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1 METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
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METODOLOGÍA PARA LAELABORACIÓN DE MANUALES
ADMINISTRATIVOS
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Mtro. Miguel Ángel Yunes LinaresGobernador del Estado de Veracruz
de Ignacio de la Llave
Dr. Guillermo Moreno ChazzariniContralor General
Mtro. Arturo Delgado ÁvilaDirector General de Fiscalización Interna
L.C.C. Oscar Pineda HuertaDirector General de Fiscalización a Fondos Federales
Lic. Pedro José Vargas ZarrabalDirector General de Integridad y Ética de Servidores Públicos, Encargado de la
Dirección General de la Función Pública y Encargado de la Dirección de ContraloríaSocial y Participación Ciudadana
Mtro. Roberto Guerrero ReyesDirector Jurídico
L.C. Felipe de Jesús Santiago VirgenEncargado de la Unidad Administrativa
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ÍNDICE
Presentación......................................................................................................... 4Fundamento Jurídico.............................................................................................. 51. Generalidades de los Manuales Administrativos….................................................. 61.1Clasificación de Manuales…................................................................................ 61.2Objetivos…...................................................................................................... 61.3Etapas para la Elaboración de Manuales…............................................................ 61.4Beneficios de Elaborar los Manuales Administrativos.............................................. 11
2. Manual de Organización.................................................................................... 112.1Contenido del Manual de Organización................................................................ 122.2Descripción del Contenido................................................................................. 12
3. Manual de Procedimientos................................................................................. 183.1Contenido del Manual de Procedimientos............................................................. 183.2Descripción de Procedimientos........................................................................... 193.3Diagrama de Flujo............................................................................................ 223.4¿Manual de Procedimientos o de Procesos? ......................................................... 26
4. Manual de Trámites y Servicios.......................................................................... 294.1Objetivos del Manual........................................................................................ 304.2Contenido del Manual de Trámites y Servicios...................................................... 30
5. Anexos........................................................................................................... 36Anexo I Cuestionario...................................................................................... 37Anexo II Manual de Organización...................................................................... 39Anexo III Verbos Comunes para Describir Funciones Específicas............................ 53Anexo IV Ejemplo de Procedimiento................................................................... 54Anexo V Simbología para la Elaboración de Diagramas........................................ 57
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PRESENTACIÓN
Contar con un gobierno ordenado, honesto y transparente, constituye una demanda clara
de nuestra sociedad, es por ello que esta administración a través del Plan Veracruzano de
Desarrollo 2016-2018, advierte la necesidad de evitar la existencia de entes públicos, que
dupliquen funciones, así como de otros que no se encuentren plenamente justificados,
planteando como uno de sus objetivos el fortalecer las políticas de mejoramiento
administrativo y la revisión de los procesos administrativos para elevar la calidad de la
administración.
Con base en lo antes mencionado, y en cumplimiento al artículo 34 fracción XI de la Ley
Orgánica del Poder Ejecutivo, donde se faculta al Contralor General para “Emitir criterios y
lineamientos en materia de simplificación y desarrollo administrativo”, se promueve la
“Metodología para la Elaboración de Manuales Administrativos”, como una
herramienta reguladora de las Dependencias y Entidades.
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FUNDAMENTO JURÍDICO
Ley Orgánica del Poder Ejecutivo, artículo 12 fracción XVI, los titulares de las
dependencias centralizadas tienen como una de sus atribuciones el “Expedir los
Manuales de Organización, de Procedimientos y Servicios al Público necesarios para
el funcionamiento de la dependencia a su cargo, los que deberán contener
información sobre su estructura, organización y forma de realizar las actividades
que están bajo su responsabilidad, así como sobre sus sistemas de comunicación y
coordinación. Los manuales y demás instrumentos de apoyo administrativo interno
deberán mantenerse permanentemente actualizados”.
Código Financiero para el Estado de Veracruz, artículo 186 fracción IX, los
respectivos titulares de las unidades administrativas en las dependencias o
entidades de su adscripción, serán responsables de: “Evaluar y proponer al titular
de la dependencia las modificaciones a las estructuras orgánicas de las
dependencia, así como en coordinación con los órganos internos de control,
actualizar los manuales de organización y procedimientos”.
Reglamento Interior de la Contraloría General, artículo 25 fracciones VII y VIII,
corresponde a la Dirección General de la Función Pública: “Registrar, catalogar y
concentrar Manuales de Organización que contienen la definición de las estructuras
de las dependencias y entidades”, y “Evaluar, dictaminar, concentrar, catalogar y
registrar los Manuales de Operación de las dependencia y entidades y dar
seguimiento a sus actualizaciones”.
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1. GENERALIDADES DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS
Los Manuales Administrativos son instrumentos que apoyan el funcionamiento de la
institución; concentran información amplia y detallada acerca de su quehacer, bases
jurídicas, atribuciones, estructura orgánica, objetivos, políticas, grado de autoridad y
responsabilidad, funciones, actividades, operaciones o puestos en general, sin duplicar los
ordenamientos legales emanados del poder Legislativo o Ejecutivo, tales como leyes,
decretos, acuerdos, reglamentos, etc.
1.1 CLASIFICACIÓN DE MANUALES
Los Manuales Administrativos reflejan en general la organización de la Dependencia o
Entidad, y de acuerdo a su naturaleza son y se entregan de la siguiente manera:
Manual General de Organización: es el primero que entrega la dependencia y
posteriormente los manuales específicos de organización de las áreas que la integran.
Manual general de Procedimientos: se entrega después de haber concluido con los
manuales de Organización, siguiendo con los específicos de procedimientos.
Manual de Trámites y Servicios; se entrega una vez que ya están actualizadas las
cédulas.
1.2 OBJETIVOS
Dependiendo del tipo de manual los objetivos pueden ser:
Presentar una visión en conjunto de la institución.
Precisar las funciones que se han encomendado a cada área, a fin de deslindar
responsabilidades, evitar duplicidades y detectar omisiones.
Coadyuvar a la correcta ejecución de las labores encomendadas al personal y propiciar
uniformidad en el trabajo.
Promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos, materiales,
financieros y tecnológicos disponibles.
Orientar al personal de nuevo ingreso.
Informar a la ciudadanía sobre los trámites y servicios que proporciona el Gobierno del
Estado.
1.3 ETAPAS PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES
Para la elaboración o actualización de los Manuales Administrativos de una Dependencia o
Entidad se deben considerar las siguientes etapas:
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a) Planeación del Trabajo
b) Aplicación de Técnicas de Investigación
c) Análisis de la Información
d) Estructuración del Manual
e) Validación de la Información por parte de las Dependencias, Entidades y la Contraloría
General
f) Autorización del Manual por parte de las autoridades de la Dependencia o Entidad
g) Obtención del Registro Estatal de Manuales Administrativos de las Dependencias y
Entidades del Poder Ejecutivo del Estado
h) Distribución y Difusión del Manual
i) Revisión y Actualización
a) Planeación del Trabajo
Para establecer un programa de trabajo es necesario designar al grupo de personas que
elaborarán los manuales administrativos, de los cuales se nombrará un coordinador como
responsable de conducir las acciones para homogeneizar el contenido y la presentación de
la información.
Debe hacerse un estudio preliminar que permita conocer las funciones y actividades que se
realizan en las áreas a trabajar, para definir la estrategia general de levantamiento de
información, a través de fuentes más representativas como son:
Los documentos jurídicos y administrativos de la institución, que son base para la
realización de las funciones de la Dependencia o Entidad.
Archivos documentales de la Dependencia o Entidad.
Los Manuales Administrativos existentes.
Los directivos y empleados, por el conocimiento de las actividades y las limitaciones o
divergencias en cuanto a la documentación existente.
Una vez recabados los elementos preliminares, se debe elaborar un programa de trabajo
para establecer las estimaciones de tiempo para la recopilación de información, el orden
de las actividades, revisión e impresión y todos los demás aspectos para la elaboración de
los Manuales Administrativos, comprendiendo desde la integración del equipo de trabajo
hasta la autorización, registro y distribución.
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b) Aplicación de Técnicas de Investigación
Simultáneamente a la elaboración del programa de trabajo, se establecerán y diseñarán
las técnicas de investigación a utilizarse, entre las principales se encuentran las
documentales, la entrevista, el cuestionario y la observación directa.
Investigación documental.- Consiste en seleccionar y analizar los documentos que
contienen datos importantes relacionados con la estructura orgánica, procedimientos o
trámites y servicios, estos pueden ser: leyes, reglamentos, decretos, gacetas oficiales,
disposiciones normativas, manuales administrativos anteriores y todos aquellos que
contengan información relevante.
Entrevista.- Se refiere a obtener información verbal del personal que realiza directamente
las actividades a analizar. Este medio proporciona información completa y precisa, debido
a la interacción que se da con el personal entrevistado, permitiendo la percepción de
actitudes.
Es conveniente que la entrevista se realice en el lugar de trabajo del entrevistado, con el
fin de que pueda dar explicaciones que faciliten la comprensión. Para que esta técnica se
desarrolle con éxito es conveniente observar lo siguiente:
Utilizar las entrevistas libres, dirigidas o ambas.
Tener claro el objetivo de la entrevista.
Concertar previamente cita con el servidor público.
Escuchar con atención y objetividad para evitar el desvío del enfoque de la
entrevista.
Realizar las preguntas necesarias a efecto de entender completamente las
actividades que desarrolla el personal o esclarecer toda duda.
Cuestionario.- Diseñar una serie de preguntas escritas, predefinidas, procurando que
sean claras y concisas, con un orden lógico, redacción comprensible y facilidad de
respuesta. (Anexo I)
Observación Directa.- Examinar visualmente las actividades específicas que realiza el
Servidor Público cuyas funciones nos interesa analizar para la elaboración de la descripción
del puesto y anotar todas las acciones en la secuencia correcta con la finalidad de
completar, confrontar y verificar datos obtenidos en la investigación documental.
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c) Análisis de la Información
Después de reunir todos los datos, el siguiente paso es organizarlos en forma lógica
mediante el desarrollo de un esquema de trabajo, es decir, el proyecto del manual.
Lo primero que se debe hacer es un análisis de la información, con la finalidad de facilitar
el manejo y ordenamiento de lo que debe incluirse en el contenido del manual, para lo cual
es necesario establecer la secuencia:
Conocer el hecho o situación que se analiza.
Describir ese hecho o situación.
Descomponerlo en todos sus detalles y elementos.
Examinarlos críticamente para comprender mejor cada elemento.
Ordenar cada elemento de acuerdo a criterios previamente establecidos.
Identificar y explicar su comportamiento con el fin de entender las causas que lo
originaron y el camino para su atención.
Precisar las relaciones entre cada elemento.
Para facilitar el análisis de la información podemos apoyarnos con los cuestionamientos
siguientes:
¿Qué trabajo se hace? ¿Para qué se hace?
¿Quién lo hace? ¿Cómo se hace?
¿Con qué se hace? ¿Cuándo se hace?
Para obtener la información que dará la pauta para formular los manuales administrativos,
es necesario que después de obtener las respuestas claras y precisas a las preguntas
anteriores, se someta a un nuevo interrogatorio planteando la pregunta ¿por qué?
Una vez obtenidos los resultados del análisis de la información se puede continuar con las
etapas de:
d) Estructuración de los Manuales
En esta etapa se establece el diseño y la presentación que se utilizará para la elaboración
de los Manuales Administrativos, es importante considerar lo siguiente:
1. Ortografía. Se deben redactar los manuales haciendo uso correcto de las reglas de
ortografía vigentes.
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2. Redacción. Se debe tomar en cuenta a quienes se va a dirigir el manual, de
manera que el vocabulario utilizado sea claro, sencillo, preciso y comprensible,
procurando no utilizar siglas ni abreviaturas. Además, con fundamento en el artículo
13, fracción VIII de la Ley para la igualdad entre mujeres y hombres para el Estado de
Veracruz de Ignacio de la Llave, se debe hacer uso de un lenguaje incluyente o no
sexista que distinga entre lo femenino y lo masculino, respetando las reglas del
género gramatical.
Cabe mencionar que el lenguaje empleado en la presente metodología, no busca
generar ninguna distinción, ni marcar diferencias entre hombres y mujeres, por lo que
las referencias o alusiones en la redacción hechas hacia un género, representan a
ambos sexos."
3. Elaboración de diagramas. Se utilizan los siguientes: estructura orgánica y
diagrama de flujo. Su elaboración deberá hacerse empleando los más sencillos y
conocidos en el medio, uniformando su presentación a fin de facilitar la comprensión
de los mismos.
4. Formato. Debe tomarse en cuenta que el manual presentado sea fácil de leer,
consultar, estudiar y conservar.
5. Manual de identidad del Gobierno del Estado. Se requiere utilizar las
recomendaciones (logos, colores, medidas etc.) contenidas en el Manual emitido por la
Coordinación General de Comunicación Social.
e) Validación de la Información por parte de las Dependencias, Entidades y la
Contraloría General
Es necesario que la validación la lleven a cabo los responsables de las áreas a las que
corresponden los manuales, con la finalidad de que la información que se presenta en
ellos, sea acorde con las atribuciones y las actividades que realizan. Para que
posteriormente sea validada por la Contraloría General como autoridad responsable.
f) Autorización del Manual por parte de las autoridades de la Dependencia o
Entidad
Una vez llevada a cabo la validación, debemos darle la formalidad al documento
solicitando la autorización del titular de la Dependencia o, en su caso, el Órgano de
Gobierno de la Entidad.
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g) Obtención del Registro Estatal de Manuales Administrativos de las
Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo del Estado
La Dependencia o Entidad deberá solicitar a la Contraloría General la inclusión de sus
Manuales Administrativos al Registro Estatal de Manuales Administrativos de las
Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo del Estado.
h) Distribución y Difusión de los Manuales
Obtenida la autorización se procede a la distribución en las áreas correspondientes, con la
finalidad de que el personal conozca y haga uso de esta herramienta administrativa. Así
mismo publicar los Manuales Administrativos en la página de internet de la Dependencia o
Entidad hasta que el documento cuente con el registro otorgado por la Contraloría
General.
i) Revisión y Actualización
La utilidad de los Manuales Administrativos radica en la veracidad de la información que
contiene, por lo que se recomienda mantenerlos permanentemente actualizados por medio
de revisiones semestrales con el propósito de que sean apegados a la realidad.
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1.4 BENEFICIOS DE ELABORAR LOS MANUALES
1.- Es fuente formal y permanente de información y orientación sobre la manera de
ejecutar un trabajo determinado y, en general, de la operación de la Unidad responsable.
2.- Permite al responsable de ejecutar los procedimientos, tomar mejores decisiones al
conocer los procesos que se realizan en su ámbito de competencia.
3.- Precisa la responsabilidad operativa del personal en cada área de trabajo.
4.- Facilita a los órganos de fiscalización, control y evaluación, la supervisión del trabajo.
5.- Es una herramienta para capacitar al personal en el desempeño de sus funciones. Por
lo tanto, también se utiliza para facilitar la incorporación del personal de nuevo ingreso.
6.- Evita la interrupción de actividades cuando se dan cambios de personal.
7.- Propicia un mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales.
2. MANUAL DE ORGANIZACIÓN
El Manual de Organización es un documento normativo que define concretamente las
funciones encomendadas a cada una de las áreas que integran la institución, permite
conocer la estructura orgánica de la Dependencia o Entidad en su conjunto o parte de ella,
y está integrado por la portada, índice, presentación, antecedentes, marco jurídico,
atribuciones, estructura orgánica, descripciones de puestos, funciones y responsabilidades,
relaciones de coordinación, directorio y firmas.
Los Manuales de Organización, por el alcance de su información se clasifican en:
Manual General de Organización.- Refleja la estructura orgánica de la Dependencia o
Entidad, considerando los puestos que se encuentren directamente subordinados al
titular de la Dependencia o Entidad.
Manual Específico de Organización.- Comprende las funciones y responsabilidades de
un área en especial, de acuerdo a la división administrativa que se tenga en la
Dependencia o Entidad, por ejemplo: Subsecretaría, Dirección General, Dirección,
Subdirección, Departamento, etc.
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2.1 CONTENIDO DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN
La información que deberá contener el Manual de Organización dependerá de lo que se
quiere mostrar o dar a conocer con este documento, sin embargo deben considerarse los
siguientes puntos: (Anexo II)
Portada
Índice
Presentación
Antecedentes
Marco Jurídico
Atribuciones
Estructura Orgánica
Descripción de Puestos
Directorio
Firmas de Autorización
2.2 DESCRIPCIÓN DEL CONTENIDO
Portada
Es la cara exterior del Manual, que tiene como objetivo su identificación a través de los
siguientes datos:
Nombre de la Dependencia o Entidad.
Logotipo oficial.
Título y alcance del documento (manual general o específico).
Área responsable de su elaboración.
Lugar y fecha de elaboración.
Índice
Es una lista ordenada de las secciones y/o apartados que conforman el documento y
señala en qué página se encuentra cada uno de ellos. La numeración debe ir con números
romanos las páginas de los apartados y con números arábigos las páginas del contenido de
los mismos.
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Presentación
Es el texto que encabeza el manual y debe contener lo siguiente:
Importancia de contar con un manual.
Metodología utilizada en el desarrollo del trabajo.
Contenido del documento y una breve descripción o propósitos básicos que se
pretenden alcanzar.
Antecedentes
Comprende una breve descripción de cómo se originó la Dependencia o Entidad, la Ley o
Decreto que le da sustento y los principales aspectos de su evolución histórica hasta la
actualidad.
Marco Jurídico
Este apartado contiene una relación de los ordenamientos o disposiciones legales que
norman las actividades de la Dependencia o Entidad, de los cuales se derivan sus
atribuciones o facultades. Es recomendable mencionar la fecha de publicación en el Diario
Oficial de la Federación o en la Gaceta Oficial según sea el caso, su vigencia y que sigan
un orden jerárquico, como se indica:
Constitución
Tratados
Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Veracruz-de Ignacio de la Llave
Leyes
Códigos
Decretos
Reglamentos
Convenios
Acuerdos
Otros (lineamientos, políticas, normas, programas, etc.)
Asimismo, es importante mencionar que se debe hacer una clasificación de las
disposiciones legales en federales y estatales.
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Atribuciones
Se transcriben de manera completa y textual las facultades otorgadas a la Dependencia o
Entidad incluidas en la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo, en el Reglamento Interior o
Decreto de Creación.
Para tal efecto, señalar el título completo del ordenamiento, capítulo, artículo, inciso y
texto de la misma.
Estructura Orgánica
Es la representación gráfica de la estructura orgánica de la Dependencia o Entidad
autorizada o validada por las instancias correspondientes, misma que muestra de manera
general los puestos o áreas que la integran y establece los niveles jerárquicos, canales
formales de comunicación, líneas de autoridad y asesoría.
Es conveniente que se escanee la Estructura Orgánica vigente con el sello del registro
otorgado por la Contraloría General con la finalidad de verificar que no exista alteración en
dicha Estructura.
Descripción de Puestos
Es la parte esencial del Manual, por tanto es importante definir que un puesto es la
unidad de trabajo específica e impersonal, constituida por un conjunto de operaciones que
debe realizar un servidor público y aptitudes que debe asumir en determinadas
condiciones de trabajo para la Dependencia o Entidad.
Es importante señalar que en el Manual General, los puestos se describen siguiendo el
orden jerárquico que se aprecia en la estructura orgánica correspondiente, iniciando de
izquierda a derecha, es decir, iniciando con el titular de la Dependencia o Entidad, los
puestos de apoyo (staff), y el primer nivel jerárquico; en el caso de los Manuales
Específicos, los puestos se describen a partir del primer nivel jerárquico por área
administrativa y los subordinados, siguiendo el mismo orden del manual general hasta el
último puesto de la misma.
La descripción de puestos debe contemplar las funciones inherentes a cada uno de los
puestos contenidos en la estructura orgánica autorizada, considerando todas aquellas
actividades que le permiten a la Dependencia o Entidad cumplir con sus atribuciones
legales.
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La descripción del puesto se integra con los siguientes elementos:
1. Identificación.- Indica el nombre del puesto, su unidad de mando y su tramo de control
(Es decir: nombre del puesto, jefe inmediato, subordinados inmediatos, suplencia en
caso de ausencia temporal).
2. Descripción General.- Muestra brevemente las funciones generales que se realizan en
el puesto para el logro de los objetivos.
3. Ubicación en la Estructura Orgánica.- Es la ubicación del puesto que se describe en
la estructura específica de un área, se debe plasmar un organigrama que incluya
el nivel jerárquico inmediato superior, los similares jerárquicos u homólogos y los
subordinados inmediatos, remarcando aquel que se describe.
Es importante mencionar que en los organigramas se identifican los puestos o áreas de
una institución. Ejemplo:
4. Descripción de Funciones.- Enuncia concretamente las funciones que corresponden al
puesto.
Las funciones incluidas en el manual de organización deberán denotar actividades de
dirección, programación, operación, supervisión, asesoría, etc. Todas serán presentadas
inicialmente en verbo infinitivo y deberán corresponder al ámbito de competencia de cada
puesto y a la responsabilidad de éste, de acuerdo a su nivel jerárquico. (Anexo III)
Las funciones específicas de los puestos deberán describirse de acuerdo a la importancia
de las mismas, es decir, en primer término las sustantivas y posteriormente las adjetivas;
además omitir aquellas que son implícitas a todo puesto, como consultar o acordar con el
jefe inmediato.
DEPARTAMENTODE RECURSOSFINANCIEROS
DEPARTAMENTODE RECURSOS
HUMANOS
DEPARTAMENTO DERECURSOS MATERIALES YSERVICIOS GENERALES
DEPARTAMENTO DETECNOLOGIAS DE LA
INFORMACIÓN
ANALISTAADMINISTRATIVO
UNIDADADMINISTRATIVA
Nivel jerárquicosuperior
Puesto quese describe
Subordinadosinmediatos Homólogos
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Con el propósito de dar claridad a la descripción de las funciones, se debe adoptar el
siguiente esquema:
Verbo-Objeto-Condición
En donde:
El verbo, expresa la actividad; el objeto, es aquello por lo que se lleva a cabo la función; y
la condición el motivo por el cual se lleva a cabo esa acción.
Ejemplo:
Asesorar en la elaboración de estudios y establecimiento de acciones de modernización
y desarrollo administrativo para eficientar el desempeño de los servidores públicos.
Verbo.- Asesorar,
Objeto.- en la elaboración de estudios y establecimiento de acciones de modernización y
desarrollo administrativo.
Condición.- para eficientar el desempeño de los servidores públicos.
Para precisar y definir adecuadamente las funciones de un puesto, se deben tomar en
cuenta los siguientes conceptos:
Atribución.- Es la competencia de las Dependencias y Entidades.
Función.- Conjunto de actividades afines y coordinadas que corresponde realizar a un
área determinada, se pueden clasificar en:
Funciones sustantivas.- Aquellas relacionadas directamente con el objeto de la
Dependencia o Entidad.
Funciones adjetivas.- Están relacionadas con campos de conocimientos específicos y
experiencia técnica especializada (de asesoría) o aquellas que son auxiliares o de
servicio (complementarias); son actividades que apoyan el cumplimiento de las
funciones sustantivas.
Al finalizar las funciones sustantivas del puesto descrito, es conveniente agregar de
manera genérica las funciones adjetivas que no se hayan enunciado con anterioridad:
“Realizar las actividades inherentes al puesto y todas aquellas que le sean encomendadas
por instancias superiores”.
Es importante señalar que, las leyes, reglamentos, decretos, estatutos, entre otros,
confieren atribuciones y facultades a las Dependencias y Entidades, y el Manual de
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Organización define las funciones necesarias para cumplir con dichas atribuciones; por lo
tanto es incorrecto transcribir en la descripción de funciones dichos documentos.
5. Niveles de Coordinación.- Señala la relación que existe entre un puesto con las áreas
internas de la Dependencia o Entidad, o en su caso, con organismos externos a la
misma, considerando lo siguiente: en la parte de la coordinación interna así como en la
externa ocupar números arábigos en forma progresiva que se relacionen entre si el
“CON” y “PARA” a fin de que se identifique la relación de trabajo.
COORDINACION INTERNA
CON:Este apartado deberá iniciar con unartículo.
PARA:Este apartado deberá iniciar con verbo eninfinitivo.
No transcribir textualmente las funciones delpuesto.
1. El jefe inmediato (nombre del puestoo área).
1. Recibir instrucciones, proporcionarinformación y coordinar actividades.
2. Los titulares de las DireccionesGenerales, Dirección, Coordinaciones,Subdirección y demás áreasadministrativas.
2. Solicitar y proporcionar información, asícomo coordinar actividades relativas a susfunciones.
3. El personal subordinado. 3. Transmitir instrucciones, solicitar yproporcionar información, así como coordinaractividades.
COORDINACION EXTERNA
CON:Este apartado deberá iniciar con unartículo.
PARA:Este apartado deberá iniciar con verbo eninfinitivo.
1. Escribir el nombre completo deSecretarías, Entidades, Organismoso Instituciones sin abreviar.
1. Ajustar la redacción a fin de indicar enforma general para qué se coordina yno transcribir textualmente lasfunciones, esto es repetitivo.
Nota: El Órgano Interno de Control se considera como coordinación externa.
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Directorio:
Relación de los principales funcionarios del área descrita en el manual y los cargos que
ocupan dentro de la estructura de la Dependencia o Entidad.
Es conveniente que la secuencia de presentación sea acorde a la estructura orgánica.
Firmas de Autorización:
Indica el nombre, cargo y firma de los titulares de la Dependencia o Entidad que autorizan
el manual, así como de las áreas que los elaboran y revisan.
En el caso de las Entidades, los manuales deben ser autorizados por su Órgano de
Gobierno, con fundamento en el artículo No. 40 de la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del
Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave.
3. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
El Manual de Procedimientos es un documento que describe en forma lógica, sistemática y
detallada las actividades del área de acuerdo a sus atribuciones para la ejecución eficiente
de las mismas, señalando generalmente quién, cómo, cuándo, dónde y para qué han de
realizarse.
Los Manuales de Procedimientos por el alcance de su información se clasificanen:
Manual General de Procedimientos.- Contiene la descripción de los
procedimientos de los puestos que se encuentren directamente subordinados
al titular de la Dependencia o Entidad.
Manual Específico de Procedimientos.- Comprende las actividades a
realizarse en un área en especial de la Dependencia o Entidad, por ejemplo:
Subsecretaría, Dirección General, Dirección, Subdirección, Departamento, etc.
3.1 CONTENIDO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
La información que integrará el Manual de Procedimientos dependerá de lo que se
pretenda mostrar o dar a conocer con este documento, sin embargo, pueden considerarse
los siguientes puntos:
Portada
Índice
Presentación
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Estructura Orgánica
Simbología
Descripción de Procedimientos
Diagramas de Flujo
Directorio
Firmas de Autorización
El contenido del Manual de Procedimientos varía de acuerdo al objetivo de la Dependencia
o Entidad y es muy similar al de Organización, por lo que sólo se definirá la descripción de
procedimientos y los diagramas de flujo. (Anexo IV).
3.2 DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS
El procedimiento es un conjunto de actividades ordenadas de una forma lógica,
sistemática y secuencial para realizar una o más funciones, de acuerdo a las atribuciones
conferidas a un área determinada.
En este sentido, la descripción de un procedimiento es la presentación escrita, en forma
narrativa y secuencial, de cada una de las actividades que se realizan en un
procedimiento, explicando en qué consiste, cuándo, cómo, dónde, con qué y en cuanto
tiempo se hacen; señalando el área responsable de llevarlo a cabo.
Cabe señalar que antes de iniciar la descripción de un procedimiento es importante tomar
en cuenta que toda actividad puede ser perfectible: puede mejorarse, eliminar
duplicidades o tareas innecesarias, reducir firmas, mejorar las decisiones, disminuir
tiempos y copias, reducir formatos y líneas de espera, equilibrar cargas de trabajo,
implementar nueva tecnología, entre otras.
Así mismo, cuando la descripción del procedimiento es general y comprende varias áreas,
deberá señalarse el nombre del área que hace la actividad.
La identificación del procedimiento se presenta mediante:
1.- Nombre.- Es el que se le asigna para distinguirlo, de acuerdo con la función o
actividad que se describa, debe iniciar en sustantivo, ejemplo: “Integración de la bitácora
del suministro de combustible y lubricantes de los vehículos oficiales”.
Cabe mencionar que las actividades inherentes al puesto, no se deben desarrollar como
procedimientos.
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2.- Objetivo.- Expresa claramente el resultado que se busca obtener al realizar las
actividades y operaciones que integran el procedimiento e inicia con verbo en infinitivo.
3.- Frecuencia.- Se detalla la periodicidad con que se realiza el procedimiento (diaria,
semanal, mensual, bimestral, trimestral, cuatrimestral, semestral, anual, periódica, even-
tual, etc.) Es importante señalar que la frecuencia indicada como “periódica” se utiliza para
denotar que el procedimiento no tiene periodicidad definida pero se realiza con cierta
regularidad. Asimismo, la frecuencia identificada como “eventual” se utiliza para indicar
que el procedimiento no tiene una frecuencia definida y que se realiza cuando se presente
el evento.
4.- Normas.- Refieren los lineamientos específicos contenidos en los documentos legales
y describen los lineamientos derivados de las prácticas administrativas, a los que se sujeta
la realización de una actividad o el procedimiento. Deben redactarse en afirmativo, iniciar
con sujeto y utilizar los verbos en presente. Es importante señalar que en este apartado
no se transcriben las disposiciones legales, sólo se hacen referencia.
Por ejemplo, para el procedimiento de Recepción y Revisión de Trámites de Pagos
Directos a Proveedores y Prestadores de Servicios, una norma específica que refiere un
documento legal es la siguiente:
“La Documentación soporte del Pago Directo que se tramite, debe cumplir con lo
establecido en el Código Fiscal de la Federación en su artículo 29A y con los Lineamientos
Internos establecidos por el Departamento de Recursos Financieros para la liberación de
recursos”.
Ejemplos de algunas normas derivadas de las prácticas administrativas, para el
procedimiento citado:
La Documentación soporte del trámite de Pago Directo que las áreas de la Contraloría
General presenten, debe integrarse por: Factura en original, Justificación de la
adquisición y/o contratación de servicios y el Oficio de autorización en original, a través
del cual el Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales autoriza que se
realice la compra o contratación del servicio.
La Documentación soporte del trámite de Pago Directo que el Departamento de
Recursos Materiales y Servicios Generales y la Oficina de Adquisiciones presenten, debe
integrarse por: Factura en original, Pedido en un tanto, Contra recibo en un tanto,
Cuadro comparativo en un tanto, Cotizaciones en copia; y en el caso de derivarse de
un evento de Licitación Pública o Simplificada, anexar el Acta de Subcomité de
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Adquisiciones y Obras Públicas y el Acta de fallo correspondiente en copia.
En la redacción de los objetivos y normas es necesario considerar lo siguiente:
- Evitar el uso de palabras que puedan entenderse en dos o más sentidos.
- Excluir adverbios de tiempo, lugar o modo, que denoten imprecisiones, por ejemplo:
mucho, poco o de gran responsabilidad.
Ejemplo: La documentación comprobatoria se recibe siempre y cuando cumpla con los
requisitos fiscales y de control interno establecidos.
5.- Descripción narrativa.- Es la explicación escrita, en forma lógica y secuencial, de
cada una de las actividades a realizar dentro de un procedimiento, expresa el orden en
que se desempeña el trabajo y señala el área responsable de su ejecución.
Para su redacción y presentación se consideran los siguientes criterios:
Las actividades se expresan en forma breve y precisa, e inician con un verbo en tiempo
presente, conjugado en tercera persona del singular (recibe, revisa, corrige, turna,
archiva, etc.).
La redacción de cada actividad debe ser clara, precisa y responder a las preguntas
¿Qué área es responsable de la actividad?, ¿qué hace?, ¿cómo? y ¿con qué se realiza la
actividad?
Todas las actividades descritas deben ser numeradas de manera secuencial; en el caso
de la pregunta se escribe sin número, posteriormente la numeración continúa en las
opciones derivadas de esa pregunta.
Los verbos que implican decisiones o alternativas en las actividades son: verifica,
coteja, revisa, analiza, determina, inspecciona, corrobora, compara.
En consecuencia, derivado de estas operaciones deben indicarse las diferentes
alternativas o cursos que puede tomar un procedimiento.
Las alternativas dentro de un procedimiento siempre se conectan con alguna actividad
anterior o posterior a la actividad que la originó mediante la frase: “Continúa con la
actividad número ___”. O bien, se concluye mediante un fin intermedio: “Fin”.
Cuando existan alternativas de decisión debe formularse la pregunta que dará
respuesta a las decisiones.
Asimismo, cuando se redactan se utilizan términos como “si”, “cuando”, “en caso”, etc.
23
Ejemplo:
¿Están completos los datos del trabajador?
En caso de no estar completos:
Informa al trabajador y devuelve el Formato de datos básicos del trabajador para su
afiliación al Instituto Mexicano del Seguro Social y la fotocopia de su Acta de
nacimiento.
Pasa el tiempo.
Continúa con la actividad número 1.
En caso de estar completos:
Integra un paquete de los Formatos de datos básicos del trabajador para su
afiliación al Instituto Mexicano del Seguro Social en original, recibidos durante los
primeros cuatro días del mes con el Acta de nacimiento y fotocopia ambos documentos.
Al indicar el origen, uso y destino de los documentos, se sugiere considerar la siguienteclasificación:
Origen Uso Destino
Recibe, elabora,obtiene, realiza,reproduce
Revisa, verifica, fotocopia, llena,sella, coteja, analiza, corrobora,firma, recaba firma, imprime, folia,autoriza, compara, corrige, etc.
Envía, turna,distribuye, archiva,destruye
El uso del término TURNA, se utiliza cuando se remiten documentos internamente y elde ENVÍA es para los casos en que se remite la documentación fuera de laorganización.
Cuando en la descripción narrativa se mencione el nombre de un documento, la
primera letra del nombre deberá ir en mayúscula y en caso de que tenga clave, ésta se
colocará entre paréntesis, debe remarcarse en letras “negritas” el nombre del
documento y especificar el tipo. Por ejemplo: Acta de nacimiento en original y copia,
Boleta de calificaciones en original y copia, Solicitud de beca (DSP-3) en original.
Cuando una actividad implique utilizar un formato, se anota su nombre, hace
referencia a la trayectoria de su trámite y al número de copias.
Dentro de las actividades los nombres de los documentos, bases de datos y sistemas
de información deben ser consistentes y nombrarlos de una manera correcta.
24
La descripción del procedimiento se presenta en tres columnas, la primera señala el
área responsable de la actividad, la segunda el número de actividad y la tercera el
desarrollo de la actividad.
Al finalizar la descripción narrativa de los procedimientos es conveniente agregar la
frase en mayúsculas: FIN DEL PROCEDIMIENTO.
3.3 DIAGRAMA DE FLUJO
Es la representación gráfica de un procedimiento, el cual refleja el desarrollo de las
actividades de un área.
En los procedimientos que integran el Manual deberá existir congruencia entre la parte
narrativa y los diagramas de flujo, es decir, que cada actividad se vea reflejada en ambos
apartados.
Para su diseño y redacción se deben considerar los siguientes criterios:
Utilizar la simbología sugerida por el American National Standard Institute (ANSI) para
el desarrollo de los diagramas de flujo (Anexo V).
Establecer claramente las actividades que integran el curso normal del procedimiento,
sin incluir situaciones esporádicas.
Mostrar de izquierda a derecha, las actividades de los procedimientos, desde la parte
superior de la hoja así como su secuencia a través de flechas.
Incluir en cada diagrama un encabezado con el nombre de la Dependencia o Entidad,
del Área Responsable y del Procedimiento.
Iniciar el procedimiento y finalizar el mismo con el siguiente símbolo:
25
Evitar mezclar en un mismo lado del símbolo varias líneas de entrada y salida.
Ejemplo:
Incorrecto Correcto
Establecer sólo una línea de unión entre dos símbolos.
Ejemplo:
Incorrecto Correcto
Representar mediante líneas rectas las líneas de unión, en caso necesario, utilizar
ángulos rectos.
UNIDADADMINISTRATIVA
OFICIOO
OFICIO DENOTIFICACIÓNO
RECIBE, REALIZA YTURNA
ELABORA
DEPARTAMENTODE RECURSOS
HUMANOS
UNIDADADMINISTRATIVA
OFICIO O
OFICIO DENOTIFICACIÓN O
RECIBE, REALIZA YTURNA
ELABORA
DEPARTAMENTODE RECURSOS
HUMANOS
26
Ejemplo: Incorrecto Correcto
Utilizar los símbolos con tamaño uniforme, mejorando así la presentación. Ejemplo:
Incorrecto Correcto
En cuanto a su contenido y/o uso:
En el símbolo de operación se deben plasmar únicamente los verbos que indican las
acciones a realizar en la actividad correspondiente, respetando el mismo orden,
27
Ejemplo:
Recibe de la Unidad Administrativa el Oficio de notificación en original, analiza y
determina su procedencia.
Si existen varios tantos de un documento, el original se tiene que identificar con la
letra “O” y las copias mediante dígitos “1”, “2”, “3”, etcétera. Es recomendable hacer
esta anotación en el extremo inferior derecho del símbolo:
Ejemplo:
Para el caso de utilizar varios documentos originales, estos se denominan “tantos” y se
indican con una letra “T” en el extremo inferior de cada documento.
En caso de utilizar varios documentos y que estos tengan el mismo origen y destino, se
puede denominar “Paquete de documentos” o “Expediente” y en el apartado de normas
se debe especificar su contenido.
El contenido del símbolo conector de actividad puede ser numérico o alfabético, éste
debe usarse de manera simultánea, es decir, para un conector de salida existe otro de
entrada, asimismo, debe enumerarse de manera consecutiva de acuerdo al número de
conectores dentro del procedimiento.
Es importante señalar, que el número del conector de salida y entrada, no se trata del
número de la actividad con la que se relaciona, sino del número consecutivo de
conector dentro del procedimiento.
28
Ejemplo:
Conector de salida Conector de entrada
Si la diagramación de un procedimiento requiere de 2 o más páginas, es recomendable
utilizar el conector de página numérico, poniendo un conector de salida para la página
que termina y uno de entrada para la que inicia, utilizándose de manera simultánea.
Es importante señalar que el número del conector no se trata del número de página
que termina o inicia, sino del número consecutivo de conector de página.
Ejemplo:
Salida entrada
29
Cuando a la mitad de la descripción narrativa del procedimiento indica que conecta
con otro se utiliza el símbolo de conector de procedimiento en el diagrama de flujo,
colocando el nombre del mismo en la parte interior del símbolo; y cuando en la
descripción narrativa del procedimiento indique después del símbolo de terminal que
indique FIN (último), con letra debajo del mismo se anota: conecta con el
procedimiento y el nombre correspondiente de éste.
Ejemplo:
En medio del procedimiento Al final del procedimiento
FOSES10O
RECIBE
FOSES10O
DOCUMENTOSO
ENTREGA
ALUMNO
C
FIN
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:DISPONIBILIDAD DE EFECTIVO
Cuando se archive un documento la línea de flujo sale del símbolo del documento
hacia el símbolo del archivo.
Cuando se obtenga un documento del archivo la línea de flujo sale del símbolo del
archivo hacia el símbolo del documento.
Ejemplo
30
3.4 ¿MANUAL DE PROCEDIMIENTOS O DE PROCESOS?
Un proceso es el conjunto de acciones o actividades sistematizadas que se realizan o
tienen lugar con un fin.
Un procedimiento es el conjunto de actividades ordenadas de una forma lógica,
sistemática y secuencial para realizar una o más funciones, de acuerdo a las atribuciones
conferidas a un área determinada, explicando detalladamente en qué consisten dichas
actividades, cuándo, cómo, dónde, con qué y en cuanto tiempo se hacen y señalando a los
responsables de llevar cabo cada una éstas.
Por tanto, se puede concluir que un procedimiento es un método de trabajo y forma parte
de un proceso. Es decir el proceso está formado por procedimientos interdependientes
unos de otros que se realizan para conseguir mayores resultados u objetivos.
Es importante señalar, que en un proceso se pueden identificar los siguientes elementos:
Entradas: son el conjunto de insumos o recursos con las características definidas
previamente que permiten ser aceptados o rechazados.
Salidas: producto, servicio o resultado destinado a los usuarios internos o externos.
Factores del proceso: formado por el conjunto de servidores públicos, materiales,
infraestructura, métodos que hacen posible la transformación de los insumos en
resultados.
Sistema de control: formado por los indicadores, sus objetivos y los cuadros de mando
resultantes para la toma de decisiones, que evalúan la marcha del proceso, permiten
corregir deficiencias y mejorar continuamente.
31
En este sentido, de conformidad con la norma UNE-EN-ISO 9000:2000, puede
considerarse como un proceso a cualquier actividad o conjunto de actividades, que utilice
recursos para transformar elementos de entrada en resultados.
Con base en lo antes mencionado, podemos concluir que los Manuales de Procesos
emitidos a través de la Norma ISO, no se contraponen a los Manuales de Procedimientos
elaborados bajo el esquema de la presente Metodología, tomando en consideración que un
proceso está formado por procedimientos interrelacionados, ejemplo:
En la Administración Pública Estatal existen instituciones que cuentan con algunos
procesos certificados bajo la norma ISO 9000:2000, por lo que para contar con sus
manuales de procedimientos, sin duplicar trabajo, deben cumplir con los siguientes
criterios:
1. Presentar ante la Dirección General de Desarrollo Administrativo, la acreditación
vigente bajo la norma ISO 9000:2000 de los procesos certificados, así como los
Manuales correspondientes a la misma.
2. Anexar un listado de los procedimientos que se encuentran incluidos en los procesos
certificados, a fin de determinar si se encuentran normados la totalidad de los
procedimientos o procesos de la dependencia o entidad.
En caso de no estar normados la totalidad de los procedimientos o procesos, éstos
deberán integrarse de acuerdo a los formatos utilizados para su certificación o en apego a
la presente Metodología.
32
4. MANUAL DE TRÁMITES Y SERVICIOS
El Manual de Trámites y Servicios integra información real y concisa acerca de los
trámites y servicios que una Dependencia o Entidad proporciona al público.
Es por ello que este Manual debe ser un documento de fácil consulta con información
clara, redacción sencilla y evitar el uso de términos técnicos que dificultan la comprensión
de los usuarios.
Para su mejor integración se deben considerar conceptos básicos como:
Trámite.- Gestión a través de la cual los particulares cumplen con las disposiciones
jurídicas, ya sea presentando o conservando información, es decir, cuando la gestión
solicitada por la Administración Pública tiene un carácter obligatorio.
Trámite de obligación. El Gobierno del Estado, por disposición de algún
ordenamiento jurídico, requiere de manera obligatoria la presentación de
determinada información, por lo que el particular debe presentarlo ante una
dependencia o entidad como condición necesaria para realizar una actividad
determinada. Esto puede implicar el pago de derechos y en caso de que el particular
no realice el trámite podría hacerlo merecedor de una sanción.
Trámite de conservación. El Gobierno del Estado, por disposición del algún
ordenamiento jurídico, requiere de manera obligatoria la conservación de
determinada información. El particular no tiene que presentarse ante ninguna
dependencia o entidad, simplemente debe conservar la información requerida.
Generalmente no hay pago de derechos y en caso de que el particular no conserve la
información este puede ser merecedor de una sanción.
Servicio.- Gestión a través del cual los particulares acuden con la autoridad, a efecto de
obtener determinados beneficios, servicios o allegarse de información. El servidor público
acude a la Administración Pública sin que medie obligación, tiene un carácter
potestativo.
Servicio o beneficios. La dependencia o entidad está facultada por algún
ordenamiento jurídico para otorgar a los particulares que lo soliciten, algún bien
directo tangible o intangible, que no sea una consulta, previo cumplimiento de los
33
requisitos establecidos por el propio ordenamiento. Para hacerse acreedor a este
beneficio el particular debe presentarse en el espacio de contacto ciudadano que
preste u otorgue el mismo. El servicio o beneficio puede implicar el pago de un
derecho y en algunos casos generar alguna ventaja o privilegio de unos particulares
frente a otros según corresponda al sexo, edad, nivel de ingreso, entre otros
factores. Su realización es potestativa (opcional).
Servicio de consulta. Se entiende como tal a las gestiones en las cuales el
particular se presenta ante alguna dependencia o entidad a solicitar determinada
información. Generalmente no hay pago de derechos. Su realización es potestativa
(opcional).
Servicio de inicio de procedencia. El particular se presenta ante la dependencia o
entidad para iniciar un recurso administrativo o bien, un procedimiento que se sigue
en forma de juicio. El particular puede hacerlo de manera presencial o a través de los
medios que la dependencia o entidad ponga a su alcance. Generalmente no implica el
pago de derechos y su realización es potestativa (opcional).
Es importante señalar que no son trámites ni servicios los asuntos relacionados con:
acreedores y proveedores, procedimientos internos de la dependencia o entidad como son
recursos humanos, recursos financieros, recursos materiales y servicios generales, y
tecnologías de la información, nombres de programas institucionales ni de políticas
públicas.
4.1 OBJETIVOS DEL MANUAL
Concentrar en un documento la información real, referente a los diversos trámites y
servicios que la Dependencia o Entidad proporciona, así como de los requisitos que el
público solicitante debe realizar para obtenerlos.
Proporcionar a las áreas encargadas de atender al público un documento que sirva de
guía para orientar e informar correctamente a los usuarios.
Contribuir en la relación que existe entre las Dependencias, Entidades y el usuario, ya
sea en el ejercicio de sus derechos o en el cumplimiento de sus deberes.
Difundir entre la población en general, los servicios que se proporcionan en las
diferentes Dependencias o Entidades.
34
4.2 CONTENIDO DEL MANUAL DE TRÁMITES Y SERVICIOS
El Manual de Trámites y Servicios varía de acuerdo con la naturaleza y los objetivos de
cada Dependencia o Entidad, por lo que se aconseja observar las siguientes
recomendaciones respecto a su contenido:
Portada
Índice
Presentación
Marco Jurídico
Estructura Orgánica
Cédulas de Trámites o Servicios Estatales
Directorio
Firmas de Autorización
Es relevante señalar que la parte central de este manual son las Cédulas de los Trámites o
Servicios Estatales que proporcionan las diferentes áreas y deben llenarse de la siguiente
manera:
35
Dependencia o entidad: Fecha de solicitud deRegistro
INFORMACIÓN DEL TRÁMITE O SERVICIO
Clave de registro en el RETS Nombre del trámite o servicioTrámite Servicio
Obligación Conservación Beneficio Consulta Inicio deprocedencia
¿Quién debe o puede solicitar el trámite o servicio? ¿En qué casos se puede o debe solicitarel trámite o servicio? Costo:
Comprobante a obtener:
Tiempo de respuesta:
Derecho del usuario ante la falta de respuesta:
Afirmativa ficta Negativa ficta
¿Qué efectos tendría la eliminación de este trámite o servicio? Vigencia:
Formato a utilizar:
Requisitos: O C Fundamento jurídico1.2.3.4.5.6.7.8.
INFORMACIÓN DEL ESPACIO DE CONTACTO AL CIUDADANO
Área responsable Oficina en la que se realiza el trámite o servicio Teléfono de la oficina
Ubicación de la oficina Horario de atención al usuario
INFORMACIÓN PARA CONSULTAS Y QUEJAS
Nombre y cargo del responsable Domicilio Horario deatención Teléfonos Correo electrónico
Consultas
Quejas
INFORMACIÓN PARA TRÁMITES Y SERVICIOS EMPRESARIALES
Tamaño de la empresa Actividad empresarial sujeta a estetrámite o servicio Propósito Momento de la apertura
Micro Pequeña Mediana Grande Industrial
Comercial
Servicios Apertura Operació
nConstituci
ónConstrucci
ónInstalació
n
NOMBRE DEL RESPONSABLE DE LA INFORMACIÓN CARGO DEL RESPONSABLE DE LAINFORMACIÓN FIRMA DEL RESPONSABLE DE LA INFORMACIÓN
Cédula de Trámites o Servicios Estatales (CETS)
36
Instructivo de llenado.
En donde dice: Se anotará:
Dependencia o Entidad: El nombre de la Dependencia o Entidad que requiere el trámite u ofrece el servicio.
Fecha de solicitud de registro:ó
Fecha de actualización
La fecha en que la dependencia o entidad solicita a la Contraloría General y a la Secretaríade Desarrollo Económico y Portuario, la inscripción del trámite o servicio en el RegistroEstatal de Trámites y Servicios (RETS), anotando en el primer cuadro dos dígitos paraindicar el día, en el segundo dos para el mes y en el tercero dos para el año, ocupando elmismo recuadro para la fecha de actualización de la cedula.
Clave de registroLa dependencia o entidad dejará en blanco ese espacio dejando que dicha clave seaasignada por la Contraloría General una vez que el trámite o servicio sea incluido en elRegistro Estatal de Trámites y Servicios.
Nombre del trámite o servicio
El nombre completo del trámite o servicio que se realiza o presta en la dependencia oentidad. Deberá contar con la estructura siguiente: Iniciar con una palabra que señale laacción que realiza el particular (solicitud, entrega, envío, presentación, conservación, etc.);continuar con el objeto del trámite o servicio (que se solicita; que se entrega; que se envía,que se presenta, que se conserva, etc.) y finalizar con el objetivo específico que persigue elparticular. (Sustantivo de un verbo + el que + el para qué).
Tramite o servicio
Una X en uno de los cinco cuadros para especificar si es un trámite o servicio y de qué tipo,considerando las definiciones siguientes:Trámite de obligación. El Gobierno del Estado, por disposición de algún ordenamientojurídico, requiere de manera obligatoria la presentación de determinada información, por loque el particular debe presentarlo ante una dependencia o entidad como condiciónnecesaria para realizar una actividad determinada. Esto puede implicar el pago de derechosy en caso de que el particular no realice el trámite podría hacerlo merecedor de unasanción.Trámite de conservación. El Gobierno del Estado, por disposición del algún ordenamientojurídico, requiere de manera obligatoria la conservación de determinada información. Elparticular no tiene que presentarse ante ninguna dependencia o entidad, simplemente debeconservar la información requerida. Generalmente no hay pago de derechos y en caso deque el particular no conserve la información este puede ser merecedor de una sanción.Servicio o beneficios. La dependencia o entidad está facultada por algún ordenamientojurídico para otorgar a los particulares que lo soliciten, algún bien directo tangible ointangible, que no sea una consulta, previo cumplimiento de los requisitos establecidos porel propio ordenamiento. Para hacerse acreedor a este beneficio el particular debepresentarse en el espacio de contacto ciudadano que preste u otorgue el mismo. El servicioo beneficio puede implicar el pago de un derecho y en algunos casos generar algunaventaja o privilegio de unos particulares frente a otros según corresponda al sexo, edad,nivel de ingreso, entre otros factores. Su realización es potestativa (opcional).Servicio de consulta. Se entiende como tal a las gestiones en las cuales el particular sepresenta ante alguna dependencia o entidad a solicitar determinada información.Generalmente no hay pago de derechos. Su realización es potestativa (opcional).Servicio de inicio de procedencia. El particular se presenta ante la dependencia o entidadpara iniciar un recurso administrativo o bien, un procedimiento que se sigue en forma dejuicio. El particular puede hacerlo de manera presencial o a través de los medios que ladependencia o entidad ponga a su alcance. Generalmente no implica el pago de derechos ysu realización es potestativa (opcional).
¿Quién debe o puede solicitar el trámite oservicio?
Si corresponde a persona física, moral o institución gubernamental la que esté obligada arealizar un trámite o facultada para solicitar un servicio. Deberá incorporar característicasespecíficas de quien puede o debe solicitar el trámite o servicio, por ejemplo, sexo, edad,condición social, tipo de empresa, actividad económica, etc.
¿En qué casos se puede o debe solicitar eltrámite o servicio? Las condiciones que se deben cumplir para realizar el trámite o solicitar el servicio.
Costo
El importe en pesos que debe cubrir el usuario para que se le otorgue el servicio o realizarel trámite. Cuando el Código Financiero señale el pago de derechos en salarios mínimos, ladependencia o entidad, deberá hacer la conversión de los mismos a pesos, segúncorresponda al área económica. Deberá escribir el costo total del trámite o servicioincluyendo el pago de impuestos adicionales al pago del derecho. En caso de que nogenere algún costo se deberá ocupar la palabra “Gratuito”
Comprobante a obtener El o los documentos finales que recibirá el usuario al realizar el trámite o servicio solicitado.
37
En donde dice: Se anotará:
Tiempo de respuestaEl lapso de tiempo que requiere la oficina responsable para atender la solicitud del usuario yrealizar el trámite o prestar el servicio, es decir; el proceso total de la gestión. Este debe serexpresado en meses, semanas, días, horas o minutos.
Derecho del usuario ante la falta de respuesta
Una X si una vez que se ha cumplido el tiempo de respuesta y el solicitante del trámite oservicio no ha recibido una resolución de su gestión, aplica una afirmativa ficta o negativaficta, para lo cual se entenderá como tal, lo siguiente:Afirmativa ficta: Decisión normativa de carácter administrativo por la cual todas laspeticiones por escrito de los ciudadanos, usuarios, empresas o entidades que se hagan a laautoridad pública, si no se contestan en el plazo que marca la ley o las disposicionesadministrativas se consideran aceptadas, bastando para ello conservar la copia del acusede la solicitud realizada ante la instancia competente. La negativa ficta es la decisiónnormativa en el sentido opuesto.
¿Qué efectos tendría la eliminación de estetrámite o servicio?
Una breve explicación de las consecuencias que traería no solicitar este trámite u ofrecereste servicio, tanto para el gobierno del Estado como para los usuarios de estas gestiones.
VigenciaEl periodo de tiempo en que tendrá validez oficial el comprobante del trámite o serviciorealizado o solicitado. Deberá ser expresado en meses, semanas, días, horas o minutos. Encaso de no tener vigencia se ocupará la palabra “Indefinida”
Formato a utilizar
El nombre y clave de los formatos necesarios que debe llenar el usuario para realizar eltrámite o servicio. Las dependencias y entidades deberán publicar en su página web losformatos relacionados con los trámites y servicios, a fin de facilitar y agilizar su atención.Anexar copia del (los) formato (s) a utilizar por el usuario en medio electrónico. Si lasolicitud se hace por escrito sin mediación de formato deberá especificar que es medianteescrito libre.
RequisitosLa documentación o condiciones que debe cumplir el usuario para realizar el trámite oservicio. Es importante especificar el tipo de documento que se solicita y la cantidad, esdecir, originales, fotocopias sencillas, copias certificadas, etc. En el caso de las fotografíasdeberá especificarse el tamaño, cantidad y las características necesarias.
Fundamento jurídico
Es la base legal específica que le atribuye al área responsable la prestación del trámite oservicio. Este debe considerar toda la normatividad jurídica que faculta para tal fin desde laConstitución, en su caso, hasta los reglamentos, lineamientos y políticas administrativasaplicables. Debe indicarse en el siguiente orden: Artículo, fracción, inciso y párrafo en sucaso, y posteriormente el nombre del documento normativo.
Área responsableEl área que tiene asignación financiera en el presupuesto del Estado, a la cual está adscritala oficina que proporciona el trámite o servicio, de acuerdo a la estructura orgánica vigentede la Dependencia o Entidad.
Oficina en la que se realiza el trámite o servicio El nombre del o las áreas en donde se lleva a cabo el trámite o servicio, de acuerdo a laestructura orgánica vigente de la Dependencia o Entidad.
Teléfono de la oficina El número telefónico completo con clave Lada de la localidad en donde se encuentraubicada la oficina donde se realiza el trámite o servicio.
Ubicación de la oficina El domicilio completo (calle, número, fraccionamiento o colonia, código postal, localidad ymunicipio) de la oficina donde acudirá el usuario a realizar el trámite o solicitar el servicio.
Horario de atención al usuario El lapso de tiempo en el que puede presentarse el usuario a realizar el trámite o solicitar elservicio. Este debe indicar los días y en su caso los turnos de atención.
Nombre y cargo del responsable para consultasEl nombre del servidor público que tiene conocimiento del trámite o servicio realizado antela dependencia o entidad y que tiene la facultad para proporcionar orientación acerca delmismo.
Domicilio El domicilio completo (calle, número, fraccionamiento o colonia, código postal, localidad ymunicipio) en donde encontrar al responsable para realizar una consulta.
Horario de atención El lapso de tiempo en que puede el usuario de un trámite o servicio realizar una consultaante el responsable que corresponda.
TeléfonosEl número telefónico completo con clave Lada de la localidad, del responsable paraconsultas relacionadas con el trámite o servicio ofrecido por la dependencia o entidad.Incluir el número de extensión en caso de que se tenga.
Correo electrónico La dirección de correo electrónico que el responsable de consultas relacionadas con eltrámite o servicio, pone a disposición de los usuarios para atenderle.
Nombre y cargo del responsables para quejas El nombre del servidor público facultado recibir una queja derivada de mala atención porparte de los servidores públicos del espacio de contacto ciudadano y dar respuesta, puede
38
En donde dice: Se anotará:ser el correspondiente al Órgano Interno de Control.
DomicilioEl domicilio completo (calle, número, fraccionamiento o colonia, código postal, localidad omunicipio) en donde encontrar al responsable para presentar una queja, puede ser elcorrespondiente al Órgano Interno de Control.
Horario de atenciónEl lapso de tiempo en que puede el usuario de un trámite o servicio interponer una quejaante el responsable que corresponda, puede ser el correspondiente al Órgano Interno deControl.
TeléfonosEl número telefónico completo con clave Lada de la localidad, del responsable para quejasrelacionadas con el trámite o servicio ofrecido por la dependencia o entidad. Incluir elnúmero de extensión en caso de que se tenga. Puede ser el correspondiente al ÓrganoInterno de Control.
Correo electrónicoLa dirección de correo electrónico que el responsable de quejas relacionadas con el trámiteo servicio, pone a disposición de los usuarios para atenderle. Puede ser el correspondienteal Órgano Interno de Control.
Tamaño de la empresa
Una X si el tamaño de la empresa regulada a través del trámite es micro, pequeña, medianao grande.Micro empresa: las que ocupan hasta 10 empleados y un rango de monto de ventas anuales hasta de 4millones de pesos tanto para la industria, el comercio y los servicios. El tope máximo combinado debeser de 4.6.Pequeña empresa: las que ocupan de 11 a 50 empleados en industria, de 11 a 30 en comercio y de 11a 50 en servicios. Así como un rango de monto de ventas anuales que va de 4.01 hasta 100 millones depesos para los tres tipos de actividad económica. El tope máximo combinado es de 95 en industria, 93en comercio y 95 en servicios.Mediana empresa: las que ocupan entre 51 a 250 empleados en industria, 31 a 100 en comercio y de51 a 100 en servicios. Las tres actividades con un rango de monto de ventas anuales de 100.1 hasta 250millones de pesos. El tope máximo combinado es de 250 en Industria, 235 en comercio y 235 enservicios.Grande empresa: Resto de empresas que la Secretaría de Economía no considera dentro de loscriterios para medir las empresas PYMES.Tope Máximo Combinado = (Número de trabajadores) x 10% + (Monto de ventas anuales) x 90%Nota: Según publicación D.O.F. del 30 de junio de 2009.
Actividad empresarial sujeta a este trámite oservicio
Una X si el giro de la empresa está relacionado con las actividades: industrial, comercial oservicio.Industrial: agrupa a los giros cuyas operaciones están destinadas a la obtención, transformación ytransporte de materias primas.Comercial: agrupa giros relacionados con el vender, comprar o intercambiar géneros o productos paraobtener beneficios.Servicios: agrupa giros de actividad destinados a satisfacer necesidades del público: servicio médico,de limpieza, de atención al cliente.
Propósito
Una X para señalar el momento en que el trámite se lleva a cabo, si es durante la aperturao durante la operación.Apertura: acto en que las empresas dan principio a sus funciones, refiere al menos una de las gestionesde Constitución, Construcción e Instalación e inicio de operaciones en un determinado territorio.Operación: se considera a todas las actividades propias de la empresa una vez que ha iniciado susactividades. En este período se reportan gestiones por cambios de razón social, denominación, giro,producción de nuevas líneas de producto, permisos para importar o exportar insumos o productosterminados, cambios en las instalaciones de la empresa, entre otras.
Momento de la apertura
Una X para señalar el momento de la apertura: Constitución, Construcción e Instalación.Constitución: es el proceso a través del cual se estructura jurídicamente una empresa de acuerdo a loque establece la Ley Federal para el Fomento a la Microindustria; el Código de Comercio; el Reglamentodel Registro Público de Comercio y demás leyes en la materia.Construcción: el proceso a través del cual la empresa realiza las gestiones necesarias para crear lainfraestructura adecuada a la actividad económica a desempeñar, en función a las leyes en materia deuso de suelo, equilibrio ecológico y protección al ambiente, protección civil, riesgos sanitarios, entreotras.Instalación: se consideran aquellos trámites realizados por las empresas una vez que se han constituidoy construido, a fin de poder iniciar operaciones legalmente; incluye gestiones en materia de salubridad,seguridad social, registro de descargas a fuentes de agua y emisiones atmosféricas, permisos por lautilización de instalaciones especiales, contratación de servicios de electricidad, drenaje y agua potableetc.
Nombre del responsable de la información El nombre completo del titular del área responsable que da visto bueno a la informacióncontenida en la cédula de trámites y servicios estatales.
Cargo del responsable de la información El cargo del titular del área responsable, dando visto bueno a la información contenida en lacédula de trámites y servicios estatales.
Firma del responsable de la información Firma del titular del área responsable de validar la información.
Nota: El formato deberá llenarse en letra Arial Narrow, Número ocho, utilizando mayúsculas y minúsculas, marcando losacentos. El tamaño de la letra se podrá disminuir siempre y cuando sea legible en los casos que así se considere.
39
ANEXOS
40
ANEXO I.
CUESTIONARIO
1.- Nombre del servidor público____________________________________________
2.- Nombre del puesto___________________________________________________
3.- Ubicación física en la estructura orgánica _________________________________
4.- Área de adscripción __________________________________________________
5.- Nombre y puesto del jefe inmediato _____________________________________
6.- Nombre y puesto de los subordinados inmediatos
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
7.- Descripción general del puesto (en qué consiste su trabajo; qué funciones realiza
en general; qué fin tiene, etc.)
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
8.- Describa las actividades que realiza diariamente y el objetivo de éstas:
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
9.- Describa las actividades de periodicidad definida, ya sea semanal, quincenal,
mensual, etc. y para qué se realizan
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
10.- Describa las relaciones de coordinación que requiere el puesto con otras áreas de
su Dirección y otras áreas de la Dependencia y ¿para qué se realizan?
41
11.- Describa las relaciones de coordinación con otras Dependencias o Entidades y
¿para qué se realizan?
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
12.- Especifique la información documental (reportes, listados, resúmenes, etc.) que
elabora en su trabajo:
DOCUMENTO NO. DECOPIAS
OBJETIVO DE SUELABORACIÓN
LO ENVIA A (DEPTO.OFNA. ETC.)
OBJETIVO DELENVIO
13.- Especifique la información documental (reportes, listados, resúmenes, etc.) que
recibe en su trabajo:
DOCUMENTO NO. DECOPIAS
RECIBE DE DEPTO.OFNA., ETC. CON OBJETO DE LO TURNA A:
14.- Sugerencias y comentarios:
_______________________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________
42
MANUAL GENERALDE ORGANIZACIÓN DE
LA CONTRALORÍA GENERAL
Elaboró: Unidad Administrativa
Xalapa, Ver., enero 2016
ANEXO II
APARTADOS DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN
Portada
43
Índice
Presentación……………………………………………………………………………………………… I
Antecedentes…………………………………………………………………………………………….. II
Marco Jurídico…………………………………………………………………………………………….. III
Atribuciones……………………………………………………………………………………………….. IV
Organigrama………………………………………………………………………………………………. V
Descripción de Puestos………………………………………………………………………………….. VI
Titular de la Dirección General de la Función Pública……………………………………………………. 1
Titular de la Subdirección de Normatividad y Evaluación del Control Interno………………………….. 6
Consultor en Normatividad y Evaluación del Control Interno …………………………………… 10
Analista Administrativo………………………………………………………………………… 14
Titular de la Subdirección de Mejora de la Gestión Publica………………………................................. 17
Consultor en la Mejora de la Gestión Publica …………………………………………………….. 21
Analista Administrativo………………………………………………………………………… 25
Titular del Centro de Capacitación Integral………………………………………………………………. 28
Instructor…………………………………………………………………………………………. 32
Analista Administrativo…………………………………………………………………………... 35
Directorio…………………………………………………………………………………………………. VII
Firmas de Autorización………………………………………………………………………………… VIII
44
Presentación
Para consolidar un modelo de gobierno que opere y sea eficiente se requiere de una Administración
Pública que procure alcanzar la visión de un mejor Veracruz. Entre los objetivos establecidos en
este Plan Veracruzano de Desarrollo 2016-2018, en su conjunto, buscan atender las expectativas
que demanda un gobierno ordenado, honesto y transparente.
En este sentido, se estableció como estrategia; “Elevar la calidad de la gestión”, y entre sus
acciones se incluye la actualización de las disposiciones administrativas; así como incentivar una
mayor eficiencia interinstitucional.
Para dar cumplimiento a estas acciones, la Contraloría General llevó a cabo la actualización de su
marco administrativo, el cual detalla las actividades que de manera sistemática realizan cada una de
las áreas que la integran.
En este contexto, el presente Manual de Organización es el resultado del proceso de actualización,
realizado por la Dirección General de la Función Pública.
Este Manual de Organización es un documento normativo que precisa las disposiciones jurídicas
que rigen la actuación de la Dirección General de la Función Pública, define su esquema de
organización, sus funciones, responsabilidades y relaciones de coordinación de cada una de las
áreas que la integran, lo cual le permite cumplir efectivamente con las atribuciones que le confiere el
Reglamento Interior de la Contraloría General, y está integrado por los siguientes apartados:
Antecedentes, donde se describen los cambios organizacionales y funcionales que haexperimentado el área desde su creación.
Marco jurídico, en el que se mencionan los documentos que norman su funcionamiento y elejercicio de sus atribuciones.
Atribuciones, que refiere aquellas asignadas en el Reglamento Interior.
Organigrama, que muestra las áreas que integran la Dirección General de la Función Publica.
Descripción de puestos, apartado que contempla la identificación, las funciones y las relacionesde coordinación de los puestos hasta el nivel mínimo sustantivo.
Directorio, que enlista los nombres de los principales servidores públicos del área.
Firmas de autorización, a través de las cuales se precisa la responsabilidad de cada área en laelaboración, revisión y autorización del documento.
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Antecedentes
Considerando que la modernización de la Administración Pública debe ser factor coadyuvante para
impulsar el desarrollo económico, político y social de los veracruzanos, en diciembre de 1998 el
Titular del Poder Ejecutivo determinó la creación de la Dirección General de Desarrollo
Administrativo, la cual posteriormente cambio de denominación a Dirección General de la Función
Pública adscrita a la Contraloría General, como responsable de desarrollar e implementar un
programa integral en materia de la función pública que permitiera el perfeccionamiento del
quehacer gubernamental, en coordinación con las dependencias y entidades del Poder Ejecutivo.
En este sentido, y con el objeto de dar un orden normativo a esta disposición, la Ley Orgánica del
Poder Ejecutivo del año 1999 en su artículo 34 fracción XI confiere a la Contraloría General
funciones en materia de simplificación y desarrollo administrativo, y con el propósito de fortalecer
esta cultura de modernización en los servidores públicos, se delega a esta Dirección General la
atribución de “…Promover la capacitación del personal del Gobierno del Estado para el mejor
desempeño de sus labores…”.
Derivado de lo antes expuesto, y con base en las atribuciones del artículo 15 del Reglamento
Interno de la Contraloría General publicado en mayo de 1999, se da sustento a la Dirección General
de Desarrollo Administrativo, integrándose por las Subdirecciones de Planeación y Desarrollo y de
Promoción y Capacitación.
Posteriormente, en el año 2000, con la finalidad de dar especial cumplimiento a las funciones de
modernización conferidas a esta Dirección General, se crea la Subdirección de Programas
Gubernamentales de Modernización, transfiriéndole programas específicos de impacto
interinstitucional, que hasta ese momento coordinaba la Subdirección de Planeación y Desarrollo.
Por último, aunque la Dirección General de la Función Pública conserva en su estructura tres
subdirecciones, en tres ocasiones éstas han cambiado de denominación, atendiendo a las
necesidades establecidas en los Planes y Programas de Desarrollo del Ejecutivo Estatal, siendo la
primera en el año 2003, en donde la Subdirección de Planeación y Desarrollo cambia a
Subdirección de Promoción del Desarrollo Administrativo, y la Subdirección de Promoción y
Capacitación por Subdirección de Programas de Profesionalización; siendo la segunda en el año
2010, donde la Subdirección de Programas de Profesionalización cambia a Subdirección de
Capacitación, y la Subdirección de Programas Gubernamentales de Modernización por
Subdirección de Prácticas para la Mejora Gubernamental. Prácticas para el Buen Gobierno.
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Marco Jurídico
Leyes: Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Constitución Política del Estado de Veracruz-Llave. Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Veracruz-Llave. Ley de Planeación. Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos para el Estado Libre y Soberano de
Veracruz-Llave. Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Muebles
del Estado de Veracruz. Ley de Obras Públicas. Ley Estatal del Servicio Civil.
Códigos y Decretos: Código Financiero para el Estado de Veracruz-Llave. Código Civil para el Estado de Veracruz-Llave. Código Penal para el Estado de Veracruz-Llave. Código de Procedimientos Administrativos del Estado de Veracruz-Llave. Código de Procedimientos Penales del Estado de Veracruz-Llave. Código de Procedimientos Civiles del Estado de Veracruz-Llave. Código de Ética para los Servidores Públicos. Decreto por el que se Homologan, Readscriben y Suprimen Diversas Áreas de la
Administración Pública del Estado. Decreto por el que se establece el Programa de Mejora de Trámites Estatales del Estado
de Veracruz. Decreto por el que se establece el Registro Estatal de Trámites y Servicios del Poder
Ejecutivo del Gobierno del Estado de Veracruz (RETS)
Reglamentos: Reglamento Interior de la Contraloría General. Reglamento Interior del Comité para las Adquisiciones y Obras Públicas del Gobierno del
Estado de Veracruz-Llave.
Otros: Plan Veracruzano de Desarrollo 2016-2018. Lineamientos que establecen el horario de trabajo de los Servidores Públicos del Poder
Ejecutivo del Estado de Veracruz. Lineamientos generales y específicos de disciplina, control y austeridad eficaz de las
Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo del Estado. Lineamientos por los que se establecen los criterios técnico-administrativos para la
modificación, elaboración y autorización de las Estructuras Orgánicas y Plantilla dePersonal de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública del PoderEjecutivo del Estado.
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Atribuciones
De acuerdo con el Artículo 21 del Reglamento Interior de la Contraloría General son atribuciones delTitular de la Dirección General de la Función Pública, las siguientes:I. Proponer, lineamientos manuales, criterios, metodologías, guías, instructivos o instrumentos
análogos que sean necesarios para coordinar la operación de las políticas, programas y
estrategias de: simplificación, modernización y desarrollo administrativo, mejora de la gestión
gubernamental y prácticas de buen gobierno, en coordinación con las Dependencias y
Entidades de la Administración Pública Estatal.
II. Instrumentar estrategias y líneas de acción para impulsar la simplificación, modernización y
desarrollo administrativo, así como prácticas de buen gobierno en las Dependencias y
Entidades;
III. Capacitar y asesorar a los servidores públicos en materia de desarrollo administrativo y
prácticas de buen gobierno;
IV. Desarrollar, en coordinación con las Dependencias y Entidades, estudios y programas
orientados al mejoramiento de la atención y los servicios que se proporcionan a la ciudadanía;
así como aquellas que generen la simplificación y desarrollo administrativo, la agilización de
trámites y procesos; establecimiento de mecanismos para la transparencia administrativa; la
desregulación, la descentralización y la desconcentración de funciones;
V. Realizar, en coordinación con la Dirección General de Fiscalización Interna, así como con los
Órganos Internos de Control, diagnósticos integrales de las diferentes áreas que integran a la
Administración Pública Estatal, y proponer medidas que permitan mejorar los procesos internos
y los servicios que se ofrecen a la ciudadanía;
VI. Opinar respecto a los proyectos de normas, lineamientos y procesos administrativos que
presenten las Dependencias y Entidades, a fin de que éstos no incidan negativamente en la
prestación de servicios y en la gestión gubernamental;
VII. Evaluar y dictaminar, en coordinación con la Secretaría de Finanzas y Planeación, las
propuestas integrales de elaboración o modificación de estructuras orgánicas y ocupacionales
de las Dependencias y Entidades, para someterlo a la consideración del titular de la
Contraloría;
VIII. Dictaminar, las propuestas parciales de modificación a las estructuras orgánicas y
ocupacionales de las Dependencias y Entidades y turnarlas al titular de la Contraloría para su
validación correspondiente;
IX. Registrar y concentrar las estructuras orgánicas de las Dependencias y Entidades;
X. Diseñar y promover la realización de acciones orientadas a la actualización y profesionalización
de los servidores públicos estatales, al incremento de su productividad y calidad, y a fomentar
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Estructura Orgánica
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IdentificaciónNombre del Puesto: Titular de la Contraloría General.
Jefe (a) inmediato(a): Gobernador(a) del Estado.
Subordinados(as)Inmediatos(as):
Titular de la Secretaría ParticularTitular de la Coordinación de Asesores.Titular de la Secretaría PrivadaTitular de la Secretaría TécnicaTitular de la Oficina de Control de GestiónEnlace de Comunicación SocialTitular de la Dirección Jurídica.Titular de la Unidad Administrativa.Titular de la Unidad de Género.Titular de la Unidad de Acceso a la Información Pública.Titular de la Dirección General de Fiscalización Interna.Titular de la Dirección General de Fiscalización a Fondos Federales.Titular de la Dirección General de Integridad y Ética de Servidores Públicos.Titular de la Dirección General de la Función Pública.Titular de la Dirección de Contraloría Social y Participación Ciudadana.
Suplencia en casode ausencia temporal: La o el servidor público que designe la o el Titular del Poder Ejecutivo del Estado.
Descripción general
La persona nombrada en este puesto es responsable de dirigir las funciones de control, vigilancia, evaluación ymodernización en la Administración Pública Estatal, con la finalidad de verificar que los recursos humanos, financieros,tecnológicos y materiales se administren con apego a las disposiciones normativas aplicables, y conforme a los criteriosde eficiencia, eficacia y transparencia, para dar cumplimiento a las metas establecidas en el Plan Veracruzano deDesarrollo 2011-2016 y así proporcionar servicios de calidad a la sociedad veracruzana.
Ubicación en la estructura orgánica
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización Dirección General dela Función Pública y
Unidad AdministrativaSecretaría Particular Contraloría
GeneralFebrero, 2016 Junio, 2016
Descripción de puestos
GOBERNADOR(A)DEL ESTADO
CONTRALORÍAGENERAL
ÁREA DE APOYO DEL C.CONTRALOR(A)
UNIDAD DE ACCESOA LA INFORMACIÓN
PÚBLICA
DIRECCIÓNJURÍDICA
UNIDADDE GÉNERO
UNIDADADMINISTRATIVA
DIRECCIÓN GENERALDE FISCALIZACIÓN
INTERNA
DIRECCIÓN GENERAL DEINTEGRIDAD Y ÉTICA DE
LOS SERVIDORESPÚBLICOS
DIRECCIÓN GENERALDE LA FUNCIÓN
PÚBLICA DIRECCIÓN DECONTRALORÍA SOCIAL Y
PARTICIPACIÓNCIUDADANA
DIRECCIÓN GENERALDE FISCALIZACIÓN AFONDOS FEDERALES
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Funciones
1. Someter a la consideración de la o el titular del Ejecutivo Estatal, los proyectos de iniciativa deleyes, reglamentos, decretos, acuerdos y convenios que permitan dar cumplimiento a lasatribuciones de la Contraloría General.
2. Disponer la emisión de políticas, normas y lineamientos para la organización y funcionamiento delSistema Estatal de Control y Evaluación Gubernamental, así como verificar su cumplimiento.
3. Impulsar políticas y lineamientos que fortalezcan la revisión y el control interno de los recursos, asícomo la evaluación de la gestión pública, para contribuir en la prevención y disminución de lasprácticas de corrupción, así como promover y fomentar la transparencia en las dependencias yentidades del Poder Ejecutivo del Estado.
4. Autorizar conjuntamente con el titular de la Secretaría de Finanzas y Planeación, la modificación delas estructuras orgánicas y plantillas de personal integrales en el caso de las dependencias y validarlas propuestas de creación y modificación a las mismas, en el caso de las entidades. A fin de darcumplimiento con la normatividad establecida.
5. Verificar que las dependencias y entidades presenten y publiquen oportunamente, la informaciónpública relativa a la planeación, ejecución y evaluación de los resultados de sus acciones, así comoel uso y destino de los recursos públicos.
6. Informar a la o el Gobernador del Estado, el resultado de las verificaciones y evaluaciones que sepractiquen a las dependencias y entidades, para hacer las acciones pertinentes de acuerdo a losderivaciones obtenidos.
7. Emitir los mecanismos para fortalecer la participación de la sociedad en el quehacer gubernamental,en cuanto al control social de los programas, con la finalidad de conjuntar esfuerzos para privilegiarla transparencia en la rendición de cuentas y prevenir la corrupción.
8. Autorizar los Manuales de Organización, Procedimientos y Trámites y Servicios de la ContraloríaGeneral así como disponer su publicación correspondiente, para mantener actualizados y a la vistadel público dicha información.
9. Realizar las actividades inherentes al puesto y todas aquellas que le sean encomendadas porinstancias superiores.
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Coordinación internaCON PARA
1. La o el Gobernador del Estado.
2. El personal subordinado.
1. Recibir instrucciones, proporcionar informacióny coordinar actividades.
2. Transmitir instrucciones, solicitar y proporcionarinformación, así como coordinar actividades.
Coordinación externaCON PARA
1. La Secretaría de la Función Pública.
2. La Auditoría Superior de la Federación.
3. La Comisión Permanente de ContraloresEstados-Federación.
4. Las dependencias y entidades de laAdministración Pública Estatal.
5. La H. Legislatura del Estado.
6. La Sociedad.
1. Convenir, disponer y vigilar las acciones para elbuen desempeño de los servidores públicos, sucapacitación y profesionalización, así como lafiscalización de recursos federales.
2. Proporcionar la información y atenciónnecesarias a las auditorías ordenadas para lafiscalización de la Cuenta Pública.
3. Participar en las acciones de coordinación deesa instancia con la Secretaría de la FunciónPública.
4. Vigilar la correcta aplicación de los recursos, elbuen desempeño de los servidores públicos,así como para la evaluación gubernamental yel desarrollo administrativo.
5. Comparecer e informar, a petición de ésta, delestado de guarda el despacho de asuntoscompetencia de la Contraloría.
6. Atender las solicitudes presentadas para darlesolución a la problemática o requerimiento deque se trate, para trabajar en beneficio de lasociedad.
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DIRECTORIO
Dr. Guillermo Moreno ChazzariniContralor General
Mtro. Arturo Delgado ÁvilaDirector General de Fiscalización Interna
L.C.C. Oscar Pineda HuertaDirector General de Fiscalización a Fondos Federales
Lic. Pedro José Vargas ZarrabalDirector General de Integridad y Ética de Servidores Públicos
Mtro. Roberto Guerrero ReyesDirector Jurídico
L.C. Felipe de Jesús Santiago VirgenEncargado de la Unidad Administrativa
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FIRMAS DE AUTORIZACIÓN
ELABORACIÓN
_________________________________
LIC. PEDRO JOSÉ VARGAS ZARRABALENCARGADO DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE LA FUNCIÓN PÚBLICA
REVISIÓN
__________________________________________
L.C. FELIPE DE JESÚS SANTIAGO VIRGENENCARGADO DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
AUTORIZACIÓN
__________________________________________
DR. GUILLERMO MORENO CHAZZARINICONTRALOR GENERAL
Ejemplo del apartado de firmas de autorización para dependencia.
NOTAS:
ELABORACIÓN.- Área que tenga la atribución de acuerdo con el Reglamento Interior
de la Dependencia para la elaboración de los Manuales Administrativos, por ejemplo:
Unidad Administrativa, Dirección de Administración, Unidad de Planeación, etc.
REVISIÓN: Para manuales generales, firman todos los titulares de las áreas de la
Dependencia que estén directamente subordinados al titular.
Para manuales específicos, firma el titular del área correspondiente.
AUTORIZACIÓN.- Titular de la Dependencia.
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FIRMAS DE AUTORIZACIÓN
ELABORACIÓN
_________________________________
AREA CORRESPONDIENTE
REVISIÓN
__________________________________________
AREA CORRESPONDIENTE
AUTORIZACIÓN
INTEGRANTES DEL LA H. JUNTA DE GOBIERNO
_________________________________
PRESIDENTE
________________________________
SECRETARIO
_________________________________
VOCAL
Ejemplo del apartado de firmas de autorización para Entidad
NOTAS:
ELABORACIÓN.- Área que tenga la atribución de acuerdo con el Decreto de Creación
o reglamento interior de la Entidad para la elaboración de los Manuales
Administrativos, por ejemplo: Unidad Administrativa, Dirección de Administración,
Unidad de Planeación, etc.
REVISIÓN: Para manuales generales, firman todos los titulares de las áreas de la
Entidad que estén directamente subordinados al titular.
Para manuales específicos, firma el titular del área correspondiente.
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AUTORIZACIÓN.- Los integrantes del Órgano de Gobierno ó H. Junta Directiva que
participen en la sesión en la que se autorice el documento.
ANEXO IIIVerbos comunes para describir
Funciones específicasAcreditar Conservar Emplazar Intervenir PublicarActualizar Consolidar Entablar Investigar RealizarAdecuar Contratar Enterar Jerarquizar RecabarAdministrar Contribuir Enviar Manejar RecibirAnalizar Controlar Establecer Mantener RecopilarAplicar Convocar Estimar Marcar RegistrarApoyar Cuantificar Estudiar Notificar RegularAsegurar Definir Expedir Observar RehabilitarAsignar Depurar Fijar Obtener RemitirAtender Desahogar Fincar Operar RendirAutorizar Desarrollar Fomentar Opinar RepresentarCanalizar Designar Formular Orientar RequerirCapacitar Detectar Fundamentar Otorgar ResolverCaptar Determinar Generar Participar ReunirCapturar Diagnosticar Gestionar Planear RevisarCertificar Dictaminar Globalizar Practicar SancionarClasificar Dictar Grabar Preparar SeleccionarCoadyuvar Difundir Hacer Prestar SistematizarCodificar Diseñar Identificar Prever SolicitarColaborar Disponer Impartir Procesar SugerirCompatibilizar Distribuir Implantar Producir SuministrarCompilar Divulgar Informar Programar TramitarComprobar Documentar Inscribir Promover TurnarComunicar Efectuar Inspeccionar Proponer ValidarConcentrar Ejecutar Instruir Proporcionar ValorarConciliar Ejercer Instrumentar Proteger VerificarConducir Elaborar Integrar Proveer VigilarConformar Emitir Interpretar Proyectar Vincular
Verbos comunes paraIndicar funciones
DIRECCIONES SUBDIRECCIONES DEPARTAMENTOS
Planear Organizar OrganizarOrganizar Integrar IntegrarDirigir Dirigir OperarControlar Controlar ProgramarAutorizar Supervisar InformarEvaluar Desarrollar ProponerDefinir Formular SistematizarEstablecer Instrumentar Participar
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ANEXO IV
Ejemplo de procedimiento
Procedimiento
Nombre: Recepción de materiales y útiles de oficina, material de limpieza, material y útiles de cómputo, materialfotográfico, refacciones, accesorios y herramientas, partes de equipo de cómputo, neumáticos, materiales ysuministros varios, material eléctrico.
Objetivo: Verificar la entrega de artículos por parte de los proveedores, de acuerdo a las condiciones y característicasestablecidas en el Pedido y registrar la entrada del material al Almacén.
Frecuencia: Periódica.
NormasLa recepción de artículos debe realizarse en forma completa, no debe aceptarse entregas parciales, con la excepción de haberseestablecido en el Pedido.El proveedor debe entregar la Factura en original y copia a la Oficina de Servicios Generales y Control de Inventarios para obtenerel sello de recibido.Los artículos recibidos deben detallarse en el Kardex por artículo para mantener actualizada la información de existencias.La entrada de artículos a la Oficina de Servicios Generales y Control de Inventarios debe controlarse a través de Kardex porartículo y del Sistema Interno de la Oficina de Servicios Generales y Control de Inventarios.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración AutorizaciónDirección General
de la Función Pública Unidad Administrativa Contraloría GeneralAbril, 2016 Mayo, 2016
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Descripción narrativa
Área Actividad Descripción
Oficina de ServiciosGenerales y Controlde Inventarios
1
1 A
2
3
4
Recibe del proveedor los materiales y la Factura en original y copia y los coteja contra lacopia del Pedido que obtiene del archivo cronológico temporal.
¿Coincide lo recibido con lo solicitado?
En caso de no coincidir con lo solicitado:Entrega al proveedor el total del material pactado de acuerdo a las especificaciones ycantidades acordadas en el Pedido realizado y le entrega la Factura en original y copia asícomo los materiales y archiva la copia del Pedido de manera cronológica temporal.
Pasa el tiempo
Continúa con la actividad número 1.
En caso de coincidir con lo solicitado:Recaba firma del Jefe de la Oficina de Servicios Generales y Control de Inventarios y sella derecibido en la Factura original y copia; entrega la Factura en original al proveedor y archivade manera cronológica temporal la copia de la Factura y la copia del Pedido.
Registra el material recibido en el Kardex por artículo, mismo que obtiene previamente delarchivo alfabético permanente, así como en el Sistema Interno de Almacén.
Clasifica los materiales recibidos, los acomoda en los anaqueles correspondientes; archiva elKardex por artículo de manera alfabética permanente.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
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ANAQUELES
Unidad Administrativa/ Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales/Oficina de Servicios Generales y Controlde Inventarios. Recepción de Materiales y Útiles de Oficina, Material de Limpieza, Materiales y Útiles de Cómputo, MaterialFotográfico, Refacciones, Accesorios y Herramientas, partes de Equipo de Cómputo, Neumáticos, Materiales y SuministrosVarios, Material Eléctrico, Pinturas y Productos Farmacéuticos.
KARDEX PORARTÍCULO
MATERIALES
MATERIALES
MATERIALES
KARDEX PORARTÍCULO
RECIBE, COTEJA YOBTIENE
FACTURA O-1
PROVEEDOR
¿COINCIDE LORECIBIDOCON LOSOLICITADO?
NO
SI
REGISTRA YOBTIENE
PROVEEDOR
C
SISTEMA INTERNO DEALMACÉN
RECABA, SELLA,ENTREGA Y ARCHIVA
JEFE DE LA OFICINA DESERVICIOS GENERALES YCONTROL DE INVENTARIOS
MATERIALES
PEDIDO 1C
FACTURA O-1PEDIDO 1
1
1
ENTREGA YARCHIVA
SI
FACTURA OPROVEEDOR
1PEDIDO 1C
FIN
CLASIFICA,ACOMODA YARCHIVA
A
A
INICIO
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ANEXO VSimbología para la elaboración de
Diagramas de flujo (ANSI)
TerminalIndica el inicio del procedimiento y el final del mismo.
OperaciónRepresenta la ejecución de una actividad operativa o acciones a realizarcon excepción de decisiones o alternativas.Decisión y/o alternativaIndica un punto dentro del flujo en que son posibles varios caminos oalternativas (preguntas o verificación de condiciones).
DocumentoRepresenta cualquier tipo de documento que se utilice, reciba, segenere o salga del procedimiento, los cuales pueden identificarseanotando en el interior del símbolo la clave o nombre correspondiente;así como el número de copias.Archivo definitivoIndica que se guarda un documento en forma permanente. Se usageneralmente combinado con el símbolo “Documento” y se le puedenagregar en su interior las siguientes instrucciones:A Alfabético.N Numérico.C Cronológico.Archivo ProvisionalIndica que el documento se guarda en forma eventual o provisional. Serige por las mismas condiciones del archivo permanente.
ConectorRepresenta una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujocon otra parte lejana del mismo.
Conector de páginaRepresenta una conexión o enlace con otra hoja diferente, en la quecontinúa el diagrama de flujo.
Dirección de flujo o Líneas de uniónConecta los símbolos señalando el orden en que deben realizarse lasdistintas operaciones.Preparación o Conector de procedimientoIndica conexión del procedimiento con otro que se realiza de principio afin para poder continuar con el descrito.Pasa el tiempoRepresenta una interrupción del proceso.Sistema InformáticoIndica el uso de un sistema informático en el procedimiento.
Efectivo o ChequeRepresenta el efectivo o cheque que se reciba, genere o salga delprocedimiento
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AclaraciónSe utiliza para hacer una aclaración correspondiente a una actividad delprocedimiento.
Dirección de flujo de actividades simultáneasConecta los símbolos señalando el orden simultáneo de dos o másactividades que se desarrollan en diferente dirección de flujo.Disco compactoRepresenta la acción de respaldar la información generada en elprocedimiento en una unidad de lectura óptica.
ObjetoEs la representación gráfica de un objeto tangible descrito dentro delprocedimiento.
USBRepresenta un archivo digital en memoria USB.
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® DERECHOS RESERVADOSContraloría General
Dirección General de la Función PúblicaAv. Manuel Ávila Camacho Nº 156
Col. Unidad Veracruzana, C.P. 91030.Edición 2017.
marzo de 2017.Xalapa-Enríquez, Veracruz de Ignacio de la Llave, México.
