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MANUAL SISTEMA DE INVENTARIOS

SISBIEM

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ÍNDICE.

OBJETIVO GENERAL......................................................................................4

INICIO DE SESIÓN......................................................................................... 5

CATÁLOGO……………………………………………………………………………………………….7

Adquisición 8

Ubicación 9

Artículos 9

Área 10

Responsables de los bienes 10

Trámites 13

Formato de Alta 14

Formato de Baja 14

Formato de Transferencia 15

Formato Personalizado 16

OPERACIÓN………………………………………………………………………………………………17

Captura de bienes muebles 17

Altas 19

Bajas 21

Transferencias 22

Dar de baja a los responsables y asignar los bienes muebles 23

a otro responsable

Reasignación de bienes muebles a los responsables 24

Reasignación de bienes a los responsables por articulo 25

Reasignación de bienes muebles a los responsables por etiqueta 25

Consulta de bienes muebles con error de responsable 25

Vale de resguardo 26

ADMINISTRADOR……………………………………………………………………………………..28

Búsqueda y modificación de bienes muebles por etiqueta 29

Buscar bienes muebles para cambiarlos de centro de trabajo 30

Cambiar clave del artículo 31

Bienes con artículo incorrecto 32

Cambio de centro de trabajo a todos los bienes muebles 32

Cambio de centros de trabajo a responsables 33

Listado de bienes temporales por centro de trabajo 34

Cambio de centro de trabajo 34

3

CONSULTAS Y CAMBIOS…………………………………………………………………………….35

Consulta de bienes muebles y por área donde están ubicados 35

Consulta de bajas definitivas 36

Consulta por regiones 36

Consulta total de bienes muebles en el estado 37

Consulta de total de bienes muebles por subregión 37

Consulta del total de bajas permanentes de bienes

Muebles por subregión 38

Consultas totales de computadoras por subregión 38

Consulta de vehículos 39

Consulta de resguardo de vehículos 39

ENTREGA RECEPCION……………………………………………………………………………….40

Respaldo de bienes muebles general 40

Anexo III.5.1a (3.V.1a) mobiliario y equipo de administración 41

Anexo III.5.1c (3.V.1c) Equipo de cómputo 42

Anexo III.5.2 (3.V.2) Equipo educacional y recreativo 42

Anexo III.5.1b (3.V.1b) Bienes artísticos, culturales, científico

y artículos de valor 43

Anexo III.5.46 (3.v.46) Vehículos, herramientas y

Maquinaria diversa 43

Totales de bienes por centro de trabajo 44

Nota 44

4

Objetivo General

Dar a conocer las nuevas disposiciones y procedimientos

correctos para mantener actualizado el inventario de bienes

muebles (equipo de cómputo, mobiliario de oficina, mobiliario

escolar) de las unidades administrativas y planteles educativos

de la Secretaria de Educación, en el Sistema de Inventarios

SISBIEM.

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Inicio de sesión

1.-Para ingresar al sistema de inventarios se debe teclear la siguiente dirección.

http://web.seducoahuila.gob.mx/inventario

Nos muestra la siguiente pantalla donde se debe capturar el usuario, la contraseña e iniciar sesión.

Usuario: Clave del Centro

de Trabajo (CCT) Contraseña: Si no cuentas

con ella comunícate al

Tel. 4-11-88-00 ext. 3758,

3191 o a la oficina regional

que te corresponda.

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2.- Al teclear correctamente los datos nos muestra la siguiente pantalla

3.- Esta pantalla mostrará los siguientes menús:

Catálogo

Operación

Administrador

Consultas y Cambios

Entrega Recepción

Ayuda

Salir

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CATÁLOGO

Usuarios y Administradores

Al abrir catálogo se despliega una lista de varios iconos con funciones de las cuáles se describirá para

que sirve cada una.

Estas funciones nos servirán para más adelante dar de alta los artículos

8

Adquisición:

Tipo de recurso con que se adquirió el bien mueble y/o institución o programa que lo entrego.

Nota: Dependiendo de dónde llego el bien, se tiene la obligación de mostrar documentación

comprobatoria que ampare la recepción de dichos bienes muebles, ejemplo: Donación documento

que ampare dicho concepto.

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Ubicación:

Lugar donde estará el bien mueble en físico.

Artículos:

Se despliega el listado de artículos con la clave que le corresponde para dar de alta el bien mueble.

10

Área:

Se determina qué tipo de función realizan en el lugar donde se colocará el bien mueble.

Responsable de los bienes:

Se despliegan todos los responsables de los bienes que existen en el Centro de Trabajo.

En esta página también se pueden hacer modificaciones si se encuentran con error los responsables

y dar de alta y baja de resguardante.

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Procedimiento para modificación, alta y baja de los resguardantes.

Resguardante nuevo en el área:

Se despliega la siguiente página la cual se deben de llenar los campos con los siguientes datos los

cuales debes de tener listos en el momento que se da el alta:

Se llenan los campos con los datos y se da clic en Guardar.

Resguardante nuevo

en el área

Modificación en los

datos del resguardante

Dar de baja a un

resguardante que no

existe en el área OJO

QUE NO TENGA BIENES

A SU RESGUARDO SI ES

ASI REASIGNARLOS

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Modificación en algún dato del resguardante:

Se da clic en el lápiz y se abrirá la siguiente página, se modifican los datos que tienen error y se da

clic en actualizar y los cambios se guardan.

Baja del sistema de un resguardante:

Cuando algún resguardante no se encuentra en el área por haber realizado algún cambio de

ubicación o renuncia laboral. Para poder dar esta baja al resguardante, será necesario que la

persona no tenga ningún bien mueble a su resguardo, si no hay persona suplente a quien pasar los

bienes se cargan al Director del centro de trabajo. Se dará clic en eliminar y desaparecerá del listado

en el sistema de inventarios del área.

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Trámites:

Se despliegan los formatos que utilizaran para las altas, bajas, transferencia de los bienes muebles

y vales de resguardo personalizados.

Dar de alta los bienes muebles

Dar de baja los bienes muebles

Trasferir los bienes muebles

de una área a otra

Vale personalizado de los

bienes muebles

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Formato de alta:

Formato de baja:

15

Formato de transferencia

Cuando los bienes muebles se cambian a otra área dentro de la Secretaria de Educación.

OJO: Este formato deberá

estar firmado por el directivo

del centro de trabajo

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Formato personalizado:

Este vale lo llena el resguardante con los datos personales, así como datos de los bienes muebles

que utiliza para la realización de sus labores dentro del área.

Nota: Todos los formatos deberán de estar debidamente llenados, sellados y firmados.

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OPERACIÓN

Se despliegan los siguientes íconos:

Captura de bienes muebles:

Aparece la siguiente página donde nos da opción de modificar algún dato del bien, se localiza la

etiqueta (Ctrl + f), se le da clic en el lápiz y cambio de nombre de resguardante en la pluma. Aquí

también se da de alta un artículo nuevo que haya sido comprado o donado, para dar de alta se

necesita tener el número de etiqueta que le corresponderá.

Cambio de resguardante Modificación en: Detalle, Ubicación

Adquisición, Área y Observaciones

Artículo nuevo o donado

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Nota: Los Centros de Trabajo ADG solicitarán las etiquetas a la Dirección de Patrimonio Educativo

de Bienes Muebles, si es una institución educativa de nivel básico, supervisión o jefatura se

solicitaran en la oficina regional que le corresponda.

Los cambios en los otros datos solo los administradores de cada región los podrán hacer, para lo

cual tiene que comunicarse a la oficina regional que le corresponda y puedan realizar la

modificación.

Modificación en los bienes muebles:

Aparece esta página donde se realizan los cambios en los campos de detalle, ubicación, adquisición,

área y observaciones, para que se guarden los cambios se da clic en modificación.

Cambio de resguardante del bien mueble:

Aparece esta página donde se dará clic en el desplegando de nombres y localizar a la persona que

será el nuevo responsable del bien mueble, para que el cambio quede guardado se dará clic en

modificar.

Cambio de resguardante

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Artículo nuevo o donado (ALTA):

Aparece la siguiente página.

1.- Información necesaria para dar de alta un bien mueble:

Número de etiqueta (8 dígitos), agregar un cero (0) al inicio de la misma, si no se tiene en existencia solicitar mediante oficio a oficinas centrales o la oficina regional que le corresponda.

Clave del artículo.

Descripción del bien mueble.

Nombre del responsable del bien mueble.

Precio Unitario: es el valor unitario del bien mueble más IVA, no el valor total de la factura.

Valor estimado: es el valor $ otorgado a esa fecha y se te proporcionará por la Dirección de Patrimonio Educativo Bienes Muebles (se llena cuando no cuentas con la factura).

Fecha de estimación: es el día/mes/año y se te proporcionará por la Dirección de Patrimonio Educativo Bienes Muebles (se llena cuando no cuentas con la factura).

Nombre del proveedor

No. de factura (a nombre de Gobierno del Estado de Coahuila de Zaragoza, si esta facturado a otro nombre, favor de comunicarse a la DPEBM), si no se tiene número de factura se pone la palabra SIN, se avanza con tabulador y nos hace la siguiente pregunta:

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Si no tenemos número de factura seleccionamos cancelar y nos justifica la omisión de factura

legalmente en el campo detalle:

Detalle(de no tener escribir la palabra SIN) Marca Modelo

SE OMITE FACTURA SEGUN EL PBCG 9 A) Y LAS REGLAS ESPECIFICAS DEL REGRI

SE OMITE FACTURA SEGUN EL PBCG 9 A) Y LAS REGLAS ESPECIFICAS DEL REGRISTRO Y

VALORACION PATRIMONIAL REGLA 10

Fecha de factura

Detalle: OJO si este campo ya fue utilizado por la justificación de omisión de factura, se utilizara el campo Observaciones.

Marca

Modelo

Color

No. de Serie

Cantidad

Ubicación: en donde será utilizado. Adquisición: escoger el recurso con el que fue adquirido el bien mueble, en este campo a

partir de la fecha se debe seleccionar correctamente como fue adquirido el bien, ya que

se solicitara documentación comprobatoria que ampare el concepto, y se enviara al

siguiente correo: inventariobienesmuebles@seducoahuila.gob.mx

Área: seleccionar la actividad principal.

Observaciones: alguna aclaración adicional.

Responsable: seleccionar la persona que será responsable del bien mueble, según la plantilla de tu personal.

Datos de vehículos: Factura, placa, número de serie, número de motor.

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INFORMACIÓN QUE TIENEN QUE ENTREGAR LAS INSTITUCIONES A LAS OFICINAS REGIONALES:

1. El enlace administrativo y/o instituciones educativas, cam`s, usaer`s, cendis, jefaturas y supervisiones deberá llenar el formato de altas de los bienes muebles recién adquiridos y los recibidos por donación.

2. Anexar a dicho formato un oficio de solicitud de altas, dirigido a la Subdirección de la Oficina Regional que le corresponda.

3. Evidencia fotográfica de los bienes muebles 4. Evidencia de cómo se adquirió el bien mueble; 5. Ejemplo: si fue donación, si se compró con ingresos propios, anexar el documento donde

figura dicha entrega, o la FACTURA, ya de que de esta fecha en adelante al dar de alta un bien mueble se tiene que seleccionar correctamente la forma de Adquisición y enviar la evidencia al siguiente correo electrónico:

inventariobienesmuebles@seducoahuila.gob.mx

6. Los servidores públicos que ingresen bienes muebles particulares a su unidad administrativa deberá informarlo de manera previa al enlace administrativo quien realizara su registro en su control interno e informara por escrito a la Dirección de Patrimonio Educativo de Bienes Muebles para que estos bienes no se integren al inventario.

Bajas Permanentes:

Bajas permanentes

Dar clic en la

primer tinita

22

Aparece la siguiente pantalla:

Transferencia a otro centro de trabajo de bienes muebles:

Seleccionas el motivo de baja

Transferencia de bienes muebles a otro centro de trabajo

Das clic en la

segunda tinita

23

Aparece la siguiente pantalla:

Transferencia de bienes muebles a otro centro de trabajo

Dar de baja responsables y asignar los bienes muebles a otro responsable:

Escribes el centro de

trabajo

Escribes la clave del centro de trabajo al que se transfiere el bien mueble, después se le da clic

en transferir

24

Aparece la siguiente pantalla:

Aparece la siguiente pantalla:

Reasignación de bienes muebles a los responsables:

Seleccionas el responsable

Seleccionas a la persona que le

quitaras los bienes

Seleccionas a la persona que le

asignaras los bienes

25

Reasignación de bienes muebles a los responsables por artículo:

Reasignación de bienes muebles a los responsables por etiqueta:

Consulta de bienes muebles con error de responsable:

26

Este aplica cuando tienes un bien mueble con etiqueta, está en tu centro de trabajo y no lo

encuentras en el sistema, anteriormente se podía dar de baja por error a responsables que todavía

tenían a su cargo bienes y se desaparecen, en este campo se pueden localizar.

Vale de resguardo:

Individual (Por persona):

Nos pide el centro de trabajo, seleccionamos la persona y se imprime

27

Por centro de Trabajo:

Nos pide el centro y aparece todo el inventario con cada resguardante

28

ADMINISTRADOR

Modificación:

Al abrir administrador se despliega una lista de varios íconos con funciones de las cuáles se describirá

para que sirve cada una. Se despliegan las siguientes funciones SOLO ADMINISTRADOR

29

Búsqueda y Modificación de Bienes Muebles por Etiqueta:

Aparece un recuadro donde hay que teclear el número de etiqueta a localizar

Aparece esta página donde se realizan los cambios en los campos de detalle, ubicación, adquisición,

área y observaciones, para que se guarden los cambios se da clic en modificación.

Teclear el número de etiqueta y dar entrar

30

Buscar Bienes Muebles para cambiarlos de Centro de Trabajo:

Aparece un recuadro donde hay que teclear el número de etiqueta y entrar. Este módulo sirve

para cambiar algún bien mueble que por error este en otro Centro de Trabajo.

Aparece esta página donde se realiza el cambio de Centro de Trabajo, para que se guarden los

cambios se da clic en modificación.

Se asigna el nuevo Centro de Trabajo

31

Cambiar de Clave de Articulo:

Aquí es donde se puede cambiar la Clave del bien

Aparece esta página donde se realiza el cambio de la Clave de Articulo, para que se guarden los

cambios se da clic en modificación.

Se asigna la Clave del Artículo

32

Bienes con Artículo Incorrecto:

Aparece esta página donde se realiza el cambio al Centro de Trabajo, para que se guarden los

cambios

Cambio de Centro de Trabajo a todos los Bienes Muebles:

Aparece esta página donde se realiza el cambio al Centro de Trabajo, para que se guarden los

cambios se da grabar

33

Cambio de Centro de Trabajo a Responsables:

Aparece esta página donde se realiza de Responsables, para que se guarden los cambios se da

grabar

Aparece esta página donde se realiza el cambio del Resguardante, para que se guarden los cambio

se da clic en Actualizar.

Seleccionar el nombre del

responsable y dar clic en

el lápiz

34

Listados de Bienes Temporales por Centro de Trabajo:

Aparece esta página se teclea el Centro de Trabajo y entrar.

Cambio de Centro de Trabajo:

35

CONSULTAS Y CAMBIOS

Al abrir el administrador se despliega una lista de varias íconos con funciones de las cuales se

describirá para que sirve cada una.

Se despliegan las siguientes funciones SOLO ADMINISTRADOR

Consulta de Bienes Muebles por Área donde están ubicados:

Esta opción le permitirá imprimir y consultar donde se encuentra determinado Bien Mueble por

Área, su pantalla es la siguiente:

Seleccionar el Área y da Entrar y te

despegara los Bienes

36

Consulta de Bajas Definitivas:

En esta opción podrá consultar las bajas definitivas que haya elaborado

Consulta Por Regiones:

Al dar clic en la Región a consultar nos muestra la siguiente pantalla con las Bajas Definitivas de

bienes muebles de esa Región.

Mostrará con el número de etiqueta se sabrá si

está realmente dado de baja definitiva, de no

aparecer significa que esta aun activa.

Mostrará los bienes dados de bajas de

forma definitiva por causas inservibles, y

por acta de robos

Selecciona la Región y le despegara las

bajas definitivas

37

Consulta del Total de Bienes Muebles en el Estado:

En esta opción encontrará un cuadro estadístico de los totales de Bienes Muebles desglosado por

región y dando un total del Estado.

Consulta del Total de Bienes Muebles por Subregión:

En esta opción encontrará un cuadro estadístico de los totales de bienes desglosado por región,

subregión

38

Consulta del Total de Bajas Permanentes de Bienes Muebles por Subregión:

En esta opción encontrará un cuadro estadístico de los totales de bajas desglosado por región,

subregión

Consultas Totales de Computadoras por Subregión:

En esta opción encontrará un cuadro estadístico de los totales de computadoras desglosado por

región, subregión

39

Consulta de Vehículos: SOLO ADMINISTRADOR

Consulta de Resguardo de Vehículos:

En esta opción podrás tener acceso al resguardo del vehículo asignado al Centro de Trabajo

Teclear el No. de etiqueta das entrar y

te arrojara el Resguardo

40

ENTREGA RECEPCIÓN

Al abrir se despliega una lista de varias íconos con funciones de las cuales se describirá para que

sirve cada una.

Respaldo de Bienes Muebles General:

Se despliega la siguiente pantalla:

Este archivo se puede

descargar en Excel y sirve

de consulta

41

Anexo III.5.1a (3.V.1a) Mobiliario y Equipo de Administración:

Al abrir, se descargara un archivo con toda la información cargada referente a Mobiliario y Equipo

de Administración, con la que cuenta el Centro de Trabajo.

Se despliega la siguiente pantalla:

Este archivo se puede descargar en Excel y se sube a

entrega-recepción cuando aplique y de igual manera cada

uno de los archivos relacionados con este concepto

42

Anexo III.5.1c (3.V.2) Equipo de Computo:

Al abrir, se descargara un archivo con toda la información cargada referente a Equipo de Cómputo,

con la que cuenta el Centro de Trabajo.

Anexo III.5.2 (3.V.2) Equipo Educacional y Recreativo (Video):

Al abrir, se descargara un archivo con toda la información cargada referente a Equipo Educacional y

Recreativo (Video), con la que cuenta el Centro de Trabajo.

43

Anexo III.5.1b (3.V.1b) Bienes Artísticos, Culturales, Científicos y Artículos de valor:

Al abrir, se descargara un archivo con toda la información cargada referente a Bienes Artísticos,

Culturales, Científicos y Artículos de valor, con la que cuenta el Centro de Trabajo.

Anexo III.5.46 (3.V.46) Vehículos, Herramientas y Maquinaria Diversa:

Al abrir, se descargara un archivo con toda la información cargada referente a Vehículos,

Herramientas y Maquinaria Diversa, con la que cuenta el Centro de Trabajo.

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Totales de Bienes Muebles por Centro de Trabajo

Al abrir, aparecerá un desglose de bienes muebles y la cantidad de artículos con los que cuenta el

Centro de Trabajo.

Se despliega la siguiente pantalla

NOTA: En el módulo de Ayuda aparecerá el manual del sistema y el marco jurídico para consulta

Este archivo se puede descargar

en Excel y es un resumen de

bienes por descripción y total