5. Consultas Objetivo específico:

Al finalizar el capítulo, el participante conocerá los tipos de consultas que existen y aprenderá los pasos necesarios para crearlas

y obtener la información necesaria. Una consulta es un conjunto de instrucciones que permiten buscar datos que cumplan con criterios o condiciones dentro de las tablas. Las consultas se ejecutan para que se lleven a cabo estas instrucciones.

5.1. Tipos de consultas

Existen diferentes tipos de consultas:

Consultas de selección: Son aquellas que muestran datos almacenados en las tablas y devuelven los resultados que cumplan con las condiciones especificadas, sin modificar la información.

Consultas de acción: Son consultas que realizan cambios a los registros. Hay cuatro tipos de consultas de acción:

De creación de tabla: Crea una nueva tabla copiando registros de una

tabla existente a partir de criterios especificados.

De datos anexados: Agrega registros que cumplan con las condiciones

especificadas a una tabla existente.

De actualización: Modifica y/o actualiza registros que cumplan con los

criterios especificados en una tabla ya existente.

De eliminación: Elimina registros que coinciden con el criterio

especificado.

Consultas de referencias cruzadas: Se utilizan para realizar resúmenes

de las tablas, agrupando por filas y columnas.

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5.2. Crear una consulta Para crear una consulta:

1. Dé clic en la Ficha Crear

2. Dentro del grupo Otros, dé clic en el comando Diseño de Consulta

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

3. Seleccione la(s) tabla(s) en la cual basará la consulta

4. Dé clic en el botón Agregar y realice lo mismo para las demás tablas que desea agregar.

5. Una vez que termine de agregar las tablas que necesita, dé clic en el botón Cerrar.

6. Dé clic en el tipo de consulta que desea crear.

Aparecerá la ventana de diseño de consultas. En la parte superior se encuentran las tablas que se agregaron a la consulta. En la parte inferior es donde se trabaja con los campos y condiciones de la consulta.

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En la Fila:

Arrastre el campo que desea forme parte de la consulta. Cada columna de la cuadrícula corresponde a un campo.

Es el nombre de la tabla a la cual pertenece el campo utilizado.

Permite elegir un tipo de ordenamiento en Ascendente o Descendente para el campo seleccionado.

Al activar o desactivar esta casilla de verificación permite Mostrar u Ocultar el campo seleccionado.

En esta sección se escriben las condiciones de búsqueda de datos. Para añadir condiciones a las consultas se hacen uso de los siguientes operadores:

Operador Función Ejemplo

= Igual que =”Porrúa”

<> Diferente de <> Porrúa

< Menor que <500

<= Menor o igual que <=500

> Mayor que >#01/01/2010#

>= Mayor o igual que >=#01/01/2010#

Entre y Define un rango Entre 100 y 200

In Permite especificar más de una condición In (“Porrúa”, “Diana”, “Trillas”)

Es nulo Muestra los registros vacíos Es nulo

Como Se utiliza en combinación con caracteres comodines como el asterisco (*) y el signo de interrogación (?)

Como A* Como *A

El campo agregado podría quedar de la siguiente manera:

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5.3. Guardar y Ejecutar consultas Para guardar la consulta:

1. Dé clic en el botón de Office

2. Dé clic en el comando 3. Escriba el nombre de la consulta en el cuadro de diálogo que aparece:

4. Dé clic en el botón Aceptar. Para ejecutar la consulta:

1. Dé clic en la ficha Diseño

2. Dentro del grupo Resultados, Dé clic en el comando A continuación observará una Hoja de datos con los registros que cumplen con las condiciones establecidas:

Si desea regresar al diseño de la consulta, dé clic en el comando:

Cuando ha cerrado la ventana de la consulta, observará que en el Panel de navegación aparecerán las consultas creadas y a la izquierda un icono que representará el tipo de consulta:

Si desea ejecutar una consulta: Dé doble clic encima del nombre de la consulta

Si desea modificar su diseño: Dé clic con el botón derecho del ratón encima del

nombre de la consulta y seleccione la opción Vista Diseño.

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5.4. Consulta de parámetros

Las consultas con parámetros son aquellas que interactúan con el usuario, permitiendo que éste defina las condiciones de búsqueda, ya que cuando se ejecuta aparecerá un mensaje solicitando el valor de cada uno de los parámetros. Es uno de los tipos de consulta más utilizados ya que se utilizan valores no conocidos y se solicita al usuario que los introduzca cuando se ejecute la consulta.

Por ejemplo, si desea saber todos los libros en donde el género sea el que el usuario indique, realice lo siguiente:

1. Escriba en la fila Criterios el valor de la consulta entre corchetes, por ejemplo: [Escribe el género que busca]

De esta manera cada vez que se ejecute la consulta pedirá que se escriba el valor y se mostrarán únicamente los registros que cumplan con la condición que se ha especificado. Un parámetro funciona de forma parecida a un campo de tabla, pero el valor que almacena lo introduce el usuario cuando se ejecuta la consulta.