Unidad III: Auditora de control interno

Mtodos y tcnicas de evaluacin del control interno

Introduccin

Auditora al sistema de control interno

El proceso de evaluacin del control interno

Mtodos para el estudio y evaluacin del control interno

Estudio y evaluacin del control interno por ciclos de transacciones

Procedimientos de auditoria

INTRODUCCIN

La falta de un control interno adecuado dentro de las organizaciones, permite que en las diferentes reas de la organizacin se genere desorden, que faciliten la generacin de escenarios propensos al desarrollo de prcticas inadecuadas. La correcta aplicacin de las herramientas de Auditora es la solucin para la adecuada y oportuna prevencin, as como para la deteccin de su existencia y adecuada documentacin que sirva de soporte para llevar a cabo las actividades. La creacin e implantacin de sistemas antifraude sustentados en procesos sistemticos de auditora, son la oportunidad para proteger a las organizaciones de las prcticas desleales, de manejo inadecuado de recursos. Un buen control interno permite la ptima proteccin del patrimonio de la Institucin y brinda seguridad a los empleados.

El propsito principal es hacer recomendaciones imparciales a partir de evidencias sobre el grado de cumplimiento de los objetivos, planes, programas, proyectos y procesos, as como sobre debilidades, irregularidades y errores presentados en las operaciones de la entidad, con el fin de apoyar a la alta direccin en la toma de decisiones, implementacin de los controles necesarios para corregir desviaciones, sugiriendo las acciones de mejoramiento correspondientes.

Auditoria al sistema de control interno

Se basa en tres aspectos bsicos de evaluacin

Cumplimiento

Verificar la adherencia a las normas establecidas por la entidad

Estratgico

Evaluar y monitorea el desempeo de los sistemas gerenciales de la entidad. Evala el logro de los objetivos

Gestin y Resultados

Verifica las actividades relativas al proceso de gestin de la entidad con el fin de determinar el grado de economa, eficiencia, eficacia en el manejo de los recursos

Parmetros del sistema de control interno

El proceso de evaluacin del control interno

La muestra debe ser representativa. El tamao de la muestra vara de manera inversa respecto a la calidad del control interno. El examen de los documentos incluidos debe ser exhaustivo para poder hacer una inferencia adecuada.

Mtodo Descriptivo o Narrativo

El estudio es detallado de cada operacin con lo que se obtiene un mejor conocimiento de la empresa.

Se obliga al Auditor a realizar un esfuerzo mental, que acostumbra al anlisis y escrutinio de las situaciones establecidas.

Se pueden pasar inadvertidos algunas situaciones anormales.

No se tiene un ndice de eficiencia

Mtodos para el estudio y evaluacin del control interno.

Mtodos para el estudio y evaluacin del control interno.

Mtodo Grfico.

NOTA:

Si el auditor disea un flujograma del sistema, ser preciso que visualice el flujo de la informacin y los documentos que se procesan. El flujograma debe elaborarse, usando smbolos estndar, de manera que quines conozcan los smbolos puedan extraer informacin til relativa al sistema. Si el auditor usa un flujograma elaborado por la entidad, debe ser capaz de leerlo, interpretar sus smbolos y sacar conclusiones tiles respecto al sistema representado por el flujograma.

Se recomienda adems el uso combinado de estas cartas con los manuales de operacin ya que se complementan.

Prdida de tiempo cuando no se est familiarizado a este sistema o no cubre las necesidades del Contador Pblico.

Dificultad para realizar pequeos cambios o modificaciones ya que se debe elaborar de nuevo.

Se recomienda como auxiliar a los otros mtodos.

Mtodo de Cuestionario.

Representa un ahorro de tiempo.

Por su amplitud cubre con diferentes aspectos, lo que contribuye a descubrir si algn procedimiento se alter o descontinu.

Es flexible para conocer la mayor parte de las caractersticas del control interno

El estudio de dicho cuestionario puede ser laborioso por su extensin.

Muchas de las respuestas si son positivas o negativas resultan intrascendentes si no existe una idea completa del porque de estas respuestas.

Su empleo es el ms generalizado, debido a la rapidez de la aplicacin.

Inventario

Anlisis Factorial

De los mtodos vistos anteriormente, ninguno de ellos trata con relativa profundidad, el elemento clave de la entidad, las personas.

Para cubrir ese vaco se presenta un cuarto mtodo.

Ejemplo de factores internos de una entidad industrial

o Medio ambiente. Administracin. Productos. Procesos. Funcin Financiera. Facilidades de produccin Mano de obra Materias primas. Produccin. Mercadotecnia. Contabilidad. Estadsticas.

Estudio y evaluacin del control interno por ciclos de transacciones.

Tcnicas de auditora

1. Estudio general.

Apreciacin sobre la fisonoma o caractersticas generales de la empresa, de sus estados financieros de los rubros y partidas importantes, significativas o extraordinaria.

Esta apreciacin se hace aplicando el juicio profesional del auditor, que basado en su preparacin y experiencia, podr obtener de los datos e informacin de la empresa que va a examinar, situaciones importantes o extraordinarias que pudieran requerir atencin especial.

Esta tcnica sirve de orientacin para la aplicacin antes de cualquier otra.

El estudio general, deber aplicarse con cuidado y diligencia, por lo que es recomendable que su aplicacin la lleve a cabo un auditor con preparacin, experiencia y madurez, para asegurar un juicio profesional slido y amplio.

2. Anlisis.

Clasificacin y agrupacin de los distintos elementos individuales que forman una cuenta o una partida determinada, de tal manera que los grupos constituyan unidades homogneas y significativas.

El anlisis generalmente se aplica a cuentas o rubros de los estados financieros para conocer cmo se encuentran integrados y son los siguientes:

3. Inspeccin.

Examen fsico de los bienes materiales o de los documentos, con el objeto de cerciorarse de la existencia de un activo o de una operacin registrada o presentada en los estados financieros.

En diversas ocasiones, especialmente por lo que hace a los saldos del activo, los datos de la contabilidad estn representados por bienes materiales, ttulos de crdito u otra clase de documentos que constituyen la materializacin del dato registrado en la contabilidad.

En igual forma, algunas de las operaciones de la empresa o sus condiciones de trabajo, pueden estar amparadas por ttulos, documentos o libros especiales,

en los cuales, de una manera fehaciente quede la constancia de la operacin realizada.

En todos estos casos, puede comprobarse la autenticidad del saldo de la cuenta, de la operacin realizada o de la circunstancia que se trata de comprobar, mediante el examen fsico de los bienes o documentos que amparan el activo o la operacin.

4. Confirmacin.

Obtencin de informacin, datos y comentarios de los funcionarios y empleados de la propia empresa.

Con esta tcnica, el auditor puede obtener conocimiento y formarse un juicio sobre algunos saldos u operaciones realizadas por la empresa.

Por ejemplo, el auditor puede formarse su opinin sobre la contabilidad de los saldos de deudores, mediante informaciones y comentarios que obtenga de los jefes de los departamentos

6.- Declaracin.

Manifestacin por escrito con la firma de los interesados, del resultado de las investigaciones realizadas con los funcionarios y empleados de la empresa.

Esta tcnica, se aplica cuando la importancia de los datos o el resultado de las investigaciones realizadas lo ameritan.

Aun cuando la declaracin es una tcnica de auditora conveniente y necesaria, su validez est limitada por el hecho de ser datos suministrados por personas que participarlo en las operaciones realizadas o bien, tuvieron injerencia en la formulacin de los estados financieros que se est examinando.

7. Certificacin.

Obtencin de un documento en el que se asegure la verdad de un hecho, legalizado por lo general, con la firma de una autoridad

8. Observacin.

Presencia fsica de cmo se realizan ciertas operaciones o hechos.

El auditor se cerciora de la forma como se realizan ciertas operaciones, dndose cuenta ocularmente de la forma como el personal de la empresa las realiza. Por ejemplo, el auditor puede obtener la conviccin de que los inventarios fsicos fueron practicados de manera satisfactoria, observando cmo se desarrolla la labor de preparacin y realizacin de los mismos.

9. Calculo.

Verificacin matemtica de alguna partida.

Hay partidas en la contabilidad que son resultado de cmputos realizados sobre bases predeterminadas.

El auditor puede cerciorarse de la correccin matemtica de estas partidas mediante el clculo independiente de las mismas.

En la aplicacin de la tcnica del clculo, es conveniente seguir un procedimiento diferente al ampliado originalmente en la determinacin de las partidas.

Por ejemplo, el importe de los intereses ganados originalmente calculados sobre la base de cmputos mensuales sobre operaciones individuales, se puede comprobar por un clculo global aplicando la tasa de inters anual al promedio de las inversiones del periodo

Procedimientos de auditoria

De denominan al conjunto de tcnicas de auditora aplicables a un grupo de hechos o circunstancias que nos sirven para fundamentar la opinin del auditor dentro de una auditora, se les dan el nombre de procedimientos de auditora.

La combinacin de dos o ms procedimientos, derivan en programas de auditora, y al conjunto de programas de auditora se le denomina plan de auditora, el cual servir al auditor para llevar una estrategia y organizacin de la propia auditora.

El auditor no puede obtener el conocimiento que necesita para sustentar su opinin en una sola prueba, es necesario examinar los hechos, mediante varias tcnicas de aplicacin simultnea.

En General los procedimientos de auditora permiten:

NOTA:

Por esta razn el auditor deber aplicar su experiencia y decidir cul tcnica o procedimiento de auditora sern los ms indicados para obtener su opinin.

Procedimientos de auditoria

Los procedimientos de auditora son operaciones especficas que se aplica en el desarrollo de una auditora e incluyen tcnicas y prcticas consideradas necesarias de acuerdo con las circunstancias. Los procedimientos pueden agruparse en:

Adems, de las tcnicas de auditora mencionadas, podemos citar las siguientes que le permiten obtener informacin suficiente y competente para fundamentar su opinin.

TCNICAS DE VERIFICACIN OCULAR

Comparacin

Es el acto de observar la similitud o diferencia existente entre dos o ms elementos.

Dentro de la fase de ejecucin de la auditora se efecta la comparacin de resultados, contra criterios aceptables, facilitando de esa forma la evaluacin por el auditor y la elaboracin de observaciones, conclusiones y recomendaciones.

Observacin

Es el examen ocular realizado para cerciorarse como se ejecutan las operaciones.

Esta tcnica es de utilidad en todas las fases de la auditora, por cuyo intermedio el auditor se cerciorar de ciertos hechos y circunstancias, en especial, las relacionadas con la forma de ejecucin de las operaciones, apreciando personalmente, de manera abierta o discreta, como el personal de la entidad ejecuta las operaciones.

TCNICAS DE VERIFICACION ORAL

Indagacin

Es el acto de obtener informacin verbal sobre un asunto mediante averiguaciones directas o conversaciones con los funcionarios responsables de la entidad.

La respuesta a una pregunta formulada por el auditor, comprende una porcin insignificante de elementos de juicio en los que puede confiarse, pero las respuestas a muchas preguntas que se relacionan entre si, pueden suministrar un elemento de juicio satisfactorio, si todas son razonables y consistentes.

Es de especial utilidad la indagacin en la auditora de gestin, cuando se examinan reas especficas no documentadas; sin embargo, sus resultados por si solos no constituyen evidencia suficiente y competente.

Las Encuestas

Pueden ser tiles para recopilar informacin de un gran universo de datos o grupos de personas.

Pueden ser enviadas por correo u otro mtodo a las personas, firmas privadas y otros que conocen del programa o el rea a examinar.

Su ventaja principal radica en la economa en trminos de costo y tiempo; sin embargo, su desventaja se manifiesta en su inflexibilidad, al no obtenerse ms de lo que se pide, lo cual en ciertos casos puede ser muy costoso.

La informacin obtenida por medio de encuestas es poco confiable, bastante menos que la informacin verbal recolectada en base a entrevistas efectuadas por los auditores.

Por lo tanto, debe ser utilizada con mucho cuidado, a no ser que se cuente con evidencia que la corrobore.

Las Entrevistas

Pueden ser efectuadas al personal de la entidad auditada o personas beneficiarias de los programas o actividades a su cargo.

Para obtener mejores resultados debe prepararse apropiadamente, especificar quienes sern entrevistados, definir las preguntas a formular, alertar al entrevistado acerca del propsito y puntos a ser abordados.

Asimismo, los aspectos considerados relevantes deben ser documentados y/o confirmados por otras fuentes y su utilizacin aceptada por la persona entrevistada.

Evidencia testimonial

Informacin obtenida de terceros a travs de cartas o declaraciones recibidas en respuesta a indagaciones o mediante entrevistas. (Ver seccin 525, Parte III).

TECNICA DE VERIFICACIN ESCRITA

Es la informacin obtenida de la entidad bajo auditora e incluye, comprobantes de pago, facturas, contratos, cheques y, en el caso de empresas estatales, acuerdos de Directorio. La confiabilidad del documento depende de la forma como fue creado y su propia naturaleza. La forma ms comn de evidencia consiste en clasificar los documentos en:

. Externos: aquellos que se originan fuera de la entidad.

. Internos: aquellos que se originan dentro de la entidad.

TECNICA DE VERIFICACIN FSICA

Esta forma de evidencia es utilizada por el auditor en la verificacin de saldos de activos tangibles y se obtiene a travs de un examen fsico de los recursos; sin embargo, tal evidencia no establece la propiedad o valuacin del activo.

Inspeccin

Es el examen fsico y ocular de activos, obras, documentos y valores, con el objeto de establecer su existencia y autenticidad. La aplicacin de esta tcnica es de mucha utilidad, especialmente, en cuanto a la constatacin de efectivo, valores, activo fijo y otros equivalentes.

Generalmente, se acostumbra a calificarla como una tcnica combinada, dado que en su aplicacin utiliza la indagacin, observacin, comparacin, rastreo, tabulacin y comprobacin.

Caractersticas de la evidencia de auditora

La realizacin de procedimientos de auditora es la principal actividad en la ejecucin de un examen. Estos se efectan con el objeto de obtener evidencia que permita al auditor formarse una opinin sobre los estados financieros. Las caractersticas de la evidencia de auditora son:

Para determinar la suficiencia, competencia y relevancia de la evidencia el auditor puede considerar los siguientes factores:

Relaciones de la evidencia con los objetivos de auditoria