resultado de la investigacin resulte insuficiente para acusar, el
Ministerio Pblico decretar el archivo de las actuaciones, sin perjuicio de la
reapertura cuando aparezcan nuevos elementos de conviccin. De esta medida
deber notificarse a la vctima que haya intervenido en el proceso. Cesar toda
medida cautelar decretada contra el imputado a cuyo favor se acuerda el archivo. En
cualquier momento la vctima podr solicitar la reapertura de la investigacin
indicando las diligencias conducentes.
-
25
En trminos sencillos, un archivo fiscal decretado, es un acto conclusivo que
se le aplica a un expediente, cuando resulten insuficientes las pruebas para acusar a
una persona que ha cometido un delito, esta decisin es dictada por el Tribunal que
tenga conocimiento de la causa y permanecer resguardada en el Despacho Fiscal
que lleve el caso.
Ahora bien, haciendo un contraste en el uso del trmino archivo fiscal a nivel
mundial, se toma como referencia a Binder. A (1993) en Buenos Aires, quien dice:
existen dos posibilidades, segn los cdigos: o bien se establece un
tiempo lmite dentro del cual se debe llegar al sobreseimiento, o bien se permite que
la investigacin termine de modo provisional, que implica una clausura provisoria
de la investigacin o sumario, hasta que se pueda continuar con ella o aparezcan
nuevos elementos de prueba(p.220)
Estos procesos legales de decretar el archivo a alguna causa, se llevan a cabo
a travs de la figura del Ministerio Pblico o fiscalas en pases como Colombia,
Chile, Argentina, Ecuador, Per, Bolivia, y por supuesto Venezuela, donde cada
accin legal es dirigida por este rgano, llevando consigo la conformacin de un
expediente o caso, es all donde comienza la produccin de documentos, estos no
son ms que las diligencias hechas tanto por los funcionarios, como por los fiscales
que llevan la causa, esta documentacin es organizada y foliadas segn las fases del
proceso de investigacin, dependiendo del pas. En Venezuela, el COPP especifica
todos y cada uno de los delitos o agravios a la ley que puede realizar un persona, los
aos de prisin que debe cumplir o las medidas a tomar. Sin embargo, lo importante
de esta fase de la investigacin es que, no se puede realizar ms actuaciones en ella,
est contemplada dentro del mismo cdigo, como un acto conclusivo del caso, lo
que hace que el expediente no salga del despacho y se mantenga bajo resguardo
debido a lo vulnerable que puede llegar a ser, es decir se podra extraer cualquier
experticia, evidencia, o prueba del expediente que detendra o entorpecera el
-
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proceso judicial en caso de que la persona deba pagar o no por su delito. Sin
embargo, si la victima lo solicita puede pedir la reapertura, o en su defecto el fiscal
que lleva la causa puede de igual forma reabrir el expediente, siempre y cuando
aparezcan nuevos elementos de conviccin, tomando en consideracin que, de esta
medida se deber notificar a los afectados que haya intervenido en el proceso.
2.3.3 Clasificacin de los archivos
Segn Villanueva. G (2000) la clasificacin de los archivos de entendida,
como la separacin de grupos documentales identificados con la estructura y
funciones o actividades de la institucin o individuo en cuestin, es una tarea
archivstica que se reduce a la separacin temtica de los documentos (p.37)
Cada una de estas funciones deben estar muy ligadas al tipo de archivo en el
cual se va a trabajar y es que los mismos presentan caractersticas particulares que
los diferencian, las cuales se desarrollan a continuacin:
Segn la institucin
Pblicos: aquellos archivos que pertenecen administrativa y jurdicamente al
Estados.
Privados: tienen carcter particular, nobiliarios eclesisticos o pertenecen a
empresas privadas o a personas.
Semi-privados: son aquellos que corresponden a empresas mixtas cuyo
capital se divide entre empresas e inversionistas extranjeros y entes del sector
pblico.
Por su consulta:
-
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Activos: se caracterizan por la vigencia y consulta frecuente de los
documentos, sin embargo, la actividad la otorga el uso y no la antigedad del
mismo.
Semi-activos: el fondo documental es importante para la empresa, pero es
consultado eventualmente.
Inactivos: comprende el traslado decisivo de los documentos permanentes,
de acuerdo a disposiciones legales, fiscales, administrativas e histricas.
Por su contenido:
Administrativos: archivos que conservan documentacin referente a las
actividades diarias de la empresa o institucin.
Central: se conserva documentacin que no est al servicio de la vida diaria
de la empresa, pero si tiene un valor legal, operativo, contable, para la misma.
Especializados: aquellos archivos donde se conserva la informacin sobre un
rea especfica del conocimiento.
Por su ubicacin dentro de la empresa:
Centralizados: son archivos que se encuentran ubicados en un local nico
para la conservacin y consulta de los documentos.
Descentralizado: archivo perifrico o externo que trabaja por su cuenta y no
tiene que ver con los dems archivos de la empresa o institucin.
Descentralizados con control central: son aquellos que funcionan en cada
dependencia de la institucin, regidos por las normas y procedimientos establecidos
por un archivo central.
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Por su valor:
Administrativos: conservan la documentacin producida en los trmites
regulares de los procesos administrativos y representan un medio de consulta para la
toma de decisiones en el ejercicio de la misma.
Legales: contienen documentos que por su valor estn expresamente
sealados en alguna ley y tienen vigencia en el tiempo que lo seale.
Histricos: constituyen los documentos relacionados con la vida de la
empresa o la nacin.
Fiscal: documentos de valor notarial y pblico que indica el origen del
impuesto recibido y su administracin.
Dependiendo de las caractersticas que presente el archivo se establecern
polticas que permitirn una buena administracin de archivos
2.3.4 Definicin de documento:
Dentro de las posibles definiciones en el marco de esta investigacin, es
primordial hacer referencia en primera instancia a conceptos que se manejen en el
mbito jurdico, relacionar este mbito con autores especialistas en el rea
archivstica. En Venezuela se maneja el concepto de documento a travs del Cdigo
Civil de 1982:
Artculo 1.355. El documento es un instrumento redactado por las partes y
contentivo de sus convenciones es slo un medio probatorio; su validez o su nulidad
-
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no tiene ninguna influencia sobre la validez del hecho jurdico que est destinado a
probar, salvo los casos en que el instrumenta se requiera como solemnidad del acto.
En concordancia, distintos autores conciben el documento como una palabra
que puede tener distintos significados segn se le considere, esta pudiera ser:
jurdica, documentalista propiamente dicho, o archivolgico. El trmino es
englobado como todo aquel soporte en el que se plasme informacin, sin dejar atrs
que en la actualidad los documentos que se manejan por instituciones o personas
tienen distintos y variados formatos, sin escapar de su concepto de documento
tradicional.
Perna. H (1990), define los siguientes conceptos en relacin al documento:
en Documentologa afirma que es todo aquello que bajo una forma de relativa
permanencia puede servir para suministrar o conservar una informacin; o bien todo
aquello que tiene una base material de fijeza y que puede servir como elemento de
prueba o de enseanza de un hecho o una cosa (p.128)
En cambio, desde el punto de vista archivstico, el concepto tradicional de
documento se identifica con el papel manuscrito, sin embargo hoy esta concepcin
se juzga unilateral y estrechamente, tendiendo a evolucionar hacia un sentido lato y
genrico, al punto de considerarse como objetos de archivo no slo los clsicos
microfichas, sino las fotografas, dibujos, grabados, entre otros.
Un documento, es cualquier testimonio material, estos no se producen
pensando en la historia que llevarn consigo, sino que nacen con un fin prctico, el
de permitir el funcionamiento de una unidad y dar sentido probatorio a un hecho.
Para Alvarado. M (1990) el documento, es el testimonio en papel, escrito, grfico,
audiovisual, o legible a mquina, que posee informacin, que ha sido producido en
funcin de las actividades de una entidad, y que se custodia con una finalidad
administrativa, jurdica, o cientfica-cultural (p.51)
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30
Como conclusin, es evidente que durante el proceso de perfeccionamiento
de la archivstica, se ha dependido directamente de los documentos para su
evolucin, debido a que estos poseen valor informativo. Sin embargo
considerndolos aisladamente es mucho ms dbil esta visin que tomados como
parte integral de un conjunto, la creacin estos, se base en medios variados y en el
uso de las tecnologas en constante cambio, por lo que los documentos son
considerados de naturaleza dinmica, y pueden tener mltiples creadores, versiones
y conservarse en el tiempo a fin de responder a las necesidades de quienes lo
requieran.
2.3.5 Documento jurdico
Para definir el documento jurdico es importante tomar en cuenta, iniciar su
comprensin desde el nivel legal, esto permitir delimitar sus elementos y perfilar
diferentes acepciones. Para Bernate. F (2010):
el documento jurdico es toda escritura que contenga un autor y una
declaracin, manifestacin o atestacin, capaz de producir efectos jurdicos. Sin
embargo, haciendo hincapi en la funcin probatoria del documento dejando de lado
las funciones de perpetuidad y garanta, se podra definir tambin como aquellos
objetos a los cuales se atribuye en el comercio o en los procesos la fuerza probatoria,
con relacin a hechos de importancia jurdica en virtud de una norma de carcter
general, una disposicin o un acuerdo valido para el caso particular de que se trate
(p.36)
Tal como se ha dicho, pero de una manera ms explcita, un documento
jurdico es aquel que cumple con todos los requisitos legales exigidos para que se
lleve a cabo un acto, normalmente se les denomina actos jurdicos debido a que
crean, trasmiten, modifican y extinguen derechos y obligaciones de una accin.
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31
Para Perna, H (1990) basado en lo jurdico define este documento como:
todo testimonio escrito, redactado de acuerdo a ciertas solemnidades que establece
la ley, y que tiene por fin un acto jurdico. Esta categora especial de documento se
llama instrumentos (p.126). Haciendo nfasis en el motivo de esta investigacin, es
importante resaltar que la documentacin que manejan los distintos despachos
fiscales del Ministerio Pblico del rea Metropolitana de Caracas, es de carcter
jurdico lo que conlleva a que su organizacin, manejo y resguardo sean acorde con
las leyes y normas del Estado venezolano.
2.3.6 Caracteres de los documentos
Los documentos como se menciona anteriormente, son el resultado de la
actividad humana, testimonio e informacin de la vida de los hombres, son unidades
que presentan peculiaridades muy concretas, como las que se mencionan a
continuacin.
Segn Perna. H (1990), el primer punto que hay que tener en cuenta como
un carcter, es el de su autenticidad: la autenticidad de un documento depende de la
intencin moral de su autor al escribirlo. No hay falsedad donde el autor de un
escrito no trata de falsear; es decir, de consignar en este escrito datos y noticias de
acuerdo con lo que, sinceramente est en el espritu del que escribe (p.131)
De igual forma explica que: es autntico, todo documento redactado por la
persona que lo intitula y dentro de la fecha en que l se expresa, con completa
independencia de que consigne o narre hechos verdaderos o falsos (p.135). La
desaparicin de este tipo de documento representa para cualquier institucin,
organismo o unidad de informacin una prdida total, puesto que, en principio su
produccin no es mltiple. El segundo punto a tomar en cuenta se refiere a su
condicionamiento en el espacio y tiempo, como resultado de una actividad pblica o
privada, que lo circunscribe a un tipo de organismo, institucin o empresa. Se podra
denominar entonces segn Prez. R (2000) , el carcter pblico del documento, el
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32
cual se define como: el otorgado o autorizado, con las solemnidades requeridas por
la ley, por un registrador, notario, secretario judicial u otro funcionario pblico
competente para acreditar algn hecho, la manifestacin de una o varias voluntades
y la fecha en que se producen (p.26)
Ahora bien, ahondando ms en el tema, se podra destacar que existen caractersticas
referidas a la estructura de los documentos:
-Clase y tipos
-Formato (volmenes, unidades archivables, sistema de ordenacin)
-Forma (originales y copias)
-Cantidad
De estos caracteres, dos de ellos se relacionan con su gnesis documental,
pues tanto la clase y el tipo como la forma tienen que ver con los elementos
diplomticos referidos anteriormente, ya sean textuales o figurativos, en imgenes
movibles y sonoras. Es necesario destacar que todos los caracteres son importantes,
pues con la enumeracin de todos ellos se tiene una referencia completa del
documento, de la serie y del archivo en el que posteriormente se le dar ubicacin.
A esto se agrega, los caracteres internos del documento, que por su propio
nombre, por su interioridad, parece que son de mayor dificultad para su hallazgo y
estudio, sin embargo son tambin igual de localizables que los anteriormente
mencionados a travs de los siguientes tems:
-Entidad productora
-Funcionalidad (orgenes, funciones, actividades, trmites)
-Fecha y lugar de produccin
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33
-Contenido (fechas, lugares, cosas).
Es evidente entonces que s se renen los documentos producidos por un solo
individuo o institucin a lo largo de su vida activa, el resultado documental de una
existencia larga o corta, sencilla o con grandes variaciones de actuacin, ser lo que
es denominado un archivo, reunin de documentos de la ms diversa ndole
enlazados.
2.3.7 Caractersticas de los documentos de archivo
El documento de archivo va a tener tres fines segn Heredia A. (1991):
-Impartir una orden: ello consiste en asentar la voluntad de la autoridad con
intencin de que sea obedeca, dentro de estos se pueden mencionar las leyes,
decretos, ordenanzas, sentencias, entre otros.
-Probar algo: existen en toda organizacin, institucin o empresa, son
documentos que hacen fe o testimonian algn hecho, dentro de estos documentos
estn actas, registros, entre otros.
-Meramente transmitir una informacin: todo documento es, de alguna
manera informativo, estos seran las noticias, sin gozar del atributo de fe, ni de
imponer la voluntad de la autoridad como lo son los informes, telegramas, cartas,
etc.
2.3.8 Etapas del archivo.
El archivo es entendido como un fondo documental, se constituye como un
todo unitario que atraviesa por diversas etapas, establecidas en funcin del ciclo de
vida de los documentos, estos documentos atraviesan en su vida por distintas fases,
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34
desde su elaboracin o recepcin y durante un periodo ms o menos corto de tiempo
es objeto de uso para la resolucin de los asuntos propios de su creador, con el pasar
del tiempo este documento es cada vez menos utilizado, hasta que al final se plantea
bien sea su destruccin o su conservacin permanente, para cada una de estas fases
que se explicarn a profundidad posterior existen unas etapas en el archivo que son
las siguientes:
Archivo de gestin, segn Cruz. M (1996) , en este archivo: los
documentos estn en fase de tramitacin, as como los que son de uso frecuente para
la gestin de los asuntos corrientes, estn bajo la responsabilidad y manejo directo
de las unidades administrativas, de ah que sea ms conocido como archivo de
oficina (p.97)
En esta etapa, distintos autores han considerado que la documentacin debe
permanecer en esta fase por un periodo no menor de cinco aos, una vez finalizada
su tramitacin, este periodo de tiempo va a depender de igual forma de la dinmica
de la organizacin, pudiera ser para algunos un lapso excesivamente largo y para
otros sumamente corto. En los archivos fiscales que son materia de esta
investigacin, el lapso de prescripcin de las causas es de diez aos, cinco
correspondientes a la tabla de temporalidad y otros cinco del llamado plazo
precaucional, estos lapsos son establecidos debido a que en los primeros cinco aos,
la causa pudiera ser consultada o requerida por algn Fiscal y deben permanecer
dentro de los Despachos Fiscales y los otros cinco son el tiempo en el cual puede ser
sobresea esa causa o reanudada y remitida a tribunales.
Otra etapa de los archivos la conforma el archivo administrativo concebido
por el mismo autor como el momento de concentracin de los documentos cuyo uso
para la gestin de hipottico, pero no seguro, en esta fase las tramitaciones estn
conclusas, pero un recurso o el regreso sobre un asunto determinado puede hacer
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que se regrese a una fase anterior, a partir de este momento y en lo consecutivo, la
documentacin est bajo la responsabilidad del profesional en el rea.
La siguiente etapa es conocida como archivo central, es aqu donde la
documentacin ha perdido prcticamente la utilidad por el cual ha sido creado, que
no es ms que la gestin.
En este momento se produce un proceso importante como lo es, el de los
fondos documentales desde los archivos administrativos ya pasados quince aos
desde su conclusin, a partir de ese momento de transferencia en adelante se han de
contabilizar quince aos ms, es decir, hasta los treinta aos de antigedad, es que se
realiza el proceso de valoracin, seleccin y expurgo a fin de conservar lo
pertinente. Dentro de la investigacin que se realiza cabe destacar que una vez
cumplidos todos los pasos previos para la puesta en marcha de la propuesta, se
realizar el proceso de transferencia de los archivos fiscales decretados
pertenecientes a los despachos del Ministerio Pblico, hacia el rea asignada para el
resguardo, conservacin y digitalizacin de los mismos, contando con una normativa
interna ajustada a los parmetros archivsticos para poder realizarla.
La ltima etapa del archivo, es considerada de suma importancia dentro de
las fases se encuentra el archivo histrico; es a partir de este momento donde la
documentacin seleccionada por su valor informativo, histrico y cultural, se
conserva a perpetuidad, en condiciones que garanticen su integridad, resguardo, y
trasmisin a las generaciones futuras, por cuanto constituye parte del patrimonio
histrico de las naciones y por ende, de la humanidad. Esta ltima etapa es
considerada por todas las instituciones como parte fundamental de su estructura, en
el mbito venezolano se ha impulsado la creacin de archivos histricos que
resguarden la memoria de los pueblos, de las instituciones, de los lugares, y de todas
las cuestiones emblemticas del pas que se considere tenga un valor histrico para
la nacin.
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2.3.9 Ciclo vital de los documentos
Para el autor Vzquez. M (2004): el ciclo vital es tpico obligado de los
autores actuales de temas archivsticos, en general, las edades de los documentos de
gestin se miden o por la cantidad de uso o por el progresivo decrecimiento del
valor de los documentos para la tramitacin (p.26)
Muchos autores coinciden en el criterio de que el clico vital no es ms que el
resultado de la caducidad de la vigencia, entindase por esta como la fuerza o el
plazo que tiene un documento dentro del archivo que obliga, testimonia o informa
una tramitacin comn. En este mismo orden de ideas, se define cada fase de lo
anteriormente explicado a travs de este esquema:
-Primera edad: pre-archivstica
Segn Vsquez. M (2004) es el momento de estudio integral, es a partir de
aqu donde los distintos tipos de documentos son llevados a la normalizacin u
homologacin, primero los documentos comunes, y luego los sustantivos o
caractersticos de cada institucin (p.50). Esta planificacin toma en cuenta para su
estudio la informacin, de forma que esta sea oportuna y pertinente, el soporte o
media, en el que se va a volcar la informacin, el recorrido ptimo para llegar a la
persona competente con todos los datos que necesita para lograr resolver en menor
tiempo posible y por ltimo, el plazo de retencin y el destino final que van a ser
fijados en la tabla de seleccin.
Momento de tramitacin: es en el cual se acumulan los antecedentes
necesarios para la accin administrativa o jurdica que se pretende con un
documento de archivo, durante este momento el documento se encuentra activo,
siendo requerido por el iniciador, por las distintas oficinas y por las autoridades de la
institucin. Cabra destacar que el inicio de la tramitacin tiene fecha conocida, en la
institucin u oficina donde ingresa es registrado el documento asentndole un sello
-
37
con el da, mes y ao esto da a entender que el fin de la tramitacin da paso a la
vigencia.
-Segunda edad: administrativa
Momento de vigencia: es aquel durante el cual el documento de gestin
obliga, testimonia o simplemente prueba lo que explcitamente dice su texto o va
implicando en su tipo documental. Vzquez. M (2004) lo define como: la vigencia
es el momento central en la vida de un documento, es la que comporta como el valor
mximo porque todos los documentos son creados para estar vigentes, no para ser
estudiados por los historiadores (p.68)
La vigencia concluye cuando:
-Se termina el plazo establecido en el mismo documento.
- Se produce un nuevo documento que modifica o anula al primero.
- Cuando desaparece el objeto fsico que da razn de ser al documento.
- Los documentos que comunican informacin como las cartas, pierden
vigencia cuando el destinatario toma conocimiento de su contenido.
- En los casos en que ninguna de las alternativas dadas determina el fin de la
vigencia, se establece convencionalmente tal fecha.
- Cuando los documentos que terminan su vigencia por la emisin de un
nuevo documento requieran que ese contradocumento llegue a mano del
administrador de documentos y archivos, en caso de no llegar el fin de la vigencia se
realizar, de hecho, mediante la aplicacin de una fecha convencional.
Momento de plazo precaucional: consiste en que una vez agotada la vigencia
se da un lapso durante el cual es necesario retener el documento por su precaucin,
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38
este plazo se da debido a que pueden ser requeridos para reclamaciones
administrativas o jurdicas sobre aspectos referidos a lo que dice el texto, o para
servir como antecedente directo o soporte jurdico a un documento que lo requiera
para estar vigente.
-Tercera edad: histrico
Fase permanente o histrica: una vez concluido el plazo precaucional, se ha
de producir la seleccin de los documentos de mayor inters para la organizacin
pasando a integrar el patrimonio documental.
2.3.10 Automatizacin de archivos.
Con la aparicin de los mini y micro-computadores y de las mquinas de
tratamiento de textos, la mecanizacin de la gestin documental se ha masificado
por el abaratamiento de los costos y la facilidad para organizar los archivos. Esto
supone una produccin progresivamente ms numerosa de documentos en soportes
cuyas caractersticas especiales difieren considerablemente de las de los soportes
tradicionales, con la consiguiente problemtica que implica para el profesional del
rea, el uso cada vez ms extendido de la informtica en todos los mbitos de la
organizacin.
En efecto, las nuevas tecnologas estn diseando un futuro que supone una
ruptura radical con el mundo de los soportes tradicionales y de los sistemas de
instalacin, custodia, recuperacin y difusin de documentos por parte de los
archivos. Por otra parte, los instrumentos de descripcin, recuperacin y difusin de
este tipo de documentos tendrn que transformarse y adaptarse a las necesidades
-
39
nuevas, con repercusiones importantes en el mundo de la investigacin y de la
cultura.
En este sentido, Vzquez. M (1997) expresa que:
la amplia expansin de la informtica a todos los aspectos del trabajo
administrativo facilita soberanamente la automatizacin del archivo desde sus
inicios. Tan pronto como la entrada de un documento es registrada por medio del
ordenador conectado en red, podemos realizar el seguimiento del expediente a lo
largo de su tramitacin, clasificarlo y describirlo (incluyendo su digitalizacin), lo
cual es factible mediante un programa de gestin integral del archivo que funcione
conectado con todas las unidades administrativas (p.303)
De las mltiples posibilidades que ofrece la utilizacin de la informtica en
el mundo de los archivos, se ha centrado fundamentalmente en los siguientes
campos: control de la gestin administrativa, control de la gestin de documentos
administrativos, el prearchivaje, la descripcin y el anlisis de los fondos y la
elaboracin de instrumentos de bsqueda, en el mbito venezolano se ha venido
introduciendo esta temtica poco a poco, los organismos pblicos han implementado
estrategias fundamentadas en la disposicin de sus servicios al pblico a travs de
las redes de Internet, se habla en la actualidad de Gobierno en lnea, de trmites
electrnicos y de emisin de documentos electrnicos gracias a sta iniciativa. En
este nuevo siglo, se han heredados los conceptos y las prcticas archivsticas ya
fortalecidas con nuevos retos. Sin embargo, el panorama se presenta cargado de
obstculos, como lo son grandes volmenes de archivos en soportes tradicionales, en
ocasiones sin contar con polticas y normas que optimen su manejo, de igual forma
hay que enfrentar un cmulo de documentos de archivo que se producen por medio
electrnicos, y no existen los conceptos, las prcticas y la legislacin que les
otorguen valor jurdico-administrativo para servir como evidencia de las acciones
institucionales.
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A lo largo de la historia asevera Barnard. A (1996) se han hecho
aportaciones importantes en temas de automatizacin de archivos y de los
documentos de archivos en soporte electrnico (p.104). Esto implica que las
empresas han cambiado sus requerimientos archivsticamente hablando, poniendo en
uso herramientas tecnolgicas que ayuden al crecimiento de la institucin. Cabe
destacar que estos nuevos archivos automatizados o electrnicos, implican otros
retos en cuanto a los recientes tipos documentales que ahora se presentarn en el
ambiente virtual. Estos nuevos tipos documentales son los siguientes:
Documentos basados en textos: aunque los documentos en textos simples
presenta problemas significativos en captura, manejo y mantenimiento, los
documentos en texto ms avanzados contarn con nuevos elementos estratextuales y
desarrollarn un formato de presentacin con menor definicin. Es comn que un
documento sea construido en varios elementos de un paquete de software integrado
con oficinas / Word, Excel, PowerPoint).
Documentos multidimensionales: algunas clases de un documento
electrnico puede ser representadas en ms de una forma en la pantalla y sobre la
pgina impresa, por ejemplo como un grupo de nmeros base y formulas o como el
resultado de los clculos, en el caso de una hoja de clculos, ambos formaran parte
del documento.
Ahora bien, especficamente en esta investigacin se utilizarn los archivos a
travs de los metadatos, trmino que se refiere literalmente a datos acerca de los
datos, donde se har referencia a la informacin acerca de los documentos
individuales y los grupos donde residen (el contexto y las relaciones con otros
documentos). Estos metadatos, se originaron inicialmente para manejar bases de
datos, sin embargo la palabra ahora se maneja en un contexto ms amplio, son los
datos estructurados y utilizados para describir y catalogar elementos que
sistemticamente identifican atributos en una clase de artculos, stos proporcionan
-
41
adems componentes auxiliares de navegacin, mediante los cuales los documentos
son rpidamente identificados y logrado su acceso. Es por ello que se propone
mediante la implementacin de un sistema de gestin documental para los archivos
fiscales decretados del Ministerio Pblico del rea Metropolitana de Caracas,
automatizar todas las causas a las cuales se les haya decretado su archivo,
solventando as problemas de congestionamiento, deterioro y duplicacin de la
informacin, con el fin de garantizar un desarrollo adecuado del mismo, partiendo
de la aplicacin de tecnologas, a fin de digitalizar dichos archivos, esta gestin
documental en el marco de la investigacin abarca desde la etapa de creacin del
expediente, pasando por su etapa de trmite y utilizacin, hasta que se decreta el
cese de uso, siendo stos conservados en los distintos archivos de la institucin para
su conservacin, hasta que sea reanudado el caso.
Es importante resaltar que para la aplicacin de esta propuesta se requiere
aunado a lo anteriormente expuesto, un estudio previo tanto de las necesidades de la
organizacin como de las necesidades de los archivos pertenecientes a los distintos
despachos del Ministerio Pblico.
Ahora bien, en la definicin de necesidades valdra la pena sealar, algunos
factores que pudieran afectar el xito del proyecto, tales factores se dividen en:
Factores organizacionales
Factores tecnolgicos
Factores externos o del entorno
Dentro de los factores organizacionales se deben analizar la cultura
corporativa, los recursos econmicos, la resistencia al cambio por parte del personal
del despacho fiscal, la ausencia de sinergia, la capacitacin, el objetivo del proyecto
y la misin de la organizacin, entre otros. Dentro de los factores tecnolgicos
-
42
deben evaluarse la plataforma tecnolgica actual que posee la organizacin y su
nivel de desarrollo tecnolgico, los requerimientos de infraestructura, los problemas
de incompatibilidad (sistemas operacionales, plataforma tecnolgica, red de datos,
etc.), dentro de los factores externos se incluyen el estado de desarrollo de la
tecnologa, las condiciones del mercado de software, el mercado de oferentes de
servicios, el soporte tcnico y la capacitacin del personal para realizar la labor de
automatizacin y digitalizacin de los archivos fiscales decretados.
2.3.11 Sistemas de informacin
Todas las funciones administrativas, planificacin, organizacin, direccin y
control, dependen de un flujo constante de informacin en cuanto a lo que est
pasando en una organizacin y ms a all de ella:
Juranovic (1989), define la informacin como: El mecanismo bsico del
control que mantiene la cohesin de todos sus elementos componentes y hace que
toda la empresa funcione como un todo (p.9)
Los sistemas de informacin son llamados as porque han sido creados
primordialmente con la finalidad de agilizar la transferencia de conocimientos y de
facilitar el acceso de la informacin al usuario, establecindose una mayor fluidez en
el manejo de la misma, planificando y unificando los criterios organizativos que
permitan minimizar el tiempo de acceso y evitan la duplicidad de tareas de las
personas encargadas de realizarlas.
La informacin es fundamental en la vida del hombre, el valor que ha
tomado aumenta en las ltimas dcadas, la misma se revaloriza convirtindose en un
factor gerencial que administra nuestros actos en distintos mbitos como la
economa y la estructura social. Ms aun, la informacin se transforma en un
elemento bsico de ordenamiento de los aparatos polticos, econmicos, culturales y
militares, de casi todas las formas sociales existentes.
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Los avances tecnolgicos que se incorporan a la sociedad relacionados con el
manejo de informacin, suministran facilidades de conocimiento de uso comn que
alteran la forma de vida de sus miembros. Los archivos son fuentes grandiosas de
informacin, de aqu la importancia de profundizar en lo que es un archivo y su
importancia como sistema de informacin. No obstante antes de entrar en este tema
es pertinente su relacin estrecha con los avances tecnolgicos, ya que
indudablemente es una herramienta cada vez ms utilizada en los archivos como
medio de transferencia y recuperacin de informacin.
Las telecomunicaciones han generado un proceso de globalizacin, donde las
distancias no es problema para realizar cualquier intercambio de informacin y es
importante destacar que el uso de la tecnologa en los procesos informativos cada
vez es mejor y ms rpido, de aqu la importancia de hablar de sistemas de
informacin en el rea de la nueva archivstica.
2.3.12 Gestin documental:
La gestin documental es concebida en el mbito archivstico como un
conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin,
manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades,
desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilizacin y
conservacin.
Ahora bien esta gestin, se debe aplicar, no slo desde el punto de vista
actual, sino que se debe realizar mostrando el origen de la misma, se debe reconocer
la importancia de su aplicacin tanto fuera como dentro de las organizaciones
pblicas y privadas, no slo en la ordenacin y correcto uso de las operaciones
archivsticas, sino tambin al facilitar la difusin de los fondos archivsticos a sus
usuarios directos. Se puede decir entonces, que la gestin documental es el
tratamiento secuencial y coherente que se da a los documentos desde que se
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producen o reciben en las distintas unidades hasta el momento en que son
eliminados o conservados, en funcin de su valor testimonial o histrico.
Segn Fernndez. G (1999) la gestin documental pretende abarcar desde la
elaboracin de los documentos hasta su servicio, pasando por su organizacin y
descripcin (p.52)
Este conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la
planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por
las entidades, garantiza y facilita la utilizacin y conservacin del documento o los
documentos. En la aplicacin de la gestin, es necesario realizar tareas como
auditorias de informacin y gestin electrnica de documentos, es por ello que se
incluye en esta investigacin la digitalizacin de los casos de los archivos fiscales
decretados del Ministerio Pblico, pertenecientes al rea Metropolitana de Caracas.
Segn Meja. M (2005),define este programa de gestin documental como el
conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de
los procesos de la gestin documental al interior de cada entidad, tales como
produccin, recepcin, distribucin, trmite, organizacin, consulta, conservacin y
disposicin final de los documentos(p.35)
Al implementar o elaborar un programa de gestin documental se buscan
alcanzar una serie de objetivos, como los siguientes:
-Realzar el valor de la importancia que tiene los documentos de archivos
dentro de cualquier institucin pblica o privada, ms aun si no se cumplen las
normas para su adecuada ubicacin y conservacin, como en el caso de esta
investigacin.
-Lograr que los archivos sean vistos dentro y fuera de la organizacin como
verdaderas unidades de informacin tiles, actualizadas y usando nuevas
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herramientas tecnolgicas como la digitalizacin, no slo para la administracin de
la misma sino tambin para implantar la cultura.
-Permitir la recuperacin y resguardo de la informacin, de una forma mucho
ms rpida, efectiva y exacta.
Ahora bien, es importante resaltar que los procedimientos de organizacin
del sistema de archivo concretan o concretarn las polticas a seguir para estructurar
el sistema de gestin documental, es lo que se denomina la pirmide documental.
Esta pirmide permite descomponer los elementos y las cuestiones que se han de
tener en cuenta a la hora de poner en prctica el sistema de gestin:
Grfico N 1
Fuente Mejas, M (2005)
El vrtice de la pirmide representa los principios generales de la poltica de
gestin documental. El nivel intermedio contiene los procedimientos que se
implantan para alcanzar los principios generales, en la base de la pirmide se
encuentran las instrucciones de trabajo o modos operativos que indican de forma
detallada la manera de realizar una tarea concreta. Ahora bien, una vez establecida la
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poltica de la gestin se deben plantear los procedimientos de organizacin para
formalizar los procedimientos o pasos que se han seguir:
Organizar: consiste en repartir el trabajo y saber quin hace qu. Todos los
profesionales y empleados deben conocer sus actividades y sus responsabilidades
respecto a la gestin de los documentos (que se debe hacer y quien debe hacerlo).
Documentar: poner por escrito que se debe hacer y cmo se va a hacer. La
formalizacin por escrito de las prcticas de archivo permite que un empleado nuevo
o que cambia de puesto sea operativo ms rpidamente.
Comunicar: los documentos que formalizan los procedimientos, como el
manual de gestin documental, deben estar bien escritos, ser breves pero no
ambiguos, incluir ejemplos prcticos y de ser de fcil consulta. La adecuada
comunicacin de los procedimientos es esencial para el cumplimiento de los
mismos, ya que tiene como finalidad hacer lo que est escrito.
Para llevar a cabo una adecuada gestin documental es imprescindible que se
definan las fases de los documentos, es decir, que establezca el circuito documental
que va a seguir un tipo de documento desde su creacin hasta su
eliminacin/conservacin. Se deber tener en cuenta las caractersticas propias de
cada fase:
Primera fase: los documentos se estn tramitando y su uso es muy
frecuente. En el caso especfico de este trabajo especial de grado, en esta primera
fase se encuentran ubicados los expedientes que estn en fase de investigacin y que
su uso est restringido al personal del despecho fiscal.
Segunda fase: los documentos ya han sido tramitados pero se siguen
consultando. En este punto por falta de pruebas de conviccin para llevar a una
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persona a juicio se le dicta su archivo a la causa y el expediente es transferido al
archivo fiscal para su automatizacin y digitalizacin.
Tercera fase: los documentos que no han sido eliminados en las dos fases
anteriores se conservan por razones histricas, fiscales, legales, contractuales entre
otras. Esta fase es el proceso final del sistema de gestin, en esta ltima fase el
expediente una vez dentro de su nueva ubicacin, es resguardado segn lo que
establezca las tablas de retencin de la institucin hasta que cumpla su tiempo de
prescripcin o se reanude la causa
Para la realizacin de este trabajo de grado, se parte de la teora de la de
gestin documental debido a que implementarla en una organizacin permite
organizar los documentos de manera consistente, precisa y uniforme durante todo su
ciclo de vida, desde su creacin hasta su eliminacin o conservacin definitiva, se
convierte as en un factor clave para la optimizacin de los procesos en el seno del
Ministerio Publico del rea Metropolitana de Caracas. Ahora bien, para Fernando. L
(2006) los efectos de la conceptualizacin de un programa de gestin documental, se
determinan mediante procesos que estarn interrelacionados entre si y que permitirn
entender cmo se aplicara un sistema a la organizacin a travs de sus fases (p.80)
1. Produccin,
2. Recepcin,
3. Distribucin,
4. Trmite,
5. Organizacin,
6. Consulta,
7. Conservacin, y
8. Disposicin final de documentos.
La primera fase que aborda este sistema es el de produccin documental; es
all donde se realiza la generacin de documentos, dando muestra o evidencias de las
instituciones u organizaciones ya sean de carcter pblico o privado en
cumplimiento de sus funciones. Las actividades que se realizan dentro de esta
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produccin documental comprende los aspectos de origen, creacin y diseo de
formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada
entidad o dependencia, los cuales pueden ser adoptados y adaptados por cada
entidad, sin perjuicio de aquellos que deben regular en los manuales de
procedimientos, en desarrollo de sus funciones especficas:
-Creacin y diseo de documentos.
-Medios y tcnicas de produccin y de impresin (mquinas de escribir y
procesadores de texto).
-Determinacin y seleccin de soportes documentales (cintas magnticas,
CD-ROM, discos pticos, disquetes, discos duros, microfilme, video).
-Determinacin de tamaos, calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas.
-Instructivos para el diligenciamiento de formularios.
-Determinacin de uso y finalidad de los documentos.
-Diplomtica en trminos de formalidad, imagen corporativa o logotipo de la
entidad, caractersticas internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas.
-Adecuado uso de la reprografa.
Normalizacin de la produccin documental:
-Identificacin de dependencias productoras.
-Definicin de tipologas documentales, conforme a formatos y formularios
regulados en los manuales de procesos y procedimientos e identificados en la TRD.
-Directrices relacionadas con el nmero de copias.
-Control de la produccin de nuevos documentos.
-Determinacin de la periodicidad de la produccin documental.
Recepcin documental:
Es concebido como un conjunto de operaciones de verificacin y control que
una institucin debe realizar para la admisin de los documentos que son remitidos
por una persona natural o jurdica. Esta recepcin permite que expedientes y
documentos se puedan recibir a travs de diferentes medios como: mensajera,
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correo tradicional, fax, correo electrnico y cualquier otro medio que se desarrolle
para tal fin de acuerdo con los avances tecnolgicos en cada entidad y deben estar
regulados en los manuales de procedimientos al momento de la recepcin se debe
verificar que estn completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia
de la entidad para efectos de su radicacin y registro con el propsito de dar inicio a
los trmites correspondientes. Al igual que la produccin documental en este
proceso se pueden identificar las siguientes actividades:
-Identificacin de medios de recepcin: mensajera, fax, correo tradicional,
correo electrnico, pgina web, otros.
-Recibo de documentos oficiales.
-Verificacin y confrontacin de folios, copias, anexos, firmas.
-Constancia de recibo.
Distribucin de documentos:
Es concebido bsicamente como actividades tendientes a garantizar que los
documentos lleguen a su destinatario, la distribucin se relaciona con el flujo de los
documentos al interior y al exterior del archivo, sin interesar el medio de
distribucin de los documentos se debe contar con mecanismos de control y
verificacin de recepcin y envo de los mismos. En este proceso se distinguen
actividades como:
Distribucin de documentos externos:
-Identificacin de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia.
-Clasificacin de los expedientes o documentacin.
-Organizacin de documentos en el mobiliario destinado para su resguardo.
-Enrutamiento de documentos a la dependencia competente.
-Reasignacin de documentos mal direccionados.
-Registro de control de entrega de documentos recibidos.
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Distribucin de documentos internos:
-Identificacin de dependencias.
-Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
-Registro de control de entrega de documentos internos.
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Trmite de documentos:
Otra fase de los sistemas de gestin documental es el trmite, es entendido
como el curso que va a tomar el documento desde su produccin o recepcin hasta
el cumplimiento de su funcin administrativa.
En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de
documentos objeto de trmites administrativos, dichos documentos integran sus
respectivas series documentales. De acuerdo con la normatividad existente en el
pas, se deben tener en cuenta los tiempos mximos establecidos para el trmite
oportuno de las comunicaciones. Dentro de las actividades a cumplir en esta fase
estn las siguientes:
Recepcin de solicitud o trmite
-Confrontacin y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trmite.
-Identificacin del trmite.
-Determinacin de competencia, segn funciones de las dependencias.
-Definicin de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta.
Respuesta
-Anlisis de antecedentes y compilacin de informacin.
-Proyeccin y preparacin de respuesta.
-Trmites a que haya lugar con la produccin de documentos hasta la
culminacin del asunto.
Organizacin de los documentos:
Es el conjunto de acciones orientadas a la clasificacin, ordenacin y
descripcin de los documentos de una institucin, como parte integral de los
procesos archivsticos. En esta est inmersa la ordenacin documental que cumple la
funcin de otorgar ubicacin fsica de los documentos dentro de las respectivas
series en el orden previamente acordado, la clasificacin documental que es el
proceso archivstico mediante el cual se identifican y establecen las series que
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componen cada agrupacin documental, fondo, seccin y subseccin, de acuerdo
con la estructura orgnico-funcional de la entidad y por ltimo la descripcin
documental, concebido como el proceso de anlisis de los documentos de archivo
![[Curso de Milagros] - Silvia Freire - Que Es Un Curso de Milagros](https://static.fdocuments.mx/doc/165x107/55721052497959fc0b8cff45/curso-de-milagros-silvia-freire-que-es-un-curso-de-milagros-55b9fbe4448f9.jpg)
