METODOLOGÍA GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROYECTOS DE

INVESTIGACIÓN CON FINANCIACIÓN EXTERNA O INTERNA

PROCESO INVESTIGACIÓN

INICIO FIN

EVALUACIÓN DE PROPUESTAS DE INVESTIGACIÓN

EJECUCIÓN DE ACTIVIDADES

DE INVESTIGACIÓN

CIERRE Y LIQUIDACIÓN

DE ACTIVIDADES

DE INVESTIGACIÓN

INICIO

EJECUCIÓN DE ACTIVIDADES

EVALUACIÓN DE PROPUESTAS DE INVESTIGACIÓN

Somete la propuesta ante la Vicerrectoría

de Investigación

1. Investigador

Revisa y envía convenio/contrato a

Dirección Jurídica

6. DIR. INVESTIGACIÓN

Revisa la propuesta

2. DIR. INVESTIGACIÓN

Otorga aval para sometimiento a entidad externa

3. DIR. INVESTIGACIÓN

Analiza la propuesta, informa y si aprueba

envía convenio

4. ENTIDAD EXTERNA

Revisa el convenio/contrato

5. FACULTAD

Revisa el convenio/contrato y realiza la legalización

7. DIRECCIÓN JURÍDICA

EVALUACIÓN DE

PROPUESTAS

EJECUCIÓN DE

ACTIVIDADES

CIERRE Y LIQUIDACIÓN

DE ACTIVIDADES

FINANCIACIÓN INTERNA

CIERRE DE ACTIVIDADES

EJECUCIÓN DE ACTIVIDADES DE INVESTIGACIÓN

Solicita la creación del

código presupuestal

9. DIR. INVESTIGACIÓN

11. GENERACIÓN DE FACTURA

12. COMPRAS DE BIENES Y SERVICIOS

14. CONTROL PRESUPUESTAL

15. CONTRATACIÓN DE RECURSO HUMANO

16. SOLICITUD MODIFICACIONES

17. ELABORACIÓN DE INFORMES FINANCIEROS

EVALUACIÓN DE

PROPUESTAS

Diligencia el formato de creación de

código presupuestal

8. FACULTAD

Crea el código presupuestal

10. PRESUPUESTO

Presenta los informes a la

Entidad externa

19. DIR. INVESTIGACIÓN

13, PAGO A TERCEROS

18. EJECUCIÓN TÉCNICA

EVALUACIÓN DE

PROPUESTAS

EJECUCIÓN DE

ACTIVIDADES

CIERRE Y LIQUIDACIÓN

DE ACTIVIDADES

SI Reintegros

NO Reintegros

21. FACULTAD

Solicita el reintegro de recursos a la

Dirección Financiera

FIN

EJECUCIÓN DE ACTIVIDADES

CIERRE DE ACTIVIDADES DE INVESTIGACIÓN

Envía respuesta sobre informes

técnico y financiero finales

a la D.I.

20. ENTIDAD EXTERNA 22. DIR. INVESTIGACIÓN

Envía comprobante de consignación a la entidad externa

23. DIR. INVESTIGACIÓN

Solicita el cierre del código

presupuestal a la Oficina de

Presupuesto

24. DIRECCIÓN JURÍDICA

Legaliza el acta de liquidación

EVALUACIÓN DE

PROPUESTAS

EJECUCIÓN DE

ACTIVIDADES

CIERRE Y LIQUIDACIÓN

DE ACTIVIDADES

1. EL PROFESOR SOMETE LA PROPUESTA ANTE LA VICERRECTORÍA DE INVESTIGACIÓN

Las condiciones y actividades que deben llevarse a cabo para el sometimiento de la propuesta ante la Vicerrectoría de Investigación se encuentra en el procedimiento “Formulación de Propuestas de Investigación (IN-P10-PR01). http://www.javeriana.edu.co/puj/viceadm/oym/ppd/documentos2.htm#investigacion.

Para el registro de la propuesta en el SIAP se debe realizar de acuerdo con la “Guía para el registro de propuestas y otras actividades de investigación” y la Guía Rápida de usuario “Registro del presupuesto de propuestas de investigación en el SIAP (IN-P12-G01)”. www.javeriana.edu.co/puj/viceadm/oym/ppd/documentos2.htm#investigacion.

Se debe realizar la solicitud de recursos teniendo en cuenta lo indicado en los términos de referencia de las convocatorias internas. Los montos solicitados deberán basarse en los precios de mercado, por lo que en el proceso de evaluación es posible que se solicite una cotización y/o propuesta económica de referencia.

Para facilitar el cálculo del rubro denominado Uso de Equipo, se ha creado una consulta de activos , la ruta de acceso es la siguiente: Sistema de Información Universitaria con su usuario y clave ingresar a < INGRESO A FN < Catálogo de Consultas Finanzas <AM_BUSCA_ACTIVO_POR_DESCR

Rubros no financiables con financiación interna:

– Bibliografía, éstos son asignados por la Universidad a través de los Departamentos y Unidades no adscritas para su adquisición a través de la Biblioteca.

– Publicaciones. Existen convocatorias específicas para publicación de artículos y libros . – Personal, no se financia personal y tampoco se otorgan bonificaciones para personal de planta de

la Universidad. El rubro de servicios técnicos no constituye gastos de personal.

2. LA VÍCERRECTORÍA DE INVESTIGACIÓN HACE UNA REVISIÓN FORMAL A LA PROPUESTA

Recomendaciones Financiación interna

La Universidad aportará los recursos nuevos que sean exigibles en las convocatorias externas.

El rubro denominado administración, o costos operativos o indirectos pueden incluirse en el presupuesto cuando la institución lo financie. Este rubro puede soportarse contablemente con los costos indicados en la Circular DF-001/2012 de la Dirección Financiera.

En el evento que la entidad financiadora reconozca recursos para personal de planta de la Universidad, es necesario presentar el aval del Decano Académico o del superior inmediato indicando si se trata de recuperación de salario y/o de bonificación ocasional. En caso que el proyecto sea colaborativo, es decir que simplemente el profesor participa por invitación de otra(s) entidad(es), pero la universidad no recibe recursos, se debe anexar una carta que formalice la participación del profesor en el proyecto, donde la entidad que invita indique cuales serán las responsabilidades y entregables del profesor de la Universidad.

Recomendaciones Financiación externa

3. LA VICERRECTORÍA DE INVESTIGACIÓN OTORGA AVAL PARA EL SOMETIMIENTO A ENTIDAD EXTERNA (EN CASO DE QUE APLIQUE)

Se remiten los documentos a la Entidad externa. Investigador o la Dirección de Investigación según aplique.

Las convocatorias externas cierran internamente mínimo con 10 días calendario de anticipación para realizar la revisión las propuestas.

La Dirección de Investigación realiza y gestiona la firma de la carta de aval institucional una vez verificado tanto el cumplimiento de los requisitos internos como los establecidos por la entidad patrocinadora.

Una vez aprobada la propuesta, la entidad patrocinadora solicita documentos para elaboración del convenio y/o contrato y posteriormente envía el contrato para revisión y firma. La Dirección de Investigación envía los documentos de la Universidad.

En caso que el contrato sea enviado directamente a la Facultad, este debe ser enviado a la Dirección de Investigación revisado y con el aval del Decano Académico, del Director del Departamento y el Profesor responsable de la propuesta.

Si el convenio o contrato incluye formatos que deben ser diligenciados, la Facultad se debe encargar de recopilar la información en las respectivas instancias .

No se deben entregar directamente convenios o contratos a la Dirección Jurídica dado que se requiere previo aval de la Dirección de Investigación. Es preciso tener en cuenta que cuando sea necesario transferir recursos del proyecto a otras entidades coejecutoras, se deberá solicitar a la Dirección Jurídica, a través de la Dirección de Investigación, la elaboración de un contrato. La solicitud deberá contener como mínimo lo siguiente:

– Valor – Finalidad – Actividades que se deben realizar o cumplir – Obligación de reintegrar los recursos no ejecutados.

4. LA VICERRECTORÍA DE INVESTIGACIÓN ANALIZA LA PROPUESTA Y ENVÍA CONVENIO

La Facultad debe tener en cuenta en la revisión del convenio:

Que las partes estén identificadas en todo el texto del convenio/contrato, de la misma manera como se menciona en el encabezado. Que las obligaciones de las partes coincidan o sean coherentes con los términos de la convocatoria, el proyecto, el memorando de elaboración y el convenio/contrato.

Que el presupuesto del patrocinador y la contrapartida coincida con lo establecido en la propuesta del proyecto y/o demás documentos. Que la duración del convenio este acorde con lo indicado en la propuesta. Que la forma en que se establece(n) el(os) desembolso(s) permitirá(n) la financiación según las necesidades del proyecto en el tiempo.

5. LA VICERRECTORÍA DE INVESTIGACIÓN REVISA EL CONVENIO

Cuando sea una convocatoria de cofinanciación ó de recuperación contingente, los compromisos económicos de las partes deben ajustarse a dicha modalidad, previa revisión por la Dirección de Investigación. Para la revisión del convenio, la Dirección de Investigación debe enviar a la Dirección Jurídica los siguientes documentos:

– Términos de la convocatoria, cuando aplique. – Memorando de elaboración del convenio/contrato. – Proyecto. – Resolución ó acto administrativo en el que se comunica que la Universidad ha sido seleccionada

como beneficiario/ejecutor o coejecutor, cuando aplique. – Demás documentos que se enuncien como anexos del convenio/contrato según se requiera,

como carta de presentación, presupuesto, etc. – Certificado de disponibilidad presupuestal, cuando aplique.

El envío a la Dirección Jurídica del convenio/contrato toma (1) día hábil.

NOTA: En caso de requerirse un acuerdo de confidencialidad ó de propiedad intelectual debe ser solicitado a la Dirección Jurídica.

6. LA VICERRECTORÍA DE INVESTIGACIÓN ENVÍA CONVENIO/CONTRATO A LA DIRECCIÓN JURÍDICA

COMPRAS DE BIENES Y SERVICIOS

Compra de bienes diferentes a materiales de consumo, reactivos e insumos

FLUJO DE PROCEDIMIENTO Centralizado en Oficina de Suministros

Compra de materiales de consumo, reactivos e insumos

INICIO

Realiza cotizaciones y selecciona el proveedor

Investigador

Aprueba el pedido en el sistema PeopleSoft

Responsable asignado

Informa al responsable de compras en la Facultad los datos de la compra

Investigador

Radica en la Oficina de Suministros el pedido con las cotizaciones respectivas (de

acuerdo a la matriz de atribuciones)

Facultad

Envía la orden de compra al proveedor

Valida la existencia del proveedor y crea el pedido en el sistema People Soft

Facultad

Radica la factura en la Oficina de Suministros

Realiza la recepción física del producto y firma la remisión o acta de entrega en señal de

aprobación

Investigador

Realiza un segundo despacho del pedido

en PeopleSoft

Oficina de Suministros

Realiza la recepción del pedido en PeopleSoft y radica

las facturas en la Oficina de Cuentas por Pagar

Oficina de Suministros

FIN

Facultad

Proveedor

Despacha el pedido en el Sistema PeopleSoft

Facultad

ELABORACIÓN DE INFORMES FINANCIEROS

La periodicidad y cantidad de informes financieros que se deben presentar se establecen en el convenio de investigación suscrito, por lo cual debe tenerse control de las fechas y plazos de entrega de estos.

Los informes financieros patrocinados por Colciencias deberá regirse por el formato establecido por esta entidad, para los restantes deberá verificarse si la entidad cuenta con una plantilla especifica para la presentación de informes financieros, en caso contrario, podrá emplear el formato establecido por Colciencias. Para la revisión del informe financiero y posterior firma por el Jefe de la Oficina de Contabilidad debe solicitar cita al correo sandra.osorio@javeriana.edu.co con tres (3) días de anticipación. Recuerde que los gastos deben ser registrados e incluidos en los registros financieros del proyecto en el periodo que se ejecutan, puesto que la Oficina de Contabilidad no realiza reclasificaciones y estos gastos no serán aceptados.

ELABORACIÓN DE INFORMES FINANCIEROS

El formato de informe financiero deberá presentarse a la Oficina de Contabilidad junto con los siguientes documentos:

– Informe de gastos del proyecto generado desde el modulo de control de compromisos – Copia del convenio o contrato de investigación – Copia de los informes financieros presentados previamente, no aplica para el primer

informe. – Certificación firmada por el Decano Académico de la Facultad donde se indique la

dedicación (tiempo y costo) de funcionarios administrativos en el proyecto. – Certificación firmada por el Decano Académico de la Facultad donde se indique la

dedicación (tiempo y costo) de profesores en el proyecto. – Certificación emitida por la Oficina de Relaciones Laborales, donde se indique valor por hora

del personal administrativo y profesores vinculados con el proyecto; así mismo copia del correo electrónico donde se evidencie el envío de estos documentos desde la Oficina de la Dirección de Gestión Humana.

– En caso que aplique, certificación de uso de equipos que sean propiedad de la Universidad y requieran ser usados para el proyecto.

– Copia del correo electrónico de la Oficina de Activos Fijos donde se indique los datos del equipo que se certifica, donde se cite, placa, descripción del activo, valor de la depreciación, valor de la depreciación mensual y valor en libros.

ELABORACIÓN DE INFORMES FINANCIEROS

En el formato de informe financiero, asigne un espacio para firma del responsable del proyecto en la Facultad (ya sea el Investigador principal, Decano Académico u otra instancia que se considere pertinente) y una segunda asignada para la Jefe de la Oficina de Contabilidad.

No incluya decimales en el informe financiero, en caso de no existir valores coloque cero en el campo. Cuando existan aportes de un tercero, es necesario reflejarlo en el informe financiero. Para financiación externa ésta se debe encontrar firmado por la Entidad. De existir diferencias entre los saldos sin ejecutar presentados en el informe financiero y lo registrado en la aplicación financiera, es necesario incluir una nota aclaratoria en el informe.

EJECUCIÓN TÉCNICA

La ejecución técnica de las actividades de investigación comprende, tanto el desarrollo mismo de la actividad investigativa, como la presentación de los informes técnicos, manuscritos y demás documentos de soporte de los resultados de esa actividad, tal como lo establece la respectiva entidad patrocinadora. Así mismo, la solicitud oportuna de prórrogas, cambios de personal, entre otros posibles ajustes en el desarrollo de la actividad investigativa.

La información sobre fechas de ejecución y entrega de resultados de avance o finales de las actividades de investigación se encuentran disponibles en el sitio web con la ruta: www.javeriana.edu.co/ofi > Usuario y Contraseña > Ver Actividades Investigacion

Las solicitudes de prórrogas y los cambios de personal en los proyectos cofinanciados por entidades externas se tramitan directamente ante la entidad patrocinadora, desde la Facultad y Unidad Académica responsable de la ejecución del proyecto. Se debe remitir copia de dichas solicitudes al Vicerrector Académico. Los requisitos en cuanto a documentación, tiempos reglamentarios y demás pautas para tales solicitudes, los establece cada entidad patrocinadora en el contrato que se suscribe para formalizar las condiciones de ejecución de la actividad investigativa. Las solicitudes de prórroga para la ejecución de proyectos de investigación financiados por la Pontificia Universidad Javeriana, se tramitan conforme a la Circular 15 de 2009. Las solicitudes de prórroga u otrosí que lleguen a la Vicerrectoría de Investigación o la Dirección Jurídica deben venir con el aval de la Facultad o Unidad.

Solicitud de prorroga

Informes técnicos patrocinadores externos: Los proyectos de investigación financiados por la Pontificia Universidad Javeriana no requieren de la presentación de Informes técnicos finales a la Vicerrectoría de Investigación, sino que se deben remitir los manuscritos de las publicaciones previstas en el proyecto, según lo establecido en la Circular 15 de 2007. Informes técnicos patrocinadores externos: En el caso de los proyectos de investigación financiados por otras entidades, cada entidad patrocinadora define los requerimientos para la presentación de informes técnicos de avance y finales, conforme lo establecido en los documentos del contrato (términos de referencia de la convocatoria, convenio o contrato específico, memorando de contrato, actas, entre otros) suscrito para la ejecución de cada proyecto. Formatos: Algunas de estas entidades disponen de guías y formatos para la presentación de informes técnicos de avance y finales. Para el caso de Colciencias, éstos pueden consultarse en el sitio web de esta entidad y también en el de la Universidad. www.javeriana.edu.co/ofi > Usuario y Contraseña > Documentos, Formatos, Sitios

Informes técnicos

EJECUCIÓN TÉCNICA

Las pautas para la normalización de la identificación institucional y de autores en todos los productos académicos desarrollados por profesores y demás funcionarios vinculados a la Pontificia Universidad Javeriana, se encuentran en la Circular N° 13-2011. En los manuscritos que presenten resultados de actividades de investigación financiados o cofinanciados por la Pontificia Universidad Javeriana se deben otorgar los créditos a todas las entidades patrocinadoras, de la siguiente manera: Se debe identificar la afiliación institucional de los autores; identificar el código y el nombre del proyecto de investigación que dio lugar al manuscrito; y, reconocer el aporte financiero de cada una de las entidades (No sólo si éste fue en efectivo, sino también cuando el aporte es en especie, como es el tiempo de dedicación de los profesores, entre otros). Los derechos de propiedad intelectual sobre los resultados y productos derivados de actividades de investigación, se regularán con base en la política de propiedad intelectual de la Universidad. En caso de ser derivados de un proyecto aprobado por una entidad externa, se regularán según se acuerde con dicha entidad.

PRESENTA INFORME FINANCIERO A ENTIDAD EXTERNA

A través de la Dirección de Investigación se realiza el envió del informe financiero final a la Entidad Financiadora previa revisión de su contenido.

La entrega de este informe debe realizarse con mínimo tres días hábiles de anticipación.

El informe financiero final debe llevar la firma de la Oficina de Contabilidad si la entidad patrocinadora así lo estipula.

ENVÍA RESPUESTA DEL INFORME FINANCIERO FINAL

En caso de que el patrocinador solicite aclaraciones a la información remitida en lo informes financieros, la Facultad deberá gestionar su aclaración y corrección, si a ello hubiere lugar, enviando copia del documento de respuesta a la Dirección de Investigación.

FIN DE LA METODOLOGÍA