Manual Practico de Sistemas Aplicaciones y Productos _SAP

MANUAL PRACTICO DE SISTEMAS, APLICACIONES Y PRODUCTOS

(SAP)

Manual Practico de Sistemas, Aplicaciones y Productos (SAP)

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INDICE DESCRIPCION

TRANSACCION

PAGINA

SOLICITUDES DE PEDIDO DE SERVICIO Y COMPRAS ----------------------------------------------- 2 a.- Crear Solicitudes de Pedido (Solp) Servicio ----------------------------------------------- ME51 2 b.- Crear Solicitudes de Pedido (Solp) Materiales ----------------------------------------------- ME51 5 ORDENES CON REFERENCIA A CONTRATO MARCO ----------------------------------------------- 9 a.- Crear Orden ----------------------------------------------- ME21 9 VALES DE MATERIALES Y/O SERVICIOS ----------------------------------------------- 15 Crear Orden ----------------------------------------------- ME21 15 1.1- Resumen de posiciones materiales ----------------------------------------------- 16 1.2- Resumen de posiciones servicios ----------------------------------------------- 17 LIBERACIONES ----------------------------------------------- 19 a.- Liberaciones de Solicitud de Pedido (Solp) ----------------------------------------------- ME54 19 b.- Liberacin de rdenes o Vales ----------------------------------------------- ME28 23 IMPRESIONES DE DOCUMENTOS SAP ----------------------------------------------- 26 a.- Imprimir rdenes o Vales ----------------------------------------------- ME9F 26 b.- Imprimir las Hojas de Aceptacin de las rdenes de

Servicio

----------------------------------------------- ML83 27

c.- Imprimir las hojas de Entrada de Mercancia Materiales ----------------------------------------------- MB90 28 ENTRADA DE MERCANCIA Y/O ACEPTACIONES ----------------------------------------------- 30 a. Crear y aceptar hojas de entrada a rdenes de Servicio ----------------------------------------------- ML81 30 b. Entrada de Mercancia a las rdenes de Materiales ----------------------------------------------- MB01 35


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SOLICITUD DE PEDIDOS DE SERVICIOS Y COMPRAS

La Solicitud de Pedido de un Servicio define las necesidades de contratacin de dicho

servicio. Se trata de un documento interno y por lo tanto no se imprime. Este documento

tratar de explicar cmo llevar a cabo la creacin de las solicitudes de pedido.

a. CREAR SOLICITUDES DE PEDIDO (SOLP) SERVICIO ME51 Logstica / Gestin de Materiales / Compra / Solicitud de Pedido / Crear

Accedemos a la siguiente pantalla:

Los campos recomendados que aparecen en esta pantalla y que debemos completar son

los que se muestran a continuacin:

Clase de Documento: Mediante la clave introducida en este campo, agrupamos aquellas solicitudes de pedido con caractersticas similares. Aparece por defecto la

clase de documento NB, que es la clase de solicitud de pedido estndar.

Tipo de posicin: Introduciremos la clave D si todas las posiciones de la solicitud de pedido son de servicio.

Tipo de Imputacin: Existen cuatro posibilidades: o Imputacin a un proyecto.

P: Para proyectos en fase de mantenimiento originando un gasto. 9: Para proyectos en fase de inversin.

o Imputacin a un centro de coste.

K: Para proyectos en fase de mantenimiento originando un gasto. o Imputacin desconocida.

U: En este caso, la imputacin se incluir en el pedido.


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o Imputacin a una cuenta de recobro. Ser identificada con la letra F. Fecha de entrega: Periodo en que se requiere el servicio o la compra. Centro: Clave de un centro de produccin o una subsidiaria de la empresa (es

decir, de la sociedad). Con la ayuda de la clave de centro Ud. puede determinar, por

ejemplo, qu centro ha de recibir la mercanca pedida (ejem.: M727).

Grupo de compras: Departamento que va a realizar la solicitud de pedido (ejem.: 129) Grupo de artculos: Clave con la que se pueden agrupar varias compras o servicios

con las mismas propiedades y un determinado grupo de artculos.

Solicitante: Nombre de quin ha solicitado la compra o la prestacin de un servicio. Una vez completada la informacin indicada anteriormente + ENTER, el sistema nos

muestra una ventana en la que nos pregunta si queremos crear una estructura.

Caben las dos posibilidades. Si respondemos afirmativamente, realizaremos una jerarqua

estructurada de servicios y aparecer una pantalla en la que podemos crear la estructura.

En el caso de que se quieran tener un conjunto de servicios sin relacionar entre ellos,

indicaremos que no; por lo tanto, se sugiere colocar siempre NO.

Pulsamos ENTER para pasar a la pantalla de Resumen de posiciones.

Los datos ms importantes de la pantalla de resumen de posiciones son:

Texto breve (parte superior): Debemos introducir una descripcin del proyecto de aprovisionamiento de servicios.


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Texto breve (parte inferior): Es la denominacin breve del servicio. En el caso de aadir algn nmero de servicio ya creado anteriormente este campo se completar

automticamente.

Cantidad: Es la cantidad medida en la unidad de medida que debe ser pedida segn la solicitud de pedido.

Unidad de Medida: El sistema trae la unidad de medida base del registro maestro de servicios. En el caso de que la unidad de medida del pedido del servicio sea diferente

de la unidad de medida base de su registro maestro, podemos especificarlo en la

pantalla detallada de la posicin de la solicitud de pedido (hacemos doble click en la

posicin e introducimos la unidad de medida del pedido). Debe existir una conversin

definida dentro del registro maestro de servicio entre las dos unidades.

Pulsamos ENTER y el sistema nos muestra una ventana para imputar el servicio a un

proyecto o centro de coste y la cuenta mayor. Por ejemplo, estas son algunas pantallas

que pueden aparecer de acuerdo al tipo de imputacin que le indique:

o Imputacin K Centro de Costo:

o Imputacin P Gasto:

o Imputacin 9 Inversin:

o Imputacin F Recobro:

Nota: En el caso de la imputacin U Desconocida; nunca aparecer una pantalla como estas.

Una vez introducidos todos los datos en la solicitud de pedido, se graban los mismos y le

arrojara un nmero de Solp en la parte inferior derecho de la pantalla. Clave alfanumrica

que identifica unvocamente una solicitud de pedido (ejem.: 100XXXX).


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b. CREAR SOLICITUDES DE PEDIDO (SOLP) MATERIALES ME51 Logstica / Gestin de Materiales / Compra / Solicitud de Pedido / Crear




Clase de Documento: Mediante la clave introducida en este campo, agrupamos aquellas solicitudes de pedido con caractersticas similares. Aparece por defecto la

clase de documento NB, que es la clase de solicitud de pedido estndar.

Tipo de posicin: Este dato lo dejaremos en blanco cuando la Solp sea elaborada para Materiales/Compra.

Tipo de Imputacin: Existen cuatro posibilidades: o Imputacin a un proyecto.




U: En este caso, la imputacin se incluir en el pedido. o Imputacin a una cuenta de recobro. Ser identificada con la letra F.

Fecha de entrega: Periodo en que se requiere el servicio o la compra. Centro: Clave de un centro de produccin o una subsidiaria de la empresa (es

decir, de la sociedad). Con la ayuda de la clave de centro Ud. puede determinar, por


Grupo de compras: Departamento que va a realizar la solicitud de pedido (ejem.: 129)


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Grupo de artculos: Clave con la que se pueden agrupar varias compras o servicios con las mismas propiedades y un determinado grupo de artculos.

Solicitante: Nombre de quin ha solicitado la compra o la prestacin de un servicio.

Una vez completada la informacin indicada anteriormente + ENTER, el sistema nos

llevara a la siguiente pantalla, donde comenzaremos a colocar la descripcin del material

que estaremos requiriendo de acuerdo a nuestra necesidad.

Los datos ms importantes de la pantalla son:

Material: Clave alfanumrica que identifica el material de forma unvoca. Deje este campo vaco en el caso de que no exista ningn registro maestro para el material.

Texto breve: Debemos introducir una descripcin del material. Si posee nmero de material, automticamente el sistema le indicara la descripcin en el texto breve.

Cantidad Solicitada: Es la cantidad medida en la unidad de medida que debe ser pedida segn la solicitud de pedido.

Unidad de Medida: El sistema trae la unidad de medida base del registro maestro de servicios. En el caso de que la unidad de medida del pedido del servicio sea diferente

de la unidad de medida base de su registro maestro, podemos especificarlo en la

pantalla detallada de la posicin de la solicitud de pedido (hacemos doble click en la

posicin e introducimos la unidad de medida del pedido). Debe existir una conversin

definida dentro del registro maestro de servicio entre las dos unidades.

Pulsamos ENTER y el sistema nos llevara a una ventana para completar la informacin de

esta solicitud, donde comenzaremos a colocar los siguientes datos adicionales:

Precio Val: Especifica el precio por cantidad base del material solicitado. A partir del precio y de la cantidad de la solicitud de pedido se calcula el valor de la solicitud de

pedido. Este valor se utiliza en la determinacin de la estrategia de liberacin para la

solicitud de pedido. Adems este cuadro le permite sealar la Clave de la moneda en la


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que se gestionan los importes en el sistema (ejem.: VEF Bolvares Fuertes / USD Dlar

Americano / EUR Euro).

Pulsamos ENTER y el sistema nos muestra una ventana para imputar el material a un

proyecto o centro de coste y la cuenta mayor. Las pantallas son semejantes a los ejemplos

indicados anteriormente.

Una vez introducidos todos los datos en la solicitud de pedido, se graban los datos y le

arrojara un nmero de Solp en la parte inferior derecho de la pantalla. Clave alfanumrica

que identifica unvocamente una solicitud de pedido (ejem.: 100XXXX).

******* SABIAS?****** En las solicitudes puedes:

Incluir posiciones tanto de Servicio

como de Materiales; sociedades de diferentes centros y de diferentes monedas.

Incluir textos explicativos adicionales para que sea reflejados o visualizados en las rdenes. Esto lo puede hacer cuando modifica o este creando la solicitud al tildar la posicin + el icono de resumen de texto que le aparece en la pantalla inicial de la solp.


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Incluir soportes (email, archivos de

excel, word, etc) para el historial del pedido. Esto se realiza cuando visualizamos o modificamos la solp. Nos dirigimos a la barra de Herramientas en la parte superior y le indicamos: Sistemas > Conexiones

Incluir imputaciones mltiples,

cuando la solp lo amerite. Esto lo realizamos cuando modificamos la solp y nos dirigimos a la imputacin y le indicamos: Cambiar presentacin y nos aparecer la siguiente pantalla donde realizara el cargo de las imputaciones varias

Cuando la solp ya posee asignada

una orden no podemos modificar los datos que ella contiene (ejem.: imputaciones, etc). Sin embargo, cuando est an No posee orden Si podemos realizar los cambios que se requieran; siempre y cuando no sea el monto de la misma pues estallara la estrategia de liberacin si ya se encuentra aprobada.

Si se amerita colocar un adicional a una orden

ya asociada a una Solp creada y aprobada; para mantener el historial de la misma no es necesario crear una nueva Solp; solo debe modificar la Solp ya existente y aadir una lnea adicional.

******Transacciones Adicionales******

ME52 Modificacin de la Solicitud de Pedido ME53 Visualizacin de la Solicitud de Pedido ME5A Visualizar lista general de solicitudes de pedido


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ORDENES CON REFERENCIA A CONTRATO MARCO

Un Pedido es el documento que materializa la relacin con un proveedor. Se trata de un

documento contractual con el que se notifica a un proveedor una orden de materiales y/o

servicios, segn las especificaciones que se detallan en el mismo, y en el que se

establecen las condiciones tcnico-econmicas en que se realizar la adquisicin o

prestacin indicada.

Las operaciones logsticas posteriores (Recepcin de factura y Verificacin logstica de

facturas) van siempre referidas al documento del pedido.

CREAR ORDEN: ME21 Logstica / Gestin de Materiales / Compra / Pedido / Crear / Proveedor Conocido Aparece la pantalla de Acceso de creacin de un pedido.



Clase de documento: Identificacin que permite distinguir dentro del sistema SAP las diferentes variantes que pueden adoptar las solicitudes de pedido y lo mismos pedidos.

Para este caso colocaremos ZCNB obligatoriamente.


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Grupo de compras: Departamento que va a realizar la solicitud de pedido (ejem.: 129) Tipo de Imputacin: Existen cuatro posibilidades:

o Imputacin a un proyecto.





Fecha de entrega: Periodo en que se requiere el servicio o la compra. Centro: Clave de un centro de produccin o una subsidiaria de la empresa (es decir, de la sociedad). Con la ayuda de la clave de centro Ud. puede determinar, por


Luego pulsamos la opcin Refer.a ped. Abierta:

Colocaremos el nmero del contrato y luego ENTER, donde aparece el detalle del

contrato:


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Pulsamos el botn Tomar+Detalle y accedemos a la pantalla de detalle de la/s posicin/es

marcadas. En esta pantalla se pueden modificar los campos que aparecen en blanco,

luego ENTER.

Aparecer una pequea pantalla denominada Crear Catlogo de Prestaciones donde nos

indicara Desea crear estructura?, la cual le indicaremos NO.

Para colocar los servicios que aparecen en el contrato, seleccionamos la opcin

Selec.prestaciones, donde nos aparecer una pantalla validando el contrato que

estamos tomando; por lo tanto, le damos ENTER para que nos deje entrar en las

posiciones del contrato.


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En esta pantalla seleccionaremos el servicio que requerimos para la elaboracin de la

orden ms Servicios. Ac nos aparecer una pantalla de advertencia donde la

pasaremos por alto al cliquear ENTER.





arrojara un nmero de orden en la parte inferior derecho de la pantalla. Clave alfanumrica

que identifica unvocamente una orden de pedido (ejem.: 45XXXXXXX).

El procedimiento para cambiar la moneda en el sistema es el que se indica a continuacin:

En el pedido, seleccionamos la ruta Cabecera Detalles.

Datos de Cabecera


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En el bloque de Condiciones de entrega y pago, se puede modificar la moneda del

proveedor e incluir la moneda actual del pedido. Automticamente, el sistema actualiza el

tipo de cambio entre la moneda que exista anteriormente y la moneda por la que

queremos cambiar.

Es importante tener en cuenta:

La moneda del pedido es una informacin de cabecera, por lo tanto comn para todas las posiciones.

Si se han efectuado recepciones de mercanca con el pedido, no se puede cambiar la moneda de ste.

Tipo de cambio:

Se tomar el tipo de cambio indicado en la tabla de cambios y que corresponda a la fecha del pedido.

La Corporacin (Repsol-YPF) actualizar diariamente la tabla de cambios.

******* SABIAS?******

En las rdenes bajo Contrato Marco (CM):

No podemos Incluir posiciones de

diferentes sociedades, estas deben ser creada por separado.

Incluir textos explicativos adicionales para que sea reflejados o visualizados. Esto lo pueden hacer cuando modifica o este creando la orden al tildamos la posicin + el icono de resumen de texto que le aparece en la pantalla inicial del pedido.


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Incluir soportes (email, archivos de

excel, word, etc) para el historial del pedido. Esto se realiza cuando visualizamos o modificamos la solp. Nos dirigimos a la barra de Herramientas en la parte superior y le indicamos: Sistemas > Conexiones

Incluir imputaciones mltiples,

cuando la solp lo amerite. Esto lo realizamos cuando modificamos la solp y nos dirigimos a la imputacin y le indicamos: Cambiar presentacin y nos aparecer la siguiente pantalla donde realizara el cargo de las imputaciones varias

Para volver a imprimir la orden por

segunda vez, solo modifica cualquier texto de la misma y esta reconocer la segunda impresin.


ME22 Modificacin de la Solicitud de Pedido ME23 Visualizacin de la Solicitud de Pedido ME2L Visualizar lista general de ordenes


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VALES DE MATERIALES Y/O SERVICIO

El Vale es un documento diseado en el sistema para efectuar compras eventuales de

materiales y/o servicio, por valor igual o menor a $1000, de igual forma no se debe colocar

a un proveedor ms de 3 vales al mes. Las caractersticas del vale son las siguientes:

-. No requiere de requerimientos previos (SolP)

-. De clase de documento ZVAL (distinto a los pedidos, pero con el mismo formato de

impresin)

-. Y su aprobacin queda remitida a las estrategias definidas para el sector o Grupo de

compra.

CREAR VALE:

ME21 Logstica / Gestin de Materiales / Compra / Pedido / Crear / Proveedor Conocido Aparece la pantalla de Acceso de creacin de un pedido.



Clase de documento: Identificacin que permite distinguir dentro del sistema SAP las diferentes variantes que pueden adoptar las solicitudes de pedido y lo mismos pedidos.

Para este caso colocaremos ZVAL obligatoriamente.


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Grupo de compras: Departamento que va a realizar la solicitud de pedido (ejem.: 129) Tipo de Imputacin: Existen cuatro posibilidades:

o Imputacin a un proyecto.





Fecha de entrega: Periodo en que se requiere el servicio o la compra. Centro: Clave de un centro de produccin o una subsidiaria de la empresa (es decir, de la sociedad). Con la ayuda de la clave de centro Ud. puede determinar, por


1.1-. Resumen de posiciones (Materiales) Ingresar cdigo del material y cantidad, o la descripcin, unidad de medida y grupo de

artculo en caso de que fuera sin catalogar




Posteriormente se debern colocar los textos estndares de cabeceras que estn

predeterminado en la maquina IP0 para cada centro, para ello se seguir con la siguiente ruta:

Cabecera / Textos / Resumen de Textos Luego marcar texto de cabecera, presionar el botn de imagen txt, Explicativo y luego ir al

men Incluir / Texto / Estndar


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Es importante conocer que los textos estndares predeterminado en IP0 van relacionado al

centro el cual compra y el sitio donde se requiere recibir la mercanca.

A continuacin los textos estndar predeterminado en la maquina IP0:

Z/COND. ENTREGA EN QQGAS Z/COND. ENTREGA SEDE CENTRAL Z/COND. TERMOBARRANCAS

Como podrn ver la diferencia entre los nombres de un documento y otro es la operacin,

ejemplo:

FAVOR FACTURAR A: QUIRIQUIRE GAS S. A. AVENIDA NUEVA ESPARTA CON CALLE CERRO SUR SECTOR LAS GARZAS CENTRO EMPRESARIAL BAHA POZUELOS PISO 1 Y 2. ZONA POSTAL 6001 BARCELONA - ESTADO ANZOTEGUI - VENEZUELA RIF: J-31688337-0 TLF: (58-281) 2625700 FAX: (58-281) 2625836 Luego de insertar el texto estndar, presiona el botn Back



que identifica unvocamente una orden de pedido (ejem.: 47XXXXXXX). 1.2-. Resumen de posiciones (Servicios) Ingresar la descripcin del servicio, unidad de medida y grupo de artculo y acceder a la

pantalla propia de servicios. En la misma especificar el servicio, cantidad y precio o descripcin

del servicio, cantidad, unidad de medida y precio si se trata de un servicio no catalogado.


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Luego se deber indicar el objeto de imputacin, (CeCo, Proyecto de inversin de

gasto), como as tambin la cuenta que recibir el cargo. Ejemplo:

Posteriormente se debern colocar los textos estndares de cabeceras que estn

predeterminado en la maquina IP0 para cada centro, de acuerdo a los ya mencionados.



que identifica unvocamente una orden de pedido (ejem.: 47XXXXXXX).


ME22 Modificacin del Vale ME23 Visualizacin del Vale ME2L Visualizar lista general de Vales


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LIBERACINES Este procedimiento tiene como finalidad un ltimo chequeo de los datos de los servicios

antes de que contine el flujo.

a. LIBERACIONES DE SOLICITUD DE PEDIDO (SOLP) No siempre una solicitud de pedido pasa directamente a Compras y se convierte en un

pedido. Algunas veces, es necesario que se apruebe antes por varias personas. Las

solicitudes de pedido son liberadas posicin a posicin.

Las posiciones de una Solicitud de Pedido requieren una liberacin para la inicializacin

del proceso de compra.

La estrategia de liberacin identifica quin posee la facultad de aprobacin de la Solicitud

de Pedido y en qu orden. Cada persona autorizada a liberar la solicitud de pedido tiene

un cdigo de liberacin propio que le identifica.

Se basa en:

Clase de documento: NB.

Grupo de compras: Identifica el departamento que realiza esa solicitud de

pedido (Finanzas, Compras y Contrataciones...).

Rango de importe en dlares (USD).

Al crear una solicitud de pedido, el sistema automticamente incluye la estrategia de

liberacin que le corresponde segn el grupo de compras y el importe.

La liberacin de solicitudes de pedidos de compra puede ser realizada de dos maneras:

* Liberacin Individual * Liberacin Colectiva

A continuacin, se explica detalladamente cada una de las alternativas.

* Liberacin Individual Para esta liberacin es necesario el conocimiento del nmero del documento a liberar y el

cdigo de liberacin. Para liberar una Solicitud de Pedido de forma individual, seguiremos

los siguientes pasos:


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ME54 Logstica / Gestin de Materiales / Compras / Sol. de Pedido / Liberar / Liberacin Individual.

La pantalla solicitar la entrada del nmero de Solicitud de Pedido a liberar y el cdigo de

liberacin.

Solicitud de pedido: Indica el nmero de Solp creada. Cdigo de liberacin: Indica el cdigo de identificacin de quin es responsable de

aprobar esta solicitud.

Pulsamos INTRO. Accedemos a la pantalla de Resumen de posiciones.

Seleccionamos la posicin que queremos que se libere. Hacemos doble click sobre el botn Liberar y grabar. El sistema mostrar un mensaje

indicndonos que la solicitud de pedido ha sido modificada.

* Liberacin Colectiva

1. Si no es conocido el nmero de solicitud de pedido a liberar, o si deseamos ver todos

aquellas solicitudes pendientes de liberacin, seleccionamos:

ME55 Logstica / Gestin de Materiales / Compras / Sol. de Pedido / Liberar / Liberacin Colectiva.

Introducimos:

Cdigo de Liberacin: Corresponde a la persona que va a realizar la liberacin. Grupo de compras: Departamento al que pertenece la persona que va a liberar.

Los dems campos son opcionales. La entrada de algn dato filtrar las solicitudes de

pedidos al ser mostradas.


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Presionamos Ejecutar. El sistema mostrar una lista de todas las solicitudes de pedidos

pendientes de liberacin que cumplen las condiciones de seleccin.

Para consultar la estrategia de liberacin de algn documento, se debe posicionar el

cursor en alguna lnea del mismo y hacer click en el botn Estrategia de Liberacin.

Aparecer una ventana indicando:

Estrategia de Liberacin: Designada por el sistema para ese documento, es

la funcin en la cual se identifica quienes son los responsables de la

liberacin de solicitud.

Cdigo de Liberacin: Cargo de la persona responsable de la liberacin del documento. Nota: cuando aparecen los codigos definitivos a liberar de forma Horizontal significa que cada uno de los cdigos sealados debe ser

aprobado por los supervisores. Sin embargo, cuando los cdigos estn en

forma Vertical significa que cualquiera de esos cdigos pueden aprobar pero

solo ser uno de ellos.


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Para visualizar el documento de la Solicitud de Pedido a liberar, y tener un mayor detalle

del servicio, posicionar el cursor en alguna lnea del servicio a consultar y seleccionar el

men: Entorno Visualizar Sol. de Pedido.

Para visualizar el detalle del Solicitud de Pedido a liberar, posicionar el cursor en alguna

lnea del servicio a consultar y seleccionar el men: Entorno Visualizar maestro servicio.

La liberacin de una solicitud de pedido puede ser hecha posicin a posicin, o se puede

liberar todas las posiciones juntas de una vez.

Para liberar solamente una posicin:

Posicionarse sobre alguna lnea de posicin y seleccionar Pasar a Liberacin Individual. El sistema mostrar una pantalla con todos los datos de la solicitud de pedido.

Presionaremos el botn Liberar. Grabamos. El sistema liberar la posicin marcada y volver a la lista original

en la que aparecer la posicin como liberada.

Para liberar todas las posiciones de una Solicitud de Pedido:

Una vez en la lista de solicitudes de pedido a liberar, seleccionar Tratar Marcar Marcar todo. El sistema marcar todas las posiciones listadas.

Despus seleccionar Lista Grabar liberacin. El sistema liberar todas las posiciones marcadas e informar que fueron modificados los documentos.

Este proceso se repetir tantas veces como personas (cdigos de liberacin) distintas

tengan que liberar.

Al final del procedimiento se podr visualizar la solicitud de pedido y se comprobar:

- Los cdigos de liberacin hasta ahora y liberacin definitiva. Deben coincidir.

- El indicador de liberacin. Si el indicador de liberacin es 2 se podra hacer un

pedido.


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b. LIBERACION DE ORDENES O VALES: En Repsol YPF existen diferentes estrategias de liberacin basadas en: Clase de documento:

- NB, para pedidos realizados sin referencia a ningn documento anterior o referido

a solicitudes de pedido y ofertas.

- ZCNB, para pedidos referidos a contratos.

- ZVAL, para vales de materiales y/o servicio

Grupo de compras, que identifica al departamento cliente que realiza dicho pedido (Mantenimiento de Menegrande, Financiero de Quiriquire..).

Rango de importes en dlares (USD).

El proceso de liberacin es el que se muestra a continuacin:

Al crear un pedido, automticamente el sistema asocia la estrategia de liberacin que le

corresponde al pedido creado dependiendo de la clase de documento, grupo de compras e

importe total del pedido. Al pulsar el icono de Estrategias de liberacin, el sistema

mostrar la informacin siguiente:

Grupo de liberacin: 2 (para pedido). Estrategia de liberacin: que ha saltado basndose en la clase de documento, grupo

de compras e importe de totalidad del pedido.

Cdigos de liberacin: Indica quin ha liberado hasta ahora, y quin tiene que liberar el pedido

Indicador de liberacin: Tiene dos estados. o A: est bloqueado y no se puede imprimir y en consecuencia enviar al

proveedor.

o B: est liberado por lo que se puede imprimir y enviar al proveedor.


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La ruta de acceso para efectuar las liberaciones es:

ME28 Logstica / Gestin de Materiales / Compras / Pedido / Liberar

Aparece la siguiente pantalla:

Introducimos:

Cdigo de liberacin que corresponde a la persona que va a liberar. Grupo de compras de la persona que va a liberar. Pulsamos el botn Ejecutar y aparecen todas las posiciones pendientes de liberacin que

cumplen las condiciones de seleccin.

Sealaremos la posicin que queramos liberar y pulsaremos el botn Liberar y grabar.

A diferencia de la solicitud de pedido, se pueden modificar los precios y/o las cantidades

de los servicios incluidos en el pedido. En el caso de que por los cambios sufridos se

encuentre en otro rango, saltara de nuevo la estrategia correspondiente.

El proceso se repetir tantas veces como personas (cdigos de liberacin) distintas tengan

que liberar.

Al final del proceso, podemos visualizar el pedido con la ruta LogsticaGestin de materialesComprasPedidoVisualizar.


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Podemos comprobar en la ruta Cabecera Estrategia de liberacin que: Los cdigos de liberacin hasta ahora y liberacin definitiva coinciden.

El indicador de liberacin = B, es decir, que ya se podra imprimir y enviar al proveedor.


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IMPRESIONES DE DOCUMENTOS SAP a. IMPRIMIR ORDENES O VALES

ME9F Logstica / Gestin de Materiales / Compra / Pedido / Mensajes / Salida de mensajes Aparece la pantalla de Edicin de Mensaje para solicitar imprimir la orden.

En ella solo colocaremos el nmero de orden que queremos imprimir + Ejecutar:

En esta pantalla tildamos la casilla de la orden a imprimir + Editar mensaje:


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Nota: Las rdenes no se pueden imprimir cuando estas No estn liberadas.

b. IMPRIMIR LAS HOJAS DE ACEPTACIN DE LAS ORDENES DE SERVICIO.

ML83 Logstica / Gestin de Materiales / Compra / Pedido / Funciones siguientes / Entrada de Actividad / Salida de Mensajes Tenemos dos opciones: 1) Colocar el nmero de la Hoja de Aceptacin o 2) Colocar el

nmero de la orden:


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Seleccionamos la Hoja que requerimos imprimir y la Tildamos para indicarle Dar Salida:

c. IMPRIMIR LAS HOJAS DE ENTRADA DE MERCANCIA MATERIALES.

MB90 Logstica / Gestin de Materiales / Gestin de stock / Documento de material / Salida de Mensajes

Completamos los siguientes datos:

Clase de mensaje: WE03 Vale EM vers.3 Medio de envo: 1 Salida de impresin Clasificacin: En este caso, por ejemplo 01 (documento de material/ posicin/

clase de mensaje)

Modo de tratamiento: 1 Primer proceso Ejercicio de material: el que corresponda (ao) Documento de material: el/ los que correspondan (nmero asignado Ejm.

5XXXXXX) Seleccionar el documento y procesar la opcin de Ejecutar:


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******* SABIAS?******

En las impresiones:

Una vez solicitada la impresin por

primera vez no podemos imprimirla de nuevo a menos que modifiquemos la orden o vale para que podamos realizar otras solicitudes de impresin.

Tenemos en este campo opciones para Visualizar Mensaje e Impresin de Prueba.


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ENTRADA DE MERCANCIA Y/O ACEPTACIONES

El documento que utilizamos para registrar los servicios y trabajos realizados realmente

por el prestatario de servicios es la Hoja de entrada de servicios. Indica el grado de

realizacin de los servicios incluidos en un pedido durante un perodo de tiempo. Por lo

tanto, la hoja de entrada est relacionada con el pedido. Este documento tiene un carcter

peridico y repetitivo, por lo que es habitual realizar copia de hojas de entrada registradas

anteriormente. La aceptacin del servicio representa la confirmacin de la hoja de entrada.

Es un nivel de control sobre la hoja de entrada. Convierte los comprometidos en costes

reales para el objeto de imputacin.

a. CREAR Y ACEPTAR HOJAS DE ENTRADA A ORDENES DE SERVICIO

ML81 Logstica / Gestin de Materiales / Compra / Pedido / Funciones siguientes / Entrada de Actividad / Actual

Introducimos el Pedido de servicios con el que vamos a relacionar la hoja de entrada. Pulsamos ENTER y aparece la siguiente pantalla:

El sistema muestra las posiciones del pedido al que hace referencia la hoja de entrada que

estamos creando. Nos posicionamos en la lnea del pedido y pulsamos el botn Aadir

hoja de entrada enmarcado en la figura anterior.


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Pulsamos el botn Seleccin prestaciones. Aparece una ventana en la que aparece por

defecto el pedido y posicin que se est tratando.


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Entramos en el nodo y aparece la pantalla en la que se muestran los servicios en l

contenidos. Seleccionamos la posicin que queremos adoptar (en el ejemplo slo aparece

una) y pulsamos el icono Servicios enmarcado en rojo.

El sistema nos trae los servicios seleccionados para que en la hoja de entrada indiquemos

la actividad creada durante el perodo al que se refiere dicha hoja de entrada. Indicaremos

la cantidad de servicio realizado o servicio no planificado que estar sujeto a las

limitaciones indicadas en el pedido. Si en el pedido se han registrado tolerancias a nivel de

servicio, podremos introducir una mayor cantidad de servicio de la pedida. Podremos

incluso entrar servicios no pedidos si en el pedido hay tolerancias para servicios no

planificados.

Aadimos un Texto breve y luego le damos Back, donde nos aparecer la siguiente pantalla:


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En esta pantalla podemos incluir algunos datos esenciales, tales como:

Lugar de Prestacin de servicio: Lugar en el que se ha producido el rendimiento. Perodo: Comienzo del perodo en el que se realiz la prestacin. Responsable Interno: Introduzca aqu el nombre de la persona responsable en su

empresa.

Responsable externo: Introduzca aqu el nombre de la persona responsable por parte del proveedor.

Una vez completada la informacin le indicamos Back y nos llevara a la pantalla inicial donde se visualizara la Hoja de Entrada (HDE) creada; la misma te indicara con un

semforo el color Rojo que indica que esta pendiente por aceptacin, procedemos a

guardar esta HDE:

Una vez guardada la HDE, volvemos a entrar por la misma transaccin ML81 y colocamos

el nmero del pedido + Enter, donde nos aparecer esta misma pantalla.


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Pulsamos doble click sobre la lnea para visualizar y verificar la hoja de entrada y nos

llevara a esta pantalla donde le daremos Back:

Pulsando la flecha verde enmarcada en rojo nos lleva a la pantalla en la que el supervisor

tendr que dar el visto bueno a la ejecucin del servicio.

Vemos el icono del semforo en rojo indicndonos que el servicio est sin aceptacin. Si

no se ha aceptado el servicio al grabar la hoja de entrada del servicio el sistema no

generar ningn apunte contable. Seleccionamos el icono de la Bandera para colocar el

cdigo de liberacin del responsable para que el semforo cambie de amarillo:

Grabamos la aceptacin. El sistema realizar el apunte contable correspondiente,

convirtiendo el coste en real. Si volvemos a ver las hojas de entrada asociadas al pedido,

el semforo aparecer en verde.


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En el caso de dar entrada a varios servicios pertenecientes al mismo pedido, repetiramos

el proceso para cada uno de los servicios.

b. DAR ENTRADA DE MERCANCIA A LAS ORDENES DE MATERIALES

MB01 Logstica / Gestin de Materiales / Compra / Pedido / Funciones siguientes / Entrada de Mercanca

En la siguiente pantalla daremos entrada de mercanca nicamente a las rdenes o vales

de Materiales; para esto deben incluir los siguientes datos esenciales:

Clase de movimiento: Clave que identifica la clase del movimiento de mercanca. Ejemplo: 101 > Entrada de mercanca / 102 > Anulacin de entrada de mercanca

Pedido: Clave alfanumrica que identifica unvocamente un pedido. Centro: Introduzca el nmero de un centro si desea Ud. solamente tratar las

posiciones de pedido correspondientes a un centro determinado. Si Ud. No

introduce ningn centro, el sistema le propondr para tratamiento posiciones del

pedido independientemente del centro en cuestin.


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Luego le damos Enter y nos llevara al detalle de la orden, donde se refleja las lneas del

pedido:

Nota: En el caso de aquellas ordenes que posee ms de una posicin y solo queremos darle entrada a algunos materiales recibidos, solo quitamos el tilde de las casillas para que

estas no sean tomadas como recibidas y queden pendientes.

Luego le indicamos Tomar + Detalle y nos aparecer la siguiente pantalla:

En ella solo aadiremos los siguientes datos:

Ctd.nta.entrega: Cantidad especificada por el proveedor como cantidad entregada en documentos adjuntos (por ejemplo, nota de entrega).

Lugar descarga: Lugar en el que se habr de descargar el material (p.ej. Almacen de Quiriquire).

Texto: Texto explicativo para posicin de documento. Algun dato que quieran registrar (p.ej. Recibido por XXX).

Le damos Enter y aparece esta ltima pantalla, donde nos indica el material recibido; luego

lo guardamos para que quede registrado:


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