Memoria GESTOR DOCUMENTAL - Servicio de Calidad y...
Transcript of Memoria GESTOR DOCUMENTAL - Servicio de Calidad y...
Sección de Acción Comunitaria y Dependencia
gestor documental y
mejoras V.2.0 para gestion@
soluciones para gestionar la información con calidad
ÍNDICE
1. INTRODUCCIÓN ................................................................ 2
2. DETERMINACIÓN DEL PROBLEMA ...................................... 3
3. CONCRECIÓN DE OBJETIVOS ............................................. 5
4. JUSTIFICACIÓN DE LA SOLUCIÓN ADOPTADA .................... 7
5. RESULTADOS ALCANZADOS .............................................. 20
6. ANEXOS ........................................................................... 23
“La información es un bien inmaterial del que parten los caminos de la justicia, la injusticia,
la acción, la inacción, el desarrollo, la violencia, la comprensión, la intolerancia,…”
José M. Pascual.
gestor documental y mejoras V.2.0 para gestion@ soluciones para gestionar la información con calidad
C/. Concejal Muñoz Cerván s/n Módulo 3 – 3ª Planta C.P. 29003 Málaga Bienestar Social. Sección de Acción Comunitaria y Dependencia. Página 2 de 23
1. INTRODUCCIÓN
El proyecto gestor documental y mejoras V.2.0. para gestion@, se articula en el marco del
Plan de Acción en Calidad 2008-2011, para la Innovación y el Desarrollo Organizativo del
Excmo. Ayuntamiento de Málaga (PAC-MIDO).
En 2009, la Sección de Acción Comunitaria y Dependencia presentó el proyecto gestion@, soluciones para gestionar la calidad con eficacia, fundamentándose en la misión del PAC-MIDO en cuanto al desarrollo e implementación de mejoras en la gestión municipal.
Ahora en 2011, la Sección de Acción Comunitaria y Dependencia presenta, a través de esta
memoria, el proyecto gestor documental y mejoras V.2.0. para gestion@, que se basa en la
visión del PAC-MIDO, mediante la cual, se pretende mostrar a los Centros de Servicios
Sociales Comunitarios como una Organización en permanente proceso de cambio para
alcanzar un adecuado nivel de modernización en su gestión.
Desde su puesta en marcha gestion@, es una herramienta que ha obtenido valoraciones muy
positivas tanto en los informes emitidos por SGS, como entidad certificadora del Sistema de
Gestión de la Calidad de los Centros de Servicios Sociales Comunitarios, como por las
personas participantes en las presentaciones que se han llevado a cabo en los distintos foros
municipales del Ayuntamiento de Málaga.
El proyecto gestor documental y mejoras V.2.0. para gestion@ abarca fundamentalmente
actuaciones en los siguientes ámbitos:
Diseño e implantación del Gestor Documental
Módulo para la gestión de los Perfiles Profesionales
Módulo para la gestión del Currículo Profesional
Control e información a usuarios de las mejoras realizadas a la propia aplicación
Con todo esto, se ha logrado el desarrollo de una aplicación con capacidad para integrar todos
los elementos de información que requiere el Sistema de Gestión de la Calidad de los Centros
de Servicios Sociales Comunitarios.
gestor documental y mejoras V.2.0 para gestion@ soluciones para gestionar la información con calidad
C/. Concejal Muñoz Cerván s/n Módulo 3 – 3ª Planta C.P. 29003 Málaga Bienestar Social. Sección de Acción Comunitaria y Dependencia. Página 3 de 23
2. DETERMINACIÓN DEL PROBLEMA
Los Centros de Servicios Sociales Comunitarios cuentan con un equipo de profesionales de
carácter interdisciplinar, que desarrollan su intervención a través de las siguientes líneas de
actuación: atención personalizada a individuos, grupos y entidades, estudio, valoración y
tratamiento de las necesidades sociales, la gestión de los servicios y prestaciones sociales
acorde con el diagnóstico social y la Normativa de Servicios Sociales vigente, y la intervención
mediante la realización de actividades comunitarias.
Toda esta actividad se soporta sobre una variedad documental de gran envergadura
compuesta por:
Procesos
Legislación
Informes
Modelos
Formación
Instrucciones-circulares
Planes
Actas
Otros
Durante 2004, los Centros de Servicios Sociales Comunitarios del Ayuntamiento de Málaga,
iniciaron la implantación y certificación del Sistema de Gestión de la Calidad. Inicialmente, cada
Centro gestionaba en propio la totalidad de la documentación del Sistema de Gestión de la
Calidad, tal y como recoge el siguiente diagrama:
Responsabilidad de los Centros de Servicios Sociales Comunitarios
gestor documental y mejoras V.2.0 para gestion@ soluciones para gestionar la información con calidad
C/. Concejal Muñoz Cerván s/n Módulo 3 – 3ª Planta C.P. 29003 Málaga Bienestar Social. Sección de Acción Comunitaria y Dependencia. Página 4 de 23
Conforme a este esquema, cada Centro de Servicios Sociales Comunitarios elaboraba,
editaba, aprobaba y controlaba sus propios Manuales, Procedimientos, Fichas de Proceso,
Anexos/Formatos y Registros, aspectos puramente formales que requerían una implicación
directa, tanto de Responsables de Calidad como Directores y Directoras de los Centros.
Otro de los aspectos a mejorar consistía en la imposibilidad de acceder en tiempo real a la
información actualizada con el fin de asegurar un adecuado conocimiento de los requisitos y
expectativas de la ciudadanía, así como de los requisitos legales aplicables en virtud del
Derecho y la Normativa Legal que regula la actividad de los Servicios Sociales Comunitarios.
Hasta ahora el procedimiento a seguir consistía en informar a las Direcciones de los Centros de
los cambios normativos mediante correo electrónico, emitido desde la Sección de Acción
Comunitaria y Dependencia. A su vez las Direcciones de Centro actualizaban la información al
equipo de profesionales a través de las carpetas compartidas. Ante este escenario, se
evidenciaban las dificultades de acceso en tiempo real a dicha información de manera
unificada, actualizada y consistente, para el conjunto de los Centros de Servicios Sociales
Comunitarios.
Además, se plantea la necesaria puesta en marcha de un canal que permita recoger y trasladar
todas las directrices que establece la Jefatura de la Sección de Acción Comunitaria y
Dependencia, y de manera particular las relacionadas con: la coordinación de la actividad en
los Centros a través de sus Direcciones, sistemáticas de trabajo que aseguren un nivel de
servicio homogéneo, actuaciones de carácter técnico e información en cuanto a recursos y
medios técnicos disponibles en los Centros.
Por último, en lo relativo a la determinación del problema, el equipo técnico de la Sección de
Acción Comunitaria, detectó que la primera versión de gestión@ requería incorporar un
desarrollo que permitiese realizar el seguimiento de los perfiles técnicos y fichas de
profesionales de los Centros de Servicios Sociales Comunitarios, mediante la actualización
automática de las acciones informativas y de gestión del conocimiento llevadas a cabo en los
Centros, y la evaluación de las mismas.
gestor documental y mejoras V.2.0 para gestion@ soluciones para gestionar la información con calidad
C/. Concejal Muñoz Cerván s/n Módulo 3 – 3ª Planta C.P. 29003 Málaga Bienestar Social. Sección de Acción Comunitaria y Dependencia. Página 5 de 23
3. CONCRECIÓN DE OBJETIVOS
Como resultado de este análisis, liderado desde la Sección de Acción Comunitaria y
Dependencia, se concretaron las siguientes necesidades:
Se debía iniciar un proceso para la simplificación del funcionamiento del Sistema de
Gestión de la Calidad implantado, descargando a los Centros de Servicios Sociales
Comunitarios de las responsabilidades propias de la gestión documental.
Se debía enfocar el Sistema de Gestión de la Calidad en los Centros de Servicios
Sociales Comunitarios, desde un punto de vista puramente operativo y técnico.
Debía desarrollarse una plataforma que permitiese la publicación de toda la información
necesaria, y que abriese vía a la participación por parte de los Centros en la validación
de los contenidos de forma previa a su publicación.
gestión@ requería la incorporación de instrumentos que permitiesen registrar
información sobre los perfiles técnicos y profesionales, y evidenciar la planificación y
seguimiento de las acciones informativas y de gestión del conocimiento puestas en
marcha en los Centros.
Por tanto, el proyecto gestor documental y mejoras V.2.0. para gestion@, se plantea con la
finalidad de alcanzar los siguientes objetivos:
Redefinir el Sistema de Gestión de la Calidad de los Centros de Servicios Sociales
Comunitarios, alineándolo con la sistemática de trabajo implantada en Bienestar Social.
Simplificar y homogeneizar las fichas de los procesos operativos, definiendo un
contenido único, de aplicación en todos los Centros de Servicios Sociales Comunitarios.
Homogeneizar los modelos de documentos usados por el equipo de profesionales de
los Centros de Servicios Sociales Comunitarios.
Establecer mecanismos eficaces para informar a todos los trabajadores sobre las
directrices y mejoras realizadas en la Organización.
Facilitar el acceso a toda la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad por
parte de las personas que trabajan en los Centros, sin la necesaria intervención del
Responsable de Calidad o de la Dirección.
Eliminar o reducir el uso del papel en todos aquellos aspectos relacionados con la
gestión documental.
gestor documental y mejoras V.2.0 para gestion@ soluciones para gestionar la información con calidad
C/. Concejal Muñoz Cerván s/n Módulo 3 – 3ª Planta C.P. 29003 Málaga Bienestar Social. Sección de Acción Comunitaria y Dependencia. Página 6 de 23
Facilitar la integración de la información de los Centros de Servicios Sociales
Comunitarios con la Sección de Acción Comunitaria y Dependencia.
gestor documental y mejoras V.2.0 para gestion@ soluciones para gestionar la información con calidad
C/. Concejal Muñoz Cerván s/n Módulo 3 – 3ª Planta C.P. 29003 Málaga Bienestar Social. Sección de Acción Comunitaria y Dependencia. Página 7 de 23
4. JUSTIFICACIÓN DE LA SOLUCIÓN ADOPTADA Durante 2011 se ha avanzado en el desarrollo y puesta en marcha de la versión 2.0 de
gestion@ que incorpora como novedad en el Menú Principal los siguientes accesos:
Perfiles Profesionales; módulo que permite recoger los conocimientos requeridos según
el perfil profesional en cuanto a: aplicaciones informáticas, normativa de referencia,
documentación de calidad, y de manera general, cualquier tipo de conocimiento que se
considere imprescindible para el desarrollo de las responsabilidades asociadas al
puesto.
Currículo profesional: contempla los datos personales, titulación académica, puesto
desempeñado, trabajos realizados, experiencia profesional y formación en el ámbito de
su trabajo.
Gestor Documental: herramienta que permite el acceso a toda la documentación y
modelos necesarios para desempeñar la actividad diaria.
Mejoras: módulo a través del cual se informa de los cambios y correcciones que se
hacen sobre la aplicación, a lo largo de cada una de las revisiones y nuevas versiones
desarrolladas.
gestor documental y mejoras V.2.0 para gestion@ soluciones para gestionar la información con calidad
C/. Concejal Muñoz Cerván s/n Módulo 3 – 3ª Planta C.P. 29003 Málaga Bienestar Social. Sección de Acción Comunitaria y Dependencia. Página 8 de 23
Figura 1: Menú Principal
Mejoras a la funcionalidad del módulo “Acciones Informativas y de Gestión del Conocimiento” El nuevo módulo permite registrar las nuevas acciones formativas y de gestión del conocimiento que se lleven a cabo en los Centros de Servicios Sociales Comunitarios, recogiendo la siguiente información:
Acción: Descripción de la acción informativa o de gestión del conocimiento.
gestor documental y mejoras V.2.0 para gestion@ soluciones para gestionar la información con calidad
C/. Concejal Muñoz Cerván s/n Módulo 3 – 3ª Planta C.P. 29003 Málaga Bienestar Social. Sección de Acción Comunitaria y Dependencia. Página 9 de 23
Fecha realización.
Nº Horas: Duración de la acción informativa o de gestión del conocimiento.
Profesor: Identificación de la persona que desarrolla la acción.
Estado: Registra si la acción se ha realizado o si está pendiente.
Eficaz: registra la valoración de la eficacia.
Valoración de la Acción Informativa: Criterios que determinan el grado de satisfacción y
eficacia de la acción.
Personal que participa: Listado de personas que han participado en la acción.
Figura 2: Detalle de Acciones Informativas y de Gestión del Conocimiento
Perfiles Profesionales. Este nuevo módulo facilita la información mínima que debe disponer un perfil profesional para realizar su actividad en la Organización. Para ello se han estructurado los siguientes campos de datos en cuanto a conocimientos:
Aplicativos Informáticos: Programas informáticos que se deben conocer para ocupar el
perfil descrito.
Normativa de Referencia: La normativa que se aplica al perfil profesional en el
desarrollo de sus responsabilidades.
Documentación Calidad: Documentación del Sistema de Gestión de la Calidad que
debe conocer para el correcto desempeño de su actividad.
gestor documental y mejoras V.2.0 para gestion@ soluciones para gestionar la información con calidad
C/. Concejal Muñoz Cerván s/n Módulo 3 – 3ª Planta C.P. 29003 Málaga Bienestar Social. Sección de Acción Comunitaria y Dependencia. Página 10 de 23
Otra Información Necesaria: Otros conocimientos requeridos al puesto.
Figura 3: Formación requerida por perfil profesional
Currículo Profesional La ficha de historia del personal adscrito a un Centro de Servicios Sociales Comunitarios, contempla la experiencia profesional y las habilidades específicas propias.
Los datos personales indican fecha de nacimiento, cuando inició su actividad
profesional y cuando se incorporó a su puesto de trabajo actual.
Figura 4: Currículo. Datos personales
gestor documental y mejoras V.2.0 para gestion@ soluciones para gestionar la información con calidad
C/. Concejal Muñoz Cerván s/n Módulo 3 – 3ª Planta C.P. 29003 Málaga Bienestar Social. Sección de Acción Comunitaria y Dependencia. Página 11 de 23
Los datos profesionales informan sobre los títulos académicos, el puesto que ocupa y
los trabajos que ha realizado desde que inició la actividad.
Figura 5: Currículo. Datos profesionales
La experiencia profesional indica los trabajos por los que ha pasado hasta llegar al
actual, siempre en relación con su actividad profesional.
Figura 6: Currículo. Experiencia Profesional.
gestor documental y mejoras V.2.0 para gestion@ soluciones para gestionar la información con calidad
C/. Concejal Muñoz Cerván s/n Módulo 3 – 3ª Planta C.P. 29003 Málaga Bienestar Social. Sección de Acción Comunitaria y Dependencia. Página 12 de 23
Resumen de actividades informativas y de gestión del conocimiento que ha realizado.
Figura 7: Currículo. Formación.
Gestor Documental. El Gestor Documental es una aplicación que tiene como principales funciones:
Almacenar el repositorio de modelos del Área de Bienestar Social y de los Centros de
Servicios Sociales Comunitarios, de forma totalmente transparente al usuario y que
permite distinguir entre documentos activos e históricos.
Gestionar las distintas versiones de los documentos: Sólo permite tener activa una
versión por documento. El resto pasan automáticamente al histórico del sistema.
Acceso a los documentos en distintos niveles de seguridad y de distinta forma, según
los permisos de los que disponga cada perfil. Se han definido cuatro niveles de acceso:
Nivel 4: Permite acceder a todos los modelos en modo consulta. Nivel 3: Responsable y Director de Centro. Además, permite participar en la
revisión de los documentos.
gestor documental y mejoras V.2.0 para gestion@ soluciones para gestionar la información con calidad
C/. Concejal Muñoz Cerván s/n Módulo 3 – 3ª Planta C.P. 29003 Málaga Bienestar Social. Sección de Acción Comunitaria y Dependencia. Página 13 de 23
Nivel 2: Responsables de calidad de la Sección de Acción Comunitaria y Dependencia. Permite generar nuevos documentos y gestionar las revisiones. Nivel 1: Jefatura. Permite aprobar documentos una vez hayan sido
revisados.
Generar documentos editables con el membrete de cada centro a partir de los modelos
de documentos introducidos desde la Sección de Acción Comunitaria y Dependencia.
De esta forma, desde Bienestar Social se genera un único modelo y cuando desde un
Centro de Servicios Sociales Comunitarios se procede a abrir ese modelo, se incluye el
membrete específico del Centro, de forma totalmente automatizada.
Sistema de alarmas: avisos para nuevos documentos disponibles, revisiones de
documento en curso y nuevas versiones de documentos implantadas.
Gestión del histórico de ediciones correspondientes a los documentos cargados.
Menú del Gestor Documental.
Figura 8: Menú Principal del Gestor Documental.
gestor documental y mejoras V.2.0 para gestion@ soluciones para gestionar la información con calidad
C/. Concejal Muñoz Cerván s/n Módulo 3 – 3ª Planta C.P. 29003 Málaga Bienestar Social. Sección de Acción Comunitaria y Dependencia. Página 14 de 23
El gestor documental tiene cinco opciones en su menú principal:
Nuevo: Mediante esta opción se pueden incluir nuevos documentos al gestor. A esta
opción sólo tienen acceso la Coordinadora de Calidad y la Jefatura de la Sección de
Acción Comunitaria y Dependencia. Para ello se clasifica el documento según su tipo y
categoría, para a continuación asignarle un nombre.
La información que debe incluirse para crear un documento es la siguiente:
o Tipo de Documento: Formato del archivo (pdf, Word, plantilla, hoja de cálculo,
presentación en Power Point, etc).
o Ficha de proceso asociada: Si procede, debe indicarse qué ficha o fichas de
proceso están implicadas o asociadas al nuevo documento.
o Descripción: Información sobre el documento.
o Cambios realizados en la edición: Este campo cobra protagonismo cuando hay
varias ediciones y su finalidad es la de indicar qué variaciones ha sufrido el
documento respecto a la edición anteriormente publicada.
o Creado por: información acerca del responsable o creador del documento.
Figura 9: Editar Documento.
gestor documental y mejoras V.2.0 para gestion@ soluciones para gestionar la información con calidad
C/. Concejal Muñoz Cerván s/n Módulo 3 – 3ª Planta C.P. 29003 Málaga Bienestar Social. Sección de Acción Comunitaria y Dependencia. Página 15 de 23
Editar: Una vez creado un documento, en posteriores accesos, podrá modificarse la
información referente a los documentos activos. A esta opción sólo tienen acceso la
Coordinadora de Calidad y la Jefatura de la Sección de Acción Comunitaria y
Dependencia.
Un documento puede editarse cuando se encuentra en la fase de revisión, cuando debe
subsanarse algún error o cuando debe realizarse alguna actualización. En el formulario de
ediciones está disponible el botón “Cambiar nombre”, el cual permite realizar ciertos
cambios sobre la información asociada al documento. Podrá cambiarse la denominación,
el tipo de documento y la categoría por otras/os.
Abrir: Opción genérica para cualquier usuario/a de la aplicación. Permite abrir
documentos de todo tipo para su consulta y uso.
Esta función está disponible para todos los profesionales de los Centro de Servicios
Sociales Comunitarios y de la Sección de Acción Comunitaria y Dependencia.
Comprende la parte más importante del Gestor Documental, ya que es la encargada de
servir los documentos en todos sus tipos, versiones y estados.
Figura 10: Abrir Documento.
El formulario, representado en la figura anterior, dispone de varias opciones de
búsqueda para localizar cualquier documento. El procedimiento es el siguiente:
o Se elige el estado del documento: Si está publicado, si está en el archivo
histórico o si se encuentra desactivado.
gestor documental y mejoras V.2.0 para gestion@ soluciones para gestionar la información con calidad
C/. Concejal Muñoz Cerván s/n Módulo 3 – 3ª Planta C.P. 29003 Málaga Bienestar Social. Sección de Acción Comunitaria y Dependencia. Página 16 de 23
o Se selecciona uno de los siguientes criterios de búsqueda: Tipo de documento, Categoría, Nombre o Ficha de proceso.
Figura 11: Lista de documentos disponibles.
Cuando se haya localizado el documento que quiere consultarse, se pulsará en la
opción abrir para verlo.
gestor documental y mejoras V.2.0 para gestion@ soluciones para gestionar la información con calidad
C/. Concejal Muñoz Cerván s/n Módulo 3 – 3ª Planta C.P. 29003 Málaga Bienestar Social. Sección de Acción Comunitaria y Dependencia. Página 17 de 23
Figura 12: Apertura de documento.
Revisar: Los responsables de calidad y Directores/as de los Centros disponen de esta
opción para revisar y validar la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad de
forma previa a su publicación. Desde aquí, pueden realizarse propuestas de mejora a
los documentos existentes.
Cuando un documento está en revisión, podrá indicarse el intervalo de tiempo que durará
la revisión y quién podrá revisarlo (perfil revisión). Si se eligen Directores, serán éstos sólo
los que podrán revisar los documentos. En caso de elegir Responsables de Calidad y
gestor documental y mejoras V.2.0 para gestion@ soluciones para gestionar la información con calidad
C/. Concejal Muñoz Cerván s/n Módulo 3 – 3ª Planta C.P. 29003 Málaga Bienestar Social. Sección de Acción Comunitaria y Dependencia. Página 18 de 23
Directores, los Responsables de Calidad de los Centros también podrán participar en la
revisión de los documentos.
Figura 13: Planificar la revisión de un documento previa a su publicación.
La opción para revisar documentos ofrece un entorno colaborativo ideal entre la Sección de
Acción Comunitaria y Dependencia y los Centros de Servicios Sociales Comunitarios, de forma
que desde los Centros pueden participar activamente en la revisión, corrección y propuestas de
mejora, a partir de un documento inicial. El objetivo de la revisión es crear un modelo de
gestión participativa, a partir del cual se disponga de documentación en el que todas las partes
implicadas estén de acuerdo, de forma que cumpla con los objetivos de la Organización.
Figura 14: Lista de comentarios realizados durante la fase de revisión de un documento.
gestor documental y mejoras V.2.0 para gestion@ soluciones para gestionar la información con calidad
C/. Concejal Muñoz Cerván s/n Módulo 3 – 3ª Planta C.P. 29003 Málaga Bienestar Social. Sección de Acción Comunitaria y Dependencia. Página 19 de 23
Además, en el menú principal aparece un cuadro sinóptico que presenta un listado de los
documentos más recientes, informando así al usuario de los nuevos documentos que están a
su disposición para su uso o revisión.
Asimismo, el Gestor Documental pone a disposición de sus usuarios un listado de todos los
documentos publicados y otro del histórico, agrupados todos por tipo, para facilitar su
localización. La siguiente figura muestra un ejemplo de dicho listado:
Figura 15: Lista de documentos publicados.
Salir: Esta opción permite abandonar el Gestor Documental.
gestor documental y mejoras V.2.0 para gestion@ soluciones para gestionar la información con calidad
C/. Concejal Muñoz Cerván s/n Módulo 3 – 3ª Planta C.P. 29003 Málaga Bienestar Social. Sección de Acción Comunitaria y Dependencia. Página 20 de 23
5. RESULTADOS ALCANZADOS
La puesta en marcha de la actuación gestor documental y mejoras V.2.0. para gestion@, ha
logrado como resultado principal la implantación de una aplicación práctica y de fácil manejo,
para las personas que trabajan en los diez Centros de Servicios Sociales Comunitarios,
existentes actualmente, así como para el personal de la Sección de Acción Comunitaria y
Dependencia de Bienestar Social.
El Gestor Documental permite que las responsabilidades sobre la documentación del Sistema
de Gestión sean desarrolladas por el equipo de Coordinación de la Calidad de la Sección de
Acción Comunitaria y Dependencia, tal y como recoge el siguiente diagrama:
Procedimientos de Calidad (procesos de gestión)
Manual de Calidad
Fichas de Proceso (procesos operativos)
Anexos / Formatos / BB.DD.
Registros
Cada Centro es responsable de conocerla documentación, y generar y archivar
sus propios registros
La Sección de Acción Comunitaria y Dependencia elabora,
revisa, aprueba y mantiene actualizada toda la documentación a
través de gestion-@
De esta forma, les queda a los Centros de Servicios Sociales Comunitarios la responsabilidad
de conocer la documentación aplicable para el correcto desempeño de los procesos y generar
los registros que evidencien una adecuada prestación de los servicios, de acuerdo a una de las
cuestiones vitales en la fase de diseño, que fue enfocar el Sistema de Gestión de la Calidad en
los Centros de Servicios Sociales Comunitarios, desde un punto de vista puramente operativo y
técnico.
Con el fin de asegurar el conocimiento del Gestor Documental, durante el mes de septiembre
se llevaron a cabo tres jornadas formativas y de difusión con todo el personal de los Centros de
Servicios Sociales Comunitarios, que tuvieron como resultado un gran nivel de aceptación de la
nueva aplicación desde el primer momento.
Actualmente, son más de 250 personas, las que diariamente tienen acceso a toda la
información publicada en el Gestor Documental, así como acceso inmediato a cualquier
gestor documental y mejoras V.2.0 para gestion@ soluciones para gestionar la información con calidad
C/. Concejal Muñoz Cerván s/n Módulo 3 – 3ª Planta C.P. 29003 Málaga Bienestar Social. Sección de Acción Comunitaria y Dependencia. Página 21 de 23
directriz relacionada con la coordinación de la actividad en los Centros de Servicios Sociales
Comunitarios.
En el futuro más inmediato, para la puesta en marcha del Centro de Servicios Sociales
Comunitarios del nuevo Distrito 11, el Gestor Documental de gestion@ será un recurso
fundamental con el que contará tanto la Jefatura de la Sección de Acción Comunitaria para
realizar el despliegue técnico y gestor en el nuevo Centro, como para el equipo humano del
nuevo Centro, a la hora de disponer de una base documental completa y actualizada.
Resumiendo, la puesta en marcha del Gestor Documental gestion@ y los trabajos llevados a
cabo de forma paralela a su diseño y puesta en producción han permitido alcanzar los
siguientes resultados:
Agrupar toda la información referente a la Gestión en los Centros de Servicios Sociales
Comunitarios en una sola aplicación, mediante su implantación en los diez Centros de
Servicios Sociales Comunitarios y en la Sección de Acción Comunitaria y Dependencia
de Bienestar Social.
Lograr el compromiso de eliminar el papel en todos los asuntos relacionados con el
Sistema de Gestión de la Calidad
Facilitar y poner a disposición de todo el personal de los Centros de Servicios Sociales
Comunitarios, la base documental sin que se requiera la intervención del responsable
de calidad o de la Dirección del Centro, a través de un acceso directo en el escritorio y
sistemas de búsqueda ágiles.
Homogeneización completa de los modelos documentales empleados en los Centros.
Disponer de un instrumento eficaz que permite gestionar el histórico de versiones y
poner a disposición de Responsables de Calidad y Direcciones de los Centros, una vía
para la participación en la elaboración y propuesta de nueva documentación.
Algunos datos numéricos acerca del volumen de documentos cargados en el Gestor
Documental:
Manuales: 5
Procedimientos y fichas de proceso: 21
Modelos: 60
Documentos de referencia:
• Actas: 1
gestor documental y mejoras V.2.0 para gestion@ soluciones para gestionar la información con calidad
C/. Concejal Muñoz Cerván s/n Módulo 3 – 3ª Planta C.P. 29003 Málaga Bienestar Social. Sección de Acción Comunitaria y Dependencia. Página 22 de 23
• Informes: 8
• Planes: 3
• Formación: 4
• Legislación: 31
Revisiones documentales llevadas a cabo desde su puesta en
producción: 21
Aportaciones realizadas a través del módulo para la participación en
procesos de elaboración de nueva documentación: 35
Comunicaciones y acciones de coordinación realizadas (instrucciones-
circulares): 15