Manual Sistema Sep

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MANUAL DE USUARIO RENDICIN DE CUENTAS

RECURSOS 2014

Fecha Emisin: 17-04-2015

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Divisin de Fiscalizacin Superintendencia de Educacin

MANUAL DE USUARIO SISTEMA DE RENDICIN DE CUENTAS

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NDICE

1. INTRODUCCIN................................................................................................................................................ 3

2. ESTRUCTURA DE ACCESO A LA RENDICIN DE CUENTAS ................................................................................ 4

3. INGRESO AL SISTEMA RENDICIN DE CUENTAS .............................................................................................. 5

4. FORMULARIO DE CONTACTO DEL SOSTENEDOR ............................................................................................. 6

5. SISTEMA DE RENDICIN DE CUENTAS ............................................................................................................. 7

6. SELECCIN DE PARMETROS DE RENDICIN Y FORMULARIO DE CONSULTA ................................................ 8

6.1. SELECCIN DEL PERODO ......................................................................................................................... 8

6.2. SELECCIN DEL ESTABLECIMIENTO .......................................................................................................... 9

6.3. SELECCIN DE LA SUBVENCIN ............................................................................................................... 9

6.4. FORMULARIO DE CONSULTA ..................................................................................................................10

7. DECLARACIN DE GASTOS .............................................................................................................................11

7.1. CARGA MASIVA DE GASTOS ...................................................................................................................12

7.1.1. ARCHIVO CSV - DESCARGA ARCHIVO .............................................................................................12

7.1.2. ARCHIVO CSV - SUBIR ARCHIVO ....................................................................................................13

7.1.3. ELIMINAR CARGA MASIVA ..............................................................................................................15

7.2. CARGA MASIVA - DECLARACIN DETALLE DE GASTOS ..........................................................................16

7.2.1. ARCHIVO CSV - DECLARAR DETALLE DE GASTOS .......................................................................16

7.3. CARGA MASIVA - DECLARACIN TOTALES DE GASTOS EN REMUNERACIONES ....................................19

8. ESTADO DE RESULTADO ................................................................................................................................20

8.1. CARGA INDIVIDUAL INGRESOS AGREGA / MODIFICA / ELIMINA ........................................................21

8.2. CARGA INDIVIDUAL GASTOS ..................................................................................................................22

8.2.1. CARGA INDIVIDUAL TOTAL GASTOS EN REMUNERACIONES .......................................................23

8.2.2. CARGA INDIVIDUAL DECLARACIN DETALLE DE GASTOS ...........................................................24

9. SITUACIONES ESPECIALES ..............................................................................................................................27

9.1. SUBVENCIN GENERAL ..........................................................................................................................27

9.1.1. ADMINISTRACIN CENTRAL ...........................................................................................................27

10. CIERRE DE LA RENDICIN DE CUENTAS ......................................................................................................28

11. ANEXO N1: CDIGOS TIPOS DE DOCUMENTOS ........................................................................................29

12. ANEXO N2 INGRESOS ..............................................................................................................................30

13. ANEXO N3: GASTOS DECLARACIN TOTAL DE GASTOS EN REMUNERACIONES ..................................33

14. ANEXO N 4: GASTOS DECLARACIN DETALLE DE GASTOS.....................................................................35

15. ANEXO N5 : TIPO DE DOCUMENTO POR SUBCATEGORA DE GASTO .......................................................39

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1. INTRODUCCIN

EL presente manual explica la funcionalidad y operatividad del Sistema de Rendicin de Cuentas (SRC) que la Superintendencia de Educacin pone a disposicin con el propsito facilitar la elaboracin de las rendiciones de cuentas.

De acuerdo a lo informado en Ord. N 295, 01 de abril de 2015, el proceso de Rendicin de Cuentas 2015-Recursos 2014, en su segunda etapa considera para cada RBD o Administracin Central, segn corresponda, la declaracin de los recursos recibidos de las siguientes subvenciones:

Subvencin General

Subvencin Escolar Preferencial (SEP)

Subvencin Anual de Apoyo a Mantenimiento

Subvencin Programa de Integracin Escolar (PIE)

Adicionalmente a lo establecido en Ord. N 295, se estn incorporando la Subvencin de Internado, Subvencin Refuerzo Educativo y Subvencin Pro-Retencin.

La Subvencin Escolar Preferencial prontamente estar disponible para que efectu la rendicin de cuentas relacionada con la SEP. Momentneamente se encuentra deshabilitada.

El sistema considera sugerencias de los sostenedores permitiendo optimizar el proceso de rendicin de cuentas. Por ejemplo, la declaracin de gastos se puede realizar a travs de la carga masiva para todos los establecimientos administrados por el sostenedor y de todos los recursos recibidos, de una sola vez.

El plazo de cierre de la rendicin de cuentas es el 30 de junio de 2015. Adicionalmente, informamos que en esta oportunidad, y hasta que no estn disponibles todas las secciones de la Rendicin de Cuentas, no estar habilitado el cierre de rendiciones. No obstante, podr ingresar y guardar su rendicin de cuentas.

En relacin a la oportunidad de la rendicin, el proceso se inicia en marzo y culminar en junio, una vez finalizado ste, las rendiciones que se realicen sern fuera de plazo. Concluido este proceso, no sern considerados los gastos ingresados por aquellos establecimientos educacionales que no finalizaron el proceso de rendicin de cuentas.

Se recomienda leer detenidamente el presente manual de usuario antes de iniciar el proceso de rendicin de cuentas asegurando una correcta, eficiente y oportuna declaracin.

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2. ESTRUCTURA DE ACCESO A LA RENDICIN DE CUENTAS

El SRC de cuentas est estructurado por sostenedor y contempla las siguientes etapas:

Declaracin del Sostenedor: Contempla la recoleccin de datos bsicos relativos a la gestin administrativa y financiera del sostenedor.

Rendicin de cuentas por establecimiento educacional y Subvencin: Considera la declaracin de Ingresos y Gastos por establecimiento educacional para cada subvencin. La primera parte de esta etapa se inicia con la Subvencin General, posteriormente se irn incorporando las otras subvenciones.

Rendicin de Remuneraciones: Incorpora la declaracin del detalle mensual remuneraciones de los docentes y asistentes de la educacin.

Acreditacin de Saldo: Los fondos de los recursos no utilizados, se deben acreditar con saldo en cuenta corriente, saldo de caja segn balance u otro instrumento que demuestre donde se encuentran estos recursos.

Cada sostenedor ingresar al sistema con su RUT y clave para pasar a la etapa de rendicin de cuentas. Tambin tiene la opcin de responder la Declaracin del Sostenedor o acceder a la Rendicin de Cuentas.

Para la Subvencin General el sistema contempla un centro de costo denominado Administracin Central. En este se deben registrar todos los gastos relacionados al soporte administrativo de los establecimientos educacionales. Este centro de costo no tiene relacin con la cantidad de establecimientos que tenga un sostenedor, por lo tanto, podrn utilizarlo los sostenedores que tengan uno o ms establecimientos educacionales.

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3. INGRESO AL SISTEMA RENDICIN DE CUENTAS

Acceda al portal www.supereduc.cl y seleccione Proceso de Rendicin Cuentas, recuadro enmarcado con crculo rojo.

Al acceder, se desplegar la pgina para autenticarse, donde deber ingresar el RUT, sin puntos y con guin (Ejemplo: 11111111-1), la clave que utiliza para ingresar a la zona privada del sostenedor en la plataforma SIGE o Comunidad Escolar. Estos antecedentes slo deben ser manejados por el sostenedor o a quin l designe.

En esta pgina encontrar publicada la informacin relacionada con la rendicin de recursos del ao 2014, tales como: las fechas del proceso por cada subvencin, instrucciones relacionadas a la rendicin, manual de usuario y manual de cuentas que le servirn de apoyo en este proceso de rendicin.

*La SEP momentneamente no est habilitada.

Ingresar RUT Sostenedor

Ingresar Clave Sostenedor

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4. FORMULARIO DE CONTACTO DEL SOSTENEDOR

Eventualmente, al ingresar al SRC aparecer el siguiente formulario para que se completen los antecedentes del Sostenedor.

Con el objeto de mantener actualizados los antecedentes de contacto, este formulario aparecer con una frecuencia de 15 das. Cuando este se despliegue, podr actualizar los antecedentes que correspondan. Una vez realizadas las modificaciones presione el botn Actualizar Datos. En el caso que no requiera efectuar modificaciones slo presione el botn Actualizar Datos.

Cuando seleccione el botn Actualizar Datos, el sistema mostrar este mensaje:

Seleccione Cerrar para continuar con la etapa siguiente y se presentar la siguiente pantalla.

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5. SISTEMA DE RENDICIN DE CUENTAS

Seleccione el botn Ingresar Declaracin del Sostenedor(a), si no ha realizado esta declaracin o an no la termina.

Si desea iniciar la declaracin de ingresos y gastos, presione el botn Ver/Declarar Estado de Resultado y contine con el punto 6. Seleccin de Parmetros de Rendicin y Formulario de Consulta, del presente manual.

La Declaracin del Sostenedor considera consultas relacionadas a la:

- Identificacin del Sostenedor: Se consulta sobre la calidad jurdica del sostenedor, su objeto social e impuestos que lo afectan.

- Propiedad(es) de Establecimiento(s): Se consulta respecto de la propiedad del local educacional, o contrato de arriendo, comodato, concesin.

- Soporte Administrativo: Consulta respecto del sistema contable utilizado por el sostenedor, si es elaborado internamente o est externalizado, la cantidad de trabajadores con formacin en el rea contable e informtica.

- Soporte Tcnico de Rendicin de Cuentas: Sistemas contables utilizados, herramientas informticas usadas en la rendicin de cuentas.

Si usted no ha completado este proceso, puede apoyarse en el instructivo Declaracin Sostenedor del SRC el cual puede descargar del sistema.

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6. SELECCIN DE PARMETROS DE RENDICIN Y FORMULARIO DE CONSULTA

Debe especificar el ao al que corresponden los recursos a rendir, en esta oportunidad 2014, el establecimiento o administracin central en el que se utilizaron los recursos y la subvencin de la que proviene los recursos a rendir.

6.1. SELECCIN DEL PERODO

Seleccione el ao a declarar. Para esta rendicin de cuentas ser el ao 2014.

Una vez seleccionado el ao, el sistema presentar un botn de seleccin verde, Ingreso de datos por carga masiva, que lo llevar directamente a la pgina de carga masiva. Si opta por esta opcin contine en la seccin DECLARACIN DE GASTOS POR CARGA MASIVA del presente manual.

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6.2. SELECCIN DEL ESTABLECIMIENTO

En este nivel el sistema presenta la cantidad de establecimientos educacionales que administra el sostenedor, y su correspondiente Administracin Central.

La rendicin de recursos, en la figura de Administracin Central, la podr realizar una vez terminada la declaracin de gastos en cada uno de los establecimientos educacionales que administra el sostenedor.

Para comenzar con la declaracin de gastos seleccione un RBD, el sistema destacar con verde la opcin elegida, como se muestra en la imagen.

6.3. SELECCIN DE LA SUBVENCIN

De acuerdo a lo informado en Ord. N 295, 01 de abril de 2015, el proceso de Rendicin de Cuentas 2015-Recursos 2014, en su segunda II etapa considera para cada RBD o Administracin Central, segn corresponda, la declaracin de las siguientes subvenciones:

Subvencin Escolar Preferencial (SEP)

Subvencin Anual de Apoyo a Mantenimiento

Subvencin Programa de Integracin Escolar (PIE)

Subvencin General

Adicionalmente a lo establecido en Ord. N 295, se estn incorporando la Subvencin de Internado; Subvencin Refuerzo Educativo y Subvencin Pro-Retencin.

Una vez que haya seleccionado el ao y el establecimiento, el sistema le presentar las diferentes subvenciones. Podr realizar la rendicin de cuentas en aquellas que presenten su estado en la condicin Abierta. Seleccione la subvencin a declarar y continu leyendo las instrucciones de este manual en CARGA INDIVIDUAL DE GASTOS.

*La SEP no se encuentra habilitada momentneamente.

Tambin puede apreciar un resumen por cada subvencin de los Ingresos Gastos declarados, los gastos rechazados y el correspondiente saldo.

Al seleccionar la Subvencin, el sistema presentar el Estado de Resultado

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6.4. FORMULARIO DE CONSULTA

Si requiere efectuar alguna consulta puede realizarlo a la mesa de ayuda: correo [email protected] y fono 56224065916 a travs del Formulario de Consulta, ste se encuentra en la parte inferior de la pantalla.

Seleccione el formulario de consulta, el sistema presentar el siguiente recuadro.

Tipo(*) : Clasifica la accin que realizar en consulta, sugerencia u otro.

Telfono (fijo o celular) (*): Seale un telfono fijo o celular de contacto.

Correo Electrnico (*): Indique el correo electrnico.

Consulta (*): Describa claramente la consulta, sugerencia u otro que desee transmitir.

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7. DECLARACIN DE GASTOS

El sistema presenta dos modalidades para efectuar la carga de los gastos:

CARGA INDIVIDUAL

Permite ingresar uno a uno los documentos que el sostenedor debe rendir.

CARGA MASIVA

Para facilitar la declaracin de gastos, el sistema cuenta con una funcionalidad para efectuar cargas masivas de gastos.

Permite cargar un archivo csv que puede contener hasta 1000 lneas de datos correspondientes a 1000 documentos. La plantilla con este formato de archivo se baja del mismo sistema.

El sistema presenta dos opciones. Declarar Detalle de Gastos, no considera las remuneraciones, y Declarar Totales de Gastos en Remuneraciones. Considerando que ambos formato slo se diferencian en el contenido de los archivos, se explicar para los archivos csv: la Descarga, Subida y eliminacin de gastos para ambas opciones de declaracin. Adicionalmente, se presentar para cada opcin el contenido de los archivos csv.

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7.1. CARGA MASIVA DE GASTOS

Para efectuar la carga masiva de los gastos debe descargar el archivo csv que corresponde. Para ello, cuenta con dos opciones; una es descargar el archivo csv del recuadro Declarar Detalle de Gastos en ste se ingresa todo el detalle del gasto, y la otra, es el recuadro Declarar Totales de Gastos en Remuneraciones en el que se ingresa el monto total anual a la cuenta que corresponda. La eleccin depender del tipo de gasto que desee cargar.

La SEP no est habilitada momentneamente, pronto estar disponible para efectuar la rendicin de cuentas que corresponda.

7.1.1. ARCHIVO CSV - DESCARGA ARCHIVO

Selecciones el botn Descargar Archivo CSV, segn el tipo de gasto que desee declarar.

De inmediato, el sistema ofrecer la opcin de descarga del archivo. En Abrir con elegir, Microsoft Excel.

Seleccione el botn aceptar y tendr el archivo Excel para trabajar.

Si desea declarar gastos con detalle, ver Detalle de Gastos

Si desea declarar las cuentas 410100- Gastos Remuneracionales, 410200 Gastos por Bonos y Aguinaldos Ley de reajuste Sector Pblico; 410400 Aportes Previsionales, contine en Total Gastos Remuneraciones

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7.1.2. ARCHIVO CSV - SUBIR ARCHIVO

Para subir el archivo csv al sistema, presione el botn examinar para ubicarlo en el directorio en que ste se encuentre. Se puede cargar ms de un archivo csv por sostenedor.

Seleccione el archivo que subir al sistema, aparecer el nombre del archivo al lado del botn Examinar. Ejemplo: En este caso se selecciona el archivo denominado SEP.csv.

Para subirlo al sistema debe seleccionar la barra Cargar Gastos Nuevos.

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El sistema efectuar una primera validacin indicando errores de datos de precarga:

Seleccione el botn Volver y el sistema lo llevar a la pantalla anterior para cargar archivo.

Cuando la Carga se efecta correctamente el sistema indica un Resumen de carga con:

Cantidad de Registros cargados correctamente

Cantidad de registros no cargados

Errores en los registros que no permiten la carga exitosa, con el objetivo de poder identificarlos y corregirlos.

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7.1.3. ELIMINAR CARGA MASIVA

Se eliminarn todos los datos ingresados en todas las Subvenciones y RBD o Ac-Administracin Central, excluyendo las siguientes categoras de cuentas: 410100 Gastos Remuneracionales, 410200 Gastos por Bonos y Aguinaldos Ley de reajuste Sector Pblico, 410400 Aportes Previsionales.

Se dejaran en cero todos los valores ingresados en todas las Subvenciones y RBD o Ac-Administracin Central, de las siguientes categoras de cuentas: 410100 Gastos Remuneracionales, 410200 Gastos por Bonos y Aguinaldos Ley de reajuste Sector Pblico, 410400 Aportes Previsionales

Tanto para los Gastos no Remuneracionales como los gastos en Remuneraciones, debe confirmar la eliminacin del gasto presionando Eliminar Gastos

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7.2. CARGA MASIVA - DECLARACIN DETALLE DE GASTOS

Corresponde a la carga masiva de gastos con el detalle identifica el tipo y nmero del documento que respalda el gasto, la cuenta de gasto que corresponda, excepto las siguientes cuentas de gastos:

410100 Gastos Remuneracionales

410200 Gastos por Bonos y Aguinaldos Ley de reajuste Sector Pblico

410400 Aportes Previsionales

Los gastos pertenecientes a estas cuentas se declaran a nivel de totales, en la carga masiva de gastos remuneracionales, ver seccin Carga Masiva Declarar Totales Gastos en Remuneraciones.

7.2.1. ARCHIVO CSV - Declarar Detalle de Gastos

Este tipo de archivo no es compatible con libros que contienen mltiples hojas, por tal motivo no agregue otra hoja.

Este archivo permite incluir hasta 1000 lneas. Por cada una de ellas declare un documento. Si requiere declarar ms de 1000 documentos deber preparar ms de un archivo, por ejemplo: si necesita rendir 2.500 documentos, debe elaborar 3 archivos csv.

La cuenta de traspaso denominada Recursos Centralizados, del estado de resultado por RBD, no se ingresan a travs de carga masiva, tanto, para la Subvencin General como para la Subvencin Escolar Preferencial (SEP). Para registrar montos en esta cuenta, utilice el procedimiento descrito en la seccin Carga Individual de Gastos del presente manual.

Asimismo, los retiros presentados en el tem Retiros del Estado de Resultado de la Subvencin General, no se ingresan a travs de carga masiva. Para registrar montos en esta cuenta, utilice el procedimiento descrito en la seccin Carga Individual de Gastos del presente manual.

Para completar el archivo csv, siga las siguientes instrucciones para cada una de las columnas.

Columna A: RBD_AC:

Se debe ingresar el nmero de RBD, sin digito verificador, o la sigla AC, de acuerdo a lo siguiente:

- Para registrar gastos asociados a un RBD: ingrese en esta columna el nmero de RBD, sin puntos, al que desea imputar el gasto descrito en la fila, y que corresponda al sostenedor que efecta la declaracin.

- Para registrar gastos asociados a la Administracin Central: ingrese la sigla AC.

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Columna B:SUBVENCIN:

En esta columna se deben registrar los cdigos de las diferentes subvenciones, que recibirn el gasto descrito en esa misma fila. Estos cdigos son los siguientes:

NOTA: En esta segunda etapa el sistema slo aceptar el ingreso de gastos relacionados a la Subvencin General, SEP, Subvencin Anual de Apoyo al Mantenimiento y PIE. Por el momento, no se encuentra habilitada la SEP para efectuar la rendicin de ceuntas.

Columna C: CDIGO CUENTA

En esta columna, se debe registrar el cdigo de la cuentas de gastos definido en el plan de cuentas, ver ANEXO N 4: Gastos Declaracin Detalle De Gastos. Se destaca que, el aplicativo de rendicin slo aceptar cdigos de cuenta asociados a la Subvencin General, Subvencin Escolar Preferencial (SEP), Subvencin de Apoyo al Mantenimiento y Programa de Integracin Escolar (PIE). Adems, el formato de archivo csv no debe contener los siguientes cdigos de cuentas: 410100 Gastos Remuneracionales, 410200 Gastos por Bonos y Aguinaldos Ley de reajuste Sector Pblico, 410400 Aportes Previsionales.

Nota: Si el par subvencin-cuenta de gasto no es correcto, el sistema indicar los siguientes mensajes: - No se puede ingresar gastos en la Subvencin y Establecimiento indicados. - La cuenta no pertenece a la subvencin que est declarando.

Columna D: TIPO DE DOCUMENTO

En esta columna, para cada cuenta de gasto se debe registrar el tipo de documento permitido segn lo indicado en ANEXO N1: Tipo de Documento .

Columna E: NMERO DE DOCUMENTO

En esta columna, se debe registrar el nmero correlativo que individualiza el documento que respalda el gasto.

Columna F: FECHA DE DOCUMENTO

En esta columna, se debe registrar la fecha de emisin del documento y se acepta el formato dd-mm-aaaa. La fecha de los documentos a ingresar debe estar comprendida entre el 01/11/2013 y el 31/12/2014. Ejemplo; 04-11-2014.

Slo se pueden declarar documentos que NO hayan sido ingresados en procesos anteriores de rendicin de cuentas.

Subvenciones Cdigo

Subvencin General GENERAL

Subvencin Especial Preferencial (SEP) SEP

Programa de Integracin Escolar(PIE) PIE

Subvencin Anual de Apoyo al Mantenimiento MANTENIMIENTO

Subvencin Pro-Retencin PRORETENCION

Subvencin por Servicio de Internado INTERNADO

Subvencin de Refuerzo Educativo REFUERZO

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Columna G: DESCRIPCIN DEL GASTO

En esta columna, se debe registrar una breve descripcin del gasto, segn lo sealado en el comprobante respectivo.

Columna H: RUT PROVEEDOR

En esta columna, se debe ingresar el RUT del proveedor que emiti el documento. Ingrese el RUT del proveedor sin puntos y con digito verificador, ejemplo: 11111111-1.

Nota: En caso de tratarse de gastos que pertenecen a la categora de gastos: 410300 Otros Gastos en Personal, indicar el RUT del sostenedor.

Columna I: NOMBRE PROVEEDOR

En esta columna, se debe registrar la razn social o nombre del proveedor que emiti el documento.

Nota: En caso de tratarse de gastos que pertenecen a la categora de gastos: 410300 Otros Gastos en Personal, indicar el Nombre del sostenedor.

Columna J: MONTO GASTO

En esta columna, se debe registrar el monto total o parcial del documento que requiere declarar. Cuando el valor del gasto se distribuye entre varios establecimientos, la suma de los valores declarados, en cada RBD, no puede superar el valor total del documento.

Columna K : MONTO DOCUMENTO

En esta columna, se debe registrar el valor total del documento que respalda el gasto declarado.

Columna L : ETAPA

Esta columna se utiliza slo en la Subvencin Escolar Preferencial. Para otras subvenciones digitar cero (0).

Identifica la etapa del Plan de Mejoramiento Educativo (PME) en que se efecto el gasto. El ao 2013 y 2014 contemplan las siguientes etapas; Diagnstico, Planificacin, Implementacin y Evaluacin.

Etapa Cdigo Ao (en que se utiliza)

Diagnstico 2 2012 y 2014

Ejecucin 3 Slo para 2012

Planificacin 11 2013 - 2014

Implementacin 12 2013 - 2014

Evaluacin 13 2013 - 2014

Ley 20.452 4 No usar

Ley 20.550 5 No usar

Nota: No se utiliza el nmero 1 como cdigo.

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7.3. CARGA MASIVA - DECLARACIN TOTALES DE GASTOS EN REMUNERACIONES

Corresponde a la carga masiva de las categoras de gastos: 410100 Gastos Remuneracionales, 410200 Gastos por Bonos y Aguinaldos Ley de reajuste Sector Pblico, 410400 Aportes Previsionales.

Las cuentas de gastos pertenecientes a estas categoras se declaran montos totales anuales.

Columna A: RBD_AC:

Se debe ingresar el nmero de RBD, sin digito verificador, o la sigla AC, de acuerdo a lo siguiente:

- Para registrar gastos de remuneraciones asociados a un RBD: ingrese en esta columna el nmero de RBD, sin puntos, al que desea imputar el gasto descrito en la fila y que corresponda al sostenedor que efecta la declaracin.

- Para registrar gastos asociados a la Administracin Central: ingrese la sigla AC.

Columna B:SUBVENCIN:

En esta columna se deben registrar los cdigos de las diferentes subvenciones, que recibirn el gasto descrito en esa misma fila. Estos cdigos son los siguientes:

NOTA: En esta segunda etapa el sistema slo aceptar el ingreso de gastos relacionados a la Subvencin General, SEP, Subvencin Anual de Apoyo al Mantenimiento y PIE.

Columna C: CDIGO CUENTA

En esta columna, se debe registrar el cdigo de la cuenta definido en el plan de cuentas, ver ANEXO N 4: Declaracin Totales de Gastos en Remuneraciones. Se destaca que, el aplicativo de rendicin slo aceptar cdigos de cuenta asociados a la Subvencin General, Subvencin Escolar Preferencial (SEP), Subvencin de Apoyo al Mantenimiento y Programa de Integracin Escolar (PIE).

Nota: Si el par subvencin-cuenta de gasto no es correcto, el sistema indicar los siguientes mensajes: - No se puede ingresar gastos en la Subvencin y Establecimiento indicados. - La cuenta no pertenece a la subvencin que est declarando

Columna J: MONTO GASTO

En esta columna, se debe registrar el monto total de la remuneracin que desea declarar en la cuenta indicada en la Columna C.

Subvenciones Cdigo

Subvencin General GENERAL

Subvencin Especial Preferencial (SEP) SEP

Programa de Integracin Escolar(PIE) PIE

Subvencin Anual de Apoyo al Mantenimiento MANTENIMIENTO

Subvencin Pro-Retencin PRORETENCION

Subvencin por Servicio de Internado INTERNADO

Subvencin de Refuerzo Educativo REFUERZO

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8. ESTADO DE RESULTADO

El sistema presenta un estado de Resultado con Ingresos y Gastos a nivel de grupos de cuentas, lo que permite una visin general de la rendicin a este nivel para el RDB y Subvencin especificada.

Slo a nivel de cuentas se puede modificar o agregar Ingresos/Gastos de manera individual. Para esto, debe desagregar los grupos presionando el signo ms ( ) que precede a la descripcin de la subcategora de Ingreso/Gasto, el sistema mostrar las cuentas que conformar la subcategora.

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8.1. CARGA INDIVIDUAL INGRESOS AGREGA / MODIFICA / ELIMINA

Los ingresos de las diferentes subvenciones se encuentran precargados en la plataforma de rendicin de cuentas con la informacin entregada por el Ministerio de Educacin.

Se requiere que todo cambio en los montos de ingresos, que difiera de lo sealado por el Ministerio de Educacin, sea justificado a travs de email dirigido al Encargado Regional de Fiscalizacin que corresponda, Indicando en el asunto del email MODIFICACIN INGRESO; en el cuerpo, el RUT y nombre del sostenedor, RBD y telfono de contacto. Adems, se deben adjuntar todos los antecedentes que justifiquen la diferencia declarada, incluyendo los comprobantes de pago del MINEDUC.

Para modificar, agregar o eliminar ingresos debe desagregar las subcategoras de gastos presionando el signo ms ( ).

El sistema desplegar los ingresos en las cuentas que lo componen, y por cada una de estas presenta las opciones en color verde: Ver Detalle o Editar.

Al seleccionar el botn Ver detalle el sistema desplegar el detalle de los ingresos por mes:

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Para modificar, agregar o eliminar ingresos, seleccione la opcin verde Editar. El sistema presentar el siguiente recuadro:

En el casillero del Monto puede:

Agregar Monto: Si est en cero (0), puede agregar un monto, ingrese el nuevo valor sin los puntos de separacin de miles. Verifique en Anexo N 2, si la cuenta est disponible para la subvencin seleccionada.

Modificar el Monto: Cambi el monto ingresado por el que corresponda, sin agregar los puntos de separacin de miles.

Eliminar Monto: Para eliminar el monto, deje el casillero en cero.

Realizada la operacin requerida, presione el botn azul Guardar

Cierre la ventana de aviso.

8.2. CARGA INDIVIDUAL GASTOS

Informamos que momentneamente no se encuentra habilitada la SEP, prontamente estar disponible para efectuar la respectiva rendicin de cuenta.

La carga individual de gastos se diferencia en las categoras de gastos que requieren ingresar detalle, ver Anexo N4: Declaracin Detalle de Gastos, y los gastos que se ingresan por un monto total anual, ver AnexoN3: Declaracin Totales de Gastos en remuneraciones. Antes de agregar un gasto a una cuenta verifique si sta puede utilizase en la subvencin seleccionada.

Se destaca que las rendiciones de cuentas considera slo documentos efectivamente pagados en el perodo a rendir, por lo cual, se acepta declarar documentos con fechas del 1 de noviembre del ao anterior (2013) al 31 de diciembre del ao que se est rindiendo (2014).

Para modificar, agregar o eliminar gastos debe seleccionar la cuenta sobre la cual quiere operar. Para esto, debe desagregar los grupos presionando el signo ms ( ).

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8.2.1. CARGA INDIVIDUAL TOTAL GASTOS EN REMUNERACIONES

En las categora de gastos Gastos Remuneracionales, Gastos por Bonos y Aguinaldos Ley de reajuste Sector Pblico y Aportes Previsionales slo se declara el monto total anual en la cuenta que corresponda, para ello verifique en el AnexoN3: Declaracin Totales de Gastos en remuneraciones , plan de cuenta, las cuentas que puede utilizar en la subvencin seleccionada.

Para Agregar, modificar o eliminar Gastos, seleccione la opcin Editar en el casillero verde que corresponda a la cuenta sobre la cual desee operar.

En el casillero del Monto puede:

Agregar Monto: Si est en cero (0), puede agregar un monto, ingrese el nuevo valor sin los puntos de separacin de miles.

Modificar el Monto: Cambi el monto ingresado por el que corresponda, sin agregar los puntos de separacin de miles.

Eliminar Monto: Para eliminar el monto, ingrese cero en el casillero.

Seleccione el botn: Guardar, se desplegar el siguiente recuadro.

Cierre la ventana de aviso.

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8.2.2. CARGA INDIVIDUAL DECLARACIN DETALLE DE GASTOS

Para agregar gastos individualmente, debe escoger la cuenta que, pueda ser utilizada en la subvencin seleccionada, ver Anexo N4: Declaracin Detalle de Gastos, para ello identifique el gasto que desea declarar en el estado de resultado.

Presione el botn Agregar y aparecer el siguiente recuadro.

1. Tipo Doc.: Seleccione tipo de documento, (Ver ANEXO N5: Tipo de Documento por Subcategora de Gastos)

2. N Doc. : Ingrese el nmero del documento en el campo NDoc

3. Detalle: Ingrese el detalle del gasto realizado.

4. Fecha Doc.: Ingrese la fecha en que fue emitido el documento que respalda el gasto, las fechas permitidas comprenden el perodo de tiempo entre el 1/11/2013 al 31/12/2014

5. Rut Proveedor: Ingrese el RUT del proveedor del gasto: Al ingresar el RUT del proveedor el recuadro se auto completar con el nombre del proveedor. .

6. Nombre Proveedor: En caso que no se presente el nombre automticamente, ste se deber digitar.

7. Monto Declarado: Digite el monto del gasto que est declarando para la Subvencin y RBD seleccionado.

8. Monto Total Doc.: Digite el monto total del documento que respalda el gasto que est ingresando, este valor puede ser mayor o igual al monto declarado.

9. Presione el botn Guardar para ingresar el gasto.

Si presiona el botn Cancelar, el registro no ser almacenado y se perder la informacin.

Al guardar los datos el sistema presentar el siguiente mensaje:

Si selecciona el botn de color rojo Ver Detalle, le permitir editar o eliminar los gastos ingresados, lo que se puede observar en la siguiente imagen:

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Si desea agregar otro gasto en la misma subcategora, presione el botn Agregar o selecciones Cerrar para elegir otra categora de gasto en el Estado de Resultado.

VISUALIZAR GASTOS INGRESADOS

Para visualizar los gastos ingresados en cada categora de gastos, seleccione el botn Detalle en el Estado de Resultado.

MODIFICACIN Y ELIMINACIN DE GASTOS

Para modificar el detalle de los gastos ingresados, seleccione editar y realice los cambios requeridos. Por otra parte, si requiere eliminar un gasto ingresado seleccione el botn color rojo eliminar.

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ELIMINAR TODOS LOS GASTOS INGRESADOS

Para eliminar todos los gastos ingresados en el establecimiento o AC- Administracin Central, y Subvencin seleccionada, elija la opcin del rectngulo rojo Eliminar Todos Los Gastos Ingresados.

El sistema solicitar que confirme la eliminacin de todos los gastos del RBD y Subvencin seleccionada.

Si est seguro presione el botn Eliminar Gastos, en caso contrario, elija el botn Cancelar.

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9. SITUACIONES ESPECIALES

La rendicin de cuentas de varias subvenciones presenta singularidades que requieren ser descritas. En esta seccin se exponen las situaciones especiales que se presentan al declarar las subvenciones.

9.1. SUBVENCIN GENERAL

La subvencin general tiene la particularidad de contar con un centro de costo denominado Administracin Central figura de administracin central diferente a la definida en la Subvencin Preferencial (SEP).

9.1.1. ADMINISTRACIN CENTRAL

Para la Subvencin General el sistema contempla un centro de costo denominado Administracin Central. En este se deben registrar todos los gastos relacionados al soporte administrativo de los establecimientos educacionales. Este centro de costo no tiene relacin con la cantidad de establecimientos que tenga un sostenedor, por lo tanto, podrn utilizarlo los sostenedores que tengan uno o ms establecimientos educacionales.

Se deben incluir todos aquellos gastos relacionados con esta Unidad, incluso las remuneraciones que se cancelan a cada funcionario asignado a este centro de costo, rindindose de la misma forma que para cada establecimiento, en la planilla de remuneraciones conforme las instrucciones que se indiquen para ese proceso.

En el Estado de Resultado de cada RBD, en la cuenta Recursos Centralizados se registrar la parte que corresponda al monto total de los recursos utilizado en la administracin central y que sern detallados en la figura AC Administracin Central

No hay arrastre de saldo para la Administracin Central, considerando que la centralizacin de recursos debe ser igual a los gastos declarados. El total de la cuenta Recursos Centralizados del Periodo corresponde a los recursos centralizados por cada uno de sus RBD en el respectivo periodo, que se traspasan mediante la cuenta Recursos a Centralizar.

El ingreso de gastos se puede realizar en forma masiva, revise instrucciones en seccin Carga Masiva de Gastos , o individualmente para ello debe seleccionar el ao y AC-Administracin Central, instrucciones en seccin Carga Individual Gastos.

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10. CIERRE DE LA RENDICIN DE CUENTAS

En esta oportunidad, y hasta que no estn disponibles todas las secciones de la Rendicin de Cuentas, no estar habilitado el cierre de rendiciones. Sin embargo, podr ingresar y guardar su rendicin de cuentas, presionando el botn Guardar.

Si selecciona Volver el sistema presentar la pantalla de inicial, en la que podr declarar otro establecimiento,

terminar la declaracin del sostenedor, si est inconclusa, o cerrar la sesin y salir del sistema.

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11. ANEXO N1: CDIGOS TIPOS DE DOCUMENTOS

N TIPO DE DOCUMENTO CDIGO

1 BOLETA BOL

2 BOLETA EXENTA BOLE

3 BOLETA HONORARIO BOLH

4 BOLETA HONORARIO EXENTA BOLHEX

5 FACTURA FAC

6 FACTURA EXENTA FACE

7 OTRO DOCUMENTO EXENTO ODE

9 LIQUIDACIN DE SUELDO LIQ

10 COTIZACIN PREVISIONAL Y/O SALUD COT

11 BOLETA ELECTRNICA BOLEC

12 BOLETA EXENTA ELECTRNICA BOLEX

13 BOLETA HONORARIO ELECTRNICA BOLHE

14 FACTURA ELECTRNICA FACEL

15 FACTURA EXENTA ELECTRNICA FACEX

16 OTRO DOCUMENTO AFECTO ODA

17 FINIQUITO FIN

18 BOLETA HONORARIOS PRESTACIN DE SERVICIOS A TERCEROS

BHTM

19 BOLETA HONORARIOS PRESTACIN DE SERVICIOS A TERCEROS ELECTRNICA

BHTE

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12. ANEXO N2 INGRESOS

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13. ANEXO N3: GASTOS DECLARACIN TOTAL DE GASTOS EN REMUNERACIONES

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14. ANEXO N 4: GASTOS DECLARACIN DETALLE DE GASTOS

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15. ANEXO N5 : TIPO DE DOCUMENTO POR SUBCATEGORA DE GASTO

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