Qué es SAP FI? - Bases y Funcionalidad del módulo.

Bueno empecemos por el principio, SAP es un sistema informático constituido por diversos módulos, mediantes los cuales lleva a cabo la gestión de los procesos de negocios de las empresas que lo utilizan. ( Si no sabe nada del Sistema SAP, antes de proseguir con la lectura, sería muy conveniente que lea este artículo introductorio)

SAP Posee módulos para el manejo de las Finanzas, la Logística, la Gestión de Recursos Humanos, etc.

Como seguramente ya lo habrá deducido por su nomenclatura FI pertenece al sector de módulos Financieros de SAP. Otros módulos Financieros de SAP son SAP CO(Contabilidad de Costos) y SAP TR (Tesorería).

 

FI es el módulo del Sistema SAP diseñado para gestionar todos los procesos financieros y contables de una empresa.

SAP FI es considerado como uno de los módulos más importantes de SAP ya que practicamente todos los módulos que componen al Sistema SAP R/3 se comunican con él.

 

Dentro de este módulo la información financiera, está disponible para realizar cualquier revisión en tiempo real y eso es muy valioso para los negocios de las empresas pues la funcionalidad de tiempo real de los módulos de SAP permite que la toma de decisiones y la planificación sean más acertadas. 

El módulo FI se integra e interactúa con otros módulos de SAP como lo son:

SAP CO (Control de Costos).

SAP MM (Gestión de Materiales).

SAP PP (Planificación de la Producción).

SAP SD (Ventas y Distribución)

PM (Mantenimiento de Planta) y PS (Gestión de Proyectos).

El módulo SAP FI también se comunica con otros módulos como lo son HCM (Gestión de Recursos Humanos) que incluye PA (Administración de Personal), PT (Gestión de Tiempos), PY (Nómina) y Gestión de Gastos de Viajes.

 

Bueno luego de tanto hablar de módulos de SAP, el siguiente gráfico sobre cómo está constituido el sistema SAP R/3 le simplificara las cosas.

 

  Un poco de Historia...

Inicialmente el módulo FI no constituía un módulo por si mismo, el módulo FI estaba integrado al Módulo CO, en ese entonces ambos constituían un solo modulo llamado SAP FICO.

SAP FICO englobaba las finanzas y el análisis de costos de las empresas.

Luego con el tiempo cada área creció demasiado dentro de SAP y fue necesario separarlo, por ello ahora tenemos SAP FI por un lado y SAP CO por otro. (si quiere mas info sobre que es SAP CO lea esta otra nota)

 

:: SAP FI - Los Componentes y Sub-Módulos que lo constituyen.

SAP FI brinda una completa solución en Gestión Financiera para las empresas, completa, sólida y de gran envergadura. SAP FI se agrupa en componentes que son llamados habitualmente "Sub-Módulos" .

A continuación le explicaremos cuales son y que función cumple cada uno de estos "Sub-Módulos".

  Cuentas de deudores:Es el responsable de gestionar la contabilización generada como resultado de las ventas a clientes.Los asientos contables se actualizan automáticamente en el Libro Mayor. Dentro de este sub-módulo se pueden sacar históricos de deudas y análisis de clientes

específicos. Está integrado con el Libro Mayor (FI-GL), Ventas y Distribución (SD) y Libro de Caja.

Cuentas de acreedores: Registra los asientos contables generados como resultado de la actividad de compras a proveedores. Se generan, además, asientos automáticos en el Libro Mayor. La funcionalidad de este módulo también permite la automatización de pagos a través de diferentes hitos predefinidos.

Cuentas de activos: Se usa para gestionar los activos fijos de una compañía.SAP permite categorizar activos y definir valores para el cálculo de depreciaciones en cada clase de activos.

Cuentas bancarias: Gestión de transacciones bancarias en el sistema que incluye gestión de caja.

Consolidación: Combina los resultados (reportes) financieros de múltiples entidades de una organización. Estos resultados proporcionan un resumen general de la posición financiera de la compañía.

Gestión de Fondos: Proporciona planificación de presupuestos para ingresos y gastos de la compañía, así como la posibilidad de enlazar estos con las áreas de responsabilidad correspondiente.

Libro Mayor/Nuevo Libro Mayor: Estos están totalmente integrados con otros módulos de SAP. Todos los asientos contables se registran en el Libro Mayor. Los datos de finanzas de otros módulos también se registran en el Libro Mayor. Estos asientos se registran en tiempo real, haciendo que la información de las cuentas financieras esté siempre actualizada.

Libro Especial: Define registros orientados a reportes. Los datos pueden ser recogidos tanto de aplicaciones internas como externas y ser procesados en SAP.

Y por último... Gestión de viajes: El cual se encarga de gestionar todos los aspectos relacionados con viajes incluyendo reservas y gestión de gastos asociados con el viaje.

Bueno, a simple vista parecen muchos... y lo son... Ups!Pero a no asustarse, el separar a FI en Sub-Módulos, nos permitirá atomizar la complejidad del mismo y abocarnos posteriormente al estudio de cada uno en particular, de esta manera es como encaramos nuestra

Carrera Consultor Funcional en Módulo FI, de esta forma verá que simple le resulta el análisis, pero bien, eso es harina de otro costal, no nos adelantemos y prosigamos con el siguiente tema de este artículo.

 

:: SAP FI y las principales transacciones utilizadas.

SAP FI lleva a cabo su gestión mediante lo que se denomina en SAP "Transacciones".

Las Transacción son programas que se encargan de cumplir una tarea en particular dentro del sistema SAP.

Cada transacción posee un nombre único dentro del sistema SAP, a ese nombre en se lo denomina como "Código de la transacción".  

Para acceder a una transacción existen dos caminos:

· Por un lado podemos escribir el nombre de la transacción en el Campo de Comandos de SAP. Por ejemplo, para dar de alta un activo usted debería acceder a la transacción "AS01".

· O bien puede acceder a una transacción "Navegando" en la Interfaz Gráfica de SAP llamada "SAP Easy Access", esto lo analizaremos más adelante en este mismo artículo..

   Ahora bien, le invito a continuar su lectura para que hablemos un poco de las principales transacciones del módulo FI y para que se utilizan:

 Contabilidad de activos.

La contabilidad de activos permite registrar y administrar las propiedades tangibles e intangibles de los activos que son propiedad de la empresa (terrenos, edificios, mobiliario, etc.).

Para ello se utilizan las siguientes transacciones:

o Transacción AS01 (Altas).

o Transacción AS02 (Modificación).

o Transacción AS03 (Visualización)

Cuentas por Pagar.

Permite registrar y gestionar los datos de contabilidad de todos los proveedores basándose en las compras que la empresa ha hecho a ellos.

Las cuentas a pagar se manejan desde las transacciones:

o Transacción FK01(Altas).

o Transacción FK02(Modificación).

o Transacción FK03(Visualización).

Cuentas por Cobrar.

Pagar es correcto, pero cobrar es aún mejor =)... Ahora bien fuera de todo chiste malo, las gestión de cuentas a Cobrar le permite a las empresas registrar y gestionar los datos contables sobre los clientes que han comprado los productos.

Las cuentas a cobrar se manejan desde las transacciones:

o Transacción FD01(Altas).

o Transacción FD02(Modificación).

o Transacción FD03(Visualización).

Libro Mayor General. 

Le proporciona una imagen completa de toda la cuenta del libro mayor general mantenida por la empresa. Al utilizar la transacción de libro mayor general, se podrá ver las cifras de balance total de todas las cuentas de libro mayor general y preparar un informe financiero.

Para finalizar, la gestión de libro mayor se lleva a cabo mediante con las siguientes transacciones:

o Transacción FS00 (Crear una cuenta contable).

o Transacción FB01 (Crear un documento contable).

o Transacción FB02 (Modificar un documento contable existente).

o TransacciónFB03 (Visualizar un documento contable).

   

Bueno, un usuario habitual del módulo Fi utiliza estas y otras transacciones del módulo para llevar a cabo sus tareas diarias. Mientras que un Consultor FI utiliza estas y algunas más que son útiles para parametrizar el sistema financiero definen los Datos Maestros a Utilizar.

:: SAP FI y los Datos Maestros Utilizados.

Para utilizar las transacciones de SAP FI, también será necesario definir ciertos datos maestros.

Estos datos están constituidos por Información almacenada en bases de datos del sistema SAP los cuales contienen información que no cambia con frecuencia, como por ejemplo el porcentaje del IVA.

A continuación vemos los datos maestros esenciales que debemos definir para comenzar a trabajar con las transacciones de SAP FI:

Maestro de Clientes: Es una base de datos que contiene información relacionada a los clientes.

Maestro de Libro mayor general: Es una base de datos que contiene información de todas las cuentas del libro mayor general.

Maestro de proveedores: Es la base de datos de toda la información relacionada con los vendedores

La definición de datos Maestros es extensa, analizar este tema en profundidad es muy interesante pero excede las posibilidades de un artículo, eso se lo dejamos para nuestra carrera.

 

:: SAP FI - Accediendo al módulo desde la interface del sistema SAP.

 

Vamos a mostrarle un paso a paso con el proceso para a acceder a SAP (llamado usualmente login a SAP), donde comenzaremos a interiorizarle en la interfaz gráfica del sistema y comprenderemos como hacer uso de los accesos directos a las principales transacciones de del módulo financiero.

 

Una vez instalado el acceso al Sistema SAP en una PC, aparecerá el icono de acceso en el escritorio de la misma, el cual utilizaremos para proceder con el login.

 

Se puede acceder al módulo SAP SD utilizando la pantalla del SAP Easy Access que vemos a continuación. Aquí abrimos la carpeta "Finanzas".

 

Luego debemos abrir la carpeta "Gestión Financiera".

 

Dentro de la carpeta Gestión Financiera vemos los accesos las funciones del módulo SAP FI separadas por sectores.