Manual (sca)
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Elaboró Alma Rojo [email protected] Abril-2010
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Sistema de Coordinación de Acciones (SCA)
Manual de Usuario
Elaboró Alma Rojo [email protected] Abril-2010
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Tabla de contenido
Introducción
Ciclo de coordinación de acciones
Glosario de términos
Acceso al sistema
Registro de proyecto
Registro de actividad
Negociación
Actividades en proceso
Elaboró Alma Rojo [email protected] Abril-2010
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Tabla de contenido
Mis actividades
Supervisión de actividades
Seguimiento de actividades
Consultar proyecto
Concluir proyecto
Evaluación de resultado
Elaboró Alma Rojo [email protected] Abril-2010
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Introducción El sistema de coordinación de acciones SCA es una aplicación diseñada para uso de todo el personal de VLCA/LCA con la intención de coordinar y dar continuidad a las actividades que se realizan como parte del cumplimiento de objetivos y compromisos .
Maneja grupos de trabajo y grupos de proyectos
Envío automático de mensajes de correo electrónico
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Elaboró Alma Rojo [email protected] Abril-2010
Ciclo de coordinación de acciones
1. Generación del contexto
2. Negociación
3. Realización
4. Evaluación
Ciclo de coordinación de acciones
SCA
1. Resultado de conversaciones de reuniones y necesidades entre equipos de proyectos y de trabajo. Alta de proyecto
2. Negociación durante la asignación de la actividad
3. Capturas de avance dentro de una actividad. Supervisión y comentarios
4. Evaluaciones de proyecto y de equipos de trabajo
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Glosario de términos
Grupo de trabajo es el equipo natural de los supervisores con el personal que trabaja con ellos basado en el organigrama de la empresa.
Equipo de proyecto es un equipo conformado por personas que de manera natural no pertenezcan a un equipo de trabajo pero que necesiten colaborar juntos para la realización de un proyecto.
Proyecto es la declaración formal del resultado del contexto creado y puede ser como tal un proyecto en el sentido formal como también la planeación de actividades mensuales de una persona.
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Glosario de términos… (Cont.)
Actividad es una tarea que se realiza de manera individual ya sea autoimpuesta o asignada por un supervisor o líder de proyecto. Esta puede ser asociada a un proyecto o no.
Negociación se da entre el supervisor o líder de proyecto cuando se registra una actividad de prioridad alta.
Entregable de proyecto es cualquier documento o resultado tangible dentro del desarrollo de un proyecto. Por ejemplo: Informe de resultados, carpeta archivada, presentación de documento ante alguna autoridad. Ir a captura de proyecto
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Acceso al sistema
Dentro del navegador de Internet que se use, se ingresa la dirección www.lca-consultores.mx/SCA
Se escribe usuario y contraseña La primera vez la contraseña por omisión es la palabra password y el sistema
solicita crear una nueva contraseña.
La nueva contraseña no puede ser la
misma palabra password
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Registro de proyecto
En el menú Proyecto se selecciona la opción registrar y el sistema presenta la pantalla de captura de proyecto.
La clave del proyecto se define de la siguiente manera: Si es planeación de actividades mensuales la clave se
construye con las iniciales del responsable, el mes y el año. Por ejemplo si se trata de las actividades del mes de abril de 2010 de Ernesto Pérez, la clave que corresponde es : EPR-04-2010
Si se trata de un proyecto entonces la clave se conforma por las iniciales del área, iniciales del proyecto, el año y el consecutivo del proyecto para ese año en caso de que se realicen varios proyectos similares. Por ejemplo el área de TI va a desarrollar SOX en su primer versión: TI-SOX-01-2010
Para el caso del área Legal, los nombres de proyecto se calculan con
base en su definición dentro del sistema de Calidad
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Registro de proyecto … (Cont.)
Dentro de contexto se describe la justificación, aspectos generales y alcance del proyecto a realizar.
Equipo de proyecto: Responsable. es quien ejecuta el proyecto Reporta a : generalmente es el líder del proyecto o cliente
principal. Cuando se trata de actividades del mes esta figura es el supervisor de la persona responsable de las actividades
Delega a: es la persona o grupo de personas a quienes el responsable o el líder del proyecto puede asignar actividades para el logro del cumplimiento del proyecto.De inicio el sistema presenta en estas opciones los
nombres de l equipo de trabajo al que pertenece la persona que registra el proyecto. Para ver el
listado de todo el personal de VLCA/LCA se pulsa el icono
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Registro de proyecto … (Cont.)
Cuando se trata de planeación de actividades mensuales, el equipo del proyecto se conforma por el responsable a realizar las actividades que reporta a su supervisor y puede delegar a una tercera persona.
Si es un proyecto entonces el equipo se conforma por las personas que van a participar que pueden ser de diferentes áreas pero que participan con algún rol dentro del proyecto.
Entregables Se escribe el nombre del entregable y para ara agregar más se
pulsa el símbolo
Si se desea seleccionar más de un nombre en las cajas de diálogo se
mantiene pulsada la tecla control y con el mouse se selecciona el nombre a
agregar
Si un proyecto aun no tiene actividades registradas,
puede ser modificado por el autor inicial y por el
responsable
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Registro de actividad
Dentro del menú actividad se selecciona la opción registrar. La categoría de la actividad se refiere a poder
agregar clasificaciones para identificarlas y asociar actividades de un mismo tipo, por ejemplo: Consultoría, Desarrollo, Pruebas, Pagos.
Cada área podrá ir definiendo y agregando categorías en el catálogo.
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Registro de actividad … (Cont.)
Tipo de actividad: Si una actividad se indica como Propia, significa que
la persona que la registra es quien la va a realizar Cuando se registra una actividad para que otra
persona la realice entonces se marca como Colaborativa y el sistema muestra el campo para seleccionar el nombre de la persona a quien se le asigna. Una actividad colaborativa SOLO la puede
realizar una persona.Cuando sea necesario que varias personas
participen es importante asignar una actividad para cada persona y considerar la ponderación
para cada una.
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Registro de actividad… (Cont.)
Prioridad La prioridad Alta indica que es una actividad que debe iniciar
un proceso de negociación con el supervisor hasta aceptar la fecha compromiso.
Cuando las prioridades son Media o Baja, únicamente se registra para realizarse y no implica negociación.
Ponderación Esta opción se utiliza únicamente cuando una actividad está
asociada a un proyecto. En el campo se captura el porcentaje o peso que la actividad tenga como impacto en el proyecto.
Este valor ayudará a determinar el desempeño general del proyecto basado en el nivel de cumplimiento de las actividades que tengan una ponderación mayor.
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Actividades en negociación
Al acceder al sistema lo primero que se muestra son las actividades que se encuentran en negociación. Se da click en el hipervínculo del nombre para acceder a la visualización de los detalles de la actividad, donde el usuario puede: Aceptar Declinar Contraproponer
Si al acceder el sistema solo presenta los menús es
porque no se tienen actividades pendientes para
negociar
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Actividades en negociación
Símbolo Acción Rol Resultado
Aceptar
Supervisor/Líder
Si acepta la actividad, queda asignada al responsable. La puede visualizar en el menú supervisar para emitir comentarios.
Responsable de la actividad
Si acepta la actividad le queda asignada y la puede visualizar en el listado de actividades para capturar avances.
Declinar
Supervisor/Líder
Al declinar, escribe una justificación, se notifica al responsable y la actividad no se realiza.
Responsable de la actividad
Escribe una justificación y el supervisor /líder de proyecto recibe notificación para aceptar o hacer nueva propuesta.
Contraproponer
Supervisor/Líder
Indica la fecha compromiso, justifica y el responsable de la actividad recibe notificación
Responsable de la actividad
Indica la fecha compromiso, justifica y el supervisor /líder recibe notificación
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Las actividades que se encuentran en proceso se pueden visualizar tanto por el supervisor /líder de proyecto como por el responsable de realizarlas. Responsable de la actividad
Menú ActividadListado de actividades Supervisor /líder de proyecto
Menú Actividad Supervisar Para visualizar las actividades asociadas a
un proyecto Menú proyecto proyecto –Actividad
Actividades en proceso
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Mis actividades
El listado de actividades muestra las actividades por
estatus : sin iniciar o en proceso y el semáforo
muestra el tiempo transcurrido
Cuando una actividad llegó a su fecha compromiso y no se concluyó, se indica con el botón rojo
Al haber transcurrido el 75% del tiempo de una actividad se enciende el indicador amarillo
Cuando una actividad está en proceso y no ha transcurrido el 75% de tiempo, el indicador es verde
Si una actividad no ha iniciado el indicador se muestra color blanco
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Mis actividades … (Cont.)
Cuando una actividad se acepta, su estatus se cambia a en proceso y durante esa etapa El responsable:
Captura avances de la actividad Solicita prórroga para concluirla Concluye la actividad
El supervisor: Puede consultar los avances Emite comentarios
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Supervisión de actividades
Al dar click en el listado de las actividades a supervisar el líder de proyecto/supervisor puede emitir comentarios y /o adjuntar algún archivo al responsable. Este será notificado vía correo electrónico
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Seguimiento a actividades
Cuando se accede a la actividad es posible:• capturar avance, •marcarla para concluir• solicitar prórroga.
•Al capturar avance se registra en el log de la actividad y se envía notificación al supervisor o líder cuando es prioridad alta•Si se solicita prórroga se notifica al líder /supervisor para iniciar nuevamente fase de negociación•Al concluir actividad, ésta pasa al listado de históricos y cuando es prioridad alta se notifica al supervisor/líder de proyecto
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Consultar proyectos
Un proyecto se puede consultar: • Con las actividades asociadas a él • Por estatus
Los proyectos manejan dos tipos de estatus:•Por tiempo del proyecto•Por desempeño.
El desempeño del proyecto depende de las actividades de alta ponderación vencidas o por vencer
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Concluir proyecto
Una vez que se han concluido las actividades de un proyecto éste puede ser terminado.
Para concluir el proyecto es necesario marcar como completos los entregables
En el listado de proyectos se selecciona el proyecto y se da click en el hipervínculo con el nombre del proyecto para abrirlo.
Se pone en modo edición usando en botón editar y se concluye pulsando la opción concluir proyecto
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Concluir proyecto … (Cont.)
Para poder concluir un
proyecto es necesario que
TODAS las actividades
asociadas a él estén
terminadas
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25Una vez que concluye un proyecto el líder o supervisor realiza la evaluación de los resultados para concluir el ciclo de coordinación de acciones
Esta evaluación mide el resultado final del proyecto y del equipo de trabajo.
Dentro de la evaluación de proyecto se documenta el aprendizaje y experiencias adquiridas
Evaluación de resultados de un proyecto
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Evaluación de resultados de un proyecto
Rubros que se evalúan en un proyecto Proyecto
Si se cumplió en tiempo Dentro del presupuesto De acuerdo al requerimiento del cliente
Equipo del proyecto Desempeño Actitud Habilidades
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Evaluación de resultados de un proyecto
Rubros que se evalúan en un proyecto Actividades
Con base en su ponderación, las actividades de un proyecto terminadas en tiempo se contabilizan con el total de su ponderación y la suma debe dar 100 como resultado ideal de la realización de actividadesCuando se solicita prórroga para finalizar una
actividad, el sistema penaliza la calificación con 25% del total de la ponderación de la actividad. Es decir una actividad que pesa 30% del proyecto, al tener una solicitud de prórroga pierde 7.5%, por lo que sumaría 22.5 y no 30 del 100%
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Evaluación de resultados de un proyecto
Criterios de evaluación y ponderación:Existen 4 criterios con los que se evalúan
tanto los proyectos como al equipo
Criterio Valor
Completamente satisfecho 100
Satisfecho 75
Insatisfecho 50
Completamente insatisfecho 25