Medidas De Control Interno

CUENTAS POR COBRAR

INVENTARIOS

MOBILIARIO Y EQUIPO

MAQUINARIA Y EQUIPO

Control interno clientes Determinar los saldos de las cuentas de clientes por lo menos una vez al mes.

Aplicar las políticas para cuentas incobrables o de difícil recuperación

Investigar y documentar las variaciones de las cuentas de clientes y cuentas incobrables.

Control interno clientes La cancelación de cuentas por cobrar deben ser autorizadas por funcionario competente.

Las notas de crédito deben ser autorizadas por funcionario competente.

Se deben utilizar referencias externas de crédito para juzgar la solvencia de pago de los clientes.

Control interno clientes

Se debe enviar mensualmente estados de cuenta a los clientes.

Las diferencias de saldo reportadas por clientes deben ser investigadas por una persona distinta a la encargada del registro y manejo de dicha cuenta.

Los descuentos otorgados deben ser autorizados por un funcionario competente.

Control interno clientes

Se deben establecer límites de crédito en cada operación.

Debe existir una persona encargada para el control de otorgamiento de créditos

Debe existir una persona encargada de la cobranza a los clientes morosos.

Control interno Documentos por Cobrar

Debe existir un encargado de la recepción y aprobación de documentos por cobrar y del cobro de los mismos.

El encargado del manejo de los documentos por cobrar debe ser independiente del registro contable, de caja, correspondencia y facturación.

Se debe mantener un registro y archivo bien resguardado (bajo custodia de personas no relacionadas con su registro),en donde se encuentren todos los documentos y sus garantías colaterales.

Control interno Documentos por Cobrar

Los documentos efectivamente cobrados tienen que ser debidamente marcados y archivados por un funcionario competente.

Se debe notificar puntualmente a algún funcionario autorizado sobre el vencimiento de los documentos.

Las prórrogas, cancelaciones y renovaciones deberán ser autorizadas por funcionario autorizado.

Control interno Documentos por Cobrar

Se deberán examinar periódicamente los documentos y las garantías; y se deberán hacer conciliaciones.

Registrar el descuento de documentos a medida de que se hacen.

Control interno Deudores Diversos

Los anticipos de sueldo al personal estarán autorizados por un funcionario competente

Se debe tener límites para el anticipo de sueldos al personal, este podrá ser el importe de su sueldo mensual.

Controlar los anticipos de sueldos al personal mediante vales o recibos.

Control interno Deudores Diversos

Debe existir un sistema de descuentos periódicos y consecutivos para el cobro de préstamos al personal.

Se deben evitar nuevos préstamos hasta no quedar saldado el importe del anterior

Para los gastos de viaje se requiere que se adjunten los comprobantes relativos a los gastos efectuados.

Control interno Deudores Diversos

Los depósitos en garantía deben ser efectuados con base en contratos.

Los depósitos en garantía deberán recuperarse después de los plazos respectivos.

Control interno De Inventarios

Se debe tener definido un sistema de inventarios.

Todas las salidas de almacén deben ser autorizadas y registradas.

Para facilitar el conteo de mercancías deben estar acomodados lo mejor posible.

Control interno De Inventarios

Todos los precios de compra deben estar aprobados por el encargado.

Se deberá notificar inmediatamente al departamento de contabilidad sobre las mercancías devueltas a los proveedores.

Todas las compras, descuentos y devoluciones deberán ser registradas el mismo día del movimiento realizado.

Control interno De Inventarios

Se realizaran inventarios físicos una vez al mes y al final del ejercicio.

Al realizar inventarios deberán estar presente el encargado de almacén, el contador y el supervisor.

Se harán ajustes a los registros contables de acuerdo a los resultados de inventario físico.

Control interno De Inventarios

Las compras se basaran en requisiciones, puntos de re-orden que sean autorizados por el funcionario competente.

Se preparan vales debidamente prenumerados de salida de mercancía y productos.

Las facturas serán verificadas con ordenes de compra y con informes de recepción en cuanto a precios, calidad, condiciones, etc.

Control interno De Inventarios

Los ajustes serán autorizados por un funcionario competente.

No deben existir inventarios excesivos, dañados, obsoletos o de lento movimiento.

Debe existir adecuado control y registro sobre las mercancías enviadas a consignación o recibidas de terceros

Control interno De Inventarios

Se deben seguir consistentemente los métodos de valuación (UEPS, PEPS, promedios, Etc.) establecidos por la empresa.

Los sistemas de contabilidad de costos deben ser adecuados y oportunos.

Deberán estar aseguradas las mercancías contra riesgos de incendios, siniestros, robo, etc.

Control interno De Inventarios

Las coberturas deberán ser suficientes para cubrir su valor de recuperación

Las pólizas estarán debidamente registradas y resguardadas.

Se contara con instrucciones escritas para la toma de inventarios físicos cuyo procedimiento garanticen el recuento correcto.

Control interno De Inventarios

Se harán ajustes debidamente autorizados por el deterioro de las mercancías.

Se deben comparar los auxiliares con el mayor al menos dos vez al año.

Control interno De Mobiliario y Equipo

Se debe contar con las facturas pertinentes que demuestren la propiedad del mobiliario y equipo.

Se aplicará periódicamente inventario de la planta.

Se realizará un inventario físico al final del ejercicio.

Control interno De Mobiliario y Equipo

Se ajustaran los registros contables de acuerdo con el inventario físico.

El recuentro físico lo debe hacer una persona diferente a la responsable del cuidado de estos activos.

Informar al departamento de contabilidad de alguna baja de un activo.

Control interno De Mobiliario y Equipo

Las importancias encontradas en los recuentros físicos se deben informar a la gerencia.

Se debe estimar la vida útil de bien , en función al tiempo de servicio remanente en la empresa.

Se debe aplicar una depreciación del 10% anual sobre el valor del bien.

Control interno De Mobiliario y Equipo

Las compras de mobiliario y equipo deben ser autorizadas por un funcionario o por el consejo de administración.

Se debe tener la autorización del consejo de administración para vender el equipo o mobiliario.El mobiliario y equipo debe ser valuado periódicamente.

Cada año se debe actualizar el valor del bien, de la misma manera la depreciación acumulada en el periodo.

Control interno De Maquinaria y Equipo

Autorización del método de valuación seleccionado

Aprobación de la administración para adquirir, vender, retirar, destruir o gravar activos.

Debe haber una autorización formal para efectuar una inversión, venta, retiro etc. De esta clase de activos. Esta autorización requiere de un estudio previo, o plan general dentro de la empresa.

Control interno De Maquinaria y Equipo

Segregación adecuada de las funciones de adquisición, custodia y registro.

Esto evita que una persona o departamento controles varias fases de una transacción, o controles sus registros contables relativos a sus propias funciones.

Existencia de procedimientos para comprobar que se hayan recibido y registrado adecuadamente los bienes adquiridos.

Control interno De Maquinaria y Equipo

Una vez aprobada la compra es necesario que los procedimientos establecidos aseguren que se hayan recibido y que coincidan con las especificaciones aprobadas.

Existencia de archivos de documentación

Los doc. Soporte de la propiedad de los activos se deberá conservar en archivos adecuados que faciliten su localización y control.

Control interno De Maquinaria y Equipo

Existencia de reglas para distinguir las adiciones de aquellos gastos por conservación y reparación.

Registros adecuados para el control de anticipos a proveedores.

Comprobación periódica de la existencia y condiciones físicas de los bienes registrados.

Control interno De Maquinaria y Equipo

Información oportuna al departamento de contabilidad dadas de baja.

Registro de activos en cuentas que representen grupos homogéneos, en atención a su naturaleza y tasa de depreciación.

Existencia de registros individuales que permiten la identificación y localización de los bienes, conocer su valor en libros etc.