Manual Sircea

ConsultaManual de Uso SIRCEA

Pasos para realizar la consulta de expedientes

Glosario_________________________________________________________________3

Condiciones de búsqueda____________________________________________________6

Pasos para la búsqueda en SIRCEA_____________________________________________7

Paso1: Identificación del tipo de documento________________ 7Paso2: Completar las condiciones de búsqueda______________8Paso3: Visualización de los resultados______________________9Paso4: Selección y exploración del documento______________12Paso5: Impresión del documento_________________________14

Información general_______________________________________________________16

Digitalización de documentos_______________________________________________25

INDICE

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Antes de realizar cualquier búsqueda en el Sistema de Recuperación, Control y Explotación de Archivos (SIRCEA), en las Unidades de Consulta, usted debe conocer los siguientes conceptos:

Fondo Documental: Es la agrupación de documentos generados por un órgano de la Jurisdicción Inmobiliaria.

Tribunales de Tierras (TT) Registro de Títulos (RT) Mensuras Catastrales (MC)

Tipo de documento: Es la clasificación de documentos que se pueden consultar.

Expedientes de Mensuras Catastrales Expedientes de Registro de Título Expedientes de Tribunales de Tierras Certificados de Títulos (CT) Documentos Protocolizables Planos Catastrales Registros Complementarios (RC)

GLOSARIO1

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Manual de uso SIRCEA

Comodín (%): Es un símbolo que permite la búsqueda aproximada de información. El utilizado en SIRCEA es el símbolo de por ciento (%). Se coloca el comodín en los espacios que queden en blanco o que tengan un cero (0).

Certificado de Título (CT): Es el documento oficial emitido y garantizado por el Estado dominicano, que acredita la existencia de un derecho real de propiedad y la titularidad sobre el mismo.

Constancia Anotada (CA): Es el documento oficial emitido por el Registro de Títulos que sustenta los derechos de una o más personas sobre una porción de parcela que no posee una designación catastral propia ni un plano individual aprobado y registrado en la Dirección Regional de Mensuras correspondiente.

Registro Complementario (RC): Es el documento de uso interno del Registro de Títulos donde se compilan todos los derechos reales principales y accesorios, cargas, gravámenes, medidas provisionales y demás derechos que afectan a un inmueble registrado. Refleja el estado jurídico del inmueble.

Plano: Es un documento donde se representa gráficamente, a través de signos la realidad territorial. Un plano puede estar compuesto de varias láminas o planchas.

Tipos de plano:

Plano Individual: Es el que comprende una sola parcela de las resultantes del acto de levantamiento parcelario.

Plano General o de Ubicación: Es el que comprende todas las parcelas involucradas en el acto de levantamiento parcelario.

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Documentos Protocolizables: Es el tipo de documento en donde se publicitan las decisiones emitidas por los Tribunales de la Jurisdicción Inmobiliaria.

Designación Catastral: Es la identificación única de un inmueble emitida por la Dirección Regional de Mensuras Catastrales al momento de individualizarlo mediante un plano (ej.: 688‐007.174). La misma se utilizaba antes de la entrada en vigencia de la Ley No. 108-05.

Designación Posicional: La designación posicional está compuesta de 12 dígitos, (ej.: Parcela 555343123569) que son una representación de la ubicación del inmueble en la cartografía dominicana y se calculan automáticamente a partir de las coordenadas del centro de la parcela. Su uso se inició con la implementación de la Ley No. 108-05.

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Existen dos posibilidades en la búsqueda:

A)Documentos que se encuentran previamente digitalizados

Certificados de Títulos Constancias Anotadas Registros Complementarios Expedientes de Mensuras Planos Catastrales Documentos Protocolizables

B)Documentos digitalizados a solicitud del usuario

Son los documentos NO emitidos directamente por la Jurisdicción Inmobiliaria que sirven de base a las actuaciones. Estos son:

Expedientes de Registro de Títulos: Ejemplo: Actos de Ventas, Actos de cancelación de hipotecas, entre otros.

Expedientes de Tribunales: Ejemplo: Instancias, Actas de nacimiento, Actos de alguacil o cualquier proceso judicial.

CONDICIONES DE BÚSQUEDA EN EL SIRCEA 2

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PASOS PARA LA BÚSQUEDA EN EL SIRCEA

Paso 1. Identificación del tipo de documento.

Identificar en el menú ubicado a la izquierda de la pantalla, el tipo de docu-mento que va a ser objeto de búsqueda.

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Menú de búsqueda

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Paso 2. Completar las condiciones de búsqueda.

Para cada consulta que abra, usted visualizará un área denominada CONDICIÓN.

En esta parte se deben llenar los campos con los datos del inmueble que se desea consultar. No es necesario llenar todos los campos, pero debe colocar el comodín (%) en los espacios que queden en blanco. Teniendo en cuenta que mientras más campos se completen con los datos del inmueble objeto de búsqueda, se obtendrán resultados más precisos.

Colocar los datos del inmueble correspondiente

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Paso 3. Visualización de los resultados

En esta parte, luego de ejecutar la consulta, visualizamos un listado con todos los resultados de la búsqueda, es decir, los documentos que cumplen con la condición especificada. Esta área se denomina RESULTADO.

Cuando los resultados desplegados contienen más de 500 documentos, apa-recerá un cuadro de diálogo en el cual usted podrá seleccionar si desea visual-izarlos todos o no.

*Nota: Recomendamos ser específicos en la búsqueda para evitar grandes

cantidades de resultados.

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El ícono en el lado izquierdo de los documentos, informa que existe una imagen relacionada. Debe hacer doble clic en el resultado seleccionado para visualizar la imagen del documento.

Documentos con imagen

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Documentos no digitalizados: No tienen el ícono . Para saber cómo solicitar su digitalización, favor dirigirse a la sección de Digitalización de Documentos en la página no.25 de este instructivo.

Documentos sin imagen

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Paso 4. Selección y exploración del documento.

Una vez usted seleccione el documento, se muestra una descripción, la imagen y el contenido del mismo. Este área se denomina DOCUMENTO.

En caso de que desee regresar a la lista de resultados, debe dar un clic a RESULTADO, ubicado en el área superior derecha del área de trabajo.

Documento

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BARRA DE BOTONES

Para explorar los documentos, usted podrá utilizar los botones de la barra superior a la imagen mostrada. A continuación detallaremos las funciones de cada uno.

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Paso 5.Impresión del documento.

Si usted desea imprimir el documento, debe completar el Formulario de Servicios ubicado a su disposición al lado de cada computador dentro de la Unidad de Consulta, con las siguientes informaciones:

•Datospersonalesdelsolicitante •Signaturadeldocumento(LibroyFolioparalosCertificadosde Títulos / Caja y Folder para los Expedientes / S1 (Caja), S2 (Folder) y S3 (Número del plano dentro del folder) para los Planos) •NúmerodePáginasquedeseaimprimir •Datosdelinmueble

Nota: Según el Artículo 135 del Reglamento de Registro de Títulos, para imprimir Certificados de Títulos, Constancias Anotadas o Registros Complementarios, se necesita ser el titular o una persona con interés legítimo sobre el inmueble.

Dirigirse a un oficial de servicio de la Unidad de Consulta para cualquier información sobre estas impresiones.

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Sobre solicitud de impresiones

El formato físico de estos documentos no sustituye el documento original y sólo constituye una fuente de información sobre los documentos que reposan en la Jurisdicción Inmobiliaria sobre los inmuebles registrados.

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INFORMACIÓN GENERAL

Cabe destacar que a pesar de la variedad de usos que ofrece cada consulta, es recomendable realizar las búsquedas utilizando las principales modalidades o tipos de búsqueda, según corresponda en cada caso.

Tipos de búsqueda:

Por designación posicional:

Aplicable para: -Tribunales de Tierras: Expedientes y Documentos protocolizables -Mensuras Catastrales: Expedientes y Planos -Registro de Títulos: Expediente y Títulos

Se colocará en el espacio el número asignado al documento de Mensuras Catastrales o al Plano. Son números de 12 cifras, que se pueden utilizar para la búsqueda de cualquier tipo de documentos.

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Introduzca el número de designación posicional

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Por número de expediente:

Aplicable para: -Tribunales de Tierras -Mensuras Catastrales -Registro de Títulos

Se colocará en el espacio correspondiente, el número completo de expediente que contenga el documento otorgado por el órgano competente. Coloque las seis últimas cifras de su número de expediente entre comodines (%). Éstas corresponden al año del documento y al número asignado para el expediente.Ejemplo: para el Expediente 031-200955545, usted debe colocar en el espacio lo siguiente: %955545%. Pueden salir varias opciones de expedientes de diversas provincias. Usted debe identificar la provincia que desea buscar.

Introduzca el número de expediente

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Por Matrícula:

Aplicable para: -Registro de Títulos: Títulos y Registros Complementarios

Esta opción de consulta será utilizada solamente para aquellas investigaciones de derechos que ya están impresos en nueva papelería (nuevos formatos de los documentos expedidos por los Registros de Títulos: Certificado de Título y Constancia Anotada aprobados por la Resolución No.622‐2007).

El número de matrícula estará ubicado en la esquina superior derecha del documento, junto con un código de barras que lo hace único en su tipo.

Debe tomar en cuenta las siguientes observaciones para completar el campo de matrícula respecto al área de CONDICIÓN:

Matrícula

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El sistema se posiciona dejando un espacio en este campo de búsqueda, por esto siempre debe retornar al inicio del campo (presionar la tecla Delete o Backspace para eliminar el espacio) antes de digitar el número de matrícula.

No se utilizan comodines (%), ya que los números de matrícula siempre deben ser colocados de forma exacta, según indiquen los formatos de los Certificados de Títulos, Constancias Anotadas y Registros Complementarios.

Introduzca el número de martícula sin el comodín (%)

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Por Libro y Folio:

Aplicable para: -Registro de Títulos: Títulos y Constancias anotadas.

Estos campos se completan con el número de libro y folio ubicado en la parte superior del documento físico a consultar. En el caso de que el documento no sea encontrado por el sistema, cabe la posibilidad de que haya sido indexado de forma diferente, o más bien que el original consultado no haya sido cargado al sistema. En estos casos, debe solicitar en la Unidad de Consulta una copia del documento origen de la actuación, o, según sea necesario la digitalización del mismo, a los fines de realizar la correspondiente reconstrucción, según proceda en cada caso.

LibroFolio

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Introduzca el número de libroIntroduzca el número de folio

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Por Designación Catastral:

Aplicable para: -Tribunales de Tierras: Expedientes y Documentos protocolizables -Mensuras Catastrales: Expedientes y Planos -Registro de Títulos: Expedientes, Títulos y Registros -Complementarios

Es el tipo de búsqueda más utilizado para las investigaciones de inmuebles. Los campos a ser completados en el área de CONDICIÓN son: Provincia o Municipio, Distrito Catastral, Porción, Parcela o Solar y Manzana.

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Provincia o Municipio: Es recomendable, al momento de llenar éste campo, realizar la búsqueda por “Provincia”, digitando preferentemente las primeras letras de la misma, anteponiendo y precediendo de comodines (%), sin dejar espacios. Ejemplo: Para la provincia Barahona es recomendable digitarla como %Barah% o %Bar%, a fines de que el sistema pueda arrastrar todas las imágenes relativas a un mismo inmueble que pudieran encontrarse indexadas en cualquier municipio perteneciente a dicha provincia.

Distrito Catastral: En este campo el sistema no acepta el signo de slash o barra de división (/). Siempre debe ser utilizado el punto (.) como separador. Ejemplo: Para investigar el Distrito Catastral 11/14, debe digitar en este campo: 11.14, sin incluir las letras ni ningún otro signo. En el caso de sólo contener un dígito, se le debe agregar el cero (0) delante. Ej.: DC 1ra., será 01.

Parcela o Solar: El sistema no acepta el punto (.) para este campo, siempre debe ser utilizado el guión (‐) como separador. Ejemplo: Para investigar la Parcela cuya designación catastral es 688‐007.174, debe digitar en este campo: 688‐007‐174, sustituyendo siempre el punto (.) por guión (-). Para este campo puede utilizarse un solo dígito, si es el caso. En este campo puede digitar tanto las designaciones catastrales temporales como posicionales, según corresponda.

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Nota: El número de parcela en los Certificados de Títulos y Constancias Anotadas de antiguo formato (RT-4) está ubicado en la esquina superior derecha del documento y en el texto del mismo.

Número de parcela

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DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOSSi las imágenes que busca no se encuentran digitalizadas, debe solicitar en la Unidad de Consultas su digitalización. Se le entregará un formulario, en donde usted deberá indicar la información relativa al documento que desea: Números de expediente, designación catastral/posicional, fecha y partes involucradas, provincia o municipio, etc. Coloque toda la información disponible respecto al documento que requiere sea digitalizado.

Luego, presentarse ante el área de solicitud de digitalización, para tramitar su requerimiento.

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Estimado Usuario: Para cualquier duda, favor dirigirse hacia un oficial de servicio de la Unidad de Consultas.

¡GRACIAS POR UTILIZAR NUESTROS SERVICIOS!

[email protected] Ext. 3291

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