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MANUALES DE PROCEDIMIENTOS DE ARCHIVO, MICROFILMACIÓN Y CORRESPONDENCIA Y ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DEL FONDO

NACIONAL DE BIENESTAR SOCIAL DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA DAFP

LUIS HERNANDO PARRA PARRA

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACION PUBLICA

FACULTAD DE CIENCIAS POLITICAS Y ADMINISTRATIVAS SANTAFÉ DE BOGOTÁ, D.C.

1999.

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS DE ARCHIVO, MICROFILMACIÓN Y CORRESPONDENCIA Y ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DEL FONDO

NACIONAL DE BIENESTAR SOCIAL DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA - DAFP

Informe final de Prácticas Administrativas realizadas en cumplimiento del último semestre

del programa de formación profesional en Ciencias Políticas y Administrativas.

Asesor ESAP: EDITH GONZALEZ ROJAS

Asesor DAFP: RICHARD ALBEIRO LOPEZ

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FACULTAD DE CIENCIAS POLÍTICAS Y ADMINISTRATIVAS

SANTAFÉ DE BOGOTÁ D.C. 1999

AGRADECIMIENTOS Agradezco la colaboración y orientación para la realización de este trabajo a:

Edith González Rojas, Administradora Pública y Jefe del Departamento de

Administración de Documentos de CAPRECOM (Asesora Académica).

Richard Albeiro López Díaz, Administrador Público y Coordinador del Centro

de Administración e Información Documental del DAFP (Asesor

Administrativo).

A quienes de una u otra forma, aportaron su conocimiento para hacer realidad

este trabajo.

A todos, muchas gracias..

A mis Padres: Israel y Margarita por el gran apoyo que me brindaron durante

los XI semestres de carrera que hoy culminan.

TABLA DE CONTENIDO

Pág.

INTRODUCCION

1

1. DESCRIPCIÓN DE LA ENTIDAD DONDE SE REALIZÓ LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA

4

1.1. NATURALEZA JURÍDICA 4

1.2. MISIÓN 5

1.3. FUNCIONES 5

1.4. ESTRUCTURA ORGANICA 9

1.4.1. Organigrama DAFP 10

1.5. CENTRO DE ADMINISTRACIÓN E INFORMACIÓN DOCUMENTAL CAID

11

1.5.1. Misión del CAID 11

1.5.2. Funciones del CAID 11

2. TÌTULO DEL TRABAJO DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA

2.1. MARCO TEÓRICO CONCEPTUAL, JURÍDICO, INSTITUCIONAL QUE PERMITE OBSERVAR LA SITUACIÓN PROBLEMÁTICA DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA 2.2. DIAGNÓSTICO RELACIONADO CON EL ÁREA DEL TRABAJO DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA 2.3. OBJETIVOS DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA

2.3.1. Generales

2.3.2. Específicos

2.4.PROBLEMAS ADMINISTRATIVOS RELACIONADOS CON EL TEMA DE LA PRÁCTIVA ADMINISTRATIVA 2.5. APORTES QUE SE ESPERAN REALIZAR CON LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA

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2.6. RESULTADOS QUE SE ESPERAN ALCANZAR CON LAPRÁCTICA ADMINISTRATIVA 2.7. FORMA DE UTILIZACIÓN DE LOS RESULTADOS EN LA INSTITUCIÓN 2.8. ASPECTOS METODOLÓGICOS UTILIZADOS EN LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA 2.9. CRONOGRAMA ( 16 SEMANAS, DOS AVANCES CADA DOS MESES) 3 PRESENTACIÓN DE RESULTADOS DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA 3.1.1. Constitución Política de Colombia 1991

3.1.2. Código Contencioso Administrativo

3.1.3. Ministerio del Interior

3.1.4. Archivo General de la Nación

3.1.5. Presidencia de la República

3.1.6. Departamento Administrativo de la Función Pública

3.2. CONFORMACIÓN DEL ARCHIVO DEL DEPARTAMENTO

3.2.1. Archivo de Gestión

3.2.2. Archivo Central

3.2.3. Archivo Histórico

3.3. RECURSOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS

3.3.1. Recursos Humanos

3.3.2. Recursos Físicos

3.3.3. Espacio Físico

4. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ARCHIVO

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4.1. PROCESO 1: PROGRAMA DE TRANSFERENCIAS

4.1.1. Objetivo

4.1.2. Descripción del proceso

4.1.3. Flujograma

29

29

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31

4.2. PROCESO 2: CONSULTA

4.2.1. Objetivo


4.2.3. Flujograma

32

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34

4.3. PROCESO 3: ACTUALIZACIÓN TABLA DE RETENCIÓN

DOCUMENTAL

4.3.1. Objetivo


4.3.3. Flujograma

35

35

35

36

4.4. PROCESO 4: ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO CENTRAL DEL DAFP 4.4.1. Objetivo


4.4.3. Flujograma

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37

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39

4.5. GLOSARIO DE TÉRMINOS DE ARCHIVO

40

5. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE MICROFILMACIÓN

5.1. PROCESO 1: PREPARACIÓN DE LA INFORMACIÓN

5.1.1. Objetivo


5.1.3. Flujograma

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45

5.2. PROCESO 2: MICROFILMACIÓN

5.2.1. Objetivo


5.2.3. Flujograma

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49

5.3. PROCESO 3: CONTROL DE CALIDAD DEL MICROFILM

5.3.1. Objetivo


5.3.3. Flujograma

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5.4.1. Objetivo

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5.4.3. Flujograma

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5.4.1. Objetivo


5.4.3. Flujograma

53

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53

55

5.5. GLOSARIO DE TERMINOS DE MICROFILMACIÓN

56

6. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CORRESPONDENCIA

58

6.1. PROCESO 1: RECEPCIÓN DE CORRESPONDENCIA

6.1.1. Objetivo


6.1.3. Flujograma

59

59

59

61

6.2. PROCESO 2: DESPACHO DE CORRESPONDENCIA

6.2.1. Objetivo


6.2.3. Flujograma

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64

6.3. PROCESO 3: RECORRIDOS

6.3.1. Objetivo


6.3.3. Flujograma

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6.4. PROCESO 4: TRASLADOS

6.4.1. Objetivo


6.4.3. Flujograma

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69

6.5. PROCESO 5: ENVIO DE CORRESPONDENCIA

6.5.1. Objetivo


6.5.3. Flujograma

6.6. GLOSARIO DE TERMINOS DE ARCHIVO

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7. ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DEL FONDO NACIONAL DE BIENESTAR SOCIAL FNBS 7.1. PROYECTO DE ORGANIZACIÓN

7.1.1. Objetivo General

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7.1.2. Objetivos Específicos

7.1.3. Dificultades Actuales

7.1.4. Beneficios

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7.1.5. Propuesta

7.1.6. Cronograma de Actividades Organización del Archivo del FNBS

7.2. PUESTA EN MARCHA DE LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DEL FNBS. 7.3. PAUTAS PARA LA DEPURACIÓN DEL ARCHIVO DEL FNBS

7.4. INFORME DE ACTIVIDADES EN LA ORGANIZACIÓN DEL

ARCHIVO DEL FNBS

7.4.1. Actividades Desarrolladas

7.4.2. Proceso Adelantado con Material depurado

7.4.3. Dificultades presentadas en el proceso

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CONCLUSIONES

RECOMENDACIONES

BIBLIOGRAFÍA

LISTA DE ANEXOS

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SINTESIS DOCUMENTAL

El trabajo realizado se centró en la elaboración de los Manuales de

Procedimientos de Archivo, Microfilmación y Correspondencia y la primera

etapa de la Organización del archivo del Fondo Nacional de Bienestar

Social del Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP.

Describiendo al detalle los procesos que se llevan a cabo en cada uno de

los grupos que conforman el Centro de administración e Información

Documental CAID.

La metodología empleada para el levantamiento de los procesos se

desarrollo mediante la observación directa y la realización de entrevistas

con cada uno de los funcionarios involucrados en cada proceso, se logró la

recopilación de la normatividad vi gente referente al manejo documental en

las entidades públicas.

Los logros alcanzados al terminar el informe final de prácticas, muestran la

elaboración de un documento guía fundamental para la orientación y

capacitación de los funcionarios que allí laboran, compuesto por los

procesos básicos detallando su objetivo general, la descripción del proceso

y el flujograma del mismo, con formatos en los procesos que lo requieren.

Por último se recomienda realizar una continua actualización de los

manuales cada vez que se produzca un cambio en la normatividad, en algún

procedimiento especifico o la incorporación de nueva tecnología.

INTRODUCCION

El trabajo de grado titulado Manuales de Procedimientos de Archivo,

Microfilmación y Correspondencia se compone de tres (3) partes

fundamentales que son:

♦ Una descripción detallada del Departamento Administrativo de la Función

Pública, y específicamente del área donde se realizó la práctica en el

Centro de Administración e Información Documental CAID.

♦ Cuerpo del Trabajo en donde se plasman los procedimientos y la

normatividad, de cada uno de los grupos que conforman el CAID (Archivo,

Microfilmación y Correspondencia).

♦ Finalmente unas conclusiones y recomendaciones a tener en cuenta para

que el trabajo realizado sea puesto en práctica por la organización.

La Administración Pública es el conjunto de Organizaciones y de personas que

ejecutan las decisiones del Gobierno o las normas legales planeando,

organizando, controlando, dirigiendo, informando y asesorando, con el objeto

de cumplir los fines asignados por el Estado a las Entidades aplicando en

estas los principios de eficiencia, eficacia y economía, es decir, mediante la

óptima y racional utilización de los recursos (humanos-físicos-financieros),

estableciendo una interacción con el ambiente que las rodea.

La tarea de simplificar los procedimientos debe empezar por una mejor

distribución de funciones entre los diferentes niveles de la Entidad. Una

verdadera política de racionalización debe incluir instrumentos de cambio y

mejoramiento, desconcentración de tareas y descentralización administrativa.

Estas medidas conducirán a que, sobre todos los funcionarios de la Entidad

recaiga una mayor responsabilidad en el cumplimiento de sus tareas para el

logro de los objetivos propuestos.

El éxito de la gestión de una Entidad depende, en gran parte de la instrucción

permanente de mejoras administrativas (racionalización-desarrollo

organizacional) puesto que la simple combinación de buenos servicios y

personal competente no es suficiente.

Por lo tanto el mejoramiento de los procedimientos, métodos, creación de

estándares de trabajo (normalización) y el estudio de medición de las

actividades que especificadas claramente permitan el logro de las metas y

objetivos propuestos. De ahí la importancia de implantar, adoptar y desarrollar

el uso de los manuales que faciliten al funcionario realizar sus labores aplicando

los principios de eficiencia, eficacia y economía.

La finalidad del Manual de Procedimientos es el de construir un elemento de

consulta y apoyo permanente para cada uno de los grupos del Centro de

Administración e Información Documental, en él se determinan las

responsabilidades para cada uno de sus funcionarios, como también los

métodos y procedimientos detallando paso por paso la manera como deben

realizarse las diferentes actividades que en su conjunto se constituyen en

normas y reglamentos de observación permanente por el funcionario que las

ejecuta; permitiéndole además conocer sus responsabilidades ante la Entidad.

El alcance del Manual regula las actividades que realizan los funcionarios del

Centro de Administración e Información Documental, permite además ejercer la

labor de supervisión y control por parte del superior inmediato.

Su alcance beneficia altamente a la dependencia, ya que una vez

implementados los patrones para la ejecución de las tareas, se optimizan las

actividades, evita la sobrecarga de trabajo y facilita la coordinación entre

funcionarios del CAID.

Debe ser de consulta permanente por el personal que labora en el CAID ya que

le permitirá al funcionario estar al tanto de las principales funciones que debe

realizar para el desarrollo eficiente de su trabajo.

Su uso racionalizará el trabajo permitiendo al superior y subordinado conocer

las diferentes fases de los procedimientos para lograr los objetivos del CAID.

Este documento será de consulta permanente.

1. DESCRIPCIÓN DE LA ENTIDAD DONDE SE LLEVO A CABO LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA: DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

DE LA FUNCION PUBLICA - DAFP 1.1. NATURALEZA JURÍDICA La ley 19 de noviembre 25 de 1958, en su artículo octavo (8), crea al

Departamento Administrativo del Servicio Civil, como un Departamento

Administrativo del Orden Nacional de la Rama Ejecutiva del Poder Público. En

un esfuerzo por dotar a la Administración Pública de un organismo encargado

de administrar el Recurso Humano al servicio del Estado.

El Decreto 2169 de diciembre 30 de 1992, reestructura al Departamento

Administrativo del Servicio Civil, cambiando su denominación a Departamento

Administrativo de la Función Pública y modificando sustancialmente el papel

que venía desempeñando en materia de Administración Pública en el país,

adecuándolo a las exigencias de modernización del Estado y a las tendencias

modernas sobre desarrollo organizacional.

En 1998 con la expedición de la Ley 443, sobre normas de Carrera

Administrativa y la Ley 489 sobre Organización y Funcionamiento de las

Entidades del Orden Nacional, se le atribuyen nuevas funciones y

responsabilidades referidas a la regulación del ejercicio de la función

administrativa y del funcionamiento de la Administración Pública y la necesidad

urgente de adecuar las entidades estatales del Orden Nacional a las actuales

exigencias y condiciones sociales, fiscales y políticas del Estado Colombiano.

El Decreto 1444 del 2 de Agosto de 1999, reestructura al Departamento

Administrativo de las Función Pública y fija las funciones y estructura que

actualmente están vigentes para el Departamento.

1.2. MISIÓN “Corresponde al Departamento Administrativo de la Función Pública formular

las políticas generales de administración pública, haciendo particular énfasis en

materias relacionadas con las formas de organización y funcionamiento de las

entidades y organismos del Estado en sus diferentes niveles administrativos,

así como en el desempeño, adopción y aplicación de tecnologías

administrativas para la gestión y dirección de todos sus recursos (humanos-

físicos-financieros) en armonía con las políticas de desarrollo económico y

social que adopte el gobierno”.

1.3. FUNCIONES Las funciones del Departamento Administrativo de la Función Pública están

dadas por el Artículo 3º del Decreto 1444 del 2 de Agosto de 1999.

• Formular las políticas de desarrollo administrativo para ser adoptadas por el

Gobierno Nacional y articuladas con los organismos y entidades de la

Administración Pública, de conformidad con lo dispuesto en la ley 489 de

1998.

• Fijar, de acuerdo con el Presidente de la República, las políticas de

Administración Pública, en materia de organización administrativa del

Estado y, particularmente propender por la funcionalidad y modernización de

las estructuras administrativas y los estatutos orgánicos de las entidades

públicas del orden nacional de la Rama Ejecutiva del Poder Público.

• Fijar, de acuerdo con el Presidente de la República, las políticas de

administración pública en materia de gestión administrativa, sin perjuicio de

las funciones que en esta materia tiene asignado el Ministerio de Hacienda y

Crédito Público.

• Fijar, de acuerdo con el Presidente de la República, las políticas de gestión

del talento humano al servicio del Estado dentro del marco de la Constitución

y la ley, en todo lo relacionado con, entre otras, vinculación y retiro, bienestar

social e incentivos al personal, nomenclatura y clasificación de empleos,

manuales de funciones y requisitos mínimos, plantas de personal y

relaciones laborales y, de acuerdo con las directrices que fije el Ministerio de

Hacienda y Crédito Público, el sistema salarial y prestacional.

• Dirigir y orientar el desarrollo institucional de los organismos de la Rama

Ejecutiva del Poder Público y velar por la armonización de las reformas

administrativas a las necesidades de la planeación económica y social.

• Establecer las políticas generales de adiestramiento, formación y

perfeccionamiento del talento humano al servicio del Estado en la Rama

Ejecutiva del Poder Público.

• Promover o realizar directamente estudios o investigaciones atinentes a la

modernización y tecnificación de la Administración Pública en todos los

niveles.

• Diseñar los sistemas de información requeridos para el seguimiento y

análisis de la organización administrativa del Estado, del desempeño del

sector público, así como el sistema de información relativo a la situación y

gestión del talento humano al servicio de la administración pública.

• Orientar e instruir a los diferentes organismos de la Administración Pública

de la Rama Ejecutiva del Poder Público en sus distintos niveles, sobre las

directrices que deban observar en la gestión pública y en la organización

administrativa.

• Adelantar las gestiones necesarias para canalizar asistencia técnica y

cooperación internacional en materia de administración pública, observando

las disposiciones legales sobre las relaciones exteriores, a través de la

Agencia Colombiana de Cooperación Internacional y en cooperación con el

Ministerio de Relaciones Exteriores.

• Apoyar técnicamente a la Comisión Nacional del Servicio Civil en los

términos en que lo disponga la ley.

• Asesorar a las entidades de la Rama Ejecutiva del Poder Público en todos

los órdenes y, en especial, a los municipios de menos de 100.000

habitantes, en la gestión del talento humano.

• Formular el Plan Nacional de Formación y Capacitación en coordinación con

la Escuela Superior de Administración Pública, ESAP.

• Velar por la ejecución de las políticas de administración pública y desarrollo

administrativo y evaluar anualmente su ejecución.

• Coordinar con la ESAP el desarrollo del Programa Escuela de Alto

Gobierno.

• Organizar el Banco de Exitos de la Administración Pública de conformidad

con lo dispuesto en la ley 489 de 1998, recomendar al Gobierno Nacional los

criterios para el otorgamiento del Premio Nacional de Alta Gerencia, así

como para establecer el sistema de estímulos para los servidores públicos

que se distingan por su eficiencia, creatividad y mérito en el ejercicio de sus

funciones.

• Fijar las políticas generales en materia de control interno y recomendarlas al

Gobierno Nacional para su adopción.

• Orientar la política de simplificación de trámites, con el apoyo de los comités

sectoriales para el desarrollo administrativo y con la cooperación del sector

privado.

• Diseñar, dirigir e implementar el Sistema General de Información

Administrativa en coordinación con los organismos competentes en materia

de información.

• Las demás que le sean asignadas legalmente y, en especial, las contenidas

en la ley 489 de 1998.

1.4. ESTRUCTURA ORGÁNICA. La estructura del Departamento Administrativo de la Función Pública esta dada

por el decreto 1444 de 1999, así:

1. DESPACHO DEL DIRECTOR

1.1. Oficina Asesora Jurídica

1.2. Oficina Asesora de Planeación

2. SUBDIRECCION

2.1. Oficina de Control Interno

2.2. Oficina de Sistemas de Información

2.3. Dirección General de Políticas de Administración Pública

2.4. Dirección General de Asistencia Sectorial

2.5. Dirección General de Desarrollo Organizacional

2.6. Dirección General del Talento Humano Estatal

3. ORGANOS DE ASESORIA, COORDINACION Y CONTROL

3.1. Comité Técnico

3.2. Comité de Licitaciones y Adquisiciones

3.3. Comisión de Personal

3.4. Comité de Coordinación de Control Interno

Formatted: Bullets andNumbering

1.4.1 ORGANIGRAMA DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA - DAFP

Oficina Asesora Oficina Asesora De Planeación Jurídica

Oficina de Oficina de Control Interno Sistemas de Información

Dirección General Dirección General Dirección General Dirección G eneral de Políticas de de Asistencia de Desarrollo del Talento Administración Pública Sectorial Organizacional Humano Estatal

DESPACHO DEL DIRECTOR

SUBDIRECCIÓN

CONVENCIONES

LINEA DE AUTORIDAD _______ FUENTE: Decreto 1444 de 1999

1.5. CENTRO DE ADMINISTRACION E INFORMACION DOCUMENTAL- CAID 1.5.1. Misión del CAID

Servir de centro de información del Departamento en lo ateniente a la

correspondencia recibida y despachada, al archivo central del Departamento y

los expedientes microfilmados.

1.5.2. Funciones del CAID Las funciones del Centro de Administración e Información Documental están

dadas por el Artículo 2º de la Resolución 392 del 14 de Agosto de 1997.

• Diseñar, organizar y proponer las políticas archivísticas, acordes con las

normas legales y con las necesidades del Departamento en esta materia,

con el fin de salvaguardar el patrimonio documental del mismo.

• Organizar y clasificar los archivos de conformidad con las técnicas y

disposiciones especiales sobre la materia.

• Velar por la seguridad y conservación de la información documental del

Departamento.

• Prestar el servicio de consulta de archivo central e histórico a los

funcionarios del Departamento y personal externo.

• Definir e implementar los mecanismos y procedimientos del manejo de la

correspondencia que permita un eficiente trámite de la misma.

• Recibir, distribuir y despachar la correspondencia interna y externa,

ejerciendo el control operativo para asegurar el cumplimiento de las

disposiciones que regulan tal procedimiento.

• Definir los procedimientos de conservación y recuperación de la información

documental, de acuerdo con las normas vigentes e implementar su

funcionamiento según la Tabla de Retención Documental.

• Elaborar y mantener actualizada la Tabla de Retención Documental para el

Departamento y vigilar el cumplimiento de lo establecido en ella.

• Las demás funciones que le sean asignadas.

2. TITULO DEL TRABAJO DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA: MANUALES DE PROCEDIMIENTOS DE ARCHIVO, MICROFILMACIÓN Y

CORRESPONDENCIA Y ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DEL FONDO NACIONAL DE BIENESTAR SOCIAL FNBS DEL DEPARTAMENTO

ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA DAFP.

2.1. MARCO TEÓRICO CONCEPTUAL, JURÍDICO, INSTITUCIONAL QUE PERMITE OBSERVAR LA SITUACIÓN PROBLEMÁTICA DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA: El Departamento Administrativo de la Función Pública como entidad líder en la

construcción de la Administración Pública es consciente que debido a los

cambios que se presentan en el manejo de la información documental, se hace

necesario la continua actualización de los procesos y procedimientos que se

deben tener en cuenta para su manejo, para lo cual es indispensable que se

ajusten tanto a las normas, como a las exigencias que conlleva la

modernización de los sistemas de información que para el efecto se implanten.

Debido a que los manuales de procedimientos del Centro de Administración e

Información Documental, en las actuales circunstancias presentan

inconsistencias, debido a la implementación de tecnología (software de

correspondencia), se sistematizó la mayoría de los procedimientos lo que

permite un mayor control y agilidad, manejo y organización de los documentos.

Se tiene asignada la custodia del archivo del Fondo Nacional de Bienestar

Social, sin criterios claros de organización, ya que en el momento de su

liquidación en el año de 1992 la documentación se almacenó en cajas que

con el paso del tiempo se fueron deteriorando lo que dificulta la consulta y

ubicación de los documentos.

2.2. DIAGNOSTICO RELACIONADO CON EL ÁREA DE TRABAJO DE LA

PRÁCTICA ADMINIATRATIVA:

En el Centro de Administración e Información Documental, no existen manuales

que se ajusten a la realidad de los procesos y procedimientos que se realizan

en la actualidad, por lo tanto es indispensable actualizarlos y adecuarlos a las

necesidades tanto de los funcionarios de CAID como de sus usuarios.

Existe una continua necesidad de acceder a la información del Fondo Nacional

de Bienestar Social F.N.B.S., debido a que se tiene que responder a trámites y

demandas de orden legal, administrativo o fiscal, o a los requerimientos de los

ciudadanos.

2.3. OBJETIVOS DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA:

2.3.1. Generales

• Elaborar los manuales de procedimientos de archivo, microfilmación y

correspondencia del Departamento Administrativo de la Función Pública.

• Organizar el archivo del Fondo Nacional de Bienestar Social de forma clara y

lógica utilizando los debidos pasos metodológicos necesarios para este tipo

de actividad.

2.3.2. Específicos • Recopilar información y normatividad sobre archivo, microfilmación y

correspondencia.

♦ Elaborar el manual de archivo con las herramientas que den a conocer de

forma clara y sencilla los procedimientos que al interior de este grupo se

manejan.

• Elaborar el manual de microfilmación con las herramientas que den a

conocer de forma clara y sencilla los procedimientos que al interior de este

grupo se manejan.

• Elaborar el manual de correspondencia con las herramientas que den a

conocer de forma clara y sencilla los procedimientos que al interior de este

grupo se manejan.

• Elaborar los formatos y diagramas de flujo que sean necesarios como

herramientas que faciliten y agilicen los procedimientos.

• Establecer los instrumentos de manejo y control del Centro de

Administración e Información Documental.

• Recopilar la información y normatividad existente sobre el Fondo Nacional

de Bienestar Social, regulando la vigencia administrativa, fiscal y legal de los

documentos.

• Elaborar el Proyecto de organización el archivo del Fondo Nacional de

Bienestar Social del Departamento Administrativo de la Función Pública

D.A.F.P.

2.4. PROBLEMAS ADMINISTRATIVOS RELACIONADOS CON EL ÁREA

DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA:

• Procedimientos poco claros que impulsan a los funcionarios a cometer

errores en la realización de las activi dades.

• Demoras en la recuperación de la información para prestar el servicio de

consulta en el archivo central, microfilmación y el sistema de

correspondencia.

• La falta de recurso humano para adelantar completamente la organización

del Archivo del Fondo Nacional de Bienestar Social.

2.5. APORTES QUE SE ESPERAN REALIZAR CON LA PRÁCTICA

ADMINISTRATIVA:

• Clarificar los procedimientos de una forma sencilla y didáctica para que la

persona que desempeñe ese cargo así no sepa del tema, pueda

desempeñarlo sin mayores requerimientos.

• Agilizar las consultas que sobre el archivo central, microfilmación

correspondencia y el archivo del Fondo Nacional de Bienestar Social se

soliciten.

• La puesta en marcha e implementación de los manuales de archivo,

microfilmación y correspondencia.

• Facilitar el acceso a la información tanto para los funcionarios como para

los usuarios de CAID.

2.6. RESULTADOS QUE SE ESPERAN ALCANZAR CON LA PRÁCTICA

ADMINISTRATIVA:

• Presentación de los manuales de archivo, microfilmación y correspondencia

del Departamento Administrativo de la Función pública D.A.F.P.

• Organización del archivo del Fondo Nacional de Bienestar Social del

Departamento Administrativo de la Función Pública D.A.F.P.

2.7. FORMA DE UTILIZACIÓN DE LOS RESULTADOS: Con la elaboración de los manuales de procedimientos se garantizará el

adecuado tratamiento y conservación de la información documental,

convirtiéndose en una herramienta de consulta esencial, que permita a los

funcionarios del Centro de Administración e Información Documental - CAID, y

a sus usuarios, conocer de manera pormenorizada los procedimientos

relacionados con las labores propias del área.

La organización del Archivo del Fondo Nacional de Bienestar Social,

garantizará su conservación y facilitará la localización de la información

requerida con agilidad, calidad y efectividad que redundará en la prestación de

un mejor servicio.

2.8. ASPECTOS METODOLÓGICOS QUE ORIENTAN EL TRABAJO: • Recopilación de la normatividad vigente sobre los temas a desarrollar. • Dialogo directo con los funcionarios encargados de desarrollar los procesos.

2.9. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

DEL 01 DE AGOSTO HASTA EL 30 DE NOVIEMBRE DE 1999

MESES SEGUNDO SEMESTRE DE 1999 AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE

TIEMPO ACTIVIDADES 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 1. Recopilación de Información y normatividad sobre archivo, microfilmación y correspondencia

___

2. Elaboración del Manual de Archivo.

___ ___

3. Elaboración del Manual de Microfilmación

___ ___

4. Elaboración del Manual de Correspondencia

___ ___ ___

5. Presentación Primer Informe dos (2) meses

___

6. Recopilación de Información y normatividad sobre el archivo del FNBS.

___

7. Organización del Archivo del FNBS (Proyecto y Primera Etapa).

___ ___ ___ ___ ___ ___ ___

8. Presentación Segundo Informe a los cuatro (4) meses

___

9. Presentación Informe Final

___

3. PRESENTACIÓN DE RESULTADOS DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA

3.1. MARCO LEGAL 3.1.1. Constitución Política de Colombia 1991. Artículo 15. “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y

familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar.

De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las

informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en

archivos de entidades públicas y privadas.

En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad

y demás garantías consagradas en la Constitución.

La correspondencia y demás formas de comunicación privada son

inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden

judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley.

Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia

e intervención del Estado podrá exigirse la presentación de libros de

contabilidad y demás documentos privados, en los términos que señale la

ley”.

Artículo 20. “Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su

pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e

imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación.

Estos son libres y tienen responsabilidad social. Se garantiza el derecho a la

rectificación en condiciones de equidad. No habrá censura”.

Artículo 23. “Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas

a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener

pronta resolución. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante

organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales”.

Artículo 72. “El patrimonio cultural de la Nación está bajo la protección del

Estado. El patrimonio arqueológico y otros bienes culturales que conforman

la identidad nacional, pertenecen a la Nación y son inalienables,

inembargables e imprescriptibles. La ley establecerá los mecanismos para

readquirirlos cuando se encuentren en manos de particulares y reglamentará

los derechos especiales que pudieran tener los grupos étnicos asentados en

territorios de riqueza arqueológica”.

Artículo 74. “Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos

públicos salvo los casos que establezca la ley. El secreto profesional es

inviolable”.

3.1.2. Código Contencioso Administrativo Artículo 5. “ Toda persona podrá hacer peticiones respetuosas a las

autoridades, verbalmente o por escrito, a través de cualquier medio.

Las escritas deberán contener, por lo menos:

1. designación de la autoridad a la que se dirigen.

2. Los nombres y apellidos completos del solicitante y de su representante

o apoderado, si es el caso, con indicación del documento de identidad y

de la dirección.

3. El objeto de la petición.

4. La relación de documentos que se acompañan.

5. La firma del peticionario, cuando fuere el caso.

Si quien presenta una petición verbal afirma no saber o no poder escribir y

pide constancia de haberla presentado, el funcionario la expedirá en forma

sucinta.

Las autoridades podrán exigir, en forma general, que ciertas peti ciones se

presenten por escrito. Para algunos de estos casos podrán elaborar

formularios para que los diligencien los interesados, en todo lo que les sea

aplicable, y añadan las informaciones o aclaraciones pertinentes.

A la petición escrita se podrá acompañar una copia que, autenticada por el

funcionario respectivo, con anotación de la fecha de su presentación y del

número y clase de los documentos anexos, tendrá el mismo valor legal del

original y se devolverá al interesado. Esta autenticación no causará derecho

alguno a cargo del peticionario”.

Artículo 21. “El examen de los documentos se hará en horas de despacho al

público y si fuere necesario en presencia de un empleado de la entidad”.

Artículo 25. “El derecho de petición incluye el de formular consultas escritas

o verbales a las autoridades, en relación con las materias a su cargo, y sin

perjuicio de lo que dispongan normas especiales.

Estas consultas deberán tramitarse con economía, celeridad, eficacia e

imparcialidad y resolverse en un plazo máximo de treinta (30) días.

Las respuestas en estos casos no comprometerán la responsabilidad de las

entidades que las atienden, ni serán de obligatorio cumplimiento o

ejecución”.

3.1.3. Ministerio del Interior

Decreto 1382 del 18 de Agosto de 1995. “Por el cual se reglamenta la ley

80 de 1989 y se ordena la transferencia la documentación histórica de las

Archivos de los organismos nacionales al Archivo General de la Nación y se

dictan otras disposiciones”.

Decreto 998 de 1997. “Por la cual se reglamenta la transferencia de

documentación histórica de los archivos de Orden Nacional del sector central

de la Rama Ejecutiva.

3.1.4. Archivo General de la Nación Acuerdo 09 de 1995. “Por la cual se reglamenta la presentación de Tablas

de Retención Documental al Archivo General de la Nación ordenadas por el

decreto 1382 de 1995”.

Acuerdo 11 de 1996.”Por el cual se establecen criterios de conservación y

organización de documentos”.

Acuerdo 02 de 1997. “Por el cual se prorroga el plazo de presentación de las

tablas de retención documental de los organismos nacionales del sector

central al Archivo General de la Nación”.

3.1.5. Presidencia de la República de Colombia Decreto 2527 del 21 de Julio de 1950. “Por el cual se autoriza el

procedimiento de microfilm en los archivos y se concede valor probatorio a

las copias fotostáticas de los documentos microfilmados”.

Artículo 1. “Autorízase el uso del procedimiento de microfilmación el los

archivos oficiales de la Administración Pública nacional, departamental y

municipal, y también en los archivos particulares de las personas naturales o

jurídicas de acuerdo con las normas contenidas en este decreto”.

Artículo 2. “No se podrá microfilmar ningún documento, ni ser destruido

después de microfilmado, sino cuando el original haya sido sometido al

trámite normal y conservado durante el tiempo que la prudencia y la

costumbre aconsejen en cada caso, de acuerdo con su naturaleza.

Al someter a la microfilmación cualquier documento, debe tenerse el cuidado

de que quede copiado en la cinta integramente y con absoluta fidelidad, de

tal modo que queda prohibido hacerles recortes, dobleces enmendaduras o

cualquier adulteración, con pena de perder su valor probatorio.

El procedimiento de microfilm deberá aplicarse en los archivos oficiales de la

Administración Nacional, Departamental y Municipal, y en los de las

instituciones de crédito y demás entidades sometidas a la supervigilancia del

Estado, cumpliendo las disposiciones de este Decreto y las que para cada

caso establezca la respectiva autoridad, sea Ministerio, Gobernación,

Alcaldía, Superintendencia o Junta Directiva.

Artículo 3. “Al comienzo de cada rollo de película en que se vayan a

microfilmar documentos, o material de un archivo, deben hacerse las

siguientes anotaciones”:

1) Número de orden del rollo y fecha en que se comienza; 2) Nombre de la

entidad o persona a quien pertenezca el archivo; 3) La determinación del

material que se va a copiar en él, y 4) El nombre y la firma de la persona bajo

cuya responsabilidad se va a hacer l a respectiva microfilmación”,

Artículo 4. “Los documentos o el material que sea microfilmado y que haya

quedado correctamente copiado en la cinta, podrá ser destruido después de

eso, preferentemente por incineración.

Al final del rollo inmediatamente después del último documento que

contenga, se copiara un acta en que conste: 1) La fecha en que se terminó de

filmar el respectivo rollo o cinta; 2) El número de orden del rollo y la cantidad

de documentos que contiene, a ser posible con una lista o detalle de ellos; 3)

El estado en que haya quedado filmada la cinta, expresando los vicios que

tenga, los espacios en blanco que hayan quedado, las correcciones o

recortes que se le hayan hecho, etc.; 4) El nombre y la firma de la persona

bajo cuya responsabilidad se hizo la microfilmación del respectivo rollo, y 5)

La certificación jurada de que todo el material que aparece en el rollo fue

destruido, con la expresión de la forma y fecha en que se hizo, firmada por el

que la haya hecho y por dos testigos.

Artículo 5. “La copia de un documento o de cualquier pieza de un archivo que

haya sido microfilmado, tendrá el mismo valor probatorio que la ley le otorga

al original así copiado, siempre que la microfilmación se haya hecho de

acuerdo con las normas de este Decreto y las disposiciones especiales que

para cada archivo haya establecido el correspondiente Ministerio,

Gobernación, Alcaldía, Superintendencia, Junta Directiva o autoridad

administrativa competente, y siempre que la respectiva copia sea autenticada

de acuerdo con los artículos siguientes.

Artículo 6. “Las copias de documentos microfilmados pertenecientes a

archivos oficiales o de entidades sometidas a la supervigilancia del Estado

deberán ser autenticadas al respaldo por el empleado que ejerza las

funciones de Jefe del respectivo archivo o por quien tenga autorización para

ello, con la indicación de la disposición legal o reglamentaria que le haya

concedido esa autorización, y el señalamiento del número de orden del rollo

o cinta de donde se haya copiado”.

Artículo 7. “Las copias de documentos microfilmados pertenecientes a

archivos particulares, de personas naturales o jurídicas o de entidades no

oficiales ni sometidas a la supervigilancia del Estado, deberán ser

autenticadas por las personas que las expida, y si fuere necesario para fines

judiciales, por un Notario Público, previo examen y confrontación del

respectivo rollo de donde se haya copiado”.

Artículo 8. “El original de las actas a que se refiere el artículo cuarto de este

Decreto debe conservarse sin ser destruido, para que sirva de control del

archivo ya microfilmado, y si es de personas o entidades no oficiales, deberá

protocolizarse en una Notaría”

.Decreto 3354 del 18 de Noviembre de 1954. “Por el cual se modifica el

Decreto 2527 de 1950”.

Artículo Único. El artículo 2º del decreto 2527 de 1950, quedará así:

“Podrá microfilmarse los documentos y expedientes que han sido sometidos

al trámite normal y los que encontrándose en trámite, por su importancia

merezcan un especial cuidado en la conservación y la autenticidad; pero no

podrán ser destruidos sus originales hasta cuando haya transcurrido el

tiempo que la prudencia y la costumbre aconsejen en caso dado, de acuerdo

con su naturaleza.

Al someter a la microfilmación cualquier documento, debe tenerse el cuidado

de que quede copiado en la cinta íntegramente y con absoluta fidelidad, de

tal modo que queda prohibido hacerles recortes, dobleces enmendaduras o

cualquier adulteración, con pena de perder su valor probatorio.

El procedimiento del Microfilm, deberá aplicarse en los archivos oficiales de la

Administración Nacional, Departamental y Municipal, y en los de las

instituciones de crédito y demás entidades sometidas a la supervigilancia del

Estado, cumpliendo las disposiciones de este Decreto y las que para cada

caso establezca la correspondiente autoridad, sea Ministerio, Gobernación,

Comando de Fuerza o Arma, Departamento Administrativo, Alcaldía,

Superintendencia o Junta Directiva”.

3.1.6. Departamento Administrativo de la Función Pública Resolución 349 del 17 de Febrero de 1989. “ Por el cual se adopta la

microfilmación de documentos para archivos del Departamento”.

Resolución 4897 del 22 de Agosto de 1991. “ por el cual se aclara una

resolución”

Resolución 392 del 14 de Agosto de 1997. “Por la cual se reorganiza el

Grupo de Administración de Documentos y Correspondencia y se reglamenta

el trámite de la correspondencia en el Departamento Administrativo de la

Función Pública”.

Resolución 072 del 13 de Febrero de 1995. “Por el cual se establece el

proceso de elaboración de Manuales de Procedimientos en el Departamento

Administrativo de la Función Pública”.

3.2. CONFORMACIÒN DEL ARCHIVO DEL DEPARTAMENTO

El Departamento Administrativo de la Función Pública tiene conformado su

archivo de la siguiente manera:

3.2.1. Archivo de Gestión: Aquel en el que se reúne la documentación en

trámite de cada dependencia del Departamento, en busca de solución a los

asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por

las mismas oficinas u otras oficinas que lo soliciten.

3.2.2. Archivo Central: Unidad Administrativa localizada en el Centro de

Administración e Información Documental CAID, donde se agrupan

documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de

las diferentes dependencias del Departamento, una vez finalizado su trámite,

que siguen siendo urgentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los

particulares en general.

3.2.3. Archivo Histórico: Aquel al cual se transfiere la documentación del

archivo central o del archivo de gestión que por decisión del correspondiente

Comité de Archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que

adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura.

3.3. RECURSOS PARA LA ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS

3.3.1. Recursos Humanos. El Centro de Administración e Información

Documental como encargado de los Grupos de Archivo, Microfilmación y

correspondencia, requiere de personal calificado para el desarrollo de sus

procesos, por lo tanto y actualmente cuenta con:

(1) PROFESIONAL UNIVERSITARIO. “Administrador Público”

(2) TECNICOS ADMINISTRATIVOS.

(2) SECRETARIAS (3) AUXILIARES ADMINISTRATIVOS

Personal insuficiente para el desarrollo satisfactorio de todas las actividades

de la oficina.

3.3.2. Recursos Físicos. Para la conservación de un archivo se deben tener

encuenta algunos elementos básicos, los cuales varían acorde a las

necesidades del mismo, además si la producción de información es abundante

se deben manejar medios tecnológicos para manejarla o consultarla.

Materiales como: (Archivo Rodante, Carpetas, Ganchos Legajadores,

Perforadora, legajador A-Z, Etiquetas, Marbetes, Estantes, cajas de Cartón,

etc.), son necesarios para garantizar una conservación adecuada de los

documentos.

3.3.3. Espacio Físico. El Archivo Central debe contar con un espacio

adecuado para el desarrollo de sus actividades, por lo tanto se recomienda que

el lugar destinado para el archivo contenga como mínimo las siguientes

características: (Buena aireación, Dotado de luz tanto artificial como natural,

Seguridad para evitar el libre acceso al mismo, Tener elementos contra

incendio como extintores y alarmas contra incendio, no presentar humedad

para asegurar la calidad del material archivado.

4. MANUAL PROCEDIMIENTOS DE ARCHIVO

Fundamento Legal: • Decreto 1382 del 18 de agosto de 1995. • Comité de Archivo, Acta 04 del 21 de Marzo de 1997. “Por la cual se

aprueba la Tabla de Retención Documental”

• Circular 003 del 18 de Marzo de 1999. Asunto: “Programa de Transferencia

Documental”.

4.1. PROCESO 1: “PROGRAMA DE TRANSFERENCIAS” 4.1.1. Objetivo: Preparar de forma adecuada los documentos a transferir por

parte de las dependencias al Archivo Central del Departamento, ubicado en el

Centro de Administración e Información Documental.

4.1.2. Descripción del Proceso: PASO DEPENDENCIA FUNCIONARIO

RESPONSABLE PROCEDIMIENTO

1

CAID

COORDINADOR

Elabora la circular solicitando la transferencia de los documentos, que según la Tabla de Retención Documental deben ser enviados al Archivo Central. • Remite a Subdirección para

revisión y firma. 2

SUBDIRECCIÓN

SUBDIRECTOR

Recibe y verifica circular

3

SUBDIRECCIÓN

SUBDIRECTOR

ESTA CORRECTA? NO: Devuelve para corrección. Sigue paso 4. SI: Firma y devuelve a CAID para trámite. Sigue paso 5

4

CAID

COORDINADOR

Corrige y envía nuevamente a firma. Regresa paso 2.

5

CAID

AUXILIAR

Recibe, reproduce y distribuye la circular en todas las dependencias

6

TODAS LAS

DEPENDENCIAS

FUNCIONARIO

ASIGNADO

Recibe circular y organiza los documentos a transferir así: • Comprueba que no falte

ningún documento y elimina duplicados de los mismos.

• Legaja los documentos en carpetas celuguía vertical, debidamente marcadas con el código y nombre de la serie según Tabla de Retención Documental.

PASO DEPENDENCIA FUNCIONARIO RESPONSABLE

PROCEDIMIENTO

7 TODAS LAS DEPENDENCIAS

FUNCIONARIO ASIGNADO

Diligencia el formato de transferencia documental “relación entrega archivo”.

8

TODAS LAS

DEPENDENCIAS

FUNCIONARIO

ASIGNADO

Ordena las carpetas conforme al formato, procurando que no exceda los 100 folios aproximadamente por carpeta, y las mete en cajas de archivo.

9

TODAS LAS

DEPENDENCIAS

FUNCIONARIO

ASIGNADO

Transfiere el archivo con el formato diligenciado al Coordinador del CAID. Nota: Para la entrega al CAID, se realizará por oficina en las fechas as ignadas en la circular para tal fin y con el formato diligenciado.

10

CAID

COORDINADOR

Recibe y entrega al funcionario encargado de la revisión.

11

CAID

TÉCNICO

Realiza confrontación real del archivo con el formato

12

CAID

TÉCNICO

ESTA CORRECTO? NO: Informa a la dependencia para que solucione. Sigue paso 13. SI: Firma recibido a satisfacción. Sigue paso 14.

13

CAID

TÉCNICO

Corrige y entrega a CAID.

14

CAID

TÉCNICO

Marca las cajas y ubica en el archivo central.

4.1.3. Flujograma: Programa de Transferencias.

CAID SUBDIREC. TODAS LAS

OFICINAS

COORD.

TECNICO

SUBDIREC. FUNC.

ASIGNADO

PROCEDIMIENTO

CAID SUBDIREC. TODAS LAS OFICINAS

COORD.

TECNICO

SUBDIREC.

FUNC. ASIGNADO

PROCEDIMIENTO

0. INICIO 1. ELABORA CIRCULAR SOLICITANDO LA TRANSFERENCIA.

• REMITE A SUBDUIRECCIÓN PARA REVISIÓN Y FIRMA.

2. REVISA CIRCULAR 3. ESTA CORRECTA? NO: DEVUELVE PARA CORRECCIÓN. SIGUE PASO 4. SI: FIRMA Y DEVUELVE PARA TRAMITE, SIGUE PASO 5. 4. CORRIGE Y ENVIA PARA FIRMA 5. REPRODUCE Y DISTRIBUYE. 6. RECIBE CIRCULAR Y ORGANIZA LOS DOCUMENTOS A TRANSFERIR. 7. DILIGENCIA EL FORMATO DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL. 8. ORDENA LAS CARPETAS CONFORME AL FORMATO, 9. TRANFIERE EL ARCHIVO CON EL FORMATO DILIGENCIADO. 10. RECIBE Y ENTREGA AL FUNCIONARIO ENCARGADO DE LA REVISIÓN. 11. REALIZA CONFRONTACIÓN REAL DEL ARCHIVO CON EL FORMATO. 12. ESTA CORRECTO? NO: INFORMA A LA DEPENDENCIA PARA QUE SOLUCIONE, SIGUE PASO 13. SI: FIRMA RECIBIDO A SATISFACCIÓN, SIGUE PASO 14. 13.SOLUCIONA Y DEVUELVE A CAID. 14. MARCA LAS CAJAS Y UBICA EN EL ARCHIVO CENTRAL. 15. FIN

0

2 1

3 4

A

A

5

6

8

9 10

11

12 13

14 B

B

15

7

4.2. PROCESO 2: “CONSULTA” 4.2.1. Objetivo: Facilitar el acceso a la información en forma ágil, rápida y

oportuna, garantizando la seguridad de los documentos que son objeto de

préstamo, con el fin de prestar el mejor servicio a los usuarios y garantizar la

seguridad que exige la memoria institucional.



1

CAID

FUNCIONARIO O

USUARIO EXTERNO

Solicita la información para su conocimiento o para el desarrollo de una actividad.

2

CAID

SECRETARIA

Recibe la solicitud verbal o por escrito y comunica al encargado del archivo para búsqueda.

3

CAID

TÉCNICO

Busca el documento solicitado.

4

CAID

TÉCNICO

Encuentra el documento solicitado? No: Comunica al Coordinador, sigue paso 5. SI: Entrega el documento a la secretaria, sigue paso 7.

5

CAID

COORDINADOR

Da solución o comunica al solicitante que no se encuentra ese documento en el CAID.

6

CAID

FUNCIONARIO O

USUARIO EXTERNO

Se informa de que no esta el documento, busca otra forma de localizar la información que necesita.


PROCEDIMIENTO

7 CAID SECRETARIA Diligencia el libro de préstamo, lo hace firmar y entrega el documento al solicitante. • Si es funcionario se le

prestará hasta por cinco (5) días hábiles.

• Si es un usuario externo se le solicitará un documento de identidad que garantice la seguridad del documento.

8

CAID

FUNCIONARIO O

USUARIO EXTERNO

Recibe el documento, procede a sacarle fotocopia y devuelve al CAID.

9

CAID

SECRETARIA

Recibe el documento, verifica que este igual a como lo prestó, descarga el préstamo del libro y entrega al encargado del archivo. • Si es un usuario externo

devolverá el documento de identidad.

10

CAID

TÉCNICO

Recibe el documento y lo archiva. NOTA: El horario de atención de consultas será de Lunes a Viernes de 9:00 AM a 4:00 PM.

4.2.3. Flujograma: Consulta Archivo.

CAID

TÉCNICO SECRET. COORD.

FUNC. O USUARIO EXTERNO

PROCEDIMIENTO

0. INICIO 1. SOLICITA LA INFORMACIÓN. 2. RECIBE SOLICITUD Y COMUNICA PARA BUSQUEDA. 3. BUSCA EL DOCUMENTO SOLICITADO. 4. ENCONTRÓ EL DOCUMENTO SOLICITADO? NO: COMUNICA AL COORDINADOR, SIGUE PASO 5. SI: ENTREGA DOCUMENTO, SIGUE PASO 7 5. DA SOLUCIÓN O INFORMA AL SOLICITANTE. 6. SE INFORMA . 7. DILIGENCIA LIBRO DE PRÉSTAMO, HACE FIRMAR Y ENTREGA. 8. REVISA EL DOCUMENTO, SACA COPIA Y DEVUELVE. 9. RECIBE EL DOCUMENTO, FIRMA EL RECIBIDO Y ENTREGA PARA ARCHIVO. 10. ARCHIVA EL DOCUMENTO.

11. FIN

0

1

2

3

4 5

6

A

7

8

9

10

11

A

4.3. PROCESO 3: “ACTUALIZACION TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL”. 4.3.1. Objetivo: Mantener una continua actualización de la Tabla de Retención

acorde con las nuevas funciones y procedimientos que se le asignen a cada

una de las dependencias del Departamento.



1

CAID

COORDINADOR

Elabora el formato de actualización de la información para la Tabla de Retención Documental.

2

CAID

TÉCNICO

Recoge la información en las dependencias del Departamento, sobre nuevos trámites, grupos u oficinas.

3

TODAS LAS

DEPENDENCIAS

FUNCIONARIO

ASIGNADO

Aportan la información o documentos necesarios sobre los nuevos trámites o funciones asignadas a la dependencia.

4

CAID

COORDINADOR

Ordena la información y la analiza

5

CAID

COORDINADOR

Elabora propuesta de series a incluir en la Tabla de Retención Documental y la valoración documental por dependencia.

6

CAID

COORDINADOR

Solicita reunión del comité de archivo y somete para aprobación.

7

TODAS LAS

DEPENDENCIAS

FUNCIONARIO

ASIGNADO

Recibe nueva Tabla de Retención Documental para aplicación. NOTA: Para las series que se conservan, se efectúa seguimiento sobre su cumplimiento.

4.3.3. Flujograma: Actualización Tabla de Retención Documental

CAID TODAS LAS DEPEND.

COORDINADOR TÉCNICO FUNCIONARIO ASIGNADO

PROCEDIMIENTO

0. INICIO. 1. ELABORA EL FORMATO PARA LA ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN. 2. RECOGE LA INFORMACIÓN EN LAS OFICINAS SOBRE NUEVOS TRÁMITES, GRUPOS U OFICINAS. 3. APORTAN LA INFORMACIÓN O DOCUMENTOS NECESARIOS. 4. ORDENA LA INFORMACIÓN Y ANALIZA. 5. ELABORA PROPUESTA DE SERIES A INCLUIR. 6. SOMETE A COMITÉ DE ARCHIVO QUIEN APRUEBA. 7. RECIBEN TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL APRUEBA PARA APLICACIÓN. 8. FIN

0

1

2

3

4

5

6

7

8

4.4. PROCESO 2: “ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO CENTRAL DEL DAFP”. 4.4.1. Objetivo: Recibir, organizar, clasificar y almacenar los documentos que

según la Tabla de Retención Documental deben ser incorporados al Archivo

Central en el CAID.



1

TODAS LAS

DEPENDENCIAS

FUNCIONARIO

ASIGNADO

Envían los archivos de años anteriores, en su estado original. (sin ninguna clase de organización o clasificación).

2

CAID

COORDINADOR

Recibe, dispone la ubicación del archivo y distribuye forma de trabajo.

3

CAID

TÉCNICO

Levanta el inventario general para saber con certeza que clase de documentación se recibió.

4

CAID

TËCNICO

Efectúa preselección de la documentación así: • Retira copias, revistas y todo

material que no sea de archivo.

5

CAID

TÉCNICO

Realiza la clasificación y selección de la documentación de acuerdo a la Tabla de Retención Documental o a la necesidad de la información.

6

CAID

COORDINADOR

Atiende consultas sobre disposición final de algunos casos no claros.


PROCEDIMIENTO

7

CAID

TÉCNICO

Selecciona la documentación así: • Aplica tiempos y

procedimientos de acuerdo a la Tabla de Retención Documental.

8

CAID

TÉCNICO

Organiza en carpetas y en cajas identificando cada una de ellas.

9

CAID

TÉCNICO

Ubica dentro del archivo central por estructura.

10

CAID

TÉCNICO

Digita la información para posterior consulta.

4.4.3. Flujograma: Organización del Archivo Central del DAFP.

TODAS LAS DEPEND.

CAID


COORDINADOR TÉCNICO

PROCEDIMIENTO

0. INICIO. 1. ENVÍAN LOS ARCHIVOS DE AÑOS ANTERIORES SIN ORGANIZAR. 2. RECIBE, DISPONE UBICACIÓN Y DISTRIBUYE FORMA DE TRABAJO. 3. LEVANTA INVENTARIO GENERAL. 4. EFECTÚAN PRESELECCIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN, 5. CLASIFICA Y SELECCIONA DE ACUERDO A LA TRD O A LA NECESIDAD DE LA INFORMACIÓN. 6. ATIENDE CONSULTAS SOBRE CONSERVACIÓN O DISPOSICIÓN FINAL, ESTABLECIENDO PARAMETROS DE ORGANIZACIÓN

7. SELECCIONA LA DOCUMENTACIÓN. 8. ORGANIZA EN CARPETAS Y EN CAJAS. 9. ARCHIVA. 10. DIGITA LA INFORMACION PARA SU POSTERIOR CONSULTA. 11. FIN

4.5. GLOSARIO DE TERMINOS DE ARCHIVO

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

11

10

ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y

soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o

institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.

ARCHIVISTA: Persona especializada en el manejo de archivos CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: Etapas sucesivas por las que atraviesan

los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su

conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo

permanente.

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: Labor intelectual mediante la cual se

identifican y establecen series que componen cada agrupación documental

(fondo, sección y subsección), de acuerdo a la estructura orgánico-funcional de

la entidad.

COMITÉ DE ARCHIVO: Grupo asesor de alta dirección, responsable de

definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los

procesos administrativos y técnicos de los archivos.

DEPURACIÓN: Operación por la cual se separan los documentos que tienen

valor permanente de los que no lo tienen.

GRUPO DE ARCHIVO: Es el encargado del manejo de la información

contenida en documentos susceptibles de conservarse y reproducirse,

remitidos por los diferentes archivos de gestión de cada una de las

dependencias del Departamento Administrativo de la Función Pública.

INVENTARIO: Instrumento que describe la relación sistemática y detallada de

las unidades de un fondo documental, siguiendo la organización de las series

documentales. Puede ser esquemático, general, analítico y preliminar.

PROCESO: Es la ejecución secuencial de actividades que generan valor

agregado para la obtención de un resultado.

PROGRAMA: Es una estrategia de acción cuyas directrices determinan los

medios que articulados generalmente apoyan el logro de uno o varios objetivos

de un Plan. Es un conjunto de proyectos con características comunes.

SEGUIMIENTO: Es el proceso de monitoreo sobre las acciones ejecutadas

para cumplir un objetivo, con el fin de detectar desviaciones, hacer correctivos y

asegurar que los propósitos sean alcanzados.

SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de estructura y

contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor

como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplo: Hojas

de Vida o Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros.

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Listado de series y sus

correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad

administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el

tiempo de permanencia en cada fase de archivo.

Las tablas de retención documental pueden ser generales o específicas de

acuerdo a la cobertura de las mismas. Las generales se refieren a documentos

administrativos comunes a cualquier institución. Las específicas hacen

referencia a documentos característicos de cada organismo.

TIPO DOCUMENTAL: Unidad documental simple. TRANSFERENCIAS: Remisiones de documentos de todas las dependencias

de la organización hacia el archivo central. Se realizan tanto por la edad como

por el valor de los documentos (administrativo, jurídico, histórico, etc.), y

obedecen a un programa que permite el adecuado y organizado traslado de la

documentación de acuerdo con los términos definidos en la respectiva Tabla de

Retención Documental.

5. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE MICROFILMACION

Fundamento Legal: • Decreto 2527 del 27 de julio de 1950. “Por el cual se autoriza el

procedimiento de microfilm en los archivos y se concede valor a las copias

fotostáticas de los documentos microfilmados”.

• Decreto 3354 del 18 de Noviembre de 1954. “Por el cual se modifica el

Decreto 2527 de 1950”.

• Resolución No. 349 del Departamento del 17 de Febrero de 1989. “Por

la cual se adopta la Microfilmación de documentos para archivos del

Departamento”.

• Resolución No. 4897 del Departamento del 22 de Agosto de 1991. “Por

la cual se aclara la resolución 349 de 1989”.

5.1. PROCESO 1: “PREPARACION DE LA INFORMACION” 5.1.1. Objetivo: Asegurar que los documentos a microfilmar, estén en

condiciones adecuadas, para garantizar la conservación integra de la

información.



1

TODAS LAS

DEPENDENCIAS O GRUPO DE ARCHIVO

FUNCIONARIO

ASIGNADO O TÉCNICO

Envía los documentos que son susceptibles de microfilmar al CAID.

2

CAID

COORDINADOR

Recibe documentos debidamente, (ordenados cronológicamente, con su respectivo listado, y entrega para la revisión al grupo de microfilmación.

3

CAID

AUXILIAR

Revisa, Si cumple requisitos? NO: Informa a la dependencia para que solucione, sigue paso 4. SI: Firma recibido, sigue al paso 5.

4

TODAS LAS

DEPENDENCIAS O GRUPO DE ARCHIVO

FUNCIONARIO

ASIGNADO O TÉCNICO

Corrige y devuelve al CAID.

5

CAID

AUXILIAR

Prepara documentación así: • Constata que la

documentación este libre de ganchos, grapas, cintas, dobleces, etc. Reconstruye y maquilla los documentos deteriorados. Regresa al paso 3.


PROCEDIMIENTO

6 CAID AUXILIAR Coloca sellos según el estado de la documentación. • Documento incompleto • Documento ilegible • Documento sin autenticar • Documento manchado • Documento rayado • Falta folio • Numeración incorrecta

7

CAID

AUXILIAR

Elabora los índices (flash) por lotes de documentos, si corresponden al mismo tema.

8

CAID

AUXILIAR

Ingresa datos a la base de datos de microfilmación, para asignar número de rollo e índice, para facilitar consulta, (siempre y cuando sean documentos o expedientes de carrera administrativa).

9

CAID

AUXILIAR

Lleva los documentos al cuarto de microfilme.

5.1.3. Flujograma: Preparación de la Información.

DEPENDENCIA O ARCHIVO CENTRAL

CAID


COORDINADOR AUXILIAR

PROCEDIMIENTO

0. INICIO. 1. ENVIA DOCUMENTOS PARA MICROFILMAR. 2. RECIBE DOCUMENTOS Y ENTREGA AL GRUPO DE MICROFILMACIÓN PARA REVISIÓN. 3. RECIBE Y REVISA 4. CUMPLE LOS REQUISITOS? NO: INFORMA A LA DEPENDENCIA PARA QUE SOLUCIONE, SIGUE AL PASO 4. SI: FIRMA RECIBIDO, SIGUE AL PASO 5. 5. CORRIGE Y DEVUELVE A CAID. REGRESA AL PASO 3. 6. PREPARA DOCUMENTACIÓN. 7. COLOCA SELLOS SEGÚN EL ESTADO DE LA DOCUMENTACIÓN. 8. INGRESA DATOS, ASIGNA No. DE ROLLO E INDICE. 9. ELABORA LOS ÍNDICES. 10. LLEVA LOS DUCUMENTOS AL CUARTO DE MICROFILMACIÓN. 11. FIN

5.2. PROCESO 2: “PROCESO DE MICROFILMACION”

0

1

2

3

4 5

A

A

6

7

9

10

11

8

5.2.1. Objetivo: Microfilmar los documentos en forma adecuada para que sean

fiel copia de los originales, que según la Tabla de Retención Documental deben

ser conservados por este medio para garantizar su seguridad y conservación



1

CAID

AUXILIAR

Recibe documentos a microfilmar

2

CAID

AUXILIAR

Elabora acta inicial acorde a lo perceptuado en el decreto 2527 de 1950, Art. 3 se procederá así: • Número de orden del rollo • Fecha en que se comienza

a microfilmar • Primer documento a

microfilmar tomando nota de los datos básicos

• Determinación del archivo que se microfilma

• Nombre y firma de la persona que realiza la microfilmación

Envía acta inicial para revisión y firma del Coordinador del CAID.

3

CAID

COORDINADOR

Revisa el acta inicial

4

CAID

COORDINADOR

Esta correcta? NO: Devuelve para corrección, sigue paso 5. SI: Firma y envía a Subdirección para firma, sigue paso 6.

5

CAID

AUXILIAR

Corrige y envía nuevamente para firma. Regresa paso 3

6

SUBDIRECCIÖN

SUBDIRECTOR

Firma y devuelve a CAID para trámite.

7

CAID

AUXILIAR

Inicia microfilmación así: • Cargué de la cámara con el


PROCEDIMIENTO

rollo • Filme la tarjeta de

resolución, de cuatro (4) espacios.

• Filme el logotipo de la Función Pública

• Filme la tarjeta de identificación del archivo.

• Filme la tarjeta de grado de resolución.

• Filme el número de rollo • Filme la resolución donde se

autoriza el proceso de microfilmación en la Función Pública

• Microfilme dos (2) veces consecutivas el acta inicial

• Microfilme los índices con sus respectivos documentos

• Filme los correctores si aplica.

8

CAID

AUXILIAR

Elabora el acta final según decreto 2527 de 1950, Art. 4 se procederá así: • Fecha en la cual se termina

de filmar la película • Numero de orden del rollo,

que será igual al del acta inicial.

• Cantidad de documentos que contiene la película

• Descripción detallada del último documento a microfilmar

Envía para revisión y firma del Coordinador.

9

CAID

COORDINADOR

Revisa el acta final.

10

CAID

COORDINADOR

Esta correcta? NO: Devuelve para corrección, sigue paso 11. SI: Firma y envía a subdirección para firma, sigue al paso 12.


PROCEDIMIENTO

11

CAID

AUXILIAR Corrige y envía nuevamente para firma. Regresa paso 9.

12

SUBDIRECCIÓN

SUBDIRECTOR

Firma y envía a CAID para trámite

13

CAID

AUXILIAR

Continua microfilmación así: • Filme el acta final dos (2)

veces consecutivas, de cuatro (4) espacios.

• Filme la tarjeta de resolución • En cuarto oscuro retire la

película de la cámara y la deposita en la caja respectiva debidamente identificada y entrega al Coordinador.

14

CAID

COORDINADOR

Recibe la película.

5.2.3. Flujograma: Microfilmación.

CAID

SUBDIRECCION

AUXILIAR COORDINADOR SUBDIRECTOR

PROCEDIMIENTO

0. INICIO 1. RECIBE LOS DOCUMENTOS PARA MICROFILMAR. 2. ELABORA ACTA INICIAL Y ENVÍA AL COORDINADOR PARA REVISIÓN Y FIRMA. 3. REVISA EL ACTA INICIAL 4. ESTA CORRECTA? NO: DEVUELVE PARA CORRECCIÓN, SIGUE PASO 5 SI: FIRMA Y ENVÍA A SUBDIRECCIÓN PARA FIRMA, SIHUE PASO 6. FIRMA DEL COORDINADOR DEL CAID. 5. CORRIGE Y ENVÍA NUEVAMENTE PARA FIRMA. REGRESA PASO 3. 6. FIRMA Y DEVUELVE A CAID PARA TRÁMITE. 7. INICIA MICROFILMACIÓN 8. ELABORA ACTA FINAL Y ENVÍA AL COORDINADOR PARA REVISIÓN Y FIRMA 9. REVISA EL ACTA FINAL 10. ESTA CORRECTA? NO: DEVUELVE PARA CORRECCIÓN, SIGUE PASO 11 SI: FIRMA Y ENVÍA A SUBDIRECCIÓN PARA FIRMA, SIGUE PASO 12. 11. CORRIGE Y ENVÍA NUEVAMENTE PARA FIRMA. REGRESA PASO 9 12. FIRMA Y ENVÍA A CAID PARA TRÁMITE 13. CONTINUA MICROFILMACIÓN 14. RECIBE LA PELÌCULA 15. FIN.

0

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7

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10 11 12

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14

15

A

A

B

B

5.3. PROCESO 3: “CONTROL DE CALIDAD DEL MICROFILME”

5.3.1. Objetivo: Verificar que la película quede en perfectas condiciones y así

asegurar consulta optima y la seguridad de la información microfilmada.



1

CAID

COORDINADOR

NOTA: En el proceso de revelado y duplicado el servicio es contratado. (Outsourcing) Envía la película a la empresa encargada del revelado

2

EMPRESA

CONTRATADA

FUNCIONARIO

ASIGNADO

Recibe la película y realiza proceso de revelado, envía la respectiva factura al coordinador del CAID.

3

CAID

COORDINADOR

Recibe y revisa factura

4

CAID

COORDINADOR

Esta correcta? NO: Devuelve para corrección, sigue paso 5 SI: Envía factura a la División Administrativa para trámite, sigue paso 6

5

EMPRESA

CONTRATADA

FUNCIONARIO

ASIGNADO

Corrige y envía nuevamente la factura. Regresa paso 3

6

DIVISIÓN

ADMINISTRATIVA

FUNCIONARIO ENCARGADO

Tramita factura y realiza el correspondiente pago

7

EMPRESA

CONTRATADA

FUNCIONARIO

ASIGNADO

Recibe pago y envía la película revelada al CAID.

8

CAID

COORDINADOR

Recibe la película revelada y entrega al Auxiliar para revisión


PROCEDIMIENTO

9

CAID

AUXILIAR

Realiza la revisión de la película, estableciendo las condiciones en que quedó filmada la documentación así: • Cantidad de correctores • Espacios en blanco • Velos • Otros, que puedan invalidar

la microfilmación

10

CAID

AUXILIAR Elabora el acta de revisión dejando constancia de los vicios encontrados. • Si revisada la película y la

calidad no es suficiente deberá volver a microfilmar los documentos que así lo requieran.

• Si la calidad es satisfactoria, solicitará al Coordinador pedir una copia de la película a la empresa contratada y se repetirá los pasos (1 al 7) para la copia.

11

CAID

AUXILIAR

Organiza los documentos y los lleva al archivo central, para su tenencia o destrucción según lo determine la respectiva resolución acorde con las normas legales vigentes

12

CAID

AUXILIAR

Archiva la película original y la copia la suministrará para consulta.

5.3.3. Flujograma: Control de Calidad del Microfilme.

CAID DIVISION

ADMI/TIVA EMPRESA CONTRAT

COORD. AUXILIAR FUNC. ASIGNADO

FUNC. ASIGNADO

PROCEDIMIENTO

0. INICIO. 1. ENVÍA LA PELÍCULA A LA EMPRESA ENCARGADA DEL REVELADO. 2. RECIBE LA PELÍCULA Y PROCEDE A SU REVELACIÓN, ENVÍA FACTURA 3. RECIBE Y REVISA FACTURA 4. ESTA CORRECTA? NO: DEVUELVE PARA CORRECCIÓN, SIGUE PASO 5 SI: ENVÍA FACTURA A LA DIV. ADMITIVA PARA TRÁMITE 5. CORRIGE Y ENVÍA NUEVAMENTE LA FACTURA. REGRESA PASO 3 6. TRAMITA FACTURA Y REALIZA EL CORRESPONDIENTE PAGO 7. RECIBE PAGO Y ENVÍA LA PELÍCULA REVELADA AL CAID 8. RECIBE LA PELÍCULA Y ENTREGA PARA REVISIÓN 9. REVISA LA PEÍCULA ESTABLECIENDO LAS CONDICIONES EN QUE QUEDÓ FILMADA LA DOCUMENTACIÓN 10. ELABORA EL ACTA DE REVISIÓN DEJANDO CONSTANCIA DE LOS VICIOS ENCONTRADOS. 11. ORGANIZA LOS DOCUMENTOS Y LOS LLEVA AL ARCHIVO CENTRAL, PARA SU TENENCIA O DESTRUCCIÓN SEGÚN LO DETERMINE LA RESPECTIVA RESOLUCIÓN 12. ARCHIVA LA PELÍCULA ORIGINAL Y LA COPIA LA SUMINISTRARÁ PARA CONSULTA 13. FIN.

5.4. PROCESO 4: “CONSULTA”

0

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3

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7

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9

10

11

12

13

A

A

5.4.1. Objetivo: Facilitar el acceso a la información en forma ágil, rápida y

oportuna, garantizando la seguridad de los documentos que son objeto de

préstamo por lo tanto necesita de una normalización y reglamentación, con el fin

de ofrecer el mejor servicio a los usuarios y garantizar la seguridad que exige la

memoria institucional.



1

CAID

FUNCIONARIO

O USUARIO EXTERNO

Solicita el documento microfilmado para su conocimiento o para el desarrollo de una actividad

2

CAID

SECRETARIA

Recibe solicitud y comunica para la búsqueda.

3

CAID

AUXILIAR

Busca el documento solicitado

4

CAID

AUXILIAR

Encuentra el documento? NO: Comunica al Coordinador, sigue paso 5 SI: Saca copia en el lector copiador y entrega a la secretaria, sigue paso 7

5

CAID

COORDINADOR

Da solución o comunica al solicitante que no se encontró el documento y toma las decisiones pertinentes

6

CAID

FUNCIONARIO O

USUARIO

Es informado de que el documento que solicita no se


PROCEDIMIENTO

EXTERNO encuentra microfilmado y buscará otras opciones para localizar la información que necesita. Finaliza el proceso.

7

CAID

SECRETARIA

Diligencia el libro de consulta de microfilmación y entrega el documento al solicitante

8

CAID

FUNCIONARIO O

USUARIO EXTERNO

Recibe y analiza la información

5.4.3. Flujograma: Consulta.

CAID AUXILIAR SECRET. COORD.

FUNC. O USUARIO EXTERNO

PROCEDIMIENTO

0. INICIO. 1. REALIZA LA SOLICITUD DEL DOCUMENTO MICROFILMADO. 2. RECIBE SOLICITUD E INFORMA PARA LA BUSQUEDA. 3. BUSCA EL DOCUMENTO SOLICITADO. 4. ENCUENTRA EL DOCUMENTO? NO: COMUNICA AL COORDINADOR,SIGUE AL PASO 5 SI: SACA COPIA Y ENTREGA A LA SECRETARIA, SIGUE PASO 7 5. DA SOLUCIÓN O COMUNICA AL SOLICITANTE QUE NO SE ENCONTRÓ EL DOCUMENTO Y TOMA LAS DECISIONES PERTINENTES. 6.ES INFORMADO Y BUSCARÁ OTRAS OPCIONES PARA LOCALIZAR LA INFORMACIÓN. FINALIZA EL PROCESO. 7. DILIGENCIA EL LIBRO DE CONSULTA DE MICROFILMACIÓN Y ENTREGA LA INFORMACIÓN AL SOLICITANTE. 8. RECIBE Y ANALIZA INFORMACIÓN. 9. FIN.

0

1

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6

8

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7 A

A

5.5.GLOSARIO DE TERMINOS DE MICROFILMACIÓN COPIA: Reproducción de un original. COPIA DE SEGURIDAD: Es la copia que permanece archivada para prevenir

daños o pérdidas en la copia de consulta.

CUARTO OSCURO: Cuarto con condiciones controladas por luz, que se utiliza

para manipular y procesar los materiales fotográficos. Puede ser realmente

oscuro, o estar iluminado por luces de seguridad convenientemente ubicadas

en lugares estratégicos o encima de la cabeza del operario, según sea la

intensidad que se considere segura para los materiales fotográficos que se

empleen normalmente.

FLASH: Sistema de indización que separa grupos de documentos en un rollo. INDIZAR: Acto de colocar una identificación para facilitar la localización. LECTOR: Aparato que sirve para consultar microfilmes. LECTOR COPIADOR: Equipo que permite la lectura y una copia sobre el

papel de microimágenes.

MICROFILM: Película de grano fino y alto poder resolutivo, que se usa para

reproducir imágenes altamente reducidas de los materiales originales. La

palabra suele aplicarse a materiales procesados o no, y reemplaza al anterior

microformato.

MICROFILMACIÓN: Técnica fotográfica de registro de imágenes contenidas

en una película, llamada MICROFILME encaminada a la preservación,

conservación y consulta de archivos.

NEGATIVO: Copia fotográfica en la que las partes oscuras del objeto

aparecen claras y viceversa.

PELICULA: Conjunto compuesto por una copa fotosensible y una base

transparente.

REVELADO: Conjunto de operaciones que hacen aparecer en la película la

imagen latente.

ROLLO: Tira de película enrollada en un carrete, de longitud de 100 o más

pies.

TARJETA DE ABERTURA: Tarjeta cuadrangular con un orificio preparado

para colocar un fotograma de microfilme.

TARJETA DE RESOLUCION: Tarjeta con líneas verticales y horizontales, de

distinto grueso y separación, que sirve para medir el poder de resolución.

6. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CORRESPONDENCIA

Fundamento Legal: • Resolución 392 del 14 de Agosto de 1997. “Por el cual se reorganiza el

Grupo de Administración de Documentos y Correspondencia y se

reglamenta el tramite de la correspondencia en el Departamento

Administrativo de la Función Pública”.

• Circular 001 de 1999. “Tramite de Correspondencia”.

6.1. PROCESO 1: “RECEPCION DE CORRESPONDENCIA” 6.1.1. Objetivo: Recibir, codificar y direccionar la correspondencia que llega al

Departamento, para su posterior trámite por parte de la dependencia

competente.



1

CAID

MENSAJERO O USUARIO EXTERNO

Trae el oficio o correo a recepción de correspondencia para radicar en el DAFP

2

CAID

TÉCNICO

Recibe la correspondencia por parte de las empresas de correo, mensajeros de otras entidades o personas naturales

3

CAID

TÉCNICO

Verifica que el documento venga dirigido al DAFP, y/o alguna de sus dependencias, y/o alguno de sus funcionarios

4

CAID

TÉCNICO

Cumple los requisitos? NO: Devuelve al solicitante para que corrija y entrega a su destinatario, sigue paso 5 SI: Lee el documento, sigue paso 6 NOTA: En el caso de las empresas de correo se coloca sello y fecha en la planilla o certificado de entrega

5

CAID


Se da cuenta del error y corrige


PROCEDIMIENTO

6 CAID TÉCNICO Ingresa la información del oficio al sistema de correspondencia así: • Entidad Origen • Nombre del remitente • Ciudad • Tema y asunto • Síntesis • Dependencia destino • Número de folios • Si es fax, si es urgente • Número de Stikerts a

imprimir • Radicación asociada si la

hay • Guarda la información

(Anexo Manual del Usuario del Software).

7

CAID

TÉCNICO

Ordena la impresión de Stikerts, coloca en el original y las copias, se queda con el original y devuelve las copias

8

CAID


Recibe las copias con el stiker

6.1.3. Flujograma: Recepción de Correspondencia

CAID EMPRESA DE CORREO O PERSONA NATURAL TÉCNICO

PROCEDIMIENTO

0. INICIO. 1. TRAE EL OFICIO A RECEPCIÓN DE CORRESPONDENCIA PARA RADICAR EN EL DAFP. 2. RECIBE LA CORRESPONDENCIA POR PARTE DE LAS EMPRESAS DE CORREO, MENSAJEROS DE OTRAS ENTIDADES O PERSONA S NATURALES. 3. VERIFICA QUE EL DOCUMENTO VENGA DIRIGIDO AL DAFP, Y/O ALGUNA DE SUS DEPENDENCIAS, Y/O ALGUNO DE SUS FUNCIONARIOS 4. CUMPLE LOS REQUISITOS? NO: DEVUELVE AL SOLICITANTE, SIGUE PASO 5 SI: LEE EL DOCUMENTO, SIGUE PASO 6 5. SE DA CUENTA DEL ERROR Y CORRIGE FINALIZA EL PROCESO. 6. INGRESA LOS DATOS DEL OFICIO AL SISTEMA DE CORRESPONDENCIA 7. ORDENA LA IMPRESIÓN DE LOS STIKERTS, COLOCA EN EL ORIGINAL Y LAS COPIAS, SE QUEDA CON EL ORIGINAL Y DEVUELVE LAS COPIAS. 8. RECIBE LA COPIA O COPIAS 9. FIN.

0

1

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6

7

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9

A

A

6.2. PROCESO 2: “DESPACHO DE CORRESPONDENCIA” 6.2.1. Objetivo: Garantizar que la correspondencia que sale del Departamento,

este debidamente presentada, codificada y completa para la adecuada

comunicación con sus usuarios y toda aquella persona que interactue con la

razón de ser de la Institución.



1

TODAS LAS

DEPENDENCIAS

FUNCIONARIO

ASIGNADO

Elabora el documento a despachar, en original y dos (2) copias (una para el consecutivo de la oficina y otra para el consecutivo del CAID). • En el caso de que el oficio

venga firmado por el Director del Departamento, tendrá una copia adicional para el consecutivo del Despacho del Director.

2

TODAS LAS

DEPENDENCIAS

FUNCIONARIO ENCARGADO

Deposita en la tula de correspondencia para que sea recogida en el recorrido

3

CAID

AUXILIAR

Recoge las tulas con los documentos de cada una de las dependencias y las lleva al CAID.

4

CAID

AUXILIAR

Organiza y verifica los oficios a despachar asi: • Normas Icontec • Firma autorizada • Código oficina • Anexos completos • Sobre adecuado ( de 1 a 10

hojas en sobre carta y de 11 hojas en adelante sobre de manila)

• Dirección destinatario • Número de copias


PROCEDIMIENTO

5

CAID

AUXILIAR

Cumple los requisitos? NO: Devuelve a la dependencia que proyecto el oficio para su respectiva corrección especificando el motivo de la devolución, sigue paso 6 SI: Entrega para digitación, sigue paso 7

6

TODAS LAS

DEPENDENCIAS

FUNCIONARIO

ASIGNADO

Corrige y envía nuevamente a CAID para trámite. Regresa al paso 3.

7

CAID

TÉCNICO

Digita la información en el sistema de correspondencia así: • Entidad destino • Nombre y ciudad del

destinatario • Tema y asunto • Síntesis si fuere necesario • Número de folios • Peso en gramos • Tipo de envío (A la mano,

certificado, postexpress) • Número de Stikerts a

imprimir • Radicación asociada Guarda la información

8

CAID

TÉCNICO

Ordena la impresión de Stikerts y coloca en el original y las copias y entrega al auxiliar

9

CAID

AUXILIAR

Recibe, coloca el documento original dentro del sobre, sella y coloca las copias en el casillero de la dependencia correspondiente

10

CAID

AUXILIAR

Archiva una copia del documento en el consecutivo de correspondencia

6.2.3. Flujograma: Despacho de Correspondencia

CAID TODAS LAS DEPEND.

AUXILIAR TÉCNICO FUNC. ASIGNADO

PROCEDIMIENTO

0. INICIO. 1. ELABORA EL DOCUMENTO A DESPACHAR, EN ORIGINAL Y DOS (2) COPIAS 2. DEPOSITA EN LA TULA PARA QUE SEA RECOGIDO EN EL RECORRIDO 3. RECOGE LAS TULA Y LAS LLEVA AL CAID 4. ORGANIZA Y VERIFICA LOS DOCUMENTOS 5. CUMPLE REQUISITOS? NO: DEVUELVE PARA CORRECCIÓN, SIGUE PASO 6 SI: ENTREGA PARA DIGITACIÓN, SIGUE PASO 7 6. CORRIGE Y ENVÍA AL CAID PARA TRÁMITE. REGRESA PASO 3 7. DIGITA LA INFORMACIÓN EN EL SISTEMA DE CORRESPONDENCIA 8. ORDENA LA IMPRESIÓN DE STIKERTS, COLOCA EN EL ORIGINAL Y LAS COPIAS Y ENTREGA AL AUXILIAR 9. RECIBE, COLOCA DENTRO DEL SOBRE Y SELLA, COLOCA COPIAS EN LOS CASILLEROS 10. ARCHIVA EN EL CONSECUTIVO DEL CAID. 11. FIN

0

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A

A

6.3. PROCESO 3: “RECORRIDOS” 6.3.1. Objetivo: Agilizar el envío y distribución de la información escrita y

garantizar la eficiencia y la eficacia de la comunicación entre dependencias

como también de otras entidades con el DAFP.

6.3.2. Descripción del proceso: PASO DEPENDENCIA FUNCIONARIO


1

CAID

AUXILIAR

Va ha recepción de correspondencia y recoge los oficios ya direccionados, coloca en la casilla de la dependencia competente

2

CAID

AUXILIAR

Realiza en el sistema de correspondencia dos (2) cortes diarios (uno a las 10:30 AM y otro a las 3:30 PM).

3

CAID

AUXILIAR

Confronta las planillas con los documentos recibidos, copias de oficios despachados, traslados, correo devuelto y otros documentos, firma planilla.

4

CAID

AUXILIAR

Coloca los documentos y las planillas en las tulas designadas para cada dependencia

5

TODAS LAS

DEPENDENCIAS

AUXILIAR

Lleva las tulas y las deja en la respectiva dependencia, recoge la tula que se encuentra en la dependencia verificando que la planilla anterior este firmada y que hayan sacado previamente los documentos


PROCEDIMIENTO

6

CAID

AUXILIAR

Lleva las tulas al CAID y procede a sacar los documentos que las dependencias desean enviar por correo y los traslados de oficios entre dependencias

7

CAID

AUXILIAR

Entrega los oficios para enviar al Despacho de correspondencia y los traslados a Recepción de correspondencia para su respectivo trámite

8

CAID

AUXILIAR

Archiva las planillas en orden consecutivo en el Archivo de gestión del CAID

6.3.3. Flujograma: Recorridos Internos

CAID TODAS LAS DEPENDENCIAS AUXILIAR

PROCEDIMIENTO

0. INICIO. 1. VA A RECEPCIÓN DE CORRESPONDENCIA Y RECOGE LOS OFICIOS YA DIRECCIONADOS Y LOS COLOCA EN LA CASILLA DE LA DEPENDENCIA COMPETENTE. 2. REALIZA EN EL SISTEMA DE CORRESPONDENCIA DOS CORTES DIARIOS 3. CONFRONTA LAS PLANILLAS CON LOS DOCUMENTOS RECIBIDOS 4. COLOCA LOS DOCUMENTOS Y LA PLANILLA DESIGNADA PARA CADA DEPENDENCIA. 5. LLEVA LAS TULAS Y LAS DEJA EN SU RESPECTIVA DEPENDENCIA 6. LLEVA LAS TULAS AL CAID Y PROCEDE A SACAR LOS DOCUMENTOS QUE LAS DEPENDENCIAS DESEAN ENVIAR POR CORREO Y LOS TRASLADOS DE OFICIOS ENTRE DEPENDENCIAS. 7. ENTREGA LOS OFICIOS PARA ENVIAR A DESPACHO DE CORRESPONDENCIA, Y LOS TRASLADOS A RECEPCIÓN DE CORRESPONDENCIA PARA SU RESPECTIVO TRÁMITE. 8. ARCHIVA LAS PLANILLAS EN ORDEN CONSECUTIVO. 9. FIN.

1

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9

6.4. PROCESO 4: “TRASLADOS” 6.4.1. Objetivo: Dar respuesta oportuna a los solicitudes, y consultas que son

competencia de dos (2) o más dependencias, o se presentó un deficiente

direccionamiento en recepción de correspondencia.



1

TODAS LAS

DEPENDENCIAS

FUNCIONARIO

ASIGNADO

Ubica el oficio que es susceptible de traslado NOTA: Si es por deficiente direccionamiento coloca código de la oficina competente. Si es competencia de otra(s) dependencia(s), saca fotocopia y coloca el código de la oficina a trasladar

2

TODAS LAS

DEPENDENCIAS

FUNCIONARIO

ASIGNADO

Coloca el documento o la fotocopia en la tula para que sea recogida en el recorrido

3

CAID

AUXILIAR

Recoge la tula y la lleva al CAID

4

CAID

AUXILIAR

Saca el documento a trasladar de la tula y entrega en Recepción de correspondencia para que efectúe el traslado en el sistema de correspondencia

5

CAID

TÉCNICO

Efectúa el traslado en el sistema y entrega al auxiliar

6

CAID

AUXILIAR

Relaciona el documento trasladado en la planilla correspondiente con fines estadísticos

7

CAID

AUXILIAR

Coloca el documento en el casillero correspondiente de la dependencia competente

6.4.3. Flujograma: Traslados

CAID

TODAS LAS DEPENDENCIA

AUXILIAR TÉCNICO FUNC. ASIGNADO

PROCEDIMIENTO

0. INICIO. 1. UBICA EL OFICIO QUE ES SUSCEPTIBLE DE TRASLADO. 2. COLOCA EL DOCUMENTO O LA FOTOCOPIA EN LA TULA PARA QUE SEA REGOGIDA EN EL RECORRIDO. 3. RECOGE LA TULA Y LLEVA AL CAID. 4. SACA EL DOCUMENTO A TRASLADAR DE LA TULA Y ENTREGA EN RECEPCIÓN DE CORRESPONDENCIA

5. EFECTÚA EL TRASLADO EN EL SISTEMA Y LO ENCÍA A CAID.

6. RELACIONA EL DOCUMENTO TRASLADADO EN LA PLANILLA CORRESPONDIENTE 7. COLOCA EN EL CASILLERO DE LA OFICINA COMPETENTE. 8. FIN

1

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3

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5

6.5. PROCESO 4: “ENVIO DE CORRESPONDENCIA” 6.5.1. Objetivo: Entregar los documentos despachados a su respectivo

destinatario y radicar en Adpostal los documentos que van por correo.

6.5.2. Descripción del Proceso:


PROCEDIMIENTO

1

CAID

AUXLIAR

(Despacho de correspondencia)

Entrega los sobres debidamente sellados y pesados

2

CAID

TÉCNICO

Recibe y clasifica según destino (Bogotá- Resto del país), y según tipo de envío (A la mano, certificado- Postexpress)

3

CAID

TÉCNICO

Ingresa los datos de los sobres al sistema de correspondencia, siguiendo los parámetros del listado de tarifas postales de correo Adpostal

4

CAID

TÉCNICO

Imprime las planillas y firma como responsable del DAFP y entrega al funcionario encargado de la mensajería externa

5

CAID

AUXILIAR

(Mensajería Externa)

Radica en Adpostal el correo para envío y/o distribuye el correo a la mano. NOTA: El parámetro para el correo a la mano es: Carrera 2 a la carrera 10 entre calles 6 a la 20

6

ADPOSTAL ENTIDAD O

FUNCIONARIO

ASIGNADO

Recibe, firma recibido y entrega al auxiliar de mensajería


PROCEDIMIENTO

PERSONA NATURAL

7

CAID

AUXILIAR

(Mensajería Externa)

Recibe y trae planillas y/o copia del oficio al CAID y entrega al auxiliar de despacho

8

CAID

AUXILIAR

(Despacho de correspondencia)

Archiva copia con recibido del destinatario en el consecutivo de correspondencia y las planillas de correo en el archivo de gestión del CAID

6.5.3. Flujograma: Envío de Correspondencia

CAID

AUXILIAR Despacho

TÉCNICO AUXILIAR Mensajería

ADPOSTAL ENTIDAD O P NATURAL

PROCEDIMIENTO

0. INICIO 1.ENTREGA LOS SOBRES DEBIDAMENTE SELLADOS Y PESADOS. 2. RECIBE Y CLASIFICA LOS SOBRES SEGÚN DESTINO 3. INGRESA LOS DATOS DE LOS SOBRES AL SISTEMA DE CORRESPONDENCIA 4. IMPRIME LAS PLANILLAS Y LAS FIRMA COMO RESPONSABLE DEL DAFP. Y ENTREGA TANTO LOS SOBRES COMO LAS PLANILLAS AL FUNCIONARIO ENCARGADO DE LA MENSAJERIA EXTERNA 5. RADICA EN ADPOSTAL O ENTREGA CORREO A LA MANO A LA ENTIDAD O PERSONA NATURAL 6. RECIBE Y FIRMA RECIBIDO Y ENTREGA AL AUXILIAR DE MENSAJERIA 7. RECIBE Y TRAE LAS PLANILLAS O LA COPIA DEL OFICIO A CAID Y ENTREGA AL AUXILIAR DE DESPACHO 8. RECIBE Y ARCHIVA 9.FIN

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7

6

8

9

6.6. GLOSARIO DE TERMINOS DE CORRESPONDENCIA ANEXOS: Número de folios (hojas) de los documentos que se adjuntan a la

comunicación principal, independientemente de que se trate de originales o

copias, de su tamaño o de su naturaleza. No se deben confundir con las copias

del documento principal. Cuando se trate de un documento con más de 50

folios debe indicarse como “paquete” o especificar exactamente de qué se

trata, v.g. una caja, una revista, una escritura, etc.

ASUNTO: Código y/o tema específico de la comunicación.

CAID. Centro de Administración e Información Documental: Dependencia

adscrita a la División Administrativa del Departamento, responsable de la

administración, control y coordinación de los procesos de comunicaciones

escritas, a nivel interno y externo del Departamento Administrativo de la

Función Pública.

Servicios que ofrece: • Recepción centralizada de todo el correo, interno y externo.

• Registro computarizado de información del correo.

• Distribución del correo interno, en recorridos preestablecidos.

• Despacho de correo con destino a terceros.

• Consulta automatizada.

• Mensajería, interna y externa.

• Servicio de fax centralizado para todo el Departamento

COMUNICACIONES MASIVAS: Aquellas con idéntico contenido y múltiples

destinatarios.

CONSECUTIVO: Número consecutivo asignado a todo correo interno al

momento de ser recibido en el C.A.I.D. Análogamente al número de radicación,

identifica al documento durante su vida útil y sirve para su posterior localización

y consulta.

CORREO: Servicio de transporte de documentos y paquetes entre remitente y

destinatario.

CORREO A LA MANO: Es el correo que se entrega directamente por un

funcionario del CAID, cuando el destinatario se localiza en un diámetro de 10

cuadras a la redonda de la ubicación del Departamento, o cuando el

documento es demasiado urgente y se tiene que entregar el mismo día (para

este caso se le designara un carro para llevar el documento).

CORREO CERTIFICADO: Es el tipo de envío por correo que por pesar menos

de 50 Kilogramos, tiene una tarifa más comoda para el Departamento, pero la

entrega es más demorada y no hay comprobante de entrega

CORREO POSTEXPRESS: El aquel tipo de envío que pesa más de 55

kilogramos, es más rápido que el certificado en la entrega y tiene comprobante

de recibido por parte del destinatario

CORREO INTERNO: Todo el que generan las Dependencias del

Departamento Administrativo de la Función Pública, bien sea con destino a

otras Dependencias del Departamento o hacia otras entidades.

CORREO EXTERNO: Todo el que generan otras entidades o personas con

destino al Departamento Administrativo de la Función Pública.

CORREO INSTITUCIONAL: Todo el que se refiere a asuntos propios del

Departamento y que va dirigido haciendo referencia expresa a un cargo o área.

CORREO PERSONAL: El que va dirigido a funcionarios del Departamento sin

hacer referencia al cargo de la persona o que lleva una anotación expresa en el

sobre indicando su carácter “personal” o “Confidencial”. No tiene que ver con

los asuntos del Departamento.

CORRESPONDENCIA: Conjunto de documentos que permiten la

comunicación entre las personas e instituciones en el desarrollo propio de sus

actividades e intereses comunes en beneficio particular y/o general.

FOLIOS: Número de hojas de un documento, independientemente de su forma,

tamaño, etc.

NÚMERO DE RADICACIÓN: Número consecutivo que se le asigna a todo

correo externo al momento de ser recibido en el CAID. Es su número de

identificación y, por lo tanto, será inmodificable durante su vida útil. Sirve como

llave de acceso para su posterior referencia y consulta en el sistema.

Habrá un número de radicación para la correspondencia externa y otro para el

correo “Varios”. El correo personal estará incluido dentro de “Varios”. Los

contadores se inician el 2 de enero de cada año.

TEMA: Código de la materia o asunto general de la comunicación. TRASLADO: Etapa por la cual pasa un documento cuando se presenta uno de

los siguientes casos.

• Competencia de 2 o más dependencias.

• Direccionamiento defectuoso por parte del CAID.

7. ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DEL FONDO NACIONAL DE BIENESTAR SOCIAL:

El Fondo Nacional de Bienestar Social FNBS, era un Establecimiento Público

adscrito al Departamento Administrativo de la Función Pública, encargado en

su momento de administrar los recursos económicos y financieros destinados a

la ejecución de programas de bienestar social para los empleados oficiales y

sus familias. El representante legal del Fondo era el Director del Departamento

Administrativo de la Función pública DAFP.

Pertenecían al Fondo Nacional de Bienestar Social, el Club de Empleados

Oficiales, los Centros Vacacionales (Plenosol en Girardot – Plenomar en Santa

marta y Parque Real en Cartagena), bienes que con el Decreto 2170 de

Diciembre 30 de 1992 “ Por el cual se suprime al Fondo Nacional de Bienestar

Social”, pasan al Departamento Administrativo de la Función Pública para su

administración.

Con la liquidación de dicho Fondo gran material documental producido por este

en desarrollo de sus actividades, fue almacenado en cajas sin los debidos

criterios de selección, clasificación y depuración necesarios para garantizar su

conservación, es por eso que se hace necesario debido a los continuos

requerimientos de información que realizan tanto personas naturales como

jurídicas sobre las actividades de dicho Fondo, la organización y traslado a la

sede del Departamento Administrativo de la Función Pública.

7.1. PROYECTO DE ORGANIZACIÓN 7.1.1. Objetivo General Organizar de forma técnica, sistemática y cronológica la documentación

existente del archivo del Fondo Nacional de Bienestar Social F.N.B.S., ya que

los documentos producidos por él, en desarrollo de sus actividades, no son

solamente testimonio de su existencia sino el referente para la toma de

decisiones.

7.1.2. Objetivos Específicos.

• Recopilar y organizar la información documental existente que produjo el

F.N.B.S, regulando la vigencia administrativa, fiscal y legal de los

documentos.

• Analizar los valores primarios y secundarios que poseen los documentos

producidos por el F.N.B.S.

• Organizar la documentación y proporcionar la información a los usuarios

internos y externos en forma adecuada y oportuna.

• Optimizar el uso de los espacios disponibles, destinados a la organización

del archivo central del Departamento.

7.1.3. Dificultades Actuales

En la actualidad el Departamento adelanta varios procesos jurídicos, que

demandan documentación que en desarrollo de sus actividades produjo el

F.N.B.S, la consecución de esta documentación se dificulta por la

desorganización que presenta actualmente, razón que no permite una

respuesta ágil y oportuna a solicitudes elevadas por organismos de control,

juzgados, tribunales y personas naturales.

El archivo sin clasificar que se encuentra en las instalaciones del Club de

Empleados Oficiales, ocupa espacios que se pueden aprovechar de una

manera optima.

Se tiene necesidades de información que no son satisfechas a tiempo, por lo

engorrosa que se torna la búsqueda.

Improvisación y dispersión del recurso humano de otras áreas, para la

búsqueda de información necesaria en la resolución de procesos jurídicos

pendientes.

Por la falta de recurso humano disponible para encaminar estas actividades,

por parte del CAID, es necesario interrumpir actividades prioritarias causando

atrasos que entorpecen el normal funcionamiento de ésta área.

Después de una correcta organización y realizando el descarte pertinente de

documentos que no posean relevancia en los procesos que adelanta el

Departamento, se pretende trasladar el archivo del F.N.B.S. a nuestra sede y

así, evitar desgaste administrativo por los continuos desplazamientos que se

deben encaminar cada vez que exista un requerimiento de información.

7.1.4. Beneficios.

Ya que los archivos son creados por personas e instituciones y como tal reflejan

la memoria institucional de la entidad que los produce; la organización técnica

del archivo del F.N.B.S, permite que no se invierta tiempo y recursos

innecesarios en la búsqueda infructuosa de información documental,

produciendo agilidad eficiencia y eficacia en la gestión pública.

El tener este archivo organizado reporta simplificación y unificación de

información que permite a la administración lograr oportunidad en el trámite de

los procesos administrativos y jurídicos.

La organización del archivo se propone cumplir con las cuatro (4)

características que tiene la recuperación de la información como son: rapidez,

pertinencia, exhaustividad y economía.

Agiliza el trámite y búsqueda de información documental base para la

resolución de asuntos administrativos, contribuyendo de paso a la moralidad de

la gestión pública.

Para lograr el objetivo propuesto es necesaria la asignación de recurso

humano, que de inicio a un proceso de selección, desempaque, elaboración de

inventarios documentales, ordenación y señalización; garantizando una

organización técnica del archivo del F.N.B.S.

7.1.5. Propuesta

Si se asigna recurso humano de planta, se debe tener en cuenta que los

funcionarios designados deben observar la importancia de encaminar con

responsabilidad y empeño las labores que deben cumplir en el desarrollo de la

organización del archivo.

Si el recurso humano se adquiere por contrato, este debe tener un perfil mínimo

de conceptualización y conocimiento en procesos de selección y descarte de

información documental.

Ya que este trabajo es de vital importancia se debe emprender en el menor

tiempo posible, con el propósito de absolver los diferentes procesos y

requerimientos que existen en la actualidad y que se pueden presentar en un

futuro.

7.1.6. CRONOGRAMA ORGANIZACIÓN ARCHIVO FNBS

METAS TRIMESTRALES 1999 – 2000 PRIMER TRIMESTRE SEGUNDO TRIMESTRE

No.

PAUTAS O ETAPAS A

EJECUTAR OCTUBRE

NOVIEMBRE

DICIEMBRE

ENERO

FEBRERO

MARZO

1

2

3

4

1

2

3

4

1

2

3

4

1

2

3

4

1

2

3

4

1

2

3

4

1

PRESELECCIÓN DOCUMENTAL, INVENTARIO GENERAL ARCHIVO.

X

X X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

1

2

3

4

1

2

3

4

1

2

3

4

1

2

3

4

1

2

3

4

1

2

3

4

2

DEPURACIÓN DOCUMENTAL.

X

X

X

X

X

1

2

3

4

1

2

3

4

1

2

3

4

1

2

3

4

1

2

3

4

1

2

3

4

3

SELECCIÓN Y CLASIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN RESULTANTE

X

X X

X

X

X

X

1

2

3

4

1

2

3

4

1

2

3

4

1

2

3

4

1

2

3

4

1

2

3

4

4

ELABORACIÓN INDICES (MÉTODOS DE RECUPERACIÓN).

X

X X

X

X

X

X

1

2

3

4

1

2

3

4

1

2

3

4

1

2

3

4

1

2

3

4

1

2

3

4

5

ARREGLO FÍSICO DOCUMENTAL, FOLIACIÓN EXPEDIENTES.

X

X X

X

X

X

X

1

2

3

4

1

2

3

4

1

2

3

4

1

2

3

4

1

2

3

4

1

2

3

4

6

ORDENACIÓN Y SEÑALIZACIÓN.

X

X

X

X

7.2. PUESTA EN MARCHA DE LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DEL FONDO NACIONAL DE BIENESTAR SOCIAL FNBS. El Departamento Administrativo de la Función Pública, decidió conformar un

grupo de trabajo con personal de planta, para que se encargará de la

organización del archivo del FNBS con la supervisión del Coordinador del

Centro de Administración e Información Documental CAID, para iniciar

actividades el 1 de Octubre de 1999.

Se dispuso traer poco a poco las cajas del archivo del FNBS, que se

encuentran el las instalaciones del Club de Empleados Oficiales para

comenzar su organización en la sede del Departamento.

Como el personal de planta con el cual se conformó el grupo de trabajo conocía

la labor que desempeñaba el Fondo, solo fue necesario una pequeña

instrucción sobre la clase de documentación que en su momento produjo el

FNBS, y las valoraciones técnicas para comenzar a desarrollar la primera

etapa de organización que es la preselección documental y el inventario

general del archivo.

7.3. PAUTAS PARA LA DEPURACION DEL ARCHIVO DEL FONDO NACIONAL DE BIENESTAR SOCIAL Según las normas del Archivo General de la Nación, el archivo del extinto

Fondo Nacional de Bienestar Social, se considera un fondo cerrado de

documentos, razón por la cual se debe tener especial cuidado en la selección

depuración y organización del mismo.

A continuación se esbozan algunas pautas y recomendaciones que se deben

tener en cuenta al momento de seleccionar la documentación.

• Revisión de todos los documentos que se vayan a organizar. • Se deben eliminar fotocopias de decretos, leyes y documentos en borrador.

• Quitar grapas, clips, cintas, papel carbón y todos aquellos elementos que

puedan ser perjudiciales para la conservación de los documentos.

• Eliminar los duplicados, en lo posible conservar la copia que se encuentre en

mejores condiciones.

• Organizar cronológicamente de forma ascendente, por mes o año y en lo

posible no fraccionar los expedientes.

• El numero de folios legajados en cada carpeta no debe superar los 200.

• Diligenciar el formato de Inventario documental, en donde debe estar

consignado; el nombre de la carpeta, las fechas extremas, es decir la fecha

del primero y ultimo documento que reposa en las carpetas, el numero

aproximado de folios y observaciones en cuanto al contenido de la carpeta.

• Los expedientes una vez organizados en carpetas, deben ubicarse en cajas

debidamente marcadas con el contenido de cada una de ellas.

• Las dudas que se presente en el transcurso de la depuración, se deben

consultar en lo posible con las oficinas o funcionarios que estén al tanto, de

la solución de asuntos contables, jurídicos y administrativos, estas consultas

deben estar canalizadas por el coordinador del CAID.

• Se debe establecer un libro radicador de prestamos y consultas del archivo

que se esta organizando y depurando.

• Luego de terminar la depuración total del archivo, se iniciaran labores de

unificación de los expedientes. Una vez conformados todos los expedientes

se procederá a la ubicación en cajas y en el deposito definitivo. En el

proceso final se debe hacer un levantamiento de inventario de la

documentación que se conservará.

7.4. INFORME DE ACTIVIDADES ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DEL FONDO NACIONAL DE BIENESTAR SOCIAL FNBS. 7.4.1. Actividades Desarrolladas Los adelantos que se tienen hasta el día 3 de noviembre de 1999, son los

siguientes:

Total de cajas por depurar y organizar : 174 Depuración de 34 cajas de archivo en el periodo comprendido entre el 11 de

octubre y el 3 de noviembre(16 días), correspondiente a:

• Recibos de Caja

• Cuenta fiscales del FNBS

• Cuentas presentadas a Contraloría

• Relaciones de cheques girados

• Actas de Baja de Elementos

• Ejecución presupuestal

• Relación de pagos efectuados año 1991

• Boletines diarios de caja y bancos

• Cuentas de Almacén

• Sanciones y multas

• Libranzas

• Contratos

• Convenios

• Libros de apropiaciones presupuestales

• Movimientos de caja y bancos

• Estados financieros entre otros documentos

• Ordenes de suministro

• Ordenes de prestación de servicios

• Facturas de venta de bienes inservibles

• Ordenes de cobro.

Lo anterior esta debidamente soportado con las planillas de inventario que se

diligencian a medida que se van encontrando los documentos.

7.4.2. Proceso Adelantado con el Material Depurado Preselección de información no pertinente al archivo (libros, revistas,

periódicos, folletos entre otros)

Depuración de copias innecesarias de documentos que ya se encuentran para

conservación.

Clasificación y ordenación por temas y de manera cronológica según el caso. Elaboración de inventarios de la documentación que se pretende conservar. Hasta el día 4 de noviembre están pendientes por depurar 140 cajas de archivo

a las cuales se les debe aplicar el proceso de organización total, para que

responda a las necesidades de consulta que se requieren en un archivo.

7.4.3. Dificultades Presentadas en le Proceso ∗ En las cajas que se traen del Club de Empleados Oficiales se encuentra la

documentación fraccionada y mezclada por años, lo cual indica que se debe

efectuar una doble revisión de la documentación; inicialmente se debe

realizar una depuración que radica principalmente en la eliminación de

copias y documentos no pertinentes al archivo y posteriormente unificar

todos los expedientes lo cual demanda un tiempo prudencial para que en el

momento de la consulta no se presenten inconvenientes, en la búsqueda de

información.

∗ De otra parte la gran cantidad de documentación que se esta organizando,

esta identificada con diferentes logotipos (CEO Y FNBS), lo que hace

dispendioso el trabajo de depuración, porque la selección debe hacerce de

una manera minuciosa, puesto que la documentación en mención, puede

servir como prueba y para esclarecer muchos de los inconvenientes que se

tienen con los organismos de control, en lo atinente a la parte legal, fiscal,

administrativa y jurídica del extinto Fondo Nacional de Bienestar Social.

Propuesta para los dos puntos anteriores: Con la experiencia que se

adquiera sobre la marcha por parte de los funcionarios, se podrá hacer mas

eficiente esta labor, de igual forma se establecerán promedios que

indicaran de manera clara los adelantos de la misma.

∗ Otro inconveniente es la falta de conocimiento por parte de algunos

funcionarios de la documentación que se pretende organizar, razón por la

cual se tornan un poco lentas las labores de depuración.

Propuesta: con las instrucciones, asesoría y supervisión permanente se

espera agilizar el proceso.

CRONOGRAMA PARA LAS ACTIVIDADES PENDIENTES

ACTIVIDADES TIEMPO DE EJECUCION Depuración 60 días Selección y clasificación de la información resultante (conformación de expedientes)

60 días

Arreglo físico de la documentación y elaboración de índices

15 días

Ordenación y señalización 15 días Nota: el tiempo se entiende comprendido a partir del 4 de noviembre de

1999 y se p resupuesta terminar a finales del mes de marzo del año 2000.

La condición básica para cumplir el objetivo en el tiempo propuesto, radica en

la permanencia de los siete funcionarios asignados, hasta terminar en su

totalidad la organización del archivo.

CONCLUSIONES

Este trabajo es una recopilación detallada de las normas y procedimientos que

se desarrollan en el Centro de Administración e Información Documental CAID,

del Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP y será una guía

de permanente consulta para el desarrollo de las actividades de este grupo.

Los manuales servirán como soporte de inducción y capacitación para los

funcionarios que ingresen a trabajar en el CAID, teniendo en cuenta que el

manual le dará la información más precisa sobre los procedimientos que se

llevan en la dependencia.

La recopilación de la información para el desarrollo de este trabajo se realizó

con la colaboración de todos los funcionarios del grupo, logrando la unificación

de criterios y ampliando los conocimientos de las normas vigentes que existen

sobre el manejo de documentos, básicos para el desarrollo de las funciones del

CAID.

Existe una buena disposición por parte de los funcionarios del CAID, para

mejorar el desarrollo de sus actividades ya que es muy importante la

colaboración de todos los integrantes del grupo para ofrecer el mejor servicio al

usuario, por lo tanto se hace indispensable conocer no solo las funciones de el

cargo que se desempeñe, sino también las funciones de los compañeros de la

misma dependencia.

RECOMENDACIONES

Para que estos manuales se conviertan en herramientas básicas de trabajo y

control para guiar los procedimientos de archivo, microfilmación y

correspondencia, se deben adoptar por medio de resolución o acto

administrativo y en los casos en que no se adecue a los requerimientos del

DAFP, se debe hacer las modificaciones pertinentes para mantenerlo

continuamente actualizado.

Se le debe hacer entrega del manual a cada uno de los funcionarios del CAID,

para que se pueda hacer un uso correcto de él, garantizando que sus

funcionarios conozcan a fondo todos los procedimientos que se realizan al

interior de este grupo.

Para la eficiente gestión del CAID se requiere:

• Capacitación permanente de todo el personal

• Dotación de recursos físicos y tecnológicos

Aprovechar al máximo el liderazgo existente para conducir al CAID hacia el

logro eficiente de sus objetivos y la misión impuesta por el Departamento

Administrativo de la Función Pública

BIBLIOGRAFÍA

• ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. “Pautas para Utilización del

Microfilm”. Imprenta Nacional de Colombia, Santafé de Bogotá D.C. 1994.

• CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA 1991. ESAP publicaciones,

Santafé de Bogotá D.C. 1992.

• HERNADEZ ALVAREZ, Giovanni. “Legislación Colombiana e

Internacional en Computación, Auditoría de Sistemas y Microfilmación”.

Ediciones Jurídicas Gustavo Ibañez C. Ltda. Santafé de Bogotá D.C. 1993,

Págs. 24 – 35.

• MEJIA, Myriam. “Servicios de Archivo: Acceso y difusión de la información

– Serie: Guías y Manuales”. Archivo general de la Nación, Santafé de

Bogotá D.C.1994.

• MINISTERIO DE TRABAJO Y SEGURIDAD SOCIAL. “Guía Metodológica

del Proceso de Correspondencia” Grupo de organización y métodos,

Santafé de Bogotá D.C. 1998.

• ROPER, Michael. “Instrucciones para la Preservación de Microfilmes”.

Archivo General de la Nación. Santafé de Bogotá D.C. 1996, Págs: 11 – 29.

• VILLA AYALA, Gilberto Alejandro. “Depósitos de Archivo:

consideraciones básicas para su gestión – Serie: Guías y Manuales”.

Archivo General de la Nación, Santafé de Bogotá D.C. 1995.

LISTA DE ANEXOS

Pág. Anexo 1: Resolución 392 de 1997 1 Anexo 2: Circular 001 de 1999 4 Anexo 3: Resolución 349 de 1989 14

Anexo 4: Resolución 4897 de 1991 15

Anexo 5: Formato Transferencia Documental 16 Anexo 6: Acta Inicial de Microfilmación 17

Anexo 7: Acta Final de Microfilmación 18

Anexo 8: Listado de Temas de Correspondencia 19 Anexo 9: Listado de Asuntos de Correspondencia 20

Anexo 10: Planilla Correo Dependencias 23 Anexo 11: Manual de Usuario Software de Correspondencia 24

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