Migraciones de Documentos a Formatos Libres y Abiertos
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Migración de Documentos a Formatos Libres y Abiertos Olivier Hallot
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Día del Documento Libre - Versión On-Line Olivier Hallot Miembro de fundador The Document Fundation Comunidad LibreOffice Brasil https://www.bigmarker.com/atelis/room57
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Migración de Documentos a Formatos Libres y Abiertos
Olivier Hallot
Situaciones comunes en el mercadeo
● Las grandes y medianas empresas y organizaciones gubernamentales
● Cientos o miles de empleados● Gran interés de los proveedores con altas
facturas
Los conductores de la migración de documentos
● El costo del software de ofimática puede ser muy caro,
● Complicada relación con el proveedor de Microsoft o de sus agentes de ventas.
● "Lock-in" con el proveedor: "insostenible, indeseada, irrazonable y oneroso"
● Calidad del software libre● Preservación de sus documentos por décadas
En el mercadeo de ofimática
● El modelo de ventas de licencias se queda viejo y caro
● Es un inhibidor de innovación, y sigue absorbiendo la inversión de las empresas pequeñas.
● El software libre llegó para romper monopolios y estimular competición
● Pero sigue con problemas de estándares de formatos de documentos.
Principales problemas de la migración de
ambiente ofimática:
●Interoperabilidad de documentos
●Gestión del cambio de herramienta ofimática
Interoperabilidad de documentos
Porque tenemos problemas de
interoperbilidad?
“Reverse Engineering”
●“Reverse engineering” de formatos propietarios● Desarrollo desde el cero● Mucha información escondida, sin especificaciones conocidas
● Formatos DOC y XLS cambian con el tiempo● Logramos 99% de éxito● Pero seguimos con 1% con problemas
1% hacen toda la diferencia
Formatos proprietarios
LER GRAVAR
LER GRAVAR
DOC, XLS, PPT
DOC, XLS, PPT
LER GRAVAR
LER GRAVAR
DOC, XLS, PPT
DOC, XLS, PPT
Office Open XML de Microsoft
● 2008-> el formato OOXML tornase un estándar ISO 29500● El estándar no pudo ser implementado por Microsoft
● Tuvieran de crear el OOXML “Transitional” – Office 2007, 2010, 2013
● El estándar “OOXML Strict” sigue sin implementación completa.
● El “OOXML Strict” és una descripción por XML de la suite ofimática de Microsoft.● Solo Microsoft utiliza este formato y implementarlo es muy
costoso.
LibreOffice y OOXML
● Sin embargo, algunos usuarios de LibreOffice quieren OOXML, pero no quieren Microsoft.● Han hecho contratos para implementación de
OOXML en LibreOffice.● OOXML es complejo y su implementación
demanda esfuerzo de largo plazo.
Interoperabilidad de documentos
● Desformatación de documentos● Formatos “trasitional”: DOCX, XLSX, PPTX
●FORMATO ODF (Interno)
●FORMATO PDF (Externo)
Gestión del cambio de herramienta ofimática
La resistencia al cambio
Sacar el MSOffice de la empresa o mantenerlo?
Mantener el MS Office● Si la licencia es legal, es mejor mantener una copia
de MS-Office y dejarla sin actualización.● En caso contrario, retire la licencia del software
pirateado.● Siempre busque generar nuevos documentos en
ODF● Mantenga una colección de plantillas de
documentos (presentaciones, cartas, formularios) en
ODF.
Gestión del cambio: Armar un proyecto
El proyecto de migración y sus frentes
● El frente del apoyo ejecutivo● El frente de la gestión del cambio● El frente de las aplicaciones● El frente de apoyo a los usuarios● El frente de la distribución de software● El frente de la comunidad
El frente del apoyo ejecutivo
El frente del patrocinio ejecutivo
● Obtener apoyo ejecutivo de la máxima autoridad en la empresa
● Este es un proyecto para ser vendido a la junta de directores
● Todos los beneficios inmediatos y estratégicos claramente presentados, ODF y reducción de costos son fundamentales para la decisión
● Sin este compromiso, ¡ALTO!
El frente de la gestión del cambio
El frente de la gestión del cambio
● Entender que la migración es un cambio en la cultura
● Centrarse en las personas, no en aspectos técnicos
● Dos tareas cruciales● Comunicación interna al usuario● Formación de los trabajadores
El frente de la gestión del cambioComunicación al usuário
El frente de la gestión del cambioComunicación al usuário
● La comunicación interna es la parte más importante del proyecto.
● Hagalo con mucho cuidado.● A nadie le gusta un correo electrónico.● Televisión corporativa● Materiales impresos o revista interna● “Hot-site” interno con Q & A, preguntas
frecuentes, guías rápidas
El frente de la gestión de cambioFormación
El frente de la gestión de cambioFormación
● La formación es una oportunidad única para el gerente y su personal, y debe ser visto como un beneficio y prestigio al empleado.
● Los empleados valoran la formación y les gustan mucho
● Es una oportunidad - incluso - para saber cosas que no nunca supieron correctamente.
● Cada gerente debe tener su compromiso oficial que su empleado PARTICIPE de la formación
La frente de aplicaciones
La frente de aplicaciones
● Adaptarse a las aplicaciones internas● Leer documentos ODF● Generar documentos ODF
● Obtener compromisos de los proveedores con el formato ODF
● Taller interno para los desarrolladores con utilización de herramientas libres.
● Siempre preferir formatos abiertos (ODF, RTF, TXT, etc ...)
La frente del soporte al usuario
La frente del soporte al usuario
● Dote a su Help-desk● Centrarse en los temas:
● El comportamiento del usuario● Diferencias con soluciones Microsoft● Ventajas del LibreOffice
● Motivar el apoyo para ser su socio en el proyecto y apoyar la iniciativa
● NO SOLUCIONAR PROBLEMA DE USUARIO recalcitrante
La frente de distribución
La frente de distribución● El LibreOffice no esta empaquetado para la
distribución fácil en las empresas.● Poca documentación para la instalación● Scripts especiales para las herramientas de
distribución de software● Personalización de LibreOffice posible
● Extensiones● Modelos● Configuración
La frente de la comunidad
● Las empresas no tienen canales fáciles de comunicación con las comunidades. Hay necesidad de un agente de unión.
● BUSCAR PROVEEDOR DE SOPORTE a LibreOffice● Problemas de interoperabilidad con MS Office● Corrección de errores● Nuevas implementaciones
Retirar el MSOffice
Planificación● Premisa: 100% no es factible
● La dependencia de los proveedores,● macros complejas● Hojas de cálculo "Monster" (consultas en SAP...)
● Escribir una documento para la eliminación● Explicar los problemas● Establecer metas y plazos para los departamentos o
sectores● Los agentes de cambio de informática en organizaciones
muy grandes
Ejecución
● Usuario con miedo de perder su MSOffice● Comunicar, comunicar, comunicar
● Primera ola de retiros● Algunas solicitudes para volver con la licencia de
Office.
● Segunda ola de retiros● Aumento de llamadas al Help Desk
● Seguir con pilotos en otras áreas de la empresa
Factores críticos de éxito
● Comunicación: ¿Por qué?, o qué es y cuándo LibreOffice...
● Preparación de la help-desk para hacer frente a la creciente demanda de ayuda
● Coexistencia de MSOffice com LibreOffice con fecha límite, o MSOffice quedar-se irrelevante.
● Tasa por licencia de MSOffice restante● Evitar / limitar la vuelta a MSOffice.
Una buena noticia
El LibreOffice llegó para quedarse
Dudas?
Gracias!
